ENTRENAMIENTO

APPOINTMENT SETTERS

En este entrenamiento veremos:

1. Onboarding con el cliente.

2. Terminología
3. Distintos tipos de leads.
4. Cómo gestionar el leadflow.
5. 2 o más setters en una cuenta.
6. El deber del cliente (tras poner orden)
7. Cómo actuar según el volumen.
8. Checklist pre-oferta a llamada.
9. Lases fases de una venta en chat
10. Seguimientos
11. Workflow - día a día de un setter
12. Actualizar el KPI
13. Como usar el CRM

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Onboarding Con El Cliente

AQUÍ te dejo estos mismos pasos pero en un documento aparte para dárselo al cliente ya
que es el/ella quien debe encargarse de esto. Dicho eso, como appointment setter y/o
closer, deberías pegarle un ojo para estar en la misma página que él/ella.

1. Crear un dominio de correo para el setter y closer.

2. En Calendly, crear un “equipo” e invitar al setter y closer a ese mismo.

3. En Calendly, crear un evento rotatorio en el que incluyas al/los closers como

miembros. AQUÍ tienes un tutorial pero básicamente debe ser así:

- Ser de entre 30-60 minutos

- Que puedan agendar 3 días por adelantado (no más) y con no menos de 6
horas de antelación.
- Debe tener al menos 8 preguntas pre-cualificatorias (puedes pegarle un
vistazo a las mías como orientación AQUÍ)
- Todos los recordatorios de correo y teléfono deben estar activados y que se
den 12, 6 y 1 hora antes del evento.

4. Una reunión de 60-120 minutos con el setter y/o closer para que entienda
absolutamente todo acerca de ti, de tu empresa, de tu oferta y de la audiencia. A los
clientes que trabajan con nosotros les pedimos que rellenen ESTO, osea que el
setter/closer debería tener contestación a muchas de esas preguntas ADEMÁS de
acceso al curso para que se lo vea antes de empezar a cerrar.

5. Aportar al setter y/o closer un documento de google con las preguntas y respuestas
más frecuentes del público objetivo.

6. Aportar al setter y/o closer una carpeta con todos los testimonios que puedas.

7. En el DM debería de haber la bandeja “Principal” y la “General” - el empresario debe

mover todas sus conversaciones privadas al “Principal” para que el setter solo use la
bandeja “General”. El empresario, de vez en cuando, debe estar atento de que no
haya ninguna conversación de venta o un lead en el general, y de ser así, mandarlo
a esa bandeja para que el setter haga su trabajo.

Tras esto, ya estarían listos para empezar a trabajar.

Una vez estén trabajando con el cliente - deben rellenar e interpretar el KPI lo cual
aportamos aquí:

PLANTILLA KPI y TUTORIAL KPI (Plantilla Vieja que te puede ayudar a salir del paso y
iniciarte a medir ratios)

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Para acceder a la Plantilla Nueva, la que usamos en nuestra agencia en iDealTeam para
medir todos los ratios y ventas de clientes… Por AQUÍ te dejo un video de Jesus, el COO de
iDeal, explicando todo lo que debes saber para dejar el KPI y Dashboard listo.

AQUÍ TIENES LA PLANTILLA DEL DASHBOARD … O si quieres una versión mucho mas
Completa, si tienes una agencia o varios clientes, entonces mejor usa [ESTA VERSION]

Terminología No Setting

CTA (Call To Action - Llamada a la acción): Cuando le decimos a alguien que haga algo,
normalmente a cambio de un lead magnet (imán de leads aka recurso gratuito o algo del
estilo) o en caso de que resuenen con algo. Por ejemplo:

Otros casos podría ser: “Si quieres esta guía paso a paso sobre cómo conseguir X,
mediante Y sin Z, Haz click aquí y te mando la mando”

En fin, esto es una formación de setting, por lo que no voy a explicar mucho acerca de esto,
ya que es trabajo del empresario saber marketing, pero para que lo tuvieras en mente.

EDA (Engagement Driven Action - Acción De Interacción): Un cuestionario en la historia

de IG, o una casilla de preguntas, o una casilla de opciones para votar algo. Esto yo
personalmente lo uso de vez en cuando para 1. recibir engagement (interacción) y 2. En
caso de que no tengamos leads calientes, que los setters puedan tirar de leads templados.
(luego hablamos más de esto) Estilo:

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VSL (Video Sales Letter - Video Carta De Ventas): Una video carta de ventas es un video
de entre 15 y 60 minutos en el que se vende un producto/servicio. Normalmente, el CTA de
una VSL es agendar una reunión para saber más. Un ejemplo de esto lo puedes encontrar
en nuestra página web. Se podría considerar también un lead magnet, ya que es algo por lo
que la gente se registra y nos da sus datos. Viene bien tener publicidad a una VSL o algo
del estilo ya que así, cualquier persona que se registre, podemos asumir que está
interesada en el nicho de lo que vendemos.

