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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE SUCRE CARÚPANO
ESCUELA DE CIENCIAS
DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
CÁTEDRA- ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Tutora: Bachiller:
Ing°. Ana Cedeño Adrián Brito.
C.I. : 28.664.009
Carúpano, febrero de 2023.
Introducción
El proceso de control es fundamental en la administración de cualquier
organización, pues permite medir el desempeño y corregir desviaciones que
puedan afectar el logro de los objetivos. Para entender la importancia del
control en la vida cotidiana, se puede pensar en el proceso de cocinar. Si se
quiere preparar una receta específica, se debe seguir un conjunto de
instrucciones, medir los ingredientes y ajustar la temperatura y el tiempo de
cocción según sea necesario. Si no se controlan estos factores, es probable
que el resultado final no sea el esperado. Lo mismo sucede en una empresa,
donde el proceso de control permite medir el desempeño para luego ajustar
según sea el caso y así alcanzar los objetivos de manera efectiva y eficiente.
El control es importante porque permite a las organizaciones detectar y
corregir errores antes de que se conviertan en problemas más graves. Por
ejemplo, si se tiene una empresa de producción de alimentos y el proceso de
control te permite detectar problemas de calidad en los productos. Si no
tuvieras este control, es posible generar algunos productos defectuosos,
afectando a los consumidores, pudiendo llegar a dañar tu reputación y
afectar negativamente tu negocio. Con un proceso de control adecuado,
puedes detectar y corregir desviaciones antes de que se conviertan en un
problema mayor, también se pueden aprovechar los recursos evitando
desperdicios.
En este trabajo, se exploraran los diferentes tipos de control que
pueden aplicarse en una organización, desde el control estratégico hasta el
control de inventarios. También se analiza la importancia de tener un
equilibrio adecuado entre la delegación y el control, y de ajustar el proceso
después de tomar medidas correctivas. El objetivo principal es mejorar la
comprensión de los procesos administrativos y cómo estos conocimientos
pueden aplicarse en la vida diaria, ya sea para mejorar el desempeño en
nuestro trabajo o actividad y gestionar mejor las propias actividades y metas
personales.
1. Proceso Administrativo: Definición del Control
El control se puede definir como un proceso de medición y corrección
del desempeño real con el desempeño esperado. El control es un proceso
importante en la administración de una organización. Permite a los líderes
monitorear el desempeño de los empleados y asegurarse de que se estén
alcanzando los objetivos de la organización.
Según lo expresado por Córdoba R. (2012):
La aplicación del control ha permitido mejorar las actividades
porque al comparar lo planea con lo realizado, identificar
desviaciones y las causas que lo generaron, retroalimenta la
forma de hacer las cosas. Un ejemplo muy sencillo fue la
producción de maíz, al comparar que no se producía lo mismo
que años anteriores, se identificaron las causas y se llegó a la
conclusión que se debió a la falta de agua o minerales que la
tierra no poseía, entonces se crearon sistemas de riego y uso
de fertilizantes. (p.138)
El control es esencial en la identificación de las desviaciones
entre lo planeado y lo realizado, y permite retroalimentar la forma de
cómo proceder posteriormente. Córdova, ilustra esto con un ejemplo
sencillo de producción de maíz, donde la identificación de las causas
de la disminución de la producción llevó a la creación de sistemas de
riego y uso de fertilizantes para corregir el problema.
El proceso administrativo consta de las etapas de planeación,
organización, dirección y control, cuando se han puesto en
marcha las tres primeras, es necesario llevar a cabo una
revisión de lo planeado, organizado y ejecutado, con el objeto
de ofrecer una retroalimentación, ahí es donde entra la fase de
control. El control, como última etapa del proceso
administrativo, mide y corrige el desempeño individual,
departamental y organizacional, con el propósito de identificar si
concuerda con los planes y objetivos de la empresa. En esta
fase se identifican las desviaciones tanto en forma cualitativa
como cuantitativa, con el fin de retroalimentar a la planeación. A
continuación, mencionaremos algunas definiciones del control
con la intención de tener un mayor conocimiento. Burt K.
Scanlan: “el control tiene como objeto cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos”.88
George R. Terry: “el proceso para determinar lo que se está
llevando a cabo, valorizándolo y, si es, necesario, aplicando
medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle
de acuerdo con lo planeado”.89 En conclusión, podemos decir
que el control previene y mejora las operaciones, es un medio
de retroalimentación que sirve para reiniciar el proceso
administrativo. (p.139)
Además, el texto explica que el control es la última etapa del proceso
administrativo, que mide y corrige el desempeño individual, departamental y
organizacional, con el propósito de asegurarse de que concuerde con los
planes y objetivos de la empresa. En esta fase se identifican las desviaciones
tanto en forma cualitativa como cuantitativa, con el fin de retroalimentar la
planeación.
