La comunicación escrita.

1. La comunicación escrita.

La comunicación escrita es un tipo de comunicación verbal, en la que el código utilizado

es el lenguaje. Se caracteriza, a diferencia de la comunicación oral, en que se desarrolla
por medio de la representación gráfica de signos, es decir, la escritura.

Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que
ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje.

En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de servirse

del lenguaje no verbal ni obtener una retroalimentación inmediata.

Las comunicaciones escritas van a transmitir una imagen de la organización, por lo que se
debe cuidar tanto el fondo como la forma de éstas.

Este tipo de comunicación se consigue una vez adquirido el lenguaje oral y exige algún tipo
de soporte que la mantenga (físico, como el papel; magnético, como el disco duro de un
ordenador).

En la empresa, como en cualquier otro entorno, se escribe para ser comprendidos y, sobre
todo, respondidos en la forma que se espera. Lamentablemente, no siempre ocurre de esta
manera.

1.1. Ventajas e inconvenientes.

La comunicación escrita presenta algunas ventajas, como.

− Se puede revisar y corregir el documento antes de enviarlo, pudiendo aportar mayor

claridad y precisión.
− Es permanente, ya que queda constancia de ésta.
− Llega con mayor facilidad a un amplio número de receptores con el mínimo
esfuerzo.

A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la

información archivada o registrada de forma permanente.

En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras desventajas, como.

− Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.

− Generalmente no tiene respuesta inmediata, por lo que no se puede estar seguro
de que se haya recibido y leído el mensaje.
− No interfiere la comunicación no verbal en ella, lo cual podría ayudar a su
interpretación.
− Es necesario que el receptor conozca el código usado y sepa leer.

En el ámbito empresarial, las comunicaciones escritas son esenciales; por eso, a

continuación se muestran frenos para comunicarse por escrito y posibles soluciones.

1
 Frenos para escribir. Posibles soluciones.
Me es más cómodo y la gente me entiende mejor si Si te acostumbras a escribir mejorará tu capacidad de
me expreso verbalmente. argumentar y tu expresión verbal se enriquecerá.
Todos tenemos poco tiempo y nos quejamos de ello, Si el informe está confeccionado en su forma, estilo e
si escribo, el destinatario no tendrá apenas tiempohilo argumental adecuado, captará la atención del
de leer mi informe y prestarle la atención debida. receptor y seguro que tendrá el tiempo necesario para
leerlo.
Hablar es más fácil, más rápido, más claro y puedo Es cierto, pero el nivel de compromiso y el contenido
controlar mejor los resultados. de lo que se ha hablado, puede ser olvidado, o
tergiversado. Sobre el papel, el mensaje queda
escrito y sus objetivos claramente reflejados.
Me es difícil escribir correctamente ya que no Ejercitándote y consultando los manuales
domino las reglas de la lengua y la ortografía. adecuados, mejorará tu capacidad y perderás el
miedo.

2. Normas de comunicación y expresión escrita.

El objetivo de toda comunicación escrita debe ser que el mensaje llegue y sea comprendido
correctamente por el destinatario y se pueda conseguir la respuesta más adecuada.

Para que el mensaje sea entendido adecuadamente es necesario seguir unas normas de
expresión escrita que se basan en cuatro pilares fundamentales: normas generales de
expresión escrita, normas de ortografía, sintaxis y puntuación, la forma, estructura y
contenido de los escritos y el conocimiento de las siglas y abreviaturas.

2.1. Normas.
2.1.1. Generales.

La comunicación escrita dentro de la empresa debe cumplir una serie de requisitos

generales para que el mensaje sea adecuado y fácilmente entendible por el receptor;
algunos de esos requisitos son los siguientes.

− Brevedad. Las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando se va llegando al

final se dificulta acordarse del principio de la comunicación. Para conseguir que la
comunicación sea breve, se deben usar frases cortas (poner las ideas en varias
frases en lugar de en una frase más larga o intentar decir lo mismo con menos
palabras), evitar los detalles excesivos, evitar palabras inútiles (como puede ser
adjetivos o adverbios).
− Sencillez. Esto hará que se entienda con mayor facilidad, para lo que se pueden
evitar utilizar palabras complejas o excesivos tecnicismos y utilizar palabras de uso
común.
− Dinamismo. Cuando se usan frases dinámicas el mensaje es más fácil de entender,
para lo cual se puede usar la forma activa en lugar de la pasiva (las frases activas
tienen más información, son más cortas y reales que las frases en forma pasiva) y
utilizar un estilo hablado y dialogado (hacer preguntas al interlocutor).
− Positividad. Destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo
desfavorable. Con ello, se consigue que la comunicación sea fluida y agradable.
− Orden. Con un mensaje coherente y bien estructurado, para lo que se pueden
construir oraciones que contengan una unidad (sólo una idea principal) y siguiendo
el orden normal de la frase (sujeto, verbo y predicado).

2
 2.1.2. De ortografía.

Cuando se redacta un documento empresarial, la imagen que se da con él es la imagen

que el receptor va a tener de la empresa u organización, por lo que se deben cuidar las
normas de ortografía.

Dentro de las normas de ortografía se puede encontrar el uso de las mayúscula, uso de las
distintas letras (b, v, h, g o m), la acentuación, los signos de puntuación y otros signos.

2.1.3. De puntuación.

El punto indica una ruptura en el pensamiento; la coma señala una pausa; el punto y coma,
una pausa intermedia entre la coma y el punto (útil para señalar la separación entre los
elementos de una lista)

2.1.4. De sintaxis.

La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se combinan
palabras o conjuntos de palabras y se forman las oraciones. Es decir, el orden de las
palabras dentro de las oraciones.

Cuando se utiliza la comunicación oral, es mucho más fácil que el interlocutor interprete
correctamente el mensaje, ya que se tiene la respuesta inmediata, se sirve del lenguaje no
verbal, etc. Sin embargo, en los textos o documentos escritos sí que pueden aparecer
problemas, ya que sólo se tiene las palabras y los signos de puntuación para conseguir que
el mensaje llegue correctamente a su destinatario. Es por ello por lo que se debe prestar
especial atención a la sintaxis.

Aunque se utilicen las mismas palabras, si se ordenan de una forma u otra se puede dar
lugar a que el mensaje se interprete de varias formas.

2.2. Estructura y contenido de los escritos.

Cuando se va a redactar un documento, lo primero que se debe hacer, antes de comenzar

a escribir, es preguntarse una serie de cuestiones como:

− ¿Qué se quiere decir? Hay que intentar que todo lo que se quiere decir aparezca
reflejado en el documento, además que se entienda correctamente. Por ello, se
debe decirlo de forma clara y sencilla.
− ¿A quién se le quiere decir? Quiénes son los destinatarios y cuál es la mejor forma
de ponerse en contacto con ellos, ya que quizás en vez de escribir un documento
es más conveniente hacer una llamada telefónica.
− ¿Qué medio se va a usar? Si es mejor redactar una carta comercial, un e-mail o
cualquier otro tipo de documento escrito.

