SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO

INDUSTRIAL

DIRECCION ZONAL LIMA CALLAO

ESCUELA DE TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN

CARRERA INGENIERIA DE SOFTWAWRE CON IA

Proyecto de Innovación / Mejora / Creatividad Nivel

Profesional Técnico / Técnico Operativo

““Implementación de un Sistema Web para Ventas de SubCafae del Hospital

nacional Docente Madre Niño San Bartolome”

Autor : Jeanpierre Emilio Baldera Arteaga

Asesor : CARLOS ANDRES SANCHEZ
VILLARREAL

Lima, Perú

2024
Agradecimiento

Al concluir este proyecto de investigación, quiero

expresar mi sincero agradecimiento a todas las personas e
instituciones que hicieron posible su realización. En
primer lugar, agradezco a mi instructor por su guía y
paciencia, brindándome el apoyo necesario para superar
cada etapa con confianza. A mi familia, por su amor
incondicional y constante motivación, que fueron
fundamentales en los momentos más desafiantes.
También a mis amigos, cuya compañía y aliento hicieron
este proceso más llevadero. Extiendo mi gratitud a
SENATI, por proporcionar un entorno académico
adecuado y los recursos esenciales para el desarrollo de
esta investigación. Por último, reconozco la experiencia
enriquecedora que obtuve durante mis prácticas en la
empresa que me acogió, contribuyendo de manera
significativa a mi crecimiento profesional y personal.
 Dedicatoria

A mi familia por estar

dando el apoyo que ellos
siempre me brindan, la
educación que ellos me
han inculcado todo eso
ha sido posible gracias a
Ellos
 Índice

Contents

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO .........................................1

DIRECCION ZONAL LIMA CALLAO ...................................................................................1

Proyecto de Innovación / Mejora / Creatividad Nivel Profesional Técnico / Técnico Operativo 1

Agradecimiento ...............................................................................................................................2

Dedicatoria......................................................................................................................................3

Índice .......................................................................................................................................4

Automatizar el proceso de registro y control de inventarios. .................................................8

Implementar opciones flexibles para el pago total y en cuotas. .............................................8

Mejorar la precisión y eficiencia en el seguimiento de transacciones. ...................................8

CAPITULO I ................................................................................................................................ 10

Razón social. .............................................................................................................................. 11

1.2 Misión, Visión, Objetivos, Valores de la empresa.................................................................12

1.3 Productos, mercado, clientes. ............................................................................................... 15

1.4 Estructura de la Organización. .............................................................................................. 16

1.5 Otra información relevante de la empresa donde se desarrolla el proyecto......................... 18

1.5.2 FODA ........................................................................................................................ 19

CAPÍTULO II ............................................................................................................................... 20

PLAN DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN / MEJORA / CREATIVIDAD ........................... 21

CAPÍTULO III.............................................................................................................................. 27

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL .............................................................................. 28

3.1.Diagrama del Proceso, Mapa de flujo de valor y/o diagrama de operaciones actual ...........28

Figura 3 .................................................................................................................................. 28

Tabla 1 ...................................................................................................................................29

3.3 Análisis de las causas raíz que generan el problema .......................................................... 30

CAPÍTULO IV ............................................................................................................................. 33

Tabla 4 ...................................................................................................................................34

4.2 Matriz de impacto de Prioridades Tabla 5: ........................................................................34

4.1.Tabla de Requerimiento ....................................................................................................34

Tabla 6 ...................................................................................................................................35

Tabla 7 ...................................................................................................................................36

Tabla 8: .................................................................................................................................. 37

4.8. Cronograma de ejecución de la mejora ............................................................................. 40

 ÍNDICES FIGURA

Figura 1: Organigrama de la empresa ......................................................................................17

Figura 2: FODA de la empresa ................................................................................................19
Figura 3: Diagrama de Proceso actual del Proceso de Registro y Envío de Notas .....................39
Figura 4: Diagrama de Ishikawa ..............................................................................................40
Figura 7: Diagrama de Gantt (1/2) ............................................................................................50
Figura 8: Diagrama de Gantt (2/2) ............................................................................................50
Figura 9: Cronograma de actividades .......................................................................................51
Figura 10: 18/09/2023 - 24/09/2023 ........................................................................................51
Figura 11: 25/09/2023 - 01/10/2023 ........................................................................................52
Figura 12: 02/10/2023 - 08/10/2023 ........................................................................................52
Figura 13: 09/10/2023 - 15/10/2023 ........................................................................................53
Figura 14: 16/10/2023 - 22/10/2023 ........................................................................................53
Figura 15: 29/10/2023 - 23/10/2023 ........................................................................................54
Figura 16: 30/10/2023 - 05/11/2023 ........................................................................................54
Figura 17: 06/11/2023 - 12/11/2023 ........................................................................................55
Figura 18: 13/10/2023 - 19/11/2023 ........................................................................................55
Figura 19: 20/11/2023 - 26/11/2023 ........................................................................................56
Figura 20: 27/11/2023 - 03/12/2023 ........................................................................................56
Figura 21: 04/11/2023 - 10/12/2023 ........................................................................................57
Figura 22: 11/12/2023 - 17/12/2023 ........................................................................................57
Figura 23: 25/12/2023 - 31/12/2023 ........................................................................................58
Figura 24: Caso de uso del Registro de Notas Antes del Sistema ..............................................76
Figura 25: Caso de uso de Creación y Entrega de Libretas .......................................................77
Figura 26: Diagrama de la base de Datos (sacada del diseñador de PHPMyAdmin) .................83
Figura 27: Arquitectura del Sistema .........................................................................................84
Figura 28: Vista - Administrador – CRUD Profesores..............................................................85
Figura 29: Vista - Administrador - Aulas .................................................................................85
Figura 30: Vista - Administrador - Notas .................................................................................86
Figura 31: Vista - Administrador - Materias .............................................................................86
Figura 32: Vista - Administrador - CRUD Alumnos ................................................................87
Figura 33: Login......................................................................................................................87
Figura 34: Vista - Administrador - Inasistencia y Tardanzas ....................................................88
Figura 35: Vista - Profesor - Crear Nota ..................................................................................88
Figura 36: Vista - Profesor - Búsqueda de Notas ......................................................................89
Figura 37: Ficha de Calificación de Silvestre Matencio Estefany Brisseth ................................90
Figura 38: Carta a la Empresa para realizar el proyecto de Innovación y mejora ......................91
Figura 39: Ficha de Validación del Proyecto de Innovación y/o mejora en la empresa de
Piscoya Poma Luis Eduardo .................................................................................................. 92

Figura 40: Ficha de Validación del proyecto de Innovación y/o mejora en la empresa Silvestre
Matencio Estefany Brisseth ....................................................................................................... 93
Figura 41: Ficha de Validación del proyecto de Innovación y/o mejora en la empresa de Aliaga
Mamani Betto Yhon .................................................................................................................. 94
Figura 42: Ficha de Calificación del Proyecto de Innovación y/o mejora en la empresa de
Piscoya Poma Luis Eduardo ...................................................................................................... 95
Figura 43: Ficha de Calificación del proyecto de Innovación y/o mejora en la empresa de
Aliaga Mamani Betto Yhon ..........................................................................................................
 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN /
MEJORA /CREATIVIDAD.

Resumen Ejecutivo del Proyecto de Innovación

1. Problema: En el subcafae, ubicada en el Distrito de Cercado de

lima, Lima, se ha identificado una falta de eficiencia en la gestión de
ventas, inventarios y procesos de facturación. El sistema actual basado en
registros manuales y cálculos manuales presenta múltiples desafíos,
incluyendo errores en el control de inventarios, dificultades en la emisión
defacturas, y una gestión ineficaz de los pagos y descuentos. Esto afecta
negativamente tanto la precisión de la información como la experiencia
del usuario.

2. Objetivos: El objetivo principal del proyecto es desarrollar e

implementar un sistema web integral que optimice la gestión de ventas,
compras e inventarios en la Bodega subcafae. Los objetivos específicos
incluyen:

 Automatizar el proceso de registro y control de inventarios.

 Facilitar la emisión y gestión de

facturas electrónicas.

 Implementar opciones flexibles para el

pago total y en cuotas.

 Integrar un módulo de descuentos y promociones.

 Mejorar la precisión y eficiencia en el seguimiento de transacciones.

 3. Antecedentes: La Bodega subcafae ha dependido históricamente
de métodos manuales y procesos no estandarizados para la gestión de sus
operaciones. Esto ha llevado a problemas recurrentes de errores en los
registros, demoras en la facturación, y dificultades en la gestión de
inventarios. La necesidad de modernizar estos procesos se ha vuelto
imperativa para mejorar laeficiencia operativa y la satisfacción del
cliente.

4. Análisis de la Innovación: El sistema web propuesto incorpora

tecnología avanzada para lagestión automatizada de inventarios y ventas.
Utiliza una interfaz intuitiva para la entrada y seguimiento de datos, lo
que permite un control en tiempo real. La automatización de la
facturación y la integración de opciones de pago flexibles mejoran la
transparencia y la precisión de las transacciones. El módulo de
descuentos y promociones permitirá a la bodega ofrecer ofertas
personalizadas, lo que puede aumentar la fidelidad del cliente y las
ventas.

5. Plan Propuesto: El proyecto se desarrollará en varias fases:

 Fase 1: Análisis y diseño. Revisión de requisitos,

diseño del sistema, yplanificación de la arquitectura
tecnológica.
 Fase 2: Desarrollo. Programación del sistema web,
integración de módulosde ventas, inventarios,
facturación, y pagos.
 Fase 3: Pruebas. Evaluación del sistema para asegurar su
funcionamiento correcto, yajustes según el feedback.
 Fase 4: Implementación. Despliegue del sistema en la Bodega Jesmar,
formación
 del personal, y transición desde el sistema antiguo.

 Fase 5: Evaluación y soporte. Monitoreo del rendimiento

del sistema, resoluciónde problemas, y soporte continuo.

