CURSO PRÁCTICO DE

MS PROJECT 2016
APLICADO A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Luis Felipe Torres Julca

MCP (Microsoft Certified Professional)

CAPM (Certified Associate in Project Management)
GESTIÓN DEL
CRONOGRAMA
DEL PROYECTO
Ms Project 2016

Herramienta de la familia de productos de la

empresa Microsoft para la gerencia de Proyectos en
una Organización.
 Exploración de interfaz

Ficha de Menú

Área Gráfica

Área de tabla

Barra de Estado Atajo para vistas Control Zoom

Examinar y cambiar vistas

Project ofrece varias vistas en las que se puede mostrar información

del proyecto, cada vista ayuda a centrarse en un aspecto diferente.

Haga Clic
derecho en
la barra vista
Examinar y cambiar vistas

Haga Clic en la ficha tarea y después en el botón en el diagrama Gantt

Cinta de Opciones

Las cuatro vistas de uso más frecuente

Cinta de Opciones

El siguiente icono indica que estamos en la vista

Diagrama Gantt y es la vista más usada

El siguiente icono se llama Uso de tareas con la que se puede

analizar el trabajo real vs el trabajo planeado, también se puede
analizar la sobre asignación de recursos y el día en que sucede.

El siguiente icono se llama Hoja de recursos y permite visualizar

los recursos del proyecto
Configuración del proyecto

Use el cuadro de diálogo Información del proyecto para suministrar

información básica sobre el nuevo proyecto que se desea crear
Proyecto > Información del proyecto

Para este caso práctico empezaremos

con una fecha de Inicio 07/05/2018
Creación de un nuevo proyecto

Copiamos las tareas que tenemos definidas en el Excel (Caso práctico 1_Plantilla)
Programación Manual y automática

Auto programamos todas las tareas

Tareas > Tareas > Autoprogramar

• Seleccionamos todas las tareas

y auto programamos
 Sangrías

Relacionamos cada actividad con su entregable y su fase correspondiente

por lo que aplicamos las sangrías correspondientes a cada fase
Tareas > Programación > Aplicar sangría a la tarea

Actividades con entregable Entregables con fase

Vinculación de tareas

Vinculamos las tareas para visualizar la longitud real de un proyecto

Tareas > Programación > Vincular tareas seleccionadas
Vinculación de tareas
Análisis de predecesora

Cada tarea predecesora está representada por su número identificador de tarea que
puede estar seguido de un tipo de dependencia y del tiempo de adelanto o de retardo.

Fecha de fin de proyecto: 04/07/2018

Información total de proyecto

Revisamos la información total del proyecto

Formato > Mostrar u ocultar > Tarea resumen de proyecto

Cambiamos el nombre del proyecto a Caso práctico Fecha de fin de proyecto:

Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
04/07/2018
Caso práctico 43 días lun 07/05/18 mié 04/07/18
Definir Calendario Laboral de proyecto

Calendario: Sirve para definir la programación del proyecto, así mismo para definir
los horarios de disponibilidad para asignar las tareas o actividades de cada recursos.
En Ms Project 2016 para visualizar los tipos de calendarios seleccionar la pestaña :
Proyecto > Propiedades > Cambiar de trabajo
Cambiar calendario Laboral de proyecto

Se refiere al tiempo de trabajo del proyecto

Horario Estándar de Project – Jornada Laboral 8 horas diarias
9am 1pm 3pm 7 pm

Horario de mi Proyecto Particular - Jornada Laboral 8 horas

diarias
9am 1pm 2pm 6 pm
Cambiar calendario Laboral de proyecto

HORARIO
PREDETERMINADO
Horario de trabajo:
9:00 am a 1:00 pm
3:00 pm a 7:00 pm

DEFINIMOS NUEVO
HORARIO DE TRABAJO
Horario de trabajo:
9:00 am a 1:00 pm
2:00 pm a 6:00 pm
8 horas de trabajo
Trabajar con el proyecto de calendario base

Considerar días no laborables

Días No Laborables :
Perú vs Francia 21/06
Perú vs Australia 26/06
San Pedro y San Pablo 29/06
Aniversario empresa 03/07

Nueva fecha de fin con días no laborables: 10/07/2018

Hitos en los proyectos

Un hito es un punto de referencia que marca un

¿Qué es un hito? evento importante de un proyecto y se usa para
supervisar el progreso del proyecto.

¿Cómo defino un Los hitos marcan los momentos claves en un

proyecto, como la terminación de una fase o la
hito?
aprobación de un producto o actividad

¿El tiempo de un Los hitos tiene se definen como una tarea de

hito? duración cero
Insertar hitos

Click derecho y seleccionar

en insertar tarea.
División de tareas

Si necesita interrumpir el trabajo en un tarea, puede dividir la tarea para

que parte de ella comience más tarde en la programación. Puede dividir
una tarea en tantas secciones como sea necesario.

Tarea > Programación > Dividir tarea

Ejemplo:
• Visita de inspección a planta industrial
Tipos de dependencias

A. Fin a comienzo (FC): Es el tipo más común de dependencias, donde la

tarea sucesora no puede empezar hasta que finalice la tarea predecesora.
• Debes escribir un informe para poder imprimirlo.
• Debes tener una computadora antes de poder instalar el software.
Tipos de dependencias

B. Comienzo a comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que la tarea
predecesora comience , ejemplos:
• Cuando los conductores encienden sus motores, el abanderado puede iniciar la carrera.
Actividad 1.1.3 y Actividad 1.1.2 en paralelo
Tipos de dependencias

C. Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que se culmine la tarea predecesora,
ejemplo:
• Terminar de instalar las computadores; a la vez, que se termina de trasladar a los empleados
en el edificio, de modo que los empleados puedan usar las computadoras de inmediato.
Actividad 3.1.1 y Actividad 3.1.2 finalizando la misma fecha
Relación de entregable a entregable

Las dependencias pueden ser entre actividades, también entre entregables y fases.

