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Planteamiento del Problema
1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
La contabilidad, nació de la práctica y necesidad de registro,
arrancó de la propia naturaleza humana, el carácter intelectual y fabril, le
llevan a producir y a computar: el sentimiento de la propiedad, conduce al
hombre a valorar sus propiedades; debido a los limites de la memoria,
obligan al hombre a registrar sus operaciones dentro de la empresa; poco
a poco se forjan las característica primarias de la contabilidad.
El desarrollo de la contabilidad se produce de forma paralela a la
evolución de las actividades económicas desarrolladas por el hombre. La
creciente complejidad y volumen de las actividades económicas,
desarrolla las tareas contables las cuales lógicamente se hacen cada vez
mas complejas y precisas.
El crecimiento de las sociedades, la intensifación de sus actividades
y el progresivo intercambio, hizo marchar estas originarias tareas
contables por cauces cada vez más complejos y precisos. Para Gómez
(2002 p. 1-1) , la contabilidad es una disciplina científica dedicada a
clasificar y resumir en términos monetarios, las transacciones mercantiles
de un negocio y organización cualquiera, e interpretar sus resultados.
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Planteamiento del Problema
En efecto la contabilidad de hoy en día, no solo llevan las cuentas
aritméticas, sino que también provee un relato histórico del acontecer
económico financiero de la empresa y sus resultantes, pasando a ser
entonces un problema de informática y discernimiento.
Todas aquellas empresas que decidan perdurar en el tiempo deben
tomar en cuenta que en la actualidad deben ser ágiles, flexibles, diligentes
y por su puesto enfocadas al cliente. Las organizaciones que no asumen
esta evolución y no ubiquen la forma de modificar su estilo antiguo
cargados de operar, tenderán a quedarse atrás y desaparecer.
En la actualidad, las empresas que desean mantenerse dentro del
mercado deben tener un cuenta muchos aspectos para lograrlo. De una
manera, simple se pudiera decir que el éxito depende del buen manejo de
los factores que intervienen en la producción de un bien o servicio.
Pero en estos últimos años caracterizado por el fenómeno de la
globalización, la producción de bienes , servicios se deben observar de
una perspectiva mucho más amplia y compleja, los aportes de la
tecnología, nuevos sistemas administrativos, nuevos sistemas de
información han convertido el mundo de los negocios, que hasta hace
poco era relativamente simple, estático, en un mundo sumamente
complejo y dinámico.
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Es por ello que hoy muchas empresas, se han visto en la
necesidad de diseñar sistemas de controles internos administrativos
contables confiables. La aplicación de dichos sistema se manifiestan
inicialmente en el sector privado, donde se reconocen como fundamental e
indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen
de las operaciones y la complejidad de los sistemas de información.
Afirma Meigs, W (1.999, p. 105 ) que:
El sistema de control interno consiste en todas las medidas
empleadas por la empresa con la finalidad de proteger sus recursos contra
perdidas, fraudes o ineficiencias, promover la exactitud y confiabilidad de
los informes contables y de operación, apoyar y medir el cumplimiento de
la empresa y juzgar la eficiencia de operación en todas las desviaciones
de la compañía.
Al respecto, las sociedades mercantiles, le permiten al empresario
enfrentar sus retos a través del uso adecuado de procedimientos, en
cuanto al empleo de los mejores medios , herramientas necesarias, para
el logro de sus objetivos. Es por esto, que toda actividad empresarial se
enfrenta al inconveniente diario de cómo hacer más eficientes sus labores
y los cuales han de simplificar y reducir los costos operacionales.
Para lograr tal hecho, es necesario que esta ultima función
administrativa, como lo es el control, debe hacerse dentro de la empresa
con preciso cuidado y atención de manera que los objetivos y políticas que
tienen establecidas se puedan obtener. De acuerdo con esto, el control es
el proceso utilizado para evaluar el rendimiento real, comparándolo con los
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objetivos fijados y corrigiendo las diferencias que puedan haberse
producido entre resultados y objetivos.
Por otra parte la información contable, debe ir más allá,
permitiéndole a sus usuarios tomar decisiones para ayudar a las
organizaciones a llegar hacia los objetivos deseados. Para que esto
pueda ocurrir se necesita que dicha información financiera sea de calidad
totalmente confiable y segura, en todo caso la contabilidad cuenta con
elementos tales como normas , procedimientos que forman parte de un
sistema, el cual se encarga del procedimiento de la información
provenientes de las transacciones administrativa y contable de la
empresa, este sistema administrativo contable permite transformar los
datos que ingresan al negocio a través de un proceso y luego comunicarle
a sus usuarios en forma de estados financieros.
Para tal efecto el control interno, proporciona a la administración la
seguridad que los informes contables en los que se basan sus decisiones
son dignas de confianza. Las decisiones que toma la administración se
convierten en políticas de la empresa. Para ser efectiva, estas políticas
deben ser transmitida en toda la empresa y ser respetada en forma
consistente.
Afirma Cepeda ( 1.997, p. 4 ) que:
El control interno como el conjunto de planes métodos y
procedimientos adoptados por una organización con el fin de
asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad
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se desarrolla eficazmente de acuerdo, con las políticas trazadas
por la gerencia y atención de las metas y los objetivos previstos.
El no contar con un control interno ajustado a las necesidades de la
empresa pueden generar mayores costos en la gestión realizada. Por tal
motivo las organizaciones se ven obligadas según su naturaleza a
responder al entorno y a las exigencias que el mercado le impone.
