INFORME N°1:
"Análisis - Sistema de Información
Administrativa"
KYP SPA.
Francisca Fernández Lara
Katherine Morales Campos
Pablo Rojas Norambuena
12 de noviembre, 2022
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN 1
II. MARCO TEÓRICO 2
2.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2
2.1.1 Concepto. 2
2.1.2 Objetivos 2
2.2 CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 3
2.2.1 Elementos dentro sistemas de información. 3
2.2.2 Categorización sistemas de información. 4
2.3 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (FUNCIONALIDAD) 5
2.3.1 Sistema de información de marketing. 6
2.3.2 Sistema de información de producción y fabricación. 7
2.3.3 Sistema de información financiero y administrativo. 8
2.3.4 Sistema de información de recursos de la información 9
2.3.5 Sistema de información de recursos humanos. 10
2.1 SUBSISTEMA DE REMUNERACIÓN 11
III. ESTUDIO PRELIMINAR 12
3.1 EMPRESA 12
3.1.1 História 12
3.1.3 Visión 14
3.1.3 Organigrama 14
IV. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN 15
4.1 ENTREVISTA GERENTE GENERAL 15
4.2 ENTREVISTA A JEFE DE DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 15
4.3 ENTREVISTA ENCARGADO DE REMUNERACIONES 15
4.4 ENTREVISTA A TRABAJADORES DIFERENTES ÁREAS 16
4.5 HALLAZGOS GENERALES 16
V. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 17
5.1 ERRORES DE CÁLCULO 17
5.2 CREACIÓN DE NUEVO TRABAJADOR 17
5.3 GENERACIÓN DE LIQUIDACIÓN DE SUELDO 17
5.3 FLUJO DE PROCESO REMUNERACIONES ACTUAL. 18
VI. ELABORACIÓN DEL MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA ACTUAL 19
6.1 SITUACIÓN ACTUAL DEL MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE LA EMPRESA 19
VII. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS 20
7.1 CONCEPTO 20
7.2 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS 20
7.2.1 Requerimientos contractuales 20
7.2.2 Requerimientos de remuneraciones 20
7.2.3 Requerimientos de cálculos 20
VIII. DESCRIPCIÓN Y EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS 22
8.1 ALTERNATIVA 1: COMPRA DE NUEVO SISTEMA (NUBOX). 22
8.2 ALTERNATIVA 2: MODIFICACIÓN DE SISTEMA ACTUAL. 22
8.4 ANÁLISIS COMPARATIVO 23
IX. APROBACIÓN DE ALTERNATIVAS 25
X. BIBLIOGRAFÍA 26
I. INTRODUCCIÓN
En la actualidad, es cada vez más común distinguir en las empresas sistemas de
información incorporados en sus sistemas, ya sea a nivel operacional como a nivel
administrativo, sin embargo, no todos los sistemas utilizados y/o diseñados por y para las
empresas se adaptan a las necesidades o cumplen los objetivos esperados ante su
aplicación, lo cual responde a errores cometidos en alguna de las etapas del ciclo de vida de
un determinado sistema.
Importante es destacar que la implementación de diferentes sistemas de información
dentro de la empresa se produce ante la necesidad de atender una problemática o satisfacer
necesidades específicas de ésta, siendo los principales objetivos de su implementación:
Adquirir ventaja competitiva; Automatización de procesos; Ayuda a la toma de decisiones.
Ahora bien, al realizar, implementar, adquirir o desarrollar un determinado sistema
de información, es fundamental seguir de forma copulativa cada una de las etapas que se
requieren, ya que al finalizar cada una de ella se obtienen conclusiones necesarias para dar
el siguiente paso.
KYP SPA, por su parte, corresponde a una empresa que inicia su actividad en enero
del año 2022, la cual nace con sistemas de información integrados, los cuales se encuentran
casi obsoletos y no se comunican entre ellos, por lo que la toma de decisiones se dificulta
altamente, siendo la etapa inicial del crecimiento de una empresa fundamental ante la toma
de decisiones respecto, principalmente, a inversión, contratación y adquisición de existencia.
