MANUAL DE USUARIO

Sistema web para optimizar la administración de usuarios,

personal, máquinas y ventas del gimnasio OpenGym.

Nombre Equipo: QuantumCoders

Integrantes:
Jimenez Iriarte Pablo Andrés
Alanoca Catunta Neptali German
Medrano Chacolla Jorge Esteban
Mamani Caro Oliver Jorge

Versión: 1.0
Fecha: 26/11/2024
Aprobado por: Pablo Andrés Jimenez Iriarte
Histórico de revisiones del Documento

Versión Fecha Detalle de Revisión y Responsable/Autor

Cambios
1.0 26/11/2024 Creación del documento Jimenez Iriarte Pablo Andrés
Alanoca Catunta Neptali German
Medrano Chacolla Jorge Esteban
Mamani Caro Oliver Jorge
Contenido
1. Introducción........................................................................................................................................1
1.1 Propósito del Manual.................................................................................................................1
1.2 Información de Contacto............................................................................................................1
2. Visión General....................................................................................................................................1
2.1 Descripción del Sistema............................................................................................................1
2.2 Requisitos del Sistema..............................................................................................................1
2.3 Roles..........................................................................................................................................1
2.4 Beneficios y Características Clave............................................................................................2
3. Guía de Uso.......................................................................................................................................2
3.1 Navegación Básica....................................................................................................................2
3.2 Funciones Principales................................................................................................................3
3.2.1 Proceso de compras..............................................................................................................3
3.2.2 Proceso de entregas de productos........................................................................................5
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Sistema web para optimizar la administración de usuarios, personal, máquinas y ventas
del gimnasio OpenGym.

MANUAL DE USUARIO
NOMBRE DE PROYECTO

1. INTRODUCCIÓN
1.1 PROPÓSITO DEL MANUAL
El propósito del manual de usuario para el sistema web OpenGym es proporcionar una guía clara y
detallada que permita a los usuarios navegar, gestionar y utilizar eficazmente las funciones del
sistema, como la administración de usuarios, personal, máquinas y ventas.
El manual está diseñado para ayudar al personal perteneciente al gimnasio OpenGym a aprovechar al
máximo las herramientas disponibles en el sistema, optimizando así la eficiencia operativa del
gimnasio y garantizando una experiencia fluida tanto para los administradores como para el personal
encargado de la gestión del gimnasio.

1.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO

Para asistencia adicional, contacte a nuestro equipo de soporte en quantumcodersunivalle@gmail o
llame a alguno de los siguientes números.
 Pablo Andrés Jimenez Irairte - 78767956
 Neptali German Alanoca Catunta - 68052390
 Oliver Jorge Mamani Caro - 73298828
 Jorge Esteban Medrano Chacolla - 78789618

2. VISIÓN GENERAL
2.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
El sistema de gestión para el gimnasio es una herramienta diseñada para facilitar la administración y
operación de un gimnasio mediante la integración de diversos módulos funcionales. Cada módulo
cumple con funciones específicas orientadas a optimizar los procesos internos, mejorar la experiencia
del cliente y apoyar en la toma de decisiones. A continuación, se describen los módulos principales:
1. Gestión de Clientes
Este módulo permite administrar la información de los clientes, incluyendo sus datos personales,
historial de actividades y preferencias. Además, se gestionan sus membresías, renovaciones y estados
activos o inactivos.
2. Gestión de Membresías y Sesiones
Diseñado para controlar los planes de membresía ofrecidos por el gimnasio, como mensualidades o
paquetes especiales. También administra las sesiones asignadas a los clientes, su registro y
disponibilidad.

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3. Gestión de Empleados
Facilita la administración de la información del personal, como datos personales, roles asignados,
horarios y desempeño. Incluye herramientas para la evaluación y control de los empleados.
4. Gestión de Roles y Asignación de Tareas
Este módulo organiza los roles dentro del sistema y permite la asignación de tareas específicas a los
empleados, mejorando la productividad y clarificando responsabilidades.
5. Gestión de Productos, Pedidos, Ventas e Inventario
Permite administrar los productos disponibles en el gimnasio, como suplementos, ropa o accesorios
deportivos. Gestiona el inventario, las órdenes de pedido, las ventas realizadas y el registro de
ingresos por producto.
6. Gestión de Máquinas
Diseñado para registrar y monitorear las máquinas del gimnasio, incluyendo su estado, mantenimiento
preventivo y correctivo, y su disponibilidad para los usuarios.
7. Gestión de Importaciones de Máquinas y Almacenamiento
Este módulo gestiona la adquisición e importación de nuevas máquinas, su integración en el sistema y
su almacenamiento, asegurando un control adecuado de los recursos disponibles en el gimnasio.
Con esta estructura modular, el sistema garantiza un enfoque integral y adaptable a las necesidades
específicas del gimnasio, fomentando la eficiencia en la administración y la satisfacción de los clientes.

