TEMA 4.
“LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
Introducción
¿Por qué las empresas tienen que emitir facturas?
Clases de facturas
Plazos de expedición de las facturas
El IVA y el RE en las facturas
Plazo de conservación de las facturas
Normativa. ¿Hay alguna ley o norma que nos diga qué tiene que incluir una factura?
Contenido de la factura.
Introducción
La última fase del proceso de compraventa es la emisión de la factura, por eso deberíamos
hacernos algunas preguntas sobre la confección de las facturas y la necesidad u obligación
de emitirlas.
➢ ¿Por qué las empresas tienen que emitir facturas?
➢ ¿Todas las empresas emiten facturas?
➢ ¿Hay alguna ley o norma que nos diga qué contenido tienen que tener las facturas?
➢ ¿Es lo mismo o tiene la misma validez una factura que los tiquets que se entregan
por ejemplo en los supermercados, restaurantes o cines?
➢ ¿Las facturas pueden ser sustituidas por otros documentos?
➢ ¿Son todas las facturas iguales?
➢ ¿Tienen que llevar las empresas un registro de las facturas?
➢ ¿Tienen obligación las empresas de conservar las facturas?
➢ ¿Se pueden rectificar o duplicar las facturas?
En este tema intentaremos dar respuesta a estas y otras preguntas además de aprender a
confeccionar las facturas correctamente.
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
¿Por qué las empresas tienen que emitir facturas?
Todos los empresarios y/o comerciantes tienen obligación de llevar un registro actualizado
de su documentación y especialmente de las facturas. Esta obligación responde a que
periódicamente tienen que rendir cuentas en plazo y forma con la Administración Pública,
sus trabajadores, sus socios y sus clientes. Por otro lado, las facturas también dan
garantías a los clientes de las operaciones que se han realizado.
La importancia de la factura recae en que es el documento que refleja toda la información
sobre una compraventa. Se detallan los artículos, los precios, los descuentos que se han
aplicado, si hay gastos o suplementos adicionales y los impuestos que se aplican. Además,
como hemos dicho antes,la factura sirve como comprobante de la operación realizada.
Cuando una persona física o una empresa (proveedor) vende un producto o presta un
servicio a otra persona o empresa (cliente), se tiene que crear y emitir el documento en el
que aparece detallada la operación.
Es importante saber que hay diferentes tipos de facturas. ¿De qué depende esta
diferencia?. La respuesta es sencilla, no es lo mismo emitir una factura por un importe de
4.500 € que una factura por un importe de por ejemplo de 35,00 €. El contenido de cada
factura será diferente aunque la validez y la importancia será la misma.
Clases de facturas
● Factura ordinaria: Es la factura que se conoce como factura normal o completa.
Es la factura que vamos a hacer en clase con los ejercicios en papel o con la hoja de
cálculo. Es importante saber que las empresas utilizan programas informáticos de
facturación. Nosotros veremos uno de esos programas en el segundo curso y este curso
utilizaremos la hoja de cálculo.
La hoja de cálculo que vamos a utilizar está diseñada para completarla con el contenido
mínimo que tiene que tener la factura que es:
● El número de factura.
● La fecha de emisión o expedición de la factura.
● Fecha de realización de la operación siempre y cuando ésta no coincida con la
fecha de emisión de la factura.
● Datos identificativos del vendedor
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
● Datos identificativos del cliente (comprador)
● Descripción de la operación (productos, artículos, servicios…)
● Tipos impositivos. Desglose de los porcentajes de IVA (tipos de IVA) y RE
(recargo de equivalencia) si se tiene que aplicar.
● Desglose de las bases imponibles y cuotas de IVA y RE si lo hubiera.
Es importante indicar que la factura puede expedirse en cualquier lengua pero se puede
exigir en castellano u otra lengua oficial. El importe de las operaciones puede estar en
cualquier moneda oficial pero la cuota de IVA y de RE si lo hubiera se debe expresar en
€.
● Factura simplificada: A partir del 1 de enero de 2013 la factura simplificada
sustituye a lo que conocíamos como ticket. Es la factura que nos dan por ejemplo en
el supermercado.
Se podrá emitir en los siguientes casos:
a. Cuando su importe no exceda de 400€ (IVA incluido)
b. En las siguientes operaciones cuando su importe no exceda de 3.000€ (IVA
incluido)
● Ventas al por menor.
● Ventas o servicios en ambulancia.
● Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
● Transportes de personas y sus equipajes.
● Servicios de hostelería y restauración: restaurantes, bares, cafeterías, chocolaterías
o similares.
● Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
● Servicios telefónicos por uso de cabinas telefónicas, o mediante tarjetas que no
permitan la identificación.
● Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
● Utilización de instalaciones deportivas.
● Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
● Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
● Alquiler de películas.
● Servicios de tintorería y lavandería.
● Utilización de autopistas de peaje.
● En otros que autorice la Agencia Tributaria.
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
¿ Se pueden emitir duplicados de las facturas?. Duplicado de facturas.
