AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Introducción
El empleo de la auditoría administrativa en el sector público mantiene una relación de
congruencia con los términos en los que se utiliza en las organizaciones privadas. Sin
embargo, dispone de un instrumental diseñado en función de la normatividad a la que tiene
que apegarse y a los fines específicos que persigue. El propósito fundamental de la
auditoría administrativa pública es permitir a los titulares de las instituciones oficiales dar
respuesta a las demandas de la ciudadanía por lo que toca al ejercicio racional de los
recursos de que disponen a través de una administración de calidad, eficaz y honesta en el
cumplimiento de los objetivos y metas que tienen encomendados. La auditoría
administrativa en el sector público está respaldada por toda una infraestructura normativa,
elaborada con el fin de hacerla viable, accesible y funcional, independientemente de la
naturaleza y complejidad de las organizaciones para las que fue concebida. En realidad,
existen normas y lineamientos para cada aspecto prioritario, para cada instancia de decisión
y para cada área de influencia. En este sentido la auditoría administrativa juega un papel
importante para la administración pública, por lo que es recomendable realizarla una vez al
año. Su realización permitirá descubrir fallas, como se puede mejorar y qué se está
haciendo para fortalecer o corregirla. En todas las organizaciones, sin importar su condición
de privada, pública o social, se buscan mejoras continuas; así como procesos que les
permitan evitar los riesgos. La auditoría, al brindar información sobre cómo son, cómo
funcionan y con qué cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna. Otro punto
importante en la auditoría administrativa es su alcance, puede implicar la revisión de toda o
una parte de la organización en sus objetivos, planes y programas; los procedimientos y
controles; el personal y las instalaciones. 2 Su objetivo primordial es proporcionar un
panorama administrativo general de la organización que se audita, señalando el grado de
efectividad con que opera cada una de las funciones que la integran. Es decir, asegurar
mejores resultados, ayudando a la dirección a lograr y mejorar la posición de la
organización. Esta investigación consta de tres partes. En el primer capítulo se definen los
antecedentes, conceptos y criterios sobre la auditoria administrativa; su objetivo, la
importancia que tiene para el cumplimiento de las metas organizacionales. Además, el
alcance y los beneficios que se obtienen al aplicarla. En el segundo capítulo se muestra el
control como parte del proceso administrativo, ayuda a medir la eficiencia, brinda
seguridad a toda la organización y permite recibir información real y oportuna. Y por
último en el tercer capítulo se incorpora la metodología de auditoría administrativa, en la
cual se establece la base de actuación para conducir las acciones de cada fase en forma
programada y sistemática, unificar criterios, definir enfoques y facilitar la identificación y
ordenamiento de la información para el posterior manejo de los resultados. Su
planteamiento se resume en cinco etapas: planeación, instrumentación, examen, informe y
seguimiento

CONCEPTOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El término “auditoría administrativa” se empleó por primera vez en 1935, cuando James
O. McKinsey, perteneciente a la American Economic Association propuso los fundamentos
para una revisión de una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y
futuro probable”.

Este concepto permitiría el surgimiento posterior de ideas como la auto-auditoría propuesta

en 1955, y el desarrollo de esta figura como un mecanismo importante en el campo de la
competitividad entre organizaciones y en la Teoría administrativa.

Se entiende por auditoría administrativa a una revisión completa de la estructura

organizacional de una empresa u organización de cualquier tipo, así como de sus
mecanismos de control, de operación y sus recursos humanos y materiales. Se trata de un
procedimiento que evalúa a la organización como un todo, cotejando su desempeño con
sus objetivos tanto globales como por unidad, para hacerse una idea sobre lo efectivo de su
modelo de gestión.

