1.
Activo
2. Los activos, desde el punto de vista contable, representan los bienes,
derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa,
resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa
obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. De una manera
más sencilla, un activo es un bien que la empresa posee y que pueden
convertirse en dinero u otros medios líquidos. Lo esencial que define a un la
capacidad de convertirse en rendimientos económicos que se transformen
en futuras entradas de liquidez para la empresa.
3. Contablemente, los activos deben reconocerse en el balance cuando sea
probable la obtención de rendimientos económicos para la empresa en el
futuro, siempre que se puedan valorar con un adecuado grado de fiabilidad.
El reconocimiento contable de un activo implica al mismo tiempo el
reconocimiento de un patrimonio neto. Contablemente, el conjunto de bienes
y derechos componen el activo, mientras que las obligaciones conforman el
pasivo.
4. Los activos de una empresa se clasifican en función de su liquidez, es decir,
la facilidad con la que ese activo puede convertirse en dinero. Así, tenemos:
5. – Activo fijo. También se denomina activo no corriente o inmovilizado.
Comprende aquellos activos que están destinados a servir de forma
duradera en las actividades de la empresa, es decir, por un período superior
a un año. Son los activos utilizados en el negocio y no adquiridos con fines
de venta, como maquinarias y bienes inmuebles. Se convierten en liquidez
mediante el proceso de amortización. También se incluyen las inversiones
financieras con vencimiento superior a doce meses.
6. – Activo circulante. También se llama activo corriente o líquido. Son los
activos vinculados al ciclo normal de explotación (generalmente doce
meses) que la empresa espera vender, consumir o realizar en el transcurso
del mismo. También se incluyen las inversiones financieras con vencimiento
máximo de doce meses. Está formado por las existencias, los deudores
comerciales, las cuentas a cobrar, las inversiones a corto plazo, el efectivo y
otros activos líquidos y las periodificaciones.
2. Pasivo
Término contable que define el conjunto de deudas y obligaciones pendientes de
pago. Mientras el activo muestra en qué ha invertido una sociedad, el pasivo
informa sobre el origen de los fondos para realizar dichas inversiones. El total del
activo de una sociedad debe coincidir con el total del pasivo: los bienes y derechos
deben sumar lo mismo que las obligaciones contraídas para obtenerlos.
El patrimonio neto y el pasivo de una empresa es lo que forma la "estructura
financiera de la empresa", y nos dará información sobre la procedencia del dinero
que se ha invertido, es decir, sobre la financiación de los bienes y derechos que
figuran en el activo. Esta financiación estará formada por dos grandes grupos:
fondos propios (también denominado patrimonio neto) y fondos ajenos (deudas
con terceros). Los primeros estará informados por las aportaciones iníciales de los
propietarios (capital) y los beneficios empresariales no distribuidos (reservas) Los
fondos ajenos están formados por deudas contraídas con terceros que habrá que
devolver en un futuro.
Es muy importante conocer en una empresa si está financiada con fondos propios
ajenos y en qué proporción se encuentran unos y otros en la misma.
Pasivo no corriente (deudas a largo plazo) Se trata de partidas que recogen
conceptos de financiación ajena y cuyo vencimiento es superior al año. Entre ellas
destacan los préstamos recibidos y que hay que devolver a largo plazo.
Pasivo corriente (deudas a corto plazo o pasivo circulante) Este epígrafe del
balance de situación recoge aquellas deudas cuyo vencimiento es a corto plazo o,
lo que es lo mismo, aquellas deudas que deberán ser pagadas en el plazo de un
año. Entre ellas podemos citar: deudas con proveedores y acreedores a corto
plazo y deudas con administraciones públicas
3. Capital o patrimonio
El patrimonio, o capital, generalmente denominado como el patrimonio de los
accionistas o patrimonio neto, representa la cantidad de dinero que se devolvería
a los accionistas de una empresa si todos los activos se liquidaran y se pagara
toda la deuda de la empresa.
Fórmula y cálculo del patrimonio neto
La fórmula y cálculo se pueden utilizar para determinar el patrimonio de una
empresa, que se deriva de la ecuación contable:
Patrimonio de los Accionistas = Activos totales – Pasivos totales
Al comparar números concretos que reflejan todo lo que posee la empresa y todo
lo que debe, la ecuación del patrimonio neto presenta una imagen clara de las
finanzas de una empresa que los inversores y analistas pueden interpretar
fácilmente. El patrimonio se utiliza como capital recaudado por una empresa, que
después se utiliza para comprar activos, invertir en proyectos y financiar
operaciones. Una empresa generalmente puede obtener capital emitiendo deuda
(en forma de préstamo o bonos) o patrimonio (vendiendo acciones). Los
inversores suelen buscar inversiones de capital, ya que ofrecen una mayor
oportunidad de compartir los beneficios y el crecimiento de una empresa.