6. Resultados Económicos: Se estima que la implementación del

sistema web conducirá a una reducción significativa en los costos
operativos y en los errores de registro, que actualmente representan un
porcentaje importante de pérdidas. La automatización y mejora en la
gestión de inventarios permitirá una reducción en el capital inmovilizado y
una optimizacióndel flujo de caja. Los beneficios económicos también se
reflejarán en el incremento de la eficiencia operativa y la capacidad de
ofrecer promociones más efectivas, lo que se traducirá en un aumento en
las ventas yen la satisfacción del cliente. El retorno de la inversión (ROI)
seprevé positivo dentro del primer año tras la implementación, con una
recuperación de costos y una mejora continua en la rentabilidad.
 Prototitpo

Casos de Uso Antes del Sistema:

Figura 1:

Caso de uso del Registro de Notas Antes del Sistema

Nota: En el caso de uso se muestra cómo se gestionaban las órdenes de compras y los

pagos a proveedores: El personal de SubCafae realiza la solicitud de compra de

insumos a través de un formulario en el sistema, indicando los detalles del pedido, como

la cantidad, el tipo de insumo y el proveedor seleccionado. Luego, la solicitud es

revisada por el jefe de SubCafae, quien aprueba o rechaza la orden. Una vez aprobada,

el sistema actualiza automáticamente el estado de la orden en la base de datos y genera

una notificación al proveedor para proceder con la entrega. Al finalizar el mes, el

sistema genera un reporte con todos los pagos realizados, que es entregado a la

administración del hospital para su revisión y archivo.

Figura 2:

Caso de uso del Registro de Notas Antes del Sistema

Nota: En el caso de uso se muestra cómo es el procedimiento para la creación de

reportes de inventario:
El encargado de inventarios solicita generar el reporte de existencias a través del
sistema. Este proceso incluye revisar las cantidades de productos en stock y las
entradas y salidas registradas durante el periodo de inventario. Una vez que el reporte
ha sido generado, el encargado verifica que los datos sean correctos y actualizados.
Después de la revisión, el reporte es enviado al gerente o responsable de SubCafae,
quien solicita imprimir el reporte o guardarlo en formato PDF para su archivo. Una vez
impreso o guardado, el gerente convoca una reunión con los responsables de las
diferentes áreas (como compras y ventas) para revisar el reporte de inventarios y tomar
decisiones sobre reabastecimiento o ajuste de stock según sea necesario.
Finalmente, el reporte de inventario es entregado a los responsables de cada área,
quienes lo utilizarán para la toma de decisiones operativas y estratégicas dentro del
sistema de gestión de inventarios de SubCafae.
Anexo 3: Diccionario de Datos:
Tabla 1: Diccionario de Datos de la tabla “Producto”

Nombre Tipo Longitud Descripción

PK id_producto Int Llave primaria de
cada producto.

codigo_producto varchar 20 Código único de

cada producto,
utilizado para
identificarlo dentro
del sistema.

nombre varchar 100 Nombre del

producto.

descripcion varchar 255 Descripción

detallada del
producto.

categoria varchar 50 Categoría a la que

pertenece el
producto (por
ejemplo, alimentos,
bebidas, etc.).

precio_unitario decimal Precio de venta por

unidad del producto.

stock_actual Int Cantidad de

unidades disponibles
en el inventario.

stock_minimo int Nivel mínimo de

stock para alertar
sobre la necesidad
de reabastecimiento.

fecha_entrada datetime Fecha en que el

producto fue
ingresado al
inventario.
estado varchar 20 Estado del producto:
disponible, agotado,
en reposición, etc.

Tabla 2: Diccionario de Datos de la tabla “Proveedor”

Nombre Tipo Longitud Descripción

PK id_proveedor Int Llave primaria de
cada proveedor.

nombre_proveedor Varchar 100 Nombre del

proveedor o empresa
que suministra los
productos.

contacto_1 Varchar 50 Número de teléfono

principal del
proveedor.

contacto_2 Varchar 50 Número de teléfono

alternativo del
proveedor.

email Varchar 100 Correo electrónico

de contacto del
proveedor.

direccion Varchar 255 Dirección física del

proveedor.

estado Varchar 20 Estado del proveedor:

activo, suspendido,
etc.
Tabla 3: Diccionario de Datos de la tabla “Movimiento_Inventario”

Nombre Tipo Longitud Descripción

PK id_movimiento int Llave primaria de
cada movimiento de
inventario.

tipo_movimiento varchar 50 Tipo de movimiento:

ingreso o salida de
producto.

fecha_movimiento datetime Fecha y hora en la

que se registró el
movimiento.

Cantidad int Cantidad de

unidades
involucradas en el
movimiento.

id_producto int ID del producto

afectado por el
movimiento.

id_proveedor int ID del proveedor (si

es un ingreso de
productos).

id_usuario int ID del usuario que

registró el
movimiento.

motivo varchar 255 Motivo del

movimiento, como
venta, compra, ajuste
por inventario, etc.
Tabla 4: Diccionario de Datos de la tabla “Usuario”

Nombre Tipo Longitud Descripción

PK id_usuario int Llave primaria de
cada usuario del
sistema.

Usuario Varchar 50 Nombre de usuario

para el acceso al
sistema.

contraseña Varchar 50 Contraseña del

usuario para acceder
al sistema.

nombre Varchar 100 Nombre completo

del usuario.

apellido Varchar 100 Apellido del usuario.

rol Varchar 50 Rol del usuario

dentro del sistema:
administrador,
encargado de
inventarios, etc.

estado Varchar 20 Estado del usuario:

activo, inactivo,
suspendido, etc.
Tabla 5: Diccionario de Datos de la tabla “Orden_Pedido”

Nombre Tipo Longitud Descripción

PK id_orden int Llave primaria de

cada orden de
pedido.

fecha_orden datetime Fecha y hora de

creación de la
orden de pedido.

id_proveedor int ID del proveedor

asociado a la orden.

total_orden decimal Total de la orden de

pedido, calculado a
partir de los
productos
solicitados.

estado_orden Varchar 50 Estado de la orden:

pendiente,
procesada,
entregada,
cancelada, etc.

fecha_entrega datetime Fecha de entrega

estimada para la
orden.
Tabla 6: Diccionario de Datos de la tabla “Categoria_Producto”

Nombre Tipo Longitud Descripción

int
PK id_categoria Llave primaria de
cada categoría de
producto.

nombre_categoria varchar 50
Nombre de la
categoría, como
"Bebidas",
"Alimentos",
"Electrodomésticos".

varchar 255 Descripción breve de

descripcion_categoria
la categoría del
producto.
Anexo 4: Base de Datos:
Figura 3: Diagrama de la base de Datos (sacada del diseñador de Postgres)
Anexo 5: Arquitectura del Sistema:
Figura 4: Arquitectura del Sistema

Nota: El servidor está conectado con la aplicación, esta app solo lo tienen la
administración y los profesores, y ambos envían respuestas y consultas al servidor.

Anexo 6: Capturas del sistema hasta el momento:

Figura 5: Vista - Administrador – Login
Figura 6: Vista - Administrador – Inicio

Figura 7: Vista - Administrador – Ventas

Figura 8: Vista - Administrador – Productos

Figura 9: Vista - Administrador – Clientes

Figura 10: Vista - Administrador – Proveedores

Figura 11: Vista - Administrador – Reportes de ventas

Figura 12: Vista - Administrador – Reportes de ventas exportadas a Excel

Figura 13: Vista - Administrador – Reportes de ventas Excel

CAPITULO I
 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Razón social.

RUC: 20503436184
RAZÓN SOCIAL Subcafae
DIRECTOR GENERAL : Miriam Esther Ortiz Espinoza

DIRECCIÓN: Av. Alfonso Ugarte 825, Lima

CORREO: [email protected]
1.2 Misión, Visión, Objetivos, Valores de la empresa.

Misión: La misión de subcafae es proporcionar a nuestros clientes una experiencia de

compra excepcional mediante un servicio al cliente de alta calidad, productos frescos y
confiables, y unentorno de compra conveniente y accesible. Nos comprometemos a mejorar
continuamente nuestros procesos internos para satisfacer las necesidades de nuestros clientes
y empleados, contribuyendo así al bienestar y la satisfacción general de la comunidad.

Visión: La visión de Bodega subcafae es ser la bodega líder en el distrito de Alfonso Ugarte,
Lima, reconocida por nuestra excelencia en la gestión de inventarios y ventas, y por nuestro
enfoque innovador en el servicio al cliente. Buscamos expandir nuestra presencia en el
mercado, adoptando las últimas tecnologías y mejores prácticas para ofrecer una experiencia
decompra superior y contribuir al desarrollo económico de la región.

Objetivos:

1. Optimización de Procesos: Implementar un sistema web avanzado que permita

una gestión eficiente y precisa de inventarios, ventas y facturación, reduciendo
errores y aumentando la productividad operativa.
2. Mejora en la Experiencia del Cliente: Ofrecer un servicio al cliente
excepcional mediante la introducción de opciones de pago flexibles y
promociones personalizadas que respondan a las necesidades y preferencias de
nuestros clientes.
3. Incremento de Ventas: Aumentar las ventas y la lealtad del cliente mediante
unagestión efectiva de inventarios y la implementación de estrategias de
marketing basadas en datos.
4. Expansión y Crecimiento: Explorar oportunidades para expandir nuestras
operacionesy presencia en el mercado, fortaleciendo nuestra posición competitiva
en el distrito yen la región.
 5. Desarrollo del Personal: Fomentar el crecimiento y desarrollo profesional
denuestros empleados a través de capacitación continua y un ambiente de
trabajopositivo y motivador.

Valores:

1. Compromiso con la Calidad: Nos dedicamos a ofrecer productos y servicios de

alta calidad, asegurando la satisfacción y confianza de nuestros clientes.

2. Innovación Continua: Fomentamos la innovación y la mejora continua en todos

nuestros procesos para adaptarnos a las nuevas tendencias y tecnologías del
mercado.

3. Integridad y Transparencia: Actuamos con honestidad y transparencia en

todas nuestras operaciones, manteniendo altos estándares éticos y de
responsabilidad.

