Introducción a Excel

¿Qué es Excel?
Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en
tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se
utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en
programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para
simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera
automatizaban el trabajo contable.

¿Para qué sirve Excel?

Gracias a los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar esta herramienta
para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional, así como dentro de
cualquier empresa, que es donde vemos, que más se utiliza o aplica el uso de esta
herramienta.
Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite organizar
datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de
cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones
matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo
lógica en Excel.

La celda
Cada celda de una hoja tiene una dirección que estará formada por la columna a la que
pertenece seguida por el número de fila. Por ejemplo la dirección de la siguiente celda es
D7 porque dicha celda se encuentra bajo la columna D y pertenece a la fila 7.
Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra
una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se
le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.
La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y
un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar trabajando. Por
ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1

En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos

dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto,
es validando en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo
texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.

De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato estamos ingresando en una celda, si es
numérico o es un dato alfanumérico.

FILAS EN EXCEL
En Excel podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos da el espacio necesario para
prácticamente todas nuestras necesidades al ingresar datos.
En una hoja en blanco, puedes llegar fácilmente a la última file pulsando el atajo Ctrl +
Flecha abajo. Una fila en excel, es una hilera horizontal de celdas que está representada
por un número ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo.
COLUMNAS EN EXCEL
Las hojas de un libro de Excel tienen un máximo de 16,384 columnas y están identificadas
por letras comenzando por la A y hasta la columna la XFD. Este máximo de columnas
está presente desde Excel 2007.

Una vez que se ha llegado a la columna Z, Excel comenzará a usar 2 letras para
identificar las columnas, por ejemplo, después de la columna Z encontrarás la columna
AA.

A partir de ahí se comenzará a cambiar la segunda letra en el nombre de la columna

como AB, AC, AD, AE, AF, etc. Cuando se llegue a la columna AZ se cambiará la primera
letra por B y cambiaremos la segunda letra por A para tener las columnas BA, BB, BC,
BD, BE, BF, etc., hasta llegar a la columna BZ donde repetiremos los pasos anteriores.

En la siguiente imagen observas la última columna de una hoja. Puedes llegar fácilmente
a dicha columna si activas cualquier celda de una hoja vacía y pulsas el atajo Ctrl + flecha
derecha.
Hoja de cálculo

Esta hoja de cálculo también es conocida como “Microsoft Excel” y “Office Excel” por ser
parte de la suite Office junto a Word, Access y Power Point.

Además, cuenta con varias versiones que se distinguen por el año en que sale una nueva
versión del programa, ejemplo: “Excel 2003”, "Excel 2013", “Excel 2007”, “Excel 2010”,
etc.
La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información que
podamos analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las tablas
dinámicas.
Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de
cálculo.
Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960 para simular las hojas de
trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo
contable.
Las hojas de cálculo electrónicas han reemplazado a los sistemas de cálculo en papel, y
aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para
un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulados

Entrada y Edición de Datos en Excel

Uno de los primeros pasos esenciales en el uso de Excel es aprender cómo
ingresar y editar datos en las celdas de una hoja de cálculo. A continuación, se
describen los conceptos clave relacionados con la entrada y edición de datos:

1. Ingresar Datos:
Selección de la Celda:
 Para ingresar datos en una hoja de cálculo, primero debes seleccionar la celda en
la que deseas ingresar la información. Puedes hacer clic en una celda específica
con el mouse o usar las teclas de flecha para moverte a la celda deseada.
Ingreso de Texto:
 Para ingresar texto, simplemente haz clic en la celda seleccionada y comienza a
escribir. El texto aparecerá en la barra de fórmulas en la parte superior de la
ventana de Excel y en la celda misma. Presiona “Enter” para confirmar la entrada y
moverte a la celda siguiente.
Ingreso de Números:
 Para ingresar números, el procedimiento es el mismo que para el texto.
Simplemente selecciona una celda y comienza a escribir los números. Excel
reconoce automáticamente los números y los alinea a la derecha en la celda.
Ingreso de Fechas:

Para ingresar fechas, selecciona la celda y comienza a escribir la fecha en el

formato deseado. Por ejemplo, “01/01/2023” o “1 enero 2023”. Excel identificará la
entrada como una fecha y la formateará adecuadamente.

A continuación, te mostraré cómo se vería el ejercicio de registro de gastos

mensuales en una hoja de cálculo de Excel. Utilizaré una representación visual
para que puedas ver cómo se estructura la tabla y cómo se ingresan los
datos en una planilla electrónica:
En esta tabla:
Columna A (“Fecha”): Aquí se ingresan las fechas de los gastos mensuales.
Columna B (“Concepto”): Se registra una breve descripción del concepto o tipo de
gasto.
Columna C (“Monto ($)”): En esta columna se ingresan los montos de cada gasto
en formato de moneda.
Columna D (“Total ($)”): Esta columna muestra el total acumulado de los gastos
del mes. La fórmula =SUM(C2:C8) se utiliza en la celda D8 para calcular el total.
La tabla está estructurada como una tabla de Excel, lo que facilita la organización
y el manejo de los datos.

Los estudiantes pueden seguir agregando más filas de datos para representar los
gastos de todo el mes. Además, pueden aplicar formatos adicionales según sus
preferencias, como cambiar el estilo de la tabla, aplicar colores o resaltar datos
importantes.

2. Edición de Datos:
Editar Celdas:
 Para editar datos en una celda existente, simplemente haz doble clic en la celda
que deseas editar o selecciona la celda y presiona “F2” en el teclado. Esto
permitirá que el cursor aparezca dentro de la celda y podrás realizar cambios.
Eliminar Datos:
 Para borrar datos de una celda, selecciona la celda y presiona “Delete” en el
teclado o haz clic con el botón derecho y selecciona “Borrar contenido”. Esto
eliminará el contenido de la celda sin eliminar la celda en sí.
Copiar y Pegar Datos:
 Puedes copiar datos de una celda y pegarlos en otra. Para hacerlo, selecciona la
celda con los datos, copia (Ctrl+C), selecciona la celda de destino y pega (Ctrl+V).
Desplazar y Arrastrar:
 También puedes desplazar datos arrastrando el contenido de una celda y
soltándolo en otra. Esto es útil para mover datos rápidamente dentro de una hoja
de cálculo.
Autorelleno:
 Excel tiene una función llamada “Autorelleno” que permite llenar automáticamente
celdas con datos secuenciales, como números o fechas. Simplemente selecciona
la celda inicial y arrastra el controlador de relleno (pequeño cuadro en la esquina
inferior derecha) hacia abajo o hacia la derecha para completar la serie.

Ejemplo visual de cómo se vería la edición de datos en una tabla en una hoja de
cálculo de Excel:

Supongamos que tienes la siguiente tabla de gastos mensuales en Excel:

En esta tabla:
Columna A (“Fecha”): Contiene las fechas de los gastos mensuales.
Columna B (“Concepto”): Describe brevemente el tipo de gasto.
Columna C (“Monto ($)”): Indica el monto de cada gasto en formato de moneda.
Columna D (“Total ($)”): Muestra el total acumulado de los gastos del mes. La
fórmula =SUM(C2:C8) se utiliza en la celda D8 para calcular el total.
Para editar datos en esta tabla:
Editar un Concepto o Fecha:
 Haz doble clic en la celda que deseas editar. Por ejemplo, si deseas cambiar
“Comida rápida” por “Supermercado”, haz doble clic en la celda B6, edita el texto y
presiona “Enter”.
Editar un Monto:
 Haz doble clic en la celda de monto que deseas editar. Por ejemplo, si deseas
cambiar el monto de Gasolina a $60.00, haz doble clic en la celda C4, edita el
valor y presiona “Enter”.
Agregar Nuevos Datos:
 Para agregar nuevos datos, simplemente selecciona la fila en la que deseas
agregar la entrada (por ejemplo, fila 9) y comienza a ingresar los datos en las
celdas correspondientes (A9, B9, C9).
Recalcular el Total Mensual:
 Excel actualizará automáticamente el total mensual en la celda D8 cuando
ingreses o edites datos en la columna de montos (columna C).

