MICROSOFT EXCEL

BÁSICO
INTRODUCCIÓN
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE
ANDRÉS GUTIÉRREZ
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Contenido
1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 3
1.1. Definición ................................................................................................ 3
1.2. Iniciar Excel ............................................................................................. 3
1.3. La pantalla inicial ...................................................................................... 4
1.4. Las Barras de Excel ................................................................................... 5
1.4.1. La barra de título ................................................................................ 5
1.4.2. La barra de acceso rápido .................................................................... 5
1.4.3. La Banda de Opciones ......................................................................... 6
1.4.4. El Botón Office ................................................................................... 8
1.4.5. La barra de fórmulas ........................................................................... 9
1.4.6. La barra de etiquetas .......................................................................... 9
1.4.7. Las barras de desplazamiento .............................................................. 9
1.4.8. La Ayuda ......................................................................................... 10
1.5. Conceptos de Excel ................................................................................. 10
1.5.1. Movimiento rápido en la hoja ............................................................. 10
1.5.2. Movimiento rápido en el libro ............................................................. 11
1.5.3. Introducir datos................................................................................ 12
1.5.4. Modificar datos ................................................................................. 13
1.5.5. Tipos de datos .................................................................................. 13
1.5.6. Errores en los datos .......................................................................... 14
1.5.7. Guardar un libro de trabajo ................................................................ 16
1.5.10. Funciones ............................................................................................. 22
1.6. Formato Celdas ...................................................................................... 26
1.6.1. Fuente ................................................................................................... 26
1.6.2. Alineación .............................................................................................. 28
1.6.3. Bordes ................................................................................................... 31
1.6.4. Rellenos ................................................................................................. 33
1.6.5. Números ................................................................................................ 35
1.7. Borrar celdas ............................................................................................. 37
2. IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO ................................................................ 40
2.1.2. Márgenes De La Página ..................................................................... 44
2.1.3. Encabezamiento / Pie De Página ......................................................... 45

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2.1.4. Hoja (Impresión De Los Datos) .......................................................... 46

3. AUDITORIA ............................................................................................... 48
4. ORDENAR DATOS ...................................................................................... 52
4.1. Ordenar texto ..................................................................................... 52
4.2. Ordenar por color de celda, color de fuente o icono ................................. 53
4.3. Ordenar por más de una columna o fila .................................................. 57
4.4. Ordenar filas ....................................................................................... 61

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Definición

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel , la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se
llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en
algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto
estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo.

1.2. Iniciar Excel

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel .

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda

de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un
menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la
carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.

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Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel , puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte

superior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta

combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

1.3. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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1.4. Las Barras de Excel

1.4.1. La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese

momento.. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1,, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha están los bot
botones para minimizar , restaurar y
cerrar .

1.4.2. La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar , Deshacer o Rehacer .

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Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para
ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar
Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos
viendo a lo largo del curso:

1.4.3. La Banda de Opciones

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La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en
Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más
habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el
punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en

que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar
solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta

forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la
tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran

semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para
ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán
ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic

en cualquier pestaña

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1.4.4. El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior

izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las
acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir
o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Banda de opciones.

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre

ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece
nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O
también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde
nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

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Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la

derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de
opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de
administración de la base de datos.

1.4.5. La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde

estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha
barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

1.4.6. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

1.4.7. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,

simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en
los triángulos.

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1.4.8. La Ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el

interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana

de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

1.5. Conceptos de Excel

1.5.1. Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de

documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de
celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
FIN FLECHA ARRIBA
activa
Última celda de la columna
FIN FLECHA ABAJO
activa
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

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Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y

pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de

desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.

1.5.2. Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja

activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic
sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer

uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic
sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no
tendrán ningún efecto.