KPI (Key Performance Indicator - Indicador De Rendimiento Clave): Esto lo veremos

más adelante, y básicamente hace referencia a los datos que interpretan tu rendimiento
como setter o como closers. Verás más adelante que una práctica diaria de un setter de alto
rendimiento es llenar su KPI todos los días, y en base a eso, cada semana y cada mes
podrá sacar conclusiones de su rendimiento. De ahí el nombre… indicador de rendimiento
clave.

Follow-Up (Seguimiento): Hacer un follow-up quiere decir volver a contactar con alguien
con quien ya hemos hablado pero que aún no ha llegado al punto de la conversación o de la
venta que queremos, o volver a contactar a alguien con quien ya hemos tratado de
contactar pero no ha contestado.

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Los Distintos Tipos De Leads

Lead es cualquier persona a quien le podamos vender algo. Como setter, puedes considerar
un lead a cualquier persona que sigue a la cuenta del empresario o que ha mandado un
mensaje (incluso si no es seguidor) o que se ha registrado a la VSL.

Si cumple con esos requisitos, ya sirve como para ponerte a hacer tu trabajo.

Dicho eso, según el caso, esa persona va a estar más o menos caliente y esto afecta a
cómo debes llevar la conversación - siempre siguiendo las fases de la venta, pero en según
qué caso podrás ir más o menos al grano - luego te pongo ejemplos, pero prioris, esto son
los casos con los que te vas a topar, de más frío a más caliente.

● Nuevo seguidor - outbound (nosotros iniciamos la convo)

● Alguien que comenta en una publicación SIN CTA - conversación outbound.

● Alguien que contesta a un anuncio - conversación inbound (el/ella inicia la convo)

● Alguien que interactúa con un EDA - conversación outbound.

● Alguien que comenta en una publicación CON CTA - conversación inbound (ese
comentario se considera iniciar la convo)

● Alguien que nos escribe al DM tras un CTA - conversación inbound.

● Alguien que nos escribe pidiendo información del producto/servicio - conversación

inbound.

En el setting, el caso ideal y los leads más sencillos van a ser los calientes. Estos son los
que menos tiempo llevan de agendar y los que más suelen comprar. PERO, no quiere decir
que haya que abandonar a los otros, pues si bien están más fríos y hay que tenerlos más
tiempo al fuego (aka las conversaciones llevan más tiempo), aún así son potenciales
compradores, de ahí que luego hablemos acerca de cómo gestionar el lead flow
dependiendo del volumen.

Pero para que lo entiendas de otra forma:

Uno no se come la carne hasta que no está caliente. Hay que cocinarla vaya. Y tampoco
vas a cocinar nueva carne si aún no te has comido la que ya está hecha, PERO, tampoco
es plan desaprovechar el resto de la carne.

Bien, pues lo mismo con los leads.

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La regla de 3 es que si la conversación es INBOUND AKA ha iniciado el/ella la convo, el
lead está más caliente que sí es una conversación OUTBOUND.

EXCEPTO si es una conversación inbound tras ver un anuncio. Este es el único caso en el
que podemos asumir que a pesar de ser una conversación inbound, el lead no va a estar
tan caliente como los otros.

Esto es como si estás en una disco, en un bar o lo que sea y se te acerca a ti una
chica/chico - en este caso puedes dar por hecho que tiene algo de interés. Si en cambio
eres tú quien hace el approach, vas a tener que sacar todas tus skills para no cagarla.

Pues esto es lo mismo.

Veamos más en detalle cada escenario y luego junto con el SETTER CHECKLIST
entenderás mejor a lo que me refiero. PD: En la carpeta de “EJEMPLOS DE CHAT” los
tienes ordenados según estos siguientes casos.

1. Te escribe un lead tras ver un anuncio: FRÍO, frío de cojones. Aquí trata de ir
poco a poco, siguiendo las fases de la venta una por una, sin prisa, y si te ha
entrado con una pregunta o pidiendo información, dasela (no en todo detalle) a la
vez que haces las preguntas que tengas que hacer. (el ejemplo de chat CTA te sirve
para esto).

2. Le escribes a un nuevo seguidor: FRÍO. Cierto es que posiblemente siguiese al

empresario en youtube o algo del estilo, pero lo más habitual es que si es un nuevo
seguidor, está frío. Un poco más de lo mismo que en el caso anterior, pero en este
caso, puesto que hemos iniciado nosotros la conversación, queremos ser incluso
más sutiles con nuestras preguntas e invitarle a contarnos su historia y que vea que
tenemos interés genuino por conocerle mejor.

