¿Qué es el Manual de Funciones?
El manual de funciones es un documento en el cual se desglosan las
características que conforman a cada uno de los puestos de trabajo dentro
de una empresa. Es decir, es un perfil de las tareas, responsabilidades y
funciones que desempeña cada elemento de la plantilla que conforma la
compañía.
Estas características regularmente son el resultado o se obtienen de
estudios detallados de cada puesto laboral, con el fin de lograr una mejor
gestión al interior de una empresa.
Tipos de Manual de Funciones
Como tal, hablar de tipos de manual de funciones es algo complicado, pues
cada empresa podrá diseñar sus propios formatos y sus requerimientos
pueden variar. Sin embargo, podríamos sugerirte una división basada en
otras herramientas, como el organigrama, en la que el acomodo de tus
manuales puede estar dividido o estructurado de acuerdo a su nivel
jerárquico:
• Directivos.
• Gerencias o administraciones.
• Operaciones.
• Personal de apoyo.
¿Para qué sirve el Manual de Funciones?
Este tipo de manual tiene diferentes fines que pueden ayudar a tu negocio a
lograr una mejor organización, al igual que a seleccionar a las personas
indicadas para cada puesto.
Por principio de cuentas, esta herramienta te ayudará a documentar todos
y cada uno de los puestos que conforman tu empresa de una forma
detallada y exhaustiva. Esto, a su vez, te puede ser muy útil precisamente
para completar o actualizar tu organigrama adecuadamente.
Además, este manual te será de mucha utilidad para mejorar la gestión
interna de tu negocio, pues te ayudará a definir objetivos reales a partir de
las capacidades de personal con las que cuentas. Piénsalo como saber
exactamente qué jugadores tienen y para qué son buenos.
También te ayudará a establecer un buen manejo de compensaciones,
beneficios y salarios.
Por otro lado, el documento te servirá para integrar o detallar las
competencias necesarias para cada puesto. Lo cual puede eliminar
redundancias en tareas, funciones y responsabilidades.
Bajo otra mirada, el manual de funciones también es muy útil para generar
planes de formación o carrera al interior de tu compañía, así como pulir el
proceso de selección de candidatos; pues contar con estos perfiles laborales
hará de tus contrataciones algo mucho más preciso y puntual.
Estructura del Manual de Funciones
Como lo mencionamos arriba, diferentes empresas requieren diferentes
cosas. Es por ello que cada una pondrá más o menos elementos
dependiendo de diferentes causas. Sin embargo, en su mayoría, el manual
de funciones parte de los siguientes elementos:
• Denominación del puesto.
• Categoría laboral.
• Departamento.
• No. de Cargos/Titulares.
• Jornada laboral.
• Objetivo Principal.
• Procedimientos.
• Finalidad o Funciones.
• Áreas de eficacia y/o Resultados.
¿Cómo se hace un Manual de Funciones?
Para elaborar un buen manual de funciones te recomendamos los siguientes
pasos:
1. Recolecta información sobre la empresa
Tu primer paso será definir algunos puntos generales para poder elaborar
los mejores manuales posibles. En ese sentido, deberás juntar información
sobre tu empresa y su organización, así como definir los objetivos que
deseas alcanzar con ella y las características de los puestos de trabajo y las
áreas que necesitarás para cumplirlo.
Si tu empresa ya está conformada, esto puede sonarte extraño, pero este
paso es fundamental para definir los puestos y perfiles necesarios para
llevar a tu compañía al éxito que buscas.
2. Análisis del estado actual de la compañía
A continuación deberás voltear tu mirada al mundo real para ver cómo está
operando tu compañía en el día a día. Este análisis de su funcionamiento y
organización actual será el punto de comparación para definir el manual de
funciones que necesitas poner en práctica.
3. Contrastar objetivos con la realidad
Como lo mencionamos en el punto anterior, una vez que hayas hecho el
análisis de tu compañía al día de hoy y que cuentes con la información
general y objetivos, tu siguiente paso será realizar una comparación
exhaustiva de lo que es contra lo que quieres que sea.
Quizá aquí te des cuenta de algunas redundancias, esfuerzos duplicados o
incluso de contrataciones excesivas o insuficientes para tus planes. Lo
importante aquí es que podrás pulir y depurar la información de tu manual
de funciones para corregir cualquier amenaza o debilidad que tenga tu
empresa.
Ten en mente que este documento te ayudará a contar con una imagen
clara de la persona que debe llenar cada puesto de tu compañía, por lo que
debes ser muy objetivo a la hora de contrastar estas dos visiones.
4. Modificar y corregir el manual
Con los datos que te arroje tu análisis comparativo, tu siguiente movimiento
será el de editar tu manual de funciones de acuerdo a los resultados del
mismo. Es decir, deberás hacer las adaptaciones necesarias en la
información pertinente a cada puesto para contar con un manual
optimizado que cumpla con las características que necesitas para cumplir
tus objetivos empresariales.
5. Definir el diseño final
Por último, tu siguiente tarea será la de establecer los rubros e información
necesaria, por puesto de la compañía, para ensamblar la plantilla de tu
manual de función y que represente exactamente los datos que cualquier
candidato debe cubrir para poder obtener un cargo en específico.
Considera que dependiendo del puesto que estés estructurando, los
requerimientos o rubros pueden variar, pero eso es normal.
Ejemplo de Manual de Funciones
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de manual de funciones que
puedes utilizar como referencia para diseñar los tuyos.
Ejemplo de Manual de
Funciones
Ejemplo de Manual
de Funciones
Formato de Manual de Funciones
En la siguiente tabla encontrarás ejemplos y formatos de un Manual de
Funciones que puedes utilizar y descargar en PDF o Excel completamente
gratis. Simplemente, escoge el formato que más te guste y edítalo con tu
propia información para crear el documento que necesitas.
En el caso de las plantillas de Excel en Línea y Google Drive, es
imprescindible contar con una cuenta afiliada a dichas plataformas. Si no
tienes una cuenta de Microsoft o de Google, tendrás que registrarte antes
de descargar la plantilla. Luego, podrás realizar estos pasos:
1. Haz clic en la plantilla de Google o Microsoft, dependiendo de cuál quieres
usar.
2. Inicia sesión en tu cuenta y luego haz clic en “hacer una copia” para Google
Drive o “guardar una copia” para Excel en Línea.
3. ¡Listo! Comienza a personalizar tu Manual de Funciones y descárgalo en
PDF o Excel, imprímelo o compártelo por correo electrónico y otros canales
digitales.
