COORDINACIÓN DE PROGRAMAS
ESPECIALES Y COMPENSATORIOS
GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN, ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN DE MADRES Y PADRES DE FAMILIA
La presente Guía tiene como propósito apoyar mediante un procedimiento simple y
práctico la conformación de la mesa directiva de la Asociación de Madres y Padres
de Familia, así como obtener el registro de validez oficial ante la Secretaría de
Educación de Chiapas.
1
El director debe de ingresar al Sistema de Administración
Educativa de Chiapas (SAECH) del ciclo escolar vigente, link:
[Link] utilizando el usuario
y contraseña de la escuela.
Además podrá descargar en el sistema los archivos digitales,
con la finalidad de conocer los formatos que apoyan el
proceso de integración, organización y funcionamiento de la
Asociación de Madres y Padres de Familia de la escuela.
2
Los primeros quince días hábiles del inicio del ciclo escolar, el Director
convocará a los padres de familia a la Asamblea General para conformar la
Asociación de Madres y Padres de Familia, y elegir la Mesa directiva que los
representarán[1], promoviendo la participación de hombres y mujeres.
En la plataforma se encuentra un (archivo descargable:CONVOCATORIA. DOC)
[1] Art.11 Reglamento de A.P.F.
3
El Director en su calidad de asesor[2], presidirá la reunión para dar
formalidad a la Asamblea, esperando contar con el quórum de mayoría de
sus miembros[3] y dará lectura al Reglamento de Asociaciones de Padres de
Familia, para dar a conocer a los presentes, el objeto, derechos,
obligaciones, limitaciones de las Asociaciones y de las mesas directivas, y
demás información necesaria para el buen funcionamiento. Se sugiere
analizar el reglamento en mención en la primera reunión de Consejo Técnico
Escolar (Archivo descargable:REGLAMENTO. PDF)
[2] Art. 37 Reglamento de A.P.F.
[3] Art.21 Reglamento de A.P.F.
Los presentes registrarán su asistencia en el formato de Lista de
4 asistencia preparada para tal fin. En el caso, del padre o tutor tenga
mas de un hijo inscrito en el plantel educativo, solo firmará una vez.
(Archivo descargable:LISTA DE ASISTENCIA. DOC)
Durante la Asamblea, los integrantes de la mesa directiva saliente (ciclo
escolar anterior), rendirán cuentas y presentarán su Informe Anual de 5
Actividades a la Asamblea General[4], presentando la información puntual
de los ingresos, egresos y saldo existente.
El Informe se hará público en la escuela mediante la exhibición de un cartel o
documento que contendrá un resumen de las principales actividades
realizadas y el origen y destino de los gastos del ciclo escolar anterior, esta
acción debe contribuir a fortalecer la cultura de la transparencia y la
rendición de cuentas.
El Informe Anual de Actividades que se genere en el ciclo escolar vigente,
deberá ser capturado en el Sistema por el director, durante las dos primeras
semanas de julio (al finalizar el ciclo escolar); una vez vaciada la información
deberá descargarlo, imprimirlo para recabar sellos y firmas correspondientes
(tinta azul). En el apartado de observaciones del formato en mención, podrá
explicar algunas modificaciones que halla surgido durante la ejecución del
Plan Anual del Trabajo y el presente Informe, debido a imprevistos o cambios
en su implementación, como resultado del seguimiento y evaluación del Plan.
El director adjuntará el Informe en el sistema
[Link] como archivo PDF, renombrado
con la siguiente nomenclatura: CLAVE DEL CENTRO DE TRABAJO-INFORME
[Link], ejemplo: 07ETV0000X-INFORME [Link] (Archivo
descargable: INFORME ANUAL)
[4] Art.30, 31 Reglamento de A.P.F
Adjunto al formato de Informe, la mesa directiva saliente deberá entregar toda la
información comprobatoria (facturas, recibos de apoyo económico, notas de
compra, etc.) de manera organizada, que esté relacionada a los ingresos y egresos
de los recursos que se ha administrado durante su gestión. Lo anterior integra el
soporte del Informe Anual de Actividades.