3. Escribes a un seguidor que ha contestado a un cuestionario o casilla de

interacción en las historias: FRÍO/TEMPLADO - dependiendo del CTA que motivó
a esa interacción, puede ser un lead muy frío o un lead templado. Si aquello con lo
que interactúa no tiene nada que ver con el servicio/producto, lo más probable es
que esté algo frío, si en cambio se trataba de un CTA con respecto al
producto/servicio, en ese caso está mostrando interés, y podemos tratarlo como un
lead templado. Con esta clase de leads lo suyo es seguir las fases de un chat, al pie
de la letra, pudiendo ir algo más al grano con las preguntas, sin tener que
disimularlas. Al fin y al cabo, ha mostrado interés, ahora es cuestión de ver si encaja
con lo que buscamos y si podemos ayudarle a lograr sus objetivos o solucionar su
problema. De esto no tenemos ejemplos concretos pues no le suele hacer falta al
setter.

4. Respondes al mensaje de un seguidores que te escribió tras un CTA o

comentó al CTA en un post: TEMPLADO. En este el lead ha mostrado interés, por

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 lo que de nuevo, vamos a seguir las fases de una venta al pie de la letra pero sin
alargarnos demasiado.

Ahora que entiendes esto, imaginemos que acabamos de entrar en la cuenta del
empresario, tendrás que saber:

Cómo Gestionar El Lead Flow

Al Principio:

Una vez el cliente haya hecho todo el onboarding y estés listo para fulminar la cuenta de IG
o de LinkedIn o lo que sea, lo más probable es que te topes con muchas conversaciones
antiguas que o no se han respondido o se dejaron a medias.

IMPORTANTE ponerte al día con el empresario de cuales son conversaciones que no

puedes tocar y cuales si.

Una vez acordado el límite, lo primero es limpiar la bandeja de entrada y asegurarse de que
no hay ninguna conversación a medias que no se haya contestado. Incluso si ves alguna
convo en la que hacer follow-up, lo haces. (Más acerca de esto más adelante).

En caso de que sean miles de conversaciones (lo cual puede pasar), trata de concentrarte
solo en las que aún son seguidores, y si aun así son más de 1000, aconsejaría
encarecidamente meter a un segundo setter durante una o dos semanas para avanzar más
rápido y que mientras el/ella se pone al día con eso, tú empiezas nuevas conversaciones.

Al fin y al cabo, no deberías de estar gestionando más de 60 nuevas conversaciones al día,

por lo que si hablamos de que hay más de mil, vas a tardar semanas solo en ponerte al día
con ellas, y en ese tiempo, ya podrías haber abierto muchas otra con leads más calientes
(ahora hablamos más acerca de esto).

Entonces, lo dicho, si entras y hay miles de convos, mete a un compañero o compañera que
te ayude y así uno limpia la bandeja, y otro se pone con nuevas conversaciones.
IMPORTANTE en este caso dejar claro que es una oportunidad de una o dos semanas. Lo
suyo es que el cliente le pague también una base de al menos 500€ ese mes al suplente.

Te estarás preguntando:

¿Cómo sabemos de quién es cada conversación?

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Buena pregunta, veamos pues cómo gestionar

2 o más setters en una cuenta

[Link] cuenta debe ser una cuenta de empresa.

[Link] confirmarlo, verás que en el DM hay distintas etiquetas para los chats.
[Link] qué etiqueta representa cada uno.
[Link] cada uno un link de calendly distinto para que en el CRM y/o en Calendly, se
vea quien agendó qué.
Ahora que hemos visto eso, toca entender los escenarios con los que te vas a topar, pues
hay distintos tipos de leads, y obviamente, no todos se pueden tratar de la misma manera, y
tampoco vas a darle la misma prioridad a todos.

Tras Poner Orden En La Cuenta…

El cliente debe estar haciendo CTA’s cada 7-10 días para filtrar a los leads más calientes,
además de estar haciendo anuncios para que entren nuevos seguidores y/o nuevas
conversaciones todos los días. Además, debe estar subiendo videos a youtube o a donde
sea para que la gente se empape bien de su cara, de su persona, etc… con tal de seguir
aportando valor y cocinando esos leads.

Sabiendo esto… y según el volumen de leads que lleguen a la plataforma principal en la

que trabajes, puede que necesites ayuda en la cuenta.

Ten en cuenta que no debes estar gestionando más de 60-80 nuevas conversaciones al día
además de los follow-up (seguimientos), por lo tanto, siempre que tengas más de 60-80
nuevos leads cualificados al día, lo suyo es que haya otro setter.

