TEMA 5.
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA COMPRAVENTA (II)
1.1 CONCEPTO DE FACTURA
Es un documento que recoge la información de una operación de compraventa.
Detalla el producto comprado o vendido y el origen de la operación e indica,
entre otros, las mercancías, el precio, los servicios prestados, los descuentos y
gastos, y los impuestos aplicados.
1.2 REQUISITOS FORMALES DE UNA FACTURA
- Número.
- fecha de expedición.
- Nombre y apellidos.
- Número de identificación fiscal (NIF).
- Domicilio.
- Descripción de las operaciones.
- Tipo o tipos impositivos.
- Cuota tributaria.
- Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones.
- Si la operación de la factura está exenta del impuesto, hay que hacer
referencia a las disposiciones correspondientes que los justifiquen.
- En el caso de aplicación de un régimen especial, este debe ser
especificado.
- En las entregas de transporte nuevas hay que anotar la fecha de su
primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de
navegación que se han realizado.
1.3 PLAZOS DE LAS FACTURAS
- Plazo de emisión: cuando el destinatario sea un empresario o
profesional, deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo
de liquidación.
- Plazo de envío: un mes desde la fecha de emisión.
- Plazo de conservación: vendedor y comprador deben conservar las
facturas emitidas durante 6 años.
1.4 TIPOS DE FACTURA
En función de su contenido:
- Facturas ordinarias: se emplean con más frecuencia y documentan una
operación comercial, de compraventa o de prestación de algún servicio.
- Facturas rectificativas: se utilizan cuando es necesario corregir una
factura anterior porque no se cumple los requisitos establecidos por la ley.
- Facturas recapitulativas: estas permiten incluir, en una sola factura,
varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén
comprendidas en distintas fechas pero en un mismo mes natural.
En función de su valor legal o ausencia del mismo:
- Factura original.
- Copia de factura: contiene los mismos datos que la factura original.
- Duplicado de factura: igual que la factura original y se utiliza cuando
hay varios destinatarios o cuando se pierde la factura original.
- Factura proforma: documenta una oferta comercial e indica los
productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un
precio determinado.
En función de los requisitos formales que cumplan:
- Factura completa: cumple todos los requisitos formales establecidos por
la ley.
- Factura simplificada: tiene menor contenido obligatorio que la factura
ordinaria y puede emitirse cuando su importe no exceda de 400€, o de
3.000€ para determinados servicios.
1.5 FACTURA ELECTRÓNICA
A. CONCEPTO
Aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de Facturación
para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato
electrónico.
Es recomendable, pero no obligatorio, el uso de la firma electrónica.
Deberán facturar electrónicamente las medianas y grandes empresas que
operen en el sector privado.
B. LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
El plazo de pago de las Administraciones públicas se limita a 30 días contados a
partir de la presentación de la factura.
C. OBLIGACIONES DEL EMISOR DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
- Crear una factura en una aplicación informática que cumpla los requisitos
legales.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a las facturas.
- Conservar los datos de la factura en una base de datos.
- Contabilizar la factura.
- Garantizar la autenticidad e integridad de los datos de la factura.
1.6 REGISTRO DE FACTURAS
A. LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS
En este libro deberán anotarse las facturas, los justificantes contables y los
documentos de aduanas, numerados correspondientes, a los bienes vendidos y a
los servicios prestados.
B. LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS
En este libro se anotarán las facturas originales correspondientes a las entregas
que den lugar a las adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al
impuesto.
C. REQUISITOS FORMALES Y PLAZOS DE LAS ANOTACIONES
Requisitos formales:
- Los libros de registro deben llevarse con claridad y exactitud y por orden
de fechas.
- Los errores u omisiones deben anotarse desde que se advierten.
- Las anotaciones se tienen que expresar en €.
- Las páginas deben estar numeradas correctamente.
Plazos de las anotaciones:
- Facturas emitidas: las operaciones deben anotarse cuando tenga lugar
la liquidación y pago del impuesto por dichas operaciones.
- Facturas recibidas: deben anotarse por el orden de recepción y dentro
del periodo de liquidación en que proceda efectuar su deducción.
- Operaciones intracomunitarias determinadas: deben anotarse en el
plazo de siete días a partir del momento de inicio de la expedición.
2. DESCUENTOS, GASTOS Y RETENCIONES EN LA FACTURA
A. GASTOS INCLUIDOS EN FACTURA
- Transporte y aranceles: en el gasto que se origina por el transporte de
las mercancías y depende de los incoterms acordados entre el vendedor y
el comprador.
- Seguros: gasto que cubre los riesgos que puedan sufrir las mercancías
durante su traslado.
- Envases y embalajes: hay dos tipos que son los retornables y los no
retornables. En el caso de los retornables, si el cliente los devuelve, el
proveedor emite la factura rectificativa por el importe determinado.
- Gastos suplidos: son gastos que ha pagado el emisor de la factura en
nombre de un cliente y que le corresponden a este.
B. DESCUENTOS INCLUIDOS EN FACTURA
- Descuento comercial: se aplica como consecuencia de las políticas de
las empresas para la promoción de los productos o bien por rebajas u
ofertas.
- Descuento por volumen de venta o rappel: este descuento se aplica
cuando se ha alcanzado un determinado volumen de compras.
- Descuento por pronto pago: este descuento se ofrece en operaciones
de compraventa al contado o en operaciones de pago aplazado cuando el
pago se produce antes de la fecha convenida.
C. RETENCIONES EN LA FACTURA DE VENTA O PRESTACIONES DE
SERVICIOS
El pagador es el obligado a aplicar la retención. Esta retención debe ser luego
ingresada por el pagador a la Agencia Tributaria, al final de cada trimestre
natural.
Las retenciones en facturas se aplicarán en distintos casos.
- Retenciones en factura a profesionales: personas físicas que llevan a
cabo una actividad económica al emitir sus facturas deben aplicar una
retención a cuenta del IRPF.
- Retenciones en factura de algunos empresarios por módulos:
están sujetas a retenciones las personas físicas que desempeñen algunas
actividades concretas de todas las que pueden estar acogidas a módulos.
- Retenciones por alquiler de inmuebles urbanos: retención en las
facturas de alquiler de los propietarios de locales e inmuebles que se
alquilan para la actividad económica.
El obligado a practicar la retención e ingresarla en Hacienda es el pagador.
D. RECARGO DE EQUIVALENCIA
En factura, se aplica a los comerciantes minoristas, que sean personas físicas,
las sociedades civiles o las comunidades de bienes.