El patrimonio es importante porque representa el valor de la participación de un
inversor en una empresa, representado por su proporción de acciones de la
empresa. Poseer capital también le dará a los accionistas el derecho de votar
sobre acciones corporativas y en cualquier elección para la junta directiva. Estos
beneficios de propiedad de capital promueven el interés continuo de los
accionistas en la empresa.
Componentes del patrimonio neto.
Las ganancias retenidas son parte del patrimonio de los accionistas y son el
porcentaje de las ganancias netas que no se pagaron a los accionistas como
dividendos. Piense en las ganancias retenidas como ahorros que representan un
total acumulativo de ganancias que se han guardado y retenido para uso futuro.
Las ganancias retenidas aumentan con el tiempo a medida que la compañía
continúa reinvirtiendo una parte de sus ingresos.
En algún momento, el monto de las ganancias acumuladas puede exceder el
monto del capital social aportado por los accionistas. Las ganancias retenidas
suelen ser el componente más importante del capital contable para las empresas
que han estado operando durante muchos años.
4. Ingresos y gastos
La contabilidad de gastos e ingresos es una herramienta fundamental para
conocer el buen estado de salud de tu empresa. Lo ideal es elaborar este
balance todos los meses y reforzarlo con un resumen anual, donde vengan
anotados desde las ventas y los préstamos hasta los conceptos de alquiler,
suministros, imprevistos o nóminas. De este documento contable hablaremos
a lo largo de este artículo.
Llevar un control de las finanzas, y llevarlo bien, es fundamental para que una
empresa tenga éxito. Con la contabilidad de gastos e ingresos podrás saber si
tu empresa está ganando dinero. Es por ello que debes realizar un balance
periódicamente, preferiblemente mes a mes. Después habrá que hacer un
balance anual.
Los ingresos, es la entrada de dinero. Esto se consigue, principalmente,
mediante las ventas de productos o servicios. Otros ingresos pueden ser los
intereses generados por ciertas inversiones, la subvenciones, los ingresos
generados por alquileres o venta de inmuebles propiedad de la empresa y/o
las comisiones.
Los gastos, para que una empresa obtenga ingresos tiene que realizar
un esfuerzo económico, como pagar las nóminas a sus trabajadores, comprar
material, contratar publicidad, pagar el alquiler, las comisiones de los bancos
y los seguros, hacer frente a los gastos de viaje de los trabajadores o abonar
las facturas de los suministros. Todo eso son gastos.
5. Libro inventario
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero
antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una
empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados.
En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande.
En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías
disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías
vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles
que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización.
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy
importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del
inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo
mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles.
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía
vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El
termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de
una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos
en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o
indirectamente en la producción.
El objetivo es Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la
empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar
aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe
ser atentamente controlada y vigilada
6. Libro de caja
Registrar las entradas y salidas en la contabilidad de una empresa no solo es
conveniente para estimar su salud financiera, sino también porque se integran en
el balance de cierre del año económico, que es la información que toma como
referencia Hacienda para calcular la base impositiva para el pago de impuestos.
Pero ¿cómo se registra el efectivo? En este caso es el libro de caja el instrumento
necesario para documentar el movimiento de efectivo.
Desde el punto de vista contable, se diferencia entre los libros contables
obligatorios y los auxiliares (Código de Comercio, arts. 25-33). Entre los primeros,
se incluyen el Libro Diario, el Mayor y el de Inventario y Cuentas Anuales; entre los
auxiliares, que no son obligatorios pero apoyan a los primeros, se encuentra el
Libro de Caja, el de Bancos o el de entradas y salidas de almacén, entre otros.
las empresas obtienen sus ingresos mayoritariamente por vía bancaria
(transferencias, domiciliación, pago con tarjeta, etc.), pero el pago en efectivo es
muy habitual aún y debe documentarse para garantizar el retrato fiel de las
finanzas de la empresa, tal y como indica el Plan General Contable (PGC). El libro
de caja, que, como dijimos, se utiliza para llevar el control de las entradas y
salidas de efectivo de un negocio, se cuenta entre los libros contables auxiliares
de más relevancia.