Esto lo sabrás al cabo de una o dos semanas de estar en la cuenta.

Dicho eso, te planteo los siguientes escenarios y qué debe pasar en cada caso.

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Cómo Actuar Según El Volumen

● Escenario >120 nuevos seguidores/día media - TAL VEZ requiera segundo

setter.

○ Para abrir la conversación con los nuevos seguidores lo suyo es poner una
VA (virtual assistant) iniciando la conversación y en el mejor de los casos,
haciendo las primeras 2-3 preguntas de cualificación (más acerca de esto en
las fases de una venta y el setter checklist).

De ahí, es probable que entre los que no respondan y los que no cualifiquen,
solo queden 60-80 para que el setter haga su trabajo, en este caso NO hace
falta otro setter. De lo contrario, si hay más de 80 cualificados de media al
día, hace falta un segundo setter (teniendo claras las expectativas de que no
va a ganar tanto dinero como si fuese setter principal).

● Escenario >400-800 leads nuevos/CTA - requiere de segundo setter.

○ El empresario hace un CTA cada 7-10 días y de cada uno entran 400-800
leads calientes Y cualificados (cumplen con requisitos básicos del avatar) -
en este caso, siendo que no debes estar con más de 60-80 nuevas
convos/día + follow-ups, no te va a dar la vida para iniciar conversaciones
con leads templados o fríos. Si bien no es muy común, sobre todo no al largo
plazo, esto puede pasar, y en este caso, al menos hasta que se consuma un
poco la audiencia, necesitarás un segundo o incluso un tercer setter para
tratar con los leads fríos y templados mientras tu trabajas los leads del CTA.

● Escenario >80 nuevas conversaciones inbound de los anuncios todos los días
- requiere de segundo setter (o tercero)

○ En este caso el empresario tiene una campaña de anuncios efectiva en la

que todos los días o te escriben o comentan más de 80 nuevos leads
quienes la mayoría AKA más de la mitad resultan ser cualificados (esto lo
sabes tras una semana de darle caña) - de ser así, cuando se hagan CTA’s,
estarás desbordado y lo suyo es en este caso también tener un segundo
incluso tercer setter gestionando los leads templado y/o fríos - según si
entran mucho seguidores al día o no. Si no entran muchos, con un segundo
setter estará bien, si en cambio entran más de 50-60 seguidores al día,
debería haber un tercer setter.

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Todo lo que no sea uno de esos 3 escenarios no requerirá de un segundo setter y lo que
requerirá es:

1. Que el cliente se ponga las pilas e invierta más en publicidad, haga más contenido,
salga en algún podcasts, etc… AKA que traiga más leads.
2. Que tu como setter exprimas todo lo que tengas en la cuenta - empezando siempre
con los más calientes, seguido de los templados, y luego los fríos. Te recuerdo de
nuevo cual es el orden, de más frío a más caliente.
____________

1.
Nuevo seguidor - outbound (nosotros iniciamos la convo)
2.
Alguien que comenta en una publicación SIN CTA - conversación outbound.
3.
Alguien que contesta a un anuncio - conversación inbound (el/ella inicia la convo)
4.
Alguien que interactúa con un EDA - conversación outbound.
5.
Alguien que comenta en una publicación CON CTA - conversación inbound (ese
comentario se considera iniciar la convo)
6. Alguien que nos escribe al DM tras un CTA - conversación inbound.
7. Alguien que nos escribe pidiendo información del producto/servicio - conversación
inbound
_____________

Dicho esto, solo quedaría que profundicemos más en las fases de un venta por chat, los
seguimientos, ver como es el día a día de un setter, cómo usar el CRM y demás - cómo
gestionar tu tiempo de la mejor manera.

Así pues, salgamos de este documento, y vayamos a:

EL SETTER CHECKLIST y WORKFLOW

Si en cambio quieres seguir en este documento, te lo dejo aquí también:

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 CHECKLIST SETTERS

“Cómo convertir a un extraño en una reunión calificada en menos de 30 minutos”

En este documentos veremos:

1. Checklist pre oferta llamada.

2. Las fases de una venta en chat.
3. Seguimientos
4. El workflow de un setter (el día a día)
a. El día a día
b. Rellenar el KPI
c. Usar el CRM

Checklist Pre Oferta Llamada

Antes de ofrecer una llamada, debes comprobar que:

1. Sabes en qué situación se encuentra ahora mismo tanto a nivel personal (hasta
cierto punto) y a lo que el nicho se refiere (negocios, salud, relaciones, hobbies, etc…)
2. Te ha dicho exactamente QUE quiere lograr con su negocio/salud/relación/hobbie y
a ser posible te ha explicado porqué está tan comprometido / Qué es lo que le
mueve/motiva a seguir trabajando para lograr X.
3. Te ha dicho con qué necesita ayuda / qué le ha impedido conseguir X resultados
anteriormente.

