DOCUMENTACIÓN OFICIAL
¿Qué son los documentos oficiales?
Los documentos oficiales son aquellos expedidos por una entidad gubernamental, una institución pública o una
autoridad legalmente reconocida. Su función principal es certificar, validar o comunicar información de carácter
legal, administrativo o institucional.
Características de los documentos oficiales:
✅ Emitidos por autoridades competentes: Son creados por gobiernos, tribunales, instituciones educativas,
notarías, etc.
✅ Tienen validez legal: Son reconocidos por la ley y pueden ser utilizados como prueba en trámites y
procedimientos.
✅ Estructura formal: Siguen formatos preestablecidos con firmas, sellos y códigos de autenticidad.
✅ Uso obligatorio en ciertos procesos: Se requieren para identificar, registrar o certificar situaciones
específicas.
Ejemplos de documentos oficiales:
📌 Actas: Acta de nacimiento, acta de matrimonio, acta de defunción.
📌 Identificación: Pasaporte, cédula de identidad, licencia de conducir.
📌 Certificados: Certificado de estudios, certificado de antecedentes penales, certificado de defunción.
📌 Resoluciones y normativas: Decretos, leyes, resoluciones judiciales, permisos de construcción.
📌 Contratos y documentos administrativos: Escrituras notariales, títulos de propiedad, contratos laborales
oficiales.
Estos documentos son esenciales en muchos trámites legales y administrativos.
Documentos comerciales
¿Qué son los documentos comerciales?
Los documentos comerciales son aquellos utilizados en las transacciones y operaciones comerciales entre
empresas, proveedores, clientes y otras entidades. Su función principal es registrar, formalizar y respaldar
acuerdos, compras, ventas y compromisos financieros en el ámbito empresarial.
Características de los documentos comerciales:
✔ Emitidos por empresas o comerciantes: Pueden ser generados por negocios, proveedores, prestadores de
servicios o clientes.
✔ Tienen validez contable y legal: Se utilizan como evidencia en transacciones y pueden servir como prueba
en auditorías o litigios.
✔ Formato flexible: Aunque algunos siguen normativas específicas (facturas, cheques), otros pueden adaptarse
a las necesidades del negocio.
✔ Uso en actividades económicas: Son esenciales para la contabilidad, administración y control financiero de
las empresas.
Ejemplos de documentos comerciales:
📌 Documentos de compra y venta: Facturas, órdenes de compra, recibos, notas de crédito y débito.
📌 Documentos financieros: Cheques, pagarés, letras de cambio.
📌 Documentos de transporte: Guías de remisión, cartas de porte.
📌 Contratos y acuerdos: Contratos de prestación de servicios, contratos de compraventa.
📌 Correspondencia comercial: Cotizaciones, presupuestos, pedidos.
Estos documentos facilitan la gestión empresarial y garantizan la seguridad y transparencia en las relaciones
comerciales.
Documentos oficiales Documentos comerciales
Son documentos emitidos por entidades gubernamentales o Son documentos utilizados en transacciones comerciales
instituciones para formalizar trámites o procesos legales. entre empresas, proveedores y clientes.
Actas de nacimiento, resoluciones judiciales, decretos, Cotizaciones, facturas, órdenes de compra, contratos de
certificados, licencias, pasaportes. servicios, recibos, notas de crédito.
Generalmente siguen formatos oficiales establecidos por Puede variar según la empresa o el tipo de documento,
leyes o regulaciones gubernamentales. aunque algunos siguen normas estándar (facturas,
contratos).