Una vez que se han contestado a todas las preguntas anteriores y elegido el tipo de
documento que se va a redactar, hay que tener en cuenta la estructura de este.

En la estructura de todos los documentos que se redactan en las empresas tiene que haber
tres partes: introducción, cuerpo y conclusión.

2.3. Estilos de redacción.

3
La RAE define el estilo de redacción como la manera de escribir o de hablar peculiar de un
escritor o un orador. El estilo hace que el documento sea único y característico de cada
persona que lo escribe.

El estilo depende de la forma de ser, estado de ánimo o contexto, de la experiencia y de la

visión del mundo.

Mientras que las normas de ortografía o sintaxis vienen impuestas, el estilo es propio de la
persona que redacta el documento. El estilo también puede hacer referencia a la forma en
que se estructuran los documentos.

2.4. Siglas y abreviaturas.

En la actualidad, debido al ritmo de vida y de negocios que se lleva, es prioritario

economizar recursos, entre ellos tiempo. Gracias al uso de siglas y abreviaturas se puede
cumplir con ese fin, y conseguir mayor brevedad en los textos.

En el mundo empresarial se usan con mucha frecuencia siglas y abreviaturas, por lo que es
necesario conocer su significado para poder interpretar correctamente los documentos
que recibimos y también para poder usarlas cuando la situación lo requiera.

− Sigla/abreviatura. Una sigla es una palabra formada por un conjunto de letras

iniciales. (ARN = ácido ribonucleico). También se denomina sigla a cada una de las
letras que forman dicha palabra.
− Acrónimo. Cuando la sigla se pronuncia como suena, se le denomina acrónimo
(RAE).
− Abreviatura. Representación escrita de una o varias palabras eliminando algunas
de sus letras (Sr).
• Convencionales. Son de uso común entre la mayoría de las personas. Estas
abreviaturas están más o menos normalizadas y se pueden usar al redactar
documentos. Las abreviaturas convencionales pueden ser, a su vez.
▪ De uso general. Se usa por todos los hablantes de una lengua.
▪ De uso específico. Se usan en un campo o actividad.
• Personales. Las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades
de lo que escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y, por tanto, no
deben ser usadas en documentos que deban ser enviados a un destinatario,
ya que podría no entenderlas.

3. Técnicas para la elaboración de una comunicación escrita: análisis de la situación.

− Antes de empezar a redactar, se debe analizar la situación. Todo texto escrito debe
realizar bajo un plan establecido previamente. En dicho plan, se deben dar
respuesta a una serie de preguntas: ¿qué se quiere comunicar?, ¿cuál es el objetivo
del mensaje?, ¿quién o quiénes son los destinatarios?, ¿por qué hacerlo por
escrito?, ¿qué tipo de documento es el adecuado?, ¿qué requisitos exige este
documento?, ¿cómo se puede hacer atractivo el documento?
− Una vez que se ha analizado la situación, se debe establecer la estructura del
documento sabiendo que debe contener las siguientes partes.
• Introducción. En la que se exponga aquello que se va a decir.
• Cuerpo. Se desarrolla el tema.

4
 • Conclusión. Se resume el contenido del documento. La conclusión es
decisiva.

3.1. Redacción del documento.

Con la redacción lo que se hace es establecer el contenido del mensaje. A la hora de

redactar un documento se tiene que tener en cuenta que cumpla, al menos, las siguientes
condiciones.

− Claridad.
• Usar frases sencillas y comprensibles.
• Evitar una posible mala interpretación, por ello es aconsejable utilizar
verbos concretos y específicos en lugar de verbos genéricos que puedan
generar inexactitud o imprecisión.
• En las ideas complejas incluir metáforas o ejemplos, pero sin abusar.
• Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
• Exposición ordenada. Las ideas deben estar organizadas de forma
coherente, cada idea en un párrafo, pasando de una a otra de forma
secuencial y lógica y sin saltos que dificulten la comprensión.
− Concisión.
• No repetir.
• No extenderse innecesariamente.
• Oraciones y párrafos cortos.
• Las ideas estarán agrupadas en un solo párrafo; si fueran ideas diferentes
es mejor utilizar párrafos independientes.
• Si se quiere resaltar algo, se utilizarán letras de mayor tamaño, distinto tipo
de letra, intensidad de tinta o subrayado.
• Si se han de tratar varios temas, se deben separar.
• Si son temas muy distintos, deberían utilizarse documentos diferentes.

3.2. Corrección gramatical.

Para ello, antes de enviar o entregar un documento, se debe hacer una corrección de este
para evitar que se haya pasado algo por alto.

Algunas de las principales cuestiones que se tiene que tener en cuenta a la hora de hacer
una corrección gramatical son las siguientes.

− Respetar las normas ortográficas y sintácticas, los signos de puntuación y la

acentuación.
− Comprobar que existe concordancia en género y número.
− Hay que repasar la conjugación verbal.
− No se debe abusar de las mayúsculas.
− Evitar un vocabulario pedante o palabras innecesarias o ambiguas.
− No utilizar expresiones excesivamente coloquiales en un registro formal.

Otro tema interesante a la hora de la corrección gramatical es el uso de herramientas de

corrección de textos.

3.3. Herramientas de corrección de textos.

5
 − Herramientas tradicionales. Herramientas en formato papel que se pueden usar
para corregir los textos: son los diccionarios. Puede haber diccionarios de muy
diverso tipo.
− Herramientas informáticas. Además de los tradicionales diccionarios en formato
papel, en la actualidad, gracias al desarrollo de las tecnologías de la información,
se han desarrollado toda una serie de diccionarios y herramientas de corrección
informáticas. Algunos de los principales son:
• Diccionarios on-line. Diccionarios que se pueden consultar usando
Internet. Son muy prácticos ya que sólo tiene que introducir la palabra a
buscar, la corrige en el acto y da su significado.
• Programas de corrección automática on-line. Programas a los que se
accede a través de Internet, en los que se introduce una palabra o frase
completa y la corrige o la traduce a otro idioma.
• Herramientas de corrección de textos incluidas en los distintos
procesadores de textos. Los procesadores de textos más usados tienen un
corrector automático de textos, que va subrayando al instante las palabras
con faltas de ortografía o frases que no están bien construidas
gramaticalmente. O bien, corrigen el texto al final. Por ejemplo: en el Word
2007, si nos vamos a la pestaña revisar de la barra de herramientas, aparece
la opción ortografía y gramática, en ella podemos corregir las palabras que
no estén bien escritas.