El autor hace uso de referentes teóricos como Burt K. Scanlan y George
R. Terry, que ayudan a entender que el control tiene como objetivo
asegurarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos
y que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Muy resumidamente, el control es una fase muy importante en el
proceso administrativo que se utiliza para medir y corregir el desempeño en
una organización.
1.2 Importancia del control
El control es una función crucial de la administración y es esencial para
el éxito de cualquier organización. El control empresarial implica medir y
evaluar el desempeño actual de la organización y compararlo con los
objetivos establecidos para determinar si se están cumpliendo o no. Si se
detectan desviaciones, el control ayuda a tomar medidas correctivas para
alinear el desempeño con los objetivos.
Según Cano (2017), el control es una función administrativa esencial
que se encarga de supervisar y evaluar los procesos y resultados de la
empresa, con el fin de garantizar su eficacia y eficiencia en el mercado
competitivo actual. En su artículo, Cano revisa las diferentes teorías sobre el
control empresarial que han surgido a lo largo del tiempo y analiza su
importancia en la gestión organizacional:
Son variadas y frecuentes las propuestas sobre control
empresarial que han recorrido el proceso administrativo.
Veamos: - F. Taylor, en su propuesta administrativa sobre
“Gerencia Científica” plantea situaciones administrativas como:
“La causa fundamental del desperdicio del esfuerzo humano fue
la Gerencia no Científica. Pensaba que los gerentes se
concentraban demasiado en el resultado del trabajo (producto
final) más no en los procesos”. Como se infiere, Taylor critica el
control empresarial, orientando solo a la clasificación del
producto final. -H. Fayol, en su “Doctrina Administrativa” y
desde su visión formal y normativa de la empresa, propone una
etapa de coordinación y control organizacional, dirigida a
“vigilar, evaluar y corregir el trabajo de los subordinados”.
Igualmente, en sus principios sobre la administración habla de
disciplina, unidades de mando, línea de autoridad y unidades de
dirección, haciendo énfasis en la supervisión. - Cuando Max
Weber, en su modelo administrativo “Burocrático”, habla del
poder legal que sustenta su propuesta de “Racionalismo
Burocrático”, deja de entrever formas de control a través de
normas, reglamentos, manual de funciones y regímenes
disciplinarios. - El enfoque organizacional sistemático, al
considerar la empresa como un sistema abierto propone una
relación armoniosa y oportuna entre ésta y su entorno y da
cabida a la llamada “Retroalimentación o información de
retorno”, como una actividad de control del proceso
administrativo, ya que el flujo de información bidireccional,
empresa-entorno, implica mejoramiento y desarrollo. - D.
McGregor, en sus estudios sobre psicología industrial, hace
suposiciones sobre la administración y la actividad del
trabajador, consideradas en sus teorías X y Y donde enfatiza
(teoría X) la necesidad de “Coaccionar, seducir, obligar y
controlar al trabajador; ya que su actitud ante el trabajo es de
disgusto y pereza”. - La teoría Z como compendio de las
características administrativas de las organizaciones japonesas
incluyen su modelo “Instrumentos de Control” o mecanismos de
carácter práctico relacionados con la necesidad de que el
trabajador conozca las políticas, objetivos, estrategias y reglas
de la organización. Además, incluye los “círculos de control de
calidad”, que entre otros propósitos contemplan como objetivos
básicos: Reducir los errores, mejorar las comunicaciones,
promover la reducción de costos, desarrollar la capacidad para
resolver problemas, en síntesis, “un control holístico de la
empresa”, es decir, un proceso de evaluación formativa, por
procesos o de calidad total. - L reingeniería de negocios, en su
propuesta sobre el “Rediseño total de la empresa”, propone,
según sus pioneros Hammer y Champy, un nuevo mundo del
trabajo, donde se destacan criterios como: El papel del
trabajador cambia de controlado a facultado. Los valores
cambian de proteccionistas a productores. Los gerentes
cambian de supervisores a entrenadores. Estos criterios
encierran en general otra visión sobre el control de la gestión
empresarial, apoyados en su propuesta sobre “Rediseño” que
favorezca una estructura jerárquica plana. No obstante, la
búsqueda creativa sobre nuevas y eficientes formas de control y
evaluación organizacional, siempre llevan implícita una idea y
un propósito común, que sirvan de herramienta para garantizar
la productividad y rentabilidad que a su vez permita a la
organización permanecer con solvencia en mercados muy
competidos.(p.106)
Como menciona Cano en el texto, existen diferentes enfoques y teorías
sobre el control empresarial, que van desde el control basado en la
clasificación del producto final hasta el control de calidad total, pasando por
la supervisión, la retroalimentación y el rediseño total de la empresa. Sin
embargo, todos estos enfoques tienen en común la necesidad de evaluar y
mejorar el desempeño de la organización para garantizar su productividad y
rentabilidad en mercados altamente competitivos.
