Sistema de inventario
Tipos de sistemas de control de inventarios
Un sistema de inventario es el conjunto de normas, métodos y procedimientos que se
utiliza para planificar y controlar los productos o materiales que utiliza una empresa,
de manera que esta pueda funcionar eficazmente. Este sistema permite conocer la
cantidad de artículos, estimar cuándo hay que reabastecerlos y conciliar las
existencias físicas con las registradas en la documentación.
Las empresas que almacenan mercancías necesitan llevar un correcto y exhaustivo
control de inventarios. Un sistema de inventario eficiente permite una gestión de
manera adecuada de las mercancías, evita las pérdidas por daños, reduce los costos
de almacenamiento, optimiza el ciclo de compra y la planificación del flujo de caja,
además de ayudar a identificar nuevas oportunidades de negocios.
Un control de inventarios eficiente ayudará a tus almacenes a solucionar problemas
comunes como:
● Robo hormiga
● Baja rotación de inventarios por fecha de caducidad
● Mala planificación de demanda
● Falta de control de calidad
● No realizar monitoreos físicos
● Desabasto o exceso de productos
Tipos de sistemas de control de inventarios
Las empresas pueden utilizar diferentes tipos de sistemas de control de inventarios.
Según la naturaleza de la mercancía, se puede hacer referencia a inventarios de
materia prima, de productos en proceso o productos terminados.
Los sistemas de control de inventarios también se clasifican según el proceso
logístico. El inventario en existencia se refiere a los productos que se encuentran en
almacén, mientras que el inventario en tránsito contabiliza los productos que se están
moviendo en la red logística.
Los sistemas de control de inventarios basados en la funcionalidad se realiza un
inventario normal para asegurar la demanda de los productos y un inventario de
seguridad para cubrir las fluctuaciones de la demanda y posibles problemas de
suministro. Al final se hace el inventario disponible, que incluye todas las existencias
en almacén.
Métodos de control de inventarios
Los métodos para el control de inventarios son políticas y procedimientos para contar
con las cantidades óptimas de stock, que están basadas en modelos determinísticos y
de probabilidad.
A través de estos sistemas de control de inventarios, tu empresa puede:
● Calcular los niveles de inventario óptimos
● Determinar los puntos de reorden: cuándo hay que reabastecer y de qué
tamaño deben ser los pedidos
● Conservar una inversión mínima, asegurando el aprovisionamiento para no
perder ventas por falta de stock.
1. Método ABC: Este método de control de inventarios es conocido como método
80/20 y consiste en dividir los productos en tres categorías según su importancia,
cantidad y valor. Así es más fácil identificar los productos más valiosos que merecen
más atención y esfuerzos de gestión.
Clase A. Productos que no se venden mucho, por lo que representan
aproximadamente un 20% del total de inventario, pero su valor puede ser de hasta el
80 % del mismo.
Clase B. Productos de venta media que representan el 40 % del total de los artículos y
rondan el 15 % del valor total del inventario.
Clase C. Productos muy vendidos que representan el 40 % del inventario, pero apenas
suman un 5 % de su valor.
Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes merecen
mayor o menor atención; el inventario con mayor impacto financiero requerirá los
mayores esfuerzos en su gestión. Recuerda que los porcentajes del método ABC son
únicamente una guía y pueden variar según las características de tu empresa.
2. Método PEPS: El método PEPS (también conocido como FIFO) consiste en identificar
los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los primeros en salir a la
venta o ser utilizados en la producción. Así se minimiza el riesgo de que la mercancía
se eche a perder, se devalúe o venza en el almacén, además de asegurar la
renovación del stock.
Una de las ventajas del método PEPS es que permite ofrecer precios competitivos en
momentos de alta inflación. Así, cuando los precios se elevan, el negocio puede ganar
mercado al fijar un precio de venta menor al de la competencia, debido a que la
mercancía fue adquirida con antelación.
En consecuencia, una de las desventajas del método PEPS es que cuando los precios
bajan, el negocio puede tener pérdidas al tener que ofrecer los productos a un precio
de venta inferior o muy cercano al que fueron adquiridos.
3. Método EOQ: Este método de control de inventarios es muy sencillo y eficaz. Se
utiliza cuando la empresa tiene una demanda y una frecuencia de uso de inventario
constantes en el tiempo. Su principal objetivo es reducir los costos de inventario
siguiendo un principio muy simple: hallar el punto en que los costos por pedir un
producto y los costos por mantenerlo en inventario se igualan.
A lo largo del tiempo este modelo ha sufrido variaciones. El EOQ con descuentos por
cantidad, por ejemplo, considera la disminución del costo de compra de un artículo
cuando se adquiere en cantidad. El EOQ con faltantes planeados, por otra parte, tiene
en cuenta que la demanda no será satisfecha durante un tiempo, generando
faltantes.
Es una técnica que busca determinar el monto de pedido que reduzca en mayor
medida los costos de inventario y está caracterizado por estar basado en 3 supuestos
clave:
● Que la demanda es constante y conocida a priori.
● Que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
● Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que los inventarios se
agotan.
¿Cómo funciona? El método EOQ consiste en realizar el pedido de la Cantidad
Económica de Pedido (CEP), justo cuando se llega a un nivel de inventario
determinado.
4. Conteo cíclico: Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento
frecuente de una parte del inventario total, con el fin de que todo este se haya
contado al menos una vez en un periodo de tiempo determinado. Se complementa
con el método ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de recuento
diferente.
Entre sus beneficios se encuentran la mejora de la exactitud y fiabilidad del control de
los inventarios, ya que permite encontrar y corregir en tiempo discrepancias que
puedan afectar a nuestra empresa, sin requerir de un conteo total de los artículos.
El método EOQ y el conteo cíclico o Conteo de Pedido de Producción, son modelos
para aplicar cuando la demanda es conocida.
Para facilitar esta tarea de auditoría constante, resulta de gran utilidad el contar con
un software especializado que te permita llevar el controlar de tu inventario de
manera regular y fácilmente. Considéralo, siempre es una buena opción.
5. MRP: Ahora bien, el sector manufacturero presenta sus propias necesidades de
inventario, ya que por lo general éste consiste en un stock de materias primas que se
mueven a ritmos distintos, según el tipo de sistema de producción.
Cuando los ítems del inventario son dependientes de las necesidades de otros bienes
almacenados, es recomendable utilizar sistemas de control de inventarios más
complejos, como el de Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP, por sus
siglas en inglés) y el Kanban.
A diferencia de los métodos que buscan mantener siempre existencias disponibles, el
MRP busca mantener solo los niveles de stock cuando se necesite, asegurando su
disponibilidad en la cantidad deseada, en el lugar y momento adecuados.
En la actualidad, existen programas de software MRP y sistemas ERP con módulos de
producción que automatizan estos cálculos, con lo que permiten conectar
eficientemente el control de inventarios con las necesidades de fabricación.
Un software de inventarios, como Bind ERP, te permite:
● Automatizar el movimiento de inventarios, en sincronía con ventas, compras y
producción.
● Eliminar los errores de captura.
● Conocer tu punto de reorden, así como máximos y mínimos para el
reabastecimiento de mercancía, para que nunca pierdas ventas por falta de
existencias.
● Planear con precisión.
● Generar reportes.
● Saber el nivel de existencias en tiempo real.
Existen diversos métodos para el control de inventarios, los cuales varían de acuerdo
con las características y necesidades de cada empresa