La tabla facilita la edición de datos, ya que puedes hacer cambios directamente en

las celdas. Excel recalcula automáticamente los totales y realiza ajustes cuando
modificas los datos. Esta es una ventaja clave de trabajar con tablas en Excel, ya
que simplifica la gestión de datos y cálculos.

Comprender cómo ingresar y editar datos es fundamental para utilizar Excel de

manera efectiva. Los estudiantes deben practicar estos conceptos realizando
ejercicios simples, como la creación de listas, ingreso de datos financieros o
registro de fechas importantes. Con la práctica, mejorarán su habilidad para
trabajar con datos en hojas de cálculo de Excel.

Editar el contenido de la celda

Puede editar el contenido de una celda directamente en la celda. También puede editar el
contenido de una celda escribiendo en el barra de fórmulas.

Al editar el contenido de una celda, Excel está funcionando en modo de edición. Algunas
Excel características funcionan de forma diferente o no están disponibles en el modo de
edición.

Cuando Excel está en modo edición, la palabra Editar aparece en la esquina inferior
izquierda de la ventana Excel programa, como se muestra en la siguiente ilustración.

¿Cómo Excel funciona de forma diferente en el modo de edición?

En el modo edición, muchos comandos no están disponibles. Por ejemplo, cuando Excel
está en modo de edición, no puede aplicar formato condicional ni cambiar la alineación del
contenido de una celda.

Además, las teclas de dirección se comportan de forma algo diferente cuando Excel está
en modo de edición. En lugar de mover el cursor de una celda a otra, en el modo Edición,
las teclas de dirección mueven el cursor por la celda.

Habilitar o deshabilitar el modo de edición

Si intenta usar el modo edición y no ocurre nada, es posible que esté deshabilitado.
Puede habilitar o deshabilitar el modo de edición cambiando una Excel opción.

1. Haga clic en Archivo, Opciones, Avanzadas.

—O BIEN—

En Excel 2007: Haga clic en el botón Microsoft Office de , haga clic en

Excelopciones y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

2. En Opciones de edición,realice una de las siguientes acciones:

 Para habilitar el modo de edición, active la casilla Permitir
edición directamente en celdas.
 Para deshabilitar el modo de edición, desactive la casilla Permitir
edición directamente en celdas.

Entrar en el modo de edición

Para empezar a trabajar en modo edición, realice una de las siguientes acciones:

 Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea editar.

Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la celda en la ubicación en

la que hizo doble clic. El contenido de la celda también se muestra en la barra
de fórmulas.

 Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, a
continuación, haga clic en cualquier lugar de la barra de fórmulas.

Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la barra de fórmulas en la

ubicación en la que hizo clic.

 Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, después,
presione F2.

Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor al final del contenido de la

celda.
Insertar, eliminar o reemplazar contenido de celdas

 Para insertar caracteres, haga clic en la celda donde quiera insertarlos y, a

continuación, escriba los nuevos caracteres.
 Para eliminar caracteres, haga clic en la celda donde quiera eliminarlos y,
después, presione RETROCESO, o bien seleccione los caracteres y,
después, presione SUPRIMIR.
 Para reemplazar caracteres específicos, selecciónelos y, a continuación,
escriba los nuevos caracteres.
 Para activar el modo de sobretipo para que los caracteres existentes se
sustituyes por caracteres nuevos mientras escribe, presione INSERTAR.

Nota: El modo de sobretipo solo puede estar activado o desactivado cuando

se encuentra en el modo de edición. Cuando el modo Sobretipo está activado,
el carácter situado a la derecha del punto de inserción se resalta en la barra
de fórmulas y se sobrescribirá al escribir.

 Para iniciar una nueva línea de texto en un punto específico de una celda,
haga clic en el lugar donde quiera romper la línea y, después, presione
ALT+ENTRAR.

Cancelar o deshacer ediciones

Antes de presionar ENTRAR o TAB y antes o después de presionar F2, puede presionar
ESC para cancelar las modificaciones que realizó en el contenido de la celda.

Después de presionar ENTRAR o TAB, puede deshacer las ediciones presionando

CTRL+Z o haciendo clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido.

Ajustar la forma en que se muestra el contenido de la celda

Después de editar el contenido de la celda, es posible que desee ajustar la forma en que
se muestran.

 A veces, una celda puede mostrar #####. Esto puede ocurrir cuando la celda
contiene un número o una fecha y el ancho de su columna no puede mostrar
todos los caracteres que su formato requiere. Por ejemplo, supongamos que
una celda con el formato fecha "mm/dd/ayy" contiene 12/31/2007. Sin
embargo, la columna solo es lo suficientemente ancha como para mostrar seis
caracteres. La celda mostrará #####. Para ver todo el contenido de la celda
con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

Cambiar el ancho de una columna

a. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.

b. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la
opción Formato.
 c. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:
 Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic
en Autoajustar ancho de columna.
 Para especificar un ancho de columna más grande, haga clic
en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho
que desee en el cuadro Ancho de columna.

Nota: Como alternativa para aumentar el ancho de una

columna, puede cambiar el formato de dicha columna o
incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el
formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre
únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31,
o represente un número en un formato científico
(exponencial), como 4E+08.

 Si hay varias líneas de texto en una celda, es posible que parte del texto no
se muestre de la manera que desee. Puede mostrar varias líneas de texto
dentro de una celda realizando un ajuste de texto.

Nota: Cuando Excel está en modo edición, no puede cambiar la forma en que
se ajusta el texto.

Ajustar el texto en una celda

a. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.

b. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar
texto.

Nota: Si el texto es una sola palabra larga, los caracteres no se

ajustarán; puede ampliar la columna o reducir el tamaño de fuente
para ver todo el texto. Si no todo el texto está visible en la celda
después de ajustar el texto, es posible que tenga que ajustar el alto
de la fila.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y,

dentro de Tamaño de Celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.
Tipos de Datos
Excel utiliza diferentes tipos de datos como son: texto, numérico, fecha, hora, lógicos y
fórmulas.
Texto
El tipo de dato texto corresponde a cualquier caracter no numérico introducido en una
celda. Puede introducirse letras, caracteres y símbolos especiales.
Se pueden introducir números acompañados de otros caracteres para que Excel
considere el dato como tipo texto.
Los datos tipo texto son alineados de forma automática a la izquierda de la celda.
Ejemplo de datos tipo texto: Nombre, Hola, Encabezado1, xyz25, etc.
El formato que se le puede dar a un dato dependerá precisamente del tipo, así el formato
a los datos tipo texto más comunes son:
Tipo de fuente, tamaño, color, estilos (negrita, cursiva, subrayado), alineaciones,
orientación del texto en la celda y las operaciones permitidas en la pestaña «Fuente»
del cuadro de diálogo «Formato de celdas»
Numérico
Los tipos de datos numéricos corresponde exclusivamente a números enteros o reales.
Cuando se introduce un dato numérico en una celda, este se alinea de forma automática
a la derecha. Esto último es importante porque así sabemos si Excel está considerando el
dato como de tipo numérico o no, ya que por error podríamos introducir un número con
formato de texto y no nos serviría si desearamos hacer algún cálculo con este dato.
Si se introduce un número demasiado grande, Excel le da formato de notación científica a
este número.
Los formatos que se le puede aplicar a datos numéricos se encuentran en el
grupo Número de la ficha Inicio.