1.3 Principios del control
El control es una función administrativa esencial para la gestión efectiva
de una organización, ya que permite verificar si los resultados obtenidos se
ajustan a los objetivos establecidos previamente en la etapa de planificación.
Para garantizar que el control sea efectivo, es necesario seguir ciertos
principios que aseguren su adecuada aplicación.
Los principios del control son reglas básicas que guían la
implementación del control en una organización. Estos principios
proporcionan un marco de referencia para los gerentes y los empleados, lo
que les permite realizar el control de manera más efectiva. Siguiendo las
pautas establecidas para asegurarse de que se está realizando el control de
manera adecuada y eficiente.
Esto en palabras de Córdoba R. (2012)
Cuando se ejecuta el control, se debe identificar que exista un
equilibrio entre lo que se delega y el control establecido, que
existan estándares que ayuden a identificar las desviaciones
que se presenten, analizando las causas y que éstas se
entreguen con oportunidad para que se tomen las medidas
correctivas. Establecer el control no debe ser caro, se debe
estudiar el costo-beneficio, además, el que controla debe ser
independiente a lo que controla, lo que permitirá tener libertad
de criterio. (p.90)
Córdova, esquematiza y plasma posteriormente en una figura los
principios de control de la siguiente forma:
Figura 1:Principios de Control
Fuente:https://es.pdfdrive.com/la-administraci%C3%B3n-y-el-proceso-
administrativo-e100256514.html
Esto implica que, para identificar los puntos críticos y desviaciones en el
proceso de control, se necesitan establecer estándares y medir el
desempeño real. Después de tomar medidas correctivas, es necesario
ajustar el proceso para lograr un equilibrio adecuado entre la delegación y el
control. El control debe ser imparcial y objetivo, sin conflictos de intereses
entre quien realiza el control y lo que se está controlando, siempre buscando
mejorar el desempeño y la eficiencia de la organización en lugar de proteger
intereses personales o departamentales.
Es importante encontrar un equilibrio adecuado entre la delegación y el
control para asegurarse de que cada grupo tenga el grado de control
correspondiente a su nivel de responsabilidad y autoridad.
1.4. El proceso de control
El proceso de control implica una serie de etapas donde se mide el
desempeño para asegurarse de tener una gestión efectiva y provechosa en
términos organizacionales o en su defecto se reestructure
correspondientemente para tener la mayor eficiencia y eficacia posible.
Chiavenato I. (2002) se refiere a los procesos fases o etapas para un
adecuado control administrativo expresando lo siguiente:
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo
planeado, organizado y ejecutado se ajusten tanto como sea
posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del
control está en verificar si la actividad controlada está o no
alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este
sentido, el control es básicamente un proceso que guía la
actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado.
El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:
Establecimiento de objetivos o estándares de desempeño.
Evaluación o medición del desempeño actual
Comparación del desempeño actual con los objetivos o
estándares establecidos
Acción correctiva para superar los posibles desvíos o
anormalidades
El proceso de control se caracteriza por su aspecto cíclico y
repetitivo. El control debe ser visto como un proceso sistémico
en que cada etapa influye en las demás, y éstas en aquella.
(p.643)
Diversos autores mencionan que el proceso de control se divide en tres
etapas: establecimiento de estándares, medición del desempeño y
corrección del desempeño, Chiavenato I. (2002) sin embargo lo subdivide en
4 etapas, extrapolando a la comparación como proceso fundamental . El
establecimiento de estándares es, en efecto, el proceso de establecer
objetivos, criterios o medidas que se utilizarán para evaluar el rendimiento de
la organización ya sea de forma cualitativa o cuantitativa. Una vez definidos
los estándares se mide el desempeño, es necesario medir el rendimiento real
de la organización en comparación con los estándares establecidos, de
modo que los datos con los que se han de trabajar deben ser muy precisos y
confiables para poder saber qué aspecto debe mejorarse como organización.
