MANUAL

MICROSOFT
EXCEL
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TABLA DE CONTENIDOS

MICROSOFT EXCEL ................................................................................................1

INTRODUCCIÓN .....................................................................................................1
COMPONENTES DE LA VENTANA DE TRABAJO. ...........................................................2
Celdas (Cells).........................................................................................................3
Hoja de trabajo (Worksheet) .................................................................................4
Libro (Book)...........................................................................................................4
Etiquetas de páginas ..............................................................................................4
Barra de fórmulas (Formula Bar) .........................................................................4
Barra de estado......................................................................................................4
Crear un nuevo documento.-..................................................................................5
Abrir un documento existente.- ..............................................................................6
Guardar un libro de cálculo. .................................................................................8
Guardar el libro con otro nombre. ......................................................................10
Cerrar un libro.....................................................................................................10
Otras opciones del menú Archivo ........................................................................11
Opciones de Impresión ........................................................................................11
Opciones de Envío ...............................................................................................12
Menú Edición .......................................................................................................13
Opciones de deshacer y repetir............................................................................13
Opciones de manejo de celdas.............................................................................14
Opciones de manejo de contenido .......................................................................15
Opciones de búsqueda .........................................................................................16
Menú Ver (View) ..................................................................................................17
Menú Insertar (Insert)..........................................................................................18
FORMAS DEL CURSOR ................................................................................................18
Controlador de relleno ........................................................................................18
Controlador de selección.....................................................................................19
Controlador de movimiento .................................................................................21
DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE LA HOJA Y EL LIBRO ...............................................21
Tipos de datos ......................................................................................................21
Controles de desplazamiento del libro de trabajo...............................................22
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Desplazamiento en la Hoja de Cálculo ...............................................................24

Selección con el ratón..........................................................................................24
Extensión de una selección ..................................................................................26
Modos de teclado .................................................................................................26
Selección Fuera de los bordes de la ventana.......................................................27
Selección de rangos con varias áreas..................................................................29
Selección con el teclado.......................................................................................31
Uso de Inicio y Fin...............................................................................................31
Uso de Ir a (Go to)...............................................................................................31
Cómo extender una selección ..............................................................................32
Selección de rangos múltiples..............................................................................33
Selección de columnas y filas ..............................................................................34
Tipos de Datos .....................................................................................................34
Valores simples numéricos y de texto ..................................................................34
Introducción de valores numéricos......................................................................35
Cómo aceptar los datos .......................................................................................35
Caracteres especiales ..........................................................................................36
Valores presentados frente a valores subyacentes ..............................................38
Introducción de valores de texto..........................................................................39
Introducción de textos largos...............................................................................39
Introducción de Fechas y Horas..........................................................................40
COPIA, MOVIMIENTO, BORRADO DE RANGOS DE CELDAS ...........................................40
Copiar y pegar rangos .........................................................................................41
Selección de Rangos ............................................................................................41
Movimiento - Cortar ............................................................................................44
Borrado - Eliminación .........................................................................................45
INSERCIÓN, ELIMINACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS .....................................................47
Insertar filas.........................................................................................................47
Eliminación de filas .............................................................................................50
Insertar columnas ................................................................................................51
Eliminación de columnas.....................................................................................53
CAMBIO DE ANCHO Y ALTO DE COLUMNAS Y FILAS ...................................................54
Cambiando al ancho de columnas.......................................................................54
CAMBIAR EL ALTO DE LA FILA ..................................................................................54
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DEFINIR EL ANCHO DE LA COLUMNA O ALTO DE LA FILA PREDETERMINADO .............55

FORMATO DE CELDA .................................................................................................55
Asignación y Eliminación de Formatos...............................................................56
Formateo con barra de herramientas..................................................................57
Uso de Autoformato .............................................................................................58
Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de
celdas ...................................................................................................................60
Cambiar estilos de las fuentes .............................................................................63
Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo
Formato de celdas................................................................................................63
Cambiar la alineación utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas .......65
Controlar el fluido de texto dentro de una celda.................................................67
Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas ...........68
Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo Formato
de celdas...............................................................................................................69
Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas ..........................71
FÓRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS ..................................................................73
Operadores ..........................................................................................................73
Aritméticos ...........................................................................................................73
Suma.....................................................................................................................73
Resta.....................................................................................................................74
Multiplicación ......................................................................................................75
División ................................................................................................................76
Exponencial..........................................................................................................76
Porcentual............................................................................................................77
De comparación...................................................................................................78
Texto.....................................................................................................................80
De referencia .......................................................................................................80
Prioridad de los operadores ................................................................................81
IMPRESIÓN ................................................................................................................82
Impresión de una hoja de trabajo........................................................................82
Configuración de página (Page setup) ................................................................82
Página de impresión (Page) ................................................................................82
Márgenes (margins).............................................................................................83
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Encabezado y pie de página (header/footer) .......................................................85

Hoja (Sheet) .........................................................................................................86
Área de impresión (Print area)............................................................................87
Establecer área de impresión ..............................................................................87
Borrar área de impresión (Clear print area) ......................................................88
VISTA PRELIMINAR ...................................................................................................88
Imprimir ...............................................................................................................90
AUTORRELLENADO: NÚMEROS Y TEXTO ...................................................................92
SERIES ....................................................................................................................92
Rellenar................................................................................................................94
Crear listas personalizadas .................................................................................95
Series de rellenado...............................................................................................97
FÓRMULAS: USO DE DIRECCIONES ABSOLUTAS .......................................................101
REFERENCIA A CELDAS EN FÓRMULAS ....................................................................104
Uso de rangos ....................................................................................................104
Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro
............................................................................................................................106
Rangos en múltiples hojas .................................................................................107
Referencia a celdas en otros libros....................................................................108
FUNCIONES MATEMÁTICAS, ESTADÍSTICAS, LÓGICAS, TEXTO ...............................110
Funciones matemáticas......................................................................................112
Funciones Estadísticas.......................................................................................118
Funciones de Texto ............................................................................................127
Funciones Lógicas .............................................................................................128
Funciones de búsqueda y referencia..................................................................132
FUNCIONES DE INFORMACIÓN .................................................................................141
Funciones Financieras.......................................................................................146
Funciones de Fecha ...........................................................................................154
TRABAJOS CON VARIOS LIBROS, INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN, VINCULACIÓN DE
FÓRMULAS ..............................................................................................................157

Trabajos con varios libros .................................................................................157

ORDENACIÓN DE DATOS.................................................................................161
¿Cómo ordenar los datos dentro de una lista?..................................................162
¿Cómo ordenar rápidamente los datos?............................................................162
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¿Cómo ordenar una lista utilizando más de un campo? ...................................164

Creación y uso de secuencias de ordenación personalizadas ...........................165
Importación de una lista personalizada desde una hoja de cálculo..................167
GRAFICOS............................................................................................................168
Creación de Gráficos.........................................................................................168
Modificación de Gráficos ..................................................................................175
TRAMA (Patterns) .............................................................................................176
FUENTE (FONT)...............................................................................................179
PROPIEDADES (PROPERTIES) ......................................................................180
Inserción de Objetos dentro de los Gráficos .....................................................181
PEGADO ESPECIAL.- OBJETOS OLE.........................................................................183
Pegado Especial (Paste Special) .......................................................................184
FORMATO CONDICIONAL ...............................................................................192
LISTAS, FILTROS, ORDENACIÓN ..............................................................................198
Tamaño y ubicación de la lista ..........................................................................198
Rótulos de columna............................................................................................199
Contenido de filas y columnas ...........................................................................199
Filtros.................................................................................................................199
Creación de filtros .............................................................................................200
Autofiltro (Autofilter). ........................................................................................200
Mostrar los elementos más comunes .................................................................202
Personalización de filtros ..................................................................................203
Filtro avanzado..................................................................................................204
Forma de crear los filtros avanzados ................................................................205
Tres o más condiciones en una sola columna....................................................207
Criterios de dos o más columnas .......................................................................208
Condiciones creadas como resultado de una fórmula.......................................209
Ordenación ........................................................................................................211
Opciones de ordenación ....................................................................................212
SUBTOTALES ...........................................................................................................214
TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS ............................................................................222
Proceso de la construcción de la tabla dinámica..............................................225
Inclusión de porcentajes horizontales y verticales y respecto al total general de
la tabla ...............................................................................................................231
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Cálculos de sumas, promedios y desviaciones estándar ...................................241

La tabla dinámica como instrumento de consulta .............................................250
Gráficos dinámicos ............................................................................................250
Buscar objetivo (Goal Seek) ..............................................................................262
Solver .................................................................................................................267
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MICROSOFT EXCEL

INTRODUCCIÓN

Las hojas de cálculo aparecen como respuesta a las múltiples necesidades de los
usuarios, que tenían que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados
inmediatos en función de cálculos muchas veces complejos, desde el punto de vista
manual.

La primera hoja de cálculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y,

debido a la masificación de las computadoras personales de tecnología IBM, aparece
el LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparición del entorno gráfico de Windows,
aparecen muchas hojas electrónicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de
cálculo denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno gráfico.

Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de cálculo, aparecen como

respuesta a millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la
elaboración de proyectos, tablas y generación de valores basados en variables, lo que
constituye su principal carga operacional. Excel sustituye, naturalmente, el proceso
manual o mecánico de escritura y cálculo de valores numéricos. Para trabajar con la
hoja de cálculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programación ni
informática, solamente debe conocer la aplicación en la que se desenvolverá y las
instrucciones básicas de la hoja electrónica.

Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Su ventaja más importante es

que puede realizar cálculos muy sofisticados en muy poco tiempo, realizar gráficos
con los datos primarios o calculados de la hoja y presentarlos en un formato especial.

Está organizado en forma de matriz, donde sus 256 columnas están identificadas por
las letras del abecedario y la combinación de ellas. Tiene 65.536 filas en total,
características que se especifican para cada una de las hojas.

Un documento en Excel toma el nombre de Libro y puede estar formado por

diferentes hojas, las cuales pueden tener formatos diferentes dentro del mismo libro.

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Para ingresar a Excel, seleccionar la tecla INICIO (START) de la ventana principal

de Windows, escoger la opción Programas (PROGRAMS) y seleccionar Microsoft
Office Excel 2003.

Una vez en Excel, aparece la pantalla de trabajo, donde se pueden identificar los
diferentes elementos de la ventana de trabajo.

Componentes de la Ventana de Trabajo.

Al momento que se carga Excel, aparece su ventana de trabajo, mostrando una hoja en
blanco con el nombre Libro 1 (Book1). La ventana de trabajo de Excel está
compuesta de los siguientes elementos:

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Dentro de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes elementos:

Celdas (Cells)

Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la intersección de una columna
con una fila Su función es almacenar información que puede constituir un texto, un
número y por último una fórmula. La celda se identifica por su coordenada dentro de
la hoja, la que está dada por la letra de la columna y el número de la fila. Por ejemplo,
la celda A7. Esto indica que la celda está ubicada en la columna A y en la fila 7.

Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica, porque aparece
con un borde sombreado, como se puede apreciar en el gráfico anterior.

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Hoja de trabajo (Worksheet)

Una hoja de trabajo está formada de celdas, dispuestas por 256 columnas y 65.536
filas. En la pantalla normalmente se presentan 12 columnas y 20 filas. Cada una de las
hojas pueden tener una estructura, configuración y características distintas y son
tratadas como elementos diferentes del libro que las contiene. Generalmente se
identifican como Hoja1 (Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), etc. Sin embargo, se les puede dar
cualquier nombre.

Libro (Book)

Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada

como si se tratase de un documento diferente. En la mayoría de los casos, solamente
se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de
crear cinco libros para controlar las actividades financieras de una Empresa, se creen
cinco hojas dentro de un libro.

Etiquetas de páginas

Se encuentran en la barra de división de etiquetas, que aparece en la parte inferior de

la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve
para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y están identificadas como Hoja1
(Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), aunque, como se indicó anteriormente, estos nombres
pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario.

Barra de fórmulas (Formula Bar)

Su función es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edición del

contenido de la misma (Presionando la tecla F2).

Barra de estado

Su función es presentar mensajes de orientación o advertencia sobre los procesos que

están siendo ejecutados, así como el estado de algunas teclas, como por ejemplo, si la
tecla Bloq Num está activada o desactivada, etc.

Estos, entre otros, son los elementos más importantes dentro de una hoja de Excel.
Cabe señalar que, para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el Mouse o,

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, según se detalla en el

siguiente cuadro:

Tecla Función que realiza

Flecha a la derecha Desplaza una celda a la derecha
Flecha a la izquierda Desplaza una celda a la izquierda
Flecha arriba Desplaza una celda arriba
Flecha abajo Desplaza una celda hacia abajo
CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Ultima columna de la línea actual
Flecha a la izquierda
CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Primera columna de la línea actual
Flecha a la derecha
CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Ultima línea de la columna actual
Flecha a la abajo
CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Primera línea de la columna actual
Flecha a la arriba
RePag Desplaza una ventana hacia abajo
AvPAg Desplaza una ventana hacia arrib
ALT+RePag Desplaza una ventana hacia la izquierda
ALT+AvPag Desplaza una ventana hacia la derecha
CTRL+Retroceso Desplaza a la celda actual
CTRL+Inicio Ir a la celda A1
F5 Activa el cuadro de diálogo Ir A (Go to)...

Crear un nuevo documento.-

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Cuando se entra a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el

nombre de Libro 1 (Book 1), sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de Excel
está en blanco y sea necesario crear un libro, o, si se está trabajando en uno y se
quiere abrir otro. Para esto, basta con dar clic en el Menú Archivo (File) y
seleccionar Nuevo (New), o, simplemente, dar clic en el icono Nuevo (New) de la
barra de herramientas:

O bien, presionar la combinación de teclas Ctrl+U (Ctrl+N)

Abrir un documento existente.-

Cuando se inicia una sesión de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar con
un trabajo guardado previamente. Para esto, hay que utilizar la opción Abrir (Open)
del Menú Archivo (File), o dar clic en el icono Abrir (Open) de la barra de
herramientas:

O bien, presionar la combinación de teclas Ctrl+A (Ctrl+O)

Cualquiera de estas tres opciones abre el cuadro de diálogo correspondiente, el cual,

permite buscar el documento que se desea abrir. Se debe escribir de manera
obligatoria el nombre del archivo de Excel o seleccionarlo de la lista de archivos
disponibles. Si el libro no está en la lista puede buscar en otras carpetas e incluso en
otra unidad, simplemente presionando el Mouse en la flecha de la ventana Buscar en

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

(Look in). Por defecto, solo aparecen los archivos de Microsoft Excel, pero si se
desea buscar otro tipo de archivo presione el Mouse en la flecha de la ventana Tipo de
Archivo (Files of type). Si se selecciona un nombre, éste aparece en la ventana
Nombre del archivo (File name). En caso contrario, escribir el nombre y presionar el
botón Abrir (Open), con lo cual el libro de Excel aparecerá en la pantalla:

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Guardar un libro de cálculo.

Para grabar un libro de Excel, activar el Menú Archivo (File), opción Guardar
(Save), o también, presionar el icono Guardar (Save) de la barra de herramientas, que
tiene un disquete. O bien, presionar la combinación de teclas Ctrl+G (Ctrl+S)

Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el
que debe especificar la carpeta (Folder) (Directorio), en la que desea guardar el libro
o la unidad. Para ello, en la ventana Guardar en (Save in), se debe identificar el

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

nombre de la carpeta, o, presionando el Mouse en la flecha de esta ventana buscar en

la lista que se despliega:

En el recuadro Nombre del archivo (File name), escribir el nombre que quiere dar a
su libro. Clic en el botón Guardar (Save).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opción guardar,

el sistema sólo guarda la nueva versión del libro sin volver a solicitar el nombre.

Guardar el libro con otro nombre.

Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se han efectuado cambios que se desea

conservar aparte de lo anterior, simplemente hay que grabar este libro con otro
nombre.

Para guardar el libro con otro nombre, se debe seleccionar la opción Guardar como
(Save as)... del Menú Archivo (File), ubicar la carpeta en donde se quiere guardar,
dar el nombre de archivo (File name) y dar clic en el botón Guardar (Save).

Cerrar un libro

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Si se está trabajando en un libro y se desea salir de él, pero no se desea salir de Excel,
se debe seleccionar la opción Cerrar (Close) del Menú Archivo (File) o dar clic en el
botón marcado con una x en el extremo superior derecho del libro:

El sistema cierra el libro y, si era el último que estaba abierto, queda listo para abrir
uno nuevo o salir de Excel.

Otras opciones del menú Archivo

Dentro del Menú Archivo (File) de la Barra de Herramientas, se tienen otras

opciones que serán tratadas en profundidad más adelante; sin embargo, se indica
brevemente para que sirve cada una de ellas:

Opciones de Impresión

Una vez terminada la elaboración del libro, se puede imprimir el trabajo. Para ello,
Excel provee las herramientas necesarias para configurar la página de impresión,
establecer los márgenes y la orientación de las hojas. Incluso, es posible ver la forma
como saldrá impresa cada hoja antes de mandar a la impresora.

Una vez dadas estas características se está listo para ordenar imprimir y, al hacerlo,
especificar el tipo de impresora, la cantidad de copias y si se quiere imprimir toda una
página o parte de ella.

Para mayor información, ver el tema IMPRESIÓN DE TRABAJOS, en donde se

detallan esas opciones.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Opciones de Envío

Excel no sólo permite imprimir los trabajos, sino que también permite enviarlos a
otras personas por medio de las opciones de envío (Send to), mediante las cuales se
especifican las propiedades para que la información se transmita en forma apropiada.

Como se puede apreciar en el gráfico, se puede enviar el trabajo a un destinatario de

Correo Electrónico por medio de la opción Destinatario de Correo (Mail recipient),
distribuir el trabajo por medio de la opción Destinatario de distribución (Mail
recipient), o enviarlo a una carpeta de intercambio por medio de la opción Carpeta
de Exchange (Exchange folder).

También se pueden determinar las propiedades del documento, tales como, el tipo de
hoja, la ubicación, el tamaño, cuando fue creado, modificado y guardado.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Además, se puede especificar el título, el autor, el asunto, el responsable, la palabra

clave, entre otras características.

Menú Edición

Opciones de deshacer y repetir

Cuando se está elaborando una hoja de trabajo, sin darse cuenta se realizan acciones
que posiblemente borren o dañen los datos originales, pero no hay que preocuparse,
ya que Excel tiene las herramientas necesarias para restablecer la hoja de cálculo a las
condiciones que estaba antes de efectuar la última acción.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Todo se puede recuperar seleccionando la opción Deshacer (Undo) del Menú

Edición (Edit) o, presionando el botón Deshacer de la Barra de Herramientas o,
también, con la combinación de teclas Ctrl+Z.

Otras veces, se necesita repetir el mismo paso, lo que se logra seleccionando la opción
Repetir (Repeat) del Menú Edición (Edit) o, presionando el botón Repeterir de la
Barra de Herramientas o, también, con la combinación de teclas Ctrl+Y.

Opciones de manejo de celdas

Cuando se construye una hoja de trabajo, es necesario repetir el contenido de ciertas

celdas, quitar el contenido de algunas para ponerlo en otras. Antes de ejecutar
cualquiera de esas acciones, es necesario seleccionar el bloque de trabajo.

Opción Copiar (Copy) del Menú Edición (Edit) o, presionar el botón Copiar de la
Barra de Herramientas o, también, con la combinación de teclas Ctrl+C.

Del Menú Edición (Edit) o, presionar el botón Cortar (Cut) del Menú Herramientas
o, también con la combinación de teclas Ctrl+X.

Una vez que se ordena cortar o copiar el contenido de las celdas, es necesario pegarlo
en el lugar requerido. Para esto, se debe ubicar el cursor en esa celda y presionar la
opción Pegar (Paste) del Menú Edición (Edit) o, presionar el botón Pegar de la
Barra de Herramientas o, también con la combinación de teclas CTRL+V.

Existen varias formas de pegar el contenido de las celdas, mediante la opción Pegado
Especial (Paste Special) del Menú Edición (Edit). En la ventana de la izquierda, se
debe especificar qué es lo que se quiere pegar y en qué forma. Si se quiere que el

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

contenido esté ligado o encadenado a las celdas anteriores, hay que presionar la tecla
Pegar Vínculo (Paste link). Con esto, cualquier modificación que se haga en las
celdas originales, cambiará automáticamente en las celdas del pegado especial.

Opciones de manejo de contenido

Existen opciones de manejo de contenido, tales como:

Rellenar (Fill). Permite rellenar un rango de celdas con ciertos valores hacia arriba
(Up), hacia abajo (Down), hacia la izquierda (Left) o hacia la derecha (Right).

Borrar (Clear). Permite borrar el contenido de una celda o un rango de celdas.

Comentarios (Comments), el formato de las celdas (Formats) o todo (All).

Eliminar (Delete): Permite eliminar físicamente las filas o columnas seleccionadas,

mediante la opción Eliminar (Delete) del Menú de Edición(Edit).