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También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

1.5.3. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas,

como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir,
si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al

hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado

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o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se

introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro

dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro
en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

1.5.4. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté

escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error,

se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter
situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,

Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas
pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en
la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de

la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el

botón Aceptar.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc
del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona

la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

1.5.5. Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

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FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes, referencias a

otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis
de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo
como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

1.5.6. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto
que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón
Sí o rechazar utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un

símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará
un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

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Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por
ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o

no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que

desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

intersectan.

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También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además

un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo

se utilizará como hemos visto antes.

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar,
guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de
trabajar con libros de trabajo de Excel.

1.5.7. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en

otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación
posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco,
esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya
guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos
guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro

Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle
una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las
modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que
seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la

unidad seleccionada.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu

archivo.

y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que

tenía antes de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del Botón Office.

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O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido,

se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la
combinación de teclas Ctrl + G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que

nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

1.5.8. Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él

para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office

Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no

almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de
diálogo:

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Haz clic sobre el botón:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada

desde la última vez que guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el

cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso
contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú,

cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío,

pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se
denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en

Aceptar.

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1.5.9. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se

denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.

Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en
el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Nota: En el entorno de Windows Vista, este dialogo no es igual, aunque las

opciones son prácticamente las mismas.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar

una lista de documentos abiertos anteriormente.

Selecciona el menú Botón Office.

A la derecha de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los últimos
documentos abiertos.

Haz clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el último que se abrió.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos

recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijará
en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

1.5.10. Funciones

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar

la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida.

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes

espacios antes o después de cada paréntesis.

3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

4) Los argumentos deben de separarse por ";".

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Ejemplos: =SUMA(A1:C8)

El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3
+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.

Insertar Función:

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero
Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y así nos resultará más fácil
trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

3. Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

4. Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una

breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una

función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no

es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos
mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que
tienen que ver con la descripción escrita.

En el recuadro Seleccionar una Categoría tendremos que elegir a qué categoría

pertenece nuestra función. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos

aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
5. Hacer click sobre el botón Aceptar.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de la derecha. En

nuestro caso se eligió la función SUMA.

6. En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente

será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer click sobre le botón
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a
continuación seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar
la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

7. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en
caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.

8. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer click sobre el botón
Aceptar.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio
(calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor
máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de
funciones a través de Más Funciones...

1.6. Formato Celdas

El formato hace referencia a la presentación que se le dará al contenido de las celdas y

las modificaciones en el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y
forma de visualizar números en las mismas.

1.6.1. Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar
los cuadros de diálogo o la banda de opciones, en cualquiera de las dos primero
deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:

• Utilizando los cuadros de diálogo:

1. En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección

Fuente.

2. Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la
pestaña Fuente, aparecerá la ficha:

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 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

3. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista

previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que
la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla
que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño
de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.

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Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se

puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo click sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo click sobre la flecha
de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y

subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer click sobre el recuadro de la
izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente
que Excel tiene por defecto.

• En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,
como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en

la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la
derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra

celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien
escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre
éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos
para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra
A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre
el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic
sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

1.6.2. Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.

28
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

2. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha:

3. Elegir las opciones deseadas.

4. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

29
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer click sobre la
flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas

dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda

de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,

independientemente del tipo de dato.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la

Opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la

celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará

tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las

celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que
contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá
sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer click
sobre la flecha de la derecha podrá elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de

éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las

celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de

éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte

superior como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo
desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de

30
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

un reloj. Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la

orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos
esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta,
para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas
dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda

se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una
sola.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar

algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas

seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas

seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una
sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

1.6.3. Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo:

31
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro:

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer click sobre los botones correspondientes.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo click sobre la flecha
de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los

bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene

representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha
derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro
del menú.

1.6.4. Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarla de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

4. Hacer clic sobre la pestaña Relleno. Aparecerá la ficha:

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el

efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el

color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el

relleno de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en

éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado,

34
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda,
para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

1.6.5. Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,
seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los

números.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

4. Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá la ficha:

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

5. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro:

Categoría: Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en

la celda. Las categorías más utilizadas son:

GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos
enteros, con decimales y con punto de miles.

MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos
permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre
lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda

por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1
equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos

permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se

convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el
tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el
símbolo €).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le

añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de

alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas

seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas

seleccionadas.

1.7. Borrar celdas

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el
formato o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas
borrarla. Para ello:

1. Ir a la pestaña Inicio.

37
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

2. Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

3. Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

- Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los

comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura
de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €,

borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000
aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.

- Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que

pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus
comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las
opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en
el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €,

borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000
ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el
contenido.

- Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas,

tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €,

borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor
23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.

- Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de

las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El
estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Pulsar la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

2. IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

La impresión de tablas y gráficos es una de las posibilidades más interesantes de

Excel.

En este parte se darán unas indicaciones básicas sobre la impresión de hojas de

cálculo en general, sin considerar algún caso particular como la impresión de sólo
gráficos.

1. Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.

2. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos cambiar alguna opción

de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el
número de copias deseadas.

3. En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos

instalada en nuestra computadora.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para
elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

4. Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la

impresora.

40
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

5. En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos

imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en
Desde: y hasta

6. En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo

las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para
imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

7. Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y

si las quieres Intercala.

2.1. Configuración de Página.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores que
afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación,
encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar,

deberemos hacer clic en el botón Configurar página...

41
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho

cuadro consta de 4 fichas.

42
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

A continuación se presenta una breve descripción de cada uno de los cuatro

formularios.

2.1.1. Página: en este caso los elementos configurables son:

2.1.1.1. Orientación

Es posible seleccionar entre dos posiciones: la vertical (Vertical) y la horizontal

(Horizontal).

2.1.1.2. Escala

Mediante la opción Ajustar al se aumenta o reduce el tamaño de la hoja al porcentaje

que se especifique. Aparece también la opción de ajustar el área a imprimir a un
número específico de páginas de alto por un número específico de páginas de ancho.

2.1.1.3. Tamaño de papel y calidad de impresión

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Las opciones disponibles dependerán de la impresora instalada pudiéndose elegir las

dimensiones del papel a utilizar por ejemplo varios tipos de sobres, A3, A2, etiquetas...
y la calidad de la impresión.

2.1.2. Márgenes De La Página

Independientemente de la orientación de la página elegida en Página, Excel permite

modificar los márgenes que se desean para la hoja.

Se aconseja unos márgenes mínimos de 7 Mm.(0,7 cm.) ya que muchas impresoras no

soportan cantidades inferiores.

Como norma general tanto el Encabezado como el Pie de Página deben ser inferiores a
los valores de margen superior e inferior respectivamente, ya que estos últimos
delimitan el espacio donde insertar las celdas con la información. Las posiciones del
encabezado y del pie de página se refieren a la distancia desde el borde de la página, y
no desde el margen correspondiente. Otra forma bastante más rápida y fácil de indicar
los márgenes es a través de la Vista Preliminar, donde es posible modificar estos

44
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

valores gráficamente al pinchar con el ratón sobre la línea discontinua y moverla según
las necesidades.

Existe la opción de centrado de la hoja disponible tanto para la posición horizontal de

la hoja como para la vertical.

2.1.3. Encabezamiento / Pie De Página

Tanto el encabezado como el pie de página se utilizan para incluir información que se
desea aparezca en todas las páginas, tales como número de página, fecha, nombre del
documento, nombre del autor … Excel ofrece un conjunto de opciones predefinidas
tanto para el pie de página como para el encabezamiento,
pero también permite personalizar estos valores.

Por defecto suele estar seleccionada la opción “ninguno”. Para modificar alguno de los
valores se puede operar de dos formas, creando uno nuevo o usando uno anterior:

45
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

1. Para utilizar un encabezamiento o pie de página usado con anterioridad se abre el

desplegable y se selecciona el que se desee, dando Click OK para finalizar.