Obviamente - dependiendo de la temperatura del lead / tipo de limón - podrás ir más al grano
o menos - pero siempre hay que tratar de llegar a todos esos puntos antes de ofrecer una
reunión.

Hay veces que el prospecto se abrirá y se auto-venderá a sí mismo por lo que no debes
seguir tratando hacer preguntas para conseguir respuestas que ya te ha dado.

Pero para que te hagas a la idea, y SIRVA DE GUÍA:

El flow es el siguiente…

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PD: Recuerda que tendrás ejemplos de chats reales en la carpeta de chat-reviews para ver
esto puesto en acción con más claridad.

LAS FASES DE UNA VENTA EN CHAT

1. Conectar / Cualificar / Adaptar

En esta fase el propósito es conectar con el lead con un primer mensaje sea de iniciación o
de respuesta, de seguido haremos una o dos preguntas que nos ayuden a cualificar aka
palpar la temperatura del lead y saber si encaja con el avatar de persona que buscamos y de
seguido adaptar un poco el resto de la conversación a la temperatura del lead.

Las preguntas que cualifican son aquellas que nos dicen:

1. De donde es el lead (en caso de que no lo podamos ver en el perfil
2. Desde hace cuanto nos siguen (en caso de que no sea un nuevo seguidor)
3. Qué tanto conoce el nicho y cuál es su relación con él.

Dependiendo del motivo por el cual contactes, sea por que ha contestado a una encuesta, o
que él/ella te ha abierto conversación tras un CTA, el inicio y las primeras preguntas serán
distintas. Te pongo unos ejemplos:

Inicias La Conversación Con Un Nuevo Seguidor:

En este caso ya sabemos que nos acaba de seguir, por lo que sabemos que hay que
romper más el hielo y hacerle hablar más de él/ella.

- Muy buenas NOMBRE! ¿Cómo estás?

Puede parecer algo raro, pero acabo de cruzarme con tu follow me pasaba para
conectar y ver si puedo ayudar con algo.

Por cierto, veo que eres de (TAL)... ¿Tu también estás en el mundillo de (Nicho)?
----------- A genial! ¿Desde hace cuanto que empezaste/iniciaste/etc…? O …

Por cierto, de donde eres? ------------ A genial, y tú también estás en el mundo de

(nicho)? O…

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 Por cierto, veo que tu también haces yoga (relación al nicho a ser posible) ¿Hace
cuanto que empezaste?-------------- Genial! ¿Qué te motivó a empezar en un primer
momento? Y por cierto, ¿de donde eres?

Inicias La Conversación Con Una Interacción De Historia:

En este caso ya podemos asumir que nos sigue desde hace un tiempo y el lead no es tan
frío, por lo que podemos ir más al grano, pero aun así, siendo que abrimos nosotros la
conversación, hay que ir paso por paso.

- “Muy buenas NOMBRE. ¿Cómo estás?

Acabo de cruzarme con tu perfil en mi historia y me ha llamado la atención que

votarás X. Por curiosidad… ¿Qué te hace pensar así? Por cierto…¿de donde eres?

O…

“Muy buenas NOMBRE!

Acabo de cruzarme con tu perfil en el cuestionario y me ha llamado la atención que

tu también X,Y,Z. Desde hace cuanto que TAL---------------- Ah genial! Y qué te motivó a
empezar en un principio?. Que por cierto… ¿desde hace cuanto me sigues?

Contestas A Un Mensaje Entrante:

En este caso el lead es bastante caliente ya que nos ha entrado a nosotros y ahora solo
queda saber si nos ha entrado con relación a nuestra oferta o de forma random por hablar
con nosotros. Según el motivo podemos ir más o menos al grano, pero aun así debemos
saber de donde son e idealmente desde hace cuanto que nos sigue también para palpar la
relación que pueda tener con nosotros ya.

“Ei NOMBRE, un placer conectar aquí! Contestas a la pregunta o sigues el contexto

desde el que te ha abierto” y luego:
Por cierto, me sigues de hace mucho?

—-------- A genial tio! Pues por conocernos un poco más, de donde eres? O…
Genial! Entonces… entiendo que te llama la atención (Nicho), estás muy metido en el
mundillo o acabas de iniciarte? (por ejemplo)

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Al fin y al cabo, la cosa está en dejar saber a la persona; por qué le contestas y que en su
mente sienta que quieres conectar de forma genuina y no venderle nada de primeras.

