Proceso de Compras
El proceso de compras se compone de varios pasos clave. En esta primera parte, nos
enfocamos en los cuatro primeros pasos.
1. Recepción de requisiciones de compra
La requisición de compra es una solicitud interna realizada al departamento de compras.
Elementos clave que debe incluir:
• Especificaciones claras de lo solicitado.
o ¿Qué se necesita?
o ¿Cuántas unidades?
o ¿Cuándo deben estar disponibles?
• Nombre o departamento que realiza la requisición.
• Información adicional opcional:
o Inventario actual del producto solicitado.
o Características especiales del producto.
o Posibles proveedores sugeridos.
o Datos de la última compra del producto.
2. Análisis de fuentes de abastecimiento
En este paso se identifican y analizan los proveedores potenciales:
• Lista de proveedores aprobados:
o Aprobada por el dueño, gerente de compras o director de materiales, según la
estructura de la empresa.
• Cotizaciones múltiples:
o Solicitar al menos dos o más cotizaciones para garantizar transparencia y
competencia.
• Criterios mínimos para elegir proveedores:
o Precio.
o Tiempo de entrega.
o Otras variables importantes según el proceso o necesidades específicas.
3. Análisis de cotizaciones
Revisión y evaluación de las cotizaciones recibidas. Elementos importantes:
• Cotizaciones formales (evitar cotizaciones informales por redes sociales como
WhatsApp o Facebook).
• Aspectos a analizar:
o Precios.
o Tiempo de crédito.
o Descuentos aplicables.
o Fechas de entrega y embarque.
o Proceso y condiciones de entrega.
o Solvencia y capacidad del proveedor para cumplir con el pedido.
o Experiencia previa con el proveedor (fiabilidad y servicio).
4. Colocación de la orden de compra
La orden de compra formaliza la adquisición con el proveedor. Es un documento que
debe considerarse como un contrato y contiene:
• Elementos básicos de la orden de compra:
o Número de orden (consecutivo y foliado si es posible).
o Firma de los responsables (jefe de compras, gerente, etc.).
o Descripción del artículo o servicio solicitado.
o Precio acordado (adjuntar cotización del proveedor para justificar).
o Cantidad solicitada.
o Condiciones de pago.
o Instrucciones de entrega (incluyendo fecha de entrega esperada).
Es importante formalizar este proceso para evitar problemas futuros. Las cotizaciones
formales deben respaldar las órdenes de compra enviadas al proveedor.
Conclusión
Estos primeros pasos ayudan a garantizar que el proceso de compras sea eficiente,
transparente y profesional. La formalización de las cotizaciones y órdenes de compra es
clave para evitar malentendidos y problemas con los proveedores.
En esta ocasión vamos a hablar sobre el proceso de compras. En general, vamos a
hablar de todo el proceso y de consideraciones importantes, pero aquí, en este primer
video, solamente vamos a ver los primeros cuatro pasos.
Vámonos directamente con el primero de ellos: el recibo de requisición de compra. ¿A
qué nos referimos con este recibo de requisición? Básicamente, son aquellas solicitudes
internas de compra que se hacen al departamento del mismo nombre. Aquí, la
información básica que tú debes de requerir, si es que tú lo estás viendo desde el punto
de vista de compras, es qué es lo que necesita la persona que está haciendo el
requerimiento de una manera específica: cuántas unidades, cuándo deben estar los
productos, artículos o servicios disponibles, y el nombre de la persona o mínimo el
departamento que está haciendo la requisición.
Recuerda que estos videos están más enfocados a empresas pequeñas que, a lo mejor, no
tienen una estructura muy detallada. Pero no importa realmente cuál sea el tamaño de tu
organización; estos elementos básicos te pueden ayudar en caso de que necesites darle
una apretada de tuercas a tu departamento. Otra información que podría ser importante,
y aquí ya depende del nivel y la estructura que tenga tu empresa, es que, a veces, en las
órdenes de compra se puede poner el inventario actual de ese producto que se va a
requerir. Por ejemplo, tal vez vaya a solicitar motores y, en mi empresa, es necesario
que yo ponga cuántos motores existen actualmente en el inventario. Y eso me ayuda a
justificar por qué estoy pidiendo x cantidad más.
Puedo también poner características todavía más detalladas o especiales del artículo que
estoy solicitando, posibles proveedores, e incluso datos de la última compra. Esta parte
de posibles proveedores ayuda muchísimo cuando los compradores no son expertos en
aquellos artículos que se les están solicitando. Es por ello que no tiene nada de malo que
se sugieran proveedores.
Bueno, una vez que yo realizo la recepción de las requisiciones de compras, que le
vamos a llamar órdenes de compra internas, el siguiente paso es el análisis de las
fuentes de abastecimiento. Básicamente, aquí nos estamos refiriendo a los proveedores.
Para esto, yo, como departamento de compras, necesito tener una base de datos de
proveedores aprobados. Igual, no importa el tamaño de tu empresa. Si es muy pequeña,
es una lista que debe estar aprobada por el dueño o director general. Si ya es una
empresa con más estructura, tal vez el jefe de compras, el gerente o el director de
materiales es quien debe aprobar esta lista. Solo los proveedores calificados pueden
aplicar cuando se requiere hacer una requisición de compra para ellos.