La entrega se hará a la mesa directiva que entrará en funciones una vez
concluida la Asamblea General. La mesa directiva saliente, la mesa directiva en
funciones y el director procederán al llenado del Acta de entrega recepción como
parte del ejercicio de transparencia y rendición de cuentas, quedando la
información comprobatoria bajo resguardo de la dirección escolar para
consulta[5]. (Archivo descargable: ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓ[Link])
[5] Art. 30 Reglamento de A.P.F
6
Se elegirá la mesa de debates provisional la cual se integrará por un
presidente, un secretario y tres escrutadores, con la finalidad de que de
manera ordenada y respetuosa se reestructure o elija, según sea el caso, a
los nuevos integrantes de la mesa directiva que se integrará con madres,
padres de familia, tutores y quienes ejerzan la patria potestad de alumnos
inscritos en la escuela, que forman parte de la Asociación de Madres y
Padres de Familia[6], cabe señalar que el sistema validará a través del
SAECH que los nombres de los integrantes de la mesa directiva cuenten con
al menos un hijo ó pupilo inscrito en la escuela; en caso contrario, no se
podrá completar el registro de la mesa directiva en la plataforma.
La mesa de debates registrará las propuestas (planillas de candidatos)
presentadas por los padres de familia interesados en integrar la mesa
directiva de la Asociación de Madres y Padres de Familia.
Los puestos a ocupar son: presidente, vicepresidente, tesorero, secretario y
seis vocales. En la primera elección se elegirán por un año el vicepresidente,
el secretario y los 3 primeros vocales y, por dos años, el presidente, el
tesorero y los vocales 4o. 5o. y 6o[7].
[6] Art.11 Reglamento de A.P.F
[7] Transitorios Tercero I Reglamento de A.P.F
7
Una vez elegido los nuevos integrantes de la mesa directiva de la Asociación
de Padres de Familia; el director capturará en el Sistema, en el mes de
octubre los datos del Acta de Constitución correspondiente al ciclo
escolar vigente [8] en el sistema [Link]
procederá a su impresióny requisición, firmada en tinta azul, con los sellos
correspondientes; concluidoesto el directivo escolar deberá adjuntar el Acta
en archivo PDF en el mismosistema. El archivo debe renombrarse con la
siguiente nomenclatura: CLAVEDEL CENTRO DE TRABAJO-ACTA DE
CONSTITUCION. PDF, ejemplo:07ETV0000X-ACTA DE [Link].
debiendo contener los mismosdatos que el archivo de captura y no debe
tener tachaduras, enmendaduras,etc. (Archivo descargable: ACTA DE
CONSTITUCION. PDF) [8] Art. 45 Reglamento de A.P.F 8
Si durante la gestión de la mesa directiva, algún integrante renuncia o
abandona el cargo, la propia mesa directiva elegirá al sustituto, a excepción
del caso del presidente, que será sustituido por el vicepresidente[9].
(Archivo descargable: FORMATO DE SUSTITUCION .DOC)
Para mantener actualizado el Registro de Asociaciones de Madres y Padres
de Familia, en caso de que, posterior al mes de octubre, por cualquier causa
(renuncia, abandono u otro) tengan lugar cambios posteriores en las actas,
en que conste la elección de los integrantes de las mesas directivas, como
los nombres o cargos, deberá hacer uso del Formato de Sustitución;
descargar, requisitar sellos, firmas en tinta azul y adjuntar el Formato en
archivo PDF en el sistema [Link] El
archivo debe renombrarse con la nomenclatura: CLAVE DEL CENTRO DE
TRABAJO-FORMATO DE SUSTITUCIÓN ejemplo: 07ETV0000X-FORMATO
DE [Link].