También puede seleccionar otros formatos para números en el botón General.

La opción «Más formatos de número…», permite entrar a la pestaña Número del cuadro
de diálogo «Formato de Celdas» en donde se puede personalizar los formatos de número.
Veamos un ejemplo.
En la siguiente imagen, se observa que está seleccionado el rango de celdas B3:B6
porque se le quiere modificar el formato. En el cuadro de diálogo se ha seleccionado la
categoría «Moneda» y nos permite establecer el número de decimales que deseamos que
contenga los números, así como el símbolo de moneda.
La sección «Números negativos» que se observa en el cuadro de diálogo, permite
seleccionar de la lista un número con o sin signo y con un color rojo (también se puede
personalizar y cambiar el color), este formato se aplicará únicamente si las celdas
contienen un número negativo.

Fecha
Los datos tipo fecha permiten escribir, dar formato y hacer operaciones con fechas.
Si escribieramos en una celda un dato con el formato dd/mm/aa o dd-mm-aa tal
como 5/6/15 Excel lo identificaría como dato tipo fecha y escribiría 05/06/2015.
Los formatos de fecha que se pueden aplicar a una celda se encuentran en
categoría fecha de la ficha Numero del cuadro de diálogo Formato de Celdas.
Los datos tipo fecha por ser números permiten hacer operaciones con ellos, como sumas
y restas. Por ejemplo, si restamos dos fechas podemos saber el número de días
transcurridos entre ellas.

Hora
Los datos tipo hora permiten escribir, dar formato y hacer operaciones con horas.
Si escribieramos en una celda un dato con el formato hh:mm:ss tal como 12:30:20 Excel
lo identificaría como dato tipo hora.
Los formatos de hora que se pueden aplicar a una celda se encuentran en la
categoría hora de la ficha Numero del cuadro de diálogo Formato de Celdas.
Excel también permite hacer operaciones con datos de este tipo, permitiendo por ejemplo
calcular el tiempo transcurrido entre dos horas diferentes.
Observe como ejemplo la siguiente figura.

Observe que en la barra de fórmulas aparece la resta de las celdas D4-B4.

Fórmulas y funciones en Excel
¿Qué son Operadores de Excel?
Los operadores son símbolos o caracteres que especifican un tipo de cálculo que se
desea realizar, los que podrían participar de diferentes cálculos dentro de una fórmula.
Por decir, tenemos el símbolo * (asterisco) se usa para realizar cálculos de multiplicación,
en ese sentido, podemos aplicar la siguiente multiplicación en una celda = 4 * 5.

¿Cuáles son los tipos de operadores de Excel?

Tenemos 4 tipos de operadores de cálculo en Excel:

1. Operadores Aritméticos

2. Operadores de comparación

3. Operadores de concatenación

4. Operadores de referencia

Operadores aritméticos
También llamados operadores matemáticos.
 + (signo más) [Operación de suma]
– (signo menos) [Operación de Resta o Negación]
 (asterisco) [Operación de Multiplicación]
 / (barra oblicua) [Operación de División]
 % (signo de porcentaje) [Operación de Porcentaje]
 ^ (acento circunflejo) [Operación de Exponenciación o Potenciación]

Operadores de comparación
También llamados operadores lógicos u operadores relacionales, nos permiten comparar dos o
más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como
resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A
continuación, tenemos la lista de operadores de comparación:
 = (signo igual) [Igual a]
o (signo mayor que) [Mayor que]
 < (signo menor que) [Menor que]
 >= (signo mayor o igual que) [Mayor o igual que]
 <= (signo menor o igual que) [Menor o igual que]
 (signo distinto de) [No es igual a]
Operador de concatenación
También llamados operadores de texto.
 & [Ampersand] [Une cadenas de texto]
Operadores de referencia
 : (dos puntos) [Operador de rango]
 , (coma) [Operador de unión]
 (espacio) [Operador de intersección]

Precedencia en operadores de Excel

Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el
orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden
de precedencia que determina la manera en que Excel hace los cálculos:

Fuente: ExcelTotal
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel
realizará los cálculos de izquierda a derecha.

Jerarquía de Operadores de Excel

Orden Operador Tipo de operador

1 : (dos puntos) Operador de referencia

2 (espacio) Operador de referencia

3 , (coma) Operador de referencia

4 – (negación) Operador aritmético

5 % (porcentaje) Operador aritmético

6 ^ (exponenciación) Operador aritmético

7 * (multiplicación) y / (división) Operador aritmético

8 + (suma) y – (resta) Operador aritmético

9 & (contatenación) Operador de concatenación

10 >;<; = Operadores de comparación

En los casos en que se apliquen dos operaciones del mismo orden de prioridad, como por
ejemplo multiplicación y división, se ejecutará en el orden que se muestre, de izquierda a
derecha.
Uso del paréntesis con Operadores en Excel
Otro punto importante en el uso del parentesis, es el manejo del orden de prioridad, por lo
que en su uso, para establecer algunas prioridades en el cálculo, debemos usarlo para
cambiar la jerarquía.
=5+4*9
= (5 + 4) * 9
Las dos son operaciones parecidas, pero con resultados diferentes. En el primer caso, la
respuesta será 41 pero en el otro será 81.
Básicamente porque los paréntesis redefinen el orden en el cálculo. En la primera
operación, por regla matemática, se ejecuta primero la multiplicación y luego será la suma.
Al utilizar el paréntesis en la operación de suma, es decir (5 + 4), cambiamos el orden del
cálculo para que se calcule primero esa parte, y luego, con el resultado, seguirá las
operaciones que están fuera de este, siendo la multiplicación la que continua.
Una herramienta para validar la ejecución correcta de una operación, que deberá utilizar
siempre que tenga dudas del cálculo, es la opción EVALUAR UNA FORMULA, de acuerdo a
la imagen, sin duda se sacará de apuros.
Esta opción se encuentra dentro de la pestaña «Fórmulas»

Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más avanzados
utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar cálculos sobre
nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones con nuestros datos en
Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un asistente nuestro, ya que nos irá
indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregarnos el resultado correcto.
Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que indica los
pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.

Al indicarle los datos numéricos para este caso, nos devolverá el promedio de los valores
que hayamos ingresado, como lo podemos visualizar en la siguiente imagen.
Las funciones de Excel las podemos categorizar según su funcionalidad y en algunas de
esas categorías, podemos encontrar a las funciones de búsqueda y referencia, las
funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras que
iremos hablando a lo largo de nuestros recursos.

Si quieres conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes hacer clic en la
pestaña Fórmulas y se mostrarán todas las funciones que podemos aplicar en la hoja de
cálculo. La siguiente imagen nos muestra algunas de las funciones de la categoría de
funciones lógicas que podemos ejecutar en el Excel.

Crear una fórmula simple en Excel

Puede crear una fórmula sencilla para sumar, restar, multiplicar o dividir los valores de la
hoja de cálculo. Las fórmulas sencillas siempre comienzan con un signo igual (=), seguido
de constantes que son valores numéricos y operadores de cálculo, como el signo más (+),
el signo menos (-), el asterisco (*) o la barra diagonal (/).