2. Para personalizarlos, se pulsa sobre Personalizar Encabezamiento... o Personalizar

pie de Página... apareciendo un cuadro de diálogo donde se puede introducir el texto
independientemente; en las partes derecha, central e izquierda del mismo.

2.1.4. Hoja (Impresión De Los Datos)

En la siguiente ventana se muestran las opciones correspondientes a la impresión de

los datos, es decir de las celdas. Aparecen 4 apartados: área de impresión, imprimir
títulos, imprimir y orden de las páginas.

2.1.4.1. Área de impresión

Permite especificar el rango de celdas que se desea imprimir. Se puede indicar

mediante teclado (por ejemplo B6:H29) o directamente con el ratón dando click sobre

46
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

el botón. El área de impresión es posible indicarla también directamente desde la ficha

Diseño de Pagina seleccionando Área de Impresión del grupo configurar pagina; donde
aparecen las opciones establecer y anular el área de impresión

2.1.4.2. Imprimir títulos

Esta opción se utiliza para que aparezca en todas y cada una de las páginas a imprimir
una(s) determinada(s) columna(s) y/o fila(s) de la hoja de cálculo.

Generalmente se desea repetir la fila y/o columna que contiene los títulos. Utilizando
nuevamente el botón es posible indicar esta información por medio del ratón. Si se
teclea directamente hay que indicar el rango utilizando el símbolo $ precediendo el
número de las filas o las letras de las columnas (ejemplo $4:$5 para repetir siempre la
fila 4 y 5, ó $C:$D para indicar que se repetirán las columnas C y D).

2.1.4.3. Imprimir

De las varias opciones presentes cabe destacar Líneas de División que permite realizar
la impresión utilizando los bordes de las celdas que tiene por defecto la hoja de
cálculo.

Normalmente no suele estar seleccionada y el usuario del programa define sus propios
bordes de celdas.

2.1.4.4. Orden de las páginas

Indica el orden en que se va a realizar la impresión. Por defecto se realiza primero

hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha. En este primer caso la
página 2 será el área de impresión que esté inmediatamente debajo de lo impreso en
la página 1. La otra opción es imprimir primero hacia la derecha y luego hacia abajo.
Esta opción produce que la página 2 sea el área que se encuentra a la derecha de la
página número 1.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

3. AUDITORIA

Al trabajar sobre una hoja cálculo se introducen datos, se relacionan mediante

fórmulas, etc. Pero al mismo tiempo se elimina información que se cree innecesaria.
Sin embargo, puede ocurrir que el contenido de una celda dependa del de otra, de
manera que si se elimina la información contenida en la segunda, la primera no se
puede recalcular. Excel permite una solución inmediata, ya que puede deshacer las
últimas acciones desde la barra de acceso rápido al elegir del botón (Personaliza Barra
de Acceso Rápido) la opción Deshacer, o con las teclas ctrl+Z o dando clic
directamente sobre el botón correspondiente una ves se haya activado. También se
puede rehacer un elemento borrado desde la barra de acceso rápido al elegir del botón
(Personaliza Barra de Acceso Rápido) la opción Rehacer, o con las teclas ctrl+Y o
dando clic directamente sobre el botón correspondiente una ves se haya activado.

Pero en ese proceso de Rehacer o Deshacer podemos eliminar información de una

formula o un dato que va dentro de una fórmula; lo que ocasionaría obtener un error.

Para evitar este inconveniente Excel nos ofrece una serie de herramientas de
auditorias de fórmulas que ayuda precisamente a determinar si la eliminación de
una determinada celda puede tener efectos perjudiciales sobre la hoja.

Para acceder a estas herramientas debemos ir a la pestaña Fórmulas donde

aparece una serie de opciones como podemos ver en la imagen.

: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.

: Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas

involucradas en la fórmula.

: Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda

seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.

: Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear

dependientes o Rastrear precedentes.

: Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula para que pueda

ver la fórmula y los resultados de la fórmula de la celda activa.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

: Muestra la ventana de inspección para hacer un seguimiento del valor

de las celdas.