Eliminar Hoja (Delete Sheet): Permite eliminar físicamente la hoja de trabajo actual,
seleccionando la opción Eliminar del Menú Edición.

Mover o Pegar Hoja (Move and Paste Sheet): Permite copiar una hoja de trabajo a
otro libro. En el cuadro de diálogo que aparece, se debe especificar el nombre del
libro al cual desea copiar.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Excel fue diseñado para facilitar el trabajo. Posee opciones que permiten realizar
ciertas tareas repetitivas, por ejemplo, si se desea poner en una columna o una fila
valores repetitivos, no es necesario escribirlos, ya que se pueden generar mediante las
opciones Deshacer (Undo) y rehacer (Redo).

Opciones de búsqueda

Excel permite buscar el contenido de una celda por medio de la opción Buscar
(Find) del Menú Edición (Edit), después de especificar en la ventana de búsqueda el
texto por el cual se desea ubicar a la celda.

Otra opción importante que Excel provee, es la opción Reemplazar (Replace) del
Menú de Edición (Edit), que además de buscar el contenido de una celda puede
reemplazarlo por otros valores. Se debe especificar el texto que se desea buscar y el
texto por el cual se desea reemplazar; si existe más texto idéntico en otras celdas se
puede reemplazarlos presionando el botón buscar siguiente (Find next).

Se puede ubicar en una celda en especial a través de la opción Ir a (Go to). Solo hay
que ingresar la dirección y Aceptar (Ok) y el cursor se ubicará en dicha celda.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Menú Ver (View)

A través del Menú Ver (View), Excel da la posibilidad de determinar la forma como
quiere visualizar la hoja de trabajo, las barras de herramientas que quiere tener
disponibles en la pantalla, determinar los encabezados y pies de página y el tamaño o
resolución con el que quiere mostrar la hoja:

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Menú Insertar (Insert)

Si así se requiere, se puede insertar un salto de página, una función o poner un

comentario a una celda.

Se pueden insertar imágenes prediseñadas de Excel o de algún archivo, incluso, se

pueden agregar imágenes que se bajen de Internet y que, previamente, fueron
guardadas en un archivo de gráfico.

Permite agregar celdas (cells), columnas (columns) o filas (rows) en la hoja de

trabajo (worksheet). Al insertar, las columnas y filas que tienen datos o fórmulas se
desplazan y, estas últimas, se reorganizan en función de las nuevas posiciones.
Permite, también, insertar nuevas hojas de trabajo hasta completar 256, si la memoria
RAM lo permite. Igualmente, permite ingresar un gráfico generado con datos de una
tabla.

Formas del cursor

Controlador de relleno

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la sección. Cuando se

señala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz negra para copiar el
contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos.

Controlador de selección

Pequeña cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha

seleccionado.

Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango a
seleccionar y arrastrar hasta la última celda.

El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre éstas una serie de

aplicaciones en conjunto como: cortar, pegar, copiar, dar formato a las celdas, etc.

Para realizar cualquiera de las aplicaciones antes mencionadas, clic derecho. La cruz
cambiará a un puntero, el cual, permitirá seleccionar la aplicación que se desee
realizar.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Otras formas de escoger la aplicación a realizar sobre las celdas seleccionadas son:

- utilizar los iconos de la barra de herramientas,

- o clic en el botón de control del menú Edición (Edit).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Controlador de movimiento

Pequeño puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango de celdas.

Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra celda o
celdas respectivamente.

Para realizar esta aplicación, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el
contenido de las celdas seleccionadas.

Desplazamiento a través de la hoja y el libro

Tipos de datos

En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles que
se puede utilizar para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro. La Figura -
muestra los controles de desplazamiento.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Se pueden utilizar los cuatro botones de desplazamiento de etiquetas de la esquina

inferior izquierda cuando el libro tiene más hojas de las que pueden presentarse
simultáneamente. Con los botones de desplazamiento de etiquetas se puede desplazar
a través de las etiquetas de la hoja del libro de trabajo, permitiendo así visualizar el
contenido del libro. Los dos botones de desplazamiento del centro desplazan las
etiquetas en la dirección indicada de hoja en hoja. Los botones más externos le sitúan
en la primera o la última etiqueta del libro. Para modificar el número de etiquetas
mostradas, se puede arrastrar el cuadro de división de etiquetas. Para restablecer la
visualización de etiquetas, basta con pulsar dos veces sobre el cuadro de división.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Página: 23
Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de división de

etiquetas no activan las hojas. Para poder activarlas se debe pulsar la etiqueta de la
hoja que se pretende activar, después de haber localizado la hoja, utilizando los
botones de desplazamiento de etiquetas, como se puede apreciar en la Figura

Cuando se pulsa una etiqueta, se activa la hoja correspondiente

También se puede utilizar el teclado para desplazarse de hoja en hoja dentro de un

libro de trabajo. Para pasar a la hoja anterior se puede pulsar las teclas Control-
RePág, y para situarse en la hoja siguiente, Control-AvPág.

Desplazamiento en la Hoja de Cálculo

Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas.
Cuando se selecciona una única celda, ésta se vuelve activa y su referencia aparece en
el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas
(Formula bar). Aunque en cada momento sólo puede estar activa una sola celda, a
menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas
denominados rangos. Se puede desplazar entre las celdas dentro de un rango
seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la selección del rango.

En este capítulo se describen las técnicas utilizadas con el ratón y el teclado para
seleccionar celdas y rangos.

Selección con el ratón

Para seleccionar una celda, se sitúa el puntero en ella y se pulsa el botón del ratón. El
selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se
visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cómo seleccionar un rango de
celdas.

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Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango.

Excel describe el rango usando las celdas ubicadas en las esquinas superior izquierda
e inferior derecha.

Extensión de una selección

En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se quiere
trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta técnica se
conoce como extender una selección. Por ejemplo, para extender la selección A1:C6
y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mayús y luego pulsar el
ratón sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango amplio, es mucho
más eficiente esta técnica que la de arrastrar el ratón a través de la selección completa.

Modos de teclado

El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se

activa uno de los modos correspondientes.

EXT Modo extender. Pulsar F8 para extender la selección activa utilizando el

teclado. Es la tecla equivalente a mantener pulsada la tecla Mayús y
seleccionar celda con el ratón.

AGR Modo Agregar. Pulsar Mayúsculas-F8 y se añade más celdas a la selección

activa utilizando el teclado. No es necesario que las celdas sean adyacentes.
Esta es la combinación de teclas equivalente a mantener pulsada la tecla
Control y seleccionar las celdas con el ratón.

NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisión, y fija el teclado numérico para
entrada de valores numéricos. Para desactivar este modo pulse la tecla BLOQ
NUM.

FIJO Modo Número fijo de decimales. Se puede añadir una coma decimal a los
datos numéricos en la posición que especifiquemos, dentro del cuadro de
edición Posición decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del
menú Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona
el casillero Número fijo de decimales (Fixed decimal).

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F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mayús para
extender una selección. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos:

1. Pulsar sobre la celda A1

2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado el

modo Extender.

3. Pulsar la celda G15.

4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo.

Selección Fuera de los bordes de la ventana

No se puede ver el libro de trabajo completo en la ventana. La parte de libro presente

en la pantalla depende del tamaño y resolución del monitor. Si se necesita seleccionar
un rango que está fuera de la ventana del libro de trabajo, simplemente se arrastra el
puntero del ratón más allá del borde de la ventana, o bien se utiliza la orden Zoom del
menú Ver (View). Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25, seguir estos
pasos:

1. Pulsar sobre la celda A15.

2. Arrastrar el puntero del ratón hasta la celda A25 (cuando el puntero

alcance la parte superior de la ventana, la hoja de cálculo comienza a
desplazarse).

3. Suelte el botón del ratón. La Figura muestra el resultado.

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Un modo alternativo de seleccionar el rango A15:A25, consiste en pulsar sobre la

celda A25 y arrastrar el puntero del ratón hacia la barra de título. Cuando se haya
alcanzado la celda A15, se suelta el botón del ratón.

También se puede arrastrar el puntero más allá de los bordes: izquierdo o derecho de
la ventana del libro de trabajo para traer columnas adicionales a la presentación, y así
realizar la selección.

Cuando se necesita seleccionar grandes rangos, la técnica de arrastrar puede llevar

bastante tiempo. Aquí se tiene una alternativa para la selección de A1:M45:

1. Pulse la celda A1.

2. Utilice las barras de desplazamiento para llevar la celda M45 a la

presentación.

3. Mantenga pulsada la tecla Mayús o pulse F8.

4. Pulse sobre la celda M45.

Para seleccionar rangos también se puede utilizar la orden Ir (Go to) a del menú
Edición (Edit). Para más información consulte la sección “Uso de la orden Ir a (Go
to)”, más adelante.

Al seleccionar se puede arrastrar el puntero más allá de los bordes de la ventana para
traer celdas adicionales a la presentación.

Selección de rangos con varias áreas

Los rangos con varias áreas (también se conocen como rangos no adyacentes o no
contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una única área rectangular. Para
seleccionar rangos múltiples con el ratón se utiliza la tecla Control, como se muestra
en la Figura.

También se puede utilizar el modo AGR para seleccionar rangos múltiples. Después
de seleccionar la primera área del rango, se pulsa Mayús-F8 para pasar al modo AGR.
Cuando aparece el indicador AGR a la derecha de la barra de estado, se arrastra sobre
las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o Mayús-F8 se desactivará el modo AGR.

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Selección con el teclado

También se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de
cálculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de dirección. Por
ejemplo, si la celda A1 está activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para
seleccionar la celda A2. Se pulsará la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar la
celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa.

Uso de Inicio y Fin

Las teclas Inicio y Fin resultan útiles para la selección y el desplazamiento. La tabla
que está a continuación muestra cómo utilizar estas teclas de forma individual o
conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de
cálculo.

Pulsar Para
Inicio Situarse en la primera celda de la fila activa.
Control-Inicio Situarse en la celda A1.
Control-Fin Situarse en la última celda de la última columna del área activa.
Fin Activa el modo Fin. Luego se deben utilizar las teclas de dirección
para desplazarse entre regiones de celdas.
Bloq Despl-Inicio Situarse en la primera celda de la ventana activa.
Bloq Despl-Fin Situarse en la última celda de la ventana activa.

Uso de Ir a (Go to)

Para desplazarse rápidamente y seleccionar una celda o rangos de celdas, se puede

seleccionar la orden Ir a (Go to) del menú Edición (Edit) (o se pulsa F5 o Ctrl+G),
luego se introduce la celda o la referencia del rango en el cuadro de edición
Referencia (Reference) y finalmente se pulsa Aceptar. También se puede utilizar la
orden Ir a (Go to) para ampliar una selección. Por ejemplo, para seleccionar A1:Z100
se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Go to), se teclea Z100 y, manteniendo
pulsada la tecla Mayús, se pulsa Intro.

Para situarse en otra hoja de cálculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona
Ir a (Go to) y se introduce el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de

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exclamación y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la

celda J10 de una hoja de cálculo llamada Hoja3, se teclea Hoja3!P10.

Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edición Referencia

(Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma se
puede retroceder fácilmente y alternar entre dos posiciones pulsando repetidamente
F5 y después Intro. Excel también mantiene las cuatro últimas posiciones desde las
cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del cuadro de diálogo Ir a (Go
to). También se puede utilizar esta lista para desplazarse entre estas posiciones dentro
de la hoja de cálculo. La Figura muestra el cuadro de diálogo Ir a con las cuatro
últimas posiciones utilizadas.

Cómo extender una selección

Igual que cuando se utiliza el ratón, se puede extender una selección desde el teclado
usando las teclas Mayús o F8 (no se puede extender una selección con la tecla
Tabulador).

Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mayús, siga estos pasos:

1. Seleccionar la celda A1.

2. Mantener pulsada la tecla Mayús, pulse la tecla de dirección hacia la derecha

dos veces y seguidamente pulsar la tecla de dirección hacia abajo cinco veces.

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La pantalla tendrá el mismo aspecto que la mostrada anteriormente en la Figura.

Ahora puede seleccionar el rango A1:C12 utilizando F8, siguiendo estos pasos:

1. Seleccionar A1.

2. Pulsar F8 para activar el modo Extender (aparecerá el indicador EXT en la

barra de estado).

3. Pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos veces y la tecla de dirección

hacia abajo 11 veces.

4. Pulsar F8 de nuevo para desactivar el modo Extender.

Para extender una selección más allá de los márgenes de la ventana, se utilizan las
teclas Mayús y de dirección. Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C40, siga
estos pasos:

1. Seleccionar la celda A1.

2. Mantener pulsada Mayús y pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos

veces.

3. Continuar pulsando la tecla Mayús y pulsar AvPág dos veces.

4. Continuar pulsando Mayús y utilizar las teclas de dirección para desplazar la

selección hacia arriba o hacia abajo hasta que la celda C40 esté incluida en la
selección.

Selección de rangos múltiples

Para seleccionar rangos múltiples se utiliza el modo Agregar. Por ejemplo, si se desea
añadir el rango C7:E10 al rango A1:B6 previamente seleccionado, se deben seguir los
siguientes pasos:

1. Con el rango A1:B6 seleccionado pulsar Mayús-F8 para activar el modo

Agregar.

2. Utilizar las teclas de selección para seleccionar la celda C7.

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3. Para seleccionar el rango C7:E10, mantener pulsada la tecla Mayús o pulsar la

tecla F8 y utilizar las teclas de dirección.

Selección de columnas y filas

Se puede seleccionar una columna completa eligiendo una celda de la columna y

pulsando Control-Barra espaciadora. Para seleccionar una fila completa utilizando el
teclado, se selecciona una celda en la fila y se pulsa Mayús-Barra espaciadora.

Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, se resalta un rango que
incluya celdas de cada una de las columnas o filas, y entonces se pulsa Control-Barra
espaciadora o Mayús-Barra espaciadora. Por ejemplo, para seleccionar las columnas
B, C y D, se selecciona B4:D4 o cualquier rango que incluya celdas en estas tres
columnas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora.

Tipos de Datos

Microsoft Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda:
constantes y fórmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categorías: valores
numéricos, valores de tipo texto (también llamados rótulos o cadenas de caracteres) y
valores de fecha y hora.

Excel también reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores

lógicos y valores de error.

Valores simples numéricos y de texto

Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y ciertos
caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga otro
carácter cualquiera será un valor de texto. La siguiente tabla lista algunos ejemplos de
valores numéricos y de texto.

Valores numéricos Valores de texto

123 Ventas
345678 Hola
$9999,99 Un rótulo

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Valores numéricos Valores de texto

1% Calle Mayor 123
1,23E+12 No. 324

Introducción de valores numéricos

Para introducir valores de tipo numérico, se selecciona la celda y se introduce el

número. Al ir introduciendo, el número aparece en la barra de fórmula y en la celda
activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de fórmula se denomina
punto de inserción.

Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el formato
de números General. El formato General muestra los números en la forma más exacta
posible, utilizando el formato de número entero (123), el formato de fracción decimal
(1,23) o, si el número es más largo que el ancho de la celda, notaciones científicas
(1,23E+12).

Cuando se vea #### quiere decir que el número es demasiado largo para aparecer en
una celda. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el
número, éste aparecerá en la celda.

Una forma fácil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste perfecto
es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.

Cómo aceptar los datos

Cuando se termina de introducir el valor, se debe aceptar el dato para almacenarlo

permanentemente en la celda. La forma más simple de aceptarlo es pulsando la tecla
Intro después de haber tecleado el valor. El punto de inserción desaparece de la barra
de fórmula y Excel almacena el dato en la celda.

Si se pulsa Tabulador, Mayús-Tabulador, Intro, Mayús-Intro o una tecla de dirección

después de introducir el dato, Excel acepta el dato y activa una celda adyacente.

Al comenzar a escribir una entrada, la barra de fórmulas presenta varios botones: el

botón Cancelar (Cancel), el botón Introducir (Enter) y el botón Modificar función
(Inser function). Si la entrada comienza con un signo igual (=), un signo más (+) o

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un signo menos (-), también, se presenta una lista desplegable con las funciones
usadas con mayor frecuencia, mostrada en la Figura

Se puede aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botón Introducir, o

cancelar el dato pulsando el botón Cancelar, dentro de la barra de Fórmulas.

Caracteres especiales

Hay varios caracteres que tienen un significado especial en Excel. A continuación

una lista con el comportamiento de los caracteres especiales:

• Si se comienza una entrada numérica con un signo más (+). Excel borra el
signo más.

• Si se comienza una entrada numérica con el signo menos (-). Excel interpreta
el dato como un número negativo y mantiene el signo.

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• Excel interpreta el carácter E o e como notación científica. Por ejemplo, Excel

interpreta 1E6 como 1.000.000 (1 por 10 elevado a 6).

• Excel interpreta constantes numéricas encerradas en paréntesis como números

negativos, lo cual es típico en contabilidad. Por ejemplo, Excel interpreta (100)
como –100.

• Se puede utilizar comas decimales como normalmente se hace. También se

puede utilizar puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc.
Cuando se introduce números que incluyen puntos como separadores, el
número aparece con puntos en la celda, pero éstos no aparecen en la barra de
fórmula. Por ejemplo, al teclear 1.234,56, la barra de fórmulas visualiza
1234,56. No obstante, la celda visualiza el número con el punto en el lugar
correcto, si se ha utilizado uno de los formatos numéricos predefinidos de
Excel.

• Si se empieza un dato de entrada con S/., Excel asigna un formato Moneda a la

celda. Por ejemplo al teclear S/. 123456, Excel visualiza S/. 123.456 en la
celda, y en la barra de fórmulas visualiza 1234546. En este caso, Excel añade
el punto a la visualización de la hoja de cálculo, ya que es parte del formato
Moneda de Excel.

• Si se finaliza un dato numérico con un signo de tanto por ciento (%), Excel
asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%,
Excel visualiza 53% en la barra de fórmula y asigna un formato de porcentaje a
la celda, que visualiza 53%.

• Si se utiliza la barra inclinada (/) en un dato de entrada y la cadena de

caracteres no puede ser interpretada como una fecha, Excel interpreta el
número como una fracción. Por ejemplo, al teclear 12 5/8, Excel visualiza
12,625 en la barra de fórmula y asigna un formato de fracción de celda. La
celda visualiza 12 5/8.

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Valores presentados frente a valores subyacentes

Aunque se puede escribir más de 16.000 caracteres en una celda, un dato de entrada
numérico de una celda puede contener un máximo de 15 dígitos. Si se introduce un
número que sea demasiado grande para aparecer en una celda, Excel lo convierte a
notación científica. Excel ajusta la precisión de la notación científica para visualizar el
dato en una celda, tal como se muestra en la Figura. Sin embargo, si se introduce un
número demasiado grande o demasiado pequeño, Excel también lo visualiza en la
barra de fórmula utilizando la notación científica con un máximo de 15 dígitos de
precisión.

Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentados; los valores
almacenados en celdas y los que aparecen en la barra de fórmula se denominan
valores subyacentes. El número de dígitos que aparecen en una celda depende del
ancho de la columna. Si se reduce el ancho de la columna que contiene un dato de
entrada grande, Excel podría visualizar el valor redondeado del número o una cadena
de signos #, dependiendo del formato de visualización que se esté utilizando.

El número 1234567890123 es demasiado grande para caber en la celda A1, y por

tanto Excel lo visualiza en notación científica.

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Introducción de valores de texto

Introducir texto es similar a introducir valores numéricos. Para introducir texto en

una celda, se selecciona una celda, se teclea el texto y se pulsa Intro o el botón
Introducir. Para cancelar una entrada, se pulsa la tecla Esc o el botón Cancelar. Un
texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinación de números y
caracteres. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzcan en una celda que
Excel no interprete como número, fórmula, fecha, hora, valor lógico o valor de error
se interpretará como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la
izquierda de la celda.

Introducción de textos largos

Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel
permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se
almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que está a la derecha de la
celda original, la parte del texto de la celda original aparece truncada, como se
muestra en la Figura.

Cuando la celda situada a la derecha de un texto de gran tamaño contiene un dato de

entrada, el texto no puede ocupar esa celda y aparece truncado.

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Introducción de Fechas y Horas

Aunque es posible mostrar las fechas y horas bajo varios formatos estándar, Excel
almacena todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones
decimales. Dado que las fechas y horas son consideradas números, se pueden sumar,
restar y añadir a otros cálculos. Para ver una fecha o una hora con formato de número
de serie o de fracción decimal, se tiene que cambiar el formato de celda a General.
Cuando se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de celda
cambia automáticamente del formato General al formato de fecha o de hora adecuado.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir fechas u horas:

• Excel hace caso omiso de las mayúsculas.

• Si se desea mostrar una hora utilizando el formato de 12 horas, escriba a.m. o

p.m.; por ejemplo: 4:00 p.m. También se puede escribir “a” o “p”; se deberá
incluir un espacio entre la hora y la letra. Si no escribe a.m. o p.m., Excel
automáticamente muestra la hora con el formato de 24 horas; por ejemplo:
16:00.