Hay que decir que no hay que fiarse al 100% de los correctores de texto automáticos.

3.4. Corrección en la redacción.

A la hora de hacer una corrección en la redacción debemos tener en cuenta, entre otras
cuestiones, los siguientes consejos:

− Redactar de forma atractiva, intentando despertar el interés sobre el contenido del

mensaje. El documento ha de invitar a la lectura, manteniendo un aspecto
agradable y una estructura en secciones que facilite la localización de la
información deseada.
− Es importante cuidar las palabras elegidas para comunicar el mensaje.
− Si es necesario, se debe buscar la forma de asegurarse de que el mensaje se ha
recibido y se ha interpretado correctamente por el receptor.

3.5. Corrección en la presentación.

Algunos de los aspectos que debemos cuidar en la corrección de la presentación, son los
siguientes.

− Hay que poner márgenes. Oscilan entre 2,5 y 3 centímetros para los márgenes
superior, inferior y derecho, dejando un centímetro más en el margen izquierdo por
si hay que encuadernar.
− Hay que distribuir correctamente el texto. Cada idea en un párrafo distinto y
separando un poco un párrafo de otro (el comienzo de cada párrafo se hará en
mayúsculas y puede ir justificado a la izquierda o bien con algo de sangría).
Además, no debe quedar mucho espacio en blanco en la parte inferior del

6
 documento (para lo que debe intentar centrar el contenido de nuestro documento
o que no esté demasiado desplazado hacia la parte superior).
− Hay que justificar el texto para ambos márgenes.
− Se debe usar un papel adecuado, normalmente se emplean folios de formato DIN
A4, en color blanco y con un peso mínimo de 80 gramos.
− Hay que economizar en lenguaje pero no en espacio.
− Se debe cuidar la limpieza, evitar tachones y manchas, cuidar el tipo de letra y que
la impresión sea de calidad.

4. Recomendaciones para mejorar la forma de escribir.

− Utilizar una postura adecuada, con la espalda recta.
− Colocar el documento entre 40 y 50 centímetros de distancia y en un ángulo de 45
grados respecto a la frontal.
− Cuidar la iluminación.
− Utilizar modelos estándar de cartas (formas de saludo, despedida o frases que
permiten adaptar su utilización según el objetivo del escrito que se esté realizando).
− Utilizar los recursos informáticos existentes (procesadores de textos, verificadores
ortográficos o plantillas).
− Consultar diccionarios.
− Releer la versión final del escrito y corregirlos últimos errores.

Con todas estas recomendaciones se puede mejorar la forma de escribir.

5. Formas más habituales de comunicación escrita.

La carta ha sido tradicionalmente la forma más usada de comunicación escrita.

Actualmente, las nuevas tecnologías han permitido formas de comunicación más
avanzadas que han desbancado al correo postal tradicional.

5.1. SMS.

El servicio de mensajes cortos o SMS (short message service) es un servicio disponible en

los teléfonos móviles que permite el envío de mensajes de texto cortos entre teléfonos
móviles y teléfonos fijos.

La limitación del tamaño de los mensajes ha contribuido a que los usuarios del servicio
SMS hayan desarrollado un uso intensivo de abreviaturas (como tq o tk en lugar de te
quiero). Esta economía de caracteres también supone la omisión de vocales (qdms a ls 8
por quedamos a las 8).

Para ayudar al entendimiento y difusión de este lenguaje, se ha creado todo un lenguaje

SMS a partir de las abreviaturas más comunes de palabras del idioma original e incluso se
han editado diccionarios para guiar a los que no conocen las abreviaturas empleadas en
los móviles. En el ámbito empresarial es preferible no usar este tipo de lenguaje basado en
abreviaturas.

La comunicación por SMS es de gran utilidad para las empresas, ya que les permite ofrecer
un nuevo canal de información y atención a clientes, ahorrar costes de comunicación
(posee una gran funcionalidad sin tener la necesidad de realizar grandes inversiones) y
automatizar procesos de información y comunicación (una plataforma para estar en todo
momento informado de las posibles incidencias en la empresa).

7
 5.2. E – mail.

El correo electrónico o e-mail consiste en enviar mensajes a través de terminales de

ordenadores conectados a la red. Está siendo cada vez más utilizado en el ámbito personal
y laboral.

Presenta como varias ventajas como la rapidez, la confidencialidad, el acuse de recibo, el

ahorro de papel y la posibilidad de adjuntar otros documentos (escritos, gráficos o
sonoros). Pero también presenta algunos inconvenientes como el aislamiento del
trabajador o el uso personal durante horas de trabajo.

A la hora de escribir un e – mail, se recomienda lo siguiente.

− Hay que ser breve. Omitir palabras innecesarias.

− Utilizar frases cortas.
− Hay que ser educado. Mantener las normas de cortesías habituales.
− Resaltar lo importante, para lo que se puede utilizar el subrayado o la negrita.
− Si va destinado en concreto a una persona, de la que se conoce su nombre, iniciar
el e – mail dirigiéndose a ella, pues personaliza el correo.
− Terminar el mensaje con el nombre del remitente.
− Suele considerarse innecesario al responder, los saludos de inicio y final del
mensaje.
− Con algunos paquetes de programas de correo, se puede crear fácilmente un
fichero llamado "signature" (firma), el cual es añadido automáticamente al final de
cada mensaje que se envía. Si utilizas una "signature" ten en cuenta que:
• Tiene que ser breve, debe ser suficiente con menos de 5 líneas (nombre,
dirección, teléfono, correo).
• No incluir montones de gráficos hechos de letras y otros caracteres, ni listas
de todos los números de teléfono, tampoco todas las direcciones de correo
donde se puede contactar.
− Por último, antes de enviar un mensaje:
• Ojear todo lo que se ha escrito.
• Asegurarse de haber dicho todo lo que se pretendía.
• Asegurarse de haber usado correctamente la gramática para lo que se
puede utilizar el corrector ortográfico.

5.3. Mensajería instantánea.

La mensajería instantánea es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más
personas basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados a una red
como internet. Se diferencia del correo electrónico en que las conversaciones se realizan
en tiempo real.

La mayoría de los servicios de mensajería instantánea tienen un aviso de presencia, que

indica a la lista de contactos si se está conectados o en qué estado se está (ausentes,
disponibles u ocupados) y, a la vez, indica el estado de las personas que se tienen en la lista
de contactos.

Las frases se envían cuando se terminan de escribir incluso, a veces, se permite dejar
mensajes aunque la otra parte no esté conectada (a modo de contestador automático).