Entregable 3.1 y entregable 3.2 en paralelo

Retrasos

D. Actividad 2.2.2 retrasándose 2 días a la

Actividad 2.2.1
Adelantos

E. Actividad 2.1.3 adelantándose 3 días a la Actividad 2.1.2

 Ruta Crítica

La ruta crítica muestra las tareas que deben completarse según la programación para que el
proyecto termine a tiempo, estas tareas se denominan “tareas criticas”, las cuales no tienen
margen de demora y si presentan cambios tendrán repercusión en la fecha de fin del proyecto.

Ms Project proporciona una forma rápida y fácil de mostrar las tareas críticas del proyecto.
1. Muestre la vista Diagrama Gantt y Luego haga clic en la ficha formato de
herramientas de Diagrama Gantt
2. En la sección Estilo de Barras, coloque una marca en la casilla de verificación Tareas
críticas
3. Project Cambia el color de todas las tareas críticas a Rojo
Identificador de la ruta Crítica

Formato > Estilo de barra > Tareas críticas

Ruta crítica en Filtro

En ciertos proyectos nos van a solicitar enviar un cronograma solo con

las tareas críticas, para este caso nos ayudaremos con los filtros:
Vista > Datos > Filtro >Tareas críticas
Ruta crítica en Filtro
Tipos de holgura

Holgura libre (demora permisible): Es la cantidad de tiempo que una

actividad del cronograma puede demorarse sin retrasar la fecha de inicio
temprana de ningún sucesor ni violar ninguna restricción del cronograma.

Holgura total (margen de demora total): Es la cantidad de tiempo que

una actividad del cronograma puede demorarse o extenderse respecto
de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del
proyecto ni violar ninguna restricción del cronograma.

Holgura de proyecto: Es el margen de tiempo que tenemos como

“colchón” al final de la cadena crítica del proyecto antes de llegar a la
fecha de entrega requerida
Niveles de cronograma

El nivel es el grado de detalle que se desea tener, en cronogramas de

grandes actividades ayuda a clasificar las tareas por sectores (fases,
etapas, actividades, clientes, servicios entre otros).
Para un proyecto grande es recomendable contraer todo a nivel de
esquema 1 o 2 y luego expandir únicamente las secciones que le interesan.

General Nivel esquema 1 (fases)

Vista > Datos > Esquema > Nivel esquema 1
Niveles de cronograma

General Nivel esquema 2 (entregables)

Vista > Datos > Esquema > Nivel esquema 2
Niveles de cronograma

General Nivel esquema 3 (actividades)

Vista > Datos > Esquema > Nivel esquema 3

Archivo 2.1
Niveles de cronograma

Aplicación de niveles
Filtros en cronogramas

Filtra el cronograma según los criterios seleccionados, por ejemplos puede

mostrar únicamente las tareas según fechas, un rango de tareas, hitos entre otros.
Vista > Datos > Filtro > intervalo de fechas
Filtrar todas las tareas del mes de mayo

Desde el 07/05 Antes del 31/05

Filtros en cronogramas

Filtrar todas las tareas del mes de mayo

Archivo 2.1
Filtros en cronogramas

Filtrar las tareas de la fase 1 y fase 2

Vista > Datos > Filtro > intervalo de tareas
Tareas de Nro ID del 1 al 17

Archivo 2.1 Archivo 2.1

Filtro personalizado

Con Project, puede filtrar la vista para ver solo las tareas, los hitos y otra información crítica
que es la más importante. Si no puede encontrar un filtro que funcione para usted, pruebe
a diseñar el suyo propio.
En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la flecha que se encuentra junto
a Filtro y luego haga clic en Más filtros.
Filtro personalizado

Crearemos uno solo para filtrar tareas seleccionadas

Filtro personalizado

Insertamos la columna Texto 1 y a todas las tareas

que vamos a filtrar, escribimos el nombre “FILTRO”
Filtro personalizado

Finalmente en la opción filtro, elegimos el filtro creado

y se filtraran las tareas que hemos seleccionado.
Definición de recursos

Un recursos es aquel asignado a actividades o tareas específicas del proyecto, las

que deberá cumplir en un tiempo determinado y con un esfuerzo asociado.
Dentro de un proyecto los recursos pueden varias entre personas, materiales y de
tipo costo (viáticos, licencias de software, pasajes aéreos, entre otros)

Recurso tipo trabajo

Tipo de recurso
Recurso tipo material

Recurso tipo costo

Tipos de recursos

A. Recursos tipo Trabajo: Los recursos de trabajo son el equipo y las personas que
completan tareas dedicando tiempo o trabajo a las mismas. Cuando se crea un
recurso de trabajo, se hace en un contexto de tiempo.
Por ejemplo: Director de proyecto, programador, asistente, entre otros.
Tipos de recursos

B. Recursos tipo material: Estos son suministros, existencias u otros artículos

consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Algunos
ejemplos de recursos materiales son el hormigón, el acero, los tubos, la madera y el
cristal. Cuando crea un recurso material, establece que es un material y no un
recurso de trabajo. Asimismo, define la etiqueta del material, o unidad de medida,
para ese material. Por ejemplo, metros cúbicos, toneladas o cajas.
Tipos de recursos

C. Recursos tipo costo: Son aquellos recursos que ayudan a la consecución de

objetivos y actividades, pero que no tienen efecto sobre el calendario o la duración
del proyecto. Por ejemplo: Viáticos, pasajes de avión, entre otros.
Hoja de Recursos
Vista de la hoja de recurso
Caso práctico
Equipos de trabajo

Ingresamos esta información a nuestra hoja de costos

Asignamos los recursos tipo Costo

Doble Clic en la tarea/ Pestaña recursos / Ingresamos el tipo de gasto y

su gasto correspondiente
Cronograma con recursos (trabajo, material y costo)
Cronograma con recursos (trabajo, material y costo)
Analizamos el costo total de nuestro proyecto

Costo total del proyecto y por cada centro comercial.