Tal sea el caso de las empresas que se dedican a brindar un
servicio a las personas naturales y jurídicas, sin duda las cuentas por
cobrar son vitales, para estas organizaciones, las cuales generan la mayor
fuente de ingresos que estas pueden tener.
Todas estas consideraciones le dan mayor relevancia al cobrar y
prestar servicio, se considera un acto dinámico, productivo, sensible es
decir determinante en el crecimiento y desarrollo de la empresa.
Afirma Meigs, (1983, p 351):
La cuenta por cobrar, en un sentido amplio incluyen no sólo
derecho a cargo de clientes, provenientes de la venta de bienes o
servicios, si no también de una gran variedad de derechos varios, tales
como anticipos a funcionarios o empleados, prestamos a subsidiarios,
subscripciones de acciones aun no cobradas, reclamaciones ante
empresas transportadoras, reclamaciones para la devolución de
impuestos, y anticipos a vendedores.
A tal efecto la empresa GAJIMCA, seleccionada para esta
investigación tiene como objeto social prestar servicio de vigilancia de los
bienes de terceros, la cual no escapa de la problemática que vive el país.
Una entrevista realizada al gerente de la empresa, manifestó que
no poseen un sistema administrativo contable para el departamento de las
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cuentas por cobrar, acarreando esto una series de hechos los cuales son:
no poseer controles, políticas, normas y procedimientos, formales,
eficaces para el manejo del mismo. Igualmente expresó que todas las
actividades realizadas con el proceso administrativo contable de la
empresa, son ejecutadas por la asistente, la cual lleva el control diario de
las cuentas por cobrar y al final del mes todas estas actividades son
entregadas al contador externo.
Tal situación refleja la ausencia de formalidad en los procesos y
carencia de controles necesarios que permitan generar información
contable real .
En virtud de la problemática planteada, surge la necesidad de
realizar una investigación dirigida al Diseño de un Sistema de Control
Interno Administrativo Contable de las Cuentas por Cobrar, que permitirá
agilizar sus procesos para un mejor funcionamiento de forma rápida y
confiable para la toma de decisión, redundando todo esto en una
integridad física y numérica de bienes y valores de la empresa.
1.1.- FORMULACION DEL PROBLEMA.
Con base en los planteamientos anteriormente realizados, se
hace necesario realizar el Diseño de un Sistema de Control Interno
Administrativo Contable de las Cuentas por Cobrar. De la Empresa de
Vigilancia Galue Jiménez C.A., (GAJIMCA), que permita realizar los procesos
de manera eficiente a través de normas y procedimientos que sean seguros,
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confiables y razo nables para así eliminar las posibles transacciones
erróneas.
2.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.
2.1.- OBJETIVO GENERAL.
Diseñar un Sistema de Control Interno Administrativo Contable
de las Cuentas por Cobrar para la empresa de vigilancia Galue Jiménez
C.A. (GAJIMCA).
2.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1.- Diagnosticar la situación actual del control interno administrativo
contable de las cuentas por cobrar de la empresa GAJIMCA.
2.- Formular las políticas del sistema de control interno
administrativo contable de las cuentas por cobrar de la empresa
GAJIMCA.
3.- Establecer las normas del sistema de control interno
administrativo contable de las cuentas por cobrar de la empresa objeto
estudio.
4.- Establecer los procedimientos del sistema de control interno
administrativo contable de las cuentas por cobrar de la empresa
GAJIMCA.
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5.- Elaborar los formatos para las operaciones del sistema de
control interno administrativo contable de las cuentas por cobrar de la
empresa GAJIMCA.
3.- JUSTIFICACIÓN.
En la actualidad las organizaciones se han visto en la necesidad de
diseñar normas, procedimientos y políticas que le sirvan como guías para
realizar sus actividades.
No obstante el estudio de los controles internos relacionados con
las cuentas por cobrar en una organización es un tema que atrae a
diversos investigadores debido a bienes y propiedades que esta posee.
La investigación a realizar permitirá a la empresa GAJIMCA,
implementar un sistema de control Interno administrativo contable como
mecanismo de seguridad sobre sus cuentas por cobrar, dicho sistema
disminuirá los riesgos y al mismo tiempo mejorará su liquidez , garantizará
a los acreedores el pago. Por otra parte la empresa logrará llevar sus
operaciones debidamente obteniendo información suficiente y oportuna
del movimiento de sus cuentas por cobrar.
Aunque en la actualidad se realizan diversos estudios de controles
internos, la presente investigación pretende ser aporte de conocimientos
relevantes para el logro de una capacitación académica que lo convierten
a futuro en un práctico conocedor de los sistemas contables.
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4.- DELIMITACION.
La investigación se llevará a cabo en la Empresa de Vigilancia
Galue Jiménez C.A. (GAJIMCA) ubicada en la calle 62 Av. 10 y 9B Sector
la Estrella local # 9B – 54. Maracaibo – Zulia.
El tiempo determinado para la investigación estuvo entre
Septiembre del 2003 y Julio del 2004 dos periodos normales de la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
Así mismo y en relación a los fundamentos teóricos que se
contemplarán en este estudio el mismo estará regido por los
planteamientos de Walter y Bayton (1996) en lo referente a control interno
y Catacora (1996) en lo atinente a los sistemas de control ambos
basamentos teóricos están enfocados al área contable administrativa.