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II. MARCO TEÓRICO
2.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.1.1 Concepto.
Los sistemas de información corresponden, en términos simples, a un sistema que
permite la transformación de datos a información, la cual va a ser utilizada en los diferentes
niveles organizaciones y de decisiones dentro de una determinada empresa. Sin embargo,
autores adoptan la definición de: “Es el conjunto formal de procesos que operando sobre una
colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila,
elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las
actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los
procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la
empresa de acuerdo con su estrategia” (Andreu et al., 1991).
2.1.2 Objetivos
a) Automatización de procesos.
La automatización de procesos genera una eficiencia, principalmente, en la
incorporación de datos dentro del sistema, estos sistemas son llamados generalmente
“Sistemas Transaccionales”, los cuales acortan la brecha de pérdida de datos u errores de
transcripción y copia, errores que generalmente son denominados humanos.
b) Proporcionar información útil para la toma de decisiones.
A nivel gerencial y/o directivo, la toma de decisiones se debe solventar bajo
información verídica, actualizada y lo más completa posible, por lo que la implementación
de sistemas de información que permitan obtener información respecto a todas las áreas de
la empresa, permitirá una correcta y acertada toma de decisiones, sistemas denominados
“Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo,
Sistemas Expertos, de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para
Ejecutivos”.
2
c) Adquirir ventaja competitiva.
Una empresa que adquiere algún tipo de sistema de información, evidentemente
adquiere valor por sobre sus competidores directos, los cuales son llamados “Sistemas
estratégicos”.
2.2 CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
2.2.1 Elementos dentro sistemas de información.
Los sistemas de información se conforman de elementos que deben existir en su
totalidad para un correcto funcionamiento, para que el proceso de funcionamiento sea el
correcto, estos elementos son:
a) Equipos computacionales: También llamados hardware, los cuales son necesarios
para que el sistema de información logre operar correctamente.
b) Recursos humanos: Corresponden a las personas que deben interactuar con el
sistema, alimentando constantemente al sistema de datos necesarios para la
obtención de información.
c) INPUT: Incorporación de datos al sistema
d) OUTPUT: la salida, la cual pueden ser datos que van a alimentar un segundo sistema
o Información final que permita interpretarla.
e) Programas: corresponde al software, que generan el procesamiento correcto de
datos y genera la información o dato que sale del sistema
f) Ambiente: Conjunto de factores externos que interactúan con los sistemas o
subsistemas y determina la existencia y el procesamiento.
g) Retroalimentación: Fundamental para dar continuidad a la existencia del sistema,
observando las falencias y mejoras que deban ser realizadas para continuar con su
implementación o de lo contrario, implementar nuevos sistemas compatibles.
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2.2.2 Categorización sistemas de información.
Dependiendo del grado o nivel de utilización o implementación del sistema es que
se puede categorizar en tres diferentes niveles (Figura 2.1)(Lapiedra et al., 2011):
Figura 2.1: Categorización de sistemas de información (Lapiedra et al., 2011).
a) Sistemas para el procesamiento de transacciones: pilar de los sistemas, se obtienen
datos para alimentarlos constantemente, haciendo referencia a transacciones
empresariales de diferentes ámbitos, tales como ventas, compras, pagos,
producción, etc. El output, o información resultante, son catalogados como
documentos de transacciones, o como consultas sobre base de datos.
b) Sistemas de información administrativa: sirven de apoyo a las decisiones
estructuradas, siendo que los administradores deben tener en conocimiento los
factores que deben observarse para tomar correctas decisiones, siendo los informes
obtenidos en este nivel, bien estructurados. Existe una relación directa entre los
sistemas de información administrativas, la dirección de la empresa y el entorno en
el cual se encuentra (Figura 2.2).