• Se puede escribir la fecha y la hora en la misma celda, si se las separa por un

espacio.

• Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guión (-).

También se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados. Si se utilizan

formatos de número personalizados, Excel le permite introducir horas pasadas las 24,
y minutos o segundos pasados los 60.

Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas

Teniendo claro los conceptos de celdas y rangos, se estudia el copiado, movimiento

(corte) y borrado de Rangos.

• Una celda es el rango mínimo de una hoja de cálculo.

• Una hoja completa representa un rango máximo.

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• El tamaño del rango se define de acuerdo a la necesidad del trabajo.

• Las dos primeras operaciones (copiado y movimiento) se encuentran vinculadas a

la acción de pegado.

• Al accionar copiado y mover (cortar), queda grabado en el visor de portapapeles.

• Podrá pegar en otro lugar el rango seleccionado.

• Borrado de rangos, eliminará el contenido de todo el Rango.

Copiar y pegar rangos

Para definir un rango de copia, marque el rango, que puede ser una celda, un grupo de
celdas o toda la hoja.

El contenido del rango puede ser: caracteres alfanuméricos, gráficos, dibujos, etc..

En el Menú Edición (Edit), opción Copiar (Copy), o también la combinación de

teclas CTRL+C, o clic sobre el botón Copiar de la barra de Herramientas Estándar,
después de lo cual el rango queda marcado por una línea intermitente en su borde
exterior en movimiento.

Copiar (Copy) (botón de barra de herramientas estándar).

Pegar (Paste) (botón de la barra de herramientas estándar)

Barra de herramientas Estándar.

Selección de Rangos

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Como se puede ver el rango se encuentra seleccionado en el gráfico anterior (B2:D8)

A continuación se procede a dar un ejemplo de copiado y pegado de un rango

seleccionado. En la columna B, el rango de celdas B3:B7.

Seleccionado el rango de Copia, por cualquiera de los sistemas indicados:

• De la barra de Menús: Edición (Edit)-------Copiar (Copy)

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Edición Pegar

• Teclas de la Barra de Herramientas Estándar

• Utilizando el menú contextual

• Utilizando la combinación de teclas Ctrl+C, para Copiar y Ctrl+V para

Pegar.

Proceder al pegado, para lo cual se define la celda de inicio de posición y como la

orden copia guardó en el visor de portapapeles la imagen, se procede exclusivamente
al pegado. Pegado que se repetirá tantas veces se requiera manteniendo la última
indicación de copiado. Ejemplo a continuación.

Se ha procedido a la copia de los contenidos del rango seleccionado a la posición

D5:D9. Una vez terminada la operación de copiado y pegado, continuará activada
(borde intermitente en el rango seleccionado), indicación que permite repetir el
pegado en cualquier otro sector. Para desactivar esta orden proceda a hacer clic en
cualquier sector de la hoja.

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Movimiento - Cortar

El desplazamiento de un rango se lo realiza con el mismo procedimiento que el de

copiar con la única diferencia que la orden es Cortar (Cut).

Cortar (Cut) (botón de barra de herramientas Estándar)

Pegar (Paste) (botón de barra de herramientas Estándar)

Por cualquiera de los sistemas indicados para copiar, realizamos el movimiento del
rango de información a mover (Move).

Procedimiento:

• Seleccionar el rango

• Del menú Edición (Edit) seleccionar la orden Cortar (Cut) o clic en el

botón cortar (Cut).

• Colocarse en la primera celda donde se desea mover la información

• Del menú Edición (Edit) seleccionar la orden Pegar (Paste) o clic en el

botón Pegar (Paste).

También se puede realizar esta operación con el manejo de las teclas Ctrl+X (cortar)
(Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste).

Selección del rango a Mover (cortar).

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Rango A3:A5

Mover (cortar) (Cut) y Pegar (Paste) a partir de B1 el rango seleccionado.

Se ha concluido el desplazamiento y se ha desactivado la orden.

Borrado - Eliminación

Es la eliminación del contenido de un rango, por lo cual se puede suprimir Notas,

Contenido, Formatos, o Todo.

Procedimiento:

• Selección del Rango a Eliminar, Suprimir, Borrar.

• Varias alternativas como Borrar:

• Presionar tecla Del, Delete, Supr.

• Menú Edición (Edit)

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Seleccione el rango a Borrar (borde intermitente), C9:C11.

Elegir de cualquiera de los sistemas el Borrado del rango determinado.

El resultado es el borrado del contenido del rango, como a continuación se ilustra.

Se recomienda efectuar ejercicios aplicando teclas rápidas.

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Inserción, eliminación de filas y columnas

La inserción y la eliminación tanto de filas como de columnas en una hoja electrónica

se las realiza muy a menudo. Excel proporciona varias herramientas tanto para
aumentar, como para quitar o eliminar columnas o filas. Este proceso es sencillo y
muy útil, como a continuación se indica.

Insertar filas

Es el proceso de aumentar filas, en cualquier parte de la hoja de cálculo, y se la realiza

de la siguiente forma:

¾ Colocar en la posición donde quiere insertar una o varias filas. En el ejemplo, se

insertará a continuación de la fila 2 (MARTES), una fila. Es importante la
selección de LA FILA.

¾ En el menú INSERTAR (Insert), seleccionar Filas (Rows)

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¾ Y automáticamente se ha insertado una fila en toda la hoja de cálculo.

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También se pudo haber utilizado la combinación de teclas Alt+I y luego F ( R ), o

también el menú contextual.

Esto se pudo realizar utilizando el menú contextual, con el cuadro de diálogo que
aparece por la ubicación del cursor (celda B3). El resultado de esta operación es el
mismo que se efectuó por el otro método.

Es importante tomar en cuenta que al insertarse la fila/filas nuevas se ubicaron en la

parte superior.

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¾ Para insertar más de una fila, hay que seleccionarlas por cualquier sistema y seguir
el mismo procedimiento.

Eliminación de filas

Se refiere a quitar filas (eliminar). El procedimiento es similar al estudiado en el tema

anterior, con la diferencia que se elimina la o las filas seleccionadas:

¾ Seleccionar dos filas (2 y 3).

¾ Menú Edición (Edit), opción Eliminar (Delete), y se eliminan las dos filas o, con
combinación de las teclas Alt+E y a continuación se hace la misma operación.

¾ Resultado

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Insertar columnas

Consiste en incluir, insertar una o varias columnas en cualquier sitio de la hoja de

cálculo. El procedimiento es similar al empleado para filas, con la diferencia que
ahora se selecciona COLUMNA/COLUMNAS (Columns).

Para indicar su procedimiento, se ilustra con un ejemplo a continuación:

Se inserta una columna delante de la columna A. Esto significa que se ubica en A y

delante se creará una columna vacía, en blanco.

¾ Colóquese en la posición determinada para la inserción de la columna. En nuestro

ejemplo seleccione la columna A.

Escoja del menú Insertar (Insert), la orden columnas (Columns).

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¾ Sé ha conseguido el objetivo (incluir una columna en el lugar seleccionado).

¾ Se puede también utilizar la combinación de teclas, Alt+I y C o el Menú

Contextual.

¾ Para más de una columna, se seleccionan las columnas requeridas y se repite todo
el procedimiento como para una columna.

¾ El menú contextual presenta la ventana, donde se escoge insertar.

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¾ Del cuadro de diálogo se escoge insertar columnas y se obtiene el mismo resultado

que por el otro procedimiento.

Eliminación de columnas

Suprime una o varias columnas de acuerdo a la selección realizada. Su diferenciación

consiste en la selección. El método es muy similar a la eliminación de filas, con la
variación que se escoge la de columnas para la presente ilustración.

¾ Seleccionar la o las columnas a eliminar. Pueden ser secuenciales o alternadas

para lo cuál se utilizará la combinación de teclas de selección alternada (CTRL) y
selección, o secuencial.

¾ En el ejemplo se eliminará las columnas B y D.

¾ Del menú Edición (Edit), seleccionar la orden Eliminar (Delete).

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¾ Se eliminó y se procedió a la reagrupación como se muestra en el gráfico anterior

quedando las columnas A y B.

Cambio de ancho y alto de columnas y filas

Cambiando al ancho de columnas

Para cambiar el ancho de una columna, arrastrar el borde situado a la derecha del
título de la columna hasta obtener el ancho deseado.

Cambiar el alto de la fila

Para cambiar el alto de una columna, arrastrar el borde inferior del título de la fila
hasta que tenga el alto deseado.

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Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminado

1. Clic en el menú Formato (Format). Elegir Columna o fila (Column o Row).

2. A continuación, clic en Ancho estándar (Standard width).

Formato de celda

Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien,
para que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más
atractiva.

Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de cálculo antes o después de

ingresar los datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego
asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el
formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango
estará en negrita al introducirlo.

Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la
misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de
manera independiente de los datos que contienen las celdas.

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Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las
celdas y en las líneas de división de la hoja. Sin formato, una hoja de cálculo llena de
datos podría parecer un mar de datos sin sentido. Para hacer que la información
importante destaque, se puede modificar la apariencia de los números y del texto
dándoles formato con negrita y cursiva, o añadiendo signos de moneda y comas. Se
puede seleccionar nuevas fuentes y tamaños de fuentes, ajustar la alineación de los
datos dentro de las celdas y agregar colores, diseños, bordes e imágenes. Utilizar con
prudencia estos elementos de formato ayuda a reforzar la imagen de una empresa o
del estilo personal.

Asignación y Eliminación de Formatos

La orden Celdas (Cells) del menú de Formato (Format) controla la mayoría de los
formatos que se aplican a las celdas de las hojas de cálculo. Formatear es fácil: Basta
con seleccionar la celda o el rango y elegir las órdenes apropiadas del menú Formato
(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato numérico a las celdas B4:F10, se
deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas B4:F10.

2. Desde el menú Formato (Format), seleccionar Celdas (Cells).

3. Pulsar la ficha Número (Number), si no está activa.

4. Desde el cuadro de lista Categoría (Category), seleccionar Moneda

(Currency).

5. Introducir un 2 en el recuadro Posiciones decimales (Decimal places).

6. Pulsar Aceptar (Ok) para volver a la hoja de cálculo

Como se puede observar en la Figura, Microsoft Excel modifica los números de las
celdas seleccionadas visualizando los valores en formato monetario (se puede
incrementar el ancho de las columnas para observar los valores en formato
monetario).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Una celda formateada permanece así hasta que se aplique un nuevo formato o se borre
el que posee. Cuando se sobrescribe o se edita un dato de entrada, no se necesita
volver a formatear la celda.

En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisión. En el Libro2 a hoja
de cálculo formateada es más fácil de leer.

Formateo con barra de herramientas

La Figura muestra la barra de herramientas Estándar, que contiene el botón Copiar

formato. Este botón permite copiar formatos desde celdas seleccionadas a otras
celdas y hojas de cálculo en el libro de trabajo activo e incluso en otros libros de
trabajo.

Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones:

1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos.

Página: 57
Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

2. Pulsar el botón Copiar Formato (Format Painter) (junto al puntero aparecerá

un pequeño icono en forma de brocha).

3. Seleccionar la celda o celdas donde desea copiar los formatos.

Botón para copiar el formato de una celda a otra.

Si se copian formatos desde un rango de celdas y después se selecciona una única

celda para pegar, Copiar formato pega el rango de formatos completo desde la celda
seleccionada hacia abajo y hacia la derecha. Sin embargo, si se selecciona un rango
de celdas cuando se pega formatos, Copiar formato sigue la forma del rango copiado.
Si el rango que se desea formatear tiene una forma diferente a la del rango copiado, el
patrón es repetido o truncado, según sea necesario.

Como se puede apreciar en la Figura, Excel también ofrece la barra de herramientas

Formato que, como su nombre indica, sirve específicamente para formatear.

La barra de herramientas Formato.

Para aplicar un formato con un botón de la barra de herramientas, se selecciona una

celda o rango y después se pulsa el botón con el ratón. Para eliminar el formato, se
pulsa el botón nuevamente.

Uso de Autoformato

Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Autoformato (Autoformat) del

menú Formato (Format). Los formatos automáticos de Excel son combinaciones
predefinidas de formatos: numéricos, fuentes, de alineación, de bordes, de diseños, de
anchura de columnas y de altura de filas.

La orden Autoformato utiliza las fórmulas y rótulos de texto existentes para la

determinación de los formatos a aplicar. Se pueden usar otras órdenes de formato,
después de utilizar Autoformato, para ajustar la presentación completa. En caso de no

Página: 58
Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

estar de acuerdo con el resultado obtenido, se puede seleccionar Deshacer

Autoformato (Undo) desde el menú Edición (Edit), y después tratar de añadir
columnas o filas en blanco para desplazar las áreas que no se desea que modifique
Autoformato. También se puede seleccionar únicamente las regiones de la hoja de
cálculo sobre las que se desea que Autoformato tenga efecto.

Para utilizar la orden Autoformato, se tienen que seguir estos pasos:

1. Ingresar datos en la hoja de cálculo.

2. Especificar la región activa seleccionando cualquier celda del grupo de celdas

que desea formatear (la región activa es el bloque continuo de celdas que
contiene la celda activa y está limitado por columnas en blanco, filas en blanco
o los bordes de la hoja de cálculo. Autoformato determina automáticamente la
región activa y la selecciona). Alternativamente, puede seleccionar el rango de
celdas que desea formatear.

3. Desde el menú formato (Format), seleccionar la orden Autoformato

(Autoformat). La selección de celdas se expande para incluir los datos de la
región activa, y aparece un cuadro de diálogo como el mostrado en la Figura.

4. En el cuadro de diálogo Autoformato (Autoformat), pulsar Opciones (options)

para la visualización de la sección Formatos a aplicar (Formats to apply) (si se
pulsa una opción para anular un tipo de formato, el casillero Muestra se cambia
para reflejar esto).

5. Seleccionar un formato desde la lista Formato de tabla y después pulsar

Aceptar (Ok).

6. Seleccionar una celda fuera de la tabla para anular la selección de la región

activa y observar los efectos de sus cambios.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

El cuadro de diálogo Autoformato ofrece una selección de formatos predefinidos que

se pueden aplicar a los datos de la hoja de cálculo.

Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de

celdas

Para cambiar el formato de números de una celda a otro formato de números

predeterminado, se tiene que elegir la opción Celdas (Cells) del menú Formato

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

(Format), o bien, la opción Formato de celdas del menú contextual y luego

seleccionar la etiqueta Número.

Microsoft Excel viene con formatos de contabilidad con los símbolos de la moneda de
casi todos los países del mundo incorporados. Los formatos de contabilidad
mantienen el símbolo de la moneda a la izquierda de la celda, muestran los valores
negativos según como esté la Configuración Regional de Panel de Control, pueden
estar entre paréntesis, o el signo negativo a la izquierda o derecha del valor.

A continuación se podrá mirar cómo de una manera rápida y visual, tal como se puede
apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido.

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el número o los números a los que se
quiera dar el formato.

2. Hacer clic en el menú Formato (Format) y después en Celdas (Cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Número (Number).

4. Hacer clic para seleccionar una categoría (Category).

5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar.

6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecerá una vista previa de las selecciones.

7. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Cambiar estilos de las fuentes

Una fuente (Font) es una colección de caracteres alfanuméricos que comparten la

misma tipografía, o diseño, y que tienen características similares. La mayoría de las
fuentes están disponibles en una gran variedad de tamaños. El tamaño de cada
carácter de la fuente se mide en puntos (aproximadamente el 1/72 de una pulgada).
Se puede utilizar cualquiera de las fuentes que estén instaladas en la computadora,
pero la predeterminada es la Times New Roman de 10 puntos.

Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo

Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos a los que se quiere dar
formato con nueva fuente o tamaño de fuente.

2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).

4. Seleccionar la fuente (Font) que se quiera utilizar.

5. Seleccionar el estilo de fuente (Font Style).

6. Seleccionar el tamaño de fuente (Size) que se quiera.

7. Seleccionar cualquier otro efecto adicional (Effects).

8. Mirar la vista previa (Preview) de las selecciones que se hayan realizado.

9. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Cambiar la alineación utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos cuya alineación se quiera
modificar.

2. Hacer clic derecho y después hacer clic en Formato de celdas (Format celss).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment).

4. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Horizontal y seleccionar una

alineación.

5. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Vertical y seleccionar una alineación.

6. Seleccionar una orientación haciendo clic en uno de los puntos del mapa de
orientación (Orientation) o hacer clic en la flechas Grados que apuntan hacia
arriba o hacia abajo.

7. Si fuese necesario, hacer clic en una o más de las casillas de verificación de la

selección Control del texto (Text control).

8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Controlar el fluido de texto dentro de una celda

1. Seleccionar una celda o rango que contenga el texto que se quiera ajustar.

2. Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas
(Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment).

4. Hacer clic en una o más casillas de verificación de la sección Control del texto
(Text control).

¾ Ajustar texto (Wrap text), ajusta el texto a múltiples líneas dentro de la celda.

¾ Reducir hasta ajustar (Shrink to fit), reduce el tamaño de los caracteres para
que se ajusten dentro de la celda.

¾ Combinar celdas, combina las celdas (Merge cells) seleccionadas dentro de

una sola celda.

5. Hacer clic en Aceptar (Ok)

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el texto cuyo color se quiera

modificar.

2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).

4. Hacer clic en flecha de lista desplegable Color y después en el color que se quiera
utilizar.

5. Mirar la vista previa (Preview) de la selección.

6. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo Formato

de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera dar formato con un color de

relleno o trama.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Tramas (Patterns).

4. Hacer clic en el color que se quiera utilizar.

5. Hacer clic en la flecha de la lista desplegable Trama (Pattern) para visualizar las
tramas disponibles y después en la trama que se vaya a utilizar o en la otra paleta
de colores.

6. Mirar la selección en el cuadro Muestra (Sample).

7. Hacer clic en aceptar (Ok).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera aplicar bordes, o para seleccionar

toda la hoja de trabajo, hacer clic en el botón Seleccionar todo (Select all).

2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de
celdas (Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Bordes (Borders).

4. Seleccionar un tipo de línea de la lista Estilo (Style).

5. Si se desea un borde en la parte exterior de una celda o rango, o líneas dentro de

un rango de celdas, hacer clic en la opción Contorno o Interior (Outline o Inside).
Si lo que se quiere es quitar un borde, hacer clic en la opción Ninguno (None).

6. Para elegir las otras opciones de Borde disponibles, hacer clic en uno de los
botones de Borde (Border) o hacer clic, dentro del cuadro Borde, donde se quiera
que aparezca el borde.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y después en uno de los colores
para el borde que se haya seleccionado.

8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Fórmulas: Operadores y operandos

Teniendo claro como crear fórmulas, el tema de estudio de operadores nos permite
conocer los diferentes signos que estructuran las fórmulas.

Operadores

Los operadores que se utilizan en Excel son signos para estructurar determinadas
operaciones o fórmulas; sumar dos números, comparar elementos, etc.

Los operadores pueden clasificarse en cuatro grupos.

• Aritméticos

• De comparación

• Texto y

• Referencias

Aritméticos

Estos ejecutan operaciones matemáticas básicas con valores numéricos, como son las
sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos:

+ suma

- resta

* multiplicación

/ división

^ exponencial

% porcentaje

Suma

Ejemplo de suma, realizar la operación de B1+C1 y (2+3)

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Observar que se está sumando celdas y se antepone el signo = para identificar en

Excel el ingreso de una fórmula u operación.

Se va a realizar otra suma (2+3), pero ejecutando la operación en una misma celda
(B1).

Como se pudo observar, existen muchas formas de realizar operaciones o ingreso de

fórmulas para realizarlas, dependerá de la práctica y experiencia para efectuar
cálculos y fórmulas complejas.

Resta

Se continuará con ejemplos prácticos en la ilustración (FO).

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Restar contenido numérico de celdas: (B1-C1) o (5-2)

Es importante identificar con el signo = al inicio las operaciones o fórmulas.

La misma resta como otro ejemplo, pero realizada en una misma celda.

Multiplicación

Se ilustra con dos ejemplos de similar concepto que los anteriores.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

División

Ilustración con dos ejemplos.

Exponencial

Se indica su funcionamiento con dos ejemplos prácticos, sencillos y de fácil manejo y

comprensión.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Porcentual

Se ilustra con dos ejemplos.

Página: 77
Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

De comparación

Son aquellos que producen valores lógicos. Permiten inspeccionar dos valores y
llegar a una conclusión de su valor relativo VERDADERO (True) O FALSO (False).

Ejemplos prácticos de aplicación.

Mayor que (b3 > c3), la respuesta es un verdadero o falso, o cualquier otra aplicación
en función de la respuesta.

Menor que (b3<c3)

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Igualdad

Desigualdad

Como se puede apreciar en los ejemplos presentados su utilización es realmente fácil.

