Agradecimientos
Índice
Introducción
Marco teórico
La administración
Según Clushkov (1990), es la disciplina enfocada en organizar y transformar de
manera ordenada la información existente con el objetivo de mejorar la gestión de
los diferentes procesos realizados con un fin.
La Administración tiene un énfasis en un desempeño correcto de tareas, su
responsabilidad se ha fijado en contribuir al cumplimiento de objetivos. Todos los
administradores llevan a cabo acciones de planeación, organización y toma de
decisiones; para lo cual tienen que combinarse conocimientos y experiencias
como elementos esenciales, aunque pueden localizarse otras funciones, tales
como: dirección, ejecución, control, etc.
Es por ello que busca el logro de mejores resultados coordinando cosas o
personas; también se define como una estructura de acciones que permite
alcanzar objetivos, ésta se da en donde quiera que exista una comunidad, pues
así combina medios y recursos diversos, aunque también es indispensable
cuando va avanzando y complejizando funciones, en otro orden de importancia,
también se destaca la eficiencia, como un requisito indispensable y otro logro para
el fin buscado. (El Pensante, 2021)
Bases de la administración:
La división del trabajo como especialización en una actividad.
De una autoridad que gira instrucciones para el cumplimiento de órdenes
para su cumplimiento.
Reconoce el respeto de normas y acuerdos.
La unidad de mando está subordinada a una única persona.
Las jerarquías siguen un orden preestablecido.
Del desarrollo del escenario laboral
Una planeación administrativa lleva a decidir en forma anticipada lo que va a
realizarse, ésta supone una serie de actividades y cursos de acción que orientan
su realización con tiempos y escenarios delimitados, requiere de las decisiones
para determinar cursos concretos de acción que se deben de seguir, orientada por
sus principios y se implican pasos detallados que definen el compromiso de los
recursos humanos y materiales. Comprende tres etapas: políticas que orientan la
acción; procedimientos como secuencia de operaciones y programas en tiempos
requeridos.
Importancia de la administración
a) Permite establecer un organigrama claro
Una de las principales funciones de la administración es organizar al equipo de
trabajo de manera clara, ya que de esa forma las personas pueden saber con
quién consultar ciertas cosas y con quién no.
Asimismo, establecer un organigrama ayuda a comprender mejor las
responsabilidades de cada área y de cada persona en particular.
b) Determina el talento humano requerido
Otro de motivo del por qué es importante la administración, es que se encarga de
canalizar y gestionar las necesidades de talento humano que surgen en otras
áreas.
De esa forma, junto al área de recursos humanos, buscan cubrir las posiciones
que se necesitan. Además de ello, se encargan de medir la productividad de los
colaboradores y conocer si sus actividades laborales contribuyen a alcanzar el
objetivo de negocio planteado.
c) Ayuda a gestionar eficientemente los recursos
Otra ventaja de la administración de empresas, es que ayuda a gestionar
adecuadamente los recursos, con el fin de usarlos eficientemente. Esto puede
verse plasmado en la correcta administración de los presupuestos,
infraestructura, materias primas, entre otros.
d) Simplifica el trabajo.
La administración también tiene como tarea hacer que los procesos largos,
tediosos y operativos sean lo más simple posible. De esa forma se puede mejorar
la eficiencia y la productividad.
Como vez, una correcta administración es fundamental para lograr que una
empresa siga creciendo de manera sostenida, ya que te brinda una vista
panorámica de todas las aristas de la organización. (CESLAM, 2021)
La administración escolar
La administración escolar es un elemento fundamental para el desempeño
eficiente de las instituciones educativas modernas. El administrador educativo es
responsable de la calidad del servicio brindado por la institución debe tener cierto
nivel de conocimientos del campo y área que dirige y debe ser capaz de llevar a
cabo todos los procesos (planificación, administración, supervisión y control) para
poder tener éxito en su gestión. (Desarrollo, 2018)
Henri Fayol (1841-1925) fue el fundador de la teoría clásica y quién dedicó los
últimos años de su vida a demostrar que con previsión científica y métodos
adecuados de gerencia, los resultados satisfactorios eran inevitables. Fayol define
a la administración como el acto de: planear, organizar, dirigir y controlar, que
aunque van dirigidos a una empresa son localizables en cualquier trabajo de
administración. Creía que era esencial la formación de un grupo administrativo
para mejorar las operaciones, cada día más complejas de una organización.