Sobreasignación de recursos

Símbolo de Sobre Asignación

El CC 3 y CC2 se trabajarán en paralelo.
Notaremos que se presenta una sobre asignación de recursos.

Simbolizado por un hombre de color rojo Fecha de Fin 17/11/2017

Sobreasignación en vistas

Vamos a la hoja de recursos y podemos notar, cual es el recurso que está sobre asignado

El recurso sobre asignado es Ingeniero Senior

Sobreasignación en vistas

Cambiamos la escala de nuestro proyecto

Nivel Inferior

Unidades Días
Etiqueta 01, 02, ..

Nivel Inferior

Unidades Semanas
Etiqueta 25enero '09

Fecha de sobre Asignación 10/05/2018

Sobreasignación en vistas

Vamos a la hoja uso de recursos y podemos notar,

exactamente que día está sobre asignado

Fecha de sobre Asignación 10/05/2018

Levantamiento de Sobreasignación

Distribución de horas: En en las dos actividades se trabaje en total 8 horas ( 4 horas cada una )
Presentación CC2 4 HH
Presentación CC3 4 HH
Levantamiento de Sobreasignación

Cambiar de fecha en una de las actividades_

Presentación CC2 10/05/2018
Retrasar 1 día
Presentación CC3 11/05/2018
LINEA BASE

La línea base es una fotografía instantánea de su proyecto cuando se completa la

fase de planificación, es un conjunto de datos que se guarda en el mismo archivo
donde realizar el seguimiento de datos reales del progreso, a partir de ese
momento se comenzará a ejecutar el proyecto teniendo como referencia de
comparación la línea base guardada, Project le permite guardar 11 líneas bases

Línea base de
Aprobación de Plan de medición de
dirección de Proyecto desempeño
Configuración de Línea Base

Eliminamos la predecesora de la tarea 11 y seleccionamos la de la tarea 9

Ingresar línea base
Proyecto > Programación > Establecer
Línea Base
Configuración de Línea Base

Presenciar Línea Base

Formato > Estilo de barra > Línea Base
Configuración de Línea Base

Duplicamos el valor de cada duración

Configuración de Línea Base

Proyecto > Información de proyecto > Estadística

Configuración de Línea Base

Cambiamos los formatos:

Formato > Estilo de barra > Formato >Estilo de barra)
Línea base: Aumentamos Max grosos / Color verde
Configuración de Línea Base

Cambiamos los formatos:

Actualizar de Línea Base

Proyecto > Programación > Establecer Línea Base

Actualizar de Línea Base

Proyecto > Programación > Establecer Línea Base

Crear una tarea repetitiva

Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbala como una tarea repetitiva.

En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del
botón Tarea y, a continuación, haga clic en Tarea repetitiva. La reunión mensual
del directorio, los informes trimestrales son ejemplos de tareas repetitivas.
Crear una tarea repetitiva

La reunión de comité de seguridad y salud en el trabajo se realizará el tercer

viernes de cada mes del 2018, insertarla en Ms Project:
Crear una tarea repetitiva

En un proyecto se destina una reunión de estado, todos los lunes desde abril
hasta julio, insertarla en Ms Project
Escala temporal

La mayoría de las vistas de Project cuentan con una escala temporal para
lógicamente, mostrar el tiempo. Puede ajustar esta escala para aumentar
o reducir las unidades temporales, desde horas hasta años. Por ejemplo,
tal vez que las barras de Gantt representen meses en lugar de días.

Cambiar las unidades que se muestran en la escala de tiempo

Mostrar una vista con una escala de tiempo, por ejemplo, el gráfico
de Gantt.

Haga clic en Ver > flecha del cuadro escala temporal.

Escala temporal

Seleccione las unidades de tiempo que desea mostrar en el nivel de la parte

inferior de la escala de tiempo. Project ajustará automáticamente la parte
superior y el nivel intermedio.
Escala temporal

Definir el diagrama Gantt en días

Escala temporal

Definir el diagrama Gantt en semanas

Escala temporal

Definir el diagrama Gantt en meses

Personalizar la escala temporal

Puede mostrar hasta tres niveles de escala temporal en cada vista escala de
tiempo y formato de forma individual cada nivel.
Personalizar la escala temporal

Cambiar el tipo de escala temporal de Mes 1, Mes 2, Mes 3 y Trimestre T1, T2, T3
Establecer restricciones

Las restricciones afectan la duración de una tarea con respecto al puede cambiar las fechas de
inicio o finalización de una tarea en las columnas Inicio y Fin. Pero tenga en cuenta que si cambia
una fecha de inicio o de finalización, Project aplicará restricción a las tareas para forzar su inicio o
fin conforme a las fechas especificadas, incluso aunque cambie el resto de la programación.
Si tiene una restricción inevitable, como una fecha de evento, seleccione el tipo de delimitación ,
así como la fecha:

Restricción Descripción

La tarea se inicia lo antes posible. Es la restricción predeterminada

Lo antes posible cuando se programa a partir de la fecha de inicio del proyecto.
La tarea se inicia lo más tarde posible, siempre que no retrase otras
Lo más tarde posible tareas. Es la restricción predeterminada cuando se programa a partir
de la fecha de finalización del proyecto
Debe comenzar el La tarea se inicia en una fecha específica.

Debe finalizar el La tarea finaliza en una fecha específica.

