CUENTAS CONTABLES
¿Qué son? Las cuentas contables son un instrumento utilizado por las empresas para registrar los
movimientos que estas hayan realizado y que puedan tener un impacto económico en la empresa. A través de las
cuentas contables podemos obtener información acerca del origen, así como la fecha y el destino de los
movimientos económicos que corresponden a las partidas del patrimonio neto de la empresa, así como de la
situación del activo y del pasivo. Es decir, nos permitirá conocer, además de los ingresos y gastos de la compañía,
el aumento y disminución de las distintas partidas, además del balance inicial y el valor de salida de un bien.
¿Qué es el proceso contable, pasos, en que consiste y utilidad? El proceso contable es la serie de
pasos que se siguen para captar, medir, registrar y analizar los flujos generados en las transacciones de una entidad,
así como presentar esta información de la manera adecuada. El esquema básico del proceso contable contiene:
1. Registro de operaciones en el libro diario.
2. Agrupamiento y clasificación en el libro mayor.
3. Verificación en la balanza de comprobación.
4. Realización de ajustes y correcciones.
5. Preparación de los estados financieros.
6. Asientos de cierre.
1. Identificar las transacciones
El primer paso del ciclo contable consiste en consolidar toda la información que se tiene sobre cada transacción
ocurrida durante un período determinado. Considere el método de contabilidad que utiliza su empresa; si utiliza
el método de contabilidad de devengo, registrará las transacciones en el momento en que se produzcan,
independientemente de si el efectivo está disponible o no. Si utiliza el método de contabilidad de caja, registrará
las transacciones en el momento en que el efectivo cambie de manos. Lo ideal es que un contador especializado
en libros contables esté al tanto de esto durante todo el período de reporte, de lo contrario, puede encontrarse
corriendo para juntar los recibos horas antes de la fecha límite de reporte.
2. Registrar las transacciones en un diario
Antiguamente, había que registrar cada transacción como un crédito y un débito en los diarios correspondientes.
Esto se llama contabilidad por partida doble y, gracias a la tecnología, ahora es más o menos automática, siempre
y cuando se clasifique correctamente la transacción en el programa de contabilidad.
3. Contabilizarlo en el libro mayor
Una vez que se registra una transacción en los diarios, se contabiliza una cuenta en el libro mayor. El libro mayor
desglosa las actividades contables cuenta por cuenta. El propósito de un libro mayor es dar a su contador una
mejor imagen de la cantidad de efectivo disponible por cuentas.
4. Calcular el balance de comprobación no ajustado
Una vez finalizado el período contable, se calcula un balance de comprobación. El objetivo es mostrar los saldos
no ajustados por cuenta y proporcionar una base para el quinto paso.
5. Hojas de trabajo e identificación de las entradas de ajuste
El propósito de este paso es utilizar una hoja de trabajo para asegurarse de que el saldo acreedor total es igual al
saldo deudor total. Si hay alguna discrepancia, puede utilizar la tabla para averiguar dónde ocurren.
Si su empresa utiliza la contabilidad de devengo, pueden ser necesarios ajustes para hacer coincidir los ingresos
con los gastos, lo que nos lleva al sexto paso:
6. Ajustando las entradas del diario
Su contador especializado en libros contables realizará los ajustes necesarios. Estos ajustes se registran como
entradas del diario.
7. Crear estados financieros
El penúltimo paso del ciclo contable es donde se genera la cuenta de resultados, el balance y, normalmente, el
estado de flujo de efectivo. Estos estados financieros son indicadores cruciales de la salud y las perspectivas
financieras de su empresa.
8. Cerrar los libros
El octavo y último paso del ciclo contable consiste en cerrar las cuentas temporales, como los ingresos y los
gastos, e incorporarlas a las cuentas permanentes (por ejemplo, los beneficios no distribuidos). Una vez finalizado
este paso, puede sentarse y relajarse, pero no por mucho tiempo, por supuesto. El siguiente ciclo contable se inicia
cuando termina el anterior.