Veamos un ejemplo de una fórmula simple.

1. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea introducir la fórmula.

2. Escriba = (signo igual) seguido de las constantes y los operadores (hasta
8192 caracteres) que quiera usar en el cálculo.

Para este ejemplo, escriba =1+1.

Notas:

 En lugar de escribir constantes en la fórmula, puede seleccionar las

celdas que contienen los valores que desea usar e introducir los
operadores entre selección y selección de celdas.

 Siguiendo el orden estándar de las operaciones matemáticas, la

multiplicación y división se realizan antes de la suma y resta.

3. Presione Entrar (Windows) o Retorno (Mac).

Veamos otra variante de una fórmula simple. Escriba =5+2*3 en otra celda y
presione Entrar o Retorno. Excel multiplica los dos últimos números y suma el primero al
resultado.

Usar Autosuma
Con Autosuma puede sumar rápidamente una columna, fila o números. Seleccione una
celda situada junto a los números que quiera sumar, haga clic en Autosuma en la
pestaña Inicio, presione Entrar (Windows) o Retorno (Mac) y ya está.

Cuando haga clic en Autosuma, Excel especificará automáticamente una fórmula (que
usa la función SUMA) para sumar los números.

Nota: También puede escribir ALT+= (Windows) o ALT+ += (Mac) en una celda y Excel
insertará automáticamente la función SUMA.

He aquí un ejemplo. Para agregar los números de enero a este presupuesto de ocio,
seleccione la celda B7, la celda que está justo debajo de la columna de números.
Después haga clic en Autosuma. Aparecerá una fórmula en la celda B7 y Excel resaltará
las celdas que está sumando.

Presione Entrar para visualizar el resultado (95,94) en la celda B7. También puede ver la
fórmula en la barra de fórmulas de la parte superior de la ventana de Excel.
Notas:
Para sumar una columna de números, seleccione la celda situada inmediatamente debajo
del último número de la columna. Para sumar una fila de números, seleccione la celda
situada inmediatamente a la derecha.
Cuando haya creado una fórmula, puede copiarla en otras celdas en vez de escribirla una
y otra vez. Por ejemplo, si copia la fórmula de la celda B7 en la celda C7, la fórmula de la
celda C7 se ajustará automáticamente a la nueva ubicación y calculará los números de
C3:C6.
También puede usar Autosuma en más de una celda a la vez. Por ejemplo, puede resaltar
la celda B7 y C7, hacer clic en Autosuma y sumar ambas columnas al mismo tiempo.
Restas: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta "-" entre
ambas. Ejemplo: = A2 - A3

Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un
asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A8

Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya /.
Ejemplo: = A2 / C2

Excel respeta el orden lógico de las operaciones matemáticas (multiplicaciones y

divisiones primero, luego sumas y restas) y suporta el uso de paréntesis para dar
prioridad a unas operaciones sobre otras. De este modo, puedes crear fórmulas como =
(A1 + C2) * C7 / 10 + (D2 - D1).
FUNCIÓN PROMEDIO

La función PROMEDIO calcula y muestra la media aritmética de una serie de datos: pueden
ser números, unas celdas determinadas, o un rango o rangos de celdas.

La sintaxis de la función PROMEDIO es:

=PROMEDIO(argumento1;argumento2, etc)
Es decir, es la función que usaremos cuando queramos calcular la media mensual de
ingresos, la media anual de gastos, etc. Equivale a sumar los datos y dividir por el número de
dichos datos.

Por ejemplo, teclea lo siguiente:

Ahora haz clic en B7, y luego en la cinta de opciones haz clic donde indica la flecha:
Entonces aparecerá la fórmula =PROMEDIO(B2:B6)

Comprueba que es correcta y pulsa <INTRO>

Si no aparece el rango de celdas que quieres promediar, no tienes más que arrastrar el
ratón sobre las celdas que quieres seleccionar (usando la cruz blanca)

El resultado debe ser 37

Es muy habitual que el número aparezca mostrando varios números decimales, ya que
después de todo es el resultado de una división. Cuando eso ocurra, no te
olvides disminuir decimales hasta mostrar los que tú quieras.

Vamos a ver un par de funciones más:

FUNCIÓN MAX

La función MAX muestra el valor máximo de un rango de celdas. Su sintaxis es:

=MAX(argumento1;argumento2, etc)
La manera de usarla es muy similar a la de la función PROMEDIO, sólo que haciendo clic
sobre la función MAX en el botón de la cinta de opciones:

FUNCIÓN MIN

La función MIN muestra el valor mínimo de un rango de celdas. Su sintaxis es:

=MIN(argumento1;argumento2, etc)
Una vez más, la manera de usarla es muy similar a la de la función PROMEDIO, sólo que
haciendo clic sobre la función MIN en el botón de la cinta de opciones:
Vamos a practicar con una serie de ejercicios:

EJERCICIO 1:
Copia los siguientes datos:

1. Calcula el promedio de notas de cada alumno

2. Completa el cuadro que aparece al final
 3. Da el formato adecuado

El resultado debe ser:

 Guarda la hoja con el nombre NOTAS en formato XLSX y envíame el archivo a la

dirección

SI.ERROR

SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes evitar los
errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de
que otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues
cualquier división entre cero dará error, pudiendo provocar una reacción en cadena de
errores. La operación en cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula.
  Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error)
 Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")

SI

SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un
resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para
que una celda diga "APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si
es inferior.
 Uso: =SI(condición, valor si se cumple la condicion, valor si no se cumple)

 Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")

CONTARA
CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple CONTAR,
CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las
celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla,
independientemente de si los datos son numéricos o no.

 Uso: =CONTARA(rango de celdas)

 Ejemplo: =CONTARA(A:A)
CONTAR.SI

La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango
de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser
que tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.
 Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)

 Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")

ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y por tanto
resulta ideal cuando necesitas elegir algo al azar. El número generado cambia cada vez
que se regenera la hoja (por ejemplo, cuando escribes un nuevo valor).
  Uso: =ALEATORIO.ENTRE( numero menor, numero mayor)
 Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)
DIAS

Los cálculos de fechas son siempre un tema peliagudo si los debes hacer a mano, pero
todo es mucho más fácil cuando una fórmula hace el trabajo duro por ti. DIAS te dice
el número de días que hay de diferencia entre dos fechas.

 Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha)

 Ejemplo: =DIAS ("2/2/2018", B2)
AHORA

Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el momento
actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus
valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere
de ningún parámetro.

 Uso: =AHORA()
 Ejemplo: =AHORA()

DIASEM
DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma numérica el
día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y así sucesivamente,
aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes indicar en el segundo
parámetro.
 Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta)

Para tipo de cuenta, debes usar uno de estos parámetros:

 1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

 2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)
 3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo)
 11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)
 12: números del 1 (martes) al 7 (lunes)
 13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes)
 14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles)
 15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves)
 16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes)
 17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)
 Ejemplo: =DIASEM (AHORA(), 2)
HIPERVINCULO

Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un
enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es HIPERVINCULO,
con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda.
  Uso: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )
 Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")

TRANSPONER

TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial.
Debes aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla que
quieres trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas
aplicarla a 4 filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas
pulsar Control + Mayúsculas + Intro para aplicarla.

 Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )}

 Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}

REEMPLAZAR

REEMPLAZAR es una útil fórmula con la cual puedes insertar o reemplazar parte de un
texto. No consiste en reemplazar un texto por otro (esa es la fórmula SUSTITUIR), sino
en insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente, sustituyendo parte del
texto original. Con sus dos parámetros eliges en qué posición se inserta el texto, así como
a cuántos caracteres se eliminarán del texto original, después de esa posición

 Uso: =REEMPLAZAR ( texto original, ubicación donde se inserta, caracteres

del texto original que se borran, texto a insertar )
 Ejemplo: =REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")

CONCATENAR

CONCATENAR es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su utilidad es tan
simple como juntar varios elementos de texto en un único texto. Como parámetro no
puedes especificar un rango de celdas, sino celdas individuales separadas por comas.

 Uso: =CONCATENAR( celda1, celda2, celda3 ... )

 Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

ESPACIOS
Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre los podrás
detectar a simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente es con ESPACIOS,
que elimina todos los espacios de más de un texto, independientemente de dónde se
encuentren.

 Uso: =ESPACIOS ( celda o texto con espacios de más )

 Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )

ENCONTRAR

ENCONTRAR es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una celda
contiene otro texto. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la posición en el texto donde
se encontró la primera concurrencia. Si no, devuelve un error (acúerdate de usar
SI.ERROR para controlar estos casos).

 Uso: =ENCONTRAR(texto que estás buscando, texto original)

 Ejemplo: =ENCONTRAR ( "aguja", "pajar" )
El formato condicional en Excel
La hoja de cálculo de Microsoft Excel permite el formato condicional desde la versión de
2007. Este método de formato ofrece a los usuarios la posibilidad de visualizar grandes o
complejas cantidades de datos. La gran ventaja es que de un vistazo rápido podrás
identificar inmediatamente ciertas tendencias o datos incorrectos. Esto te permite ahorrar
tiempo y te facilita el análisis de los datos recopilados. Según las condiciones que
establezcas, se resaltarán unas celdas u otras. La ventaja del formato condicional, que
también se puede utilizar en otros programas de Office, es precisamente que solo resalta
de forma visual las celdas que cumplen determinados requisitos.

Formato condicional: los usos más populares

Los tres ámbitos de aplicación más importantes del formato condicional para el
procesamiento y tratamiento de los datos son los siguientes:

1. Visualizar valores: todas las cifras que se encuentren en un rango de celdas se

resaltarán según la relación que haya entre ellas. En este formato condicional, que
se utiliza con frecuencia en Excel, el aspecto de las celdas se basa en la cuantía
de los valores. Si estos se salen del conjunto porque son negativos, mucho más
bajos o mucho más altos que el resto, se resaltarán en color.
2. Revisar datos: según la cantidad de datos, revisar posibles desviaciones en cada
una de las celdas es un trabajo laborioso. Además, hay muchas probabilidades de
que el ojo humano pase por alto alguna irregularidad. Por lo tanto, el formato
condicional es ideal si quieres controlar que los datos sean correctos. Basta con
establecer determinadas condiciones para que solo se resalten las celdas que
deseas encontrar.
3. Filtrar valores duplicados y únicos: también puedes aprovechar el formato
condicional que ofrece Excel y otros programas similares para crear una lista de
valores únicos. Esto te permitirá filtrar por valores únicos ocultando de forma
temporal los duplicados. En un paso adicional también podrás borrar los
duplicados si así lo deseas.

Excel: formato condicional basado en valores

El formato condicional de Excel basado en valores es útil si tienes una lista con distintos
valores y los quieres comparar entre ellos. En unos pocos clics, el rango de celdas
seleccionado se evaluará y se mostrará en distintos colores. Los valores más altos se
resaltarán en color verde, mientras que los valores más bajos presentarán distintas
tonalidades de rojo. Para destacar los valores también hay barras de datos o conjuntos
de iconos como semáforos o flechas.
 Selecciona el rango de celdas,
pincha en “Formato condicional” y, a continuación, elige la opción deseada: “Barras de
datos”, “Escalas de color” o “Conjunto de iconos”.

En Microsoft
Excel, los datos se pueden resaltar con escalas de color, barras de datos o conjuntos de
iconos.
Nota
Las versiones anteriores de Excel no muestran algunas opciones del formato condicional,
como las barras de datos o los conjuntos de iconos. Para poder aprovechar las
características más recientes del formato de Excel, lo mejor es que uses la versión
actualizada de la hoja de cálculo, que encontrarás en el paquete de Microsoft 365 para
empresas que puedes adquirir con IONOS y también incluye Word, PowerPoint y el resto
de aplicaciones de ofimática, así como tu propio dominio.

Formato condicional basado en reglas

Si el formato condicional se basa en reglas, establecer las condiciones es algo más
flexible. Tras la selección de los umbrales, en esta opción de formato condicional de
Excel solo se tendrán en cuenta determinados rangos de celdas. Según tus necesidades,
puedes hacer que se dé formato solo a los valores únicos o solo a los valores superiores
e inferiores. Esto incluye, por ejemplo, la regla predeterminada para dar formato a los
diez elementos superiores/inferiores o al diez por ciento. Si haces clic en “Reglas
para resaltar celdas” tendrás, además, la posibilidad de elegir entre las siguientes
opciones:

 Es mayor que...
 Es menor que…
 Entre...
 Es igual a...
 Texto que contiene...
 Una fecha...
 Duplicar valores...

Selecciona “Formato condicional” y,

luego, “Reglas para resaltar celdas” o “Reglas para valores superiores o inferiores”.
Si trabajas con texto en lugar de con cifras y quieres resaltar las celdas que contengan
algún término en concreto, haz clic en “Resaltar reglas de celdas > Texto que
contiene...”. A continuación, introduce el texto en cuestión y escoge el color de relleno a
aplicar. A partir de ahora, las celdas que contengan dicha información se resaltarán en
colores.
 Selecciona
la opción “Texto que contiene...” e introduce un término.

Excel con Microsoft 365 y IONOS

Usa Excel para organizar tus datos y ahorrarte tiempo, ¡incluido en cada pack Microsoft
365!

Office Online
OneDrive con 1TB
Asistencia 24/7
Continúa

Formato condicional de Excel con fórmulas subyacentes

Para una mayor flexibilidad en el formato condicional, Excel te permite

utilizar fórmulas individuales. Así, en lugar de usar reglas predeterminadas, puedes
establecer tus propias condiciones. Esto te ofrece posibilidades ilimitadas para llevar a
cabo la compleja tarea de revisar tus datos. Por ejemplo, con la fórmula apropiada
podrás comparar un rango de cifras con una tabla de referencia, como puedes ver en
el siguiente vídeo de YouTube:

Para establecer una condición personalizada con ayuda de una fórmula, haz clic en
“Nueva regla...” y elige la opción “Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar
formato”. A continuación, introduce la fórmula en el recuadro, establece el formato y haz
clic en “Aceptar”.
 Selecciona “Formato condicional” y,
luego, “Nueva regla...”

A
continuación, selecciona la opción “Utilice una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato” para poder introducir tu propia fórmula.

Ejemplo de uso del formato condicional en Excel

En el siguiente ejemplo de uso del formato condicional en Excel, hemos destacado con
barras de datos el volumen de negocio de una empresa en la columna B. Las flechas
de colores de la columna C ilustran además la evolución de las ganancias y las
pérdidas con respecto al mes anterior:

Las barras de datos y el

conjunto de iconos ilustran tus datos de forma gráfica.
Para insertar las barras de datos en la columna B, selecciona de la celda B2 a la celda
B13 y haz clic en las siguientes opciones en este orden:

 “Formato condicional”,
 “Barras de datos” y
 “Relleno degradado/Relleno sólido”.

