INVESTIGACION SOBRE LA CAJA CHICA

TECNOLOGICO NACIONAL DE MEXICO

INTITUTO TECNOLOGICO DE CHETUMAL
CONTADOR PUBLIO
CONTABILIDAD FINANCIERA 1
C2A
ESTADISTICA ADMINISTRATIVA
ALUMNO ALVAREZ ALVAREZ JESUS ENRIQUE
DOCENTENTE LOPEZ ARCOS GUADALUPE DEL
SOCORRO
¿Qué Es La Caja Chica?

La caja chica es una herramienta financiera esencial para el control de gastos en el contexto
de Conceptos de Economía, Finanzas y Seguros.

La caja chica es un fondo de dinero en efectivo que se utiliza para cubrir pequeños gastos diarios o
imprevistos en una empresa o institución. Es una forma de tener liquidez inmediata para cubrir
necesidades urgentes sin tener que recurrir a los fondos principales de la organización.

El objetivo principal de la caja chica es facilitar el manejo y registro de los gastos menores,
evitando así tener que realizar múltiples transacciones bancarias por montos pequeños. Además,
ayuda a mantener un mejor control sobre los gastos y a llevar un registro más detallado de cada
uno de ellos.

Para utilizar correctamente la caja chica, es importante establecer un límite de dinero inicial y
asignar a una persona responsable de su manejo. Esta persona deberá llevar un registro preciso de
los gastos realizados, conservar los comprobantes correspondientes y realizar el reabastecimiento
oportuno del fondo cuando sea necesario.

Es fundamental también establecer políticas claras sobre el uso de la caja chica y definir qué tipo
de gastos pueden ser cubiertos con este fondo. Además, es recomendable realizar un seguimiento
constante de los movimientos y registros para evitar posibles irregularidades o mal uso.

¿Cómo Funciona la Caja Chica?

Si bien el concepto de la caja chica es bastante sencillo, su correcto funcionamiento requiere

seguir una serie de pasos bien definidos. Estos pasos garantizan que el manejo del efectivo sea
transparente, ordenado y esté siempre disponible para cubrir las necesidades de la empresa.

Establecimiento del fondo

El primer paso es determinar el monto inicial de la caja chica. Este monto dependerá del volumen
de gastos menores que se espera cubrir y la frecuencia con la que se repondrá el fondo.

Una vez definido el monto, se realiza un desembolso del fondo general de la empresa y se entrega
al responsable de la caja chica, quien usualmente es un empleado administrativo. Es importante
documentar esta operación con un comprobante de caja.

Proceso de desembolso

Cuando un empleado necesita realizar un gasto que cumple con los requisitos de la caja chica,
debe solicitar el dinero al responsable, presentando un comprobante que justifique el gasto. Este
comprobante puede ser una factura, recibo o ticket.

El responsable verifica que el gasto esté dentro de los parámetros establecidos y entrega el dinero
al empleado, conservando el comprobante original. Además, debe registrar la operación en un
*libro de caja chica, anotando la fecha, el concepto, el monto y el nombre del empleado que
recibió el dinero.
Cuentas Contables Utilizadas en Caja Chica

1. Caja Chica (Activo Circulante)

 Representa el saldo disponible en efectivo dentro del fondo.

 Se carga cuando se establece o se aumenta el fondo.

 Se abona cuando se reduce el fondo.

Ejemplo de asiento contable (creación del fondo):

Se establece una caja chica de $1,000:

cargo: Caja Chica $1,000

Abono: Bancos $1,000

2. Gastos Relacionados con Caja Chica (Cuentas de Gastos)

Cuando se usa la caja chica para pagar diferentes gastos, se registran en cuentas específicas como:

 Papelería y útiles (Compra de material de oficina)

 Gastos de transporte (Movilización del personal)

 Alimentación y refrigerios (Compra de alimentos para reuniones)

 Mantenimiento y reparaciones (Arreglos menores en la oficina)

Ejemplo de asiento contable al pagar gastos con caja chica:

Se usa $200 de caja chica para comprar papelería:

Débito: Gastos de papelería $200

Crédito: Caja Chica $200

3. Bancos (Activo Circulante)

Cuando se repone la caja chica, el dinero proviene generalmente de una cuenta bancaria.