8
Los clientes de mensajería instantánea más utilizados en el pasado fueron ICQ, Yahoo!
Messenger, Pidgin, AIM (AOL Instant Messenger), Google Talk (sustituido actualmente por
Hangouts) y Windows Live Messenger, actualmente integrado en Skype.

Actualmente la mensajería instantánea ha dado un vuelco hacia las aplicaciones móviles,

aplicaciones multiplataforma directamente o también servicios web que no necesitan de
ninguna aplicación para poder funcionar. Tienen especial relevancia WhatsApp,
Messenger, Facebook Messenger, Skype, Line, Hangouts, Telegram.

Algunas de las principales funciones de la mensajería instantánea son.

− Chatear.
− Enviar mensajes a un contacto, aunque no esté conectado.
− Enviar archivos adjuntos.
− En cuanto a la lista de contactos, permite.
• Mostrar su estado. Disponible, sin actividad, no disponible, vuelvo
enseguida, invisible o no conectado. Con el estado invisible se puede ver a
los demás pero los demás a uno no.
• Mostrar un mensaje de estado. Es una palabra o frase que aparece en las
listas de contactos de tus amigos junto a tu nick.
• Se pueden agrupar los contactos (familia, trabajo, amigos…).
• Se puede usar una imagen que le identifique a uno.
− En cuanto a la conversación que se puede mantener a través de estos servicios:
• Puede haber varios tipos de mensajes:
▪ Aviso. Envía un mensaje solo. No es una invitación a mantener la
conversación, solo se quiere enviar una información.
▪ Invitación a chatear. Se invita a mantener una conversación en
tiempo real.
▪ Mensaje emergente. Aviso que se despliega unos segundos y se
vuelve a cerrar. No requiere atención si no se desea. Sirve como
aviso breve que moleste lo mínimo posible.
• Se pueden hacer charlas grupales.
• Muchas veces se puede usar emoticonos.

La expresión “netiqueta” (apócope de “net” –red– y “etiqueta”) hace referencia a una serie
de normas en Internet que tienen como objetivo proporcionar un entorno agradable para
todos. Netiqueta es, aproximadamente, “comportamiento correcto en Internet”. En su
acepción más sencilla, puede ser definida como formas simples de usar Internet.

5.4. A través de redes sociales.

Una red social es un medio de comunicación que permite a sus usuarios intercambiar
fotos, archivos, enviar mensajes de texto o chatear. Su principal objetivo es que sus
participantes estén en contacto permanente y se envíe y reciba información
constantemente, es decir, es una forma de interacción social.

Para formar parte de una red social sólo se necesita internet, una cuenta de correo
electrónico y, en algunos casos, ser invitado por alguien que ya forme parte de esa red
social. La entrada en una red social es voluntaria, así como el admitir a personas con las
que tener contacto o la información a la que va a poder acceder cada persona.

9
En la actualidad las redes sociales se han convertido en uno de los medios de
comunicación más usados, también por las empresas, ya que gracias a ellas se puede
hacer publicidad del negocio, informar de los productos, poner noticias, etc. Todo ello de
una forma sencilla y, sobre todo, muy barata.

Existen las redes sociales horizontales (se dirigen a todo tipo de usuarios y no tienen un
contenido concreto, buscan la participación libre de todos los usuarios. Las más populares
son facebook y tuenti) y las redes sociales verticales (tratan sobre un contenido concreto y,
por lo tanto, buscan a unos participantes concretos y no a cualquier participante, pueden
ser profesionales – para que entren en contacto los miembros de una empresa o
trabajadores de un mismo sector – o de ocio, como Linkedin, Myspace o Slideshare).

5.5. Por fax.

El fax es una forma de trasmitir documentos en formato impreso a través del teléfono,
bastante utilizado en las empresas. El fax emisor hace una especie de fotocopia que es
impreso por el fax receptor. Es habitual incluir una cabecera en la que se incluyan algunos
datos sobre el documento que se envía, de forma que ayude a localizarlo y a entender su
finalidad. El fax se resiste a desaparecer por el respaldo legal del envío del documento.

En la actualidad el uso del fax disminuye en favor de internet y el correo electrónico (¿para
qué imprimir y enviar por fax un documento, si el fichero de este puede enviarse como
adjunto?).

5.6. Por burofax.

El burofax es un envío de documentos importantes, de forma urgente y en el ámbito

nacional, que se realiza bajo firma y que tienen carácter de prueba frente a terceros.

El envío de burofax tiene la utilidad de que se certifica tanto el envío a su destinatario (carta
certificada con acuse de recibo), como el contenido de lo enviado, del cual el contratante
del servicio guarda una copia sellada por el funcionario.

Por ese motivo, se usa sobre todo en los comunicados oficiales, como por ejemplo en
litigios de abogacía, dado que ofrece la prueba de cara a un posible juicio de haber enviado
esa comunicación concreta en la fecha establecida.

El burofax se puede enviar desde una oficina de correos, rellenando un impreso oficial que
se puede encontrar en sus oficinas.

5.7. Por telegrama.

Un telegrama es un mensaje de texto breve que se envía rápidamente, tanto a nivel nacional
como internacional. Se utilizó para transmitir información importante con pocas palabras
y de forma rápida con respecto a una carta.

La característica fundamental del telegrama es que es muy breve, por lo que se tiene que
intentar decir lo que se pretende usando el menor número de palabras posibles. Esto se
debe a que el coste del telegrama dependerá del número de palabras escritas.

Algunas recomendaciones para escribir un telegrama son redactar en mayúscula o

mecanografiado, suprimir el saludo y la despedida, no escribir los artículos, adverbios,
preposiciones ni conjunciones y utilizar frases simples pero con sentido.

10
 5.8. Otras formas de comunicación a través de internet.

Algunos dicen que internet es la herramienta que más ha aportado a la comunicación

después de la imprenta. Gracias a él, se tiene multitud de información y conocimientos al
alcance, pero también formas de comunicación baratas, rápidas y efectivas.

Gracias a los chats se está en contacto con personas de cualquier lugar del mundo,
comunicándose en tiempo real. Los chats son una de las herramientas más usadas en la
actualidad, tanto a nivel personal como empresarial.

Las videoconferencias son más usadas por empresas que por particulares, aunque gracias
a la mensajería instantánea cualquier usuario puede realizar videoconferencias a través de
Internet. Gracias a este medio, se pueden realizar reuniones o encuentros sin estar en el
mismo lugar físico.

Los blogs son sitios web, periódicamente actualizados, que recopilan cronológicamente
textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el
autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

6. La carta comercial.

Para una empresa es esencial su comunicación con el exterior (clientes, proveedores,

entidades y organismos públicos), ya que de ésta depende el éxito del negocio.

Actualmente, debido a la existencia de medios más rápidos y directos de comunicación, la

carta comercial ha perdido parte de su importancia, pero a pesar de ello; la carta comercial
es una de las formas de comunicación escritas más usada por las empresas.