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Figura 2.2: Relación entre Sistemas de información administrativas y dirección de la empresa
(Lapiedra et al., 2011).
c) Sistemas de apoyo a la decisión: es un tipo de sistema de información, cuyo objetivo
es apoyar a la toma de decisión , no son estructurados, ni formalizados, ya que se
utilizan generalmente para tratamientos idóneos, teniendo que ser flexibles y
adaptables. Su énfasis se encuentra en el soporte y no automatización de decisiones.
2.3 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (FUNCIONALIDAD)
Se caracterizan por relacionarse entre sí, por medio de bases de datos corporativas y
sistemas de tratamientos de datos, por lo que es necesario tener en cuenta las relaciones
entre áreas al diseñar un sistema de información, identificando cada una de interacción.
Entre ellos se encuentra los siguiente:
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2.3.1 Sistema de información de marketing.
Se caracteriza por estar constantemente comunicación con el entorno, dando mayor
satisfacción a los usuarios, por lo que es necesaria la mayor cantidad de datos que permitan
una mayor competitividad en el mercado, debido a la investigación que se realiza a los
mercados (Figura 2.3).
Figura 2.3: Sistemas de información de marketing (Lapiedra et al., 2011).
En este se encuentran subsistemas de entrada:
- Data mining.
- Data warehouse.
Y subsistemas de salida:
- Subsistema de producto
- Subsistema de promoción
- Subsistema de distribución
- Subsistema de precios
- Subsistema de mezcla integrada
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2.3.2 Sistema de información de producción y fabricación.
Mejora la eficiencia, en rendimiento como reducción de costos, debido a los ajustes
que se realizan de inputs al producto y una entrega oportuna, aumentando la satisfacción de
los clientes (figura 2.4).
Figura 2.4: Sistemas de información de fabricación (Lapiedra et al., 2011).
Este se encuentran subsistemas de entrada, los cuales recogen información de
planificación estratégica, datos internos, permitiendo un feedback constante y adaptación
de la estrategia de la empresa.
También se encuentran subsistemas de salida:
- Subsistema de producción
- Subsistema de inventários
- Subsistema de calidad
- Subsistema de costos
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2.3.3 Sistema de información financiero y administrativo.
Apoyo en el área financiera de la empresa, la cual tiene como objetivo la búsqueda
de recursos económicos para alcanzar objetivos de la empresa, es una función básica de
gerencia, ya que gracias a ella se ajustan presupuestos, siendo la administración de recursos
necesaria en todos los departamentos y se relacionan con la administración general de la
empresa centralizando las operaciones (Figura 2.5).
Figura 2.5: Sistema de información de administración y financiero (Lapiedra et al., 2011).
En este se encuentran subsistemas de entrada:
- Subsistema de contabilidad.
- Subsistema de control interno.
- Subsistema de herramientas de gestión
Y subsistemas de salida:
- Subsistema de previsiones
- Subsistema de administración de fondos
- Subsistema de control
- Subsistema de servicios
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2.3.4 Sistema de información de recursos de la información
Su desarrollo se ha visto aumentado durante el último tiempo debido a su importancia en el
manejo de información en las organizaciones, debe integrar a los ejecutivos de la empresa, analistas
de sistemas, programadores, administradores de bases, especialistas en redes y ejecutores de tareas
(Figura 2.6)
Figura 2.6: Sistema de recursos de información (Lapiedra et al., 2011).
En este se encuentran subsistemas de entrada, los que tienen como objetivo prever
la capacidad de los sistemas de información y tecnologías de información utilizadas,
comprobando su funcionalidad y si se ajusta a las necesidades actuales y futuras de la
empresa.
Así como también se encuentran subsistemas de salida:
- Subsistemas de infraestructuras
- Subsistemas de software
- Subsistemas de servicios al usuario
- Subsistemas de gestión de seguridad
- Subsistemas de auditoría
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2.3.5 Sistema de información de recursos humanos.