4. Orientación al Cliente: Priorizamos las necesidades y expectativas de nuestros

clientes, buscando siempre superar sus expectativas y ofrecer una experiencia
de compra superior.

5. Trabajo en Equipo: Valoramos la colaboración y el esfuerzo conjunto entre

nuestros empleados para lograr objetivos comunes y crear un ambiente de trabajo
armonioso y productivo.

6. Responsabilidad Social: Estamos comprometidos con el desarrollo sostenible y el

bienestar de la comunidad, contribuyendo positivamente al entorno en el que
operamos.

7. Orientación al Cliente: Priorizamos las necesidades y expectativas de nuestros

clientes, buscando siempre superar sus expectativas y ofrecer una experiencia
de compra superior.
8. Trabajo en Equipo: Valoramos la colaboración y el esfuerzo conjunto entre
nuestros empleados para lograr objetivos comunes y crear un ambiente de trabajo
armonioso y productivo.

9. Responsabilidad Social: Estamos comprometidos con el desarrollo sostenible y el

bienestar de la comunidad, contribuyendo positivamente al entorno en el que
operamos.

10. Orientación al Cliente: Priorizamos las necesidades y expectativas de nuestros

clientes, buscando siempre superar sus expectativas y ofrecer una experiencia
de compra superior.

11. Trabajo en Equipo: Valoramos la colaboración y el esfuerzo conjunto entre

nuestros empleados para lograr objetivos comunes y crear un ambiente de trabajo
armonioso y productivo.

12. Responsabilidad Social: Estamos comprometidos con el desarrollo sostenible y el

bienestar de la comunidad, contribuyendo positivamente al entorno en el que
operamos.

13. Orientación al Cliente: Priorizamos las necesidades y expectativas de nuestros

clientes, buscando siempre superar sus expectativas y ofrecer una experiencia de
compra superior.

14. Trabajo en Equipo: Valoramos la colaboración y el esfuerzo conjunto entre

nuestros empleados para lograr objetivos comunes y crear un ambiente de trabajo
armonioso y productivo.

15. Responsabilidad Social: Estamos comprometidos con el desarrollo sostenible y el

bienestar de la comunidad, contribuyendo positivamente al entorno en el que
operamos.
1.3 Productos, mercado, clientes.

Productos: Subcafae ofrece una amplia gama de productos para satisfacer las necesidades
desus clientes en el Distrito de Cercado de Lima. Entre los productos principales se
incluyen:

a) Café: Diferentes tipos de café en grano y molido, tanto de origen nacional

comointernacional. Té: Variedades de té en hojas y bolsitas.
b) Productos de Panadería: Panes frescos, pasteles, y
galletas. Lácteos y Derivados: Leche, yogur, queso
y mantequilla. Abarrotes y Otros: Arroz, azúcar,
aceite, yproductos enlatados.
c) Artículos de Limpieza y Cuidado Personal: Detergentes, jabones, y productos de higiene.

Mercado: Subcafae se dirige principalmente a clientes residenciales en el Distrito de

Cercadode Lima, con una fuerte presencia en la comunidad local. La bodega también
atiende a pequeñas empresas y oficinas cercanas que requieren productos básicos y de
consumo diario. La demanda en esta área es alta debido a la densidad de población y la
necesidad constante deproductos frescos y de calidad.

Clientes: El perfil de los clientes de Subcafae incluye:

a) Residenciales: Familias y personas individuales que buscan productos de alta

calidad ybuen precio para su consumo diario.

b) Pequeñas Empresas: Oficinas y negocios locales que compran productos

enmayores cantidades para sus necesidades diarias.

c) Clientes Habituales: Personas que valoran la comodidad y la confianza de un

proveedorlocal confiable.

d) Clientes Nuevos: Residentes y nuevos habitantes de la zona que buscan

unaopción conveniente y accesible para sus compras diarias.

1
 1.4 Estructura de la Organización.

La estructura organizativa de Subcafae está diseñada para apoyar la eficiencia en las

operaciones diarias y asegurar una gestión efectiva del negocio. La organización se
divideen varias áreas clave:

Nota. Se muestra el organigrama de la empresa con las área y cargos correspondiente al

empleado asignado. Fuente Elaboración propia.

1
1. Dirección General:

Director General: Miriam Esther Ortiz Espinoza

Encargada de la supervisión general de la tienda, toma de decisiones estratégicas y

planificación a largo plazo.

2. Administración:

Administrador: Bryan Vallejos Simon

Responsable de la gestión financiera, administración de recursos humanos, y supervisión

general de operaciones.

3. Ventas y Atención al Cliente:

Jefe de Ventas: Bryan Vallejos Simon

Encargado de la estrategia de ventas, capacitación del personal de ventas, y gestión de la

experiencia del cliente en la tienda.

4. Compras e Inventarios:

Encargado de Compras: Bryan Vallejos Simon

Responsable de la adquisición de productos, manejo de relaciones con proveedores, y control de

inventarios.

5. Personal de Tienda:

Vendedores: Bryan Vallejos Simon

Encargados de la atención directa a los clientes, reposición de productos en estantes, y manejo

de cajas registradoras.

1
1.5 Otra información relevante de la empresa donde se desarrolla el proyecto.

1.5.1. Planificación y gestión de la entrevista

Fecha y Hora: 10/11/2023 – 10:30:00 am
Encargado: Miriam Esther Ortiz Espinoza

1. ¿Cómo definiría usted sus funciones en la empresa?

Mi rol en SubCafae consiste en supervisar todas las operaciones del negocio, tomar decisiones
estratégicas para el crecimiento, y asegurar que la tienda funcione de manera eficiente.
Coordino con el equipo de administración, ventas, y compras para garantizar un excelente
servicio al cliente y la gestión adecuada de los inventarios. También me ocupo de identificar
oportunidades para expandir y mejorar las operaciones.

2. ¿Cuándo y por qué se fundó la empresa?

SubCafae se fundó en 2015 con el objetivo de proporcionar productos esenciales y de consumo

diario para el personal del Hospital Nacional Docente Madre Niño San Bartolomé, así como
para los residentes de la zona. Vimos la necesidad de un negocio local que ofreciera
productos de calidad a precios accesibles.

3. ¿Qué tipos de productos vende la empresa?

SubCafae ofrece una amplia gama de productos, incluyendo café, té, productos de panadería,
lácteos, abarrotes, y artículos de limpieza y cuidado personal. Nos especializamos en
satisfacer las necesidades diarias de los empleados del hospital y de los clientes locales.

4. ¿Cuáles son los desafíos comunes que enfrenta la empresa en la industria de ventas
minoristas?
Uno de los principales desafíos que enfrentamos es la competencia con grandes supermercados
que ofrecen una mayor variedad de productos. Además, la gestión de inventarios de manera
manual ha sido una fuente de ineficiencias, y es algo que buscamos mejorar con la
implementación del sistema web. También es crucial mantener la fidelidad del cliente en un
mercado cada vez más competitivo.

1
 5. ¿Cómo determinan los precios de los productos?
Nuestros precios se determinan en base a los costos de adquisición de los productos, las
necesidades de los clientes locales y la competencia. Mantenemos un equilibrio entre ofrecer
productos de calidad a precios razonables, asegurándonos de que nuestros clientes obtengan
valor por su dinero. Las promociones y descuentos personalizados también juegan un papel
importante para atraer a nuestros clientes habituales.

1.5.2 FODA

Es una herramienta de análisis estratégico utilizada en negocios y planificación

estratégica. Su objetivo principal es ayudar a una organización o individuo a evaluar su situación
actual y futura, identificando factores internos y externos que pueden afectar su desempeño y
éxito. A continuación, se describen las principales aplicaciones del análisis FODA.

Figura 2:
FODA de la empresa.

Nota. Se muestra el organigrama de la empresa con las área y

cargos correspondiente al empleado asignado. Fuente
Elaboración propia.

1
CAPÍTULO II

1
PLAN DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN / MEJORA / CREATIVIDAD

2.1 Identificación del problema técnico en la empresa

INTERNACIONAL
A nivel internacional, la gestión manual de procesos operativos en hospitales y
establecimientos similares ha sido una fuente común de ineficiencias. En países
como Colombia y Perú, se han documentado problemas similares en otros hospitales
públicos, donde la falta de sistemas automatizados en áreas como el control de
inventarios,
facturación y gestión de pagos ha generado retrasos y errores, afectando tanto a los
pacientes como a los trabajadores (Vega, 2021; García, 2022). En algunos casos, el
proceso manual no solo aumenta los costos operativos, sino que también pone en riesgo la
calidad del servicio debido a la falta de datos precisos y actualizados (López, 2020). Esta
situación se refleja especialmente en los hospitales que manejan productos de consumo
diario, como en el caso de Hospital San Juan de Dios en Chile, donde los problemas de
control de inventarios y demoras en la facturación han sido reportados por diversas
fuentes (Salazar, 2023).

NACIONAL
A nivel nacional, en el contexto del Hospital Nacional Docente Madre Niño San
Bartolomé, se han identificado serias deficiencias en la gestión manual de sus
operaciones. Según la investigación de Díaz (2024), el SubCafae del hospital aún depende
de registros manuales para la venta de productos de consumo diario, lo que ha provocado
inconsistencias en el control de inventarios y demoras en la facturación. La falta de un
sistema automatizado ha aumentado la carga de trabajo, reduciendo la eficiencia en los
procesos de ventas y atención al cliente. De manera similar, otros hospitales en Lima,
como el Hospital Loayza, también enfrentan problemas relacionados con el control
manual de inventarios y la emisión de facturas (Rodríguez, 2023).

1
LOCAL
En el ámbito local, el SubCafae del Hospital Nacional Docente Madre Niño San
Bartolomé enfrenta desafíos específicos que afectan su operatividad. A través de
entrevistas con el personal encargado de la gestión de ventas y facturación, se ha
identificado que la actualización manual de inventarios y registros de ventas genera
retrasos considerables, además de errores frecuentes en la emisión de facturas. Asimismo,
el proceso de gestión de pagos y descuentos es limitado, ya que el sistema actual no
permite opciones de pago más flexibles ni promociones. Esto no solo genera
insatisfacción entre los clientes, sino que también aumenta el riesgo de pérdidas de
información crítica debido a la falta de un sistema centralizado y seguro.

