EL PROTOCOLO NOTARIAL
DRA. ASTRID KENELMA GARCIA Y VIDAURRE.
ANTECEDENTES
O En los comienzos de la vida jurídica, los hombres estipulaban
verbalmente, realizando el lenguaje como elemento capital empleado a
modo de texto, y el rito como forma de expresión litúrgica, eran las
únicas formas que quedaban de las declaraciones de voluntad jurídica,
puramente verbales, que vinieron a ser medios de prueba.
O Muchas veces faltaban los propios actores, aun los testigos
presenciales del acto, todo lo cual daba una prueba a medias del
mismo. Por lo cual la oralidad se sustituyó por la prueba escrita..
O Hubo entonces la necesidad de materializar la prueba. Por lo que de
este modo los hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera
entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre el objeto
material impregnado de la voluntad creadora, a esa primera fuente de la
génesis del acto jurídico llamaron PROTOCOLO.
O En nuestro medio el Protocolo según el Lic
Hernández Camey, es de alta conveniencia, porque
mediante él, se guarda en lugar seguro los
instrumentos públicos y no sufren el riesgo de
perderse, ocasionando con ello, la perdida de sus
derechos o un perjuicio tal vez irreparable.
O La existencia del protocolo asegura los derechos de
los otorgantes. Proporciona cierta durabilidad que se
prolonga con el tiempo, constituye prueba fehaciente
sobre los derechos y relaciones jurídicas incorporadas
a tales documentos.
ETIMOLOGIA:
O Existen varias acepciones de la palabra
Protocolo.
O Es palabra compuesta del prefijo proto
procedente de la voz griega protos, y del sufijo
colo o colon, sobre cuya significación no se
han puesto de acuerdo los autores.
O Para Roque Barcia, proviene del griego Kolla,
equivalente de cola o engrudo porque así se
pegaban las hojas de los libros.
DEFINCION:
O Es el libro en que cada notario extiende las escrituras
públicas que se otorgan ante él.
O Se puede hablar indistintamente de Protocolo del
Notario, protocolo notarial o registro notarial.
O En Guatemala se conoce como Protocolo, al tomo
empastado de los instrumentos autorizados durante un
periodo de tiempo (un año natural según la ley), también
el papel sellado especial que se vende exclusivamente a
los Notarios para faccionar escrituras.
O DEFINICON LEGAL
O Art. 8 Código de Notariado.
APERTURA:
O El protocolo se abre cada año, con la
primera escritura que se facciona, la cual
llevará siempre el número uno, la que
principiara en la primera línea del folio
inicial. (Art.12 Código de Notariado)
O Es obligatorio el pago de cincuenta
quetzales más el impuesto al Valor
Agregado.. Art. 11 CN.
CONTENIDO:
O El protocolo del Notario contendrá:
a) Las escrituras públicas o matrices,
b) Las actas de protocolización,
c) Las razones de legalización
d) La razón de cierre
e) El índice , y
f) Los atestados.
FORMALIDADES:
O Se deben llenar en el Protocolo
las formalidades siguientes.
Artículos 13 y 14 CN
CIERRE:
O El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del
año natural, pero también puede cerrarse en
cualquier momento que el Notario dejare de cartular.
O El cierre es mediante una razón notarial, el cual debe
de hacerse en papel especial de protocolo y
contener: La fecha, el número total de instrumentos
públicos autorizados, indicando cuántos de ellos son
escrituras públicas, el número de actas de
protocolización, de razones de legalización, el
número de escrituras canceladas si lo hubieran, así
como el total de folios utilizados, observaciones si
fuere necesario y la firma del Notario.
INDICE
Posteriormente ala RAZON DE CIERRE, debe redactarse
el índice el cual se elabora en papel bond y debe de
contener en columnas separada
No. De orden Lugar y fecha Otorgantes Objeto Folio
instrumento. otorgamiento instrumento
01 Cobán,. 2 de Juan Compraventa
enero 2019 Hernández y de Bien 01
Carmen Inmueble
Fuentes
02 Cobán, 15 de Carlos Estrada Constitución de 05
febrero 2019 y Ana Acuña Sociedad
Anónima
ATESTADOS
O Los atestados son los documentos que el Notario
agrega al final de su protocolo y tienen relación con
los instrumentos autorizados y debe constar
principalmente el recibo de pago de apertura,
comprobantes de entrega de testimonios
especiales, copias de avisos, recibos, solvencias,
etc. Art. 17 CN.
O .
EMPASTADO
O Art 18 CN dentro de los treinta días
posteriores al cierre del protocolo el Notario
debe mandar a empastar su protocolo.
O El empastado podrá hacerse en uno o
varios tomos, dependiendo de su volumen,
usualmente es de un solo tomo.
O No es permitido empastar en un solo tomo
dos o más años.
DEPOSITO
O Recordemos que el notario no es propietario del protocolo,
ya que únicamente es depositario del mismo y responsable
de su conservación
O Art. 27 CN casos de depósito del protocolo, algunos en
forma temporal y otros en forma definitiva, por lo que puede
hablarse de entrega siendo los siguientes:
1) Por ausencia del país por tiempo menor de un año,
2) Por ausencia del país por más de un año,
3) Por inhabilitación,
4) Por entrega voluntaria,
5) Por fallecimiento.
O Leer art. 23, y 26 CN.
GARANTIAS Y PRINCIPIOS QUE LO
FUNDAMENTAN.
O Las garantías o principios que fundamentan el protocolo son las de
durabilidad y seguridad.
O Importante analizar los siguientes aspectos:
a) Permanencia documental en las relaciones jurídicas:
O El protocolo notarial constituye una garantía que presta el Estado para la
efectiva perdurabilidad de los actos jurídicos que requieren de la
intervención notarial, para su completa validez y eficacia legal.
b) Garantía de ejecutoriedad de los derechos
O Su existencia se justifica además por el hecho de que los actos y
negocios jurídicos que se consignan ante los notarios tienen, por lo
general, una cierta durabilidad que se prolonga en el tiempo.
c) Autenticidad de los derechos:
O El protocolo desempeña además, una función autenticadora en
el sentido de que las reglas legislativas atinentes a la formación
y conservación del mismo dificultan enormemente la posible y
eventual suplantación de documentos autorizados, lo mismo
que la interrelación de otros entre los que ya constan
debidamente ordenados y fechados.
d) Publicidad de los derechos:
O Los protocolos cumplen una labor de publicidad, porque los
actos o negocios jurídicos que autoriza un notario suelen
afectar intereses de terceras personas que no han intervenido
en el otorgamiento.
REPOSICION:
O No obstante que el Notario cuide de su
protocolo, estos pueden perderse, destruirse o
deteriorarse, y sería necesario reponerlo.
O Por lo que en primer lugar se debe de dar un
aviso ante el Juez de Primera Instancia Civil.
O Art 37 CN
O Artículos 90 al 94 CN
INSPECCION Y REVISION:
O La inspección y revisión del protocolo tiene por
objeto comprobar si en el mismo se han llenado
los requisitos formales establecidos en la ley.
O La revisión puede ser de tres clases:
1. Ordinaria: esta se realiza cada año, el Notario
está obligado a presentar el protocolo y sus
comprobantes, debiéndose practicar la
inspección y revisión en su presencia.
2. Extraordinaria: esta podrá hacerse en
cualquier tiempo,. Cuando lo ordene la
Corte Suprema de Justicia.
3. Especial. Se da en casos de
averiguación sumaria por delito, por lo que
también se puede hacer la revisión de un
protocolo notarial