[9] Art.30 Reglamento de A.P.F
9
El presidente de la mesa directiva en funciones podrá realizar la
propuesta para solicitar el apoyo de aportaciones voluntarias en
numerario y/o especie, a las madres, padres de familia, tutores y quienes
ejerzan la patria potestad de los alumnos inscritos en la escuela . En
caso de aprobarse la aportación voluntaria por la Asamblea General, en
numerario y/o en especie, se procederá al llenado del Acta
correspondiente. (Archivo descargable: ACTA DE APORTACIONES
VOLUNTARIAS. DOC
10
Se deberá garantizar el uso correcto de las aportaciones voluntarias en
beneficio de la educación del alumnado y de la escuela, por lo que los
integrantes de la mesa directiva reconocerán que el desarrollo de sus
funciones tiene carácter de honorífico[10], por lo que requisitarán el llenado
de una Carta Responsiva, que se deberá anexar al Acta de aportaciones
voluntarias. (Archivo descargable: CARTA [Link]
[10] Art. 43 Reglamento de A.P.F
Para las acciones coordinadas de trabajo la mesa directiva y director podrán
sesionar de manera ordinaria cada dos meses o las veces que se requiera,
11 las asambleas generales de padres de familia, dos veces al año, cuando
menos, y extraordinaria cuando lo pida a la mesa directiva; es importante
realizarlas para que se logren las metas trazadas [11] .
[11]Art. 25, 32 Reglamento de A.P.F
Una vez instalada la Mesa Directiva en función, al inicio del ciclo escolar en
12 coordinación con el director deberán analizar las necesidades prioritarias del
plantel educativo, y plasmarlos en el formato descargable Diagnóstico de
necesidades. (Archivo descargable: DIAGNOSTICO DE NECESIDADES. DOC)
La Mesa Directiva en función, de forma coordinada con los directores de las
escuelas o con las autoridades escolares y educativas competentes elaborarán
un Plan Anual de Trabajo con base al Diagnóstico de necesidades del centro
13 escolar que refiere el punto 12, y al Programa Escolar de Mejora Continua
elaborado por el Consejo Técnico Escolar para presentarlo en Asamblea General
a la Asociación de Madres y Padres de Familia y darán seguimiento a las
actividades planteadas. Se sugiere analizarlo para identificar actividades en la
que los padres de familia puedan apoyar de manera colaborativa en el proceso d
e aprendizaje de sus hijos ó pupilos [12]. Estas acciones se consolidan en el
Consejo de Participación Escolar y Comité Participativo de Salud Escolar,
durante los meses de octubre y noviembre el Director deberá capturar
en el Sistema, descargar, requisitar firmas en tinta azul y adjuntar el Plan
Anual de Trabajo enarchivo PDF en el sistema [Link]
[Link]. El archivodebe renombrarse con la nomenclatura: CLAVE
DEL CENTRO DE TRABAJO-PLAN ANUAL DE TRABAJO ejemplo:07ETV0000X-
PLAN [Link]. (Archivodescargable: PLAN ANUAL DE TRABAJO .DOC
[12] Art. 18 Reglamento de A.P.F.
14 Durante el mes de octubre y noviembre, el directivo escolar realizará la captura y
el envío en el sistema informático de los archivos solicitados en los puntos, 7 y 13;
posteriormente, personal encargado del Área de Participación Social del
Departamento de Desarrollo Social validará los archivos digitales recibidos a
través del Sistema para proceder a hacer el registro correspondiente y generar la
Constancia de Registro de la Asociación de Madres y Padres de Familia
(AMAPAF) de la escuela, asignándole una clave de registro como reconocimiento
a la mesa directiva para el desempeño de sus funciones[13], podrá descargar en
la plataforma.
[ [13] Art. 52 Reglamento de A.P.F.
15 Los documentos que se generen derivado de la constitución, organización y
funcionamiento de las Asociaciones de Madres y Padres de Familia (AMAPAF)
deben resguardarse dentro del archivo escolar de la dirección del plantel
educativo, para consulta de organismos fiscalizadores o de la Autoridad
Educativa Local [14].
[14] Art.51 Reglamento de A.P.F.
16 Para el apoyo técnico en la constitución y operación de la Asociación de Madres
y Padres de Familia, se proporcionará un video tutorial descargable sobre el uso
del Sistema Informático y los siguientes datos de contacto:
Unidad Administrativa. Secretaría de Educación.
Blvd. Unidad Administrativa No. 440. Colonia Maya.
Edificio del Centro Estatal de Tecnología Educativa (CETE).
Planta alta.
Teléfono directo 961 600 1974, 961 61 88300 extensión 1082.
[Link]@[Link]
amapafds@[Link]