2.2 Objetivos del Proyecto de Innovación / Mejora / Creatividad

Objetivo General: Desarrollar e implementar un sistema web integral que automatice los
procesos de gestión de ventas, inventarios, facturación y pagos, con el fin de optimizar la
operatividad de SubCafae, reducir errores, mejorar la eficiencia y aumentar la satisfacción
delcliente.

Objetivos Específicos:

1. Automatizar el proceso de inventarios: Crear un módulo que permita la

actualización entiempo real de las entradas y salidas de productos, asegurando que
el inventario esté siempre actualizado y evitando problemas de desabastecimiento
o exceso de stock.

2. Facilitar la emisión de facturas electrónicas: Implementar un sistema de

facturaciónelectrónica que permita generar facturas rápidas, precisas y
conformes a las normativasfiscales, mejorando la rapidez del proceso y la
satisfacción del cliente.

3. Ofrecer opciones flexibles de pago: Integrar un módulo de pagos que

permita a losclientes realizar pagos en cuotas, ofreciendo flexibilidad
financiera y aumentando elvolumen de ventas.

4. Implementar promociones personalizadas: Crear un sistema que gestione

descuentos ypromociones basadas en el comportamiento de compra de los
clientes, aumentando la lealtad y estimulando el crecimiento de las ventas.

1
 5. Generar informes en tiempo real: Incorporar un sistema de generación de
informesautomáticos sobre ventas, inventarios y rendimiento del negocio,
permitiendo a los administradores tomar decisiones informadas de manera
oportuna.

2.3 Antecedentes del Proyecto de Innovación / Mejora / Creatividad

Nacional

En el ámbito nacional, el uso de tecnologías web para la automatización de procesos

operativos en pequeñas y medianas empresas (PYMES) ha mostrado un crecimiento
considerable, reflejándose en diversas investigaciones y tesis de pregrado de
instituciones de prestigio. Un caso relevante es la investigación de De La Cruz
Vásquez, Jehiner Danilo (2018), de la Universidad San Ignacio de Loyola, que
presenta la implementación de un sistema para el proceso de registro de notas en la
Institución Santo Domingo, Lima – 2018. En este estudio, se identificó que la falta de
automatización en los procesos académicos generaba registros imprecisos y retrasos
innecesarios, además de falta de uniformidad en los entregables. El objetivo de la
investigación fue optimizar el proceso mediante un sistema automatizado de registro
y cálculo de notas. Los resultados demostraron que, tras la implementación del
sistema, los errores humanos en los registros se redujeron por completo, mejorando la
eficiencia y la confiabilidad de los datos.

Por otro lado, Huaman Ormeño, Miguel Ángel (2018), en su tesis de la Universidad
Nacional San Luis Gonzaga de Ica, desarrolló el "Análisis, Diseño e Implementación
de un Sistema para el Control de Matrícula y Registro de Notas en la Escuela
Académico Profesional Ciencias de la Universidad Nacional San Luis Gonzaga de
Ica, Ica – 2018". La problemática que aborda es la dificultad en la gestión de
matrícula, debido a que los procesos se realizaban manualmente, lo que ocasionaba
errores y pérdida de tiempo. La solución propuesta fue la implementación de un
1
sistema web para agilizar el proceso de matrícula y el registro de notas, lo que redujo
significativamente los tiempos de respuesta y mejoró la precisión en la gestión de la
información. Los resultados mostraron que la implementación del sistema optimizó
los procesos administrativos, mejorando la eficiencia tanto para los estudiantes como
para el personal administrativo.

En un contexto similar, Cely Andrea Damasio Jara (2021), de la Universidad

Tecnológica del Perú, presentó en su tesis “Implementación de una plataforma web
para el control académico de los alumnos de secundaria en el colegio 6069
Pachacútec de Villa el Salvador en la ciudad de Lima 2019-2021” una solución para
la gestión académica de estudiantes en una institución educativa. El colegio no
contaba con un sistema informático para el control de sus procesos pedagógicos, lo
que resultaba en el deterioro y pérdida de la información debido al manejo manual de
notas. La implementación de la plataforma web, llamada FASTSystem, permitió
realizar un seguimiento eficiente y en tiempo real de los registros académicos de los
estudiantes. Los resultados indicaron una mejora significativa en la calidad de la
información, la comunicación y los recursos de aprendizaje, con correlaciones
positivas moderadas y altas entre las distintas variables estudiadas, como la mejora en
el control académico y la satisfacción de los usuarios.

En la Universidad César Vallejo, Max Emiliano Carbajal Huaman (2018) desarrolló

una aplicación móvil para optimizar el proceso de control de notas en la institución
educativa Mi Dulce Jesús, Lima – 2018. La investigación abordó el vacío existente en
la relación entre la institución educativa y los padres de familia, quienes debían
esperar la entrega de libretas de notas físicas, lo que generaba retrasos y problemas en
la comunicación. El desarrollo de la aplicación móvil permitió optimizar los tiempos
de registro de notas en un 72%, mejorando la entrega de notas en un 86% y
reduciendo los costos administrativos en un 99%. Los resultados mostraron que la
digitalización del proceso de control de notas tuvo un impacto significativo en la
mejora de la eficiencia, la reducción de costos y la mejora de la relación entre los
padres y la institución.

Otro ejemplo relevante es la tesis de León Cachay, José Antenor (2021) de la

1
Universidad César Vallejo, quien desarrolló un Sistema de Gestión Académica vía
web para la mejora de los procesos de matrícula, pagos y registro de notas en la
institución educativa Albert Einstein de Trujillo. La problemática que abordó fue la
falta de un software que automatizara el registro de la información académica, lo que
resultaba en retrasos en la inscripción, en los datos registrados y en los procesos
manuales de matrícula. La implementación del sistema web permitió agilizar todos
estos procesos, reduciendo los tiempos de atención y mejorando la satisfacción de los
padres y apoderados con los procedimientos realizados en la institución.

Internacional

A nivel internacional, el uso de tecnologías web para la automatización de procesos

operativos en PYMES también ha sido un tema ampliamente investigado y aplicado.
Un estudio realizado por Figueroa y Macias (2020) en la Universidad Estatal de
Milagro, titulado “Desarrollo de un sistema web de control académico para registro
de asistencia y gestión de notas”, presenta una solución para la desorganización y la
falta de agilidad en la gestión de calificaciones y asistencia escolar. La investigación
concluyó que la automatización de estos procesos mediante el uso de un sistema web
mejoró significativamente la eficiencia en el manejo de datos académicos,
optimizando el tiempo de registro de asistencia y notas en la escuela, y reduciendo el
riesgo de errores humanos.

En un contexto similar, Cruz y Muñoz (2012), en su tesis de la Escuela Superior

Politécnica Agropecuaria de Manabí Manuel Félix López, presentaron un sistema
informático para el registro de matrícula y calificaciones en la unidad educativa
Aristos de Calceta, en el cantón Bolívar. La problemática abordada fue la falta de
automatización en los procesos administrativos, lo que ocasionaba retrasos y errores
en la gestión de calificaciones y matrículas. El desarrollo del sistema permitió
optimizar estos procesos, logrando una mejora del 57.5% en la eficiencia operativa,
con una interfaz amigable y fácil de usar para los directivos y personal
administrativo, lo que facilitó la gestión de datos académicos.

De manera similar, Delgado (2012) de la Universidad del Azuay, desarrolló un

"Sistema de Registro de Calificaciones de Estudiantes mediante una Aplicación
1
Web". En su investigación, se destacó la problemática de la ineficiencia de los
métodos manuales para registrar las calificaciones, lo que generaba pérdidas de
tiempo y recursos. El sistema desarrollado permitió a los profesores registrar las
calificaciones de manera eficiente y segura, mejorando la productividad de los
docentes y la integridad de los datos, mientras que se optimizó el uso del tiempo de
los recursos humanos.

2.4 Justificación del Proyecto de Innovación / Mejora / Creatividad

El SubCafae está en una posición crítica donde la modernización de sus procesos

operativos es necesaria para continuar siendo competitivo en el mercado. El sistema
actual basado en registrosmanuales y cálculos a mano no solo es ineficiente, sino que
también expone a la empresa a errores frecuentes que resultan en pérdidas económicas y
clientes insatisfechos.

La implementación de un sistema web automatizado permitirá al SubCafae resolver estos

problemas al:

 Reducir errores: Al eliminar la intervención manual en el registro de inventarios,

facturación y pagos, se minimizan los errores humanos que han afectado la
operatividad delnegocio.

 Mejorar la eficiencia operativa: La automatización reducirá el tiempo necesario

para procesar una venta o una facturación, lo que mejorará la experiencia del
cliente y permitiráal SubCafae manejar un mayor volumen de ventas en menos
tiempo.

 Incrementar la satisfacción del cliente: Al ofrecer opciones de pago más

flexibles y promociones personalizadas, el SubCafae podrá fidelizar a sus
clientes y atraer a nuevosconsumidores.

Además, el sistema permitirá generar informes en tiempo real sobre el rendimiento del
negocio,lo que facilitará la toma de decisiones estratégicas. En resumen, este proyecto es
clave para mejorar la competitividad y sostenibilidad del SubCafae en el largo plazo.

1
2.5 Marco Teórico y Conceptual

2.5.1 Fundamento teórico del Proyecto de Innovación

2.5.1.1 Sistema:

Según Ramos, G. (2014), un sistema es un conjunto de componentes que se encuentran

interconectados de manera organizada y siguiendo reglas específicas. En el ámbito del
proyectode SubCafae, el sistema web desarrollado con Django está compuesto por
diversos módulos (ventas, inventarios y facturación) que trabajan en conjunto para
optimizar las operaciones del negocio y mejorar la eficiencia en tiempo real.

