ACTAS DE ENTREGA DE LOS

ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS
OFICINAS O DEPENDENCIAS

Facilitadora
Lcda. Gloria Rondón
Septiembre 2011
BASAMENTO LEGAL
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(GORBV Nº 5.908 del 19/02/2009) (Art. 141)
Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial Nº
6.013 Ext. del 23/12/2010. (Artículos 51, 52 y 53 )
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
(GORBV Nº 39.240 del 12/08/2009) (Art. 83)
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, sobre el Sistema
Presupuestario. (GORBV Nº 5.781 del 12/08/2005) (Art. 53
y 54)
Normas para Regular la Entrega de los Órganos de la
Administración Pública y de sus Respectivas Oficinas o
Dependencias. (GORBV Nº 39.229 del 28/07/2009)
BASAMENTO LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela (Art. 141)
La Administración Pública está al servicio de los
ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los
principios de honestidad, participación, celeridad,
eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de
cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
función pública, con sometimiento pleno a la ley y al
derecho. (resaltado nuestro)
BASAMENTO LEGAL
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (Art. 51)

Quienes administren, manejan o custodien recursos de los entes

y organismos señalados en el artículo 9 numeral 1 al 11 de esta
Ley, estarán obligados a formar y rendir cuenta de las
operaciones y resultados de su gestión, en la forma, oportunidad
y ante el órgano de control fiscal que determine la Contraloría
General de la República, mediante Resolución que se publicará
en la Gaceta Oficial de la República de Bolivariana de Venezuela.
Tiene igual obligación quienes administren o custodien, por
cuenta y orden de los referidos entes y organismos, recursos
pertenecientes a terceros. La rendición de cuentas implica la
obligación de demostrar formal y materialmente la
corrección de la administración, manejo o custodia de los
recursos. (resaltado nuestro)
BASAMENTO LEGAL
LOCGRSNCF (Art. 52)

Quienes administren, manejen o custodien recursos de

cualquier tipo afectados al cumplimiento de finalidades
de interés público proveniente de los entes y organismos
señalados en el artículo 9, numeral 1 al 11, de esta Ley,
en la forma de transferencia, subsidios, aportes,
contribuciones o alguna otra modalidad similar, están
obligados a establecer un sistema de control interno y a
rendir cuenta de las operaciones y resultados de su
gestión … (omissis) (resaltado nuestro)
BASAMENTO LEGAL

LOCGRSNCF (Art. 53)

El cuentadante que cese en sus funciones
antes de la oportunidad fijada para la
formación y rendición de cuentas, previo a
la separación del cargo, está igualmente
obligado a formarla y rendirla, de
conformidad con lo previsto en el art. 51
de esta Ley.
BASAMENTO LEGAL
Reglamento LOCGRSNCF. (Art. 83)

A los efectos de la formación de reparos se considerará que

existen daños al patrimonio público, salvo prueba en contrario,
cuando quienes administren, manejen o custodien los recursos a
que se refiere los artículos 51 y 52 de la Ley, omitan presentar los
comprobantes de la inversión de tales recursos a los órganos de
control fiscal competentes.

Las personas que ejerzan las funciones a que se refieren el

párrafo anterior, antes de la separación del cargo, elaborarán
una relación detallada de todos los comprobantes que
demuestren la inversión de los mencionados recursos durante su
gestión, conservarán una copia certificada de dicha relación y
entregaran el original a quien deba sustituirlo en el ejercicio de
sus funciones. Si se demuestra que los comprobantes omitidos
fueron entregados al sustituto, el reparo se formulará a cargo de
este último. (resaltado nuestro)
CONCEPTO

Es un instrumento administrativo mediante

el cual el servidor público que se separa de
su empleo, cargo o función, deja constancia
del estado en que se encuentran los
asuntos, bienes y recursos asignados y en
resguardo de la limitación de
responsabilidades del servidor público que
recibe como del que hace entrega.
Deber de hacer entrega: (Art. 3 NRE)

Todo servidor público que administre,

maneje o custodie recursos o bienes
públicos, al cesar en su empleo, cargo o
función, deberá entregar formalmente el
órgano, entidad, oficina o dependencia
de la cual sea responsable.
Objetivo del Acta

Que el servidor público cuando se retira, proporcione

a quien lo sustituya en el cargo, los elementos
necesarios que le permitan cumplir con las tareas y
compromisos inherentes al desempeño del cargo.