A continuación, selecciona desde la celda C3 hasta la celda C13 y haz clic de forma
consecutiva en las siguientes opciones:

 “Formato condicional”,
 “Conjuntos de iconos” y
 “Direccional”.

Si en la columna C solo quieres que se muestre la tendencia al alza si el volumen de

negocio ha aumentado al menos 5 euros con respecto al mes anterior, tendrás
que cambiar las reglas. Para ello, vuelve a seleccionar el rango de celdas desde la celda
C3 hasta la celda C13 y, a continuación, haz clic en “Formato condicional”. Después,
selecciona “Administrar reglas” y, para terminar, “Editar regla”.
 Haz clic en “Formato condicional” y
“Administrar reglas” para poder editar fórmulas ya creadas.

Editar regla en Microsoft Excel

Ahora, simplemente cambia el valor “>” por la flecha orientada hacia arriba de “0” a “5” y
haz clic en “Aceptar”.
En Excel puedes adaptar las reglas de formato que hayas creado en cualquier momento.
Ahora volverá a aparecer el cuadro de diálogo del “Administrador de reglas de formato
condicionales”. Haz clic de nuevo en “Aceptar” para que el rango de celdas seleccionado
adopte la regla modificada. La celda C7 ya no mostrará una tendencia al alza, dado que
no se han conseguido beneficios de al menos 5 euros de mayo a junio:

Adapta cómodamente las condiciones del formato a tus necesidades.

Este no es más que un ejemplo sencillo que ilustra las numerosas posibilidades de la
función de Excel “Formato condicional”. En general, cuanto más claro tengas el manejo de
las fórmulas y funciones de Excel, con más flexibilidad y eficacia podrás aprovechar esta
característica.

Crear una función personalizada sencilla

Las funciones personalizadas, como las macros, usan el Visual Basic para Aplicaciones
de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Difieren de las macros de
dos maneras significativas. En primer lugar, usan procedimientos de función en lugar de
procedimientos sub. Es decir, comienzan con una instrucción Function en lugar de
una instrucción Sub y terminan con La función fin en lugar de Finalizar sub. En
segundo lugar, realizan cálculos en lugar de realizar acciones. Determinados tipos de
instrucciones, como las instrucciones que seleccionan y formatear rangos, se excluyen de
las funciones personalizadas. En este artículo, aprenderá a crear y usar funciones
personalizadas. Para crear funciones y macros, trabaje con el Editor de Visual
Basic (VBE),que se abre en una nueva ventana independiente de Excel.

Supongamos que su empresa ofrece un descuento de cantidad del 10 por ciento en la

venta de un producto, siempre que el pedido sea para más de 100 unidades. En los
párrafos siguientes, mostraremos una función para calcular este descuento.

En el ejemplo siguiente se muestra un formulario de pedido que enumera cada artículo,

cantidad, precio, descuento (si lo hay) y el precio ampliado resultante.

Para crear una función DESCUENTO personalizada en este libro, siga estos pasos:

1. Presione Alt+F11 para abrir el Editor de Visual Basic (en mac,

presione FN+ALT+F11)y, a continuación, haga clic en Insertar > módulo.
Aparecerá una ventana de módulo nueva en el lado derecho del editor de
Visual Basic.
2. Copie y pegue el siguiente código en el nuevo módulo.
3. Function DISCOUNT(quantity, price)
4. If quantity >=100 Then
5. DISCOUNT = quantity * price * 0.1
6. Else
7. DISCOUNT = 0
8. End If
 9.
10. DISCOUNT = Application.Round(Discount, 2)
11. End Function
Nota: Para que el código sea más legible, puede usar la tecla Tab para aplicar sangría a
las líneas. La sangría es solo para su beneficio y es opcional, ya que el código se
ejecutará con o sin él. Después de escribir una línea con sangría, el Editor de Visual Basic
asume que la siguiente línea tendrá una sangría similar. Para desplazarse (es decir, a la
izquierda) un carácter de pestaña, presione Mayús+Tab.
Usar funciones personalizadas

Ahora ya está listo para usar la nueva función DESCUENTO. Cierre el Visual Basic,
seleccione la celda G7 y escriba lo siguiente:

=DESCUENTO(D7;E7)

Excel calcula el descuento del 10 por ciento en 200 unidades a 47,50 $ por unidad y
devuelve 950,00 $.

En la primera línea del código vba, Descuento de función(cantidad, precio), indicó que la
función DESCUENTO requiere dos argumentos, cantidad y precio. Al llamar a la función
en una celda de hoja de cálculo, debe incluir esos dos argumentos. En la fórmula
=DESCUENTO(D7,E7), D7 es el argumento cantidad y E7 es el argumento precio. Ahora
puede copiar la fórmula DESCUENTO en G8:G13 para obtener los resultados que se
muestran a continuación.

Veamos cómo Excel este procedimiento de función. Al presionar Entrar,Excel busca el

nombre DESCUENTO en el libro actual y se da cuenta de que es una función
personalizada en un módulo de VBA. Los nombres de argumento
entre paréntesis, cantidad y precio sonmarcadores de posición para los valores en los que
se basa el cálculo del descuento.

La instrucción Si del siguiente bloque de código examina el argumento cantidad y

determina si el número de elementos vendidos es mayor o igual que 100:

If quantity >= 100 Then

DISCOUNT = quantity * price * 0.1
Else
DISCOUNT = 0
End If

Si el número de artículos vendidos es mayor o igual que 100, VBA ejecuta la siguiente
instrucción, que multiplica el valor de cantidad por el valor de precio y multiplica el
resultado por 0,1:

Discount = quantity * price * 0.1

El resultado se almacena como la variable Descuento. Una instrucción VBA que almacena
un valor en una variable se denomina instrucción de asignación, ya que evalúa la
expresión en el lado derecho del signo igual y asigna el resultado al nombre de la variable
de la izquierda. Dado que la variable Descuento tiene el mismo nombre que el
procedimiento de función, el valor almacenado en la variable se devuelve a la fórmula de
la hoja de cálculo denominada función DESCUENTO.

Si la cantidad es menor que 100, VBA ejecuta la siguiente instrucción:

Discount = 0

Por último, la siguiente instrucción redondea el valor asignado a la variable Descuento a

dos posiciones decimales:

Discount = Application.Round(Discount, 2)

VBA no tiene ninguna función REDONDEAR, pero Excel sí. Por lo tanto, para usar
REDONDEAR en esta instrucción, le pide a VBA que busque el método Round (función)
en el objeto Application (Excel). Para ello, agregue la palabra Aplicación antes de la
palabra Redondear. Use esta sintaxis siempre que necesite obtener acceso a una función
Excel desde un módulo VBA.

Descripción de las reglas de función personalizadas

Una función personalizada debe empezar con una instrucción Function y finalizar con una
instrucción Función final. Además del nombre de la función, la instrucción Function suele
especificar uno o varios argumentos. Sin embargo, puede crear una función sin
argumentos. Excel incluye varias funciones integradas(RAND y AHORA, por ejemplo) que
no usan argumentos.

Después de la instrucción Function, un procedimiento de función incluye una o más

instrucciones de VBA que toman decisiones y realizan cálculos con los argumentos
pasados a la función. Por último, en algún lugar del procedimiento de función, debe incluir
una instrucción que asigne un valor a una variable con el mismo nombre que la función.
Este valor se devuelve a la fórmula que llama a la función.
Cómo hacer una tabla en Excel paso a paso
Una tabla en Excel es un formato especial que se le da a un rango de celdas mediante el
comando Tabla que se encuentra ubicado en la ficha de Insertar >> dentro del grupo de
tablas. Al crear una tabla en Excel se nos insertan automáticamente los filtros sobre cada
uno de los encabezados de las columnas.