Las cartas comerciales tienen una doble finalidad: informar y comunicarse con el exterior
y ser una tarjeta de presentación de la empresa, transmitiendo una imagen de ésta al
receptor.

Por lo tanto, cuando en una empresa se redacta una carta no sólo se debe pensar en
transmitir una información, sino que se tiene que tener muy en cuenta lo que el remitente
verá en dicha carta, en su presentación o en su redacción: la imagen de nuestra empresa.
Si se quiere dar una buena imagen de la empresa se debe prestar especial atención a esos
aspectos.

6.1. Nociones básicas.

Antes de empezar a escribir una carta comercial se debe tener en cuenta una serie de
cuestiones o pasos a seguir, para que de esa forma el mensaje que queremos transmitir
con ella se entienda correctamente y no dé lugar a malos entendidos.

Antes de empezar a escribir una carta es necesario realizar una planificación previa. Para
ello se debe establecer claramente el objetivo que se pretende conseguir con la carta, tener
claro el mensaje que se va a transmitir y organizar los contenidos.

Cuando se va a comunicar un mensaje agradable es conveniente empezar la carta con la

idea principal, posteriormente se presentan los datos y se termina con el recordatorio de la
idea central.

11
Cuando se van a comunicar mensajes desagradables o negativos, primero se deben
exponer las razones que han llevado a esa noticia o situación negativa, posteriormente se
presentan los hechos y datos, después la idea principal, se termina una idea positiva.

6.2. Exigencias básicas: presentación.

Hoy en día ha cambiado el estilo de los escritos. Las fórmulas pomposas han dejado hueco
a los tratamientos directos y concretos. Además, para la realización de los escritos dentro
de una empresa, se usa el procesador de textos, lo que simplifica muchísimo el trabajo.

Lo más importante a la hora de la realización de cualquier documento comercial es el

aspecto visual. Es necesario no sólo que se redacte correctamente (sin faltas de ortografía
y con buena expresión), sino que también el escrito tenga un aspecto que, en un primer
vistazo, invite a la lectura. Además, generará una buena imagen de la empresa. Por lo tanto,
la presentación del escrito es fundamental, donde se destacan.

− No puede haber tachaduras, erratas o faltas de ortografía y se deben usar

correctamente los signos de puntuación. Será bueno repasar el escrito a su
finalización y no fiarse de los correctores automáticos.
− En cuanto a la letra, no se deben usar muchos tipos de letras en un mismo escrito,
ni tampoco muchos tamaños. Debe ser un tipo de letra de fácil lectura, siendo
times new roman y arial los que más se utilizan y aconsejan, a un tamaño 11 o 12.
En cuanto al interlineado, dependerá de la longitud del texto; si es corto, es mejor
usar un interlineado de 1,5 o doble y si es largo, es mejor utilizar el interlineado
simple.
− Se evitará el uso de abreviaturas.
− Se puede utilizar el subrayado o la negrita para resaltar alguna parte concreta del
texto.
− No hay que apretar el texto dentro de la página; para ello, se puede dejar un espacio
entre un párrafo y otro.
− Equilibrio entre los márgenes y el contenido del escrito.
− El texto debe estar centrado y justificado a ambos lados.
− El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si ocupa más de
una página el membrete sólo se pone en la primera página.

6.3. Otras exigencias básicas.

Además de tener una buena presentación, otras de las exigencias básicas de las cartas
comerciales son las siguientes.

− Exposición con claridad del mensaje que se quiere transmitir, siguiendo una
estructura incorrecta.
− Los márgenes que se deben utilizar son de 3 a 4 centímetros en el margen izquierdo
y de 2 a 3 centímetros en el margen derecho, superior e inferior.
− Hay que dar aspecto positivo a los escritos; para ello, es bueno utilizar el presente,
utilizar el tono cordial y la sutileza para negar o rechazar golpes. No se debe utilizar
en exceso el gerundio.
− Usar un estilo dinámico y fácil de leer, sin utilizar fórmulas rebuscadas, ni muchas
frases hechas.

12
 − El formato más comúnmente utilizado es el de estilo semibloque. Al inicio de cada
párrafo hay una sangría de 5 a 10 espacios, excepto en los datos y dirección del
destinatario y en el saludo. La fecha y firma van a la derecha. Éste será el estilo que
se utilizará en la elaboración de las cartas comerciales.
− Si se utiliza más de una página, éstas deben ir numeradas en la esquina superior o
inferior derecha con el formato página actual / total de páginas.
− En cuanto a la forma de doblarse una página, se debe hacer en tres partes iguales,
con el texto hacia el interior y la parte del membrete hacia el exterior.

6.4. Estructura.
6.4.1. Encabezado o inicio.

El membrete hay que situarlo en la parte superior de la carta (en el centro o a la izquierda).
Generalmente, en él figura el logotipo o imagen identificativa de la empresa, así como el
nombre de la misma, la dirección postal y de correo electrónico y los números de teléfono
y fax. Esta parte de la parte comercial es muy importante, ya que suele transmitir la imagen
de la empresa, por lo que debe prestarse mucha atención a su elaboración.

La fecha se coloca en la parte derecha. Se le suele poner delante el nombre de la localidad,

aunque si éste aparece en el membrete, mejor no repetirlo. Se suele escribir completa y sin
abreviar y el nombre del mes en minúscula.

El destinatario se coloca en la parte izquierda de la hoja, un poco más bajo que la fecha,
aunque si el sobre es de ventanilla, se situará a la parte izquierda para que cuando se meta
la carta en el sobre, el destinatario se pueda ver con facilidad. Lleva todos sus datos:
nombre y dirección completa, indicando también a la persona a quien va dirigido el escrito
(para lo cual se utiliza A/A y el nombre de la persona a cuya atención se dirige la carta).

La referencia sirve para identificar la carta o hacer referencia a aquélla que se contesta. Se
sitúa en la parte izquierda, debajo del destinatario. Se pueden encontrar las siguientes
referencias: s/ref (datos de la carta recibida y que se responde), s/escrito (fecha del escrito
al que se refiere), n/ref (indicación de quién envía la carta), n/escrito (fecha del último
escrito que se ha enviado referente al tema). Normalmente después de estas abreviaturas
se suele poner las iniciales del responsable de la carta en mayúsculas, una barra y las
iniciales de quién la redactó en minúsculas.

El asunto es un breve resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el margen izquierdo, sin
sangría.