2.5.1.2 Sistema de Información:

De acuerdo con Fernández, C. (2013), un sistema de información es un conjunto formal

de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurados, recopila, elabora y
distribuyeinformación de acuerdo con las necesidades de la empresa. El sistema de
información de SubCafae, desarrollado con Django y utilizando SQLite como base de
datos, tiene como objetivocentralizar las operaciones, asegurando que las decisiones se
tomen con base en información precisa y actualizada.

2.5.1.3 Automatización de Procesos:

Según Emerson, J. (2019), la automatización de procesos reduce la intervención manual

en tareasrepetitivas y mejora la eficiencia operativa. El sistema propuesto en SubCafae
automatiza el control de inventarios, la emisión de facturas y el procesamiento de
transacciones, lo que permitereducir errores humanos y mejorar la productividad en el
manejo de productos y servicios.

2.5.1.4 Gestión de Inventarios:

Smith, J. (2018), define la gestión de inventarios como el proceso mediante el cual se

controla y supervisa la cantidad de productos disponibles, asegurando que la empresa
pueda satisfacer la demanda sin generar desabastecimientos o sobrestock. En SubCafae, el
sistema web desarrolladocon Django incluye un módulo de gestión de inventarios que se
actualiza en tiempo real, facilitando la planificación de pedidos y el control del stock.
1
2.5.1.5 Facturación Electrónica:

Según IBM (2020), la facturación electrónica es un proceso automatizado que permite la

emisiónde comprobantes de pago digitales, cumpliendo con normativas fiscales y
mejorando la eficienciaoperativa. El sistema web de SubCafae permite emitir facturas
electrónicas de manera automática, optimizando el proceso de ventas y reduciendo el
margen de error en la documentación de las transacciones.

2.5.1.6 Base de Datos SQLite:

Según Hipp, R. (2021), SQLite es un sistema de gestión de bases de datos relacional

ligero y sinnecesidad de configuración, ideal para aplicaciones de bajo y mediano
volumen. En el proyecto de SubCafae, se utiliza SQLite para gestionar toda la
información del sistema web, garantizandoun acceso rápido a los datos y facilitando la
escalabilidad del proyecto.

2.5.2. Conceptos y términos utilizados

2.5.2.1 Django:

Según Django Software Foundation (2020), Django es un framework de desarrollo web

de alto nivel que permite construir aplicaciones web de manera rápida y eficiente. Este
framework se hautilizado en el sistema de SubCafae para crear una solución integral de
ventas, inventarios y facturación que facilita la automatización y escalabilidad del
negocio.

2.5.2.2 SQLite:

SQLite, según Hipp, R. (2021), es un sistema de bases de datos SQL que no requiere
configuración y es compatible con Django. Su uso en SubCafae permite almacenar y
gestionar los datos generados por las operaciones diarias de manera sencilla y eficiente,
sin la necesidad deutilizar servidores de bases de datos complejos.

1
2.5.2.3 Automatización de procesos:

La automatización de procesos, de acuerdo con Emerson (2019), permite reducir errores y

aumentar la eficiencia en tareas repetitivas. En el caso de SubCafae, la automatización

con Django abarca desde el control de inventarios hasta la facturación, lo que reduce los
tiempos derespuesta y optimiza la gestión del negocio.

2.5.2.4 API REST:

IBM (2021) define una API REST como un conjunto de reglas que permite la interacción
entre diferentes sistemas de manera estándar y eficiente. En SubCafae, el uso de una API
REST facilitala integración de los diferentes módulos del sistema, asegurando que la
información fluya sin interrupciones entre ventas, inventarios y facturación.

2.5.2.5 MySQL:

Según Rodeblano, A. (2019), MySQL es el sistema de gestión de bases de datos

relacional más utilizado en el mundo, desarrollado con código abierto. Si bien en este
proyecto se ha optado porSQLite debido a su simplicidad y adaptabilidad, MySQL se
considera una alternativa viable en futuras fases del proyecto, cuando el volumen de datos
y las necesidades de rendimiento aumenten.

2.5.2.6 Arquitectura MVC:

Según Bascón, E. (2004), la arquitectura Modelo-Vista-Controlador (MVC) es un patrón

de diseño que divide una aplicación en tres componentes: el modelo (datos), la vista
(interfaz de usuario) y el controlador (lógica de negocio). Django sigue este patrón, lo
que facilita la construcción y el mantenimiento del sistema web de SubCafae, asegurando
una clara separaciónde responsabilidades y un desarrollo más ágil y estructurado.

1
CAPÍTULO III

1
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

3.1. Diagrama del Proceso, Mapa de flujo de valor y/o diagrama de operaciones actual

A continuación, se presenta el diagrama de proceso actual del sistema de ventas en SubCafae,

antesde la implementación del sistema automatizado. Este proceso involucra la gestión manual de
ventas, control de inventarios y facturación, lo que genera ciertas ineficiencias, como se describió
previamente en los objetivos y problemas del proyecto.

Figura 3: Diagrama de Proceso actual del Proceso de Registro y Envío de Notas

1
3.2. Efectos del Problema en el Área de Trabajo o en los Resultados de la Empresa

A continuación, se detallan los problemas identificados en la gestión de ventas, inventarios y

facturación en el SubCafae del Hospital Nacional Docente Madre Niño San Bartolomé, los
cualesgeneran demoras e ineficiencias en el servicio al cliente y en la administración de los
productos.

Tabla 1:

Lista de Causa en el Registro de Notas y creación de Boletas de Notas.

N° KPI IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS

KPI1 a) Falta de conocimiento tecnológico: El personal no está familiarizado

con sistemas avanzados para la automatización de ventas y
control de inventarios.

KPI2 b) Registros manuales: La gestión de ventas y de inventarios se realiza

principalmente de forma manual en hojas de cálculo, lo que
aumentala probabilidad de errores y genera duplicación de
esfuerzos.

KPI3 c) Errores de transcripción y omisión: La introducción manual de datos

provoca errores de transcripción y omisiones que afectan la
precisión de los registros y el control de inventarios.

1
 KPI4 d) Carencia de infraestructura tecnológica adecuada: La empresa no
cuenta con suficientes dispositivos tecnológicos para
realizar el seguimiento eficiente y automatizado de
inventarios y ventas.

KPI5 e) Sistema de datos obsoleto: SubCafae utiliza un sistema básico y

poco eficiente para la gestión de datos, lo cual limita la visibilidad

en tiempo real del inventario y de las ventas.

Nota. Estos son los problemas identificados como causantes de la demora del
registro de notas ycreación de boletas de notas.
Fuente: Elaboración Propia.

3.3 Análisis de las causas raíz que generan el problema

1
 Figura 4:
Diagrama de Ishikawa

Nota. Se muestra el diagrama de caso de uso del proceso de la empresa

3.4. Análisis Cuantitativo y Cualitativo

3.4.1. Análisis del Problema 1:

Falta de Conocimiento Tecnológico

 Análisis Cualitativo: La falta de familiaridad del personal de SubCafae con herramientas

tecnológicas avanzadas ha limitado su capacidad para gestionar eficientemente los

procesosde ventas e inventarios. Esto ha generado dependencia en los métodos
manuales y ha reducido la eficiencia operativa, aumentando el tiempo de espera y el
margen de error en lastransacciones. La implementación de un sistema web
requeriría capacitación para el personal, lo cual permitirá mejorar la operatividad y
reducir los errores en el registro de ventas y control de inventarios.

1
3.4.2. Análisis del Problema 2:

Registros Manuales en Papel

 Análisis Cualitativo: SubCafae utiliza hojas de cálculo y registros en papel para

llevar el control de inventarios y ventas. Aunque estos registros permiten un
seguimiento básico, resultan poco efectivos y conllevan un alto riesgo de errores,
pérdida de datos y duplicaciónde trabajo. Los errores de transcripción en las
facturas y en los registros de productos pueden derivar en la pérdida de información
importante y en una experiencia de compra poco satisfactoria para el cliente.

 Análisis Cuantitativo:

Tabla 2:

Tabla que muestra el volumen promedio de errores en la facturación y en el control de

inventariosde SubCafae, derivados de los registros manuales.

1
 3.4.3. Análisis del Problema 3:

Errores en la Transcripción de Datos

 Análisis Cualitativo:

La ausencia de un sistema automatizado en SubCafae obliga al personal a realizar la

transcripciónmanual de datos, lo que aumenta el margen de error en la facturación y en la
actualización de inventarios. Los errores de transcripción se producen al registrar
manualmente las transacciones yel inventario en hojas de cálculo, lo que resulta en
inconsistencias y pérdida de precisión. Al depender de una o dos personas para esta tarea,
cualquier error de lectura o escritura puede causardesbalances en el inventario y facturas
incorrectas para los clientes.

 Análisis Cuantitativo:

Tabla 3:

Tabla que muestra la cantidad de errores de transcripción detectados y el tiempo

promediorequerido para corregirlos en el último trimestre

Mes Incidencia y errores Tiempo de demora Porcentaje de

en las calificaciones para corregir demora en relación
por parte de los a una hora
profesores y
administrativo
Set-30 12 18 minutos 30%
Oct-30 10 20 minutos 33.3%
Nov-30 11 19 minutos 31.7%

Promedio 11 19 minutos 31.7%

1
3.4.4. Análisis del Problema 4:

Falta de Infraestructura Tecnológica Adecuada

 Análisis Cualitativo:

La carencia de dispositivos suficientes, como computadoras o tablets, limita la capacidad de

SubCafae para implementar un sistema automatizado. Sin acceso a la tecnología necesaria, el
personal debe depender de métodos manuales para llevar un registro de inventarios y ventas, lo que
afecta la velocidad y precisión en el manejo de datos. Un equipo básico en el área de ventas e
inventarios permitiría realizar tareas de forma digital, optimizando el proceso de atención al cliente
y mejorando la precisión en los registros.

