El control
En el ámbito empresarial, el control de una empresa desempeña un papel fundamental en el logro
de los objetivos y el éxito a largo plazo. El control se refiere al proceso de supervisar, evaluar y
regular las actividades y procesos internos de una organización para garantizar que estén
alineados con las metas y los estándares establecidos.
el control de una empresa no es un fin en sí mismo, sino un medio para garantizar que la
organización esté en el camino correcto y se mantenga competitiva en un entorno empresarial en
constante cambio. Es una herramienta poderosa que permite a las empresas optimizar sus
recursos, mejorar su desempeño y alcanzar nuevas alturas de éxito.
etapas del contro
1. Establecimiento de estándares y metas
El primer aspecto clave del control empresarial es el establecimiento de estándares y metas claras.
Esto implica definir criterios y niveles de rendimiento deseados en diversas áreas, como
producción, ventas, calidad y servicio al cliente. Estos estándares y metas proporcionan un marco
de referencia para evaluar el desempeño de la empresa y medir su progreso hacia el logro de los
objetivos.
El control de una empresa implica asegurarse de que los estándares y metas establecidos sean
realistas, alcanzables y alineados con la visión y la estrategia empresarial. Además, estos deben ser
comunicados de manera efectiva a todos los miembros del equipo para garantizar una
comprensión clara y un enfoque compartido hacia los resultados deseados.
2. Monitoreo y seguimiento del desempeño
El monitoreo y seguimiento del desempeño es otro elemento esencial del control empresarial.
Consiste en recopilar datos relevantes y medir el rendimiento de la empresa en relación con los
estándares y metas establecidos. Esto se puede lograr a través de la implementación de sistemas
de seguimiento y métricas clave que permitan evaluar de manera objetiva el desempeño en
diferentes áreas.
El control implica analizar de cerca los indicadores clave de rendimiento (KPI) para identificar
tendencias, desviaciones y áreas que requieren atención. El monitoreo continuo brinda a los
líderes empresariales una visión clara del desempeño de la empresa y les permite tomar
decisiones informadas y oportunas para abordar cualquier brecha en el rendimiento.
3. Evaluación y análisis de desviaciones
Otro aspecto importante del control empresarial es la evaluación y el análisis de desviaciones.
Cuando se identifican desviaciones entre el desempeño real y los estándares establecidos, es
necesario comprender las causas subyacentes y tomar medidas correctivas. El análisis de
desviaciones implica investigar y analizar las razones detrás de los resultados no deseados y
determinar las acciones necesarias para corregir el curso.
La evaluación de las desviaciones es una oportunidad para aprender de los errores y mejorar los
procesos y las prácticas empresariales. También puede revelar áreas de riesgo y oportunidades de
mejora que, de otro modo, podrían pasar desapercibidas. El control efectivo implica ser proactivo
al identificar y abordar las desviaciones, buscando siempre la excelencia en el desempeño
empresarial.
4. Implementación de medidas correctivas y mejoras
Una vez que se han identificado las desviaciones y se han analizado las causas subyacentes, es
fundamental implementar medidas correctivas y mejoras en los procesos empresariales. El control
implica tomar decisiones y acciones para corregir los problemas identificados y garantizar que no
se repitan en el futuro.
Las medidas correctivas pueden incluir ajustes en los procedimientos operativos, capacitación
adicional para los empleados, realineamiento de recursos o incluso cambios en la estructura
organizativa. Es esencial que estas medidas se implementen de manera oportuna y efectiva para
evitar que los problemas persistan y afecten negativamente el rendimiento empresarial.
Además de las medidas correctivas, el control también implica fomentar la mejora continua en la
empresa. Esto implica buscar constantemente formas de optimizar los procesos, aumentar la
eficiencia y adaptarse a los cambios del entorno empresarial. La retroalimentación y las lecciones
aprendidas de las desviaciones pueden proporcionar información valiosa para impulsar la
innovación y el crecimiento empresarial.
5. Cumplimiento de regulaciones y estándares legales
El control empresarial también se extiende al cumplimiento de las regulaciones y los estándares
legales aplicables a la empresa. Esto implica asegurarse de que todas las operaciones y actividades
de la empresa cumplan con las leyes y normativas pertinentes en su industria. El incumplimiento
de las regulaciones puede tener graves consecuencias legales y reputacionales, por lo que el
control se enfoca en garantizar el cumplimiento en todas las áreas de la empresa.