Recursos humanos se encarga de la contratación de personal idóneo para la
empresa, pero también es encargada de la formación del personal, así como también la
gestión de prestaciones, nóminas, remuneraciones, entre otras (Figura 2.7).
Figura 2.7: Sistema de recursos humanos (Lapiedra et al., 2011).
Este se encuentran subsistemas de entrada, los que corresponden a base de datos
corporativa , donde es posible realizar cálculos de nóminas, pagos previsionales, entre otras
leyes de protección social que deben ser aplicadas a cada trabajador.
También se encuentran subsistemas de salida:
- Subsistemas de planificación, reclutamiento y administración de la fuerza de
trabajo
- Subsistemas integrados de aplicaciones
- Subsistema legislativo
- Subsistemas de remuneración
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2.1 SUBSISTEMA DE REMUNERACIÓN
Como fue mencionado anteriormente, dentro del sistema de información de
recursos humanos, se puede encontrar el subsistema de salida de remuneraciones, el cual
son programas que enfatiza en la retribución salarial a los empleados, los cuales son fáciles
de automatizar y permiten recoger los derechos del trabajador en su determinada nómina.
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III. ESTUDIO PRELIMINAR
3.1 EMPRESA
3.1.1 História
KYP SPA es una empresa dedicada a la compra, venta y distribución de ropa
corporativa y de trabajo que nace en el año 2015 a raíz de las necesidades de las empresas
con propósito de uniformar a sus trabajadores, donde contamos con ropa corporativa e
industrial que las empresas requieren.
Somos una empresa que ofrece un servicio integral que satisfaga por completo las
necesidades de nuestros clientes a cuánto vestuario corporativo, donde otorgamos
soluciones de excelencia, desde la perspectiva de nuestros productos que cumplen con el
más alto estándar de calidad, diseño y confección.
Nuestros productos abarcan todo tipo de sectores, desde lo empresarial para
atencion de publico, hasta las grandes industrias con uniformes y calzado de seguridad,
nuestra empresa cuenta con un abanico amplio de ropa corporativa y uniformes, diferentes
tallas, ya sean para hombres y mujeres, todo con el fin de que sus trabajadores sean parte
de su imagen empresarial.
Nuestros precios, calidad y servicios son insuperables en el mercado, ya que
trabajamos con profesionales idóneos y con alto grado de especialización que les permite
satisfacer sus necesidades y entregarles una adecuada orientación a lo que respecta a la
vestimenta corporativa.
Dentro de las opciones y productos que son más destacados tenemos:
- Vestimenta corporativa: la cual está personalizada y especialmente diseñada para
garantizar la proyección de su imagen empresarial, vestimenta que forma parte de la
línea de ropa publicitaria que cuenta con los más grandes estándares de calidad para
poder ofrecer a cada uno de nuestros clientes, esta ropa está diseñada para
empresas con atención al público, servicios, varios y más. Contamos con casacas,
poleron micropolar, pantalones, camisas, blusas, cortavientos, entre otros, los cuales
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forman parte del abanico de productos y cada prenda es personalizada con su
respectivo bordado siempre y cuando el cliente lo requiera.
- Ropa industrial: al igual que la vestimenta corporativa, la ropa industrial busca
proyectar la imagen de su empresa, todo con el fin de crear aquella identidad de
marca que tanto necesita, para las empresas del sector industrial y minero contamos
con overol, camisas, poleras,casacas, pantalones, zapato de seguridad.
- Ropa guardia de seguridad: este tipo de ropa corporativa es una de las más
requeridas ya que la imagen es un aspecto clave para las empresas de seguridad
privada, en KYP SPA nos destacamos por ofrecer uniformes de guardias de primera
línea, enfocamos lo profesional y lo formal en una vestimenta única, la cual está
100% diseñada para denotar la seguridad y confianza que entrega su empresa.
Además como empresa KYP SPA contamos con un taller propio de bordado, que nos
permite entregar un trabajo personalizado para nuestros clientes, productos de primera
línea y rapidez en los despachos nos han caracterizado como empresa.
