1 ¿Qué es Lean logistics?
La estrategia hacia la eficiencia
La metodología Lean logistics es una filosofía de gestión y organización de
operaciones de origen japonés. Aplicar Lean Logistics a la cadena de suministro
consiste en identificar y eliminar las actividades que no añaden valor para poder
incrementar el flujo de productos, minimizando así los costos.
El concepto Lean se puede resumir con la máxima: “hacer cada vez más con menos”
y esto se puede completar apuntando: menos esfuerzo, menos equipamiento,
menos espacio, menos costos y menos tiempo.
Inicialmente, este conjunto de métodos, desarrollado por Taiichi Ohno en la
empresa Toyota, se aplicó en el campo de la producción industrial, de ahí que se
llamase Lean manufacturing.
2 Principios de la metodología Lean logistics
La Lean logistics tiene por objetivo reducir los costos logísticos poniendo énfasis en
detectar y atajar aquellas tareas que no generan valor añadido al proceso. Como
consecuencia, se logrará un acortamiento del tiempo de ciclo del pedido. Al final, se
trata de una búsqueda constante de la eficiencia, que podemos dividir en varias
fases o principios:
1. Identificar qué actividades añaden valor para el cliente
Gracias a herramientas como el Value Stream Map, este primer paso se concentra
en evidenciar todas las tareas que componen un proceso concreto. Por ejemplo, en
el almacén, las operaciones de picking se dividen en varias fases y cada una de
esas fases se puede desgranar en más subprocesos.
2. Detectar los despilfarros y, a la vez, encontrar oportunidades de mejora
En logística los despilfarros muchas veces están relacionados con la pérdida de
tiempo como veremos más adelante. La estandarización de tareas y el
mantenimiento de la limpieza y el orden en el almacén son fundamentales para
ejecutar esta etapa correctamente.
3. Crear un nuevo flujo de procesos optimizado
Se trata de diseñar un nuevo método de trabajo más eficaz en cuanto a tiempo
dedicado y a calidad del servicio. Para ello, hay que suprimir las tareas innecesarias
e identificadas como despilfarros.
Además de cambios organizativos, esta fase puede suponer ejecutar inversiones
en nueva tecnología o sistemas que ayuden a eliminar esas etapas que están
consumiendo tiempo extra sin aportar valor.
4. Optar por estrategias pull para minimizar el inventario
La tenencia de stocks determina gran parte de los costos logísticos. Frente a las
estrategias push (empujar), que se basan en producir bajo una previsión de ventas,
los métodos de producción pull (tirar) están centrados en atraer las ventas en primer
lugar y responder a ellas suministrando el producto con agilidad.
5. Estandarizar los nuevos procesos y mantener el cambio en el tiempo
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Para ello, hay que implicar y motivar a todos los trabajadores y facilitarles la
formación adecuada para que puedan adquirir los nuevos hábitos y las tan
necesarias habilidades que componen el llamado talento 4.0.
3 Principales despilfarros contra los que lucha Lean logistics: ¿cómo
atajarlos?
Podemos clasificar los principales despilfarros en cuatro grandes grupos. Veamos
en detalle sus características y cómo se podrían tratar:
• Exceso de stock almacenado
Las causas que pueden originar este aumento indebido de stock suelen ir ligadas a
un exceso de producción en empresas manufactureras, pero también a una
deficiente previsión de la demanda (demand forecasting).
En ocasiones, es el stock de seguridad el que se amplía bajo el pretexto de “estar
cubiertos” y, al final, lo que encubre en realidad es una gestión deficiente de
proveedores o una desorganización en los flujos de materiales.
Esto genera un uso de espacio en el almacén desaprovechado, que redunda en un
incremento en los costos de almacenamiento y en el mantenimiento de unas
existencias de baja rotación que apenas se renuevan.
¿Cómo solventarlo desde una perspectiva de Lean logistics?
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Para seguir los principios de Lean logistics en esta situación, hay que trabajar, en
especial, sobre aquellos factores que sí podemos controlar (frente a otros más
volátiles como previsión de la demanda, por ejemplo). Algunas de las estrategias
que se pueden llevar a cabo en el almacén son:
• La aplicación de la estrategia de cross-docking que limita al máximo el stock
almacenado.
• La puesta en marcha del sistema just-in-time en la gestión de proveedores y
en la organización del almacén.
• El recorte de los lead time o tiempos de suministro tanto respecto a los
proveedores como en los procesos intralogísticos. Esto facilitará el cálculo
de las previsiones de demanda: serán más certeras cuanto más cercanas en
el tiempo estén, lo que evitará descuadres por exceso de inventario.