Si se identifican desviaciones entre el desempeño real y los estándares
establecidos, es necesario tomar medidas para corregir la situación. Esto
puede implicar cambios en los procesos o en la asignación de recursos,
entre otras cosas. Es importante que la acción correctiva sea efectiva y se
siga monitoreando el desempeño para asegurarse de que se ha alcanzado el
nivel deseado.
1.5 Tipos de control.
Existen varios tipos de controles, que incluyen el control preventivo, el control
correctivo y el control concurrente. El control preventivo se enfoca en
prevenir problemas antes de que ocurran, es decir, antes de que se
produzcan resultados, deseados o no deseados. El control correctivo por su
parte se enfoca en corregir problemas después de que hayan ocurrido. Por
ejemplo, investigar un problema después de que se haya producido para
determinar las causas y tomar medidas para evitar que vuelva a ocurrir. Y el
control concurrente se enfoca en monitorear el desempeño en tiempo real. se
lleva a cabo durante la ejecución de las actividades. De modo que se
supervisa el desempeño de los empleados en el trabajo mientras se lleva a
cabo, para asegurarse de que se esté realizando de acuerdo con los
estándares establecidos.
Además, existen diferentes tipos de controles que se pueden utilizar en
función de las necesidades de la organización.
Mencionar todos los tipos de control es algo extenso, pero es
importante destacar que la elección del tipo de control dependerá de las
necesidades específicas de la organización y los objetivos que se deseen
lograr. Sin embargo, de acuerdo a lo que se desprende de la lectura de
Chiavenato I. (2002:670) entre algunos de los tipos de control más comunes,
se incluyen el control estratégico, táctico, presupuestario, operacional y de
inventarios. El control estratégico se enfoca en la dirección general de la
organización, mientras que el control táctico se enfoca en la implementación
de estrategias específicas. El control presupuestario se centra en el
seguimiento y la gestión de los recursos financieros, mientras que el control
operacional se enfoca en la supervisión de las actividades diarias. Por último,
el control de inventarios se centra en la gestión de los productos y materiales
de la empresa y es un control específico.
Por tanto, es importante seleccionar el tipo de control adecuado para la
organización, basado en las necesidades específicas y objetivos que se
quieran lograr. La implementación efectiva del control puede mejorar
significativamente el desempeño y la eficiencia de la organización, y
garantizar que se logren los objetivos deseados.
Conclusiones
El control es una función administrativa clave que implica la medición
y comparación del desempeño real con el desempeño esperado, la
identificación de desviaciones y la toma de medidas correctivas para
ajustar el proceso de control y mejorar el desempeño organizacional.
Los principios del control incluyen la identificación de puntos críticos
del desempeño, la medición del desempeño, la comparación del
desempeño real con el desempeño esperado, la determinación de las
causas de las desviaciones, la toma de medidas correctivas y el ajuste
del proceso de control.
Los tipos de controles varían según las necesidades de la
organización y pueden incluir el control estratégico, táctico,
presupuestario, operacional y de inventarios.
Es importante establecer un equilibrio adecuado entre la delegación y
el control, y ajustar el proceso después de tomar medidas correctivas.
El control debe ser imparcial y objetivo en la organización para
mejorar el desempeño y la eficiencia, en lugar de proteger intereses
personales o departamentales.
El control no debe ser visto como una herramienta para sancionar o
castigar a los empleados, sino como una herramienta para mejorar el
desempeño y la eficiencia de la organización. Para lograr esto, es
importante que los empleados comprendan la importancia del control y
se sientan motivados a contribuir al proceso.
El control debe ser una función continua y constante en la
organización. Esto significa que debe ser aplicado de manera regular
y sistemática en todas las áreas de la empresa. Además, el proceso
de control debe ser flexible y adaptable a los cambios en el entorno
empresarial para que siga siendo efectivo con el tiempo.
Referencias Electrónicas
Cano C. (2017). La Administración y El Proceso Administrativo. Universidad
de Bogotá Jorge Tadeo Lozano. Extraído de: https://es.pdfdrive.com/la-
administraci%C3%B3n-y-el-proceso-administrativo-e100256514.html
Córdova R. (2012). Proceso Administrativo. Extraído de:
https://es.pdfdrive.com/proceso-administrativo-e158268209.html
Referencias Bibliográficas
Chiavenato I. (2002). Administración en los Nuevos Tiempos. Editorial
Mc. Graw Hill. Bogotá, Colombia.
