HALLAZGO
Falta de archivo y resguardo de papelería importante.
Condición:
La falta de un archivo y el resguardo de papelería importante pueden tener varios
implicaciones y condiciones que se deben considerar, como, por ejemplo: perdida
de información, dificultades legales, ineficiencia operativa.
Criterio:
Para abordad la falta de archivo y resguardo de papelería importante se pueden
implementar ciertas técnicas como:
clasificación de documentos, políticas de gestión documental, capacitación de
personal, uso de tecnología, conciencia de seguridad.
Causa:
Dentro de la papelería revisada se logró determinar que no está adjunto los
comprobantes correspondientes como a los pagos de planillas entre ellas cheques
emitidos con los que no se cuenta con una copia de seguridad, planillas que no
tienen las firmas de quien las elabora, ni de los empleados, no existe una
respuesta por escrito por parte de los empleados que si recibieron conforme a lo
que dicen los archivos, medios de pago de las facturas, La ausencia de un
sistema claro para el archivo puede llevar a la pérdida de documentos
importantes.
Efecto:
La falta de este tipo de control puede llevar a aumentar el margen de error dentro
de los registros que se tienen hasta el momento, hasta no tener suficiente
evidencia para demostrar que si se le está desembolsando lo que dictan nuestros
controles.
Recomendaciones:
Llenar todos los campos que tienen las planillas que de momento se utilizan en la
entidad y darles el resguardo en un lugar adecuado ya que es de mucha
importancia para la empresa, implementar un mecanismo para que firme que si
recibió el pago que se les da a cada empleado y resguardar una copia de todos
los documentos con el que se utilice para sacar efectivo de la empresa. Elaborar
un sistema practico para que los empleados que no están presentes puedan
generar su firma de cualquier lugar ya que por la naturaleza del trabajo todo el
personal no se está presente físicamente en las instalaciones de la empresa.
Conclusión:
Se tiene muy poca evidencia que se allá entregado el efectivo a los empleados y
los servicios prestados, sería conveniente recaudar e implementar que todo lo que
salga de la empresa se tenga por lo menos la firma de la persona quien es
beneficiario de esos fondos.
2.Consecuencias por no tener bien le calculo de planillas del Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social.
Condición:
La correcta presentación de las planillas IGSS es un requisito legal para las
empresas. El incumpliendo de esta obligación puede generar diversas
consecuencias, tanto legales como operativas.
Criterio:
● La correcta identificación de los ingresos y deducciones de cada
empleado.
● La actualización constante de las normativas y cambios en las tasas de
aportación del IGSS.
Causa
Falta de Capacitación: La inadecuada formación del personal encargado de los
cálculos puede llevar a errores significativos.
Desactualización de Procedimientos: No actualizar los procesos y sistemas para
reflejar cambios en las leyes o normativas del IGSS puede resultar en cálculos
incorrectos
Efecto
Multas y Sanciones: Los errores en las planillas pueden resultar en multas
significativas por parte del IGSS.
Problemas Legales: La empresa puede enfrentar demandas o acciones legales si
los empleados consideran que sus derechos no están siendo respetados.
Afectación a los Empleados: Un cálculo incorrecto puede afectar las prestaciones
sociales de los empleados, como pensiones, incapacidades o licencias.
Daño a la Reputación: La empresa puede sufrir un deterioro en su imagen ante
empleados y la sociedad, lo que podría afectar la retención de talento.
Recomendación
Auditorías Internas: Realizar auditorías periódicas para asegurar que los cálculos
de las planillas sean correctos y cumplan con la normativa del IGSS.
Capacitación: Proporcionar capacitación continua al personal encargado de
realizar estos cálculos, para que estén al tanto de las normativas vigentes.
Implementación de Software: Utilizar software especializado que minimice los
errores en los cálculos y facilite la presentación de informes.
Conclusión:
La correcta elaboración y cálculo de las planillas del IGSS es fundamental para
evitar sanciones y garantizar el bienestar de los empleados. La implementación de
formación continua, auditorías internas y tecnologías adecuadas no solo previene
errores, sino que también promueve un ambiente laboral más positivo y confiable.
Invertir en estos aspectos es crucial para el cumplimiento normativo y la
sostenibilidad de la empresa.