Por lo cual, al trabajar con tablas en Excel vas a poder notar que son herramientas muy
útiles y dentro de sus principales ventajas, está la manera en cómo podemos organizar y
resaltar información importante o crear un documento en el que la información se
encuentre bien presentada. Además, podremos crear gráficos en Excel para presentar e
interpretar la información de forma más clara.

Antes de que veamos cómo crear una tabla en Excel consideremos las siguientes
recomendaciones:

 La información (datos) debe estar organizada en filas y columnas.

 Los encabezados se ubicaran en la primera fila. Por lo cual, debes usar una
descripción corta para relacionar los datos contenidos en cada una de las
columnas.
 Cada columna debe tener el mismo tipo de datos, ejemplo, fechas, números,
valores o texto.
 En cada fila ubicaremos los detalles de un solo registro. Por ejemplo, nombre de
empleado, productos, artículos, categorías, etc.
 No debemos tener filas o columnas en blanco

Una vez que nuestros datos o la información que tenemos en Excel cumplen con estas
condiciones, podemos proceder a crear una tabla en Excel.

Como ejemplo, utilizaremos los datos de un informe de ventas, donde tendremos datos
como: la referencia, el nombre del cliente, la ciudad, fecha, valor de venta, coste de envío
y el total.
Crear una tabla en Excel
Para crear una tabla en Excel debemos seleccionar primero las celdas del rango de datos
y podemos crearla de dos maneras:

 La primera opción para crear una tabla en Excel es ir directamente y pulsar el

comando Insertar >> Tabla y se nos abrirá un cuadro de diálogo que nos muestra
el rango que contiene los datos.
 La otra opción que podemos emplear, es mediante el atajo de teclado CTRL + T.
No olvides que primero debes seleccionar el rango donde quieres implementar la
tabla en Excel.


Ya sea que usemos una opción o la otra, Excel nos detectará si hay una fila con
encabezados y se mostrará seleccionada la opción de “La tabla tiene encabezados”. Solo
deberás validar esta opción, el rango de datos y pulsar aceptar.

Al pulsar el botón de aceptar habremos creado una tabla en Excel, el cual tendrá un estilo
predeterminado de color azul que se alterna con las filas. Además, en los encabezados
tendremos un color un poco más oscuro y podremos visualizar los filtros que son los
botones que se incluyen con una flecha, los cuales, nos permitirá filtrar y organizar la
información.
 Tenga en cuenta que si la tabla no tiene encabezados, Excel insertará nombres
genéricos como Columna 1, columna 2, Columna 3, etc. Por lo cual, Excel siempre
requiere que la primera fila tenga encabezados para poder clasificar la información, de lo
contrario los insertará el mismo.

Tabla en Excel con estilo y formato

Anteriormente hemos visto cómo hacer una tabla en Excel con un estilo predeterminado,
vimos que para insertar una tabla en Excel solo debemos ir al comando Insertar >> Tabla
o usar el atajo rápido CTRL + T. Sin embargo, en Excel podemos crear una tabla con un
estilo y formato diferente. Para ello utilizaremos otra opción para crear una tabla en Excel.

Al igual que en la anterior opción debemos seleccionar nuestro rango de datos y vamos a
ir a la ficha de Inicio y dentro del grupo de estilos vamos elegir la opción “dar formato
como tabla”. Inmediatamente damos clic en esta opción se nos despliega una variedad de
estilos, los cuales podremos elegir a nuestro gusto.
Luego de haber elegido nuestro estilo aparecerá el cuadro de diálogo de dar formato
como tabla, en el cual, se nos mostrará el rango de datos que estamos eligiendo para
hacer una tabla en Excel, así como la opción de “La tabla tiene encabezados” y al hacer
clic en aceptar habremos creado nuestra tabla en Excel.

Si queremos cambiar el estilo, basta con hacer clic en cualquiera de las celdas dentro del
rango e ir a la ficha de Herramientas de Tabla >> Diseño y elegir otra opción de color para
nuestra tabla en Excel. De igual manera, si queremos eliminar el estilo pero queremos
conservar la funcionalidad de la tabla, podemos ir directamente a la ficha de Herramientas
de Tabla >> Diseño >> Estilos de Tabla >> Borrar.
Nombrar una tabla en Excel
Las tablas de Excel son objetos que se pueden identificar y utilizar en un libro de Excel.
Por lo cual, al momento de crear una tabla en Excel se le asigna un nombre de manera
automática, como por ejemplo: Tabla 1, Tabla 2, Tabla 3, etc. Si deseamos conocer el
nombre de las tablas en Excel que contiene nuestro libro de Excel podemos dar clic en el
cuadro de nombres como se muestra en la siguiente imagen.

Otra alternativa que tenemos para conocer el nombre de nuestra tabla, es ir a través de la
ficha Herramientas de Tablas >> Propiedades >> Nombre de la Tabla y allí mismo,
podemos cambiarle el nombre a una tabla en Excel.
El nombre que tiene o asignamos a una tabla en Excel es importante para crear
referencias hacia ella mediante algún tipo de fórmula. Además, podemos usar el nombre
de la tabla en el caso de que estemos trabajando con código VBA.

Como ordenar y filtrar una tabla en Excel

Para ordenar y filtrar los datos solo debemos hacer clic en las flechas de
filtro, en la cual se nos mostrará varias opciones.

La primera sección que nos encontramos nos permite ordenar la

información. Si Excel detecta valores que son numéricos nos brinda la
posibilidad de ordenar de mayor a menor o de menor a mayor. Pero, si por
el contrario detecta valores de texto nos permitirá ordenar de la A – Z u
ordenar de Z – A.

En la siguiente sección nos muestra los diferentes filtros que podemos

aplicar a los datos de la tabla y dependiendo del tipo de datos que contenga
en la columna se nos mostrará una opción de filtrado diferente.

Excel nos permite realizar o aplicar varios filtros en una misma tabla de datos, es decir,
que en nuestro ejemplo podemos filtrar por compras mayores a $100.000 y así mismo
filtrar por ciudad, etc.

Eliminar filtros de una tabla en Excel

Si bien los filtros son una de las características más útiles de una tabla de datos en Excel,
es probable que en alguna ocasión quieras eliminarlos. Para hacer esta modificación solo
debemos seleccionar cualquiera de las celdas y luego ir a la ficha de Datos >> Ordenar y
Filtrar >> y dar clic sobre la opción de Filtro.
Una vez demos clic allí, nos eliminará los filtros creados en los encabezados de nuestra
tabla en Excel. Con esta opción podemos activarlos o desactivar los filtros en una tabla de
Excel.

Cómo eliminar una tabla en Excel sin afectar

los datos
Ahora, si por alguna razón necesitas eliminar una tabla en Excel pero
deseas conservar los datos podemos hacerlo de la siguiente manera.
Vamos a la ficha de Herramientas de Tablas >> Diseño >> Herramientas y
pulsamos la opción que dice Convertir en Rango.

Al dar clic sobre esta opción nos mostrará un cuadro de confirmación que
nos pregunta si estamos seguros en convertir la tabla en Excel a un rango
normal. Al pulsar en el botón Si se eliminara la definición de la tabla pero los
datos se conservarán en la hoja.