En KYP SPA contamos con un grupo humano altamente capacitado en sus diferentes
áreas, conformando así un trabajo multidisciplinario. Nuestro departamento de ventas,
preocupado siempre de visitar y hacer seguimiento a nuestros clientes, con el fin de
entregar una atención integral, el departamento de diseño y confección de bordados,
proporcionan un trabajo estético y personalizado para sus uniformes y ropa corporativa.
3.1.2 Misión
Velar por las necesidades de nuestros clientes a través de la provisión de diversidad
de ropa industrial y elementos de protección personal, para proteger la integridad física de
los trabajadores de los diferentes rubros, cumpliendo con estándares de calidad y
garantizando una buena atención al cliente, eficiencia en distribución y tiempos de entrega,
basado en valores y principios éticos que reflejan en la responsabilidad y compromisos con
nuestros clientes.
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3.1.3 Visión
Posicionarnos como la distribuidora más grande de Chile en el mercado de ropa
industrial, corporativa y de trabajo y a su vez elementos de protección personal y ser
reconocidos por el cumplimiento de entrega de nuestros productos a tiempo.
3.1.3 Organigrama
La estructura organizacional de la empresa se representa a continuación:
Figura 3.1: Organigrama de empresa KYP SPA 2022.
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IV. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Luego de conocer la empresa, y dado que se observa claramente un problema en el
subsistema de información de remuneraciones, se procede a realizar metodologías de
aproximación y estudio de la problemática, con la finalidad de determinar con exactitud los
puntos claves, a lo cual se realiza lo siguiente:
4.1 ENTREVISTA GERENTE GENERAL
Se entrevistó a Josefina Ramirez, gerente general de KYP SPA, con fecha 10 de
septiembre del 2022, donde se consulta respecto a los sistemas de remuneraciones y las
principales falencias que logra visualizar.
Josefina, sólo ha mencionado que lleva un tiempo enterándose de los inconvenientes
que ha presentado el sistema de remuneraciones, a lo que en reuniones se ha propuesto
modificar o reemplazar el sistema actual, sin embargo las propuestas no la convencen
debido a su alto impacto económico para la empresa, por lo que no se justifica un cambio.
4.2 ENTREVISTA A JEFE DE DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Juan Soto, jefe de departamento de administración y finanzas, indica que el sistema
actual no cumple con sus expectativas, ya que se han recibido innumerables reclamos
respecto a errores de cálculos y demora en la entrega de información necesaria para los
trabajadores, a lo cual se han evaluado diferentes alternativas para realizar modificaciones al
sistema o realizar el cambio total de este.
Las alternativas propuestas a la gerencia no han sido satisfactoria, ya que la gerencia
indica que el costo de su cambio o mejora no es justificable.
4.3 ENTREVISTA ENCARGADO DE REMUNERACIONES
Carolina Gonzalez, responsable de remuneraciones en la empresa, quien trabaja con
el sistema directa y cotidianamente, indica que efectivamente el sistema actual no cumple
con las expectativas. Se indaga mayormente debido a que Carolina es quien interactúa
mayormente con el sistema, donde menciona que las principales falencias son:
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- Errores de cálculos en lo que respecta a normativa vigente y sus respectivas
modificaciones.
- Ralentización de ingreso de nuevos trabajadores.
- Generación de liquidaciones de sueldo y envío oportuno de documento a
trabajadores.
4.4 ENTREVISTA A TRABAJADORES DIFERENTES ÁREAS
Se entrevistó a trabajadores de todas las áreas, donde cada uno coincide en que
necesitan que se envíe mensualmente sus liquidaciones de sueldos, principalmente porque
al solicitarlo al encargado de remuneraciones la demora es alta, y su necesidad recae en la
posibilidad de postulaciones a beneficios sociales o trámites en los cuales es necesario la
presentación de dichos documentos.