Establecer restricciones
Sugerencia de administración de proyectos

Deje que Project haga lo que mejor saber hacer: programar

proyectos. Establezca las duraciones de las tareas y cree
vínculos entre ellas para que Project calcule las fechas
correspondientes de inicio y finalización.
Establecer la fecha límite de una tarea

También puede establecer una fecha límite para una tarea, esta se comporta como una señal
visual que le notifica que existe una fecha límite (el símbolo de la flecha hacía abajo ), si la
tarea finaliza después de la fecha límite, también verá un símbolo en la columna “Indicadores”
En el archivo 3.3 aplicar una fecha límite al Hito fin para el día 20/03/2018
Establecer la fecha límite de una tarea

Archivo 3.2

Que sucede si la T3 ahora dura 5 días

Definición y emisión de Curva S

La Curva S es una representación gráfica del avance acumulado del proyecto en

función del tiempo y sirve para comparar el avance real con el avance esperado.
Se le denomina Curva S debido a que la gráfica toma forma de “S” a medida que
se va representando los valores acumulados en el eje de tiempo.

Buscamos el informe solicitado

Crear un informe > Costes > Valor acumulado
Definición y emisión de Curva S
Definición y emisión de Curva S

Eliminamos todos los cuadros de valor acumulados así como también

desactivamos todos los valores y solo habilitamos el COSTO ACUMULADO
Definición y emisión de Curva S

Damos formato a la Curva S, ajustamos la escala temporal

de la línea del tiempo y agregamos la etiqueta de datos
Definición y emisión de Curva S

Damos el formato a la etiqueta de datos:

Definición y emisión de Curva S

Curva S
Flujo de caja

Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las tareas de nivel superior.
Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos u otros periodos de tiempo.
Flujo de caja

Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las tareas de nivel superior.
Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos u otros periodos de tiempo.
Informes

Visión General de costos de recursos

Crear un informe > Costes > Visión General de costos de recursos
Informes

Información General Costo

Crear un informe > Panel > Informe general de costes
Informes

Información General de proyecto

Crear un informe > Panel > Informe general del proyecto
Informes

Información General de trabajo

Crear un informe > Panel > Informe general del trabajo
Actualización del progreso de tareas del proyectos

Caso 1 :
Actualizamos programación de cada tarea
Insertamos la columna % completado
Click Derecho en la columna después de las tareas/ Insertar columna / % completado
Elegimos el % completado que deseamos insertar a la tarea

c
Actualización del progreso de
tareas del proyectos

c
Actualización del progreso
de tareas del proyectos

Caso 2 :
Definimos Fecha de estado
Definimos la fecha de estado que deseamos hacer el seguimiento
Proyecto > Estado > Fecha de estado 10/05/17

c
Actualización del progreso de tareas del proyectos

Nota: Las tareas que incluyen recursos de tipo costo, se completarán manualmente.
Formato a barra de seguimiento

Formato / Estilo de barra

Nombre Progreso
Color Rojo
Formato a barra de seguimiento

Nos quedará de esta forma:

Monitoreo y control

Hay muchas formas de capturar el avance de la tarea (algunas muy precisas, pero
medio complicadas). La forma más simple de dar seguimiento es con el
porcentaje de avance, aunque también es la más imprecisa porque Project
asume que la tarea va a durar lo mismo que se había planeado. De cualquier
forma, para mejorar la precisión del seguimiento se deben capturar los datos:

• La fecha real en la que la tarea comenzó (en la columna “Comienzo real”)

• El porcentaje de avance real (en la columna “% completado”)
• Al definir la fecha real de comienzo Project puede calcular con mayor precisión
tanto retrasos como adelantos (cuando una tarea comenzó antes de lo
planeado)
• En caso de que la tarea ya se encuentre terminada, lo mejor es capturar la
fecha real de finalización en la columna “Fin real”. Al capturar este dato, el
porcentaje de avance cambia automáticamente a 100% y se tendrá el dato
correcto sobre la fecha en la que realmente terminó la actividad
Monitoreo y control

2. Preparar la
1. Guardar 3. Capturar 4. Verificar
vista con las
línea base avances retrasos
columnas de
cambio
Monitoreo y control

Analizamos cambio
Caso 1: Centro Comercial 1
Motivo Explicación Gantt
Cliente nunca confirmó vía correo la visita
Modificación en las fechas No se cumplieron los requerimientos para Cambiamos en fecha de
planificadas ingresar a planta inicio
Ausencia de supervisor de planta

Fecha de inicio planeada lunes 02/04

Fecha de inicio real miércoles 04/04
• Definimos línea base
• Insertamos la columna comienzo real
• Actualizamos el porcentaje de avance de cada
tarea al 100% del centro comercial 1
Monitoreo y control
Monitoreo y control

Real-Previsto
Duración Trabajo Costo
No presenta cambios No presenta cambios No presenta cambios

Nueva fecha de fin: Martes 26/06

Atraso respecto a la fecha de fin 2 días

Monitoreo y control

Caso 2: Centro Comercial 2

Motivo Explicación Gantt
Duración mayor a lo Aumentó el alcance Aumentamos la duración
planificado Personal no calificado de la tarea

Modificación Aumento
La visita aumenta su duración en: 4 días
El informe aumenta su duración en: 2 días

Planeado Real
Nombre de tarea Duración Nombre de tarea Duración
Centro Comercial 2 13 días Centro Comercial 2 19 días
Visita CC2 4 días Visita CC2 8 días
Informe CC2 8 días Informe CC2 10 días
Presentación CC2 1 día Presentación CC2 1 día
Monitoreo y control

• Aumentamos la duración
• Actualizamos el porcentaje de avance de cada tarea al 100% del centro comercial 2

|
Monitoreo y control

Real-Previsto
Duración Trabajo Costo
Aumento en 6 días Aumento en 80 horas Aumento en 1728 soles