(Fayol, 1916)
Luis Arturo Lemus (1990) define a la administración como: “el control y manejo
de los recursos materiales y humanos para ponerlos al servicio de los grandes
fines y aspiraciones determinados por la política educacional”. Considera que es
un proceso dinámico y evolutivo que se adapta continuamente a las condiciones
políticas, sociales, económicas y tecnológicas e influye en ellas. Este autor ya
incluye a la administración en el quehacer educativo tema que ampliaré adelante.
(Lemus, 1990)
La función de la administración en una institución educativa es el planificar,
diseñar, e implementar un sistema eficiente y eficaz para el logro de la
enseñanzaaprendizaje en un entorno social en el que se imparte el servicio, para
que responda a las necesidades de los alumnos y de la sociedad, es decir,
responsabilizarse de los resultados de este sistema.
En cuanto a la administración como disciplina propia del contexto empresarial,
que frecuentemente se transfiere al contexto educativo; no existe la definición
única, generalmente para definirla se hace referencia a sus funciones de tal forma
que se concibe como el proceso de planear, organizar, liderar y controlar a los
integrantes de una organización, así como el empleo de los recursos
organizacionales para lograr objetivos establecidos por esta. (Freeman, 1996)
La gestión escolar es un proceso que enfatiza la responsabilidad del trabajo en
equipo e implica la construcción, diseño y evaluación del quehacer educativo. Es
entendida como la capacidad de generar nuevas políticas institucionales, involucra
a toda la comunidad escolar con formas de participación democráticas que apoyan
el desempeño de docentes y directivos a través del desarrollo de proyectos
educativos adecuados a las características y necesidades de cada escuela.
Involucra la generación de diagnósticos, el establecimiento de objetivos y metas,
la definición de estrategias y la organización de los recursos técnicos y humanos
para alcanzar las metas propuestas. Dependiendo de la focalización, es posible
identificar grandes áreas de la gestión escolar: gestión académica, gestión
directiva, gestión administrativa, y gestión de la comunidad. (G.L., 2019)
La gestión escolar es un proceso que busca fortalecer el funcionamiento
adecuado de las escuelas, mediante la autonomía institucional. Para que la
gestión escolar sea exitosa, los involucrados en las instituciones educativas
(docentes, administrativos, padres de familia y alumnos) deben trabajar en
conjunto y tener presente lo siguiente:
Presentar un perfil integral, coherente y unificado de decisiones.
Definir los objetivos institucionales, las propuestas de acción y las
prioridades en la administración de los recursos.
Definir acciones para extraer ventajas a futuro; se consideran tanto las
oportunidades y amenazas del medio en el que está inserta la escuela,
como los logros y problemas de la misma organización.
Comprometer a todos los actores institucionales.
Definir el tipo de servicio educativo que se ofrece.
Desarrollar una planeación anual con metas verificables.
Administrar, de manera transparente y eficiente, los recursos de cada
escuela.
Resolver problemas de operación básicos y propiciar la participación de
toda la comunidad escolar.
Por tanto, el concepto de gestión educativa no es sinónimo de la administración
educativa, aunque dentro de la gestión existe la administración como una de las
dimensiones que articulan en esta el sistema de administración escolar. Este
sistema es la administración de la documentación y trámites escolares que presta
la institución a los alumnos. (De la O, 2018)
Innovación de las funciones en la administración escolar.