3.4.5. Análisis del Problema 5:

Sistema de Base de Datos Obsoleto

 Análisis Cualitativo:

El sistema de datos actual de SubCafae es una base de datos rudimentaria, basada en hojas de
cálculo. Esto limita la capacidad de gestión y el acceso a información en tiempo real. Un sistema de
base de datos moderno y centralizado, alojado en la nube, permitiría un acceso rápido y seguro a la
información, facilitando la generación de reportes y mejorando la toma de decisiones operativas.
Esto es crucial para optimizar la eficiencia del minimarket y asegurar que el inventario y las
transacciones se manejen de forma ágil y precisa.

1
3.4.6. Priorización de causa raíz:
CAUSA EFECTO
Gestión manual de Inconsistencias en el control
inventarios de inventarios,
desabastecimiento

Retrasos en la facturación Demoras en la atención al

cliente, insatisfacción

Falta de flexibilidad en el Clientes insatisfechos,

pago pérdida de ventas

Poca integración entre Dificultad para generar

sistemas informes precisos, decisiones
erróneas

Procesos de ventas poco Baja rotación de productos, clientes

insatisfechos
eficientes

1
3.4.7. Diagrama de priorización de Pareto
A continuación, se aplica el diagrama de Pareto a partir de las causas encontradas en el
diagrama de Ishikawa:

3.5. Diagrama de Pareto

1
 Resultados del Diagrama de Pareto:

Los resultados de la gráfica de Pareto muestran que las principales causas que afectan la
eficiencia operativa de SubCafae son las siguientes:

 Tiempo de ejecución: Con un impacto significativo en la satisfacción del cliente y la

eficiencia operativa, el tiempo que tarda cada proceso de venta, facturación y gestión de
inventarios necesita ser optimizado.

 Falta de organización de datos de los clientes: Esta causa contribuye a demoras en la

atención, dificultades en la toma de decisiones y un control inadecuado de los inventarios.

A partir de estos resultados, se debe priorizar la solución de estos dos problemas clave,
implementando mejoras en los procesos internos y en la gestión de la información. Esto
permitirá a SubCafae reducir el margen de error, mejorar la eficiencia en el servicio y
aumentar la satisfacción del cliente. Se llevarán a cabo acciones específicas para la mejora
continua, con el objetivo de corregir los problemas más críticos y garantizar la
sostenibilidad del negocio a largo plazo

1
CAPÍTULO IV

1
PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA

4.1. Plan de Acción de la Mejora Propuesta

Para el desarrollo del sistema de gestión de ventas y control de inventarios de SubCafae, se aplicará
la metodología Kanban. Esta metodología ágil es adecuada para proyectos pequeños y de
implementación gradual, permitiendo gestionar el flujo de trabajo sin la necesidad de estructurar el
proyecto en Sprints, como ocurre en otras metodologías.

Tabla 4:
Roles de KANBAN

PERSONAL
ROL NOMBRE CARGO
Develope Jeanpierre Emilio Baldera Desarrollador - Diseñador (Teoría y
r Arteaga práctica)

1
 4.2 Matriz de impacto de Prioridades
Tabla 5:

Roles de KANBAN

MATRIZ DE IMPACTO DE PRIORIDADES

NIVEL
CODPRI NOMBRE PRIORIDADES
M1 Alta 1
M2 Media 2
M3 Baja 3
4.1. Tabla de Requerimiento

Se identifican los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema para definir los
detallesnecesarios para la construcción del software.

4.3. Tabla de Requerimientos

Se identifican los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema para definir los
detallesnecesarios para la construcción del software.

1
4.3.1. Requerimientos Funcionales

Tabla 6:

Requerimiento Funcionales

REQUERIMIENTO FUNCIONALES

CODREQ NOMBRE DESCRIPCIÓN ROL

RF-001 Gestión de Ventas El sistema debe permitir la Administrador

creación y edición de registros deventas

de manera eficiente.
RF-002 Control de El sistema debe llevar un control Administrador
Inventarios automatizado de los productos,
actualizándose en tiempo real.

RF-003 Gestión de El sistema debe generar facturas Administrador

1
 Facturación electrónicas para cada transacción
realizada.
RF-004 Gestión de El sistema debe permitir la creación Administrador

Descuentos de descuentos y promociones

personalizadas.
RF-005 Reporte de Ventas El sistema debe generar reportes Administrador

periódicos de ventas e inventarios.

Nota. Estos requerimientos fueron definidos a partir de las necesidades expresadas por el
administrador de SubCafae.

4.3.2. Requerimientos No Funcionales

Tabla 7:
Requerimiento No Funcionales

REQUERIMIENTO NO FUNCIONALES

RNF-001 Seguridad de Datos El sistema debe proteger los datos Administrador

de clientes y transacciones contra

RNF-002
accesos no autorizados.
Facilidad de Uso La interfaz debe ser intuitiva y de
Administrador
fácil uso para el personal que
gestiona las ventas.

1
RNF-003 Escalabilidad El sistema debe ser escalable para Administrador

adaptarse al crecimiento de
SubCafae.

RNF-004 Acceso Remoto El sistema debe permitir el acceso Administrador

remoto para la visualización y

gestión de datos.

RNF-005 Generación de El sistema debe contar con una función de Administrador

Reportes generación de reportes entiempo real.

1
 4.4. Tabla de Product Backlog
Tabla 8:
Tabla de Product BackLog

PRODUCT BACKLOG

CODPRO NOMBRE DE ACTIVIDAD

PB1 Entrevista con el administrador

PB2 Análisis de la problemática

PB3 Diseño de la base de datos

PB4 Configuración del servidor

PB5 Desarrollo de módulos de ventas

PB7 Creación de la interfaz de usuario

1
PB8 Testeo de funciones CRUD
PB9 Desarrollo del sistema de facturación
PB10 Creación del módulo de promociones
PB11 Implementación de reportes automáticos
PB12 Testeo general del sistema
PB13 Ajustes y corrección de errores
PB14 Implementación en el entorno de producción
PB15 Capacitación al personal de SubCafae
PB16 Monitoreo y soporte técnico inicial

PB33 Testeo Manual del Sistema

PB34 Corrección de todos los posibles errores y “bugs”

1
4.5. Operaciones Técnica, Operativa y Ambientales para la Implementación de la Mejora

4.5.1. Consideraciones Técnicas

Tecnologías y herramientas: Se elegirán tecnologías compatibles con el crecimiento a futuro y

concapacidad de integración con otros sistemas en caso necesario.
Seguridad de Datos: El sistema debe incluir medidas de seguridad para proteger la información
deventas, inventarios y datos de clientes.
Infraestructura tecnológica: Se requiere un servidor robusto y seguro para hospedar el sistema
web.Integraciones: Evaluar la posibilidad de integrar el sistema con herramientas contables o
de gestión.

4.5.2. Consideraciones Operativas

Capacitación del personal: Se brindará capacitación al personal de SubCafae para asegurar que
eluso del sistema sea eficiente y que el equipo conozca sus funcionalidades.
Procesos y flujos de trabajo: El sistema debe incluir documentación sobre los flujos de trabajo,
desde la gestión de inventarios hasta la generación de reportes.
Soporte técnico: Contar con soporte técnico para resolver problemas y dar asistencia a los usuarios.
Monitoreo y análisis: Implementar herramientas de monitoreo para evaluar el rendimiento del
sistema e identificar áreas de mejora.
4.5.3. Consideraciones Ambientales

Eficiencia energética: Utilizar tecnologías que reduzcan el consumo energético para minimizar
elimpacto ambiental.
Reducción de papel: La implementación del sistema busca reducir el uso de papel mediante la
digitalización de inventarios, facturas y reportes.

1
4.6. Recursos Técnicos para Implementar la Mejora Propuesta

a) Hardware:

Servidores: Se necesita un servidor de hosting para almacenar y gestionar el sistema de forma

segura y accesible.
Equipos informáticos: Computadoras y tablets para el personal de SubCafae, destinadas a
gestionarel inventario y las ventas.
b) Software:

Sistemas operativos: Sistemas operativos compatibles con el servidor y dispositivos utilizados en la

implementación.
Herramientas de desarrollo: Herramientas de programación y control de versiones (por
ejemplo,Python, Django, Git).
Base de datos: Un sistema de gestión de bases de datos como SQLite o MySQL para almacenar
losdatos del sistema.
Conexión a Internet: Conexión a internet estable para garantizar el acceso al sistema y la
actualización en tiempo real de datos.
c) Recursos Humanos:

Personal técnico: Desarrolladores y programadores capacitados en las tecnologías utilizadas en

elproyecto.
Personal de soporte: Equipo para brindar asistencia técnica y resolver problemas en el uso del
sistema.

1
d) Espacio Virtual:

Ambiente de trabajo virtual: Se requiere un entorno de trabajo en la nube para la gestión y

desarrollo del proyecto.

4.7. Diagrama de Proceso, Mapa del Flujo de Valor y/o Diagrama de Operación de la
Situación Mejorada

Figura 5: Diagrama de Gantt

1
4.8. Cronograma de ejecución de la mejora:

El cronograma de ejecución empieza el miércoles 2/10/2023 y termina el 19/11/2023

Figura 7:
Cronograma de actividades. (1/2)

Fuente: Elaboración propia

1
Figura 8:
Cronograma de actividades. (2/2)

Fuente: Elaboración propia

1
4.9 Seguimiento de los Backlogs.
lista completa de todas las tareas para organizar en tu Trello

1
 Semana 1:

Figura 9:
2/10/2024 - 8/10/2024

1
 Semana 2:

Figura 10:
9/10/2024 - 15/10/2024

1
 Semana 3:

Figura 11:
16/10/2024 – 20/10/2024

1
 Semana 4:

Figura 12:
21/10/2024 – 27/10/2024

1
 Semana 5:

Figura 13:

1
 28/10/2024 - 04/10/2024

 Semana 6:
1
Figura 14:
05/10/2024 - 12/10/2024

1
 Semana 7:

Figura 15:
13/10/2024 - 19/10/2024

1
 Semana 8:

Figura 16:
20/10/2024 - 26/10/2024

1
 Semana 9:

Figura 17:
26/10/2024 - 02/10/2024

1
4.10. Aspectos Limitantes para la Implementación de la Mejora

4.10.1. Escasez de Comunicación

Se ha observado una comunicación limitada con el equipo de administración de SubCafae, lo

quedificulta la comprensión detallada de los requisitos y las necesidades del sistema. Esta
falta dee interacción frecuente puede llevar a malentendidos en el diseño de algunas
funcionalidades y en losflujos de trabajo del minimarket.