Se debe estimar el número de cotizaciones que tú, como departamento, vas a solicitar
para poder justificar que no te vas exclusivamente con un proveedor, sino que estás
manejando una opción abierta, que dos o más proveedores pueden ofrecerte el servicio,
y aquel que reúna las mejores características es el que va a ser escogido. Así, manejas
muchísima más transparencia en el departamento. Es muy importante que tú
contemples, para la hora en que estás escogiendo a los proveedores, el precio y el
tiempo de entrega. Tú puedes seleccionar más variables de acuerdo a aquello que, para
tu empresa o para tu proceso, sea muy importante. Lo que estamos mostrando aquí es lo
mínimo que consideramos necesario que contemples.
Ya hiciste el análisis de proveedores, y lo siguiente que vas a hacer es el análisis de las
cotizaciones que te envían esos proveedores. Algo muy importante es que esas
cotizaciones deben ser formales. Me ha tocado ver en muchas organizaciones que, a
veces, cotizan por WhatsApp o por Facebook, y eso, en realidad, habla de un proceso
muy informal y se puede prestar a malas interpretaciones. Las cotizaciones siempre
tienen que ser formales. Si a tu proveedor le da flojera hacer una cotización formal, yo
pienso que debes considerar seriamente si debe seguir siendo proveedor de tu empresa.
Lo que tienes que revisar son los precios que te está dando, cuánto tiempo de crédito,
qué tipo de descuentos pueden aplicar, fechas de embarque (es decir, cuándo se
compromete a que llegaría el material), cómo sería el proceso de entrega, cuál es la
solvencia del proveedor. Muchas veces, un proveedor te puede cotizar una entrega muy
grande de material muy costoso, y la realidad es que ese proveedor no tiene las
instalaciones ni la infraestructura para poder surtir ese pedido. Se tiene que apoyar con
un tercero, y esto lo único que hace es ponerte en riesgo. Te da un precio, según ellos,
preferencial para que aceptes comprarles, y la realidad es que solamente te están
metiendo en un problema porque ellos van a acudir a un tercero y te pueden poner en un
riesgo muy alto de que no te entreguen lo que pides en el tiempo o en la forma que lo
estás solicitando.
La parte de la reciprocidad tiene que ver con que le vas a comprar a aquellos
proveedores que ya te han demostrado que son confiables y que te han ayudado en el
pasado. Eso sería lo mejor. También, el servicio adicional que te ofrecen, como servicio
posventa, sería muy bueno, y cualquier otro factor que te interese. Estos son los
mínimos que te recomendamos que debes evaluar.
Una vez que haces el análisis de cotizaciones, lo que vas a hacer es la colocación de la
orden de compra. Aquí vale la pena hacer una pequeña pausa para que veas la diferencia
entre estas órdenes de compra que están en rojo o en tinto y las primeras requisiciones
de compra que te están llegando. En realidad, a ambas se les llaman órdenes de compra,
pero una son órdenes de compra internas, que es lo que dispara el proceso (lo que está
en color azul), y las otras son las órdenes de compra externas, que tú les vas a hacer a
los proveedores.
Nuevamente, si tus proveedores son formales y ya tienen cierta estructura, debes
enviarles una orden de compra. Ellos te van a pedir que les envíes una orden de compra
de tu empresa hacia ellos. Tú, de la misma manera, tienes que mostrar esa formalidad.
Por eso, debes generar una orden de compra interna para que todas las personas dentro
de tu empresa te hagan requisiciones de compra.
Habiendo explicado esta diferencia, la colocación de órdenes de compra hacia tus
proveedores debe considerarse como si fuera un contrato, y este contrato es obligatorio
si el proveedor acepta las condiciones que tú estás poniendo en la orden de compra. Por
eso, a la hora de que desarrolles el formato, que es totalmente abierto (no hay un
formato específico), debes considerar que lo que pongas allí, si el proveedor lo acepta,
lo tiene que cumplir. Por eso, también tienes que tomar en cuenta que compras es
responsable de toda la información que está en ese documento. No es cuestión de
producción, de recursos humanos o de cualquier otro departamento. Si tú envías la
orden de compra, el responsable eres tú, y eso es importantísimo que te quede claro.
Ya que tienes que validar la información que está ahí, como mínimo, para que se
considere un documento formal, debe contener un número de orden (consecutivo y
foliado, si es posible), la firma de los responsables (jefe de compras, gerente, etc.), la
descripción del artículo o servicio que se pide, el precio acordado (según la cotización),
la cantidad solicitada, las condiciones de pago y las instrucciones de entrega. Esto
incluye la fecha en la que esperas que te entreguen el material, basándote en la
información que te envió el proveedor en la cotización.
Es por ello que es muy importante que formalices tu proceso. No aceptes cotizaciones a
través de redes sociales porque es mucho más difícil, cuando existe algún problema,
tratar de buscar esa información y demostrarle al proveedor que ellos se
comprometieron de una manera formal. Si tú pides una cotización formal, la puedes
enviar junto con tu orden de compra y así te evitas muchísimos problemas.
Bien, hasta aquí es la primera parte. Te lo dejo para que puedas analizar estos primeros
pasos que vimos. Si te gustó el video, por favor, dale me gusta y compártelo con
aquellas personas que crees que les puede interesar. Como siempre, te agradezco el
tiempo que le dedicaste a ver este video, y nos vemos en la parte número dos. ¡Hasta
luego!