Así, si se quiere eliminar una celda, pero no se tiene seguridad sobre si la hoja de
cálculo se verá afectada por la eliminación, se puede recurrir a la barra Auditoria
encontrando las celdas que dependen de ella (Rastrear Dependientes)

así como las celdas de las que depende (Rastrear Precedentes).

Se trata entonces de seleccionar la celda sobre la que se quiere la información y de dar

clic sobre el botón Rastrear precedentes para buscar sus precedentes. Éstas
aparecerán rodeadas de un marco azul y unido por una flecha del mismo color a la
celda seleccionada. Análogamente, se puede utilizar el botón Rastrear dependientes
que sirve para buscar sus dependientes que aparecen igualmente rodeados de un
marco de color azul, con una flecha del mismo color.

Ejemplo:

Rastrear Precedentes

Este me determinar de que celda o celdas viene resultado final.

49
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Rastrear Dependientes

Este me determina la o las celdas que intervienen en el resultado final.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Las flechas permanecen en pantalla hasta que se guarda la hoja o hasta que se clica
sobre el botón Quitar Flechas.

Aparecen tres opciones:

- Quitar Flechas: quita todas las flechas.

- Quitar un nivel de Precedentes: quita un nivel de precedentes.
- Quitar un nivel de Dependientes: quita un nivel de dependientes.

Elegir la que se necesite.

51
 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

4. ORDENAR DATOS

4.1. Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese

de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos
alfanuméricos.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar
de A a Z.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

• Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar

de Z a A.

4.2. Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una

columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por
estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un
formato condicional.

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 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la

celda activa está en una columna de tabla.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

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 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea

ordenar; en nuestro caso Profesión.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
• Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
• Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
• Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
En nuestro caso seleccionamos Color de celda
5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a
continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color
de fuente o un icono de celda. Por lo tanto elegimos color amarillo
6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
• Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte
superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una
ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.
• Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte
inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una
ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas.

NOTA No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación

de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación
de ordenación.

55
 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Aparece ordenado todos los datos por color amarillo.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que
desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del dos
al seis.

Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que

realiza la misma selección en Ordenar.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Aceptar y esta ves ordena por el segundo color (rojo) conservando el primero
(amarillo).

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales
que desea incluir en la ordenación.

4.3. Ordenar por más de una columna o fila

Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar
por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro
de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y
empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los
empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por nombre (para escribir
los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta
un máximo de 64 columnas.

NOTA Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe
tener encabezados de columna.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de

que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.

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 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea

ordenar; en nuestro caso seleccionamos Centro.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
• Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.
• Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o
Icono de celda.
Por lo tanto seleccionamos Valores.
5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
• Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
• Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor
a menor.
• Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más
recientes o De más recientes a más antiguos.
• Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista
personalizada.
En nuestro caso de A a Z. El cuadro de dialogo ordenar queda:

Y la base de datos queda ordenada por Centro así:

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 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuación, repita los pasos del dos al cinco. Por lo tanto esta vez se va a ordenar
por Profesión sin alterar el orden anterior (Por Centro).
El cuadro de dialogo ordenar y la base de datos ordena quedan así:

Base de Datos ordenada por Centro y Profesión

60
 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Repita el procedimiento para cada campo que desea ordenar.

4.4. Ordenar filas

La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.

1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda
activa está en una columna de tabla. En nuestro caso vamos a ordenar los números
que se presenta a continuación:

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

61
 DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. Haga clic en Opciones.

4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en
Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Por valor

1. En Ordenar según, seleccione Valores.

2. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:

62
DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

• Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

• Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De
mayor a menor.
• Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a
más recientes o De más recientes a más antiguos.

Por color de celda, color de fuente o icono de celda

1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono

de celda.
2. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione
un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.
3. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.

En nuestro caso seleccionamos Fila 4, valores y de menor a mayor; asi:

Los datos quedan ordenados de la siguiente manera:

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DOCENTE: ANDRES GUTIERREZ

NOTA Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel
ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de
detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

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