Ejemplo de reposición del fondo:

Se reponen $800 gastados de la caja chica con un cheque:

Débito: Gastos varios $800

Crédito: Bancos $800

4. Fondo Fijo de Caja Chica (Activo)

  Si la empresa maneja caja chica como un fondo fijo, se usa esta cuenta para reflejar
el monto total establecido.

 No se modifica con cada gasto, solo cuando se aumenta o disminuye el fondo.

Ejemplo de aumento del fondo de caja chica:

Se decide aumentar el fondo de caja chica en $500:

Débito: Fondo Fijo de Caja Chica $500

Crédito: Bancos $500

5. Deudores Diversos (Activo)

 Si un empleado recibe un adelanto de caja chica y debe justificarlo después, se usa esta
cuenta.

Ejemplo de anticipo a un empleado:

Se entrega $300 a un trabajador para cubrir un gasto pendiente:

Débito: Deudores Diversos $300

Crédito: Caja Chica $300

Cuando el empleado rinde cuentas con facturas:

Débito: Gastos de transporte $300

Crédito: Deudores Diversos $300

Procedimiento de Manejo de Caja Chica

1. Creación del fondo: Se retira dinero del banco y se asigna a la caja chica.

2. Registro de gastos: Se pagan pequeñas compras y se lleva un control detallado con

recibos.

3. Reposición del fondo: Cuando se agota, se justifica con comprobantes y se repone desde
la cuenta bancaria.

4. Conciliación y auditoría: Periódicamente se revisa el saldo y los registros para evitar

errores o fraudes.

Importante:

Siempre debe haber una persona responsable del manejo de la caja chica.

Se recomienda establecer un monto límite por gasto para evitar el mal uso.
La empresa debe contar con políticas claras sobre qué se puede pagar con caja chica y qué no.

Asientos Contables en Caja Chica

La caja chica implica varios movimientos contables dependiendo de su creación, uso, reposición y
ajustes. Aquí están los asientos más comunes:

1. Creación del Fondo de Caja Chica

Cuando la empresa establece el fondo, se retira dinero del banco y se asigna a la caja chica.

Ejemplo: Se establece un fondo de caja chica de $1,000

Débito: Caja Chica $1,000

Crédito: Bancos $1,000

Explicación: Se disminuye el saldo en bancos y se reconoce el efectivo disponible en caja chica.

2. Registro de Gastos Pagados con Caja Chica

Cuando se usa el dinero de caja chica, se registran los gastos en las cuentas correspondientes.

Ejemplo 1: Compra de papelería por $200

Débito: Gastos de Papelería $200

Crédito: Caja Chica $200

Ejemplo 2: Pago de taxi por $50

Débito: Gastos de Transporte $50

Crédito: Caja Chica $50

Explicación: Se reconoce la salida de dinero de caja chica y se registra el gasto correspondiente.

3. Reposición de Caja Chica

Cuando el fondo se agota, se justifica con los comprobantes y se repone desde la cuenta

bancaria. Ejemplo: Se reponen $500 por gastos ya registrados

Débito: Gastos de Papelería $200

Débito: Gastos de Transporte $50

Débito: Otros Gastos $250

Crédito: Bancos $500

Explicación: Se reflejan los gastos en sus cuentas y se disminuye el saldo en bancos al reponer el
efectivo.

4. Aumento del Fondo de Caja Chica

Si la empresa decide aumentar el fondo, se hace un asiento similar a la creación inicial.