6.4.2. Contenido.

El saludo es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario y que se emplea inmediatamente

antes del texto de la carta. Se sitúa debajo del asunto, al margen izquierdo, sin ninguna
sangría y seguido de dos puntos. Hay numerosas formas de realizar el saludo, la mayoría
de las veces depende de quién es el emisor y quién es el receptor y del grado de confianza
que hay entre ambos, aunque hay que evitar frases rimbombantes. Partiendo de que las
cartas comerciales han reducido el uso de fórmulas muy clásicas (“Muy señor/es mío/s”,
“muy señor/es nuestro/s”), las principales formas de saludo son: señor (una persona),
señores (varias personas u organización), estimado señor (existe cierto grado de amistad),
distinguido señor (persona con categoría social), distinguido amigo (persona conocida),

13
querido amigo (bastante relación con la otra parte). No es conveniente utilizar Sr. Seguido
del primer apellido porque es muy agresivo.

El texto o cuerpo es la parte más importante, ya que en él se expone lo que se desea

comunicar. Hay que poner cada asunto o idea en párrafos distintos, separados por
espacios y utilizar sangrías de 5 a 10 espacios al comienzo de cada uno. Dentro del texto o
cuerpo se distinguen varias partes: introducción (captar la atención del destinatario, breve
introducción del tema de la carta donde se utilizan frases ya definidas según el contexto de
la carta, como en respuesta a su carta del…, en relación a su…, una vez estudiada su
petición, le comunicamos…, el motivo de nuestra carta es…), desarrollo (de la idea básica
o motivo de la carta, hay que evitar poner varios asuntos en la misma carta o, en caso de
hacerlo, que estén relacionados, también hay que evitar párrafos extensos) y conclusión
(breve párrafo en el que se resume el contenido de la carta, debe ser recordatorio y que
convenza al destinatario).

6.4.3. Cierre.

La despedida consiste en una frase breve que debe coincidir con el tono del saludo y del
resto de la carta. Se sitúa a dos espacios de la última línea del texto y utilizando sangría de
5 a 10 espacios. Detrás de la despedida se pone una coma. En los últimos tiempos se han
eliminado el uso de fórmulas pomposas en las despedidas y se utilizan otras más simples,
como atentamente o reciban un cordial saludo.

La antefirma se sitúa en la parte derecha de la carta comercial, debajo de la despedida.

Cuando una carta se firma en nombre de una empresa, se incluye la antefirma encima del
nombre del firmante. La antefirma se compone del nombre de la sociedad y también se
puede añadir el cargo del firmante. Se puede incluir debajo de la antefirma las abreviaturas
P.P. (por poder), P.A. (por autorización) o P.O. (por orden).

La firma es la rúbrica del responsable del contenido de la carta aunque no la haya escrito
personalmente. Se sitúa debajo de la antefirma y debajo de ella se escribe la abreviatura
Fdo.: (firmado) y el nombre y apellidos del firmante.

Los anexos se utilizan cuando se adjuntan a la carta otros documentos escritos como
cheques, letras de cambio o facturas. Se sitúan a la izquierda de la carta, escribiendo la
palabra anexo, seguida de dos puntos y los documentos que se adjuntan.

La postdata se incluye si se ha omitido algún dato a lo largo de la carta. Se sitúa bajo los
anexos, en la parte izquierda con la palabra postdata o P.D. No conviene utilizarla ya que da
la sensación de que ser pocos efectivos.

6.5. Tipos.
6.5.1. De solicitud.

Mediante este tipo de cartas, se solicita información sobre precios, ofertas, catálogos o
muestras a los distintos proveedores. Este tipo de carta es una forma de atraer a nuevos
clientes, por lo que los destinatarios las acogen muy bien. La carta de solicitud tiene el
objetivo de pedir información a los proveedores para, después, seleccionar aquel material
que más interese a la empresa que demanda la información.

14
Deben ser breves pero conteniendo todos los detalles necesarios de la información que se
desea conocer (se podría indicar para qué se va a utilizar aquello que se solicite). Debe
recoger en el primer párrafo la pregunta más importante.

6.5.2. De pedido.

Mediante este tipo de cartas se solicita a un proveedor que envíe unas mercancías
determinadas. Es importante redactarla de forma clara y sin fallos, de manera que no lleve
a confusiones. Hay que detallar todos los aspectos referentes a la venta: artículo
(referencia o nombre), cantidad, colores, precio, forma de pago, plazos de entrega, gastos
de envía, etcétera. La carta de pedido implica la aceptación por ambas partes de las
condiciones de venta.

Es conveniente que sean contestadas; si se aceptan todas las condiciones de venta, el

proveedore debería contestar para confirmar o bien devolver la misma carta firmada y en
caso contrario también es necesario contestar para indicar cosas como las modificaciones
o las cuestiones con las que no está de acuerdo o si va a haber algún retraso en la entrega.

6.5.3. De reclamación.

En una empresa no sólo se pueden recibir reclamaciones, sino también enviarlas. Las
cartas de reclamación surgen como consecuencia del incumplimiento de lo pactado.
Cuando se hace una reclamación hay que especificar lo que se reclama y por qué. Además
y en la medida de lo posible, se debe indicar una solución al problema que originó la
reclamación. Se debe utilizar un lenguaje cortés pero firme.

Cuando en una empresa se reciba una reclamación se debe actuar de la siguiente forma:
si tienen razón los reclamantes, se deberá aceptar la reclamación de una forma indirecta
para no mostrar que la empresa es demasiado ineficiente, se pedirán disculpas, se
explicarán las causas y se tomarán las medidas oportunas para solucionarla y hay que
comunicar que nunca más se volverá a producir y en caso de que los reclamantes no
tengan razón se deberá ser firmes en la respuesta y buscar argumentos sólidos para indicar
en qué están equivocados pero siempre con mucho tacto.

6.5.4. Circulares.

La circular es una forma de correspondencia que se utiliza cuando un asunto interesa o

afecta a varias personas. Lo que se hace es que se manda el mismo escrito a todas ellas y,
de esa forma, se ahorra tiempo. Se utilizan para comunicar cambios de horarios, de
dirección, cierre por vacaciones o ventas por correo.

En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación, ya que se debe dar la
sensación de

6.5.5. De ámbito general.

Esta modalidad de cartas abarca todas aquellas que no se relacionan de forma tan directa,
como lo hacían las anteriores, con operaciones de compraventa.

Se recogen cartas como algunas de las siguientes: publicitarias, de agradecimiento, a

entidades de crédito (solicitar cheques), de cobro (hacer efectivas deudas pendientes), de
contabilidad (enviando letras de cambio para su aceptación) y de acuse de recibo.

7. El sobre.

15
Se pueden utilizar muchos tipos de sobres para enviar las cartas comerciales. Según
correos, el tamaño del sobre (sumando ancho y largo) no puede superar los 90 centímetros
y ninguna de esas partes puede exceder los 60 centímetros. El tamaño más utilizado de
sobre es el rectangular, 115x220mm.