Nueva fecha de fin: 04/07

Atraso respecto a la fecha de fin 8 días
Monitoreo y control

Caso 3: Centro Comercial 3

Motivo Explicación Gantt
Se delegó la tarea a un personal más
Duración menor de lo Reducción de la
experimentado
planificado tarea
Uso de nueva metodología

Modificación Reducción
La visita reduce su duración en: 2 días
El informe reduce su duración en: 4 días

Duración de
Nombre de tarea Duración
línea base
Centro Comercial 3 13 días 9 días
Visita CC3 4 días 2 días
Informe CC3 8 días 4 días
Presentación CC3 1 día 1 día
Monitoreo y control

• La duración real dura de la visita dura 4 días en vez de 2 días

• Actualizamos la duración y fecha de fin real
• Actualizamos el porcentaje de avance de cada tarea al 100% del centro comercial 3

|
Monitoreo y control

Real-Previsto
Duración Trabajo Costo
Reducción del costo del
Reducción de trabajo en
Igual que lo previsto proyecto en comparación del
comparación del caso 2
caso 2
Gestión de Valor Ganado

Que es más importante conocer:

• ¿Conocer si estamos dentro del cronograma?
• ¿Conocer si se está dentro del presupuesto?
• ¿Conocer cuanto de avance real tenemos?
Gestión de Valor Ganado

La Gestión del Valor Ganado se utiliza para medir el estado de salud de un

proyecto, comparando valores como el costo real, costos planificado y el avance
realizado. Asimismo, como parte del control que se realiza a través del valor
ganado se pueden realizar pronósticos de presupuesto y realizar ajustes en la
programación y costo del proyecto.

Valor Planificado (PV): Costo Planificado del trabajo programado.

Valor Ganado (EV): Costo Planificado del trabajo realmente ejecutado

Costo Actual (AC): Costo Real del trabajo realmente ejecutado

Gestión de Valor Ganado

• Valor Planificado (PV): Costo Planificado que se había determinado gastar a una fecha de
corte.
• Valor Ganado (EV): % Avance Físico * Costo de Línea Base.
• Costo Actual (AC): Costo Realmente Gastado para completar el avance físico reportado.

Estos 3 datos inicialmente nos ayudan a controlar los cronogramas, un análisis en base a la triple
restricción:
PV Tiempo Cronograma
EV Alcance Avance real
AC Costo Presupuesto
Gestión de Valor Ganado
Costo Planificado
del Avance
Planificado
COSTO COSTO
PLANIFICADO REAL

AVANCE VALOR PLANEADO

PLANIFICADO (PV)

AVANCE REAL VALOR GANADO (EV) COSTO ACTUAL (AC)

Costo Planificado Costo Real del

del Avance Real Avance Real
Gestión de Valor Ganado

¿Qué puede decir acerca de como marcha el proyecto hasta la

fecha de estado?
Variaciones:

𝑆𝑉=𝐸𝑉−𝑃𝑉

𝐶𝑉=𝐸𝑉−𝐴𝐶

Índices:

𝑆𝑃𝐼=𝐸𝑉/ 𝑃𝑉

𝐶𝑃𝐼=𝐸𝑉/𝐴𝐶
Gestión de Valor Ganado

Si

• SPI < 1: Indica que el Proyecto está retrasado

• SPI = 1: Indica que el Proyecto marcha de acuerdo a lo planificado
• SPI > 1: Indica que el Proyecto está adelantado

Si
• CPI < 1: Indica que el Proyecto está con sobrecostos
• CPI = 1: Indica que el Proyecto marcha de acuerdo a lo planificado
• CPI > 1: Indica que el Proyecto está gastando por debajo de lo planificado
Gestión de Valor Ganado

Estimación para concluir el trabajo restante

(ETC)
Estimación al término (EAC)

PLAN Hoy
ORIGINAL

EJECUCIÓN
REAL

DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC

Gestión de Valor Ganado

Hoy
Gestión de Valor Ganado

• El primer requisito que necesita EV se define durante la planificación de los costes, y

se trata de identificar y definir las reglas que darán validez y homogeneidad a la
aplicación del método del valor ganado.

• Las reglas a las que nos referimos son del estilo de: qué porcentaje de progreso
asignamos a la tarea cuando esta acaba de comenzar, o que porcentaje en el caso de
que ya esté en marcha.

• Estas reglas se registran en el Plan de Gestión de Costes del Proyecto.

• Indicadores clave del desempeño de nuestro proyecto son el CPI (desempeño de los
costes) o el SPI (desempeño del cronograma).

• Los cuales deben estar por encima o ser iguales a 1 para indicar que estamos dentro
de presupuesto y progresamos acorde al cronograma propuesto (última línea base
aprobada se entiende
Gestión de Valor Ganado

Ejemplo 1:
Tienes un proyecto que considera una distribución uniforme de costo cuya
línea base inicial contiene 1,000,000 de soles y una duración contractual de
un año. La última fecha de corte corresponde al sexto mes. En la reunión de
control de proyectos reportas un avance real de 60% y un gasto de 800,000
mil soles. Por lo cual tu gerente necesita que le comuniques el estado del
proyecto en tiempo y costo. ¿Qué valores debes reportar?

BAC : Presupuesto : 1,000,000 soles por 12 meses

Gestión de Valor Ganado

Fecha de estado: 6to mes

PV: Estamos a la mitad del tiempo planificado, por lo cual mi avance

planificado es el 50% con un costo de
S/. 500,000.00

EV: Tenemos un avance real del 60%

S/. 600,000.00

Enfoque Antiguo de gestión de proyecto: Error común

Si solo comparamos estas dos variables, hemos avanzado más de lo que planificamos
Conclusión:
Vamos bien, estamos 10% adelanto, terminaremos el proyecto en menos tiempo de lo
planificado.