4.10.2. Falta de Hosting para Implementación en Producción

Actualmente, SubCafae no cuenta con un hosting adecuado (físico o en la nube) para alojar el
sistema de ventas en producción. La falta de un entorno de despliegue limita la capacidad de
implementar el sistema de forma accesible y en tiempo real, afectando su funcionalidad y
accesibilidad para el personal.

4.10.3. Replanteamiento del Proyecto

Durante el desarrollo del sistema, se ha tenido que realizar ajustes en el proyecto debido a la
diferencia entre los procesos actuales de SubCafae y las expectativas iniciales del sistema.
Estos cambios requieren un replanteamiento continuo para adaptar el sistema a la realidad
operativa delminimarket, lo cual impacta en el tiempo de desarrollo y los recursos necesarios.

1
CAPÍTULO V

1
 COSTO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
/ INNOVACIÓN / CREATIVIDAD
5.1 Costo de Materiales

Para la implementación del sistema web en SubCafae, es esencial identificar los materiales
requeridos. A continuación, se presenta un desglose de los costos de materiales necesarios para
la
ejecución del proyecto.

Tabla 9:

Lista de Materiales

Material Nombre Costo

Hosting Aún desconocido. S/0.00
Laptop ASUS TUF gaming S/4500.00
Total S/4500.00
Nota. Nuestra ayudante Magaly aun no nos ha mencionado el Hosting a usar.

5.2 Costo de mano de obra:

El desarrollo del software implicará la colaboración de personal especializado en diversas áreas.

Acontinuación se detalla el costo asociado a los recursos humanos que participarán en la
construcción del sistema.

1
 Tabla 10:

Lista de Recursos Humanos para la construcción del Software

Actividad Cantidad Días Laborales Costo Unitario Total Dólar $

Desarrollador 1 73 S./10 S/730.00 $ 585.00
Analista 1 73 S/.10 S/730.00 $ 585.00
General 1 73 S/.10 S/730.00 $ 585.00
Total S/2190.00 $ 1755.00
5.3 Costo de máquinas, herramientas y equipos:

La implementación del sistema también requiere considerar los costos de licencias de

software yla depreciación de los equipos utilizados en el desarrollo.

5.3.1 Costo de Licencia de Software

Tabla 11:

Lista de Licencia de Software

Descripción Cantidad Costo Total

MySQL 1 S/0.00 S/0.00

Visual Studio 1 S/0.00 S/0.00
Laragon 1 S/0.00 S/0.00
Total S/0.00

1
 5.1.1. Costo de depreciación de Herramientas:

5.3.2 Costo de Depreciación de Herramientas

El costo de depreciación de la laptop utilizada para el desarrollo del software es importante. A

continuación, se presentan los cálculos para determinar la depreciación de la laptop ASUS
TUFGaming.
Tabla 12:

Lista de característica del Hardware de la laptop

Nombre Descripción
Caracteristica Azus Razen 7 12va generacion - Disco Duro Solido 1 Tb -

Valor inicial: S/ 4,500.00

Vida Util en años: 7 años
Valor residual: S/ 642.86

Teniendo esta información, esta es la fórmula para calcular la depreciación de un

equipo:Depreciación = (valor inicial – valor residual) / vida útil en años.

Tabla 13: Cálculo de Depreciación del Hardware de la Laptop

Calculo de Depreciación del Hardware de la laptop

Nombre Calculo
Depreciación: S/ 551.02 = S/ 3,857.14 / 7 años

Según el método de la depreciación lineal, la depreciación acumulada de una laptop que

vale S/ 4,500.00 es de S/3,857.14. Y registrará una depreciación por año de S/ 551.02,
hasta alcanzar su valor residual de S/642.86. Quedando de la siguiente manera:

1
Tabla 14: Lista de la Depreciación de la Laptop

Lista de la Depreciación de la laptop

Valor Valor residual Depreciación

1 año Valor: S/ 4,500.00 S/ 551.02 = S/ 3,948.98
2 año Valor: S/ 3,948.98 - S/ 551.02 = S/ 3,397.96
3 año Valor: S/ 3,397.96 - S/ 551.02 = S/ 2,846.94
4 año Valor: S/ 2,846.94 - S/ 551.02 = S/ 2,295.92
5 año Valor: S/ 2,295.92 - S/ 551.02 = S/ 1,744.90
6 año Valor: S/ 1,744.90 - S/ 551.02 = S/ 1,193.88
7 año Valor: S/ 1,193.88 - S/ 551.02 = S/ 642.86

El costo total de máquinas, herramientas y equipos, que incluye la depreciación de la laptop, es de

S/. 551.02.

5.4 Otros Costos de Implementación de la Mejora / Innovación / Creatividad

Los costos de operación y servicios adicionales también son relevantes para el cálculo total de la
implementación del sistema.
5.4.1 Costo de Servicio de Luz

El costo del servicio de luz se calcula considerando el consumo de energía de la laptop utilizada
durante el desarrollo del software.

1
Tabla 15:
Lista de consumo de Luz de la laptop

Nombre Total
Consumo W: 35W
/ 1000 = 0. 035 Kw
Convertir Potencia: 35W
Días: 30 días
Horas: 6 horas
Calculo - Mes: 6 horas x 30 días = 180 h al mes
Calculo KWh: 0.035 kW x 180 h al mes = 6 kwh
Tarifa Precio: S/ 0.8039
Total por Mes: S/ 0.8039 x 6 kwh = S/ 5.06
Calculo x Días: S/ 5.06 / 30 días = S/ 0.17 días
Días x Programador: 73 días
Total, Luz 73 días: 73 días x S/ 0.17 días = S/ 12.41

1
5.1.1. Lista de gastos personales:

A continuación, se muestran los costos adiciones en el desarrollo del proyecto detallando

los costos de luz y otros servicios adicionales:

Tabla 16:
Lista de gastos personales

Descripción Cantidad Precio Unitario Total

Servicio de Luz 3 S/12.41 S/37.23
Internet 3 S/70.00 S/210.00
Total S/247.23

5.2. Costo total de la implementación de la Mejora / Innovación /

Finalmente, se presenta el costo total de la implementación, que incluye todos los
aspectos previamente detallados.
Creatividad: Tabla 17:
Lista de los costó total del proyecto

Descripción Total
Costo de Material S/ 4500.00
Costo de Mano de Obra S/ 2190.00
Costo Maquinaria, herramientas y S/ 551.02
equipos
Otros Costos S/247.23
Total S/1867.23

1
Esta evaluación demuestra que el costo total de la implementación del software, incluyendo los
costos de materiales, mano de obra, maquinaria y otros costos, asciende a S/ 1867.23. Esta cifra
proporciona una base clara para justificar la inversión y evaluar el retorno esperado del proyecto en
SubCafae.

1
CAPÍTULO VI

1
 EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA / INNOVACIÓN /
CREATIVIDAD

6.1 Beneficio técnico y/o económico esperado de la Mejora / Innovación / Creatividad

La implementación del sistema web para la gestión de ventas y control de inventarios en

SubCafaeha traído consigo varios beneficios significativos que impactan directamente en la
eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Los procesos y beneficios optimizados son los
siguientes:
 Optimización del Control de Inventarios: Se ha mejorado el seguimiento y gestión del
inventario, lo que reduce significativamente los errores en los registros de stock y
garantizaque los productos estén disponibles para la venta.
 Agilización de Procesos de Facturación: La implementación de un sistema de facturación
electrónica permite emitir facturas de manera más rápida y precisa, minimizando el
tiempode espera de los clientes y mejorando la experiencia de compra.
 Acceso a Información Actualizada: La modernización de la base de datos asegura que toda
la información sobre ventas y productos esté actualizada en tiempo real, lo que facilita
la toma de decisiones informadas por parte de la administración.
 Mejoras en la Experiencia del Cliente: Al proporcionar un servicio más ágil y preciso, se
espera un incremento en la satisfacción del cliente, lo que podría traducirse en un
aumentoen las ventas y en la lealtad de los consumidores.
 Reducción de Costos Operativos: La automatización de procesos permite reducir la carga de
trabajo manual, disminuyendo los costos asociados a errores y al tiempo dedicado a
tareas administrativas.
6.2 Relación de beneficio y costo

El beneficio principal de este proyecto radica en la optimización del tiempo y los recursos dedicados a la gestión
de ventas e inventarios. Los beneficios económicos que se esperan de esta mejora incluyen:

Recuperación de Pérdidas Actuales: Se estima que la implementación del sistema permitirá recuperar un 70%
de las pérdidas anuales actuales (S/. 476), mejorando así la eficiencia operativa y reduciendo costos
innecesarios.

Incremento en Ventas: Un aumento del 10% en las ventas anuales, generado por la mejora en la eficiencia
operativa y la mejor experiencia del cliente, resulta en un incremento anual de S/. 4000 en ventas.

Ahorro en Costos Administrativos: La automatización y optimización de procesos administrativos ha

resultado en un ahorro anual de S/. 124 al reducir la carga de trabajo manual y los errores asociados.

Costo Total de Implementación del Sistema: S/. 1,867.23

1
 6.3 Identificación de Pérdida Económica
Causa 1: Errores en el Control de Inventarios
Pérdida por demora en el registro de entrada de productos: El administrador de inventarios pierde una
semana de trabajo por errores manuales, con una pérdida estimada de S/. 200.

Causa 2: Actualización de informes y precios

Pérdida por actualización de precios y otros informes: El personal de ventas pierde aproximadamente
20 minutos al día actualizando precios y registros manualmente, lo que genera una pérdida anual de S/. 480.