2.2 REQUISITOS DEL SISTEMA

Los requisitos mínimos y recomendados del sistema para ejecutar una aplicación Python con Flask en
un navegador son los siguientes:
Requisitos mínimos:
Sistema Operativo: Windows 7, macOS 10.10, Linux Kernel 3.10 o superior.
Procesador: Intel Core i3 (2da generación) o equivalente.
Memoria RAM: 2 GB.
Espacio en Disco: 100 MB para la aplicación Flask + 500 MB para Python y dependencias.
Navegador Web: Google Chrome 49+, Mozilla Firefox 45+, Microsoft Edge (versión Chromium).
Python: Versión 3.7 o superior.
Librerías: Flask 2.0 o superior, Werkzeug, Jinja2.
Red: Conexión local o internet para probar APIs (puerto 5000 configurado por defecto).
Requisitos recomendados:
Sistema Operativo: Windows 10, macOS 11.0, Ubuntu 20.04 o superior.

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Procesador: Intel Core i5 (6ta generación) o superior.
Memoria RAM: 4 GB o más.
Espacio en Disco: 1 GB para el entorno virtual y dependencias adicionales.
Navegador Web: Última versión estable de Google Chrome, Mozilla Firefox o Microsoft Edge.
Python: Versión 3.10 o superior.
Librerías: Flask 2.2 o superior, Flask-SQLAlchemy, Flask-Migrate (si utiliza una base de datos).
Red: Conexión estable con soporte para HTTP y WebSocket (si aplica).
Esto asegura un rendimiento óptimo tanto para el desarrollo como para el uso de la aplicación.

2.3 ROLES
El sistema cuenta con los siguientes roles y niveles de acceso al sitio web.
 Administrador: Tienen un control total del sistema, supervisa cada aspecto del sistema
pudiendo administrar desde compras, ventas, productos, pedidos a proveedores, informe de
membresías y sesiones, reportes sobre empleados, asignar tareas a otros empleados, y
visualizar reportes estadísticos.
 Recepcionista: Se encarga de gestionar sus propias ventas realizadas, puede ver un informe
sobre los clientes registrados y gestiona sus tareas asignadas por un administrador.
 Entrenador: Solo puede gestionar sus tareas asignadas por un administrador.
 Personal de mantenimiento: Solo puede gestionar sus tareas asignadas por un administrador.
 Cliente: Solo tiene acceso a una página informativa sobre los servicios que ofrece al gimnasio
no interactúa de otra manera con el sistema.

2.4 BENEFICIOS Y CARACTERÍSTICAS CLAVE

El sistema desarrollado cuenta con las siguientes características clave:
 Gestión de empleados: Incluye las funciones de agregar un nuevo empleado, editarlo, asignar
o actualizar el rol de algún empleado o deshabilitarlo del sistema.
 Registro de tareas: Un administrador puede asignar tareas a otros empleados, los empleados
pueden ver sus tareas asignadas en la página.
 Gestión de máquinas: Incluye las funciones de agregar una nueva compra de una máquina
con todos los datos correspondientes, también la asignación de mantenimientos a todas las
máquinas registradas, así como ver los detalles de estos mantenimientos. En el apartado de
compra de máquinas tambien se pueden ver todas las compras de máquinas realizadas.
 Gestión de clientes: Incluye las funcionalidades de agregar un cliente y ver si están activos o
si no tienen una membresía activa, también un empleado con los suficiente permisos de acceso
puede modificarlos.
 Gestión de membresías: Un administrador puede crear nuevos tipos de membresías o editar
los ya existentes. También se generan reportes de las membresías que compran los clientes,
pudiendo filtrarlos por fechas.

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 Registro de entradas: Los recepcionistas pueden registrar la entrada de un cliente, si este
tiene una membresía activa entonces no tendrá que pagar, pero si no la tiene se le cobrarán bs.
20. El sistema registra estas entradas y se las lista a los empleados.
 Gestión de productos: Incluye los módulos de compra a proveedores y venta a clientes, en
las que un empleado puede registrar entradas o salidas de productos. El sistema genera
reportes con esta información y se las muestra a los empleados en gráficos.
 Gestión de proveedores: Un administrador puede ver los proveedores registrados, agregar
nuevos, o deshabilitarlos si es que no ya no tienen participación alguna en el sistema.

3. GUÍA DE USO
3.1 NAVEGACIÓN BÁSICA
Explicación de la interfaz de usuario (elementos claves de la pantalla) y los elementos básicos de
navegación (opciones permitidas).
Ejemplo: "La barra de herramientas en la parte superior le permite acceder a [Funciones principales]."
(Con Screenshots)

3.2 FUNCIONES PRINCIPALES

3.2.1 PROCESO DE COMPRAS
En el proceso de compras podemos realizar las siguientes opciones
1) Ver los registros del total de ventas (si es que el usuario es administrador), registro de ventas
propias y el producto mas vendido
2) Un botón para ir a la ventanade registrar una compra
3) Filtro por empleados y por clientes
4) Filtro por fechas
5) Tarjetas que muestran los datos de las compras

Si se hace click en alguna tarjeta entonces se desplegarán los productos comprados en dicha compra

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En la pestaña de agregar una nueva compra podemos ver lo siguiente

1) El formulario con todos los datos de la compra, todos estos deben ser llenados.
2) Un botón para ir agregando más productos

1) Podemos seleccionar el producto en la venta, la cantidad comprada y eliminarla si nos

equivocamos.
2) Cuando se llenan los datos anteriores entonces el sistema te muestra el precio del producto y
lo multiplica por la cantidad para sacar el subtotal.
3) Si acabamos con la compra podemos dar a finalizar
4) El total de la compra se muestra arriba

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Si hacemos click en algun filtro podemos ver que si funciona.