Los libros contables auxiliares son aquellos que, pese a no ser obligatorios,
conviene tener en orden para que sirvan de apoyo a los libros que sí son
obligatorios para todas aquellas empresas que deben llevar la contabilidad (Libro
Diario, Libro de inventarios, Cuentas Anuales, Libro de Remuneraciones), pues la
información que contienen se agrega al final del ejercicio a los libros contables
obligatorios. El saldo del libro de caja, por ejemplo, ha de figurar en el activo del
balance como la cuenta 570/571 (57. Tesorería), tal y como indica el PGC. La
tesorería incluye tanto el efectivo físico como los cheques sin cobrar, por ejemplo.
En general, el PGC indica que los libros anuales deben elaborarse de tal manera
que resulten comprensibles para cualquier tercero (inversores, consejo
administrativo, Hacienda, bancos, etc.) que tenga que evaluarlos, “debiendo
mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados
de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales tal obligación puede
hacerse extensible al libro de caja como integrante de la contabilidad de un
negocio.
7. Libro diario
El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el
cual se anotan todas las operaciones.
Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas
que una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad
principal de la firma. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables,
según se vayan produciendo.
Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no superiores a
un mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros
documentos.
8. Libro mayor
El libro mayor o mayor contable es un libro que recoge todas las operaciones
económicas registradas en las distintas cuentas contables de la empresa de
manera cronológica. Tenemos un libro mayor por cada cuenta contable que
hemos utilizado en nuestra contabilidad.
En el libro mayor, o mayor contable, aparece el concepto de la operación
registrada, el debe, el haber y el saldo de la cuenta.
Los libros mayores muestran la misma información que el libro diario, pero de
manera más concreta. En un mayor podemos ver los movimientos que se han
realizado en una cuenta contable específica, teniendo así un control de lo que ha
entrado y salido en esa cuenta en particular y su balance en cualquier momento.
El procedimiento contable sería anotar la operación en el libro diario y, luego,
traspasar el movimiento a las fichas de los libros mayores. En la actualidad, con el
uso de los programas contables, estos registros en los libros mayores son
automáticos.
9. Libro de balance
Es un instrumento contable utilizado para establecer un resumen del estado
financiero y de las operaciones realizadas en la empresa durante un periodo
determinado.
El balance de comprobación refleja la suma del debe y del haber de las
diferentes cuentas y su saldo correspondiente.
Este instrumento contable sirve para comprobar que todos los saldos que
utilicemos durante el ejercicio económico sean fiables.
El artículo 28 del Código de Comercio (RD de 22 de agosto de 1885), dispone
que “el libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial
detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y
saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de
cierre de ejercicio y las cuentas anuales”.
Por lo tanto, por ley es obligatorio realizar trimestralmente un balance de
comprobación e incluirlo en el libro de inventarios.
El objetivo principal de esta herramienta es informar a los usuarios externos sobre
la situación financiera de la empresa, en cualquier momento del ejercicio.
Objetivos del balance de comprobación
El balance de comprobación, además de reflejar la contabilidad de la empresa
durante un periodo determinado, actúa como base para la posterior preparación
de las cuentas anuales, a fin de:
1. Comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad de la
empresa.
2. Revisar las fichas del Libro Mayor, una a una, junto con el balance de
comprobación, será lo que garantice de que todo está en orden.
¿Cómo se elabora el balance de comprobación?
El balance de comprobación está sujeto a una periodicidad. Con él, se calcula el
resultado de dicho periodo y se cierra la contabilidad, pudiendo ser elaborado de
dos formas.
1. Por totales: En ese caso, una vez registradas las operaciones de un periodo al
Mayor, por ejemplo, de un mes, se procede el total de cargos y el total de abonos
de cada una de las cuentas que conforman el Mayor general, y luego se formulará
el balance de comprobación a esa fecha, colocando los nombres de las cuentas y
los totales de sus cargos y los de sus abonos. Completada la relación sumatoria
de todos los cargos y abonos, estos deberán ser iguales.
2. Por saldos: una vez realizados los asientos, hay que determinar el saldo que
debe tener cada cuenta. El saldo vendrá dado por la diferencia entre el Debe y
el Haber), teniendo en cuenta el Debe mayor al Haber – Cuenta de saldo deudor;
y el Debe menor al Haber – Cuenta de saldo acreedor. La suma de las cuentas del
saldo deudor deberá ser igual a la suma de las cuentas del saldo acreedor.