4 Tiempos de espera y cuellos de botella
La Lean logistics se basa en reducir la diferencia que hay entre el tiempo de
ejecución (tiempo de trabajo que pagas a tus operarios) y el tiempo estándar (tiempo
por el que cobras al cliente). El resultado de esta operación se traducirá en costos
que pueden ahorrarse porque destaparán las ineficiencias.
Las causas pueden ser muy variadas y suelen estar relacionadas con un método de
trabajo mal diseñado, incidencias a las que no se reacciona o desequilibrios en la
carga de trabajo de cada operario.
¿Cómo solucionarlo desde el punto de vista de Lean logistics?
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• Para organizar las tareas en el almacén y evitar los cuellos de botella y
tiempos muertos, no hay mejor herramienta que un sistema de gestión de
almacén. Este software prepara al almacén para procesar ingentes
volúmenes de información y organizarla priorizando la optimización de los
procesos.
• Medir y controlar la carga de trabajo que tiene cada operario para así prevenir
que unos estén parados mientras otros estén desbordados. El módulo Labor
Management System para Easy WMS se ocupa precisamente de controlar
este apartado.
• Para que las averías en el equipamiento no frenen la actividad del almacén,
conviene contar con un plan de mantenimiento preventivo de los equipos de
manutención y sistemas automáticos que se usan en el almacén como
medida de prevención y, además, contar con soporte técnico para tratar de
resolver la incidencia lo antes posible.
5 Desplazamientos y movimientos innecesarios
Las labores de picking y preparación de pedidos en el almacén son las que mayor
tiempo ocupan dentro de la actividad diaria. Por esta razón, una mala planificación
de las líneas de picking puede resultar nefasto para la productividad, pues puede
traducirse en desplazamientos desaprovechados (por ejemplo, usando equipos sin
carga) o en el incremento de movimientos innecesarios.
¿Cómo resolverlo desde la metodología de Lean logistics?
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• La automatización del manejo de cargas es una gran estrategia para reducir
el tiempo dedicado a transporte intralogístico que, a la vez, permite ganar en
seguridad en toda la operativa. De hecho, estos desplazamientos repetitivos
suelen ser procesos para los que la automatización logra excelentes
resultados. Asimismo, los transelevadores, por ejemplo, son capaces de
funcionar en ciclos combinados, de forma que se aprovechan todos los
movimientos llevando cargas.
• El método de picking o preparación de pedidos también influye en el
despilfarro por exceso de desplazamientos. En este sentido, los SGA facilitan
la organización de las rutas de picking en el almacén, priorizando la
consolidación o grupaje de mercancías y ajustando los tiempos a la
planificación de expediciones.
6 Errores que generan devoluciones y repetición de procesos
En general, un mayor nivel de calidad suele estar asociado a unos costos más altos,
pero no siempre es así. De hecho, las mejores empresas en el sector logístico (y
muchas aplican Lean logistics) se caracterizan por ofrecer un servicio excelente a
un precio correcto.
¿Por qué es así? Principalmente por dos razones: porque aciertan a la primera casi
siempre (y no hay que trabajar dos veces) y porque así pueden cobrar más: están
respaldadas por un servicio de excepcional eficacia.
¿Cómo subsanarlos desde una perspectiva de Lean logistics?
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• Si la gestión de devoluciones está complicando las operaciones en el
almacén, conviene pararse a analizar las causas que las están produciendo.
Si están motivadas por errores en la preparación de pedidos, de nuevo el uso
de un SGA como software de picking consigue reducir drásticamente estos
fallos incrementando el nivel de calidad global del servicio.
• Identificar las incidencias a tiempo es una buena práctica que puede llegar a
evitar trabajar dos veces o repetir tareas.
La metodología del Lean logistics, centrada en el ahorro
El concepto de Lean logistics parte de la premisa de que el cliente, cuando compra
un producto, no paga por las actividades que no agregan valor a la cadena de
suministro. La metodología concentra sus esfuerzos en eliminar los despilfarros que
lastran la rentabilidad de la logística en la empresa.
7 Criterios generales para seleccionar y usar herramientas de mejora
El principal problema a la hora de elegir qué herramienta o herramientas utilizar
durante el desarrollo de un proyecto de mejora es decidirse entre la amplísima oferta
existente. Además, cada profesional tiene sus preferencias y gustos personales, por
lo que en ocasiones es complicado llegar a un acuerdo.