Una vez hemos conectado y roto un poco el hielo, pasaremos a la siguiente fase de la forma
más sutil posible. En la siguiente fase vamos a:

2. Comprender Y Anclar La Situación Actual.

Con comprender me refiero a que nosotros tengamos claro la situación en la que se ve esta
persona con respecto al nicho en el que vendemos y también a rasgos generales si ves que
es conveniente. Con anclar me refiero a que mediante el proceso de nosotros hacer
preguntas para comprender, vamos por ende a traerle a consciencia a esta persona su
propia situación actual, lo cual anclará el punto de partida por así decirlo.

En este caso los ejemplos van a ser más sencillos pues depende mucho de lo que estés
vendiendo.
- ¿Qué estás haciendo a día de hoy? ¿Estudias, trabajas…? ¿Qué te
mantiene ocupado últimamente?

- En otro nicho: ¿Cómo ha sido tu experiencia con X hasta ahora?

- ¿Estás contento con los resultados? ¿Por qué? ¿Crees que hay
margen para mejorar y por qué?

Algo a tener en cuenta es que siempre que puedas sacar cifras y números a la mesa,
MEJOR, de esta forma, cuando ayudemos a proyectar objetivos, habrá un contraste fácil de
ver por la otra parte y es más fácil crear separación. Por ejemplo….

Si vendes algo que tenga que ver con ayudar a las personas económicamente, trata que te
diga cuánto está ganando ahora mismo de forma camuflada estilo:

“entiendo… da la sensación de que estás cansado de ese curro, lo cual me crea la duda, y te
invito a que te hagas la misma pregunta… cuánto tendrías que ganar al mes con otra fuente
de ingresos para reemplazar tus actuales ingresos?

O si hablamos de un nicho como la yoga por ejemplo…

“entiendo, osea que lo que te inició fue más por salud que otra cosa, genial!. Por cierto,
siempre me gusta preguntar esto… siendo un 1 nivel principiante, y siendo un 10 nivel
profesional, en qué punto estás ahora mismo?

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O si hablamos de nicho fitness. Imagina que nos acaba de decir cuánto tiempo lleva
entrenando y demás…

“Okay, osea que llevas ya un tiempo entrenando, genial… Por saber entonces un poco más en
el punto en el que te encuentras…¿te importa si te hago una pregunta un tanto
personal?--------- ¿En qué peso estás ahora mismo?-----

POR OTRO LADO…. Si por ejemplo es alguien que ya está involucrado con aquello que
vendes pero sabes que puede mejorar, puedes hacer una pregunta que se venda a el mismo
de nuevo. Imagina por ejemplo que vendes una formación con la que ayudar a cantantes, y
en este caso ves que ya es cantante pero que le podría ir mejor. En ese caso, pues hacer una
pregunta estilo:

- ¿Qué te motivó a empezar con eso que haces ahora?

De esta forma, te dirá todo lo que le gusta de ser cantante y a la hora de venderle el siguiente
paso será más fácil dado que hace unos minutos se estaba recordando a el mismo qué le
inició en esto en un primer momento y porqué es importante para él.

Dicho esto, vamos con la siguiente fase:

3. Proyectar y Definir Situación Deseada.

Aquí vamos a hacer una, dos o tres preguntas que le hagan traer a conciencia su situación
deseada (y arraigar una emoción positiva a ella). Igual que para comprender la situación
actual podemos sacar números, en esta fase también nos interesa ayudar a la persona a
definir esa visión y esa situación deseada de forma SMART aka Specific, Measurable,
Attainable, Relevant and Time Specific, en Castellano… debemos tratar de ayudarle a definir
objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de tiempo.

Y de nuevo, igual que la hora de hacer preguntas sobre la situación actual, en esta fase, el
contexto desde el que hagamos la pregunta es clave. No es lo mismo preguntar: cuánto
quieres estar ganando al mes dentro de 12 meses. Que decirle…

Pues tio, a mi algo que me ayudó mucho en su día cuando arrancaba fue ponerme objetivos
siguiendo la metodología smart, la conoces? —----------

—----------Básicamente está comprobado que nos es más fácil lograr objetivos cuando son
específicos, medibles, blablablabla. Es más, te invito tío a que te pongas, escríbelos aquí si
quieres y si eso te doy algo de feedback. O…

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 —---------- Ah genial, te importaría compartir los tuyos? Me da curiosidad, los mios son estos:
tal tal tal.

Además, en algunos casos, como en este: “entiendo… da la sensación de que estás cansado
de ese curro, lo cual me crea la duda, y te invito a que te hagas la misma pregunta… cuánto
tendrías que ganar al mes con otra fuente de ingresos para reemplazar tus actuales
ingresos? ya hemos sacado lo que podría ser un objetivo, y de aquí podría continuar estilo…

“Okay, no es mucho tampoco, quiero decir… si tuvieras que ponerte un objetivo de ingresos
mensuales cara a final de año, cuánto sería?”