La auditoría administrativa es y será siempre la herramienta más útil en la administración

de una organización, ya que a través de ella se puede penetrar en lo más hondo de la
empresa, para entender dónde está ubicada, cómo llegó hasta allí, de dónde partió y a dónde
quiere llegar.
A continuación veremos cómo define la auditoria administrativa algunos autores:
(Norbeck, 1992) afirma: Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un
método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles
internos. En esencia para Norbeck, el objeto de la auditoria administrativa no consiste en
delinear programas de auditoría para auditores, si no en proporcionar a la gerencia la base
para entender los aspectos generales de esta disciplina.
(P.Leonard, 1983) afirma: Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de
una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo social, en cuanto a los
planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades
humanas y físicas
(pág. 227). 8 (Franklin F., 2007) afirma “La auditoría administrativa es una revisión
analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de
desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar, valorar y lograr una ventaja
competitiva sustentable” (pág. 11).
(Wong V., 1996) afirma: Es una función de evaluación de eficiencia con carácter imparcial.
Dedicada a analizar las operaciones con mentalidad de director y propietario del negocio
para apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos. No le interesa señalar errores
pasados, su objeto es asegurar mejores resultados en el futuro, es más preventiva que
curativa.
Dr. Roberto Macías Pineda (1997) afirma: Es una función de evaluación de eficiencia con
carácter imparcial. Dedicada a analizar las operaciones con mentalidad de director y
propietario del negocio para apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos. No le interesa
señalar errores pasados, su objeto es asegurar mejores resultados en el futuro, es más
preventiva que curativa.
(Rivera A, 1991) afirma “Es el examen total o parcial de funcionamiento administrativo de
una entidad para precisar la corrección de sus políticas y el cumplimiento con el máximo de
eficiencia de los objetivos por ella establecido” (pág. 291).
(Fernandez Arena, 1990) afirma “La auditoría administrativa es la revisión objetiva,
metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los
niveles jerárquicos de la empresa en cuando a operación y participación individual de los
integrantes del proceso” (pág. 227)
Objetivo de la auditoria administrativa
El objetivo primordial de la Auditoría Administrativa como lo menciona Rodríguez
Valencia, consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en alguna función del
organismo social examinado e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el
objetivo básico es ayudar a la dirección superior, a fin de que se logre una administración
eficaz y eficiente. La intención de la auditoría administrativa es examinar y evaluar los
métodos y desempeño en todas las áreas y valorar el panorama administrativo. Los
objetivos de la auditoría administrativa varían dependiendo de los resultados específicos
que busca la organización, es decir, si la organización quiere atender un problema o
deficiencia en particular, o si pretende hacer más eficiente a toda la empresa.
Objetivos de una auditoría administrativa
Toda auditoría administrativa busca dar con las deficiencias o debilidades de las diversas
regiones de una empresa, para corregirlas o solventarlas. Esto significa lo siguiente:

 Optimizar la administración de los recursos por parte de la empresa.

 Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa, de cara a la
satisfacción del cliente.
 Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos
mecanismos y planes de gestión.
 Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones semejantes.
 Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación con las demás.
 Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan problemas a
niveles macro o micro empresariales.

Tipos de auditoría administrativa

Existen dos tipos fundamentales de auditoría administrativa:

 Funcional. Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales

y las dinámicas propuestas desde estos.
 Analítica. Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en
marcha dentro de la estructura de la empresa.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las
deficiencias y áreas de oportunidad en una organización, ya que muchas veces el
trabajo diario no nos permite ver que existen aspectos sujetos a mejora. La
evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en
qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de
la dirección. Además de esto, también se valora la capacidad y lo apropiado a la
práctica administrativa. Es necesaria una evaluación integral, es decir, que involucre
los distintos procesos y propósitos que están presentes en la organización. Debido a
esto, cada auditoria administrativa deberá realizarse de forma distinta dependiendo
de la organización.

VENTAJAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1. Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización. 2. Ayuda a la
administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización.
12 3. Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así
ellos pueden planificar mejor. 4. De acuerdo a las circunstancias puede
practicarse la auditoria administrativa en forma parcial, considerando una o más
áreas específicas periódica y rotativamente. 5. La Auditoria Administrativa debe
ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada profesional se debe
incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos. El Auditor
Administrativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de
la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y social,
comercialización, finanzas, administración de personal, producción política y
estrategia de empresas entre otras más. 6. No debe entorpecer las operaciones
normales de la empresa.
BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Un beneficio de la auditoría administrativa es que los problemas administrativos y
las dificultades operacionales que se relacionan con ellos, pueden detectarse antes
de que sucedan, en lugar de más tarde, como acontece en la auditoría financiera.
Esta característica de anticipar los problemas, es análoga al concepto de
mantenimiento preventivo, aplicado en el área de producción: es decir, las
auditorias periódicas pueden señalar los problemas conforme crecen a partir de una
pequeña escala. En comparación, detectar los mismos problemas más tarde, cuando
generalmente ha crecido en alcance, significa mayores costos para la organización.
 Un segundo e importante beneficio de la auditoría administrativa es que representa
una herramienta administrativa para auxiliar a la organización en el cumplimiento
de los objetivos deseados. La capacidad de auditoria administrativa puede descubrir
áreas importantes que están ligadas al manejo de la organización, es importante por
su uso. En gran parte los fracasos en los negocios son causados por una pobre
administración. 13 Otro beneficio que recibe la auditoría administrativa es que este
enfoque se traduce en una apreciación objetiva que se basa en opinión personal y
carente de evidencia táctica. Como la mayoría de los trabajos de evaluación, los
mejores resultados se obtienen con el uso de un marco objetivo de referencia. Si
bien el juicio se toma valioso después que hayan sido comparados los hechos
importantes con ciertos estándares establecidos y con el cuestionario de una
auditoria administrativa.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
(Rodriguez Valencia, 1990) indica “Es conveniente ahora tratar lo referente a los
principios básicos en las auditorías administrativas, los cuales vienen a ser parte de la
estructura teórica de ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales” (pág.
291).
1. Sentido de la evaluación: La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad
técnica de ingenieros, contadores, abogado u otros especialistas, en la ejecución de sus
respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar acabo un examen y evaluación de la
calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de
la administración de funciones operacionales y ver si han tomados modelos pertinentes que
aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren que la 14
calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se
cumplan y que los recurso se apliquen en forma económica.
2. Importancia del proceso de verificación: Una responsabilidad de la auditoria
administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles
directivos, administrativos y operativos; la práctica no indica que ellos no siempre está de
acuerdo con lo que el responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los
procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la
observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación
de datos los cuales son necesarios e imprescindibles.
3. Habilidad para penar en término administrativos: El auditor administrativo, deberá
ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función
operacional y penar como éste lo hace o debería hacerlo. En sí, se trata de pensar en sentido
administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.
Metodología de una auditoría administrativa
Toda auditoría administrativa se compone de cuatro pasos elementales:
  Planeación. Se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para
enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas
buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda. Esto pasa por
una lectura de “síntomas” o de conflictos aparentes.
 Instrumentación. Se elige entre diversos modelos de recolección de datos y de
medición de los mismos, en función de la naturaleza empresarial y del tipo de
conclusiones a las que se quiere llegar.
 Examen. Se aplica la planificación y se recaudan los datos y las estadísticas o
cualquier otro tipo de información que responda a los lineamientos
prestablecidos.
 Informe. El cierre de la auditoría arroja como resultado un informe en el cual se
detalla y explica todo el proceso, se rinde cuenta de los resultados y, finalmente,
se hacen las recomendaciones pertinentes.

Una auditoría administrativa obedece a los siguientes principios:

 Sentido de la evaluación. Con este tipo de auditorías no se mide el potencial o

la idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización, tanto
como las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos administrativos
responsables de coordinar las fuerzas de la empresa a lo interno.
 Importancia de la verificación. Una auditoría eficaz no sólo fundamenta
sus conclusiones en la información obtenida, sino que ofrece medios científicos
para interpretarla y para para comprobar que se trate de una evaluación
fidedigna.
 Pensar en términos administrativos. El foco de los auditores ha de estar
puesto siempre en el aspecto administrativo de la empresa, y no en otras áreas
supeditadas a la gerencia administrativa. Se trata de una evaluación de procesos
y recursos de cara a la misión de la empresa.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

(Rubio Ragazzoni, 1997) afirma “La auditoría administrativa puede abarcar una función
específica; o bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una unidad o
grupo de unidades que formen un organismo social” (pág. 195). La auditoría administrativa
puede abarcar desde un área o departamento hasta la totalidad de la empresa, en el que se
tendrá que descubrir y analizar todo su funcionamiento administrativo. Además, incluye:
aspectos de su estructura organizacional, niveles jerárquicos, relaciones interpersonales,
operaciones, estándares de desempeño, desarrollo tecnológico, entre otros. Para
puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se
aplicará la auditoría administrativa, esto significa delimitar el número de áreas o
departamentos y los tipos de procesos; así como si se desea sólo la detección de
necesidades o problemas, o hasta su corrección.

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