Algunas recomendaciones en la selección y uso de este tipo de herramientas serían:
• Realizar una preselección de las que pensemos que mejor se adaptan a
nuestros objetivos y necesidades.
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• No es necesario seguir a rajatabla las instrucciones o metodología de las
herramientas seleccionadas.
• Aprender a utilizar unas pocas herramientas y adaptarlas a las necesidades
de nuestra organización.
8 Herramientas de análisis de problemas
Dos de las más utilizada son: el diagrama causa-efecto y el diagrama de Pareto. A
continuación, veremos sus características principales y funcionamiento.
• Diagrama causa-efecto
Es una herramienta de análisis que permite obtener un cuadro detallado y de fácil
visualización de los diversos motivos que pueden originar un determinado efecto o
problema. Se utiliza por lo tanto, cuando se quiere detectar un efecto indeseable y
descubrir sus causas .
Suele aplicarse en la investigación de las causas de un problema, mediante la
incorporación de opiniones de un grupo de personas directa o indirectamente
relacionadas con el mismo.
Al diagrama causa-efecto se le conoce también como diagrama de Ishikawa,
haciendo referencia a su creador, el profesor japonés Kaoru Ishikawa. Actualmente
está considerada como una de las principales herramientas de mejora por su gran
sencillez y eficacia.
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• Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis de gran ayuda para tomar
decisiones en función de prioridades. Se basa en el principio «el 80% de los
problemas se pueden solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los
originan» enunciado por Vilfredo Pareto. Esto significa que con unas pocas acciones
correctivas se pueden solucionar un gran número de deficiencias.
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Se basa en un gráfico de barras, la cuales representan los factores
correspondientes a una magnitud cualquiera y están ordenados de mayor a menor
(en orden descendente) y de izquierda a derecha.
Este tipo de diagrama, es utilizado básicamente para:
• Conocer cuál es el factor o factores más importantes en un problema.
• Determinar la causa raíz del problema.
• Decidir el objetivo de mejora y los elementos que se deben optimizar.
• Comprobar si se ha conseguido el efecto deseado (por comparación con los
Paretos iniciales).
9 Herramientas para generar ideas
La más conocida es la técnica conocida como Brainstorming, también conocida
como tormenta o lluvia de ideas. Es una herramienta de trabajo grupal que facilita
el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.
Fue ideada en el año 1938 por Alex Faickney Osbon y busca sacar el máximo
provecho de la interacción entre varios individuos mediante reuniones de carácter
relajado e informal donde se trata de acumular ideas, a ser posible innovadoras y
creativas, sobre un determinado asunto para su valoración posterior.
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10 Técnicas de representación de procesos y flujos de trabajo
Diagrama SIPOC
El Diagrama SIPOC, por sus siglas en inglés Supplier, Inputs, Process, Outputs,
Customers, es la representación gráfica en cinco fases de un proceso de gestión.
Es un sistema muy interesante porque permite visualizar el proceso de manera
sencilla, identificando a las partes implicadas en el mismo:
• Proveedor (Supplier). Persona que aporta recursos al proceso.
• Entradas (Inputs). Todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso;
información, materias primas, profesionales, infraestructuras, etc.
• Proceso (Process). Conjunto de actividades que transforman las entradas en
salidas, dándoles un valor añadido.
• Salidas (Outputs). Resultados que se generan (productos, servicios, etc).
• Cliente (Customer). La persona que recibe el resultado del proceso. El
objetivo es obtener la satisfacción de este cliente.
11 Diagrama de flujo
El diagrama de flujo o diagrama de actividades es una técnica muy conocida que
consiste en la representación gráfica del proceso de cualquier actividad. Se utiliza
con asiduidad para la mejora de procesos organizativos o industriales.
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Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan el
flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de
proceso.
Todas estas herramientas se caracterizan por ofrecer una imagen muy esquemática
y clara de los procesos, acciones o algoritmos de cualquier actividad relacionada
con los circuitos de trabajo, lo que es de gran ayuda para una rápida detección de
problemas específicos que estaban pasando desapercibidos.