La innovación debe crear cambios en temas reales relacionados con el
bienestar ciudadano y sus condiciones de vida y, a su vez, debe afectar las
relaciones de poder existentes en una sociedad. Trasladando esta idea al contexto
escolar, la innovación, para poder llamarse de este modo, debe mejorar el
bienestar educativo de todos los docentes, alumnos y familias, mejorando de
forma esencial las condiciones de escolarización de los centros educativos.
La innovación, va más allá de cambios pedagógicos y de organización, implica
poner sobre la mesa algunos de los principales problemas de nuestro sistema
educativo, tales como la falta de equidad, la escasez de financiación educativa o la
deserción escolar dentro de los centros educativos. (Elizondo, 2018)
Elementos de la administración escolar.
La Administración escolar es un proceso, y como tal sigue pasos o fases
claramente definidas: planificación, organización, dirección, coordinación, control y
evaluación. Estas fases administrativas no obedecen a una secuencia
predeterminada, sino que están relacionadas entre sí, de manera que en cualquier
momento ocurrirá que una o varias tengan mayor importancia. (Fuentes, 2019)
Planeación
Esta implica la previsión de situaciones y acontecimientos; así como evitar la
dispersión de actividades; y conduce al logro de los objetivos. Sus ventajas son:
Reduce la incertidumbre frente a los cambios y la angustia frente al futuro.
Concentra la atención y la acción en el logro de los objetivos propuestos.
Facilita el control; permite el saber lo que se quiere hacer; permite encontrar
la máxima eficiencia organizacional.
Esta fase consiste en definir los objetivos o logros a cumplir, ya sean estos
generales o específicos, macro-institucionales o solo de la institución; consiste
también en precisar qué tiempo tomará en lograr estas metas y qué tipo de
recursos se pondrán a disposición.
Implica la previsión de situaciones y acontecimientos dentro de una perspectiva,
caracterizada por plazos que se concretan en planes, programas y proyectos.
Evita la dispersión de actividades y conduce al logro de los objetivos. La buena
planificación conduce a hacer las cosas con eficiencia, pues esta no es casual; no
hay eficiencia sin una buena planificación. Esta función se justifica en la
educación, pues contribuye al desarrollo de las fuerzas productivas atendiendo la
formación y capacitación de recursos humanos.
La planificación debe ser un proceso coherente, en el cual hay que aplicar
técnicas, métodos y conocimientos para lograr los objetivos a corto, mediano y
largo plazo. Al realizar la planificación, se debe dar participación a todos los
actores del proceso educativo. Esta función se desarrolla en cinco pasos:
Diagnóstico.
Determinación de objetivos.
Elección de estrategias.
Ejecución del plan.
Evaluación de resultados y mecanismos de ajuste.
De esta forma la planificación se convierte en una herramienta que sirve de hoja
de ruta al sistema educativo, a la vez que se inserta plenamente de manera
informada en las necesidades de la comunidad, permitiendo que la Educación se
convierta en un poderoso instrumento de movilidad social. (B., 2018)
Organización
Esta constituye la segunda fase dentro del procedimiento administrativo, y se
aborda desde dos perspectivas: orgánica y como la acción de organizar.
a) La orgánica se conceptualiza como una estructura constituida por roles y
organigramas, donde existe una coordinación específica e independencia de
las personas que la integran, y desde la perspectiva de la función esta
puede ser definida como la acción o el acto de preparar las mejores y más
pertinentes condiciones, o como la generación del buen clima laboral, con el
objetivo de cumplir las metas propuestas y de mejorar cualitativamente la
producción educativa. La labor de organización escolar busca, entre otros
objetivos, lograr la sinergia educativa, la que se define como el logro de la
mayor potencia y efectividad, fruto del trabajo mancomunado entre las
distintas partes que conforman la organización; se determina que el trabajo
en equipo es siempre más provechoso que el de la mejor de las
individualidades.
b) Acción de organizar es crear el cuerpo social que da vida a la institución; es
crear una estructura con partes integradas de tal forma que la relación de
una y otra está gobernada por su relación con el todo; es la integración de
varios elementos de tal forma que estos sean usados correctamente para el
logro de objetivos, y se distingue por tener una participación en equipo y no
individual. En esta fase se debe delegar autoridad y responsabilidad con el
propósito de viabilizar el trabajo y así obtener mayor eficiencia y calidad.