De aquí, una forma que uso yo para emocionar un poco a la persona, es decir, que traiga ese
futuro al presente mediante sus emociones, y usar el compromiso como puente a su
motivación. Quiero decir… una vez has definido un objetivo claro, puedes seguir estilo….

Me gusta, NOMBRE, lo tienes bastante claro.

Ahora… si te soy sincero, hablo con muchas personas y todos quieren siempre X, Y, Z (según
lo que vendas) pero realmente entre el dicho y el hecho hay un trecho que desde mi punto de
vista es compromiso, y te pregunto pues… qué tan comprometido estás? Quiero decir… qué
tan importante es para ti lograr X,Y,Z? —---------

—-------- Brutal! Si te das cuenta, a lo largo de la conversación has ido definiendo objetivos, es
decir, el QUÉ queremos, y ya que estamos, te pregunto… POR QUÉ estás tan comprometido?
Quiero decir… ¿Cuál es el motor de todo esto?

AHORA, CUIDADO, esto no lo puedes usar con todos los perfiles, pero si notas que tienes un
marco muy fuerte y que esta persona te tiene respeto, puedes tirar por algo estilo eso, si no,
tira directamente al obstáculo es decir la siguiente fase.

Dicho eso, te dejo otros ejemplos de preguntas concretas que puedes hacer, luego tu ponle
tu contexto y se consciente de cuándo y cómo las usas.

- ¿Cómo sería una mejora en cuanto a X?

- Me comentas que no estás del todo satisfecho, entonces… ¿Qué debería mejorar
para estar satisfecho? .------ Crees que puedes definir eso mejor? En plan…. si tuvieses
que ser muy específico, ¿qué objetivo te pondrías?
- ¿Qué tendría que pasar para que a final de este año sientas que has progresado con
X?

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 4. Concienciar Y Separar AKA Obstáculo

Esta fase posiblemente sea una de las más importantes de la conversación, pues sin que
alguien admita que necesita ayuda o que pueden haber obstáculos en su camino, no tendrá
ningún motivo por el que necesitar una reunión y mucho menos invertir en algo. Así pues, en
esta fase simplemente queremos hacer una pregunta, con muy buen contexto, estilo….

“Entiendo… osea que si no se logra el objetivo no va a ser por compromiso,esa es la actitud

tio”
“Dicho esto por cierto… siendo que lo tienes tan claro… cómo es que no estás ya ahí? Quiero
decir… cómo es que no has logrado ya estos objetivos?

O….

Dicho esto por cierto… ahora que ya sabes lo que quieres, así a primeras, qué clase de
obstáculos crees que vas a ver en el camino? O… con qué crees que necesitas ayuda tio?

O….

dicho eso… crees que tienes todo el conocimiento, sistemas, recursos etc como para
lograrlo tú solo? o necesitarías ayuda?

5. Ofrecer Y Agendar Reunión

Esta parte de la conversación es crítica. Es un poco como el momento en el que…

Después de haber conocido a una chica en la calle y de haber hablado con ella unas horas,
decides invitarla a cenar con el fin de conocerla mejor.

No debes sonar desesperado, pero tampoco totalmente desinteresado.

Debes ser asertivo y dejar claro que la estás invitando a cenar, no invitándole a la cama de
una, si no, se asusta.

De la misma manera, no debes ofrecer tu servicio/producto de forma muy directa, sino más
bien la llamada con el fin de conocer mejor a la persona y ver si tus servicios encajan con
sus necesidades.

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A este punto debes llegar nada más haberse abierto la persona acerca de sus objetivos, de
sus obstáculos y dificultades, en cuyo momento puedes decir algo estilo:

“Pues NOMBRE, según lo que veo por ahora, siento que tienes un potencial enorme y
que si haces las cosas bien te irá genial con NICHO.

Es más, yo siento que te puedo ayudar con ello pero tampoco quisiera hacer
promesas a ciegas por lo qué… Qué te parece si te invito a una llamada con mi
equipo esta semana para conocer mejor tu caso, definir un plan de acción y de ahí
ver si podemos trabajar juntos más de cerca?”

Llegados a este punto, deberían de agendar entre el 70 y el 90% de las personas a quienes
invites. Esto es lo que yo llamo el ratio de Oferta a Reunión Agendada.

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SEGUIMIENTO

Sea con el CRM que te voy a mostrar más abajo ([Link]) o con cualquier otro estilo de
gestión de datos (Notion, Sales Force o una simple hoja de cálculo de Google) - debes
trackear en qué estado del funnel/del embudo se encuentra el lead. Los pasos de funnel de
follow-up son los siguientes:

1. Ignoró Saludo: cuando has tratado de iniciar una conversación - ESTOS NO HACE
FALTA QUE LOS METAS AL CRM/Hoja de cálculo.
“Yei tio, que esto no es un bot!”