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Texto

Existe en la actualidad un solo operador de texto y es el Ampersand (&). Sirve para

unir dos o más valores de texto, funciones, etc.

Ejemplo de aplicación.

En el ejemplo anterior se presenta la unión de:

FABI & AN dando como resultado la palabra completa FABIAN.

MOTO&NIVELADORA MOTONIVELADORA

AEREO&PUERTO AEREOPUERTO.

De referencia

Son aquellos que representan rangos de celdas, como por ejemplo A2:C5

Ejemplo de aplicación

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Universidad tecnológica Equinoccial Introducción

Se aplicó Suma en el rango B3:B5.

Prioridad de los operadores

En la utilización de operadores en fórmulas complejas, sin separador de paréntesis,

existe en Excel una prioridad de ejecución en lo que se refiere a operadores y es la
siguiente:
Símbolo Operación
: Dos puntos
, Coma
Un espacio
- Negación
% Porcentaje
^ Exponente
*/ Multiplicación, División
+- Suma, Resta
& Unión de texto
=;< >; <=; >=,<> Comparación

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

Impresión

Impresión de una hoja de trabajo

Una vez que ha concluido la elaboración de la hoja de trabajo y hay la necesidad de

imprimirla, Excel provee las opciones para que especificar la forma como se desea la
impresión:

Configuración de página (Page setup)

Página de impresión (Page)

Dentro de la opción Configuración (Page setup) se puede especificar las

características de la página de impresión, la cual, puede hacerse de forma vertical
(Portrait) u horizontal (Landscape). Para seleccionar la opción, basta con presionar
el botón del ratón en el casillero que se encuentra al lado de cada opción. Puede
determinar, además, la escala de impresión (Scaling). Si desea que el área de
impresión sea más grande, aumentar la escala en el recuadro identificado con la
leyenda Ajustar al (Adjust to), si desea que la impresión se ajuste a una página o a un
cierto número de páginas, registrar el número de páginas en el recuadro identificado
con la leyenda Ajustar a (Fit to). Puede seleccionar el tipo de papel que va a utilizar,
la calidad de impresión y la numeración de las páginas.

Al especificar estos requerimientos, puede directamente mandar a imprimir, mirar

como saldrá la impresión sin mandar a la impresora o determinar más opciones. Para
ello, presionar un botón de los que se encuentran en el costado superior derecho del
cuadro de diálogo.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

Márgenes (margins)

Esta opción, dentro de la Configuración de la página (page setup), permite especificar

el tamaño de los márgenes que va ha tener la página de impresión, los valores que
especifique para los márgenes pueden estar dados en centímetros o puntos. Puede

Página: 83
Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

especificar el margen digitando el número o, simplemente, presionando las teclas que

se encuentran dentro de cada casillero de los márgenes.

Al momento que especifica los valores de cada uno de los márgenes detallados en el
gráfico siguientes, Excel muestra en la hoja que se encuentra en medio del cuadro de
dialogo, como saldrá el contenido de la hoja de acuerdo a los márgenes especificados.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

Encabezado y pie de página (header/footer)

Excel, dentro de la opción de configurar la página, da la opción de poder especificar

los encabezados y el pie de página que desea que salgan impresos en cada una de las
hojas. Si desea registrar el encabezado, presionar el botón Personalizar Encabezado
(Custom header), inmediatamente aparece el cuadro de diálogo en el cual se
muestran tres casilleros en los que debe registrar en texto que desea que salga como
encabezado; si desea que el texto salga al costado izquierdo de la hoja, utilizar el
recuadro izquierdo; si utiliza el recuadro del centro el texto, saldrá en el centro de la
hoja; si utiliza el recuadro de la derecha el texto, saldrá en el costado derecho de su
hoja de impresión. Se puede utilizar los tres, si así se quiere.

Del mismo modo, si desea especificar el pie de página, presionar el botón

Personalizar Pie de página (Custom footer), y enviar las mismas instrucciones que
para el encabezado. Una vez que se especifique el encabezado y el pie de página,
presionar la tecla Aceptar (Ok).

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

Hoja (Sheet)

Una de las características importantes dentro de la configuración de la página de

impresión es determinar las condiciones de la hoja de trabajo para la impresión. Se
debe especificar el área de impresión. Muchas veces. no se quiere mandar a imprimir
toda la hoja, sino una parte de ella. En el recuadro identificado como Area de
impresión (print area), escribir el rango de celdas a imprimir (Ej. A1:F40 imprime el
área comprendida ente la columna A hasta la F y entre las filas 1 y 40), si se desea
imprimir toda la hoja dejar en blanco este casillero.

Cuando imprime una hoja y ésta requiere de más de una página de impresión, los
títulos de las columnas sólo aparece en la primera hoja y no en las restantes. Si desea
que los títulos de las columnas o, el título en general de la hoja, aparezca en todas las
hojas en el recuadro identificado con el titulo Repetir filas en extremo superior (Rows
to repeat at top), digitar los números de las filas que va a repetir en cada página de
impresión.

Puede especificar, además, si se desea imprimir las líneas de división, si la impresión

desea solamente en blanco y negro, a pesar que la hoja tenga colores, la calidad de
impresión y el orden de impresión de las hojas.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

Área de impresión (Print area)

Establecer área de impresión

Antes de imprimir es recomendable que defina el área de la hoja de trabajo que se

desea imprimir. Puede darse el caso que no se desee imprimir toda su hoja de trabajo,
sino que, únicamente una parte de ella. En ese caso, puede utilizar la opción Area de

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

impresión (Print area) del menú Archivo (File), o presionar la tecla marcada con el
icono Área de impresión (Set area) de la Barra de Herramientas.

Antes de escoger cualquiera de las opciones, es necesario seleccionar el área que se

desea imprimir, definirla como bloque y luego realizar cualquiera de las acciones
anteriores.

Borrar área de impresión (Clear print area)

Una vez efectuada la impresión, es necesario restablecer el área de impresión, lo que

puede hacerse de dos formas:

- Seleccionando otra área para imprimir, siguiendo los pasos descritos

anteriormente, o

- Borrando la especificación del área de impresión por medio de la opción

Eliminar área de impresión (Clear print area), que se encuentra en la opción
Area de Impresión (Print area) del menú Archivo (File).

Vista preliminar

Una vez definida el área a imprimir y especificadas las condiciones para la

impresión, está listo para enviar su trabajo a la impresora, pero, sin embargo, Excel
da la posibilidad de revisar previamente como saldrá impreso el trabajo sin necesidad
de imprimirlo. Esto se puede lograr seleccionando la opción Vista preliminar
(preview) del menú Archivo (File), o simplemente presionando el botón Vista
preliminar que se encuentra en la barra de herramientas.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

Excel le muestra la hoja de trabajo como se describe en el gráfico, además, da ciertas

posibilidades como:

- El botón Siguiente (Next) permite ver la siguiente página ha imprimir

Página: 89
Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

- El botón Anterior (Previous) permite ver la página anterior a la actual

- El botón Zoom modifica el tamaño de la vista, aumentándolo o reduciéndolo

para ver toda la página de impresión

- El botón Configurar (Setup) permite configurar la página de impresión o

modificar las especificaciones de impresión dadas anteriormente

- El botón Márgenes (Margins) permite especificar los márgenes con los cuales
la página de impresión van a salir.

- El botón Salto de página (Page break), a partir de la posición en la que se

encuentre el cursor, crea una nueva página para la impresión.

- El botón Cerrar (Close), cierra la vista previa y vuelve el control a la hoja de

trabajo original.

Imprimir

Una vez que ya se comprobó como saldrá la impresión de la hoja de trabajo,

está listo para imprimir realmente el documento. Para ello, seleccionar la opción
Imprimir (Print) del menú Archivo (File), o simplemente, presionar la tecla
identificada con el icono Imprimir de la barra de herramientas o, también, presionar
las teclas CTRL+P.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Impresión

Cuando se selecciona la opción de impresión, aparece el cuadro de diálogo que se

muestra en la figura, en el que se debe especificar el tipo de impresora que se va ha
utilizar. En el recuadro Nombre (Name), especifique el nombre de la impresora o
seleccionar un nombre de las impresoras instaladas de la lista que aparece cuando
presiona la flecha del extremo derecho del recuadro.

Puede especificar las páginas que se desea imprimir, si no se desea imprimir todo el
documento. Se puede seleccionar ciertas páginas; para esto, seleccionar la opción
Páginas (pages) del cuadro de diálogo y en los recuadros Desde y Hasta (From to)
digitar los números de página que se desea imprimir.

Se puede, además, especificar el número de copias que se desea o definir si la

impresión la está realizando de la hoja activa o lo va hacer desde otra hoja.

Si ya está listo, presionar el botón Aceptar (Ok), pero antes asegurarse que la
impresora esté encendida y tenga el papel suficiente para realizar la impresión.

Si no se desea imprimir y se desea salir, presionar el botón Cancelar (Cancel), con lo

que vuelve el control a la hoja de trabajo original o simplemente presionar la tecla
ESC.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

Autorrellenado: números y texto

Arrastrando el controlador de relleno de una celda y soltando el botón del Mouse

(ratón). Se podrá: llenar en otras filas o columnas una serie de números o texto,
copiar en otras filas o columnas dichos datos.

Si la celda contiene un número, una fecha o una hora que Microsoft Excel puede
extender en serie, los valores se incrementarán en lugar de copiarse. Por ejemplo, si
la celda contiene "Enero", podrá rellenar rápidamente las demás celdas de una fila o
columna con "Febrero", "Marzo" y así sucesivamente.

SERIES

Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar
automáticamente varios tipos de series. Este recurso se denomina Autollenado,
mediante el cual, Excel comprueba el contenido de las celdas seleccionadas y,
dependiendo de ello, hace una copia literal del contenido o incrementa el valor en las
celdas siguientes.

Página: 92
Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

La segunda opción permite generar una serie de valores en un conjunto de celdas,

cuando se requiere crear una serie numérica para determinar la secuencia de
elementos de la hoja. Todo esto, puede hacerlo por medio de las opciones de
generación de series y autollenado.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

Rellenar

Esta opción de Excel permite autollenar un grupo de celdas con valores generales
colocados en la primera celda de la fila a rellenar. Para ilustrar de mejor manera el
funcionamiento de esta opción, suponga que desea generar una columna con los
meses del año, no es necesario escribir todos, simplemente escribir Enero en la
primera celda, luego colocar el ratón en el vértice inferior derecho de la celda en
donde el cursor toma la forma de un más (+) como se aprecia en la figura.

Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12,
suelte el botón del ratón y observe lo que ocurre.

Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del año,. Es importante observar que el
rellenado reconoce y hace la distinción entre letras mayúsculas y letras minúsculas,
repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las demás celdas.

Página: 94
 Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

La opción rellenar no solamente hace este tipo de trabajo, reconoce un número en

cualquier parte del texto y realiza un aumento progresivo de éste en el rango de celdas
especificado, como lo demuestra la Figura anterior.

No importa el texto que se especifique la opción rellenar coloca el texto de acuerdo a

lo que se especifique en el rango, Ver figura anterior.

Crear listas personalizadas

Excel posee una lista de series predefinidas, las cuales son utilizadas por la función
rellenar. Se puede incluir nuevas listas o series personales que a menudo se utilicen.
Para activar, cambiar o crear nuevas listas seleccionar la opción Herramientas (Tools)
de la Barra de menús y, dentro de ésta, Opciones (Options): aparece el cuadro de
diálogo del cual debe escoger la opción Listas Personalizadas (Custom lists).

Página: 95
Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

En el cuadro listas personalizadas (Custom lists), se puede observar las listas que ya
se encuentran incluidas, como los días de la semana y los meses del año.

Si desea crear una nueva lista, seleccionar el elemento NUEVA LISTA (New List), y
presionar el botón Agregar (Add). Al presionar el botón, el cursor aparece en el
cuadro Entradas de lista (List entries). Escribir aquí la nueva serie que se desea
incluir, separando cada elemento con una coma.

Página: 96
Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

Aceptar (Ok), cuando se haya terminado de escribir el último elemento, con lo que se
agrega la nueva lista. En el cuadro Listas Personalizadas aparece ya la nueva lista,
junto a las demás. A partir de ahora, ya se puede utilizar la nueva lista para rellenar
las celdas en su trabajo.

La función rellenar trabaja desde cualquiera de los elementos de la lista, si se

selecciona un número de celdas mayor al de los elementos de la lista, las celdas
sobrantes se rellenan con los valores restantes de la lista. Esto demuestra que la
función rellenar es una función cíclica.

Se puede también rellenar celdas con valores numéricos, lo que se conoce con el
nombre de Series.

Series de rellenado

Página: 97
Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

Al trabajar con números, la función Rellenado permite configurar una serie que será
creada por medio de la orden Edición (Edit) /Llenar (Fill)/Series (Series).

Esta opción opera tomando como base solamente una celda inicial y, aplicando en las
demás celdas, el resultado de la configuración realizada por el usuario. Para entender
mejor su funcionamiento, se puede desarrollar el siguiente ejemplo:

- En la celda A1 ingresar el número 5,

- Seleccionar el rango de A1 hasta A10,

- Activar menú Edición (Edit) / Llenar (Fill) / Series (Series)

- En el cuadro de diálogo, especificar el valor con el cual desea que se

incremente la serie (Step value)

- Indicar el límite y el valor máximo que debe alcanzar la serie (Stop value)

- Especificar si el llenado se lo hace en la fila o en la columna (Rows/Columns)

- Seleccionar el tipo de incremento (Lineal, geométrica, fecha o autorelleno)

(Type)

- Aceptar y ver lo que obtiene (Ok):

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Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

Mirar lo que sucede si al mismo valor ahora se le aplica el tipo de rellenado

Geométrico (Growth).

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Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado

Ahora observar lo que pasaría si la celda inicial contendría una fecha y en tipo de
rellenado escogiera Cronológica (Date).

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Universidad Tecnológica Equinoccial Uso de Direcciones Absolutas

Fórmulas: Uso de direcciones absolutas

Cuando se necesita copiar una fórmula, por defecto esta es relativa. Esto significa,
que al ser copiada, la fórmula mantiene la relación de casilleros, resultando en un
error.

Para solucionar este inconveniente, se debe modificar a la fórmula original, donde

algunas de sus partes deben ser referencias de manera absoluta.

Ubicación del Comando

Este comando se ejecuta al presionar la tecla F4 en la parte de la fórmula que nos

interesa modificar.

Pre - requisitos

Es necesario que exista un documento con las siguientes características:

• Listado de datos.

• Datos que interesa relacionar.

• Fórmula existente.

Proceso

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Universidad Tecnológica Equinoccial Uso de Direcciones Absolutas

Se ubica en la línea de comando, exactamente en la parte de la fórmula, y se presiona

F4. Luego, se hace clic con el ratón en el visto bueno de la barra de fórmulas o Enter.

Supongamos que en el ejercicio calculamos la fórmula del porcentaje de asistencias

del primer alumno, que es la asistencia del alumno dividido para la asistencia del
curso, en la celda F4 hacer =D4/H4.

Para calcular el porcentaje respectivo, del resto de alumnos, basta con copiar esta
fórmula, pero si intenta el resultado es erróneo.

Al copiar la fórmula para el segundo alumno, la referencia relativa de las asistencias

del alumno está correcta, pero la referencia de asistencias del curso esta en el casillero
H5. Si se observa en el casillero H5 está en blanco, y al ser dividido para en blanco se
entiende que es igual que 0 y aparece el error de este tipo.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Uso de Direcciones Absolutas

Una solución es hacer de una en una las fórmulas, con la correspondiente pérdida de
tiempo.

Otra solución es copiar las asistencias del curso para cada alumno el mismo dato, con
el uso ineficiente del sistema.

Entonces, lo correcto es transformar en absoluto la referencia de la fórmula solo a las

asistencias del curso. Luego, se copia de nuevo la fórmula para el resto de datos.

Opciones

Existen 3 formas de referencias absolutas de una fórmula:

1. Absoluto a toda la referencia. Ejemplo $D$4.

2. Solo la fila como referencia absoluta. Ejemplo D$4.

3. Solo la columna como referencia absoluta. Ejemplo $D4.

Ejercicios

Preparar una hoja con los requisitos dados:

1. Calcular el porcentaje de asistencias del primer alumno, hacer absoluto y copiar

esta fórmula para el resto del curso.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Uso de Direcciones Absolutas

2. Calcular en dólares, el precio de cada uno de algunos artículos que debe preparar
con precios en sucres. No olvidando utilizar las direcciones absolutas, como
corresponde.

Referencia a celdas en fórmulas

Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas están nombradas con letras de
la A a la IV, mientras que las filas están numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda
tiene una dirección o referencia que está formada por la columna y la fila. La
dirección o referencia de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de
fórmulas como se ve en la figura siguiente, en la que la celda activa es la AH5:

En la construcción de fórmulas, para referirse a una celda se debe usar la referencia de

la misma; por ejemplo:

=B7 *B8

Uso de rangos

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Universidad Tecnológica Equinoccial Uso de Direcciones Absolutas

Es común que en muchas fórmulas se haga referencia a un conjunto de celdas, en este

caso dicho conjunto se conoce como rango. El rango es el conjunto de celdas
comprendido entre dos celdas y se expresa por la referencia de las celdas separada por
dos puntos. Por ejemplo el rango de celdas A2:C5 hace referencia a las celdas
comprendidas entre la celda A2 y C5; en la siguiente figura se usa la función suma
para calcular la suma de todas las celdas de este rango:

Algunas funciones permiten especificar más de un rango como argumento, por

ejemplo la función suma como se muestra a continuación:

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Las referencias de las celdas o de los rangos en las fórmulas pueden ser escritas en
mayúsculas o minúsculas, Excel transforma a mayúsculas.

Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro

Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre
de la hoja seguido del caracter ! y la dirección de la celda:

También se puede sumar usando la función, así:

En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y
Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se a escrito la
fórmula =SIERRA!B12 + ‘Datos Costa’!B6.

En esta fórmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir
entre comillas simples como en el caso ‘Datos Costa’!B6.

Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben

escribirse los rangos a continuación de los nombres de las hojas como en el siguiente
ejemplo:

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La fórmula de la celda B3 de la hoja Resumen nacional es:

=SUMA(SIERRA!A7:C10;’Datos Costa’!B2:B4)

=SUM(SIERRA!A7:C10;’Datos Costa’!B2:B4)

En esta fórmula se está usando la función suma con dos argumentos, el primero hace
referencia al rango A7:C10 de la hoja SIERRA, mientras que el segundo se refiere al
rango B2:B4 de la hoja Datos Costa. El resultado de esta fórmula es la suma de los
valores de las celdas de los dos rangos.

Rangos en múltiples hojas

Cuando el usuario tiene varias hojas con el mismo tipo de datos, puede usar un rango
que haga referencia al mismo conjunto de celdas a través de las hojas. El siguiente
ejemplo muestra un libro con varias hojas y se necesita calcular la suma de los valores
de cada hoja:

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En la hoja TOTAL COSTA se calcularon los totales de cada año.

En la celda B4, la fórmula usada es:

=ESMERALDAS!E4 + MANABI!E4 + LOSRIOS!E4 + GUAYAS!E4 +

ELORO!E4

Esta fórmula suma todos los valores de las celdas E4 de las hojas comprendidas entre
la hoja ESMERALDAS y ELORO inclusive.

Referencia a celdas en otros libros

Cuando se necesita referirse a celdas que se encuentran en otros libros, es necesario

escribir la referencia completa de la celda, la cual incluye el nombre del libro entre
corchetes, la hoja y la referencia de la celda, como se muestra en el siguiente ejemplo,
para el cual se tienen tres libros, y se calculará una suma haciendo referencia a los
valores en los otros dos:

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La fórmula de la celda B4 es:

='[Total Costa.xls]Total Costa'!$B$4 + '[Total Sierra.xls]Total Sierra'!$B$4

En esta fórmula, los nombres de los libros aparecen entre corchetes y seguidos de los
nombres de las hojas.

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Funciones Matemáticas, Estadísticas, Lógicas, Texto

En Microsoft Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas
que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo
complejo de fórmulas.

Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan
operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y
que se genere uno o varios resultados.

Todas las funciones tienen un nombre que comienzan con el carácter = y requieren de
uno o varios argumentos (que se ingresan entre paréntesis) que pueden ser datos de
naturaleza diversa según el caso y/o la función.

Se puede ingresar una función de memoria en una celda, de la siguiente manera:

1. Clic en el menú Insertar (Insert),y luego función (Function) o utilizar el icono

para asistente de funciones que se encuentra en la barra de herramientas, y clic en
función (Function).

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2. Escoger la categoría de función (Or select a category) (Matemática y

trigonométrica y el nombre de la función (cos), y, clic en aceptar (OK).

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3. Ingresar el argumento requerido, en este caso el valor de un ángulo. Clic en

aceptar (Ok).

En la hoja de Excel es presentado el resultado.

A continuación se verán algunas de las funciones más utilizadas:

Funciones matemáticas

RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.