Tabla 18: Lista de Pérdidas por Errores de Inventario

Lista Personal

Demora en registro de informes

Administrador 1 semana S/. 1 S/. 20 S/. 200
de Inventarios

Total: S/.200
Nota. Se pierde 1 sol por hoja de informe

1
Causa 2: Actualización de informes y precios :

Tabla 19:

Lista de actividades de estimado de tiempo y costó.

Actualización de informes de precios y categorías de productos

Personal Horas perdidas Perdida diaria Perdida Pérdida anual
Bimestral
Personal de 20 minutos S/. 120 S/. 240 S/. 480
Ventas

Total: S./ 480

Nota: Total de pérdidas anuales por ambas causas: S/ 680.00

1
 Tabla 20:
Lista de Perdidas anual por las causas.

Causas Pérdida Anual Total

Causa 1 Demora de registro de informes S/ 200.00

Causa 2 Actualización de información del precio y sus S/ 480.00

Categorías
Total S/. 680.00

6.4 Identificación de beneficio económica del Sistema

Tabla 21:
Lista de Perdidas.

PERDIDAS REPRESENTAN % COSTO TOTAL % DE EFCIENCIA

ANUALES DE LA DE
IMPLEMENTACION RECUPERACION
S/. 680.00 70 % S/. 1867.23. 476
Nota. T o t a l d e p er d id a s d e s pu é s d e la me jo r a = 68 0 × 7 0% =S / . 47 6

1
Tabla 22:
Lista de perdidas anuales
DESCRIPCIÓN Pérdida Anual (S/.) % de Recuperación Ahorro Estimado
Errores en 200 70% 140
Inventarios
Actualización de 480 70% 336
Precios
Total Ahorros 680 70% 476

Nota. Para calcular el total de ahorros de la eficiencia Total ahorro = (pérdidas

anuales *eficiencia de recuperación) y calcular las perdidas después de la mejora (Perdida -
Total ahorro

1
6.5 Relación beneficio / costo

 Recuperación de Pérdidas: S/. 476

 Incremento en Ventas: S/. 4,000
 Ahorro en Costos Administrativos: S/. 124
 Total Beneficio Anual: S/. 4,600
 Costo de Implementación: S/. 1,867.23

𝑩𝒆𝒏𝒆𝒇𝒊𝒄𝒊𝒐 4600 / 1867.23

=
𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐 𝒅𝒆 𝑰𝒏𝒗𝒆𝒓𝒔𝒊ó𝒏

= 2.46

Análisis: Por cada 1 sol invertido, se recupera

S./2.46

1
 6.6 Tiempo de recuperación

𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐 𝒅𝒆 𝑰𝒏𝒗𝒆𝒓𝒔𝒊𝒐𝒏 𝟏𝟖𝟔𝟕. 𝟐𝟑

= = 0.406
𝑩𝒆𝒏𝒆𝒇𝒊𝒄𝒊𝒐 4600

Esto significa que la inversión se recupera en aproximadamente 4.87 meses (aproximadamente 4 meses y 26
días), lo que representa un tiempo de recuperación razonable y favorable.

1
CAPÍTULO VII
7.1. Conclusiones respecto a los objetivos del proyecto de mejora / Innovación /
Creatividad

Tras llevar a cabo una profunda revisión de la problemática relacionada con la gestión
manual de procesos operativos en el SubCafae del Hospital Nacional Docente Madre
Niño San Bartolomé, se logró identificar que la falta de un sistema automatizado en
áreas clave como control de inventarios, facturación y gestión de pagos, ha generado
ineficiencias operativas significativas. A lo largo del proceso de análisis, desarrollo e
implementación del sistema web automatizado, se logró cumplir con los objetivos
establecidos para este proyecto, los cuales se enfocaron en optimizar los procesos
operativos y aumentar la eficiencia en el manejo de las operaciones diarias del
SubCafae.

Implementación del Sistema Web Automatizado

En primer lugar, podemos concluir que el sistema web desarrollado ha demostrado ser
una herramienta crucial para la mejora de la operatividad del SubCafae. La
implementación de este sistema ha permitido la automatización de los procesos de
ventas, inventarios, facturación y pagos, lo cual ha resultado en una notable reducción
de errores y retrabajos en los procesos manuales previos. En las pruebas realizadas, se
observó una disminución en el tiempo de procesamiento de ventas y facturación, lo que
ha incrementado la productividad del personal y ha optimizado los tiempos de
respuesta hacia los pacientes y usuarios.

Optimización en la Gestión de Inventarios

Uno de los principales beneficios del sistema implementado ha sido la automatización
del control de inventarios. Anteriormente, el SubCafae enfrentaba problemas
recurrentes de desabastecimiento y exceso de stock debido a la actualización manual de
inventarios, lo que generaba retrasos y pérdidas económicas. Con el nuevo sistema, los
registros se actualizan en tiempo real, lo que garantiza que siempre haya datos precisos
sobre las existencias de productos. Este avance ha permitido una planificación de
compras más eficiente, evitando tanto el desabastecimiento como el almacenamiento
excesivo de productos, lo cual ha mejorado significativamente la gestión del stock.
Mejora en la Facturación y Flexibilidad de Pagos
La implementación del módulo de facturación electrónica ha permitido a SubCafae
cumplir con las normativas fiscales actuales, generando facturas de manera rápida,
precisa y conforme a la legislación vigente. Este sistema ha reducido drásticamente los
errores en la emisión de facturas, los cuales eran comunes en el proceso manual
anterior, garantizando así una mayor satisfacción por parte de los clientes. Además, el
módulo de pagos ha introducido opciones de pago más flexibles, como pagos en cuotas,
lo que ha incrementado la accesibilidad a los productos y servicios ofrecidos por
SubCafae y ha mejorado la experiencia del cliente. Esta flexibilidad ha permitido
aumentar la fidelidad de los usuarios y atraer a nuevos clientes.

Generación de Informes y Toma de Decisiones

Uno de los grandes logros del sistema es la capacidad para generar informes
automáticos en tiempo real sobre el rendimiento de las ventas, el estado de los
inventarios y la facturación. Estos informes han sido fundamentales para los
administradores del SubCafae, permitiéndoles tomar decisiones informadas y
oportunas. La disponibilidad de datos precisos y actualizados sobre el negocio ha
mejorado significativamente la capacidad de los administradores para identificar
tendencias, evaluar el rendimiento y ajustar las estrategias operativas.

Reducción de Errores y Mejora en la Calidad del Servicio

Con la implementación del sistema automatizado, se ha logrado reducir sustancialmente
los errores humanos en los procesos de venta, facturación y control de inventarios. La
eliminación de la intervención manual ha mejorado la precisión de los registros,
garantizando que los datos sean más confiables y coherentes. Este avance ha sido clave
para ofrecer un servicio de mayor calidad a los pacientes y usuarios, ya que se han
eliminado los errores que generaban demoras y afectaban la experiencia del cliente.

Mejora en la Comunicación y Seguimiento con los Usuarios

Otra conclusión importante es que el sistema ha mejorado la comunicación entre el
SubCafae y los usuarios, incluidos los pacientes y proveedores. Gracias a las nuevas
funcionalidades del sistema, los empleados pueden acceder rápidamente a la
información necesaria para realizar ventas y atender consultas. Esto ha reducido
considerablemente los tiempos de respuesta y ha mejorado la satisfacción de los
usuarios. Además, la posibilidad de realizar un seguimiento detallado de las
transacciones ha facilitado el proceso de gestión de pagos y descuentos, promoviendo
una relación más cercana y efectiva con los clientes.

Sostenibilidad y Escalabilidad del Proyecto

El sistema desarrollado no solo ha logrado resolver los problemas operativos
inmediatos del SubCafae, sino que también ha sentado las bases para el crecimiento
futuro. Gracias a su diseño modular y su infraestructura basada en tecnología web, el
sistema es escalable, lo que permitirá integrar nuevas funcionalidades o expandir su uso
en otras áreas del hospital en el futuro. Esto asegura que el proyecto no sea una
solución puntual, sino una herramienta a largo plazo que seguirá contribuyendo al
desarrollo y la mejora continua de los procesos operativos en el SubCafae.

Impacto en la Competitividad y Rentabilidad del SubCafae

La implementación de este sistema web ha aumentado la competitividad del SubCafae
al optimizar los procesos internos, reducir costos operativos y mejorar la calidad del
servicio. Al automatizar las tareas repetitivas y propensas a errores, se ha liberado
tiempo valioso que ahora puede ser invertido en actividades que generen valor
agregado, como la atención al cliente y la mejora de la calidad de los productos y
servicios. En términos de rentabilidad, el proyecto ha mostrado un retorno significativo
de inversión, ya que ha permitido reducir los costos operativos y aumentar la
satisfacción y fidelidad de los clientes.

Conclusión General
En resumen, el proyecto de implementación del sistema web automatizado ha sido un
éxito rotundo en el SubCafae del Hospital Nacional Docente Madre Niño San
Bartolomé. No solo ha logrado resolver los problemas de ineficiencia operativa, sino
que también ha establecido un camino claro hacia la modernización y el crecimiento
del negocio. La automatización de los procesos de ventas, inventarios, facturación y
pagos ha tenido un impacto directo en la mejora de la eficiencia, la reducción de
errores, la satisfacción del cliente y la competitividad del SubCafae. Este proyecto ha
demostrado ser una inversión estratégica, crucial para asegurar la sostenibilidad y el
éxito del SubCafae a largo plazo.
CAPÍTULO VIII
RECOMENDACIONES
8.1. Recomendaciones para la empresa respecto del proyecto de Mejora / Innovación /
Creatividad

 Se recomienda que se tome un análisis detallado de la información de los

estudiantes para
 poder aprovechar la gestión de las calificaciones.
 Se recomienda revisar como se va a desarrollar el proceso en el uso del software.
 Se recomienda que los profesores envié la información de calificaciones así
gestionar de manera óptima.
 Se recomienda una actualización el sistema al momento del egreso de
estudiantes.
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