Ejemplo: Se aumenta el fondo en $500

Débito: Caja Chica $500

Crédito: Bancos $500

Explicación: Se transfiere más dinero a caja chica desde la cuenta bancaria.

5. Reducción del Fondo de Caja Chica

Si se decide disminuir el fondo, se devuelve parte del dinero a la cuenta bancaria.

Ejemplo: Se reducen $300 del fondo de caja chica

Débito: Bancos $300

Crédito: Caja Chica $300

Explicación: Se devuelve dinero a la cuenta bancaria y se reduce el saldo de caja chica.

6. Anticipos a Empleados desde Caja Chica

Si se entrega dinero a un empleado como anticipo para un gasto específico, se usa la cuenta de
Deudores Diversos.

Ejemplo: Se entregan $100 a un trabajador para un gasto futuro

Débito: Deudores Diversos $100

Crédito: Caja Chica $100

Cuando el trabajador rinde cuentas con facturas

Débito: Gastos de Transporte $100

Crédito: Deudores Diversos $100

Explicación: Se reconoce el adelanto como una cuenta por cobrar y, cuando el empleado presenta
facturas, se reclasifica como gasto.
 7. Ajustes por Diferencias en Caja Chica

Si al hacer un arqueo de caja chica hay un sobrante o faltante, se registra un ajuste.

Ejemplo: Se encuentra un faltante de $20 en caja chica

Débito: Pérdida por Faltante de Caja Chica $20

Crédito: Caja Chica $20

Ejemplo: Se encuentra un sobrante de $30 en caja chica

Débito: Caja Chica $30

Crédito: Ingreso por Sobrante de Caja Chica $30

Explicación: Se registran pérdidas si falta dinero o ingresos si hay dinero extra.

Situación cargo Abonos

Creación del fondo Caja Chica Bancos

Registro de un gasto Gasto correspondiente Caja Chica

Reposición del fondo Gastos registrados Bancos

Aumento del fondo Caja Chica Bancos

Reducción del fondo Bancos Caja Chica

Anticipo a empleados Deudores Diversos Caja Chica

Justificación del anticipo Gasto correspondiente Deudores Diversos

Faltante de caja chica Pérdida por faltante Caja Chica

Sobrante de caja chica Caja Chica Ingreso por sobrante

ARQUEO DE CAJA CHICA

Es un procedimiento contable, a través del cual se logra: constatar, evidenciar y controlar la

adecuada utilización del efectivo de una empresa, y cuantificar el saldo en términos de unidades
monetarias de libre e inmediata disponibilidad existente.

Dicho procedimiento, puede aplicarse cualquier momento, sin previo aviso, como también a
efectos de realizar la reposición del efectivo en Caja chica.

Un arqueo, en este caso, normalmente se divide en dos partes:

a. Documentación en caja

 Corte de documentación.

 Selección de documentación.

 Revisión de documentación.

b. Efectivo en caja

 Validación del efectivo.

 Selección y clasificación.

Para efectuar un arqueo de Caja chica, se debe seguir el siguiente procedimiento:

 Habilitar un papel de trabajo.

 En la parte superior y central registrar el encabezado, que integra: razón social de la

empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja chica), fecha y moneda
de presentación.

 Debajo del encabezado y al lado izquierdo registrar: nombre y cargo del encargado(a),
monto asignado (numeral y literal) último arqueo (fecha), hora de inicio y finalización,
nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona
que presencia el arqueo.

 Detallar facturas ordenadas cronológicamente incluyendo: fecha, número de factura,

emisor, concepto e importe y sumar. Detallar moneda nacional, ordenada por su corte
y sumar.

 Sumar el total de la documentación con el total del efectivo recontado. Tal resultado,
debe igualar al monto asignado y con el saldo del mayor correspondiente a la cuenta
Caja chica.

 En la parte inferior redactar la declaratoria del encargado(a), haciendo énfasis que el

efectivo recontado y la documentación existentes en Caja chica, fueron devueltos
conforme.