GUÍA PARA EL USO DE LA BITÁCORA DE OBRA

Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus

órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de
los términos del respectivo contrato.
Ley 80 de 1993

GENERALIDADES

La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de
servicio, controlando el ejercicio de los mismos.

En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a
los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones
ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora para los efectos de ley, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará
vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras.

Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta del esfuerzo que debe realizar la Interventoría en el diligenciamiento de
la Bitácora, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar
el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten
deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.

REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA

La Residencia de Obra y la Interventoría, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de
la bitácora.

Apertura.
Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura),
relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del
personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las
características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al
personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora,
indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.
Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo siguiente:
 Número del contrato.
 Título de la obra y su localización.
 Nombre o razón social del contratista.
 Para la Interventoría, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión.
 Nombre, firma, dirección y teléfono del residente e Interventor.
 Nombre, firma, dirección y teléfono del director de proyecto del contratista.
 Número del proyecto o su equivalente.
 Importe del contrato.
 Plazo de ejecución de la obra.
 Fecha de iniciación programada.
 Fecha de terminación programada.
 Valor y fecha programada de los anticipos.

Numeración y fechado de notas.

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Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente
respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del Interventor y
del contratista.
Redacción y escritura.
Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible,
sin abreviaturas.
Errores.
Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de
inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.
Tachaduras y enmendaduras.
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.
Sobreposiciones.
No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de
requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.
Inutilización de espacios.
Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.
Validaciones.
Se podrán validar oficios, minutas, memorandos, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en notas de bitácora el
contenido de los mismos o bien anexando copias.
Frecuencia y cantidad de notas.
Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las
previstas originalmente en el contrato.
Compromiso de uso.
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para
asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.
Anotaciones de la supervisión
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios
establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra.

HABITO DE LECTURA. Debe hacerse una costumbre el leer cada día, lo anotado en el libro de bitácora. Esta regla deberá
seguirse siempre, lo cual, nos evitará sorpresas desagradables.

TIPOS DE NOTAS

ORDENES: El uso más frecuente que el Interventor hace de la Bitácora, es para ordenar al constructor lo que debe realizar,
señalando siempre la Norma, especificaciones o artículo al que se debe apegar. Digamos que por medio de la bitácora el
Interventor, ordena lo necesario para vigilar que la obra se efectué de acuerdo al Reglamento de Construcción en vigor y en
cuanto a la Seguridad Higiene y Calidad.

Cuando el contratista no atendió alguna instrucción dada con anterioridad y en el proceso constructivo existe alguna
imperfección que se salga de las tolerancias establecidas, también se suele ordenar su corrección.

La instrucción de orden se utiliza para corregir también alguna desviación que se observe en cuanto a calidad, tiempo o costo de
la obra. Resulta de suma importancia que estas órdenes se den apropiadamente, basadas siempre en alguna nota que ya se
haya girado con anterioridad y hacer referencia de su incumplimiento.

También este tipo de nota la utilizamos con frecuencia cuando es necesario acelerar algún proceso constructivo o incrementar
la fuerza de trabajo cuando existe la necesidad de llegar a tiempo en una fecha determinada.

CERTIFICACIONES. En el libro de bitácora el Interventor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes
por iniciativa propia del Fondo o Constructor. Recordemos que siempre que se certifique algo es porque se tiene seguridad de
que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. No está permitido equivocarse cuando se está actuando
prácticamente en calidad de notario. La responsabilidad en estos casos es enorme y se sugiere cotejar con las Normas Técnicas
Complementarias así como las Especificaciones Particulares del Proyecto.

AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Interventor de autorizaciones por conducto de la bitácora. De hecho, debe hacerse
rutinariamente sobre aspectos críticos, como son autorizaciones de fundidas de concreto, compactaciones de rellenos, bancos
de nivel, trazos para la fijación de vértices de los inmuebles y todo aspecto crítico de cada proyecto en particular. Este tipo de
autorizaciones regulares en el desarrollo de los trabajos, requiere una cuidadosa revisión previa, para asegurarse de que todo
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está correcto. Si bien es cierto que tenemos la facultad para autorizar estas ejecuciones críticas, también es cierto que en el
momento de autorizarlas, somos corresponsables con el constructor en el resultado final de los trabajos.