Permite constatar el resultado de la gestión y de los

objetivos propuestos.

Delimitación de responsabilidades.
Materialización de la entrega (Art. 4 NRE).
La entrega se efectúa en la fecha en que el servidor
público que lo sustituya en sus funciones tome posesión
del cargo, o en un plazo que no excederá de tres (03)
días hábiles contados a partir de la toma de posesión.

Entrega al funcionario público que la máxima autoridad

jerárquica del respectivo ente u organismo designe para
tal efecto.
Materialización de la entrega

Por lo que es responsabilidad de quien

entrega, mantener permanentemente
actualizados los registros, controles,
archivos y demás documentación a fin
de hacer posible la entrega oportuna.
Ámbito subjetivo de aplicación: (Art. 5 NRE)

Los órganos y entidades a los que incumbe el

ejercicio del Poder Público Nacional.
Los órganos y entidades a los que incumbe el
ejercicio del Poder Público Estadal.
Los órganos y entidades a los que incumbe el
ejercicio del Poder Público en los distritos y
distritos metropolitanos.
Los órganos y entidades a los que incumbe el
ejercicio del Poder Público Municipal.
Los órganos y entidades a los que incumbe el
ejercicio del Poder Público en los territorios
federales y dependencias federales.
Los institutos autónomos nacionales, estadales,
distritales y municipales.
Ámbito subjetivo de aplicación:
El Banco Central de Venezuela.
Las Universidades Públicas.
Las demás personas de Derecho Público nacionales, estadales,
distritales y municipales.
Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las
personas a que se refieren los numerales anteriores tengan
participación en su capital social, así como las que se
constituyan con la participación de aquellas.
Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones
creadas con fondos públicos, o que sean dirigidas por las
personas a que se refieren los numerales anteriores (…)
Autoridades responsables de la entrega:
(Art. 6 NRE)

Los Presidentes de Juntas Directivas, Junta

Administradora, Consejo Directivo u órgano similar.
Los Gerentes o Directores.
Jefes
Autoridades administrativas de cada departamento,
sección o cuadro organizativo específico.
Responsables de elaborar y suscribir el acta:
(Art. 8 NRE)

Servidor público saliente, elabora, presenta y

suscribe la respectiva acta de entrega.

Omisión de la entrega formal (Art.9 NRE)

Servidor público entrante o la persona designada por
la máxima autoridad jerárquica, levanta acta
detallada, con asistencia de dos testigos, y del
auditor interno del organismo entidad, dejará
constancia del estado en que encuentre los asuntos,
bienes y recursos asignados, y se especificaran
errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren, u
otra situación que sea necesario señalar.
Contenido del Acta: (Art. 10 NRE)
Lugar y fecha de la suscripción del Acta
Identificación del órgano, entidad, oficina o
dependencia que se entrega.
Identificación de quien entrega y de quien recibe.
Motivo de la entrega y su fundamentación legal.
Relación de los anexos que acompañan al acta y
que se mencionan en los Artículos 11 al 17 de las
presentes Normas, según sea el caso, con
mención expresa de que forman parte integrante
del acta.
Suscripción del acta por parte de quien entrega y
de quien recibe
 Anexos del Acta (Art. 11 NRE)
Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria,
financiera y patrimonial, cuando sea aplicable.
Mención del número de cargos existentes (empleados, obreros,
fijos, contratados, jubilados y pensionados)
Inventario de bienes muebles e inmuebles
Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con
los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto.
Índice general del archivo
Cualquier otra información o documentación necesaria.
Otros anexos del Acta:

Unidades Administradoras (Art. 53

Reglamento Nº 1 de LOAFSP):

Monto de los fondos de bienes asignados a

la respectiva unidad administradora.
Saldo en efectivo de dichos fondos a la
fecha de entrega de la gestión
Estados bancarios actualizados y
conciliados.
Lista de comprobantes de gastos.
Cheques emitidos pendiente de cobro.
Otros anexos del Acta:

Órganos o entidades que manejan ramos específicos

(Art. 13 NRE)

Detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros

respectivos, y de los derechos pendientes de
recaudación de años anteriores.

Órganos de control fiscal (Art. 14 NRE)

Relación de los expedientes abiertos con ocasión del

ejercicio de la potestad de investigación.
Procedimientos administrativos para la determinación
de responsabilidades, con indicación del estado en que
se encuentran.
Otros anexos del Acta:

Ministerio de Finanzas (Art. 15 NRE)

Situación del Tesoro Estadal.