Es necesario hacer el balance de comprobación para realizar un buen asiento
contable. Para ello, debes asegurarte de que los datos de contabilidad coinciden
con lo descrito en el Libro Diario del negocio.
10. Libro de compras y servicios
En el libro de compras y servicios recibidos deben registrarse, en orden
cronológico y en forma separada, las compras o importaciones de bienes y
adquisición de servicios que se vinculen a operaciones de ventas locales, de
exportación y a personas exentas, conforme lo establecen los artículos 25 y 26
del presente reglamento y con los datos mínimos siguientes:
Serie, número y fecha de las facturas, notas de débito o de crédito,
declaración aduanera de importación, escrituras públicas o facturas
especiales, que respalden las adquisiciones de bienes y servicios.
NIT y nombre completo del vendedor o prestador del servicio, en caso de
facturas especiales. Si el vendedor no tuviere NIT, se consignará el número
de cédula de vecindad.
Precio neto (sin incluir el impuesto), conforme a la separación efectuada de
las compras e importaciones de bienes y de la adquisición de los servicios
de acuerdo a cada una de las actividades de ventas realizadas.
IVA (crédito fiscal) conforme a la separación efectuada de las compras e
importaciones de bienes y de la adquisición de los servicios de acuerdo a
cada una de las actividades de ventas realizadas.
Al finalizar cada período mensual, deberán efectuar un resumen en el libro de
compras y servicios recibidos, separando las compras e importaciones de bienes
y adquisición de servicios que correspondan a operaciones de ventas locales, de
exportación y a personas exentas.
11. Libro de ventas y servicios
En el libro de ventas y de servicios prestados, deben registrarse, en el orden
cronológico y como mínimo, los datos siguientes:
Serie, número y fecha de la factura, nota de débito, nota de crédito, que
respalden las ventas efectuadas y los servicios prestados.
NIT y nombre completo del comprador.
Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas.
Precio neto (sin incluir el impuesto), de las ventas de bienes y de los
servicios prestados.IVA (débito fiscal), correspondiente a las ventas y las
prestaciones de servicios.
Si el contribuyente consolida sus ventas diarias debe utilizar un renglón para cada
tipo de documento, indicando el primer número y serie, si la hay, y el último del
tipo de documento emitido de que se trate.
12. Libro de cuentas corrientes de clientes y
proveedores
Se trata de un libro auxiliar de contabilidad, puede ser de clientes (deudores) o de
proveedores. Nos muestra lo que debe el cliente habitual o lo que le
debemos al proveedor habitual Generalmente, cuando uno tiene una cuenta
corriente en una empresa en la cual compra regularmente (cliente habitual)cada
compra queda registrada en este libro, en vez de pagarla al contado. Entonces,
además de registrarse la compra en el libro diario, se registra en el libro de cuenta
corriente a nuestro nombre. La cuenta corriente es un contrato entre un banco y
un cliente que establece que la entidad cumplirá las órdenes de pago de la
persona de acuerdo a la cantidad de dinero que haya depositado o al crédito que
haya acordado. Dicha cuenta puede ser abierta y administrada por una persona
o por un grupo de personas; en este último caso, según las condiciones,
todos los individuos pueden estar habilitados para operar. El propietario de
una cuenta corriente puede disponer del dinero a través de un cajero
automático, la ventanilla de caja o algún tipo de talonario (como un cheque). Es
posible realizar descuentos de efectos, vincular pagos a la cuenta y cobrar
o pagar intereses o impuestos, por ejemplo. Los cheques y las tarjetas son los
medios de pago que más usualmente se asocian a una cuenta corriente.
Existen dos tipos de tarjeta: la tarjeta de crédito(cuyo resumen debe ser
abonado al finalizar un período: es decir, cuando el cliente paga un
producto o servicio con esta tarjeta, adquiere una deuda y no entrega el
dinero de manera inmediata) y la tarjeta de débito(el dinero se resta
automáticamente de los fondos del cliente).Cada banco tiene sus requisitos
para la apertura de una cuenta corriente. Por lo general la entidad se encarga
de verificar la capacidad de pago de sus potenciales clientes (para saber qué
cantidad de crédito puede entregar el banco sin que existan riesgos) y el
origen de sus ingresos (para evitar movimientos ilegales).Cuando el cliente incurre
en una deuda mayor a la acordada con el banco (lo que se conoce como “girar
al descubierto”) y demora en pagarla, debe abonar intereses.