.
Gestión de Valor Ganado

Análisis limitado por que no hemos considerado el monto gastado hasta el momento es decir
el costo real.

AC: Costo real gastado hasta la fecha de estado S/. 800,000.00

Conclusión:
Vamos mal, hemos avanzado 60 % lo cual es equivalente a 600 000 soles pero realmente hemos
gastado 800 000 soles, lo que nos indica que estamos en un sobrecosto de 200 000 soles.

Si analizamos por indicadores claves de desempeño

SPI: = EV/PV CPI: = EV/AC

= 600000/500000 = 600000/800000
1.2 Muy bueno 0.75 Muy malo
Gestión de Valor Ganado

Ejemplo 2:
Se ha planificado equipar con 10 máquinas una planta industrial en 50 días
calendario, el costo estimado para equipar por máquina en la planta es de 1000 soles.
Tenemos como fecha de corte al cierre del día 25 y solo se han equipado 4 máquinas
y se ha gastado hasta el momento en equipos y materiales un valor 7000 soles.
Por lo cual te solicitan un reporte general del proyecto ¿Qué valores debes reportar?

PV: Considerando una distribución uniforme al cierre del día 25 se

debieron instalar 5 maquinas esto con un costo de 5, 000 soles

EV: El avance real sería 4 máquinas de 10 máquinas, representando

el 40% de avance real lo cual es equivalente a un costo de 4, 000 soles

AC: El costo real hasta la fecha es de 7, 000 soles

Gestión de Valor Ganado

• SPI= EV/PV
4000/5000
0.8 Muy malo

• CPI= EV/AC
4000/7000
0.57 Muy malo
Gestión de Valor Ganado en Ms Project
Gestión de Valor Ganado en Ms Project

1. Desactivar la opción que le permite a Project

calcular el costo real (costo actual –AC)

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Gestión de Valor Ganado

2. Cambiar el método de cálculo del valor acumulado

(valor ganado) de % completado a % físico completado

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Gestión de Valor Ganado

En la tabla se muestran las actividades de un proyecto, sus relaciones de

precedencia y el costo planificado (BAC) para cada una de ellas. También se
muestra el informe del avance real y el costo actual al final de la semana 8.

Duración Costo Planificado Avance Real Costo Actual

Actividad (semanas) Predecesoras BAC (soles) (%) (soles)
A 1 ---- 1000 100% 1400
B 4 A 5000 90% 6400
C 8 B 15000 20% 3000
D 4 B 8000 80% 7800
E 2 C,D 2000 0% 0

Considerar fecha de inicio el lunes 06/07/2018. Analizar en base a la

gestión del valor ganado:
Gestión de Valor Ganado

Determine los Indicadores de Desempeño del Cronograma (SPI) y de los

costos (CPI) a la fecha de control señalada (final de la semana 8) e indique
cuál es el estado del Proyecto.

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Gestión de Valor Ganado

Los costos para este caso serán asignados en la columna costo

fijos, de preferencia nos vamos a la vista Gantt de seguimiento

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Gestión de Valor Ganado

Definimos línea base del cronograma:

Gestión de Valor Ganado

Definimos la fecha de estado, para este caso sería el 28/09/2018

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Gestión de Valor Ganado

Seleccionamos todas las tareas y elegimos el comando Actualizar según programación,

verificar que el cronograma se encuentra a un 58% de avance completado
Gestión de Valor Ganado

Ingresamos los valores del Avance Real en la columna % físico completado

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Gestión de Valor Ganado

Ingresamos los valores del costo actual en la columna costo real

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Gestión de Valor Ganado

Ahora nos vamos a la vista del valor ganado, en la vista más tablas, escogemos
la tabla Valor acumulado

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Gestión de Valor Ganado

Revisamos los valores que nos da la vista

Gestión de Valor Ganado

Cambamos los rótulos para ver las equivalencias y también

insertamos las columnas IRP (SPI) y IRC (CPI)
Gestión de Valor Ganado

Variación a la Conclusión (VAC): La Variación a la Conclusión (VAC) es la

proyección del monto del déficit o superávit presupuestario.
Fórmula: VAC = BAC – EAC

VAC > 0: se espera concluir con menores costos que los presupuestados
VAC < 0: se espera concluir con mayores costos que los presupuestados
VAC = 0: se espera concluir con los costos presupuestados

BAC EAC VAC

S/. 31,000.00 S/. 38,698.12 -S/. 7,698.12

Gestión de Valor Ganado

Indice del desempeño del trabajo por completar (TCPI): es una medida del
desempeño del costo que se debe alcanzar con los recursos restantes a fin de cumplir
con un determinado objetivo de gestión. Es la relación entre el costo para terminar el
trabajo pendiente y el presupuesto restante.
Fórmulas: Eficiencia que se debe mantener para cumplir el plan:
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
Interpretación:
TCPI > 1,0 : Difícil de cumplir
TCPI = 1,0 : Dificultad indiferente
TCPI < 1,0 : Fácil de cumplir
Es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el
trabajo restante con el propósito de cumplir con una meta de gestión
especificada en función del BAC.

IRPC

1.3
Organizar Plantilla Global

El Organizador es una herramienta que le permite copiar informes, calendarios y otros

elementos en otros proyectos o en la plantilla Global (Global.MPT). Al copiar un elemento
en la plantilla Global, este pasa a estar disponible para todos los proyectos.
Imagine que ha personalizado el calendario de un cronograma con feriados y tiempo de
trabajo y que ahora desea usar el nuevo calendario para futuros proyectos. Realice los
siguientes pasos para copiar el calendario en la plantilla Global.
Haga clic en Archivo > Organizador.
Organizar Plantilla Global

En el cuadro de diálogo Organizador, haga clic en la

pestaña Calendarios.