Información de la Ejecución del presupuesto nacional
de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en
curso y de los derechos pendientes de recaudación de
años anteriores.
Monto de la deuda pública nacional interna y externa.
Situación de las cuentas de la Nación.
Otros anexos del Acta:

Gobernaciones, oficinas o dependencias de

hacienda estadal (Art. 16 NRE)

Situación del Tesoro Estadal.

Información de la ejecución del presupuesto estadal
de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en
curso y de los derechos pendientes de recaudación
de años anteriores.
Situación de las cuentas del respectivo estado.
 Otros anexos del Acta:

Alcaldías, dirección de hacienda distrital o municipal

(Art. 17 NRE)

Situación del Tesoro Distrital o Municipal.

Información de la Ejecución del presupuesto distrital o
municipal de ingresos y egresos del ejercicio
presupuestario en curso y de los derechos pendientes de
recaudación de años anteriores.
Situación de las cuentas distritales o municipales.
Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los
terrenos propios distritales o municipales.
Relación de ingresos producto de las ventas de terrenos
ejidos o terrenos propios distritales o municipales.
Datos e información que debe incluirse
en el Acta
Los anexos del acta de entrega deberán incluir datos e información, con
fecha de corte al momento del cese del servidor público que entrega.
Es responsabilidad de quien entrega, la exactitud del acta y sus anexos
tanto cualitativa como cuantitativamente. (Art. 18 NRE)
En caso de no existir información o los documentos requeridos para el acta
y sus anexos, se dejará constancia de tal condición y de los motivos que
impidieron su entrega. (Art. 19 NRE)
Especificar los errores, deficiencias u omisiones que se advirtieren en el
levantamiento de la misma, así como cualquier otra situación que sea
necesario señalar. (Art. 20 NRE)
Original y copias del acta y sus anexos:

El acta de entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres

copias certificadas. (Art. 21 NRE)

Original se archiva en el despacho de la máxima autoridad jerárquica, o

en la oficina o dependencia que se entrega.
Una (1) copia certificada se entregará al servidor público que recibe.
Una (1) copia certificada se entregará al servidor público que entrega.
Una (1) copia certificada se entregará a la Unidad de Auditoría Interna
del órgano o entidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de
la fecha de suscripción del acta.
Acta de entrega de los órganos de
control fiscal:
Unidad de Auditoría Interna remitirá copia certificada del acta y sus
anexos al órgano de control fiscal competente.
Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional remitirá copia
certificada del acta y sus anexos a la Contraloría General de la República
Órganos de Control fiscal externo remitirán copia certificada del acta y
sus anexos a la Contraloría General de la República
Si no existe unidad de auditoría interna, debe remitirse el acta de
entrega a la unidad de auditoría interna del órgano de adscripción. (Art.
26 LOCGRSNCF)
De las Observaciones al Acta de Entrega
y de su verificación
Observaciones al acta por el servidor público que recibe
(Art. 22 NRE)

El servidor público que recibe, que con posterioridad a la

suscripción del acta de entrega, tenga observaciones sobre el
contenido de la misma, que pudieran dar lugar al ejercicio de
la potestad de investigación y, de ser el caso, al inicio del
procedimiento administrativo para la determinación de
responsabilidades, las informará por escrito al órgano de
control fiscal competente dentro de los ciento veinte (120)
días hábiles siguientes a la fecha de la referida suscripción.
De las Observaciones al Acta de Entrega
y de su verificación
Verificación del Acta (Art. 23 NRE)
Unidad de Auditoría Interna: verificación de la
sinceridad, exactitud y observaciones que se
formulen al acta de entrega.

Resultados de la Verificación: Un Informe

Un ejemplar al servidor público saliente
Un ejemplar al servidor público entrante
Pérdida, deterioro o menoscabo del
patrimonio público. (Art. 24 NRE)
De determinarse actos, hechos o situaciones que pongan en
peligro de pérdida, deterioro o menoscabo el patrimonio
público, el titular del órgano de control fiscal competente
informará a las autoridades administrativas correspondientes,
a fin de que se ejerzan las acciones correctivas.