4.5 HALLAZGOS GENERALES
Posterior a la aplicación de métodos para indagar respecto al sistema de
remuneración se pudo observar que el área de remuneración presenta grandes falencias en
términos de cálculos y entrega de información actualizada y oportuna a los trabajadores.
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V. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
5.1 ERRORES DE CÁLCULO
Dado que actualmente el sistema de remuneraciones utilizado por la empresa
corresponde a un documento Excel, elaborado por la empresa, cada modificación acorde a
la normativa vigente, la cual está en constante modificación y ajuste, se debe realizar
manualmente por lo que el riesgo de incurrir en errores de transcripción y copia es alto, así
como también errores en la utilización de fórmulas asociadas a los cálculos. Ambos errores
generan cálculos imprecisos y desactualizados, por lo que la revisión y rectificación de
información es constante.
5.2 CREACIÓN DE NUEVO TRABAJADOR
La creación dentro del sistema de cada uno de los nuevos trabajadores se encuentra
obsoleta, se debe llevar un formulario impreso, el cual se completa manualmente y
posteriormente se realiza el ingreso a planilla excel correspondiente. Esto ha generado una
falta de homogeneidad en formatos al ingresar datos correspondientes, lo que no permite
llevar una base de datos que permita la búsqueda o el autocompletado de las celdas
necesarias.
5.3 GENERACIÓN DE LIQUIDACIÓN DE SUELDO
Cada mes llegan trabajadores para solicitar sus últimas liquidaciones de sueldo, para
fines pertinentes,lo cual requiere un esfuerzo mayor para el encargado de remuneraciones,
ya que debe completar una hoja de cálculo nueva traspasando cada uno de los valores
manualmente, lo cual es un desgaste físico para el encargado y genera errores
constantemente por transcripción y copia.
Esto ha generado la molestia de los trabajadores, ya que cuando necesitan el
documento deben esperar hasta 3 semanas en recibirlo, y hay veces que el encargado olvida
realizar la documentación requerida.
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5.3 FLUJO DE PROCESO REMUNERACIONES ACTUAL.
Tal como se mencionaba con anterioridad, el flujo del proceso de remuneración (figura 5.1), posee sus principales falencias en el
sistema utilizado por el personal, lo cual demuestra que el proceso no es automatizado y genera errores comunes de transcripción y copia.
Figura 5.1: Flujograma de procesos remuneraciones KYP SPA año 2022.
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VI. ELABORACIÓN DEL MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA ACTUAL
6.1 SITUACIÓN ACTUAL DEL MODELO FUNCIONAL DEL SISTEMA DE LA EMPRESA
El sistema actual está desarrollado en excel, por lo cual el ingreso de información es
lenta y no acertada, además el equipo de remuneraciones, el cual consta de 2 personas, no
es capaz de generar liquidaciones de manera óptima para la cantidad actual de trabajadores
en la empresa, además el área de recursos humanos (RRHH) no está del todo capacitado
para trabajar en excel.
Otra falencia del sistema actual, es que no es capaz de generar informes por
departamento, así como tampoco es capaz de generar un centro de costos y un libro de
remuneraciones, y las gestiones realizadas son deficientes ya que dentro de las falencias que
se pueden apreciar que hay errores en los términos de cálculos y la entrega de información
actualizada es inoportuna hacia los trabajadores, donde no existe seguridad a la hora de
ingresar, actualizar y/o eliminar información sobre las liquidaciones generadas.
Al ser un proceso no automatizado no permite controlar los finiquitos, el estado de
declaración en leyes sociales de los trabajadores ni de emitir informes lo que hace engorrosa
y demorosa la entrega de documentos.
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VII. DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
7.1 CONCEPTO
La determinación de requerimientos es la etapa más importante en el desarrollo de
un sistema de información, esta determinación comienza después de que el cliente ha
detectado una ausencia, falla o falta de oportunidad de la información o simplemente, luego
de que la organización ha determinado un cambios en sus políticas, reglas o tecnología a
aplicar.