Selecciona el calendario
que deseas compartir y
dar clic en la opción
copiar.
Campos personalizados: Días calendarios

Microsoft Project proporciona varios campos personalizados que puede

definir para satisfacer las necesidades de su organización. Puede
personalizar un campo y, a continuación, se inserta en el proyecto.
En pestaña Proyecto, elija Propiedades y, a continuación, haga clic
en Campos personalizados.
Campos personalizados: Días calendarios

Seleccionamos el tipo de campo: Duración y cambiamos de nombre

Campos personalizados: Días calendarios

Creamos un calendario nuevo en días calendario

Campos personalizados: Días calendarios

Regresamos al comando Campo personalizado, ingresamos la

fórmula, terminamos dando clic en Usar formular y Aceptar:
Campos personalizados: Días calendarios

En la vista diagrama Gantt, insertamos la columna con el nombre del campo personalizado:
COSTOS FIJOS EN CRONOGRAMAS (SUBCONTRATAS)

Si tiene costos que no estén asociados a ningún recurso de material o de personal basado en
tasas o a ningún recurso de costos como, por ejemplo, el equipo o los costos de recursos de
variables, puede especificarlos en una tarea. No es posible agregar costos fijos a recursos.
Un costo fijo puede ser un costo misceláneo o puntual en el que se haya incurrido durante una
tarea específica. Puede agregar costos fijos en cualquier tarea, incluida la tarea de resumen de
proyecto que representa el proyecto completo.
COSTOS FIJOS CON CAMPOS PERSONALIZADOS

También podemos separar los costos fijos y los costos de los recursos del costo total, vamos al
comando Campo personalizados y realizamos los siguientes ajustes para los costos fijo total:
COSTOS FIJOS CON CAMPOS PERSONALIZADOS

Realizamos los ajustes para el costo total de los recursos

COSTOS FIJOS CON CAMPOS PERSONALIZADOS

Insertamos las columnas con los nombres de los costos creados:

¿Determinístico o Probabilístico?

En proyectos en donde se maneja los costos y los plazos con modelos

probabilísticos, ante la pregunta: ¿cuándo acabamos el proyecto?, o
¿cuánto dinero vamos a ganar, según tus proyecciones? Las respuestas
jamás podrán ser una fecha o un monto sino más bien rangos de
posibilidades o grados de confianza para una fecha o monto determinado.
Interfaz @Risk

En la versión 7.5, la simulación se realiza en el ambiente de la aplicación EXCEL.

Modificaciones iniciales @Risk

A través del siguiente Menú se tiene la interface con MS Project.

IMPORTAR ARCHIVO MS PROJECT

Previamente se debe realizar la programación del proyecto en MS Project

DEFINIR DISTRIBUCIONES:

El comando Definir distribuciones Define o edita distribuciones de probabilidad

introducidas en La fórmula de la celda activa. El comando Definir distribución del
menú Modelo sirve para abrir la ventana Definir distribución. A través de esta
ventana puede asignar distribuciones de probabilidad a los valores de las
fórmulas de las celdas seleccionadas. Esta ventana desplegable también permite
editar distribuciones presentes en fórmulas de celdas.
Definir Función de Probabilidad en Actividad

La celda de Duración tiene que estar seleccionada.

Definir Función de Probabilidad en Actividad

Seleccionar (Por ejemplo) Distribución PERT

Definir Función de Probabilidad en Actividad

Elegimos el Fx para modificar los valores e insertar la información PERT

REVISIÓN DEL MODELO

Ventana del Modelo

La ventana Modelo de @RISK muestra todas las salidas y funciones
de distribución seleccionadas en el modelo de la hoja de cálculo. Esta lista “estilo
Explorador” situada en la parte izquierda de la ventana Modelo permite:
• Editar una distribución de entrada o salida simplemente haciendo clic en la
salida o la entrada en el Explorador.
• Hacer rápidamente un gráfico de todas las entradas definidas.
• Introducir correlaciones entre distribuciones de entrada.
• Pulsar doble clic sobre cualquier entrada de la tabla para utilizar el Navegador
gráfico para desplazarse a lo largo de las celdas en su libro de trabajo con
variables de entrada de distribuciones.
Ventana del Modelo
Definir Outputs

Las celdas de salida se definen utilizando las funciones RiskOutput. Estas funciones facilitan
las operaciones de copiar, pegar y mover celdas de salida. Las funciones RiskOutput se
añaden automáticamente cuando se pulsa el icono @RISK Añadir salida. Las funciones
RiskOutput también permiten de manera opcional nombrar las salidas de simulación y
añadir celdas de salida individuales a rangos de salida.
Definir Outputs
Configuración de la Simulación

Revisar MODELO
Configuración de la Simulación
Configuración de la Simulación

Iniciar Simulación
Resultados de la Simulación
Ventana Estadística Detallada de Simulación

La ventana de estadísticas detalladas despliega estadísticos que fueron calculados para

todas las celdas de variables de salida y para las variables de entrada de distribución
muestreadas. Adicionalmente se muestran los valores percentiles (en incrementos de 5
porc%) además de la información de filtro y hasta 10 valores y probabilidades objetivo.
Ventana Datos de Simulación
Hoja de resumen
Histogramas

Los Histogramas son convencionales del @RISK sobre la variable de salida

monitoreada para cada una de las variables de entrada estresadas (o de
su combinación) y de la simulación de línea de base.
Formato de cronogramas

Cambiar el color, la forma o la trama de las barras de Gantt

Las vistas de diagrama de Gantt permiten ver, de un vistazo, información de la tarea en una de
las columnas y filas con correspondiente barras a lo largo de una escala de tiempo. Puede
personalizar el elemento de gráfico de estas vistas de Project para satisfacer mejor sus
necesidades.
Por ejemplo, puede cambiar cómo se muestra el período no laborable, o desea dar formato a
una vista de diagrama de Gantt para identificar rápidamente determinadas tareas o tal vez
desee agregar texto a barras concretas para ayudar a identificarlos.

