CAPACITACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
INSTRUCCIONES DE LLENADO DE LA CARÁTULA DE
EXPEDIENTE DE ARCHIVO
• El llenado de la carátula se realizará con tinta negra.
• La sección de período de los documentos, total de documentos podrán
llenarse con lápiz mientras no se tenga certeza del dato final o bien dejar
en blanco hasta tener certeza.
• al momento de perforar las hojas, tener cuidado que se alineen con el
extremo inferior del folder.
• No utilizar abreviaturas
• Utilizar letra legible.
• Si algún documento tiene algún anexo especial (CD, folleto, revista, etc.)
se coloca en un sobre bolsa y se numera como un documento más.
• Si un expediente cuenta con documentos en tamaño carta y oficio, se
utilizará folder oficio en el legajo que sea necesario, cuidando que las
hojas esten alineadas al limite inferior del folder.
Código de la Unidad
Anotar la clave presupuestal que le corresponde a su Unidad Administrativa
Administrativa
Nombre de la Unidad Anotar el nombre de la unidad, de acuedo a la estructura organica autorizada
Administrativa
Código de la Unidad 20800001000000S Ejemplo
Administrativa
Coordinación Administrativa de la Secretaría de
Nombre de la Unidad
Salud
Administrativa
Para l o s a rch i vo s q u e
anteceden a 2018 se utilizara
la clave que tenía la unidad
administrativa
El nombre se pone completo y sin abreviaturas, en áreas comunes no sustantivas se
Nombre del sugiere, utilicen el nombre de la serie, sin embargo, esto, queda a consideeración de la
Expediente persona que maneja el archivo y de la manera en que se le facilitaría encontrar su
información si en un futuro la necesitara
Un legajo se forma por
Un expediente puede Se anotará el nímero
documentos de una
No.del contener varios legajos No. de Total de de legajos que
misma serie , hasta un
Se vuelve a iniciar con 1 contenga el
Expediente con cada serie diferente Legajo máximo de 2cm por Legajos expediente de la serie
folder
Aquí se coloca el asunto específico del que trata el expediente, generalmente relacionado con
Asunto
la subserie documental, aquí si se puede especificar el tema y el tipo de documento.
Se colocará en formato año,
Apertura: mes y día del primer
Período de los documento que integra la serie Total de
documental S e coloca el total de documentos al
documentos documentos al concluir el tramite de expediente de la
Se colocará en formato año,
cierre serie documental
cierre: mes y día del último documento
que integra la serie documental
Nombre del Disposiciones Jurídicas, Acuerdos, Contratos y Convenios
Expediente
Ejemplo
No.del 1 No. de 1 Total de 5
Expediente Legajo Legajos
Revisión de anteproyectos de iniciativa de Leyes, se archivan tanto los
Asunto
proyectos como los oficios de gestión
Apertura: 2017/03/12
Total de
Período de los documentos al 1236
documentos cierre: cierre
2017/08/25
Anotar las siglas fondo documental de la Secretaría de Salud
Fondo Documental
Subfondo Anotar las siglas en caso de existir algún subfondo, conforme lo señale el
Documental Cuadro de Clasificación Archivística
Sección Anotar las siglas de la sección
de acuerdo al Cuadro de Subsección
Clasificación Archivística
Serie Anotar las siglas de la
Documental Anotar las siglas de la Subserie subserie en caso de
serie documental de Documental existir de acuerdo al
acuerdo al Cuadro de Cuadro de
Clasificación Clasificación
Archivística Archivística
Fondo Documental SS
Ejemplo
Subfondo OSS
Documental
Sección 2C Subsección
Serie Subserie
2C.2 2C.2.1
Documental Documental
aquellos elaborados, recibidos y aquel soporte textual, que puede ser
conservados por la Unidad Administrativa, empleado como testimonio material ante
la Ley, cumpliendo además con la
Administrativo en función de la organización,
Jurídico - Legal función de servir como depositario de
procedimientos, actividades o acciones
derivadas de las atribuciones delegadas las distintas obligaciones y derechos de
a la misma en particular y a la las personas e instituciones
Dependencia en general relacionadas con su contenido.