Además, si teníamos un estilo aplicado se mantendrá en el rango de celdas.

Pero si queremos eliminar ese estilo, basta solo con seleccionar el rango de
celdas y luego, ir a la ficha de Inicio >> Modificar >> Borrar >> Borrar
formatos y con esto nos quedará el rango de las celdas sin ningún tipo de
formato aplicado anteriormente.
Insertar Gráfico recomendado
Tenemos un rango de ejemplo de población por país. Insertaremos un
gráfico recomendado.

Figura 1. Gráficos recomendados en Excel.

Sigue los siguientes pasos:

 Elegimos el rango.
 Nos vamos a la pestaña Insertar > Gráficos recomendados.
 Elegimos un gráfico de barras.

Figura 2. Tablas dinámicas y gráficos recomendados.

Personalizar diseño de Gráfico
Vamos a darle un diseño a nuestro gráfico, el cual posteriormente lo
guardaremos como platilla. Seguimos los siguientes pasos:
 Elegimos el gráfico.
  Nos vamos a la pestaña Análisis de gráfico dinámico.
 Damos clic en Botones de campo: desmarcamos botones
de campo de eje, botones de campo de valor y botones
de Expandir o Contraer todo el campo.
 Damos clic en el signo de mas (+) y desmarcamos Línea de
cuadrícula.
 En la pestaña Diseño elegimos el Estilo 11 y luego Estilo 13.
 Pestaña Diseño Cambiar colores y elegimos Paleta de
colores 3.
 Signo de más (+) marcamos Etiquetas de datos y Tabla de
datos.

Figura 3. Gráfico personalizado en Excel.

Guardar diseño de Gráfico como plantilla
Si deseamos usar el mismo diseño para otro análisis con un
gráfico, guardaremos el diseño que acabamos de aplicar como
plantilla, para reusarlo.
 Damos clic derecho sobre el gráfico.
 Elegimos Guardar como plantilla.
 Dejamos la carpeta por defecto y le asignamos un nombre.
Para reutilizar el diseño de Gráfico, nos vamos de nuevo a la
pestaña Insertar y elegimos Gráfico recomendado. En la sección
Plantillas veremos los diseños personalizados que hemos creado en la
PC.
Figura 4. Elegir una plantilla de gráfico.

Cómo filtrar datos en Excel

Algunas herramientas que incorpora Excel nos permiten analizar los datos de nuestras
tablas. Es el caso de las herramientas Ordenar y Filtrar de Excel.
La primera, Ordenar, como su propio nombre indica nos permite ordenar una serie de
datos. En el caso de datos numéricos podremos ordenar de mayor a menor, o de menor a
mayor. Si las celdas contienen datos de texto podremos ordenar de la A a la Z, o de la Z a
la A, en orden alfabético.
También podemos establecer un orden personalizado.
La herramienta Filtrar nos permite mostrar sólo los datos que cumplen con los criterios
que hemos especificado.

Si hacemos clic en el botón Filtro, dentro del grupo de herramientas Ordenar y Filtrar de la
barra Modificar, aparecerá en el encabezado de cada columna un triángulo que muestra
que tenemos un desplegable. Según el tipo de filtro que apliquemos se nos mostrarán
más o menos datos de nuestra tabla. Es importante saber que esta herramienta no borra
ni modifica los datos de la tabla, simplemente deja de mostrar algunos datos.

En el caso de los filtros también podemos aplicar Filtros personalizados que variarán
según el tipo de valor al que estamos aplicando del filtro.

Pero aunque ordenemos todos estos datos en listas y tablas, nuestro cerebro tiene una
capacidad finita para procesarlos, de un simple vistazo. Por eso Excel y otras
herramientas similares disponen de filtros que nos permiten ocultar información para
mostrar solo lo que necesitamos ver. Estos filtros son dinámicos, así que podemos
activarlos o desactivarlos cuando queramos.
Vamos a ver cómo filtrar datos en Excel para poder manejar con más eficacia la
información de la hoja de cálculo.

Pon en marcha cualquier versión de Excel (funciona también con la versión gratuita de
Excel Online) y abre una hoja de cálculo que tenga muchos datos. Es recomendable que
la hoja tenga una primera fila con títulos de encabezado para cada columna, ya que
ayudan a filtrar:

Ve a la pestaña Datos de la cinta de opciones y pulsa en Filtros u Ordenar y Filtrar, según

la versión de Excel que tengas. Después pulsa en Filtrar. Al hacerlo, verás que en todas
las celdas de la primera fila ha aparecido una flecha, que contiene las opciones de filtro
para cada columna:

Ya solo queda pulsar en la flecha para abrir un menú que permitirá ordenar las columnas
alfabéticamente, o con una determinada condición. Si pulsas en Filtrar verás opciones
para filtrar por palabras que hay en esa columna:
Desmarca las que no quieras que aparezcan, para crear tu filtro personalizado.

Es posible aplicar filtros sobre filtros, es decir, aplicar un filtro a una columna, y después
otro filtro a ese resultado desde otra columna diferente.

La forma de ordenar en Excel?

Seleccionar los datos a ordenar

Seleccione un rango de datos tabulares, como A1:L5 (varias filas y

columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir la
primera fila de encabezados, los cuales identifican cada columna.

Ordenar de forma rápida y sencilla

1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

 2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic
en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del
número menor al mayor).

3. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del

número mayor al menor).

Especificar criterios para ordenar

Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar y otros
criterios, como la fuente o los colores de la celda.

1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que

desee ordenar.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic
en Ordenar para mostrar la ventana emergente Ordenar.

3. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera

columna en la que desea ordenar.
4. En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de
celda, Color de fuente o Icono de celda.
5. En la lista Orden, elija el orden en el que desea aplicar la operación de
ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente
(es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto, o bien de menor a
mayor o de mayor a menor para números).

Cómo ordenar datos ascendentes en Excel

El primer paso será seleccionar los datos que quieres ordenar. Los puedes seleccionar
tanto a través del ratón, creando un rango que abarque todas las celdas de Excel, o
introduciendo manualmente el rango a ordenar. En el rango puedes incluir los títulos que
le has dado a las filas y columnas para identificar mejor tus datos. Una vez seleccionado
el rango, seguiremos el itinerario Inicio > Edición > Ordenar y filtrar. Nos aparecerán los
botones de ordenación y elegiremos el de datos ascendentes (AZ↓).

Una vez hemos hecho click en ese botón, seleccionaremos una sola celda en la columna
que vamos a ordenar. Volvemos a hacer click en el botón de orden ascendente y los
datos se ordenarán de esta forma: de la A a la Z o del número inferior al superior. Si has
completado con éxito la operación, los datos que querías ordenar los datos de manera
alfanumérica aparecerán expresados por orden alfabético u orden numérico, de forma que
trabajar con ellos será mucho más fácil.

Ordenar daros descendentes de Excel

Si por el contrario quieres ordenar tus datos del revés, de forma descendente -de la Z a la
A o del número más alto al más bajo-, el proceso es prácticamente el mismo.
Seleccionaremos de la forma que hemos visto el rango de Excel que nos interesa ordenar
y seguiremos el mismo itinerario hasta Ordenar y Filtrar, pero ahí en vez de elegir el botón
de datos ascendentes elegiremos el botón de datos descendentes (ZA↓). Ambos se
diferencian por el orden de las letras, la flecha siempre indica hacia abajo. Una vez más,
seleccionamos una celda en la columna a ordenar y hacemos click en el botón inferior
para ordenar los datos de forma descendente.