También encontramos un botón de imprimir.

En la página de la impresión se muestran todos los datos, pero si estan filtrados solo se mostrarán los
filtrados, como en el ejemplo.

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3.2.2 PROCESO DE ENTREGAS DE PRODUCTOS

En este proceso de manejan las entregas de los proveedores de productos.
1) Podemos ver los registros de las entregas, como el total gastado, el producto y el proveedor
más solicitados
2) Un botón para ir a la ventana de registrar una entrega
3) Filtro por proveedores
4) Filtro por fechas
5) Tarjetas que muestran los datos de las entregas

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Si hacemos click en alguna tarjeta de entrega entonces esta se desplegará para mostar los productos
en dicha entrega. También si la entrega esta pendiente podemos confirmarla desde aquí.

En el formulario de registro de entrega podemos ver los campos del formulario a llenar y un botón para
ir agregando productos a la entrega

1) Podemos seleccionar el producto en la entrega, la cantidad comprada y el precio al que se

compró, también podremos eliminarlo si nos equivocamos.
2) Cuando se llenan los datos anteriores entonces el sistema te muestra el precio del producto y
lo multiplica por la cantidad para sacar el subtotal.
3) Si acabamos con la compra podemos dar a finalizar
4) El total de la entrega se muestra arriba

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Tambieén podemos filtrar las búsquedas de la siguiente manera por proveedor y por fechas.

También encontramos un botón de impresión

En la página de la impresión se muestran todos los datos, pero si estan filtrados solo se mostrarán los
filtrados, como en el ejemplo.

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3.2.3 PROCESO DE GESTION DE PROVEEDORES

En el proceso de proveedores veremos las siguientes operaciones.
1) Agregar Proveedores
2) Buscar Proveedores
3) Ver Detalles
4) Editar un Proveedor
5) Deshabilitar un proveedor
6) Ver y habilitar proveedores

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Al presionar una tarjeta se abre el menu desplegable de cada uno de los proveedores de forma
individual, en donde contaremos con las opciones de editar y eliminar, la busqueda se realiza para la
edicion de igual manera.
Al ingresar al formulario de registro contamos con los siguientes campos.
1) Campos Validados de forma exclusiva donde agregamos los datos del proveedor
2) Opcion para añadir al proveedor del formulario
3) Volver a la pagina de proveedores

Contamos con la busqueda en la pagina principal la cual obtiene tarjetas con los resultados
encontrados directamente para la edicion de la siguiente manera.

Tras presionar en esta tarjeta o en las opciones de Edicion de cada proveedor contamos con la
siguiente ventana la cual tiene los mismos campos que el formulario de insercion con la diferencia de
que este formulario cuenta con las opcion de editar y ya obtiene los datos anteriores para una segunda
revision y evitar errores.

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Tambien contamos con una página para poder habilitar Proveedores que hemos deshabilitado
anteriormente.

3.2.4 COMPRAS DE MAQUINAS

Para las maquinas contamos con dos paginas principales, la primera es la de adicion de maquinas y el
proceso de compra de la misma.
1) Esta pagina cuenta con distintos campos y una tabla donde podremos visualizar nuestras compras
actuales, otro factor a tomar en cuenta es que contamos con dos formularios opcionales, cada
formulario esta hecho para caso de emergencia si es que nos falta alguna maquina o algun proveedor,
contamos con una barra de busqueda de proveedores de igual manera.

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Los formularios opcionales son los siguientes.
1) Maquinas

2) Proveedores

Para habilitar o deshabilitar los campos opcionales debemos clickear en el texto de color azul.
La segunda página importante es la siguiente.
Contamos con las operaciones:
1) Filtrado por fechas
2) Opciones de filtrado
3) Tarjetas Dinamicas con Opciones Adicionales
4) Impresion de reportes

Los campos 1, 2 y 3 son campos que trabajan en conjunto con ellos podemos filtrar los resultados que
tenemos en la pagina web al igual que los resultados de los reportes impresos de la siguiente manera.

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Y el boton de filtrado devuelve todos los datos a su estado normal.

Luego contamos con las opciones adicionales de cada tarjeta.

La opcion de confirmar entrega confirmara la entrega de todos los productos de este detalle de
compra, la opcion ver mas sin embargo nos permite ver las maquinas compradas.

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Por ultimo la impresion se realiza con las compras filtradas en el momento, si no se introducen datos
se muestran todas las compras.

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