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5 Procedimientos de control para cuentas de
Balance.
Los procedimientos de control para las cuentas de balance son esenciales para
garantizar la integridad y confiabilidad de la información financiera de una empresa
estos procedimientos ayudan a prevenir y detectar errores asegurando que las
transacciones se registren correctamente y que los saldos de las cuentas sean
precisos, para prevenir y detectar fraudes reduciendo los riesgos de malversación
de activos y otras irregularidades, para asegurar el cumplimiento normativo que
ayuda a la empresa a cumplir con las normas contables y legales aplicables y
mejorar la toma de decisiones para proporcionar información financiera confiable
para la toma de decisiones estratégicas, su importancia radica en la protección de
activos. La implementación de controles específicos dependerá del tamaño y la
naturaleza de la empresa, así como los riesgos a los que está expuesta.
Procedimientos de control.
Algunos de los procedimientos de control mas importantes para las cuentas de
balance son:
Segregación de funciones.
El objetivo es separar las responsabilidades de autorización, registro y custodia de
activos para prevenir conflictos de interés y reducir el riesgo de fraudes esto se
refiere que si una persona apruebe los gastos no debe ser la misma que los
registre ni la que maneje los fondos.
Documentación y registros.
Permite mantener registros precisos, completos y actualizados de todas las
transacciones esto es para utilizar formularios renumerados, registrar las
transacciones en orden cronológico y mantener un sistema de archivo organizado.
Conciliaciones.
Permite comparar los saldos de las cuentas con los extractos bancarios y otros
registros externos para identificar y corregir discrepancias esto es para conciliar
mensualmente los saldos de la cuenta bancaria con el extracto bancario.
Inventarios físicos.
Permite la verificar la existencia y el estado de los activos físicos mediante
inspección ocular es para realizar un inventario físico anual de los activos fijos.
Arqueos de caja.
Permite verificar la cantidad de efectivo disponible mediante un conteo físico esto
es para la realización de arqueos de caja sorpresivos de forma periódica.
Autorización y aprobación.
Segura que las transacciones sean autorizadas por personal competente y
debidamente documentadas ser refiere para requerir aprobación del gerente para
los gastos superiores a un determinado monto.
Análisis de variaciones.
Identifica posibles problemas o tendencias inusuales mediante el análisis de las
variaciones en los saldos de las cuentas esto es para comparar los gastos reales
con los presupuestos e investigar las variaciones significativas.
Revisiones periódicas.
Evalúa la eficiencia de los procedimientos de control y la fiabilidad de la
información financiera permite realizar auditorias internas y externas de forma
periódica.
Controles de acceso.
Restringe el acceso a los activos y a la información confidencial a personal
autorizado sirve para utilizar contraseñas y tarjetas de acceso para limitar el
acceso a áreas restringidas y sistemas informáticos.
Capacidad personal.
Asegura que el personal comprenda y cumpla con los procedimientos de control
se refiere para ofrecer capacidad periódica sobre los procedimientos de control y
las políticas de la empresa.
1.6 REQUISITOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO
El control interno es un sistema que toda empresa implementa para asegurar
el cumplimiento de los objetivos, proteger sus recursos y garantizar la fiabilidad de
su información no es simplemente un término técnico, sino un pilar fundamental
para la operatividad y sostenibilidad de cualquier organización, sin importar su
tamaño o sector. Garantizar la eficiencia en las operaciones, la confiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de leyes y regulaciones es esencial en la
era moderna.
Con un entorno económico en constante cambio y un aumento en las expectativas
de transparencia y responsabilidad, el control interno ha surgido como una
herramienta primordial para mitigar riesgos y asegurar la integridad en todos los
procesos.
Requisitos básicos del control interno.
Ambiente de control.
Establece una cultura organizacional que promueva la integridad, la ética y la
responsabilidad en todos los niveles esto es para la alta dirección que define un
código de conducta claro y lo comunica activamente por eso establecen canales
para denunciar violaciones sin represalias.
Evaluación de riesgos.
Identifica y analiza los riesgos internos y externos que podrían afectar el logro de
los objetivos de la organización esto es para realizar análisis de riesgo periódicos
incluyendo la evaluación de riesgos emergentes como los cibernéticos o los
relacionados con la sostenibilidad.
Actividades de control.
Implementa políticas y procedimientos que aseguren que las directrices de la
dirección se cumplan y los riesgos se mitiguen por eso se establecen preventivos
como la autorización de transacciones y detectivos como las conciliaciones
bancarias.
Información y comunicación.
Asegura que la información relevante y oportuna se capture, procese y comunique
a las personas adecuadas para la toma de decisiones esto es para establecer
canales de comunicación bidireccional, como buzones de sugerencias encuestas
reuniones periódicas.
Monitoreo.
Evalúa continuamente la efectividad del sistema de control interno y realizar
ajustes cuando sea necesario es decir la realización de evaluaciones continuas
por parte de la dirección y evaluaciones independientes por parte de auditor
internos o externos
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