Los sobres que más se suelen utilizar son los que tienen ventanilla, ya que así se ahorra
volver a escribir en él la dirección del destinatario. Cuando se escribe un documento se
debe tener cuidado o fijarse antes donde el sobre tiene la ventanilla para colocar la
dirección del destinatario en el documento de forma que luego se vea correctamente a
través de la citada ventanilla.

Un aspecto muy importante es la distribución de los enunciados en el sobre: si se colocan

los datos correctamente en el sobre, además de dar mejor imagen de la empresa, se
conseguirá que la correspondencia se atienda de forma más rápida.

El sobre pre franqueado no necesita que se le pegue el sello, ya que cuando se compra se
paga una tarifa postal por él. Son más prácticos pues no se debe perder el tiempo en pegar
sellos.

8. Otros documentos básicos en las empresas.

Todos estos documentos tienen por finalidad el cumplir dos funciones: constancia (se
garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores) y la comunicación (sirven como medio de comunicación de
distintos actos de la empresa, dicha comunicación es tanto interna, entre las personas que
componen la empresa, como externa, de la empresa con otros agentes ajenos a ella).

Es muy importante redactar bien los documentos. La redacción de estos no es una tarea
sencilla porque tiene que reflejar de forma precisa y clara la información de la que deja
constancia y pretende transmitir.

Son documentos no normalizados, por lo que cada empresa podrá variar el formato de
ellos y adaptarlos a sus necesidades, forma jurídica o actividad a la que se dedique.

8.1. Saluda.

Es un documento utilizado, tanto en empresas públicas como privadas, para comunicar

asuntos como un nombramiento, una toma de posesión de un cargo, invitar a un evento o
agradecer algo.

No se utiliza demasiado por ser muy formal. Lo utilizan las empresas e instituciones con
personas con quienes mantienen (o quieren mantener) una relación amistosa, por lo que
se suele cuidar especialmente la presentación.

Algunas de las normas de redacción son que se suele escribir en formato A4 (210x297mm),
no se firma ni se sella, se redacta en tercera persona y los márgenes suelen ser de 2 cms,
tanto el derecho como el izquierdo.

8.1.1. Estructura.

El inicio está formado por el cargo y los datos profesionales del remitente.

En el saluda se pone la palabra saluda en un tipo de letra diferente (más grande y de otro
tipo) que el resto del texto y en párrafo aparte.

16
En el contenido se incluye el nombre del destinatario (si es un saluda individual; en el caso
de que sea colectivo, el nombre simplemente se suprime) y se le presenta alguna
información o invitación, motivo real de la misiva.

En el final, si en la parte inicial del saluda no se ha puesto el nombre del remitente, sino que
sólo se ha puesto su cargo, ahora sí se pondría el nombre y dos apellidos de la persona que
lo emite en el centro de la hoja y en el siguiente renglón y con minúscula una fórmula de
despedida; en caso de que sí se haya puesto anteriormente el nombre del remitente, ahora
no se volvería a poner, sino que sólo se pondría la fórmula de despedida en el centro,
iniciándose en mayúscula. En ambos casos, se cerraría con el lugar de emisión y la fecha
en formato largo.

8.2. Solicitud / instancia.

Una solicitud o instancia es un documento usado para hacer una petición a una
administración pública. También se usa en el ámbito privado pero con menor frecuencia.

Se puede usar una solicitud o instancia a una administración para solicitar becas o ayudas,
pedir certificados, pedir licencias de obras o solicitar la participación en una oposición.

En el ámbito privado se usan dentro de la empresa para solicitar alguna información a un

superior.

Cuando la administración prevé que se van a presentar muchas instancias sobre un mismo
tema, lo normaliza y fija un modelo de solicitud específico. Por ello, la mayor parte de los
organismos públicos disponen de impresos de solicitud para los diferentes aspectos que
se pueden demandar. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, cada uno puede
hacer la instancia.

8.2.1. Estructura.

Encabezamiento o inicio, donde se incluyen los datos del solicitante: nombre y apellidos,
DNI (persona física) / CIF (persona jurídica), domicilio, cualquier otro dato personal
necesario cuando la solicitud lo requiera (estado civil, lugar y fecha de nacimiento o
teléfono).

El cuerpo se compone de dos partes: la exposición de motivos (se introduce con la

expresión expone o expongo, se exponen los motivos o argumentos que fundamentan la
solicitud, se redactarán en párrafos distintos y se introducirán con la palabra que y se
finaliza esta parte con expresiones como de acuerdo con lo anterior o y en consecuencia)
y la solicitud propiamente dicha (se introduce con la expresión solicita / solicito, se indica
la petición y, si es necesario adjuntar algún documento, se indica de la siguiente forma: a
esta solicitud se le acompañan los siguientes documentos).

En el final se incluyen fecha en formato largo (lugar, día, mes y año), la firma del solicitante
y se hace constar, en mayúsculas, la autoridad y el organismo al que se dirige, así como la
población y provincia en la que se ubica (no se señala la ubicación). En el caso de que no
se sepa a qué cargo en concreto se debe dirigir la instancia, se señala el cargo más alto.

8.3. Convocatoria.

La convocatoria es un documento mediante el cual se cita, de forma oficial, a un grupo de

personas a tratar un determinado asunto, en un lugar, fecha y hora determinados.

17
También se usa una convocatoria como una forma de publicación para difundir
información de interés general, proveniente de una administración pública, como la
convocatoria de puestos de trabajo, convocatoria de becas o convocatoria de oposiciones.

Para que las reuniones sean verdaderamente eficaces y válidas, deben convocarse
formalmente y dirigirse a todos los asistentes, incluyendo la fecha, lugar y hora de reunión
y el orden del día (relación detallada de los asuntos que se van a tratar).

8.3.1. Estructura.

En el inicio se deben incluir el membrete de la empresa, la palabra convocatoria o la

expresión “se convoca a” y la indicación de la reunión que se convoca, fecha, hora y el lugar
de celebración.

El cuerpo estará formado por el orden del día, enumerando el orden en que serán tratados
los distintos asuntos que lo componen.

En el final se incluyen el lugar y fecha de redacción del documento y la firma del secretario
o del responsable.

8.4. Acta.

El acta es un documento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos
tomados en una reunión o asamblea.

Por tanto, un acta da fe de los hechos desarrollados en reuniones, que previamente han
sido convocadas formalmente, así como de los acuerdos tomados en ellas, que se
asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.

La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la

convocatoria a esa reunión.

Es el secretario, por medio de su firma, el que se encarga de dar fe de ese documento.

Igualmente, deben firmar los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la
reunión.

También hay que tener en cuenta que las actas deben ser aprobadas.