RECOMENDACIONES. Otro tipo de notas es el de recomendación y este lo utilizamos como consejo para mejorar
un procedimiento constructivo, para mejorar la calidad y tiempo, sin alterar el costo de la Obra. Las recomendaciones,
generalmente se hacen basadas en la experiencia y con buenos resultados, sin embargo no se hace obligatorio su cumplimiento
por parte del constructor.

COMUNICACIONES. Este tipo de nota se refiere a aquellos, mediante las cuales se comunican por escrito y se requiere dejar
algún antecedente legal en la bitácora, acerca de situaciones, cambio de personal, visita oficial revisión especial etc. También se
utiliza para validar en la Bitácora de Obra: Oficios, fax, memorándums, boletines y comunicados, así como visitas programadas o
cambio en las reuniones periódicas

ESTRUCTURA DE UNA NOTA DE BITÁCORA

En esta sección haremos una descripción del contenido que debe tener la nota de bitácora.

Partes imprescindibles que debe contener una nota de bitácora.

1) CLASIFICACIÓN DE LA NOTA Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratará
de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: "se ordena", "se certifica", o bien "se autoriza", etc... En ocasiones utilizamos la
nota de bitácora para informarle al constructor, por lo que iniciamos con "Se le informa que".

2) DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO. A continuación escribimos el asunto que motivo la nota, la redacción sería por ejemplo: "Las
pruebas de resistencia al concreto", "corregir el armado de la obra", se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden
que se emite.

3) UBICACIÓN: Consiste en mencionar la ubicación del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto parece cuando se
trata de un elemento repetido muchas veces, por ejemplo, vigas y muros. Por lo relativo de la mención de estos elementos es
preciso mencionar su ubicación con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos. Es por tanto, indispensable
indicar la ubicación en forma muy clara, de manera de que no se presente en ninguna forma a permitir eludir responsabilidades,
al argumentarse, por ejemplo: "Es que yo había entendido que era del otro lado", etc. Para evitar problemas indiquemos con
toda claridad. "en la base de la columna B7, en el tercer nivel, en el edificio A5". Más vale exagerar que pecar por falta de datos.

4) CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota, en forma breve, pero
abarcando con precisión al artículo e inciso de ley o Normas Técnicas o en su defecto alguna con respecto al proyecto autorizado
o de las especificaciones técnicas particulares.

5) SOLUCIÓN: Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema, para lo cual, nos
debemos basar en el Reglamento de construcciones y las Normas Técnicas Complementarias o las especificaciones técnicas
particulares del proyecto.

6) PLAZO PARA LA EJECUCIÓN: Inmediatamente después de la solución descriptiva, se establece un plazo máximo para su
ejecución. El plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso.
Recomendamos anotarlos señalando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esa fecha el problema deberá estar
resuelto. En algunas ocasiones el contrato nos marca el plazo en el cual deben de corregirse las deficiencias.

7) PREVENCIÓN: Se trata sin duda de la parte más importante de la nota de bitácora. Asentar la parte preventiva de la nota de
bitácora tiene cierto grado de dificultad, debido a que es necesario meditar la forma en que es más conveniente realizar el
trabajo que nos ocupa, requiriéndose analizar el proceso y quizás hasta observar ese proceso durante su ejecución, en busca de
elementos que nos permitan perfeccionarlos y racionalizarlo.

8) RESPONSABILIDAD DE LA NOTA Y CONSECUENCIAS ECONÓMICAS. La última parte del texto de la nota de bitácora
corresponde a señalar que en caso de incumplimiento de las ordenes giradas, es responsabilidad del constructor; los costos por
modificaciones correcciones o sanciones, que imponga el contrato o las instituciones, por incumplimiento de las ordenes giradas
en Bitácora.