son soportes que sirven de base para
Fiscal Contable
es de utilidad s para el tesoro o registrar los ingresos y egresos
hacienda pública. Igualmente son los aprobados y operaciones contables que
documentos subyugados a la ley deriven de estos
Ejemplos
Fuente de Elaboración: Dirección de Administración y Servicios Documentales
Ejemplo
Administrativo x Jurídico - Legal X
Fiscal Contable
NOTA: Se pueden seleccionar varias casillas, según se considere el valor documental
Archivo en Archivo en Archivo Histórico
Trámite Concentración
• 6 años para expedientes
con información Anotar la palabra permanente
Mínimo 2 años de
conservación en trámite,
administrativa c u a n d o e l ex p e d i e n te d e b a
se colocan todos aquellos conservarse indefinidamee en el
documentos generarados • 6 años como mínimo Arc h i vo H i s tó r i c o, p rev i o
que se consultan para expedientes con valor d i c tá m e n d e d e l a c o m i s i ó n
constantemente o cuyo
tramite y seguimiento no fiscal y presupuestal dictaminadora y depuración de
ha concluido contable. documentos de l a D i recc i ón
General de Inovación
• 12 años como mínimo
para expedientes con valor
jurídico, legal, obra pública
y activo fijo.
Ejemplo
Archivo en Archivo en Archivo
Trámite Concentración Histórico
2 AÑOS 12 AÑOS
Una vez que pasa a Si se considera que es información
Po r e j e mp l o u n
concentración permanecerá que debe conservarse
expediente cuya
el tiempo que marca de permanentemente en Archivo
fecha de cierre es
vigencia la ficha técnica para Historico debe gestionarse el
2 017 / 0 8 / 2 5 , s e
conservarlo, en este ejemplo Dictamen de de la comisión
considerará trámite
son 12 años por eso estará dictaminadora y depuración de
concluído a partir
en concentración hasta documentos de la Dirección
d e l 2 019 / 0 8 / 2 6 y
2031/08/26 General de Inovación
puede pasar a
concentración
Si se considera que hay información que debe
conservarse permanente en concentración,
podrán permanecer hasta 20 años, contados
a partir del día siguiente de cumplan con su
plazo de conservación precaucional
Información que:
• Comprometa la seguridad nacional,
la seguridad pública Es una excepción del principio de
• Pueda poner en riesgo la vida, m á x i m a p u bl i c i d a d d e l a L ey d e
seguridad o salud de una persona Tr a n s p a r e n c i a , t i e n e c o m o f i n
física proteger no solo los datos personales,
• Obstruya la prevención o sino la vida privada y la intimidad de
persecución de los delitos las personas, en otras palabras, esta
clasificación se encargará solo de
Reservada • Se encuentre contenida dentro de
las investigaciones de hechos que
Confidencial testar datos personales cuando se
la ley señale como delitos y se entregue algún documento, con ello,
tramiten ante el Ministerio Público s e e s t a rí a g e n e ra n d o l a ve rs i ó n
pública del propio documento. Para
Consultar ello, puede consultar los artículos 116
Ley General de Transparencia Acceso al 120 de la Ley General de
a la Información Pública Art. 113 Tr a n s p a r e n c i a y A c c e s o a l a
Ley Federal de Transparencia Acceso Información Pública
a la Información Pública Art. 110
Ejemplo
Solo deberá llenarse la sección cuando la
Información del Expediente haya sido
clasificada como reservada o confidencial, a
través de un Acuerdo del Comité de
Transparencia de la Secretaría de Salud
Se coloca el nombre que se le dió al expediente
Se colocan las siglas de la clasificación archivística y número de expediente
Ejemplo
Disposiciones jurídicas, acuerdos, contratos y convenios
SS/OSS/2C/2C.2/2C.2.1/E1
Anotar cualquier información que se considere necesaria
o complementaria para la adecuada identificación del
expediente y la oportuna recuperación de la información.
Se puede anotar que contienen un CD, una revista, folletos
o algún anexo especial.