12 La administración de la cadena de suministros
Actualmente existe mucha confusión acerca del uso de los términos “Logística”
y “Administración de la Cadena de Suministro”; Balles-teros y Ballesteros (2004)
ofrecieron una definición clara de cada uno de los términos, estos autores señalaron
que la logística se limita a la forma cómo los productos son llevados hasta el
consumidor final, mientras que la administración de la cadena de suministro es
aquella que integra y gestiona los procesos necesarios para poder elaborar
un producto o prestar un servicio, con el objetivo de obtener el máximo valor
agregado en cada una de ellas. Torres y García (2008) definieron la cadena de
suministros como aquel conjunto de procesos, dato y flujos de recursos que
abarcan desde la materia prima hasta el consumidor final. Bajo esta visión se
entiende que la cadena de suministros comprende muchos otros aspectos que
no están incluidos dentro de la función logística. Canella (2010) definió la cadena
de suministro como un conjunto de empresas que están conectadas por flujos de
productos, servicios, información y recursos financieros.
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A partir de estas definiciones se puede concluir que la que la cadena de
suministros se refiere a los procesos necesarios para la fabricación de un producto
independientemente del número de organizaciones que intervengan, formando una
gran red única de organizaciones en cuyo interior hay un flujo de información,
productos y recursos monetarios.
La administración de la cadena de suministros (SCM por sus siglas en inglés) se ha
convertido en una herramienta valiosa para garantizar la ventaja competitiva y
mejorar el desempeño de la organización, dado que la competencia ya no se da
entre las organizaciones, sino entre las cadenas de suministro (Li et al, 2006). Uno
de los principales objetivos de la administración de la cadena de suministro es
reducir o eliminar los almacenamientos intermedios de inventario que existen entre
las organizaciones en una cadena mediante el intercambio de información sobre
la demanda y los niveles de existencias actuales Christopher (2016).
Este enfoque se realiza con el propósito de brindar mayor servicio y mejor calidad
del producto a los clientes, es decir, una buena práctica de administración de la
cadena de suministro empieza desde el usuario final y regresa hasta el
aprovisionamiento de los materiales para la producción.
Para lograr los mejores resultados se deben tener en cuenta cinco procesos
básicos:
1. Gestión de la demanda: incluye actividades relacionadas con el mercado
tales como: métodos de pronósticos, servicio al cliente, procesamiento
de las órdenes de los clientes y ventas.
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2. Distribución: constituye el proceso de unión entre la producción y el
mercado, esta tiene influencia sobre las operaciones logísticas a través de
los requerimientos del mercado.
3. Producción: la producción y todos los procesos relacionados agregan valor
en el flujo de los productos, afecta el inventario, el transporte y los tiempos
de entrega.
4. Compras: constituye el enlace de adquisición de los materiales para la
producción.
5. Devoluciones: cierra el ciclo de la cadena de suministro, recibe los productos
que necesitan ser remanufacturados, reusados o reciclados en el proceso de
producción.
13 Gestión de compras y proveedores
La gestión de las compras no solamente se limita al hecho de contactar al
proveedor y transmitirle las necesidades y lo requerimientos de la empresa, más
bien su función radica en garantizar los niveles necesarios de materias con
la calidad necesaria y en el tiempo indica-do, pero sobre todo guardando las
proporciones en cuanto a costos (Nogales, 2007). Para este autor la logística de
compras consiste en la planificación, implementación y control de la actividad
mediante las cuales se identifica las necesidades de materiales de la empresa, se
lo-caliza y selecciona el proveedor y se selecciona el precio y los términos para
garantizar su entrega y además identifica algunas metas que desde esta función
deben plantearse.
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En los sistemas de producción de Jalar o Pull, es decir, aquellos en los
cuales es la demanda del mercado quien impone el ritmo de producción de
las empresas, se hace necesario elaborar pronósticos de ventas que además de
evaluar el nivel de productos que se deben fabricar, permita también determinar
cuánto material o materia prima se debe comprar para satisfacer dichos niveles de
producción. Para esto se pueden utilizar algunas técnicas estadísticas como
promedio móvil, suavización exponencial simple y doble, modelos de regresión
entre otras, esto mezclado a técnicas de manejo de inventario puede
proporcionar respuestas a los siguientes interrogantes ¿Qué pedir? ¿Cuánto pedir?
¿Cómo pedir? y ¿Cuándo pedir? Igual-mente, las aplicaciones de estas técnicas
permiten determinar el Punto de Reorden como también los niveles de inventario de
seguridad. Es importante familiarizarse con estas técnicas ya que son de gran
utilidad al momento de establecer los niveles de compras de las empresas,
actualmente ya sean desarrollado softwares y programas computacionales que
ayudan a gestionar todo este tipo de procesos.