El control efectivo implica establecer políticas y procedimientos claros para el cumplimiento,
capacitar a los empleados sobre las regulaciones pertinentes y realizar auditorías periódicas para
verificar el cumplimiento. Además, el control implica estar al tanto de los cambios en las
regulaciones y ajustar los procesos empresariales en consecuencia para mantenerse en
conformidad.
Importancia del control
El control de la organización es esencial para garantizar su eficiencia, eficacia y éxito a largo plazo.
Proporciona una estructura que permite maximizar el rendimiento, coordinar y alinear los
esfuerzos, adaptar al cambio y cumplir con las normas y regulaciones. Al implementar sistemas de
control de efectivo, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas, optimizar su
desempeño y fortalecer competitivas en un entorno empresarial desafiante.
Tipos de control
Los tipos de control en las organizaciones son los que permiten supervisar y dirigir las operaciones
de una empresa. Algunos de los tipos de control son:
Control concurrente: También se le conoce como control en tiempo real, y se encarga de
detectar problemas y tomar medidas antes de que se produzcan pérdidas.
Control predictivo: También se le conoce como control de avance, y se encarga de prever
problemas para tomar medidas antes de que ocurran.
Control de retroalimentación: Se encarga de recopilar información sobre una tarea
terminada, evaluarla y tomar decisiones para realizar tareas similares en el futuro.
Control preventivo: Se encarga de evitar que se produzcan errores o fraudes.
Control de grupo: Se encarga de los aspectos relacionados con la cultura organizacional,
como los valores y las creencias.
Control de resultados: El control de resultados es una de las formas en que los tomadores
de decisiones ponen esto en práctica. El control de resultados se centra en los resultados
mensurables dentro de una organización..
Control de conducta: se centra en controlar las acciones que, en última instancia,
conducen a los resultados. En particular, se utilizan diversas normas y procedimientos para
estandarizar o dictar el comportamiento.
Control de clanes: el control de clan es un tipo informal de control. En concreto, el control
de clan se basa en tradiciones, expectativas, valores y normas compartidas para llevar a las
personas a trabajar por el bien de su organización. El control de clan suele emplearse con
mucha frecuencia en entornos en los que la creatividad es vital, como muchas empresas
de alta tecnología. En estas empresas, es difícil dictar resultados y muchas reglas no son
adecuada.
Los controles internos son fundamentales para proteger los procesos de una empresa. Un sistema
de control interno fuerte es clave para el éxito de una empresa a largo plazo.
Sujetos y objeto.
Los sujetos del control en las organizaciones son:
Los empleados, que deben ser monitoreados y evaluados para que realicen su trabajo de
manera adecuada.
Los bienes de la empresa, que deben ser custodiados para preservar su integridad y
obtener el máximo rendimiento.
El objeto del control en las organizaciones es:
El desempeño de las actividades, que debe ser medido para garantizar que se ajusta a los
planes y objetivos de la empresa.
Los recursos de la empresa, que deben ser custodiados y utilizados de manera eficiente.
Quién o quiénes son los responsables de implementar controles en la organización
Los titulares, funcionarios y servidores de cada entidad, según su competencia, son responsables
de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno en función a la
naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones.
Qué se controla
Tres son los elementos que deben someterse a control:
1) Los Bienes, propiedad de la Organización, son los recursos materiales e inmateriales de
propiedad de la empresa. El control se dirige a preservar la integridad de los mismos
mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso
improductivo.
2) Las personas integrantes de la Organización, ligadas a la misma por diversos nexos jurídicos.
Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las
actividades se desenvuelvan fluidamente y se pueda obtener de los recursos humanos un
rendimiento acorde a su capacidad y remuneración.
3) Las actividades, principales y conexas, desarrolladas por la Organización para el logro de sus
objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus fines y las
segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la
Organización o estableciendo las condiciones básicas para que aquellas puedan desarrollarse.
Cómo se controla
Los diversos niveles, dentro de la pirámide organizativa de cargos-funciones, utilizan en distinta
medida los sistemas de control definidos anteriormente.