En alguna ocasión puede que sea necesario emitir un duplicado.
Emitir un duplicado sólo será posible cuando:
1. Se haya perdido la factura original.
2. Cuando en una misma operación concurran varios destinatarios de la factura.
En este caso, tanto en la factura original como en los duplicados se tiene que indicar la base
imponible y la cuota de IVA y RE que le corresponde a cada uno de los destinatarios (es
decir se divide el importe entre el número de destinatarios).
En los duplicados de las facturas tiene que aparecer la expresión “duplicado”
● Factura rectificativa: Estas facturas se realizan para corregir errores de alguna
factura anterior. ¿Cuáles son los motivos que pueden llevar a rectificar una factura
que ya se ha emitido?
Resumiendo: Por no cumplir la ley, por no haber calculado bien el impuesto (IVA o RE) o
porque haya habido devoluciones de mercancías, descuentos que no se habían aplicado o
cambios o errores en los precios de los productos.
¿Qué tenemos que hacer entonces?. ¿Cómo vamos a hacer la rectificación de la factura?
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
A continuación se presenta un ejemplo de factura rectificativa por devolución de productos.
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
OTRAS CLASES DE FACTURAS
● Factura recapitulativa: Es la factura que agrupa facturas de un período de tiempo
en concreto (por ejemplo 1 mes)
● Factura electrónica: Es la versión digital de la factura ordinaria o simplificada.
La Agencia Tributaria prohíbe el pago efectivo de las operaciones en las que alguna de las
partes intervinientes (comprador o vendedor) actúe en calidad de empresario o profesional,
con un importe igual o superior a 1000 € su contravalor en moneda extranjera.
Plazos de expedición de las facturas
En ocasiones desde que se realiza la operación de compraventa hasta que se emite o
expide la factura pasa un tiempo.
Por eso es necesario diferenciar entre : EXPEDIR O EMITIR UNA FACTURA Y REMITIR O
ENTREGAR UNA FACTURA.
EMITIR O EXPEDIR: Realizar la factura
REMITIR O ENTREGAR: Poner la factura a disposición del destinatario.
El tiempo de realizar una factura y de entregarla a su destinatario NO es ilimitado y la ley
establece una serie de plazos para emitir las facturas según quién sea el destinatario de la
factura. En la tabla que se acompaña se observan estos plazos.
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
El IVA y el RE en las facturas
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
Aquí vemos un ejemplo de una factura muy sencilla en la que se desglosa la parte de IVA
(cuota) y la parte de RE (cuota) que se le aplica al comerciante minorista que es persona
física. Atención también al detalle del destinatario de la factura (comerciante minorista y
persona física). Ejemplos de comerciantes minoristas y a la vez personas físicas pueden ser
el / la propietario/a de una cafetería o de una peluquería.
Plazo de conservación de las facturas
Toda la documentación que se genera en la empresa tiene que ser registrada, archivada y
conservada. Estas obligaciones vienen determinadas por ley.
¿Cuáles son estos plazos?
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
● Cuatro años si se trata de géneros para la venta (mercaderías).
● Diez años cuando haya adquirido inversiones para la empresa (como mobiliario,
maquinaria, elementos de transporte).
● Quince años en la compra de bienes inmuebles (locales, edificios, terrenos...)
Los descuentos en las facturas
Uno de los elementos que suele aparecer en las facturas es el descuento.
Cada empresa comercial podrá aplicar los descuentos que crea conveniente según su
estrategia comercial para así tener contento a su cliente, fidelizarlo, ganar clientes de la
competencia...
Los descuentos que pueden aplicarse y el orden de aplicación y de aparición en la factura
son los siguientes.
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
Registro de facturas
Como hemos dicho antes toda la documentación que se genera en la empresa tiene que ser
registrada, archivada y conservada por ley.
Una herramienta que emplean las empresas es el libro de registro.
Toda empresa tiene que llevar un libro de registro de facturas emitidas o expedidas a sus
clientes y otro libro de facturas recibidas de sus proveedores.
Facturas expedidas
Facturas recibidas
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
Ejemplo de registro de facturas expedidas
Normativa. ¿Hay alguna ley o norma que nos diga qué tiene que incluir una factura?
Contenido de la factura.
La obligación de facturar de los empresarios y profesionales se recoge en:
● El artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (BOE
de 18.12.2003)
● En el artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre,
del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE de 29.12.1992)
● En el artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de
noviembre (BOE de 01.12.2012)
Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las
entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y
a conservar copia de la misma.
TEMA 4. “LA FACTURACIÓN / HACEMOS FACTURAS”
Operaciones Administrativas de Compraventa ADG21A
También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las
entregas intracomunitarias de bienes exentas.
En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en los
siguientes supuestos:
● Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
● Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier
derecho de naturaleza tributaria.
● Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de
impuestos).
● Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
● Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no
actúe como empresario o profesional.
● Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su
puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del
impuesto.
● Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se
entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto