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SQRT(número)

REDONDEAR(número, num_de_decimales) Redondea a un número de

decimales especificado.

ROUND(número, num_de_decimales)

SUMA(número1, número2, ...) Suma de argumentos.

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SUM(número1, número2, ...)

SUMAR.SI(Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma) Suma las

celdas especificadas de acuerdo a una condición o criterio

SUMIF(Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma)

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PRODUCTO(número1, número2,…) Multiplicación de argumentos.

PRODUCT(número1, número2,….)

También se puede usar de la siguiente manera:

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POTENCIA(número, elevado) Retorna el resultado de un número elevado a una

potencia

POWER(número, elevado)

Ejemplo: Para obtener la raíz cúbica de un número será de la siguiente forma:

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ALEATORIO() Retorna un número aleatorio mayor igual a cero y menor que uno

RAND()

ALEATORIO.ENTRE(número inicial, número final) Retorna un número aleatorio

entre un número inicial y un número final ingresados.

RANDBETWEEN(número inicial, número final)

Ejemplo: Si queremos generar números aleatorios entre los valores 100 y 200,
usaremos la función de la siguiente forma:

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Funciones Estadísticas

MAX(número1, número2, ...) Devuelve el mayor número de la lista. Se usa la

misma función en lenguaje español y en lenguaje inglés.
MAX(número1, número2, ...)

También se puede usar la función de la siguiente forma:

MIN(número1, número2, ...) Devuelve el menor número de la lista. Se usa la

misma función en lenguaje español y en lenguaje inglés.

MIN(número1, número2, ...)

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También se puede usar la función de la siguiente forma:

PROMEDIO(número1, número2, ...) Devuelve el promedio de los

argumentos.

AVERAGE(número1, número2, ...)

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También se puede usar la función de la siguiente forma:

CONTAR(número1, número2, ….) Cuenta el número de celdas que contienen

números y números dentro de una lista de argumentos.

COUNT(número1, número2, ….)

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También se puede usar la función de la siguiente forma:

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CONTAR.SI(rango, criterio) Cuenta las celdas especificadas de acuerdo a una

condición o criterio

COUNTIF(rango, criterio)

CONTARA(valor1, valor2, …) Cuenta el número de celdas que no están vacías y

los valores que están dentro de una lista de argumentos.

COUNTA(valor1, valor2, …)

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MODA(número1, número2, …) Retorna el valor que se repite con mayor

frecuencia.

MODE(número1, número2, …)

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También se puede usar la función de la siguiente forma:

DESVEST(número1, número2, …) Devuelve la desviación estándar de una lista de

argumentos.

STDEV(número1, número2, …)

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También se puede usar la función de la siguiente forma:

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MEDIANA(número1, número2, …) Retorna la mediana de una lista de argumentos

ó el valor medio que se encuentra en una lista de argumentos.

MEDIAN(número1, número2, …)

También se puede usar la función de la siguiente forma:

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Funciones de Texto

&. Sirve para unir dos o más valores de texto.

Ejemplo.

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Funciones Lógicas

SI(expresión lógica;respuesta por verdad;respuesta por falso)

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

La función lógica permite escoger una alternativa de entre dos posibles.

El resultado de la expresión lógica es verdadero (true) o falso (false); en el caso de

que sea verdadero, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por verdad; en el
caso de que sea falso, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por falso.

En respuesta por verdad y en respuesta por falso puede indicarse:

y Texto encerrado entre comillas

y Constantes enteras o reales

y Asignación de celda indicando columna más fila

y Expresiones aritméticas utilizando constantes, celdas y operadores aritméticos.

Ejemplos:

Si celda A1 contiene: 15

Celda A2 contiene: 10

Y si en la celda A3 se escribe la función: =SI(A1 > A2; “Mayor A1”;”Menor A2”)

=IF(A1 > A2; “Mayor A1”;”Menor A2”)

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Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el texto Mayor A1

Pero si en la celda A3 se escribe la función:

=SI(A1 > A2;A1;A2)

=SI(A1 > A2;A1;A2)

Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el numero 15

Además si en la celda A3 se escribe la función:

=SI(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)

=IF(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)

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Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el valor 25 que es el resultado de

la suma de las celdas A1 más A2.

Y(condición1; condición2;….;condición n) Esta función es usada conjuntamente

con la función if, y nos sirve cuando tenemos dos o más condiciones que queremos
que se cumplan para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario
ejecutará por valor falso.

IF(AND(condición1; condición2;….;condición n); respuesta por verdad;

respuesta por falso)

Si celda G3 contiene un valor superior o igual a 21; Y

Si Celda H3 contiene un porcentaje superior o igual a 70%

Entonces:

Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumplen las dos condiciones, por
valor verdadero: Aprobará, por valor falso: Reposición.

La función se escribe de la siguiente manera:

=SI(Y(G3>=21;H3>=70%);”Aprueba”;”Reposición”)

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

=IF(AND(G3>=21;H3>=70%);”Aprueba”;”Reposición”)

Ejemplo:

O(condición1; condición2;….;condición n) Esta función es usada conjuntamente

con la función if, y nos sirve cuando tenemos dos o más condiciones y queremos que
una condición o más se cumpla (pero no todas) para que ejecute la respuesta por valor
verdadero, caso contrario ejecutará por valor falso.

IF(OR(condición1; condición2;….;condición n); respuesta por verdad; respuesta

por falso)

Si celda C3 es igual a “Informática”; ó

Si Celda D3 contiene el número 5

Entonces:

Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumple una de las dos condiciones
ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa.

La función se escribe de la siguiente manera:

=SI(O(C3=”Informática”;D3=5);”Participa”;”No participa”)

=IF(OR(C3=”Informática”;D3=5);”Participa”;”No participa”)

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Funciones de búsqueda y referencia

Hay varias funciones que “buscan” información almacenada en una lista o tabla, o
manipulan referencias.
La función COINCIDIR (MATCH)

COINCIDIR (MATCH) devolverá la posición del elemento de la lista que coincida

en mayor grado con un valor buscado. La función tiene los siguientes parámetros:

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)

El argumento valor_buscado (lookup_value) es el valor de la cadena a buscar, y la

matriz_buscada (lookup_array) es la matriz que contiene los valores con los cuales a
de comparar el valor_buscado.

Si en la celda E1 se introduce la fórmula

=COINCIDIR(10;A1:A4;0)

=MATCH(10;A1:A4;0)

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Si los valores que se tenga entre B3:B6 son, 10, 20, 30 y 40 respectivamente, el
resultado que se obtendrá en la celda B7 es 1 porque la celda en la primera posición
de matriz_buscada contiene un valor que coincide con el valor_buscado.

El argumento tipo_de_coincidencia (match_type) define las reglas para la búsqueda,

y debe ser 1, 0 ó –1. Si es 1 se omite. La función COINCIDIR (MATCH) buscará el
valor más grande del rango que sea menor o igual que el valor_buscado. La
matriz_buscada debe estar ordenada en forma ascendente.

Si el tipo_de_coincidencia es 0, la función COINCIDIR (MATCH) encuentra el

primer valor del rango que coincide exactamente con el valor_buscado. La
matriz_buscada no necesita estar ordenada.

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Si ningún elemento coincide exactamente con el valor_buscado, la función devuelve

#N/A.

Si el tipo_de_coincidencia es –1, COINCIDIR (MATCH) busca el valor más

pequeño del rango que sea mayor o igual que el valor_buscado. En este caso los
elementos de la lista deben estar ordenados en forma descendente.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

Si ningún elemento del rango es mayor o igual que el valor_buscado, la función

devolverá el valor de error #N/A.

La función BUSCARV (VLOOKUP)

Esta función busca información almacenada en tablas que se ha construido. Esta

función tiene los siguientes parámetros:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;

búsqueda_aproximada)

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VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

El argumento valor_buscado (lookup_value) es un valor a buscar en la tabla para

encontrar el primer indicador, matriz_buscar_en (table_array) es una matriz o
nombre de rango que define la tabla e indicador_columnas (col_index_num) designa
la columna de la tabla (el segundo indicador de la tabla) desde la cual seleccionará el
resultado. Como se compara el valor_buscado con la primera columna de datos para
determinar el primer indicador, se llamará a los datos de esa primera columna valores
de comparación. El argumento búsqueda_aproximada (range_lookup) es un valor
lógico que determina si la función busca una coincidencia exacta o aproximada con el
valor buscado. Utilizar FALSO (FALSE) en búsqueda_aproximada para una
coincidencia exacta con el valor_buscado.

Los valores de comparación pueden ser números o texto. En cualquier caso, deben
estar ordenados en forma ascendente. Además, ningún valor de comparación debe
utilizarse más de una vez en una tabla.

El argumento indicador_columnas (denominado a veces desplazamiento) proporciona

el segundo indicador de la tabla, y le indica a la función de búsqueda en qué columna
de la tabla debe buscar para obtener el resultado de la función. El argumento
indicador_columnas debe ser mayor o igual a 1 y nunca debe ser mayor que el
número de columnas de la tabla; es decir, si una tabla vertical tiene un ancho de tres
columnas, el indicador de columnas no puede ser mayor que 3. Si algún valor no
satisface esas reglas, la función devolverá un valor de error.

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La función BUSCARH (HLOOKUP)

Esta función es idéntica a la función BUSCARV, excepto que funciona con tablas
horizontales. Los parámetros son los siguientes:

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;búsqueda_aproxi
mada)

HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

El que una tabla se considere vertical u horizontal depende de donde se encuentren los
valores de comparación. Si se hallan en la columna del extremo izquierdo de la tabla,
la tabla es vertical; si están en la primera fila de la tabla, la tabla es horizontal.

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La función INDICE (INDEX)

Al igual que ELEGIR y BUSCAR, INDICE es una función de búsqueda. Tiene dos
formas.

La primera forma

La primera forma (o forma matricial) de la función INDICE funciona únicamente con

argumentos de matriz y devuelve los valores de los resultados, y no sus referencias de
celdas. Esta forma de función es

INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)

INDEX(array,row_num,column_num)

El resultado es el valor que se halla en la posición del argumento matriz (array)

indicado por los argumentos núm_fila (row_num) y núm_columna (column_num).

Por ejemplo, la fórmula

=INDICE(A2:C3;1;2)

=INDEX(A2:C3;1;2)

devuelve el valor 20, porque 20 es el valor de la celda que se encuentra en la segunda

columna de la primera fila.

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La segunda forma

La segunda forma (o forma de referencia) de INDICE (INDEX) devuelve una

dirección de celda, y es útil cuando desea realizar operaciones (como cambiar el
ancho de una celda), en lugar de hacerlo sobre su valor. Sin embargo, esta función
puede ser confusa porque si anidamos una función INDICE (INDEX) en otra
función, esa otra función podrá utilizar el valor de la celda cuya dirección es devuelta
por INDICE (INDEX). Más aún, la forma de referencia de INDICE (INDEX) no
visualiza su resultado como una dirección; visualiza el valor(es) de esa dirección. Lo
más importante que se debe recordar es que el resultado es realmente una dirección,
incluso aunque no lo parezca.

La función INDICE (INDEX) tiene dos ventajas: puede proporcionar como

argumentos de rango de búsqueda varias áreas no contiguas de la hoja, el cual en este
caso se denomina referencia; y puede devolver un rango (más de una celda) como
resultado. La forma de referencia de esta función es

INDICE(referencia;núm_fila;núm_columna;núm_área)

INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)

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El argumento referencia (reference) puede ser uno o más rangos, los cuales se
denominan áreas. Cada área tiene que ser rectangular y puede contener números,
texto o fórmulas. Si las áreas no son adyacentes, el argumento referencia debe estar
entre paréntesis.

Los argumentos núm_fila (row_num) y núm_columna (columns_num) deben ser

números positivos (o referencias a celdas que contengan números) que designen una
celda del argumento referencia. Si el argumento núm_fila es mayor que el número de
filas de la tabla, o si el argumento núm_columna es mayor que el número de
columnas, la función INDICE (INDEX) devolverá el valor de error #¡REF!

Si cada área de referencia consta únicamente de una fila, el argumento núm_fila será
opcional. De forma similar, el argumento núm_columna será opcional si cada área
consta de una sola columna. Si se introduce un 0 como argumentos núm_fila y
núm_columna, INDICE (INDEX) devolverá una referencia para toda la fila o
columna respectivamente.

El argumento núm_área (area_num) sólo es necesario si se incluye más de un área en

la referencia. Identifica en qué área de la referencia se van a utilizar los argumentos
núm_fila y nüm_columna. La primera área especificada en la referencia es designada
como área 1, la segunda como área 2, y así sucesivamente. Si se omite el argumento
núm_área, éste se tomará como 1. El argumento nüm_área siempre debe ser un
entero positivo. Si núm_área es menor que 1, la función devolverá el valor de error
#¡REF!

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Funciones de Información
TIPO (TYPE)

Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO (TYPE) cuando el comportamiento de otra

función dependa del tipo de valor de una celda especificada.

Sintaxis

TIPO(valor)

TYPE(value)

Valor: puede ser cualquier valor de Microsoft Excel, por ejemplo, un número, texto,
un valor lógico, etc.

Si valor es TIPO devolverá

Un número 1
Texto 2
Un valor lógico 4
Una fórmula 8
Un valor de error 16
Una matriz 64

Observaciones

TIPO es especialmente útil cuando se usan funciones que aceptan tipos de datos
diferentes; por ejemplo, las funciones ARGUMENTO e INTRODUCIR. Utilice
TIPO para conocer el tipo de dato devuelto por la función.

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Ejemplos

Si A1 contiene el texto "Méndez", entonces:

TIPO(A1) es igual a TIPO("Méndez"), que es igual a 2

TYPE(A1) es igual a TYPE("Méndez"), que es igual a 2

TIPO("Sr. "&A1)

TYPE("Sr. "&A1) es igual a 2

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TIPO(2+A1) es igual a TIPO(#¡VALOR!), que es igual a 16

TYPE(2+A1) es igual a TYPE(#¡VALOR!), que es igual a 16

TIPO({1;2\3;4}) TYPE({1;2\3;4}) es igual a 64

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ESERROR (ISERROR)

Verifica si un valor contiene un error. Valor puede hacer referencia a una celda, una
fórmula, o un nombre que se refiere a una celda, fórmula o valor, y retorna como
resultado verdadero o falso (True or False).

Sintaxis

ESERROR(valor)

ISERROR(value)

Ejemplo:

Usando las funciones correspondientes, necesitamos recuperar de la Nómina de

Empleados, la información de cada uno de los empleados; y; en caso de que se ingrese
un Apellido que no exista en la Nómina, debe aparecer un mensaje que señale el error.

Para resolver este ejercicio, nos ayudamos de las funciones Si (If), eserror (iserror),
buscarv (vlookup). Y la fórmula nos queda de la siguiente manera:

=SI(ESERROR(BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO));"Error, apellido no
registrado";BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO))

=IF(ISERROR(VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE));"Error, apellido no
registrado";VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE))

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Funciones Financieras
PAGO (PMT)

Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de

interés constante. Sintaxis

PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)

PMT(rate,nper,pv,fv,type)

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de interés del préstamo.

Nper es el número total de pagos del préstamo.

Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.

Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el
último pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).

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Tipo (type) es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período

Observaciones

El pago devuelto por la función PAGO (PMT) incluye el capital y el interés, pero no
incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los
préstamos.

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los
argumentos tasa (rate) y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años
con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para
el argumento nper. Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento
para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

Sugerencia: Para encontrar la cantidad total que se paga durante la duración del
préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO (PMT) por el argumento nper.

Ejemplos:

La siguiente fórmula devuelve el pago mensual de un préstamo de $ 10.000 con una

tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses:

PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -1.037,03 $

PMT(8%/12; 10; 10000)

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Usando el mismo préstamo, si los pagos vencen al comienzo del período, el pago es:

PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 $

PMT(8%/12; 10; 10000; 0; 1)

La siguiente fórmula devuelve la cantidad que se deberá pagar cada mes si presta $
5.000 durante un plazo de cinco meses a una tasa de interés del 12 por ciento:

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PAGO(12%/12; 5; -5000) es igual a $1030,20

PMT(12%/12; 5; -5000)

Puede utilizar PAGO (PMT) para determinar otros pagos anuales.

Por ejemplo, si desea ahorrar $ 50.000 en 18 años, ahorrando una cantidad constante
carda mes, puede utilizar PAGO (PMT) para determinar la cantidad que debe ahorrar,
asumiendo que podrá devengar un 6 por ciento de interés en su cuenta de ahorros.

PAGO(6%/12; 18*12; 0; 50000) es igual a -129,08 $

PMT(6%/12; 18*12; 0; 50000)

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Si deposita 129,08 $ cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 6 por ciento de
interés, al final de 18 años habrá ahorrado $ 50.000.

VA(tasa,nper,pago,vf,tipo)

PV(rate,nper,pmt,fv,type)

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo para
un automóvil con una tasa de interés anual del 10 por ciento y efectúa pagos
mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12 ó 0,83%. En la formula
escribirá 10%/12, 0,83% ó 0,0083 como tasa.

Nper es el número total de períodos en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un

préstamo a cuatro años para comprar un automóvil y efectúa pagos mensuales, el
préstamo tendrá 4*12 (ó 48) períodos. La formula tendrá 48 como argumento nper.

Pago (pmt) es el pago que se efectúa en cada período y que no cambia durante la vida
de la anualidad. Por lo general, el argumento pago incluye el capital y el interés pero
no incluye ningún otro cargo o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un
préstamo de 10.000 $ a cuatro años con una tasa de interés del 12 par ciento para la
compra de un automóvil, son de 263,33 $. En la fórmula escribiría -263,33 como el
argumento pago.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

Vf (Fv) es el valor futuro o el saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar
el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo,
el valor futuro de un préstamo es 0). Si desea ahorrar $ 50.000 para pagar un
proyecto especial en 18 años, $50.000 sería el valor futuro. De esta forma, es posible
hacer una estimación conservadora a cierta tasa de interés y determinar la cantidad
que deberá ahorrar cada mes.

Tipo (Type) es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período

PAGOPRIN (PPMT)

Retorna el pago principal de un período dado basado en períodos, pagos constantes, y

tarifa de interés constante.

PAGOPRIN(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])

PPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de interés del préstamo.

No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.

Nper es el número total de pagos del préstamo.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.

Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el
último pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo (type) es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período
Ejemplo:

La siguiente fórmula devuelve el pago principal de un préstamo de $ 10.000 con una

tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para el período número 1.

PAGOPRIN(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37

PPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

PAGOINT (IPMT)

Retorna el pago de interés de un período dado basado en períodos, pagos constantes, y

tarifa de interés constante.

PAGOINT(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])

IPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de interés del préstamo.

No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.

Nper es el número total de pagos del préstamo.

Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros.

Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el
último pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo (type) es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período

Ejemplo:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

La siguiente fórmula devuelve el pago que se debe pagar de interés por un préstamo
de $ 10.000 con una tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para
el período número 1.

PAGOINT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -,37

IPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37

Funciones de Fecha

FECHA (DATE)

Devuelve un número que representa una fecha en Microsoft Excel.

Sintaxis.

FECHA(año;mes;dia)

DATE(year;month;day)

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

HOY (TODAY)

Devuelve fecha actual.

Sintaxis.

HOY()

TODAY()

AHORA (NOW) Devuelve la fecha actual, incluido la hora actual.

Sintaxis

AHORA()

NOW()

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Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones

Página: 156
Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

Trabajos con varios libros, intercambio de información, vinculación de fórmulas

Excel es un libro con un conjunto de hojas electrónicas, el cual, permite trabajar

simultáneamente con varios libros. Esto significa que se puede utilizar información
(Datos) de un libro en otro y, así sucesivamente, en varios. Esta utilización de
información lo permite la herramienta de vinculación de fórmulas (COPIAR, PEGAR,
VINCULOS E HIPER-VÍNCULOS).

Trabajos con varios libros

Con el conocimiento previo de trabajo con varias hojas de un libro, utilizando

vínculos e hipervínculos, el intercambio de información y utilización de bases de
datos se puede trabajar con libros.

A continuación se presenta el Libro 1 de Excel con 2 hojas (Venta Mensual y

Resumen Anual)

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

En la hoja Venta Mensual, se presenta un estado de las ventas de los meses de Enero a
Marzo:

En la línea 7 se totaliza las ventas mensuales, que son $ 100, 200 y 300. Estas sumas
se quieren utilizar en la hoja Resumen Anual y que su resultado se pase
automáticamente desde la hoja de Venta Mensual.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

En B4, de la hoja Resumen Mensual, se ha utilizado la formula =Venta Mensual!b7

para copiar 100, la suma del mes de enero. Con lo cual, se realiza el intercambio de
información entre varias hojas y vinculación de fórmulas.

El procedimiento para realizar esta operación es el siguiente:

1. Se crea la base de datos (información) en la hoja Venta Mensual

2. Ubicándose en la celda B4 de la hoja Resumen Anual se ingresa la fórmula con

vínculo, por cualquier sistema (escritura , arrastre etc.) y

3. El resultado (100) aparece en la celda seleccionada.

4. Continuar con el mismo procedimiento para cada mes.

Habiendo recordado el procedimiento para hojas, el procedimiento para libros es el

mismo, con la diferencia que desde este momento se va a trabajar con libros,
INTERCAMBIAR INFORMACION Y VINCULAR FORMULAS PARA LIBROS.

Recordar que por efectos del VINCULO, si la información cambia en el libro de

origen también cambia en el libro vinculado:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

1. Creación de los libros con la información. En el ejemplo se crean dos libros:

¾ LIBRO1(RESUMEN DE COSTOS DE MATRICULAS)

Tiene tres hojas electrónicas: Costos, Carreras e Informes.

¾ LIBRO2(DETALLE DE COSTOS DE MATRÍCULAS)

Tiene tres hojas electrónicas: UTE, Univ.1 y Univ.2

2. Con estos datos, se procede al intercambio de información y, en este caso, se

utiliza vinculación de fórmulas.

En la celda B7 se coloca, por cualquier método, la fórmula de vinculación

(intercambio de información)

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

='[Detalle de Costos de Matriculas.xls]UTE'!$C$6

Esto indica que del libro 2 (detalle de costos de matrícula) de Excel de la hoja
electrónica UTE, REALICE EL VÍNCULO DEL CONTENIDO DE LA CELDA C6.

Es importante indicar que, por efectos del vínculo, si se cambia el costo de la

matrícula de 30 a 40 del ejemplo, automáticamente el total cambia a 110 de la misma
hoja y libro y, a su vez, en el Libro1 (Book1) se actualiza como se ilustra a
continuación.

De esta forma, se ha mostrado, con un ejemplo sencillo, un trabajo con varios libros
de Excel, intercambio de información y vinculación de fórmulas.

ORDENACIÓN DE DATOS

Excel proporciona numerosas formas de ordenar rangos de una hoja de cálculo,

independientemente de si Excel considera a estos rangos como listas. Se puede
ordenar por filas o por columnas, en orden ascendente o descendente, y considerando

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

o ignorando las mayúsculas (cuando se ordena por filas, las filas de la lista se
reorganizan, mientras que las columnas permanecen en su orden original; cuando se
ordena por columnas, ocurre lo contrario. Incluso se puede definir secuencias de
ordenación personalizadas para que, por ejemplo, los nombres de divisiones de la
compañía siempre aparezcan en el orden Norte, Sur, Este y Oeste, en lugar de
aparecer en orden alfabético. Y ejecutar una orden de ordenación resulta fácil en
Excel.

¿Cómo ordenar los datos dentro de una lista?

Una vez introducidos los registros de una lista, la información podrá ser reorganizada
mediante la ordenación de los registros. Unas veces se deseará clasificar los registros
de una lista alfabética de clientes en atención al apellido, y otras, por una lista
numérica en atención a la fecha de su última factura. Es decir, se puede ordenar una
lista en forma alfabética o numérica, y en orden ascendente o descendente, utilizando
el campo o los campos que se elija como base para la ordenación. También se podrá
ordenar una lista sobre un campo utilizando la barra de herramientas Estándar o sobre
múltiples campos utilizando el menú Datos (Data). Una ordenación simple (como
organizar un directorio de teléfonos alfabéticamente por apellido) podría complicarse
si se añadiera más de un campo de ordenación (un campo utilizado para ordenar la
lista).

¿Cómo ordenar rápidamente los datos?

1. Hacer clic en el nombre de campo que se quiera ordenar.

2. Hacer clic en el botón Orden ascendente o en botón Orden descendente

de la barra de herramientas Estándar.

En la lista ordenada de forma ascendente, los registros que empiecen con un número
en el campo de ordenación se listarán antes que los registros que empiecen con una
letra (0-9, A-Z). En la lista ordenada de forma descendente, los registros que
empiecen con una letra en el campo de ordenación serán los que aparezcan primero
(Z-A, 9-0).

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

¿Cómo ordenar una lista utilizando más de un campo?

Sugerencias

A. Antes de ordenar una lista por primera vez, intentar incluir un campo de índice, un
campo que contenga números, ascendentes consecutivos (1, 2, 3, etc.). De esta
manera, siempre se podrá restaurar el orden original de la lista.

B. Si los datos que se quiere ordenar están listados a lo largo de una fila en lugar de
hacia abajo en una columna, haga clic en el botón Opciones (Options) del cuadro
de diálogo Ordenar (Sort) y después en el botón de opción Ordenar de izquierda a
derecha (Sort top to bottom/Sort left to right) del cuadro de diálogo Opciones
de ordenación (Sort options).

Los pasos a seguir para ordenar una lista utilizando más de un campo son los
siguientes:

1. Hacer clic en cualquier lugar dentro del rango de lista.

2. Hacer clic en el menú Datos (Data) y después Ordenar (Sort).

3. Hacer clic en la opción de lista desplegable Ordenar por (Sort by) y después en el
campo en el que se quiera ordenar (el campo de ordenación principal)

4. Hacer clic en la primera opción de lista desplegable luego por (Then by) y
después el botón de opción Ascendente o Descendente (Ascending o
Descending).

Si fuese necesario, hacer clic en la segunda y tercera opción de lista desplegable

luego por (Then by) y después el botón de opción Ascendente o Descendente
(Ascending o Descending).

6. Hacer clic en el botón de opción (Options) si de la sección “La lista tiene fila de
encabezamiento” (My list has) si lo que se quiere es excluir los nombres de
campo (de la primera fila) (header row)de la ordenación, o haga clic en el botón
de opción No (No header row), si lo que se quiere es incluir los nombres de
campo (de la primera fila) en la ordenación.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

7. Hacer clic en Aceptar (Ok).

Creación y uso de secuencias de ordenación personalizadas

Excel no se limita a una secuencia de ordenación estándar. Si se quiere que un

conjunto de campos se ordene conforme a una orden particular, distinto del alfabético,
se puede definir una secuencia de ordenación personalizada. Excel tiene definidos los

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

días de la semana y los meses del año como secuencias de ordenación personalizadas,
(como se puede observar en la Figura), eligiendo la orden Ordenar (sort), pulsando el
botón Opciones (Options), y abriendo el cuadro de lista desplegable Primer criterio
de ordenación (First key sort order).

Para crear una secuencia nueva de ordenación personalizada, seguir estos pasos.

1. Elegir la orden Opciones (Options) del menú herramientas (Tools), y pulsar la

opción Listas personalizadas (Custom lists).

2. Seleccionar NUEVA LISTA (New list) en la lista Listas personalizadas.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Trabajo con varios libros

3. Dentro de la sección Entradas de lista (List entries) del cuadro de diálogo,

introducir los elementos de su lista en el orden en el que desee ordenar,
colocando cada elemento en una línea o usando comas para separarlos.

4. Hacer clic en Aceptar (Ok)

Para borrar una lista personalizada, seleccionar la lista en la opción Listas

personalizadas (Custom lists) y pulsar el botón Eliminar (Delete). Los elementos de
nuestra lista personalizada pueden incluir espacios.

Para usar una lista personalizada, se elige la orden Ordenar (Sort) del menú Datos
(Data) y se pulsa el botón Opciones (Options) dentro del cuadro de diálogo Ordenar.
Entonces se abre la lista desplegable Primer criterio de ordenación (Sort by) y se
selecciona la lista.

Importación de una lista personalizada desde una hoja de cálculo

Si los elementos de una lista personalizada aparecen ya en un orden deseado, como

títulos dentro de nuestra hoja de cálculo, no se tiene que teclear en la opción Listas
personalizadas (Custom lists) del cuadro de diálogo Opciones (Options).
Simplemente se selecciona la lista antes de elegir la orden Opciones (Options) del
menú Herramientas (Tools). La selección aparecerá en el cuadro de edición en la
parte inferior del cuadro de diálogo, y sólo se tiene que pulsar sobre el botón Importar
(Import) para agregar la nueva secuencia al repertorio de listas personalizadas de
Excel.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

GRAFICOS

Una de las mejores herramientas que provee Excel es la de crear gráficos basándose
en los datos ingresados y calculados por la hoja, porque es una forma sencilla de
entender los valores registrados, ya que de otra forma, tal vez, le llevaría mucho
tiempo leerlos y analizarlos.

Excel puede crear gráficos de diversos tipos, formatos y posiciones dentro del libro de
trabajo, o, en una hoja exclusiva de gráfico. Cuando el gráfico es creado dentro de la
misma hoja de trabajo, se dice que es un gráfico incrustado.

Excel permite básicamente hacer dos tipos de gráficos, los gráficos circulares y los
gráficos de barras. De estos dos tipos se desprenden los demás tipos de gráficos. Tal
vez se pregunte cuando utilizar un tipo y cuando utilizar el otro. La respuesta es muy
sencilla, si lo que se desea es representar gráficamente los valores de una variable de
datos, se puede utilizar cualquiera de las formas, pero si se desea representar más de
una variable de datos, lo más aconsejable y correcto es utilizar cualquier forma de los
gráficos tipo barras o columnas.

Creación de Gráficos

Para crear un gráfico dentro de Excel, existen dos formas: a través del icono del
asistente para gráficos, que se encuentra en la barra de herramientas, o a través de la
opción Insertar (Insert) – Gráfico (Chart) de la barra de Menús. Si realmente desea
realizar el gráfico, seguir los siguientes pasos: Seleccionar previamente el área de
datos de la hoja de trabajo, datos que serán representados en el gráfico.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Pulsar el botón Asistente para Gráficos (Chart Wizard) de la barra de herramientas.

Mientras se tiene presionado el botón, el cursor toma la forma de un gráfico pequeño.
Arrastrar el ratón hacia la hoja de trabajo y dibuje un cuadrado en el que se dibujará el
gráfico.

Una vez definida el área donde se construirá el gráfico, aparece el asistente que ofrece
el tipo de gráfico que desee preparar.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Una vez que se escogió el tipo de gráfico y el formato del mismo, presionar la tecla
siguiente (Next) para que Excel le pida que verifique el rango de datos (data range)
seleccionado para el gráfico y, además, le muestre como está quedando el mismo
hasta el momento.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

En el cuadro de diálogo, en el recuadro con el título Rango de datos (Data range), se

puede observar el rango que se ha seleccionado. Si no está de acuerdo con el rango,
puede cambiarlo o simplemente ir a la hoja de trabajo, sin cerrar el cuadro de diálogo
y marcar el nuevo rango que se desea, para que se actualice. Puede, además,
determinar si los datos para el gráfico se los toma en función de columnas o en
función de filas: para ello seleccionar la opción Series en (Series in).

Se presiona la ficha Series, aparece un cuadro de diálogo en el cual Excel da los

rangos donde se encuentran los nombres (Name) de las variables, los valores de los
datos (Values) y los nombres para cada una de las series, si desea cambiar estos
valores ingresar los nuevos rangos en el recuadro respectivo o marcar en la hoja de
trabajo.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Una vez que se ha especificado estos requerimientos, presionar la tecla Siguiente

(Next). Esta vez el asistente para gráficos muestra el cuadro de diálogo en el cual
debe especificar los títulos del gráfico: escribir el Título del gráfico (Char title) en el
recuadro con ese nombre, poner además los títulos del eje de las “X” (Category X) y
el título del eje de las “Y” (Value Y) o ”Z”, si es el caso.

En la parte superior de este cuadro de diálogo, existen varias opciones:

Título (Title).- Permite poner los títulos del gráfico

Eje (Axis).- Permite especificar o quitar los ejes que delimitan el gráfico

Líneas de División (Grid lines).- Permite poner o quitar las líneas de división
verticales y horizontales del gráfico

Leyenda (Legend.- Permite especificar si desea o no que aparezca la leyenda, y el

sitio del gráfico donde desea que aparezca.

Rótulo de Datos (Data labels).- Permite especificar o quitar los rótulos de los
datos que van en el gráfico.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Tabla de Datos (Data table).- Permite mostrar o no la tabla de los datos que
generaron el gráfico.

Estas opciones permiten mejorar la presentación del gráfico. Su uso, como se puede
ver, es muy sencillo y el asistente muestra la apariencia que va tomando el gráfico.

Especificadas estas opciones, presionar la tecla siguiente (Next) para continuar con
su preparación. El asistente muestra un nuevo cuadro de diálogo en el que pide que se

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

decida si quiere incluir el gráfico dentro de la hoja de trabajo (As object in) o quiere
crear una hoja especial (As new sheet), únicamente para el gráfico.

Escoger donde se quiere crear el gráfico y presionar el botón terminar (Finish), con
ello, queda concluido la creación del gráfico. Suponiendo que se escogió crear el
gráfico incrustado en la hoja de trabajo, este se vería de la siguiente forma.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Modificación de Gráficos

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

El gráfico ha sido terminado, pero, sin embargo, puede tener la sensación de que le
falta algo, puede ser que desee mejorar la presentación, o, mejor, si le pone un color
de fondo. Excel permite mejorar la presentación de su gráfico. Para ello,
simplemente presionar dos veces el botón del ratón sobre el gráfico, inmediatamente
aparece un cuadro de diálogo, en el cual, puede escoger las opciones para mejorar la
presentación.

TRAMA (Patterns)

Esta opción permite modificar el aspecto del gráfico: poner o quitar bordes,
especificar un aspecto especial del borde y determinar el área del gráfico o establecer
un color de fondo. Además, permite poner ciertos efectos especiales al fondo.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Si presiona la tecla Efectos de relleno (Fill efects), aparece el cuadro de diálogo en el

que debe escoger el formato del fondo del gráfico. Para ello, tiene cuatro opciones:
Degradado (Gradient), Textura (Texture), Trama (Patterns) e Imagen (Picture),
opciones que le ayudarán a mejorar su presentación.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

FUENTE (FONT)

Esta opción permite modificar el tipo, tamaño la letra y el aspecto de la letra que
desea que aparezca en el gráfico.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

PROPIEDADES (PROPERTIES)

Esta opción permite especificar las propiedades de los objetos: como

se maneja el gráfico dentro de la hoja, si se puede o no imprimir (Print
object), puede, además, proteger (Locked) el gráfico contra posibles
modificaciones no autorizadas.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Una vez que se especifica todos estos requerimientos, obtendría un tipo de gráfico
parecido a este:

Inserción de Objetos dentro de los Gráficos

Excel provee además la opción de insertar imágenes dentro de un gráfico. Para ello,
desde la barra de menús Insertar (Insert), escoger la Opción Imagen (Picture) y
seleccionar imagen prediseñada o desde un archivo. Insertar la imagen en el lugar
que desee dentro del gráfico.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Puede además incluir texto en forma de objeto a través de la opción WORDART de la

barra de dibujo y obtener un gráfico de la siguiente forma.

A pesar que el gráfico ha sido terminado, se puede modificar. Para ello, al presionar
el botón del ratón sobre el gráfico se activa la barra de iconos de Gráfico (Chart) en
el que encuentra las siguientes opciones:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Área de gráfico (Chart area).- permite seleccionar el área del gráfico que desea
manipular

Formato de área de gráfico (Format chart area).- permite poner efectos

especiales al gráfico, fondo, tipo de letra, etc.

Tipo de Gráfico (Chart type).- Permite seleccionar otro tipo de gráfico a partir
del ya existente.

Pegado especial.- Objetos OLE

Dos maneras de copiar objetos. La incrustación de objetos es necesaria para

optimizar la utilización del software. Todo esto es factible y sencillo de utilizar,
simplemente es copiar (Copy) y pegado especial (Paste special). Recordar que al
aplicar cortar y copiar se ubica en el visor del portapapeles.

Copiar se efectúa mediante comandos del menú o arrastrando y soltando.

Básicamente PEGADO ESPECIAL (Paste Special) se utiliza para intercambio de

información entre diferentes aplicaciones (Word, Excel, Paint, etc.).

Lo importante de este tipo de incrustación, a diferencia de un pegado sencillo, es que

permite activar todo el software de otra aplicación, lo que se conoce como EFECTOS
OLE.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Pegado Especial (Paste Special)

Menú Edición (Edit), Pegado especial (Paste Special), como se ilustra en el gráfico
anterior.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Pegado especial despliega la pantalla de Diálogo de Pegado Especial (Paste Special),

donde se tiene Diálogos, Ordenes, tales como:

• Origen (Source): Indica la procedencia del Objeto a incrustarse y que se

encuentra en el visor del portapapeles, que ha sido ya designado para el pegado.
En este caso, se trata de un dibujo creado en Paint. Por esto, aparece en Origen,
Imagen de mapa de bits

• Pegar vínculo (Paste link): El cuadro de dialogo permite elegir entre pegar
simplemente o realizar un pegado vinculado.

• Como (As): Da diferentes opciones de pegado.

• Resultado (Result): Ilustración del Como.

• Flotar sobre el texto o Mostrar como Icono (Display as icon): Selecciona la

forma de presentación, esto es, como parte del texto (flotación) o en forma de
icono.

• Aceptar (Ok)

• Salir, Cancelar (Cancel).

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Se presentan tres ejemplos de aplicación para demostrar e ilustrar el aprendizaje de

esta herramienta de alta potencia.

• Ejemplo

Tabla de Excel en Word.

Pasos:

1. Seleccionar los datos de Excel. En el ejemplo, abrir la hoja electrónica “ LIBRO2

(DETALLE DE COSTOS DE MATRÍCULAS “

2. Seleccionar el rango de copia, por cualquier sistema de copiado.

3. Regresar a /o ir al documento de Word

4. Aplicar Edición (Edit)

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

5. Pegado especial (Paste Special)

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Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

6. En el cuadro de diálogo se selecciona Hoja de cálculo (Microsoft Office Excel

Worksheet Object)

7. Seleccionar Pegar (Paste)

8. Aceptar (Ok).

UTE
Matrícula 40
Pensión 70
TOTAL 110

Se procede a la incrustación o pegado especial de la hoja de cálculo, rango

seleccionado en Word. Es importante indicar que si se requiere regresar a la hoja de
cálculo, sólo se debe hacer doble clic en el interior de la tabla y, automáticamente,
Excel se incrustará para cualquier cambio o utilización con todos los comandos, sin
necesidad de ir a Excel por otro medio, como se indica a continuación.

Doble clic.

La hoja puede cambiar de dimensiones de acuerdo al requerimiento, los comandos de

Excel se encuentran en la parte superior, cambiando temporalmente con los de Word.
Si se hubiera escogido vinculado, todos los cambios que se efectuaran en la hoja,
cambiarían en el documento Word, independientemente de su uso.

Ejemplo

Paint dentro de Word.

Página: 188
Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Pasos:

1. Seleccionar el gráfico, dibujo, etc., diseñado en Paint o cualquier grafícador.

2. Copiar (Copy)

3. Pasar el control a Excel y elegir el menú Edición (Edit)

4. Pegado Especial (Paste Special)

5. Aceptar (Ok)

Página: 189
Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

Se muestra el proceso enseñanza – aprendizaje en base de los ejemplos ilustrados.

Siendo el dibujo UTE un Objeto Ole, para reingresar a Paint basta con hacer doble
clic dentro del dibujo para que se active el programa de gráficas con todo el potencial,
para cualquier variación.

Haciendo doble clic aparece en la pantalla el programa Paint, para cualquiera

utilización.

Página: 190
Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos

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Universidad Tecnológica Equinoccial Formato condicional

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional permite cambiar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo

al cumplimiento o no de reglas lógicas.

En el ejemplo que se presenta a continuación, se trata de medir la diferencia (Desvío)

que existe entre el presupuesto y las ventas en una empresa.

La columna de Desvíos, indica el grado de ese cumplimiento, en algunos casos

positivos y en otros negativo, lo que indica si se llegó o se pasó de lo presupuestado.
Utilizando formato condicional, se hará resaltar con azul en el caso de cumplimiento,
y rojo, en el caso contrario.

Página: 192
Universidad Tecnológica Equinoccial Formato condicional

Para lograr el objetivo propuesto, el primer paso es seleccionar el rango de celdas en

las cuales se va a aplicar el formato condicional.

Activar el menú Formato (Format) y seleccionar Formato Condicional (Conditional

formatting). En esta pantalla se ofrecen algunas alternativas:

Página: 193
Universidad Tecnológica Equinoccial Formato condicional

Siguiendo con el ejercicio planteado, debe indicarse que si se cumple la condición de

que el Valor de la Celda sea menor que 0 (Cell values is less than 0), entonces
presente el resultado de color Rojo. Como son dos alternativas, clic en el botón
agregar (Add), y se ingresa la segunda condición, es decir: si el Valor de la Celda es
mayor o igual que cero (Cell values greater than or equal to 0), presente el
resultado en color azul.

Estas configuraciones, se logran haciendo clic en el botón formato (Format):

Página: 194
Universidad Tecnológica Equinoccial Formato condicional

La configuración definitiva que se busca, quedaría de la siguiente manera:

Página: 195
Universidad Tecnológica Equinoccial Formato condicional

Y el resultado esperado, se visualizará al confirmar con el botón aceptar (Ok):

Página: 196
Universidad Tecnológica Equinoccial Formato condicional

También es posible utilizar fórmulas como validación de condiciones. En este caso,

las fórmulas deben ser aquellas que retornan VERDADERO (TRUE) o FALSO
(FALSE), o que retornan valores 0 para falso o 1 para verdadero, como se muestra a
continuación:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

Listas, Filtros, Ordenación

Listas

Una lista es una serie etiquetada de filas de hoja de cálculo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de factura, o, una lista de direcciones y
teléfonos de amigos o clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en
donde las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. Se utiliza la
primera fila de datos para colocar los rótulos de las columnas.

Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la gestión y el análisis de los
datos de una lista. Para aprovechar estas características, se deben ingresar los datos
en la lista, de acuerdo a las siguientes instrucciones:

Tamaño y ubicación de la lista

• No tiene que haber más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las
características de gestión de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse
en una lista a la vez.

Página: 198
Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

• Dejar en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás
datos de la hoja de cálculo. Microsoft Excel podrá detectar con mayor facilidad y
seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten
subtotales automáticamente.

• Evitar la colocación de filas y columnas en blanco, dentro de la lista, para que

Microsoft Excel pueda detectarla y seleccionarla con mayor facilidad.

• Evitar la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los

cuales, podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

Rótulos de columna

• Al crear rótulos de columna en la primera fila de la lista, Microsoft Excel los

utiliza para generar informes, así como para buscar y organizar los datos.

• En los rótulos de columna, utilizar una fuente, una alineación, un formato, una
trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que
se asigne a los datos de la lista.

• Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilizar bordes de celda, no utilizar
filas en blanco ni guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.

Contenido de filas y columnas

• Diseñar la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma
columna.

• No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectarán a las

clasificaciones y a las búsquedas.

• No utilizar una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera
fila de datos.

Filtros

Una de las utilidades del trabajo con listas es la creación de filtros, los que son
utilizados para poder seleccionar los registros que desea observar.

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Creación de filtros

Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario

seleccionar la lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas
que pertenecen a la lista.

A continuación, seleccionar el menú Datos (Data) filtro (Filter),. En este menú se

pueden crear dos tipos de filtros: Autofiltro (Autofilter) y Filtro avanzado (Advanced
filter).

Autofiltro (Autofilter).

Cuando se ha seleccionado la opción Autofiltro, Excel agrega puntas de flecha a la

derecha de los rótulos, que contienen un cuadro con todos los componentes del
campo.

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Lista con Autofiltro

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

En el cuadro de lista de filtro, podrá ver todos los elementos componentes del campo
seleccionado. En caso de que un elemento se repita en la lista, lo que no sucede en
este cuadro, no aparecerá en la lista, salvo que haya sido escrito de manera diferente
(con espacio adicional, con mayúsculas, o cualquier símbolo distinto).

Cuadro que contiene los datos a filtrar

Al seleccionar un elemento de filtro, se muestra solo los registros que contengan

dicho elemento en el campo filtrado.

Es necesario indicar que se puede filtrar más de un campo a la vez; el resultado de

dicha acción mostrará solo los elementos que cumplan simultáneamente con todas las
condiciones de filtro.

La lista con elementos filtrados mostrará los encabezados de fila en color azul, al
igual que la flecha de selección de campo estará de color azul.

Mostrar los elementos más comunes

En caso de desear mostrar los elementos más comunes, se puede escoger filtrar Las 10
más (Top 10), opción que muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores,
donde selecciona si desea mostrar los diez elementos más comunes. Sin embargo,
esta orden solo puede ser aplicada en caso de que el campo que se desea filtrar
contenga algún o algunos elementos repetidos diez o más veces; en caso contrario, al
seleccionar no sucederá nada.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

Personalización de filtros

Muchas veces se puede requerir filtrar datos que cumplan con una o dos tipos de
condiciones específicas, en dicho caso, puede seleccionar la opción personalizar
(Custom). Esta orden despliega el cuadro de diálogo autofiltro personalizado
(Custom Autofilter).

Autofiltro personalizado

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

En este cuadro podrá seleccionar las características del filtro. Consta de dos listas y
dos posibles filtros. En la primera lista se selecciona el tipo de comparación deseada,
donde podrá seleccionar una de las siguientes opciones:

¾ Es igual a. (Equals)

¾ No es igual a. (Does not equal)

¾ Es mayor que. (Is greater than)

¾ Es mayor o igual que. (Is greater than or equal to)

¾ Es menor que (Is less than)

¾ Es menor o igual que. (Is less than or equal to)

¾ Comienza por. (Begins with)

¾ No comienza por. (Does not Begin with)

¾ Termina con. (Ends with)

¾ No termina con. (Does not ends with)

¾ Contiene. (Contains)

¾ No contiene. (Does not contains)

En la segunda lista se ve los datos disponibles, usted podrá escoger el dato a filtrar. El
segundo filtro debe ser seleccionado escogiendo un tipo de condición lógica ("y"
(And),"o" (Or)); en caso de seleccionar la condición "y" el filtro es excluyente, es
decir, que se debe cumplir simultáneamente las dos condiciones o no aparecerá en la
lista; si la selección se hace con la condición lógica "o", el filtro será incluyente, es
decir, mostrará todos los datos que cumplan simultáneamente las dos condiciones.

Filtro avanzado

Este tipo de filtro le permitirá crear una nueva lista que contendrá los datos
seleccionados en el filtro.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

Para crear este tipo de filtro necesitará tener por lo menos tres filas vacías que pueden
utilizarse como rango de criterios sobre la lista y que deberá incluir rótulos de
columna. Deberá existir por lo menos una fila en vacía entre la lista y los rangos de
criterios.

Forma de crear los filtros avanzados

Previo a la creación de filtros avanzados es necesario que exista varias filas en blanco
antes de los datos a filtrar, estas filas serán utilizadas para diseñar el filtro avanzado.
Para la creación de los criterios de filtros avanzados será necesario efectuar los
siguientes pasos:

1. Copie los rótulos de columna de aquellas que contienen los valores que desea
filtrar.

2. Estos datos copiados, péguelos en la primera fila que corresponde al rango de

criterios.

3. Bajo las filas de los rótulos de criterios, introduzca los criterios que desea aplicar a
su lista.

4. Ubíquese en una de las celdas de la lista y vaya al menú Datos (Data), seleccione
filtro (Filter) y haga clic en Filtro avanzado (Advanced filter).

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Cuadro de diálogo Filtro avanzado (Advanced Filter)

5. En caso de que desee filtrar las listas y a la vez ocultar las que no cumplen con los
criterios seleccionados, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar (Filter
the list, in-place). En caso de que desee volver a ver nuevamente todos los
valores, vaya al menú Datos (Data), seleccione filtro (Filter) y haga clic en
mostrar todo (Show All).

6. Si desea tener una nueva lista que incluya exclusivamente a los valores filtrados,
haga clic en copiar a otro lugar (Copy to another location), luego en la casilla
copiar a (Copy to), y seleccione la primera casilla del sitio donde desea pegar la
nueva lista.

7. En la casilla rango de criterios (Criteria range) introduzca la referencia de las

celdas del rango de criterios, incluyendo la fila que contiene los rótulos de
columna de dicho rango.

Ejemplos de criterios de filtros avanzados

Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola
columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como
resultado de una fórmula.

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Tres o más condiciones en una sola columna

Si incluye tres o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de
datos:

Se desea filtrar los registros que cumplan la siguiente condición: Los registros por
concepto de Ropa o Regalos o Tarjetas.

Para resolver este ejemplo antes de la tabla de datos en registros en blanco y en

cualquier columna escribir lo siguiente:

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Criterios de dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca
todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta todas las filas que contienen en la columna “Concepto" los
productos “Ropa” y en la columna “Ventas” los valores de las ventas superiores a $
200.

Nota También puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y

presentar sólo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando
Autofiltro del menú Datos.

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de
otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo basándonos en
la tabla de datos anterior, filtrar los registros que por Concepto sea Ropa o que la
cantidad de Ventas sean más de 200. El diseño del filtro sería:

Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos
condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Tarjetas en la columna

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

Concepto y valores de Ventas superiores a 3000 o las filas del Concepto Ropa con
valores de Ventas superiores a 1000.

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una fórmula. Si emplea
una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de
criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la
lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta filas que contienen los
datos superiores al promedio de Ventas.

Nota: Falso (FALSE) posee la siguiente fórmula:

=$F2>PROMEDIO($F$2:$F$28)

=$F2>AVERAGE($F$2:$F$28)

Notas

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación

¾ La fórmula que utilice para generar una condición debe hacer referencia al rótulo
de columna (por ejemplo, Ventas) o a la referencia del campo correspondiente en
el primer registro. En el ejemplo, F2 hace referencia al campo (columna F) del
primer registro (fila 2) de la lista.

¾ En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia

relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error
#¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no
afecta a la forma en que se filtra la lista.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Ordenación

Las listas podrán ser ordenadas escogiendo el campo de ordenación, para ordenar
listas seleccione el menú Datos (Data), luego de un clic en Ordenar (Sort), esta
acción le permitirá mostrar el cuadro de diálogo ordenar.

Cuadro de diálogo Ordenar

En este cuadro de diálogo usted podrá elegir tres campos de ordenación. Esto se
utiliza en caso de que algún registro del campo de ordenación se repita.

Ordenar por (Sort by) será el campo primero o principal de ordenación, en caso de
repetirse, seleccionar Luego por (Then by). Aquí deberá elegir otro rótulo de campo
diferente al elegido en Ordenar por.

En caso de que los registros se repitieran en los dos campos anteriores, tiene la
posibilidad de elegir un tercer campo de ordenación, esto se realiza seleccionado la
segunda lista de luego por (Then by).

Se debe escoger de la lista que aparece el rótulo del campo, no escribir el que usted
piense realizar, ya que esto puede producir errores.

Adicionalmente para cada una de las listas, puede seleccionar el orden como
Ascendente o Descendente (Ascending o Descending).

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

En caso de que su lista no tuviera rótulos, debería seleccionar el casillero No

correspondiente a La lista tiene fila de encabezamiento (Header row o No header
row), en dicho caso en lugar de aparecer el texto de los rótulos aparecería la columna
a la que pertenecen.

Opciones de ordenación

Si su lista no hubiera sido creada en columnas, o tuviera elementos de ordenación

diferente a la ascendente y descendente, por ejemplo, si queremos ordenar por los días
de la semana, o según los meses del año, o siguiendo algún tipo de orden especial con
alguna lista creada por usted, en ese caso deberá seleccionar el botón Opciones
(options), esta selección abre el cuadro de diálogo Opciones de ordenación (Sort
options).

Cuadro de diálogo Opciones de ordenación

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

En este cuadro de diálogo, podrá seleccionar el orden de la lista. Si los datos se

encuentran en columnas, deberá seleccionar Ordenar de arriba hacia abajo (Sort top
to bottom); en caso de que su lista estuviera en filas, deberá seleccionar Ordenar de
izquierda a derecha (Sort left to right). Adicionalmente, puede escoger el orden
correspondiente al primer criterio de ordenación (Firts key to order). En esta lista
podrá seleccionar el tipo de ordenación. En caso de ser normal, será la ordenación
tipo alfabética, además, en esta lista aparecen todas las listas personalizadas del Excel,
pudiendo utilizar las listas personalizadas como criterio de ordenación.

Una vez realizada la selección requerida, aceptar (Ok). Toda la tabla será ordenada
siguiendo el criterio seleccionado.

Nota: En caso de no ubicarse en una de las celdas de la tabla antes de realizar

cualquiera de las operaciones con listas, Excel no encuentra la lista con la que se
desea trabajar y genera un cuadro de diálogo de error Este error se corrige ubicándose
en una de las celdas que contiene información de la lista.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Subtotales

Esta herramienta de Excel es utilizada generalmente en tablas de datos. Para el libro

electrónico, una tabla de datos puede ser creada colocando cabeceras y registros.
Cuando utilizamos esta configuración, algunas funciones y herramientas de Excel,
detectan automáticamente al rango de celdas así establecido. A continuación vemos
esta característica

La Tabla de Datos que vemos, ha sido generada sobre la base del detalle de
facturación de una empresa. Podemos observar que clientes y vendedores pueden
repetir sus nombres al igual que las fechas de compra, como sucede en la realidad.

Cuando tenemos una Tabla de Datos, lo lógico es que los nuevos registros sean
ubicados en la primera fila disponible, al final de los registros actuales y siguiendo las
cabeceras. Por lo tanto, no podemos ingresar fórmulas en la última fila de la Tabla,
porque ello detendría o volvería inmanejable la información. Para evitar este
conflicto, Excel ha integrado Subtotales. Esta herramienta permite que el usuario
pueda manipular la información y acumular, basándose en operaciones o funciones,
valores. Lo importante de esta herramienta radica, en que no importa qué es lo que

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

hagamos con Subtotales, siempre la información de la Tabla de Datos permanecerá

sin sufrir ninguna alteración.

Para crear Subtotales, es necesario que el cursor de Excel se encuentre ubicado en

alguna celda de la Tabla de Datos. Esto es muy importante, pues de esta manera
Excel reconoce a los registros como parte de la Tabla y traza automáticamente su
rango.

Vamos a plantear que la empresa nos ha solicitado conocer cuáles son los volúmenes
de venta, por cada uno de los vendedores, así como el total de ventas. En este caso,
lo primero que deberíamos hacer es ordenar la Tabla de Datos, por la columna de
vendedor. Una vez agrupados, podemos aplicar Subtotales. El procedimiento sería el
siguiente:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Nos aseguramos que el cursor se encuentre en una de las celdas de la Tabla de Datos.
Seleccionamos el menú Datos (Data) y escogemos Ordenar (Sort). Observamos que
Excel ha podido reconocer el rango de celdas que forman parte de la Tabla de Datos,
en forma automática. Esta ha sido seleccionada.

Procedemos escoger como criterio de ordenación a la columna de Vendedor. El orden

puede ser ascendente o descendente. Un clic en el botón Aceptar (Ok) y podemos
observar que la Tabla ha sido ordenada por el Vendedor, sin que se altere ningún dato.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Verificamos que el cursor se encuentre dentro del área de datos de la Tabla.

Activamos el menú Datos (Data) y seleccionamos Subtotales (Subtotals). El
resultado es el siguiente:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Vemos que Excel nuevamente ha reconocido el área de datos. En la pantalla activa,

podemos escoger los campos que queremos agrupar (At each change in). De acuerdo
con lo que habíamos indicado, dicho campo sería el de Vendedores.

Debemos entonces seleccionar el tipo de función (Use function) que necesitamos.

Nos han pedido que requieren los valores parciales por Vendedor y el total de ventas.
Por lo tanto, la función a utilizar sería la de SUMA (SUM).

En las casillas que vemos a continuación, nos solicita que precisemos cuál de las
columnas contienen los valores a ser sumados en subtotales (Add subtotal to).

En nuestro caso, escogemos Valor Total, únicamente.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Aceptamos esta configuración y obtenemos Subtotales.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Los elementos que aparecen marcados nos van permitir contraer o expandir la
visualización de los datos. Si escojo uno, por ejemplo, únicamente se visualizará el
total general. Si escojo dos, veremos el total general y los subtotales por cada
vendedor. Al final, con tres, observaremos el detalle de facturas:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Listas, Filtros, Ordenación, Subtotales

Nótese que los pequeños botones que aparecen a la izquierda, antes tenían el signo (-).
Ahora tienen el signo (+). Esto significa que si hacemos clic en ellos podemos
expandir la información y viceversa.

Para eliminar los Subtotales, basta con activar el menú Datos (Data), seleccionar
Subtotales (Subtotals) y dentro esta el botón Quitar Todos (Remove All). Veremos
que la Tabla de Datos vuelve a su estado original.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Tablas y Gráficos Dinámicos

Tablas y gráficos dinámicos

Una de las necesidades actuales en todos los campos, es la de convertir los datos en
información útil. En la medida que, como profesionales en cualquier área, podamos obtener
información importante para análisis o toma de decisiones, partiendo de grandes cantidades de
datos, seremos más eficientes y competitivos en un mundo en el que la oportunidad de la
información puede llegar a ser importante en las empresas y en la actividad profesional de
cada uno de nosotros.

Las tablas dinámicas (llamadas también tablas de pivotes en algunos libros) son una de las
herramientas para manejo de datos que presenta MICROSOFT EXCEL y, que satisface la
necesidad de generar información útil partiendo de datos puros de una manera fácil y sencilla,
sin establecer fórmulas, procedimientos o instrucciones de programación complicadas; y que,
pueden ser aplicadas a cualesquier tipo de información.

En el este artículo se expone: como obtener información a partir de datos puros; para ello, se
han elaborado datos ficticios de estudiantes, en que para cada uno de ellos se tiene nombre,
facultad (CCEE para la facultad de Ciencias Económicas, y CCSS para facultad de Ciencias
Sociales), escuela, curso, sexo, edad, estado civil, trabaja y nota final, como se muestra en la
siguiente tabla:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Tablas y Gráficos Dinámicos

NOMBRE FACULTAD ESCUELA CURSO SEXO EDAD ESTADO CIVIL TRABAJA NOTA
FINAL
CARLOS CCEE EMPRESAS 2 M 20 SOLTERO NO 5
JUAN CCSS PUBLICIDAD 2 M 19 SOLTERO NO 8
ROBERTO CCSS PUBLICIDAD 1 M 18 DIVORCIADO SI 8
LUIS CCEE EMPRESAS 1 M 23 CASADO SI 10
ADRIANA CCSS PUBLICIDAD 2 F 19 CASADO SI 9
SIMON CCSS PUBLICIDAD 1 M 18 DIVORCIADO SI 10
PEDRO CCSS PUBLICIDAD 1 M 18 SOLTERO NO 6
JUANA CCEE EMPRESAS 1 F 23 DIVORCIADO SI 7
ELIZABETH CCSS PUBLICIDAD 1 F 23 SOLTERO NO 8
CAROLINA CCSS PUBLICIDAD 2 F 21 DIVORCIADO SI 6
ROSARIO CCSS PUBLICIDAD 2 F 23 DIVORCIADO SI 9
LAURA CCSS PUBLICIDAD 1 F 24 DIVORCIADO NO 6
MARIA CCSS PUBLICIDAD 1 F 23 CASADO NO 6
ANIBAL CCSS PUBLICIDAD 1 M 23 DIVORCIADO SI 9
PATRICIO CCEE EMPRESAS 1 M 23 SOLTERO SI 7
MARCELA CCEE EMPRESAS 2 F 22 CASADO SI 7
LUISA CCSS PUBLICIDAD 2 F 24 CASADO NO 6
OLGA CCSS RECREACION 1 F 22 CASADO NO 6
LUCIA CCEE EMPRESAS 2 F 24 SOLTERO SI 5
FABIAN CCEE EMPRESAS 2 M 23 DIVORCIADO SI 6
PAQUITA CCSS RECREACION 1 F 21 CASADO SI 10
ANA CCEE EMPRESAS 1 F 20 SOLTERO SI 6
LOURDES CCSS RECREACION 1 F 23 SOLTERO SI 8
FRANCISCO CCSS RECREACION 1 M 24 CASADO NO 5
NARCISA CCEE EMPRESAS 2 F 21 SOLTERO NO 6
ANABEL CCEE EMPRESAS 2 F 23 SOLTERO NO 6
VALERIA CCSS RECREACION 1 F 21 SOLTERO SI 7
PAUL CCSS RECREACION 2 M 18 SOLTERO SI 9
ESTEBAN CCEE MARKETING 1 M 21 CASADO SI 9
ELIECER CCEE MARKETING 1 M 24 CASADO SI 8
CECILIA CCEE MARKETING 2 F 22 DIVORCIADO SI 7
MARTHA CCSS RECREACION 2 F 21 CASADO SI 5
CIRILO CCSS RECREACION 1 M 18 DIVORCIADO NO 6
SOLEDAD CCEE MARKETING 2 F 21 SOLTERO NO 9
MONICA CCEE MARKETING 1 F 24 CASADO SI 8
LIVIA CCEE MARKETING 2 F 20 CASADO SI 5
GLADYS CCSS RECREACION 1 F 24 DIVORCIADO SI 10
PABLO CCEE MARKETING 1 M 21 CASADO SI 9
SIMON CCEE MARKETING 2 M 20 CASADO NO 7
ALEJANDRO CCSS RECREACION 1 M 23 SOLTERO NO 5
DAVID CCEE MARKETING 1 M 22 SOLTERO NO 7
JULIAN CCEE MARKETING 2 M 23 SOLTERO NO 6
JORGE CCSS RECREACION 1 M 20 SOLTERO NO 5
JULIA CCEE MARKETING 1 F 19 CASADO SI 10
ALBERTO CCSS RECREACION 1 M 20 CASADO NO 5
ROXANNA CCSS RECREACION 2 F 20 CASADO NO 8
BEATRIZ CCEE MARKETING 1 F 23 CASADO NO 10
EULALIA CCEE MARKETING 1 F 18 CASADO SI 5
MIGUEL CCEE MARKETING 1 M 18 DIVORCIADO NO 5

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Universidad Tecnológica Equinoccial Tablas y Gráficos Dinámicos

El cuadro 1 muestra una parte de la información de ejemplo, ingresada en una hoja de Excel.
Partiendo de estos datos, para obtener un cuadro con la frecuencia por facultad y por curso en
forma manual (Ver cuadro 2), es decir, sin la ayuda del libro electrónico, deberíamos contar el
número de casos de cada uno de ellos, para luego totalizar y calcular los respectivos
porcentajes de filas y columnas.

Cuadro 1.- Parte de los datos del ejemplo ingresados en Excel

La otra alternativa es usar funciones de Excel para dichas operaciones, lo que resulta difícil y
complicado para un usuario común.

Facultad 1er curso 2do. curso TOTAL

CCEE |||||| ||||
CCSS |||| |||
TOTAL

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Cuadro 2.- Forma manual de tabular los datos, contando con marcas de acuerdo a la facultad y
al curso.

Como puede apreciarse, la forma manual puede ser útil cuando se traten de pocos casos, sin
embargo, aún así sería muy largo, complicado y con altas probabilidad de cometer errores, si
los cuadros que se han de tabular fuesen más complicados y que, a parte de involucrar más de
dos variables, tengan otro tipo de cálculos como son desviación estándar y varianzas.

Proceso de la construcción de la tabla dinámica

El proceso de generar este tipo de cuadros, partiendo de los datos ingresados en Excel, resulta
muy simple, si se sigue el siguiente procedimiento:

Ubicar el cursor de Excel en la celda activa dentro de los datos que se han de procesar. En el
caso del ejemplo, observe como el cursor está en la región de datos

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Universidad Tecnológica Equinoccial Tablas y Gráficos Dinámicos

En menú datos (Data), seleccionar Tablas Dinámicas (Pívot table and pívotChart report),
opción que arranca el asistente de tablas dinámicas, a través del cual, somos guiados en la
construcción de la tabla que nos interesa.

Al seleccionar esta opción se muestran los cuadros de diálogo por pasos para construir la
tabla.

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En este cuadro, se selecciona desde donde provienen los datos con los cuales se va a trabajar.
Las opciones disponibles permiten trabajar con datos provenientes de Excel (Microsoft Excel
list or database), que es la opción por defecto, como en este caso. La opción fuente de datos
externa (External data source), permite trabajar con datos externos a Excel, es decir, que se
encuentran bajo otros programas, por ejemplo Access, Foxpro, etc.

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Al presionar el botón siguiente (Next), se debe confirmar si el rango autodetectado por Excel,
es el que contiene los datos con los cuales se va a trabajar; observe como en este ejemplo, el
rango detectado por Excel va desde la celda A1 a la celda I50

En el paso 3, es en realidad donde se configura la tabla dinámica de acuerdo con lo que se

desea tabular en filas (Rows), columnas (Columns), datos (Data) y páginas (Pages). En este
diálogo, lo único que debe hacerse es arrastrar los campos que se desea al área filas,
columnas, datos y página para obtener los resultados esperados.

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El área de página será usada cuando se desee construir el mismo cuadro para otras variables.
Más adelante, veremos como este mismo cuadro puede prepararse por sexo o edad.

Al área de fila se ha arrastrado la variable FACULTAD, es decir, que en las filas vamos a
tener los nombres de las facultades, mientras que al área de columnas se ha arrastrado la
variable CURSOS. Hasta este punto, no hemos hecho nada más que determinar las variables
que van en filas y columnas, pero para que muestre los valores, es necesario arrastrar una
variable al área de datos. En el caso del ejemplo, arrastramos la variable nombre, y vemos,
que automáticamente genera la Cuenta DE NOMBRE (Count of NOMBRE), lo que significa
que va a contar los nombres de los alumnos, por facultad (filas) y curso (columnas).
Veremos, que no solamente es posible calcular las frecuencias (número de casos), si no que
también es posible hacer otros cálculos, tales como porcentajes, sumas, productos,
desviaciones estándar, máximos, mínimos y varianzas.

El paso 4 del asistente pide una celda en la cual la tabla dinámica será localizada, para lo cual,
basta apuntar con el Mouse en otra hoja (New worksheet o Existing worksheet) y señalar la
celda en la que se ubicará la tabla dinámica. En el caso del ejemplo, hemos apuntado a la hoja
2 y a la celda A1.

Cuando terminamos, en la hoja y celda especificada vamos a ver la tabla dinámica ya

construida

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Como puede verse en la tabla dinámica generada, fácilmente hemos calculado las frecuencias,
por curso y facultad. En la celda A1 aparece el texto, cuenta de nombre, y los cursos aparecen
como 1 y 2. Se puede cambiar estos textos simplemente editando el contenido de la celda,
como se muestra a continuación.

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Inclusión de porcentajes horizontales y verticales y respecto al total general de la tabla

En muchos casos, es necesario incluir el cálculo de porcentajes con respecto al total de fila, de
columna y del total general del cuadro. Esta tarea también es fácil, agregando algunas
opciones (Options) en el paso 3 del asistente para tablas dinámicas. En el siguiente ejemplo,
partimos del paso 3 del asistente, quedando los pasos 1 y 2 sin ninguna modificación.

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Al hacer doble clic con el Mouse sobre CUENTA DE NOMBRE, podemos

cambiar el nombre, mediante otro cuadro de diálogo. Queremos, en este
caso, que en vez de CUENTA DE NOMBRE (Count of NOMBRE) aparezca
FRECUENCIA.

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En el cuadro nombre (Name), aparece Cuenta de NOMBRE (Count of NOMBRE), podemos

editar este texto y cambiarlo a FRECUENCIA. Observe, además, que en Resumir por
(Sumaries by), podemos escoger entre 11 funciones, entre las que se encuentran Cuenta
(Count) y Cuenta núm (Count nums). Ambas funciones cuentan el número de casos; Cuenta
obtiene el número de casos en campos que contienen información tipo texto, mientras que
Cuenta núm., obtiene el número de casos de datos numéricos.

Con el botón Número (Number), podemos elegir el formato de número. En este caso, hemos
elegido el formato con dos cifras decimales, y aceptamos el cuadro de diálogo.

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Para regresar a la configuración de la tabla dinámica, aceptamos el diálogo Formato Celdas

elegido y el diálogo de Campo de tabla Dinámica

Para el cálculo de los porcentajes horizontales, es necesario incluir nuevamente un campo en

el área de datos. Podemos escoger el mismo campo nombre, como se muestra a continuación.

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Al hacer doble clic en Cuenta nombre, podemos cambiar este texto a Porcentaje Horizontal, y
en opciones (Options) mostrar estos datos como porcentaje de la fila (% of row), siguiendo
la secuencia mostrada a continuación:

El botón opciones (Options), despliega las diferentes formas de como pueden ser mostrados
los datos (Show data as) que, en este caso, es mostrar como % de la fila.

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Para el cálculo de los porcentajes verticales, es necesario volver a incluir el mismo campo
nombre, cambiar el texto de la opción y en mostrar como seleccionar el % de la columna (%
of column). Se muestran los pasos que se han de seguir:

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Al hacer doble clic en Cuenta de nombre, modificamos su texto y mostrar como.

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Para el cálculo de los porcentajes respecto al total general del cuadro, volvemos a incluir el
nombre en la región de datos, que va a aparecer como cuenta de nombre. Al hacer doble clic,
podemos cambiar este texto a porcentaje del total, y en opciones lo mostramos como
porcentaje del total. Estos tres pasos se muestran como siguen:

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Finalizado estos pasos, en la opción siguiente (Next), se va a solicitar la celda donde se

construirá la tabla dinámica que, en este caso, es la celda A! de la hoja 3:

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La tabla, finalmente construida, aparecerá de la siguiente manera:

Como se puede ver a través de este ejemplo, rápidamente se generó la información de

alumnos por facultad y curso, incluyendo los porcentajes respecto al total de fila, al total de
columna y al total general.

Cálculos de sumas, promedios y desviaciones estándar

A través del presente ejemplo, vamos a efectuar una simulación de cálculos más complejos y
considerando una mayor cantidad de variables.

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En el cuadro que se va a elaborar, se quiere determinar el número de estudiantes, la suma, el

promedio, la desviación estándar y la varianza de la nota para cada facultad, por curso y sexo,
según si trabaja o no.

En este caso, en página irá la facultad, en filas irán el curso y sexo, en columnas la variable
trabaja, como se muestra a continuación:

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En el siguiente paso, necesitamos establecer qué información nos mostrará en el área de datos
(Data). De acuerdo con el enunciado propuesto, necesitamos el número de alumnos, para lo
cual, únicamente arrastramos el nombre al área de datos, y cambiamos el texto a frecuencia

A continuación arrastramos la nota final al área de datos, en donde aparecerá como suma de
nota final (Sum of nota final), texto que lo dejamos como está.

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Observe que la opción de cálculo por defecto es la de suma para campos numéricos. El
siguiente paso es incluir el promedio de la nota final, para lo cual, arrastramos nuevamente la
nota final al área de datos, y al hacer doble clic, en resumir por (Sumarize by) seleccionamos
la opción promedio (Average). Estos pasos se muestran a continuación:

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Haciendo doble clic en la última suma de nota final, escogemos en resumir por (Sumaries by)
la opción promedio (Average).

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Para calcular la desviación estándar de la nota final, nuevamente, llevamos la nota final al
área de notas y en opciones, en resumir por: escogemos la opción desviación estándar
(Desvest) (StDev). Igual procedimiento seguimos para calcular la varianza (Var) de nota
final. Debe aclararse que en resumir hay dos desviaciones estándar: DESVEST y
DESVESTP (StdDevp), y dos varianzas VAR y VARP, correspondiendo DESVEST y VAR
a cálculos sobre la muestra, mientras que DESVESTP y VARP corresponden a cálculos sobre
la población.

Si se hubiera pedido valores máximos y mínimos de la nota final, se habría escogido en

resumir por: las opciones correspondientes Máx y Min.

La configuración final de la tabla dinámica se muestra a continuación:

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Los resultados de esta configuración se muestran a continuación:

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Observe como en la celda B1 nos aparece un selector con la palabra todas. Al hacer clic sobre
este, se nos nuestra la lista de facultades y, al seleccionarla, podemos ver los datos que
corresponden a esta facultad.

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La tabla dinámica como instrumento de consulta

Si se desea conocer cuáles son los datos que corresponden a una celda de una tabla dinámica,
basta con hacer doble clic en ella y, automáticamente, Excel generará una hoja nueva en la
que se extraen los datos que corresponden a la fila y columna de la tabla dinámica.

Así por ejemplo, basados en la última tabla dinámica generada, deseamos conocer cuales son
los estudiantes que están en la facultad de Ciencias Sociales (CCSS), en primer curso, sexo
masculino (M) y que no trabajan, basta con hacer doble clic en la celda D10 de la tabla
dinámica y automáticamente se generará una nueva hoja con esos datos.

Gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es aquel cuyos datos subyacentes son una tabla dinámica. Su proceso de
construcción es el mismo que para construir cualquier gráfico. Si la tabla dinámica incluye
campos de página se puede mostrar los valores de dichas campos en el gráfico, con lo que al
cambiar un valor en la tabla el gráfico también mostrará los valores de los campos.

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Consideremos, sobre los datos del ejemplo, la definición de la siguiente tabla dinámica en la
que se incluyen los campos de facultad, escuela y curso en el área de página. El campo de
edad en columnas y se quiere saber el número de alumnos por edades:

El resultado es la tabla dinámica que contiene los campos indicados en página, esto es
Facultad, Escuela, Curso; mientras que en filas tiene las edades. Se puede seleccionar
cualquier valor de los campos de página y se mostrarán los datos que corresponden a los

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valores seleccionados. Las siguientes figuras muestran la tabla dinámica con todos los
valores en el lado izquierdo, mientras que, a la derecha, se encuentra la misma tabla dinámica
para valores seleccionados de facultad, escuela y curso.

Para esta tabla, vamos a construir un gráfico circular. Para ello, clic con el botón derecho del
mouse sobre la tabla creada y elegimos la opción de Gráfico Dinámico (PivotChart).

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El resultado es el siguiente:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Tablas y Gráficos Dinámicos

Si queremos cambiar la forma a Circular (Pie) se realiza lo siguiente:

Paso 1: Ubicamos el puntero del Mouse sobre la imagen, clic con el botón derecho del Mouse
y elegimos la opción tipo de gráfico Chart Type

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Paso 2: Elegimos la opción requerida y presionamos OK.

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Paso 3: se configura la apariencia del gráfico. En este caso, queremos alterar las opciones de
título (Title), leyenda (Legend) y los rótulos de datos, para ello debemos hacer clic con el
botón derecho del Mouse y elegir la opción Opciones de Gráfico (Chart Options)

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Al presionar sobre el botón Aceptar (Ok), el gráfico queda como se muestra:

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Si cambiamos los valores de los selectores de la tabla dinámica, el gráfico también cambia, lo
que, se aprecia en la siguiente figura:

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Conclusión

Lo expuesto en el presente artículo muestra la potencia de Excel como herramienta para el

tratamiento de información, de una manera ágil y eficiente, permitiendo generar información
útil para análisis y toma de decisiones en forma oportuna, así como, la capacidad de
representar gráficamente la información generada por las tablas dinámicas.

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Uso de Buscar Objetivo y Solver

Si se usan fórmulas y funciones simples en Excel para resolver algún problema, al cambiar los
datos de algunas celdas, automáticamente, cambiarán los resultados. Excel proporciona varias
herramientas que permiten resolver problemas en los que es necesario calcular valores para
una o dos variables o determinar el valor que debe tomar una o varias variables para llegar a
un valor específico:

• Buscar Objetivo

• Solver

Buscar objetivo (Goal Seek)

En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable
que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo (Goal Seek). Al realizar
una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de determinada celda hasta que la
fórmula dependiente de dicha celda da el resultado que se desea obtener.

Ejemplo:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Buscar Objetivo y Solver

Mediante la función pago (PMT) se ha calculado en la celda B4 la cuota fija mensual para un
préstamo de $. 10,000 (celda B1) a una tasa de interés anual del 15% (celda B3), y a 18
meses (celda B2). Se desea conocer cual es el monto del préstamo si sólo se puede pagar
$.600

Para resolver el problema podemos ubicar el cursor en cualquier celda. En el menú

herramientas (Tools) seleccionamos la opción Buscar objetivo (Goal Seek), la que mostrará
el respectivo cuadro de diálogo en el se especifican los parámetros de Buscar Objetivo.

En el cuadro de diálogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se ingresa
la dirección de la celda, en este caso es la celda B4; en el recuadro con el valor se ingresa (To
value) el valor que debe tomar la celda B4, para este ejemplo debe tomar el valor de 600,000;
en el recuadro para cambiar la celda (By changing cell) señalamos la celda B1 que
corresponde al monto.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Buscar Objetivo y Solver

Al aceptar este cuadro, aparece el cuadro con el estado de la búsqueda de objetivo, el cual
indica si Excel pudo encontrar la solución a los datos planteados.

Al aceptar este cuadro de diálogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los nuevos
valores.

Ejemplo: Con los mismos datos iniciales del ejemplo anterior, calcular la tasa de interés
anual para que la cuota mensual sea de $ 620

En el cuadro de diálogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se ingresa
la dirección de la celda B4, en el recuadro con el valor se ingresa el valor que va a tomar la
celda B4, es decir el valor de 620; en el recuadro para cambiar la celda señalamos la celda B3
que corresponde a la tasa de interés. Al aceptar este cuadro, aparece el cuadro con el estado de
la búsqueda de objetivo

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Universidad Tecnológica Equinoccial Buscar Objetivo y Solver

Al aceptar este cuadro de diálogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los nuevos
valores; como puede apreciarse en el siguiente cuadro.

Ejemplo.- Un alumno ha obtenido las calificaciones que se muestran en cinco de seis

exámenes, cada examen aporta los porcentajes indicados a la nota final, si el estudiante debe
obtener un mínimo de 8 puntos sobre 10 para aprobar el curso, se solicita averiguar cual es la
nota mínima que debe obtener en el sexto examen.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Buscar Objetivo y Solver

La disposición de los datos muestra los exámenes, las notas obtenidas en los 5 primeros
exámenes, los porcentajes con los que contribuyen cada examen a la nota final, la nota
ponderada que es el producto de cada nota por el respectivo porcentaje, y la nota final que es
la suma de las notas ponderadas.

En el cuadro de diálogo se define la celda E10 con el valor de 8 que es el valor mínimo para
aprobar, la celda que cambia es C8.

El resultado de aceptar los parámetros es:

La nota que debe obtener en el sexto examen es de 7.9.

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Solver

Solver es una herramienta que permite resolver problemas con múltiples variables y
restricciones, mucho más complejos que los que se resuelven con Buscar Objetivo.

Solver resuelve tres tipos de problemas:

• Problemas lineales: aquellos en los que las variables se encuentran relacionadas por
funciones del tipo: Y = K1⋅X1 + K2⋅X2….. Si se conoce que el problema a resolver es de
carácter lineal se debe activar en las Opciones de Solver el casillero correspondiente.

• Problemas No lineales: son aquellos en que las variables no se encuentran linealmente

relacionadas.

• Problemas enteros: en los cuales la solución está restringida a valores enteros de las
variables y Solver demora más en solucionarlos.

Z = 2 X 1 + 3X 2 − 5X 3

X 1+ X 2 + X 3 = 7
2 X 1−5 X 2+ X 3≥10
X 1, X 2, X 3≥0

Ejemplo 7.- Maximizar la función Z sujeta a las siguientes restricciones:

Para resolver el problema, es necesario ingresar la fórmula de la función haciendo referencia a

las celdas de las variables. El siguiente esquema muestra la disposición de los datos y la
definición de las restricciones.

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En el siguiente paso se activa Solver usando la opción Solver (Solver) del menú Herramientas
(Tools):

Parámetros de Solver

Esto mostrará el cuadro de diálogo de Parámetros de Solver, en donde el usuario ingresa los
parámetros del problema que desea resolver:

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Universidad Tecnológica Equinoccial Buscar Objetivo y Solver

En el cuadro Celda objetivo (Set tarjet cells), se introduzca una referencia de celda o un
nombre para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una fórmula. Para el ejemplo
la celda objetivo es la celda C9, que contiene la fórmula de la función a resolver.

En los botones de opción de Valor de la celda objetivo (By Changing cells) escoja una de las
opciones según desee que la función sea Máxima o Mínima. Si desea que la función tome un
valor determinado, haga clic en Valor (Value of) y, a continuación, introduzca el valor en el
cuadro de la derecha. En el ejemplo propuesto se escoge la opción Maximizar.

En el cuadro Cambiando las celdas (By Chnging cells), debe ingresar la referencia o un
nombre para cada celda ajustable, separando con punto y coma las referencias no adyacentes.

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Universidad Tecnológica Equinoccial Buscar Objetivo y Solver

Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas con las celdas
objetivo. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como máximo. Las celdas ajustables son
las que intervienen en la definición de la función, para el ejemplo son las celdas A2, B2 Y C2.
Puede hacer que Solver proponga automáticamente las celdas ajustables basadas en la celda
objetivo, haciendo clic en Estimar (Guess).

Restricciones

En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones (Subjects to the constraints), el usuario

debe ingresar todas las restricciones que desee aplicar al problema. El ingreso de las
restricciones se realiza en otro cuadro de diálogo que aparece al hacer clic en el botón
Agregar (Add). Los elementos de este cuadro de diálogo son:

Referencia de celda (Cell referente)

Especifica la celda o el rango de celdas en que se quieren restringir los valores.

Restricción (Constraint)

Especifica una restricción en el contenido del cuadro Referencia de celda. Seleccione la

relación ( <=, =, >=, Ent, o Bin ) que desea agregar o cambiar entre la celda a la que se hace
referencia y la restricción.

A continuación, introduzca la restricción (un número, una referencia de celda o de rango de

celdas, o bien una fórmula) en el cuadro que aparece a la derecha.

Agregar (Add)

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Permite ingresar otra restricción sin regresar al cuadro de diálogo Parámetros de Solver.

Para el ejemplo la restricción 1 está definida en la celda B14, en la lista a la derecha se escoge
el operador de la restricción, que para el ejemplo corresponde a mayor o igual, y en el cuadro
de Restricción se ingresa al valor de la restricción precedido por el símbolo =. Al hacer clic
sobre el botón Aceptar (Ok), la restricción queda ingresada en el cuadro de diálogo de
parámetros. El procedimiento se repite para todas las restricciones del problema.

El usuario puede modificar o editar una restricción haciendo clic sobre el botón cambiar,
aparece un cuadro de diálogo que le permite cambiar la restricción.

La solución queda de la siguiente manera:

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