7.2 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
7.2.1 Requerimientos contractuales
- Ficha de ingreso del trabajador
- Emisión del contrato de trabajo
- Emisión del derecho a saber
- Emisión de entrega del reglamento interno de la empresa
- Emisión de elementos de protección personal
7.2.2 Requerimientos de remuneraciones
- Base de datos
- Base de datos de remuneraciones
- Registro de Asistencia del trabajador (apuntando a las horas trabajadas, si
existe alguna licencia médica, o alguna ausencia al lugar de trabajo)
- Liquidación de sueldo
- Libro de remuneraciones
- Resumen de pago de cotizaciones previsionales.
7.2.3 Requerimientos de cálculos
- Descuentos personales ( seguros de vida, créditos u otros)
- Descuentos previsionales obligatorios (AFP, FONASA, Seguro de cesantía)
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- Parámetros que permiten modificar, consultar e ingresar datos básicos, que
apuntan a los ajustes según ingreso mínimo mensual, renta imponibles,
valores monetarios en UF o UTM, entre otros.
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VIII. DESCRIPCIÓN Y EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS
8.1 ALTERNATIVA 1: COMPRA DE NUEVO SISTEMA (NUBOX).
Nubox es un software de gestión para pymes y contadores el cual automatiza áreas claves
que apuntan a la contabilidad, remuneraciones y facturación que tiene como propósito
fundamental hacer simple la administración de cada negocio, esta herramienta de gestión
permite automatizar los procesos y facilitar la toma de desiciones brindando la posibilidad
de lograr más y ser más efectivos con menos recursos. Nubox es un sistema de
administración que permite tomar decisiones rápidas si sobre la salud financiera de tu
negocio se trata, donde:
- Crea reportes y monitorea el flujo de caja en tiempo real, ya que esta herramienta
siempre dispondrá de datos actualizados, ordenados y precisos sobre las
transacciones y los movimientos de capital lo que permite un control operacional
mucho más efectivo.
- Cobra y recauda de manera eficiente con el fin de evitar la falta de liquidez, ya que
una óptima cobranza es sinónimo de liquidez, rentabilidad, estabilidad y
posibilidades de crecimiento y expansión.
- Automatiza los pagos de remuneraciones y contratos de trabajo.
- Gestiona la contabilidad financiera, impuestos y obligaciones, llevando la
contabilidad de una forma ordenada y práctica, donde se coloca a disposición la
integración con el Servicio de Impuestos Internos (SII) y realiza análisis completos de
los estados financieros en línea.
8.2 ALTERNATIVA 2: MODIFICACIÓN DE SISTEMA ACTUAL.
Realizar modificaciones al actual sistema de remuneración, implica la contratación de
empresa externa quien realice el análisis preliminar y determine las necesidades básicas y
cree un sistema actualizado y que se ajuste a las necesidades de la empresa.
Inicialmente, la empresa externa propone mejorar el sistema actual al finalizar un
año al iniciar el contrato, siendo los 3 primeros meses la etapa inicial correspondiente al
análisis preliminar y determinación de requerimientos, posteriormente, los 3 meses
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siguientes, generación de modificaciones, y por último los siguientes 6 meses serían de
prueba, retroalimentación y mejora.
8.3 ALTERNATIVA 3: CREACIÓN PROPIA DE NUEVO SISTEMA.
Debido a que actualmente, tanto el encargado de remuneraciones y el jefe de
departamento de administración y finanzas, poseen un amplio conocimiento en Excel,
siendo su nivel de carácter avanzado, la creación de un sistema de remuneraciones sería
parte de sus funciones. Los funcionarios proponen archivos interconectadoS que contengan
lo siguiente:
- Archivo “FORMULARIO DE INGRESO DE TRABAJADORES”: Formulario de ingreso que
debe ser llenado por departamento de recursos humanos al momento de ingresar cada
trabajador. Éste archivo generará la base de datos de trabajadores.
- Archivo “BASE DE DATOS LEYES SOCIALES ACTUALIZADO”: La base de datos debe ser
actualizada constantemente acorde al cambio en la normativa vigente.
- Archivo “REMUNERACIONES”: El archivo principal, el cual se alimenta de los dos
anteriores, posee las siguientes hojas de cálculo:
- Tabla general de cálculo de descuentos legales, el cual será utilizado para ingresar
a previred.
- Liquidación de sueldo filtrable por mes, año y trabajador, el cual se autocompleta
para guardar en archivo PDF y sea enviado a cada uno de los trabajadores
mensualmente.
Es importante destacar que al encontrarse en línea los archivos disponibles en el
sistema de red de la empresa, solo será posible ingresar mediante clave que será entregada
a cada funcionario que se encuentre autorizado, los cuales son: Encargado de
remuneraciones, jefe de departamento de administración y finanzas, y encargado de
recursos humanos.
8.4 ANÁLISIS COMPARATIVO
Cada una de las propuestas posee sus pros y contras, los cuales van a depender de lo
que está dispuesta la empresa a aceptar para proseguir con su implementación. A
continuación, tabla comparativa que permitirá facilitar la toma de decisiones.
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Tabla comparativa de propuestas
TIEMPO DE
PROPUESTA COSTO PRÓS CONTRA
DESARROLLO
- Requiere internet para su
utilización
- Programa con prestígio.
COMPRA DE NUEVO - Se debe realizar un pago
UF 2,59 MENSUAL Inmediato -Utilización prácticamente
SISTEMA (NUBOX) mensual, el cual está
inmediata.
expresado en UF, siendo
ajustado constantemente.
- Tiempo de desarrollo a
implementación: 1 año.
- el pago no contempla
MODIFICACIÓN DE - Será realizado por profesional mantención posterior a los 2
$2.500.000.- 1 año
SISTEMA ACTUAL. del área de informática. años.
- El profesional a cargo no
posee conocimientos
respecto a remuneraciones.
- Realizado por personal con
nível avanzado en Excel. - Los trabajadores deberán
- Personal con conocimientos de reorganizar su trabajo para
CREACIÓN PROPIA DE Se estiman 2
$0.- contabilidad y auditoría. realizar el proyecto.
NUEVO SISTEMA meses
- No involucra costos - Personal no son del área
adicionales. de informatica.
- Mantenimiento constante.
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IX. APROBACIÓN DE ALTERNATIVAS
Luego de evaluar las diferentes alternativas, la gerencia determina que la más
favorable para la empresa es la alternativa de generar un sistema propio de
remuneraciones, debido a que su costo será prácticamente nulo, y debido a que
corresponde a una empresa que está iniciando sus actividades, la capacidad de inversión es
reducida, sin contar que siendo los mismos trabajadores los usuarios de ya tienen claro
cuales son las falencias del sistema actual.
Además de generar un costo a la empresa, este sistema posee como ventaja la
mantención constante por parte de los funcionarios que realizarán el sistema, siendo ellos
mismo quienes utilizaran el sistema constantemente podrán identificar las fallas y
remediarlas lo más prontamente posible. Esto es sumamente importante al momento de
implementar un nuevo sistema, porque un sistema debe ser evaluado constantemente para
su mejora y mantenerlo actualizado.
Por último, cabe destacar, que los trabajadores encargados de su elaboración son
profesionales del área de contabilidad y auditoría, junto con poseer conocimientos de excel
avanzado, lo cual permite un complemento ideal para la elaboración de un sistema de estas
características.
25
X. BIBLIOGRAFÍA
Andreu, R., Ricart, J., Valor, J. (1996): Estrategia y sistemas de información, McGraw-Hill,
Madrid
Lapiedra, R., Devece, C., Guiral, J. (2011): Introducción a la gestión de sistemas de
información en la empresa. Publicacions de la Universitat Jaume. Castelló de la
Plana. España.
26