Cuando se trata de una única reunión, el último punto del orden del día recogerá la lectura
y aprobación de la presente acta.

Lo más usual, es que la reunión obedezca a una secuencia de reuniones. En este caso, en
la siguiente reunión, en el primer punto del orden del día, se recogerá la lectura y
aprobación del acta de la sesión anterior.

8.4.1. Estructura.

En el inicio se recoge el nombre de la empresa, el motivo por el que se celebra la reunión o

tipo de reunión, la fecha, hora y lugar donde se ha celebrado la reunión, la relación de los
asistentes (o bien una relación de asistentes y ausentes) – si el acta es escrita a mano, se
suelen poner en el margen izquierdo; en cambio, si es informatizada, suele formar parte del
cuerpo del acta Asimismo, se indican los cargos que ocupan dentro de la organización y se
ordenan de mayor a menor jerarquía – y el orden del día (que será el mismo que se recogió
en la convocatoria de la reunión).

18
En el desarrollo se recoge el desarrollo de la reunión, es decir, los asuntos deliberados y los
acuerdos tomados. Si hay debates, se nombra a los que intervienen y se sintetiza lo que
dicen, así como las conclusiones a las que se llegan; si hay votaciones, se detalla lo que se
vota y el resultado de la votación y si hay mociones, se detalla el contenido de cada una y
se menciona quién la formuló.

En el cierre se usa generalmente una fórmula establecida, la hora en que termina el acto y
la conformidad de los presentes mediante la firma del presidente y del secretario.

8.5. Nota interior.

La nota interior es un documento que se usa en las empresas para su comunicación

interna, es decir, entre sus trabajadores. A través de ella se realizan peticiones,
reclamaciones o notificaciones de un trabajador a otro o de un departamento a otro, de la
misma empresa.

La nota interior no debe ser un documento demasiado formal, ya que no pretende dar una
imagen de la empresa al exterior, sino lograr una buena comunicación en su interior, por lo
que debe ser cercana.

8.5.1. Estructura.

En el inicio aparecerá el nombre de la empresa y la fecha de emisión de la nota en formato

corto.

En el cuerpo se indica de (remitente de la nota, con nombre y/o cargo y departamento), a

(destinatario, con nombre y/o cargo y departamento) y el asunto (donde se indica, de forma
breve, el motivo por el que se escribe la nota).

El contenido es donde se desarrolla el motivo de la nota, no debe ser muy extenso.

En el final se incluye, de ser necesario, una frase de despedida y la firma del remitente.

8.6. Certificado.

El certificado es un documento emitido por una administración mediante el cual se puede

constatar un hecho, previa verificación por parte de la persona que lo expide.

Los hechos que suele constatar pueden ser la asistencia, participación u organización de
un curso, jornada o acto, los estudios realizados, los resultados académicos, la experiencia
profesional en determinado campo o la pertenencia a un grupo.

El certificado se emplea tanto en la administración pública como en la empresa privada

(certificar la realización de unas determinadas actividades por parte del trabajador).

A efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma,

no quien lo redacta y lo produce físicamente. Por lo tanto, si se expide un certificado que
no es verdadero él será el responsable.

8.6.1. Estructura.

En el inicio consta el membrete de la empresa u organismo y el nombre y cargo de la

autoridad que expide el documento.

La palabra certifica.

19
En el contenido van el nombre y apellidos de la persona que recibe el certificado, su DNI y
el hecho que origina el certificado.

La constatación. Una vez comprado y verificado el hecho que origina el certificado, se debe
constatar. Se suele utilizar la frase: y para que conste a los efectos oportunos, expido el
presente certificado, a petición del interesado.

En el final se expone el lugar y fecha de expedición y el sello de la institución y firma de

quien expide el certificado, que da validez al mismo.

8.7. Autorización.

Una autorización es un documento a través del cual se permite a una persona realizar
aquello que previamente, por escrito o no, ha solicitado, siempre y cuando cumpla con los
requisitos necesarios.

Se puede entender una autorización desde una doble vertiente: como un permiso o licencia
que concede el jefe a un empleado, que puede obedecer a varios motivos, tras haberla
solicitado previamente el mismo, no existiendo un formato o estilo normalizado para este
documento, simplemente hay que expresarlo con claridad, brevedad y concisión y como
licencia o representación que se le da a otra persona para que realice un trámite en nuestro
lugar, junto con este documento debe acompañarse la fotocopia del D.N.I. del autorizante
y su validez se limita a esta solicitud, la autorización debe ir firmada por el autorizante y el
acreditado debe acreditar su identidad.

8.7.1. Estructura.

En el inicio se pone el membrete de la empresa u organismo, la expresión se autoriza a, el

nombre y apellidos del beneficiario de la autorización, el DNI del beneficiario y el a.

En el contenido están la cosa o cosas que se autorizan (en caso de ser varias, es mejor
ponerlas en párrafos diferentes) y los motivos de la ausencia.

En el final se pone la persona y cargo de la persona que autoriza, la fecha y la firma de la

persona que autoriza.

8.8. Informe.

Un informe es el documento que contiene información sobre una materia concreta y que
refleja el resultado de una investigación.

Tiene el propósito de dar a conocer algo: presentando hechos y datos, su análisis e

interpretación y que nos lleva a ciertas conclusiones y recomendaciones.

Generalmente, el propósito del informe, como su nombre indica, es informar. Sin embargo,
los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones o
sugerencias.

8.8.1. Estructura.

Los informes no tienen una estructura fija, tendrán que adaptarse al contexto, a la persona
que los redacta y al tipo de informe de que se trate.

Unas pautas generales de la estructura de un informe son el inicio (título, nombre de los
autores y la fecha), el índice, la introducción (resumen del contenido del informe),

20
contenido (es el grueso del informe, es lo que se ha estudiado y analizado), conclusión y
referencias (autor, título del libro, editorial, lugar de publicación y año; autor, revista,
volumen, página y año).

8.9. Memorando.

Es un documento interno, usado por las empresas para intercambiar información entre
departamentos o trabajadores de una misma empresa. Se suele usar para comunicar algo
o para, dar alguna indicación o instrucción.

A la hora de redactar un memorando se debe tener en cuenta que debe ser breve y conciso,
la información se debe indicar sin rodeos, no se debe incluir información no necesaria y no
hay que usar expresiones negativas.

8.9.1. Estructura.

En el inicio se indica el membrete de la empresa, la fecha, el de (nombre y apellidos del

emisor y/o departamento), el para (nombre y apellidos del destinatario y/o departamento)
y el asunto (breve descripción del asunto).

El cuerpo es el desarrollo del asunto, teniendo en cuenta las anteriores normas en cuanto
a su redacción.

En el final se ponen la despedida y la firma.

21