En caso de existir méritos suficientes que permitan presumir la

ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una
disposición legal o sublegal, daños causados al patrimonio
público o la procedencia de acciones fiscales, se ejercerá la
potestad de investigación (Art. 77 LOCGRSNCF) y de ser el caso
la determinación de responsabilidades.
Sanciones por incumplimiento (Art. 26
NRE)

De conformidad con la LOCGRSNCF

Oficio Circular Nº 01-00-000871 de fecha
27/10/2010 de la CGR
La función de control que ejecuta la UAI va más allá de la revisión de
los elementos e informaciones contenidos en el acta, ya que se
extiende a la comprobación de los datos contenidos en la misma,
con el objeto de comprobar la veracidad de la información
presentada, la fiabilidad de su contenido, así como la verificación de
las observaciones realizadas por el servidor público entrante.
La norma no restringe el análisis y elaboración del informe, sólo a
aquellas actas de entrega que hayan sido objeto de observaciones
por parte del servidor público que recibe, por el contrario la
verificación y elaboración del informe respectivo , se extiende a
todos los casos de entrega de dependencias.
La actividad del órgano de control fiscal estará sujeta a un
planificación que debe realizar utilizando criterios de selectividad,
economía, objetividad, oportunidad y de relevancia material.
 ACTA DE ENTREGA

En la ciudad de ______siendo el día ____ del mes de ____ de ___,

reunidos en la ___________, el ciudadano _________, titular de la
cédula de identidad Nº _____, en su carácter de ______saliente,
designado mediante Resolución Nº___, publicada en Gaceta
Oficial del ____ Nº ___ de fecha ___, y el ciudadano __________,
titular de la cédula de identidad Nº ____, en su carácter de ____
entrante, designado mediante Resolución Nº ___, publicada en
Gaceta Oficial Nº ___ de fecha ___, para realizar el acto de
entrega formal de la Oficina/Gerencia/División, motivado a la
__, de conformidad con lo previsto en las “Normas para Regular
la entrega de los Órganos y Entidades de la Administración
Pública y de sus respectivas Oficinas o Dependencias”,
prescrita en la Resolución de la Contraloría General de la
República Nº 01-00-000162, publicada en la Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.229, de fecha 28
de julio de 2009,
 ACTA DE ENTREGA

Acto seguido se deja constancia de los siguientes aspectos: Estado de las

cuentas que refleja la situación presupuestaria, financiera y patrimonial,
cuando sea aplicable; Anexo Nº 1. Número de cargos existente, con
señalamiento de si son empleados u obreros, fijos o contratados, así como
el número de jubilados y pensionados de ser el caso; Anexo Nº 2. Inventario
de los bienes muebles e inmuebles; Anexo Nº 3. Situación de la ejecución
del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas
fijadas en el presupuesto correspondiente; Anexo Nº 4. Índice general del
archivo; Anexo Nº 5. Cualquier otra información o documentación que se
considere necesaria; Anexo Nº 6; Monto de los fondos y bienes asignados a
la respectiva unidad administradora; Anexo Nº 7. Saldo en efectivo de
dichos fondos a la fecha de entrega de la gestión; Anexo Nº 8. Estados
bancarios actualizados y conciliados; Anexo Nº 9. Lista de comprobantes de
gastos; Anexo Nº 10. Cheques emitidos pendientes de cobros; Anexo Nº 11.
Queda entendido que los anexos anteriormente descritos forman parte
integrante de la presente acta.
 ACTA DE ENTREGA
De conformidad con lo previsto en el artículo 22 de la Resolución Nº 01-00-
000162, emanada de la Contraloría General de la República, se dispone de un
lapso de ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la fecha de la referida
suscripción para que el ___________________________ entrante, haga las
observaciones a que haya lugar ante el Órgano de Control fiscal competente.
Se levanta la presente acta en cuatro (4) ejemplares de un mismo tenor y a un
sólo efecto, para ser distribuidas: original al despacho de la autoridad
jerárquica que realiza la entrega, una (1) copia certificada al servidor público
que recibe, una (1) copia certificada al servidor público que entrega y una (1)
a la unidad de auditoría interna, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la
fecha de suscripción de la mencionada acta. Luego de leída la presente acta,
conforme firman.

Quien Entrega, Quien Recibe,

_______________________ _________________________
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 Facilitador: Lcda. Gloria Rondón
Contraloría del estado Mérida
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Muchísimas gracias por su

atención