Adherirse al ciclo contable favorece la obtención de estados financieros impecables, puede hacer que su
empresa sea más atractiva para los inversores o ayudarle a conseguir la aprobación de préstamos. Durante el
proceso, sus contadores pueden encontrar formas de ahorrar en sus impuestos. Y como se ha mencionado
anteriormente, si el IRS audita su negocio, la utilización de este método estándar para la contabilidad
simplificará el proceso de defensa de la auditoría y ayudará a su negocio a evitar cualquier problema.
Permite la correcta administración de gastos, inventarios, costos, ingresos y egresos. Hace posible informar a
organismos externos e internos la situación financiera de la compañía. Mantiene un registro de todas las
transacciones realizadas en la empresa, facilitando la comparación anual, mensual o trimestral.
CLASIFICACION
Las cuentas contables se clasifican en dos grupos, según las transacciones de la empresa:
Cuentas reales
Se les denomina así porque siempre están abiertas por más de un período contable, conservando sus balances.
Por lo general este tipo de cuentas son utilizadas en el Estado de Situación Financiera. En estas cuentas
contables se encuentran las siguientes subcuentas principales:
1. Activos: reflejan todos los bienes y derechos de una empresa, ya sean tangibles o intangibles.
2. Pasivos: muestran las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Por ejemplo, el
compromiso que tiene una empresa de pagar algún préstamo.
3. Capital: Refleja las aportaciones de los dueños de la empresa o las aportaciones que hacen los inversores
externos.
Cuentas nominales
Se les denomina así porque se cierran cuando se finaliza cada período contable; luego de esto su balance o
registro inicia desde cero. Este tipo de cuentas contables se utilizan en el Estado de Resultados o Estado de
Ganancias. En estas cuentas se encuentran las siguientes subcuentas principales:
1. Ingresos: reflejan el dinero que entra a una empresa como resultado de las actividades económicas de la
misma.
2. Costos: están relacionados directamente con los procesos de producción en la empresa. Es lo que se
invierte con el objetivo de obtener un beneficio económico a cambio.
3. Gastos: son los recursos que emplea un negocio para su funcionamiento (como los gastos
administrativos y lo que se destina para publicidad
Naturaleza de las cuentas contables
Las cuentas contables en Colombia se organizan de acuerdo con lo reglamentado en el artículo 14 del PUC
(Plan Único de cuentas), del Decreto 2650 de 1993:
1. Clase: Primer digito.
2. Grupo: Dos primeros dígitos
3. Cuenta: Cuatro primeros dígitos
4. Subcuenta: Seis primeros dígitos
Nombre de la cuenta
Hace referencia a la denominación específica de la cuenta. Es recomendable que dichos nombres sean los más
explícitos posibles. Por ejemplo, “Proveedores” o “Bancos”.
Código
Es el número que la identifica dentro del plan de cuentas del ente económico. Lo mejor es que sigas
las recomendaciones del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Debe o Débito
Se ubica en la parte izquierda de la cuenta y se emplea para ingresar los débitos.
Haber o Crédito: registra los créditos del ente económico. Está ubicado en la parte derecha de la cuenta.
Saldo
Es la diferencia entre él debe y el haber. Si la suma de los débitos es mayor que la suma de los créditos, entonces
estás frente a una cuenta de saldo deudor. Si sucede lo contrario, el saldo es acreedor.
Características de las cuentas contables
Las cuentas contables se caracterizan por:
• Tener un nombre, contenido y código en la parte superior. Así, se diferencian de las demás.
• Poseer la fecha en la que se realizó la operación.
• Describir el concepto de pago.
• Detallar el monto a pagar.
• Registrar los abonos y el monto restante, en los casos en los que no se ha completado el total.
• Informar el libro de contabilidad del cual proviene la operación que se realiza.
Estas características hacen que las cuentas contables sean organizadas y se pueda identificar el tipo de transacción
que se realizó. Lo anterior, permite que tengas control en tu negocio y asegurar el crecimiento de éste.