En lo referente a los proveedores de la organización, las normas internacionales de
calidad mencionan que se deben tener procedimientos documentados para la
selección del proveedor en los cuales deben estar establecidos los criterios
de selección de los proveedores, García (2007) sostuvo que se debe ser muy
cuidadosos con los criterios para seleccionar a los proveedores, ya que puede
llegar un momento en el cual entren en conflicto varios de ellos, por ejemplo, un
proveedor puede ofrecer un buen precio pero no la mejor calidad, es por eso que
como ya se mencionó, la empresa, además de establecer los criterios de
selección debe establecer prioridades para su proceso de selección.
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Una de las técnicas más utilizadas para la se-lección de proveedores es el análisis
jerárquico de procesos y sus variantes. (Junior et al, 2014; Dweiri et al, 2016; Jain
et al, 2018)
14 Gestión de la producción
La planificación de la producción en la cadena de suministro es una actividad de
suma importancia, pues permite un mejor funcionamiento de las operaciones de
producción con el fin de satisfacer los pedidos que realizan los clientes en un
tiempo óptimo y a un costo considerable. Las decisiones tendientes a determinar
qué producir, cómo producir y cuánto producir, son bastante complejas ya que se
deben balancear todos los recursos necesarios para cumplir con la
demanda de los clientes y la misión de la empresa (Garza y González, 2004).
En los procesos de producción, la planificación de producción y los problemas de
programación son críticos para la rentabilidad de las empresas, el uso correcto de
los recursos y para cumplir los plazos (Menezes et al, 2016).Existen varios
sistemas para la planeación y control de la producción, Mula (2005) estableció
una relación entre cada uno de ellos, entre los cuales se encuentran:
Planificación de Requerimiento de Materiales (MRP), Planificación Jerárquica de
la Producción (HPP), Justo a Tiempo (JIT) y Tecnología de Producción Optimizada
(OPT). En la siguiente tabla se relacionan algunas de sus características. Estos
autores concluyeron que, aunque los sistemas de planeación y control de la
producción pueden combinarse, en algunos atributos se hace necesario el diseño
y la implementación de sistemas mucho más integrales teniendo en cuenta la visión
sistémica de organización.
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15 Gestión de la distribución
Arrieta (2011) consideró que para que exista una excelente gestión de la distribución
se hace necesario que los gerentes tengan pleno conocimiento de la estructura que
poseen a nivel de almacenamiento; y de los sistemas de gestión de inventarios que
se implementan en la empresa.
Todas las etapas de la cadena de suministro se encargan de generar valor
agregado al producto, el proceso de distribución genera valor en términos de
tiempo y ubicación, desde los proveedores hasta el cliente (Gutiérrez et al,
2010). Es por esto que la falta de eficiencia y de optimización en el proceso de
distribución puede restarle valor a productos generados en los otros procesos
de la cadena de suministro.
La gestión de inventario en la cadena de suministro debe garantizar el flujo y
el almacenamiento eficiente, directo e inverso de los bienes, servicios e
información relacionada entre el punto de origen y el punto de consumo
para cumplir con los requisitos del cliente (Singh & Verma, 2018). Así mismo
Gutiérrez y Vidal (2008), destacan la complejidad que representa la gestión de los
inventarios, pues es una actividad que se lleva a cabo a lo largo de toda la cadena
de abastecimiento y que está relacionada además con la inversión de grandes
cantidades de capital y el mejoramiento del flujo del sistema.
Esta gestión de los sistemas de inventarios es un aspecto fundamental que se
debe tener en cuenta para la optimización del proceso de distribución. De igual
modo Correa et al (2010), señaló que la gestión de los alma-cenes y de la
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distribución son procesos críticos pues se encargan del manejo de inventarios
y de garantizar la satisfacción plena de las necesidades de los clientes; además,
que las tecnologías de la información se han convertido en una herramienta de la
productividad del proceso de distribución y sugirió la implementación de sistemas
de información para la gestión de la cadena de suministro.
El proceso de distribución en últimas es quien determina la efectividad de la
cadena de suministro de la gestión logística de la empresa. No obstante, se hace
necesario establecer medidas de rendimiento durante todos los procesos de la
cadena de suministro.
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16 Bibliografía
• https://www.mecalux.com.co/blog/leanlogisticsquees#:~:text=La%20metodo
log%C3%ADa%20Lean%20logistics%20es,productos%2C%20minimizando
%20as%C3%AD%20los%20costos.
• https://www.captio.net/blog/5-herramientas-para-la-mejora-de-procesos
• https://revistas.unilibre.edu.co/index.php/saber/article/view/5880/5458
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