9) CROQUIS EXPLICATIVO: Se recomienda dibujar en la bitácora, uno o varios croquis que acompañen al texto como auxiliares
para mejorar la comprensión. En situaciones especiales puede ser indispensable dibujar un croquis, de tal tamaño que no quepa
en la hoja de bitácora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en hoja aparte; se valida después el dibujo con la firma de cada
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una de las partes, bajo un texto que debe decir: Este croquis forma parte de la nota "X" de la página No. "Y" de la Bitácora de
Obra.

10) SEGUIMIENTOS: Los seguimientos se manejan fuera de la bitácora. Son indispensables puesto que se han concedido plazos a
los que se debe vigilar que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente al constructor y lo
más conveniente es llevarlos en el diario de obra.

A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitácora, en forma enunciativa,
pero no limitativa:

Relativas a los documentos de la obra

 Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.
 Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitándole el programa.
 Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

Relativas al plazo y programa de la obra

 Modificaciones del programa de obra.
 Estado del tiempo que influya en la obra.
 Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.
 Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.
 Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances.
 Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o los accesos necesarios para realizar el
trabajo, no estén disponibles.
 Atraso en la contestación de aclaraciones.
 Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.

Relativas a la ejecución de la obra

 Órdenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones periódicas, así como de los
acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones.
 En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de
llegada, instalación, interconexión y pruebas.
 Materiales y equipos proporcionados, su fecha de llegada, así como su estado, comparado con lo señalado en el
contrato.
 Órdenes de corrección por defectos de obra.
 Equipo descompuesto o inapropiado.
 Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.
 Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo.
 Accidentes presentados en la obra.
 Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así
como su terminación.
 Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas,
almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.
 Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicarán, de acuerdo al
contrato.
 Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.
 Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su
revisión.
 Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de reiniciación de la misma.
 Constancia de devolución de los materiales sobrantes a los almacenes, producto de modificaciones y cancelaciones.
 Cambio de representante del contratista.
 Fecha del acta de recepción de la obra.

Sobre anotaciones hechas con anterioridad

 Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista
 Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante.
 Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.

Anotaciones del contratista o su representante.

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 Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier
circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en
particular las que se indican a continuación:

Relativas a los documentos de la obra

 Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o
croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.
 Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

Relativas al plazo y programa de la obra:

 Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.
 Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o modificaciones del programa de
obra.
 Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisión sobre demoras y falta de cumplimiento
del programa.

Relativas a la ejecución de la obra

 Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de
construcción y suministro de personal, equipo y materiales.
 Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que se debía entregar, si es el caso, paros obligados y otras
circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.
 Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o
modificaciones al respecto.

RECOMENDACIONES ESPECIALES
Instrucciones que deben referirse en la bitácora
Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en
los trabajos, con aplicación de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisión.

Seguimiento de notas e indicaciones

Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para
evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.

Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artículo 78 del Reglamento de la Ley de
Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Custodia.
Será responsabilidad de la Interventoría de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y
Durante la ejecución de la obra
Desde la fecha de iniciación, la bitácora deberá estar permanentemente en la obra a la disposición del Interventor de la
obra y del contratista para anotaciones y consultas así como para revisión de los auditores y funcionarios que se
presenten en la obra debidamente acreditados.

Cierre de bitácora.
Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Después se procede a firmar y
a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión se anexa al
finiquito de la obra.
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Firmas.
Las notas de la bitácora deberán ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna de las dos partes no firme, se
establecerá en la apertura de la bitácora, un plazo máximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento
del plazo, la aceptación del asunto en cuestión.
Establecer plazo máximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto
en cuestión.

Inviolabilidad.
Se deberá enfatizar la prohibición de modificar cualquiera de las notas ya firmadas.

Eduardo A. Mestre Vives

Arquitecto, Director de Interventoría

************ FIN DEL DOCUMENTO ************