Organizar es crear un flujo organizacional con sentido y eficiencia.
Es necesario el mejoramiento de la capacidad organizacional de cada órgano
del sistema educativo, haciendo énfasis en el fortalecimiento de la calidad de la
comunicación, en el establecimiento de mecanismos y canales ágiles para la
circulación de la información y la toma de decisiones oportunas en una dinámica
participativa. En esta función se debe delegar autoridad y responsabilidad con el
propósito de viabilizar el trabajo para obtener mayor eficiencia y calidad.
La integración es importante en las instituciones, y comprende los
procedimientos para dotar el organismo social de aquellos medios que la
mecánica administrativa señala como necesarios para su eficaz funcionamiento
escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo. La
organización conlleva tres pasos:
Determinar el trabajo que debe realizarse para alcanzar los objetivos
propuestos.
Analizar y agrupar las actividades dentro de marcos estructurales.
Asignar personal en posiciones determinadas para la ejecución de las
actividades y de acuerdo con la naturaleza de las actividades, se debe
buscar el personal idóneo para que los lleve a cabo. (Furlán, 2019)
Dirección
Ésta representa la tercera fase del trabajo administrativo educativo, y se trata
de la parte ejecutiva. A partir de aquí los subordinados pueden tener una mejor
eficacia y eficiencia, pues esta fase los pone al tanto de los objetivos que se
quieren realizar; la dirección, en cuanto a su ejecución, adquiere su mayor poder,
desarrollo y eficacia cuando se conjugan entre sí el poder, el liderazgo y el mando.
Las competencias de la dirección escolar se concretizan sobre cinco
dimensiones: gestión, liderazgo, mediación, formación y calidad; y el Director debe
tender a buscar el equilibrio entre estas. (Melero, 2019)
El director debe ser competente en la agestión de personas, recursos
tecnología e información; y sus habilidades personales deben permitir liderare
implicarse en equipos de trabajo y proyectos, tomar decisiones y relacionarse con
la comunidad educativa; y deben permitirle también mediar en conflictos y
proporcionar clima de convivencia.
Estas tres dimensiones son los pilares de la dirección escolar de calidad, y se
apoyan y retroalimentan en la formación permanente y la calidad, siendo esta
última competencia la que permite a la dirección autoevaluar su organización,
impulsar la mejora continua, la innovación y el cambio; aún más, la calidad
percibida por los grupos de interés profesorado, familias y alumnado, es el
indicador máximo de una gestión eficiente.
La Dirección consiste en hacer funcionar una dependencia o institución como
un todo y orientarla hacia el logro de los objetivos concretos. Del uso de autoridad
y delegación de responsabilidad que hace el administrador de la educación se
derivan los siguientes pasos: dirigir las acciones que se deben desarrollar para
lograr los objetivos institucionales, definir los resultados esperados de acuerdo con
los objetivos y delegar funciones y responsabilidades en personal que se tenga a
cargo.
Esta fase constituye el aspecto interpersonal de la administración por medio de
la cual los subordinados pueden comprender y contribuir con efectividad y
eficiencia al logro de los objetivos planificados.