2. Conversación A Medias - cuando estabas hablando con alguien y en algún

momento deja de contestarte… ESTOS NO LOS METAS EN EL CRM/HOJA DE
CALCULO.
“Yei! todo bien NOMBRE?”

3. Oferta A Llamada: cuando le pasas oferta a alguién para agendar reunión - debes
apuntarte el nombre y etiquetarlo como “Oferta A Llamada” hasta que reserve o
hasta que lo tengas que pasar al siguiente paso:
¡NOMBRE! Me paso a subir este chat de nuevo, por si se enterró :) Ya me dices
cuando encuentres un hueco que vaya bien.

4. Seguimiento 1: Si en 24h tras ofrecerles la llamada no han reservado les pasas a

esta fase del funnel hasta que reserven o les tengas que pasar al seguimiento 2.
¡yo, yo! ¿Está todo bien?

5. Seguimiento 2: Si en 48h tras el anterior follow-up (seguimiento 1), no han

agendado…les pasas a esta fase y vuelves 24h después - si han reservado, los
marcas como “Nueva Reserva” y ya de ahí se encarga el closer o tú mismo. Si no,
los pasas al siguiente paso.
NOMBRE, parece que no estás demasiado comprometido o no confías plenamente
en mí en este momento. ¿Cómo puedo ayudar?

6. Intentar De Nuevo En 60 Días: 60 días después de estar en esta fase, les vuelves
a contactar.
Buenas tio! Hace ya un par de meses que conectamos… ¿Cómo estamos macho?
¿Pudiste dar pasos hacia delante con tu proyecto? (O algo del palo que venga a
cuento)
Para estár al día con el seguimiento y que este conocimiento te sea útil, sigue el:

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 WORKFLOW - DÍA A DÍA DE UN SETTER

TODO cuanto verás aquí es lo mínimo imprescindible para que consigas reuniones y ganes
lo que quieres ganar con tu puesto de appointment setter.

Cuando empieces a trabajar con un cliente: deberás seguir las siguientes instrucciones igual
que sigues el google maps para llegar a tu destino.

WorkFlow Día A Día Del Setter

1. Responder las conversaciones pendientes del día anterior.

2. Abrir 25-50 nuevas conversaciones/dia
3. Hacer >5-10 ofertas/dia
4. 3-7 reuniones/dia agendadas
5. 50-100 follow-ups/seguimientos AL DIA
6. Actualizar el KPI
TUTORIAL AQUÍ (Podrás encontrar la plantilla del KPI AQUÍ)

7. Reporte de final de día en el grupo de whatsapp/slack del cliente o del equipo

a. Fecha
b. Conversaciones abiertas
c. Ofertas pasadas
d. Reuniones Agendadas
e. Follow-ups hechos

Veamos cada paso uno por uno.

1. Responder conversaciones: no hace falta explicación - simplemente entras y te

pones a abrir los “No Leídos” y contestas siguiendo el Setter Checklist.
2. Abrir 30-60 nuevas conversaciones: con la siguiente prioridad:

- Leads Calientes
- Leads Templados
- Leads Fríos

(Quiere decir, si te quedas sin leads calientes, se lo comunicas al cliente para que haga un
CTA o un Cuestionario y mientras te pones a abrir conversaciones con leads fríos y
templados.

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 3. Hacer >5-10 ofertas/día: No hace falta explicación - te enseño a hacer eso en el
Setter Checklist.
4. 3-7 reuniones agendadas al día: como se te enseña en el setter checklist - esto
debe ser tu prioridad #1 del día y en lo que bases tu rendimiento.
5. >100 follow-ups AKA seguimientos/día: lo ves en el setter checklist.

Cómo Usar [Link] Para CRM

1. Crear y actualizar leads & oportunidades + Tasks.
2. Crear smart-views para cada uno de los status.
3. Saber filtrar oportunidades.
4. Saber filtrar leads.

Tutorial Aquí

Una vez sabes hacer esto, el paso a paso del followup consiste en:

- Estar al día con cada uno de los pasos del funnel (los cuales puedes crear smart
views como te enseño en el tutorial)

- Estar al día con los “Tasks” que te hayas puesto.

- En caso de que el cliente tenga un VSL y el closer esté a tope - estar al día con los
leads de “Nuevo Registro De VSL” que se crearon hace más de 12 horas, mandar
plantilla de correo correspondiente y si existe una secuencia de Follow-up, meterlo.
AQUí TUTORIAL.

- Estar al día con respuestas a esos correos.

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