Formato > Estilo de diagrama Gantt

Formato de cronogramas

Cambiamos el formato a nuestro cronograma

Archivo 4.1
Formato de cronogramas

Crear un nuevo tipo de barra de Gantt

Si desea destacar una categoría concreta de una tarea que no esté representada por
su propia barra de Gantt, puede crear un nuevo estilo de barra de Gantt. Por ejemplo,
puede crear un tipo de barra de Gantt para mostrar el margen de demora disponible o
para llamar la atención sobre las tareas retrasadas.
-Formato > Estilo de barras > formato > Estilo de barra
Formato de cronogramas

Realizar los siguientes cambios al cronograma

Nombre Color
Tarea Celeste
Hito Morado
Resumen Negro
Resumen de proyecto Gris
Fecha límite Naranja
Línea base Verde
Hito de línea base Gris
Resumen de línea base Amarillo
Progreso Rojo
Formato de cronogramas

-
Formato de cronogramas

Agregar texto a las barras de Gantt

Puede agregar información específica del proyecto, como nombres de tareas o
recursos, porcentajes de finalización y fechas de comienzo, a las barras en una
vista de diagrama de Gantt.
Insertar texto de las iniciales de los recursos en el lado derecho de la barra
Insertar texto del % completado en el lado izquierdo de la barra
Formato de cronogramas

-
Formato de cronogramas

Agregar texto a las barras de Gantt

Insertar texto de la fecha de fin en el lado derecho de la barra
Insertar texto de la fecha de comienzo en el lado izquierdo de la barra
Formato de cronogramas

-
Formato de cronogramas

Ocultando la línea base

Formato de cronogramas

Mostrar las cuadrículas de las barras de Gantt

Formato > Cuadrícula
Formato de cronogramas

-
Ajustes de cronograma para presentación

Imprimir una vista o un informe en Project es muy similar a imprimir en otros

programas de Office
Ajustes de cronograma para presentación

Debemos elegir la impresora o Plotter donde vamos a imprimir.

Ajustes de cronograma para presentación

Elegimos el tamaño de papel

Para este caso escogeremos el tamaño tipo A4
Ajustes de cronograma para presentación

Iremos a configuración de página

Ajustes de cronograma para presentación

Página:
Configuramos el cronograma para que entre en una sola hoja
Ajustes de cronograma para presentación

Encabezado:
Insertamos el logo de la empresa, nos vamos a la pestaña Encabezado y
seleccionamos el ícono imagen
Ajustes de cronograma para presentación

Encabezado:
Damos formato a nuestro título
Ajustes de cronograma para presentación

Leyenda:
Modificamos la leyenda, definimos cliente y fecha
Ajustes de cronograma para presentación

-
Ajustes de cronograma para presentación

-Pie de página:
Eliminamos el número de página e insertamos nuestra firma en el lado derecho
Detalles en cronogramas

-Modificamos la escala de tiempo, ajustamos a una escala presentable entre semanas y

meses
Ajustes de cronogramas para licitaciones

-Nos ubicamos en el primer día útil de inicia año

Ajustes de cronogramas para licitaciones

-Ahora ocultamos las fechas de comienzo y fin, así como modificamos la escala
de tiempo en tiempos generales
Ajustes de cronogramas para licitaciones

-Ocultamos la fecha de estado si se presenta

Errores comunes en cronogramas

-1. Usar Project como una herramienta de lluvia de ideas: Antes de empezar a trabajar
con MS Project, debe tener claro qué tareas deben de ser llevadas a cabo, quién es el
responsable de las mismas, así como una estimación del presupuesto del proyecto. Lo
más adecuado es armar una WBS o EDT (Estructura de Descomposición del trabajo).
Luego a partir de la EDT, cree el archivo de proyecto.
Errores comunes en cronogramas

2. Especificar fechas fijas en vez de vincular tareas: Una de las principales ventajas de MS
Project es visualizar rápidamente cómo impactan los cambios en las fechas de inicio/fin de
las tareas a otras tareas o a la fecha de fin del proyecto. Si en lugar de establecer vínculos
entre tareas, define fechas fijas, los cambios que realice no se reflejarán en la planificación
global. Siempre que sea posible, defina dependencias entre tareas.

CR_1
Errores comunes en cronogramas

3. No definir fechas de inicio ni programación automáticas

CR_2
Errores comunes en cronogramas

3. No definir fechas de inicio ni programación automáticas:

CR_2.2
Errores comunes en cronogramas

4. Detallar demasiado la planificación: Ambos extremos son malos, mucho o poco detalle.
Un buen líder de proyecto sabrá cuánto nivel de detalle requiere en cada planificación..

CR_3
Errores comunes en cronogramas

4. Detallar demasiado la planificación:.

CR_4
Errores comunes en cronogramas

5. Creer que una buena herramienta de software de gestión de proyectos lo

hace a uno un buen jefe de proyecto: Project no hace magia, es tan solo una
herramienta que ayuda en la planificación, monitoreo y control del proyecto
Errores comunes en cronogramas

6. Olvidar que la planificación no es el proyecto: Una vez armado el

cronograma, ¡A ejecutarlo!
GRACIAS!!!
DATOS DEL DOCENTE:
Nombre: Luis Felipe Julca Torres
Correo: [email protected]
Celular: 992096848