El Nivel Inferior controla basado básicamente en el contacto personal y ayudado, en
proporciones variables, en canales informales, según la personalidad del supervisor.
El Nivel Medio o de jefatura departamental, debe ajustar su comportamiento a los parámetros
fijados por la Dirección Superior, para ello recibe información por la vía jerárquica. Utiliza el
márgen de discrecionalidad que se le ha otorgado para ajustar la actividad al estándar fijado.
Revisa personalmente los problemas que salen de las normas y resuelve en consecuencia. Pero no
interviene personalmente en todo el proceso como en el nivel inferior, sino que lo hace por
excepción ante casos determinados, o por intervenciones sorpresivas para controlar el grado de
cumplimiento de las normas por parte de los supervisores a su cargo. En ambos casos, nivel
inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA, en el primer caso sobre los detalles más
ínfimos del proceso, en el segundo sólo debe atender excepcionalmente los problemas de desvíos
respectos a los estándares fijados. El contacto personal y la vía informal son más frecuentes al
nivel inferior y más cerrados en el nivel medio, la presencia física del supervisor es permanente
con el lugar de trabajo, mientras que el jefe departamental utiliza la recorrida periódica y breve
como medio de control.
Instrumentos de control S
Se necesita, además del conocimiento de los administradores, de instrumentos que permitan
detectar y analizar las desviaciones que se estén produciendo respecto de lo planificado.
Algunos de los instrumentos de control que se mencionan en De Zuani (2005) para generar una
mejora continua en la administración de una organización son los siguientes:
• Diagrama de Pareto También conocido como Gráfico ABC o Regla 80/20, tiene como finalidad
relacionar causas con desviaciones, para determinar con qué causas se relacionan la mayor parte
de las desviaciones presentadas en la realización de una tarea, proceso o actividad.
Según la experiencia con este método, se puede afirmar que la mayor parte de los efectos son
provocados por un número reducido de causas. A través de este método se puede realizar un
mejor control, ya que, además de mostrar las causas de los problemas, también señala cuales son
las más importantes, brindando así información para poder realizar las correcciones que sean
necesarias.
• Diagrama del árbol Este diagrama, imitando la estructura de un árbol, muestra todas las
actividades que son necesarias para llevar a cabo una actividad o logro de un objetivo. Muestran
estructuras e interrelaciones, contribuyendo al aprendizaje y a la comunicación. Permite organizar
un trabajo programado considerando todos sus detalles.
• Gráfico de Gantt A través de un gráfico, el método indica qué actividades deben cumplirse
teniendo en cuenta el tiempo de duración del proyecto. Para realizar el gráfico, primero hay que
determinar las tareas simples, luego enumerar el orden cronológico o simultáneo de las mismas y,
por último, trazar estas tareas en una línea de tiempo. Esta gráfica muestra en un eje la secuencia
de las actividades de un proyecto y en el otro las unidades de tiempo, plasmando en una figura el
trabajo planeado, el desarrollado y las relaciones en el tiempo.
• Punto de equilibrio Es una herramienta de control que muestra aquel nivel de producción y
comercialización en donde la organización no obtiene ni ganancias ni pérdidas. Se denomina
también umbral de equilibrio. Dicho en otras palabras, el punto de equilibrio representa aquel
nivel de operación en donde los ingresos totales cubren la totalidad de los costos, por lo que la
organización no obtiene ganancias ni soporta pérdidas
• Control presupuestario El presupuesto es un plan expresado en números. El control
presupuestario es de gran importancia en organizaciones de países desarrollados. Permite
relacionar el control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
• Benchmarking Robbins y Coulter (2014) exponen que el benchmarking “es la búsqueda de las
mejores prácticas entre competidores y no competidores con la intención de tomarlas como
modelo para lograr un desempeño superior”. Señala que el benchmarking implica detectar
diferentes niveles de excelencia para utilizarlos como estándar y realizar así mediciones y
comparación de desempeños. No solo la práctica del benchmarking se realiza fuera de las
empresas, sino que también puede practicarse dentro de la compañía. Hoy en día, dado que las
organizaciones buscan incrementar su desempeño, deben considerar la información que brinda
esta práctica, ya que contiene un valor potencial de importancia.