El director debe impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro o
grupo para garantizar que cada uno cumpla con las funciones que le pertenecen;
él es el responsable de la efectividad organizacional en la institución que dirige, y
el área de recursos humanos debe hacerse cargo de instrumentar todo lo
necesario para lograr la efectividad integral, esta última tarea recae también sobre
los directores de centros educativos, ya que en ocasiones no cuentan con un
responsable de recursos humanos, siendo esta una de las causas por las cuales
no se logran avances significativos, pues la gestión de la mayoría de los recursos
humanos está en manos inexpertas y nadie realiza los esfuerzos necesarios para
capacitarlos en esta función, lo cual contribuiría a elevar la calidad del principal
servicio del sistema que es ofrecer educación de calidad a los alumnos. (Furlán,
2019)
Coordinación
Se concibe como el establecimiento y mantenimiento de la armonía entre las
actividades de los subsistemas de una dependencia o institución. Con esta se
persigue sincronizar y uniformizar los esfuerzos y actividades desarrolladas para
conseguir la unidad de acción en el logro de los objetivos propuestos.
La Coordinación educativa es una identidad rectora inmediata superior en su
respectivo nivel, ya sea primaria, secundaria o medio superior ; y la persona que
ejecuta esta fase se denomina coordinador educativo, cuya función es coordinar
las funciones de los departamentos y orientar las directrices de toda la
organización educativa; además, anima al personal docente a cumplir con el
sistema preventivo y el reglamento del establecimiento educativo .Otra de sus
funciones es ayudar a formar un ambiente donde la corresponsabilidad y disciplina
sean las principales características de las relaciones humanas dentro del
establecimiento.
Entre las aptitudes del coordinador educativo están: ser una persona
profesional y preparada, cultivar la cordialidad y las buenas relaciones
interpersonales; tomar decisiones informadas, comprometerse con los resultados
de su acción docente, evaluar la críticamente, trabajar en conjunto con sus
colegas, y manejar su propia formación permanente entre otras. (Pozner, 2018)
Control
Esta fase debe concebirse como una función permanente que se debe llevar a
cabo a lo largo del proceso de administración educativo, reduciéndose así el
trabajo disperso e incrementándose el orden, la disciplina y coordinación en razón
de los recursos y medios disponibles y de las actividades y tareas que se realicen.
El control está referido a la definición de patrones para medir el desempeño en
la institución educativa; con esto se corrigen las desviaciones y se garantiza que
se realice la planeación. (Fuentes, 2019)
Manual
Un manual es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos,
esenciales de una materia. Apoyan el funcionamiento de la organización ya que
concentran información acerca de las bases jurídicas, atribuciones, estructura
orgánica, objetivos, políticas, responsabilidad, funciones y actividades de la
misma.
El objetivo de un manual es proveer los lineamientos, reglas o normas de cómo
utilizar algo de una forma sistemática, explícita y ordenada (Softgrade, 2021).
Tipos de manuales.
Manual de organización. Documento en el cual están establecidas y precisadas
las funciones del personal que conforman la estructura organizativa de una
empresa. Su finalidad es lograr que exista una adecuada correspondencia
funcional entre los diferentes puestos de una estructura organizacional.
Manual de procedimientos. Documento que contiene la descripción de las
actividades que una empresa debe seguir para llevar a cabo sus actividades y
funciones, con la finalidad de cumplir con sus metas u objetivos. En el se recogen
aspectos generales que van desde el orden secuencial de las actividades, hasta la
sucesión de las labores necesarias para la realización de un trabajo. Provee una
visión general de la empresa, funciones y actividades.
Manual de calidad. Es un documento donde las empresas realizan una
exposición clara y concisa del conjunto de procedimientos a los cuales se ciñen
para alcanzar ciertos estándares de calidad mediante la adopción de un Sistema
de Gestión de Calidad. Dichos estándares deben estar regidos por los
lineamientos de la norma ISO 9001, elaborada por la Organización Internacional
para la Estandarización en 2015.
Manual de bienvenida. Es el documento mediante el cual una empresa
comunica a un trabajador toda la información relevante relacionada con la
empresa, su historia, objetivo, misión, visión, y las características que la
diferencian de otras empresas semejantes. (Softgrade, 2021).
Manual de procedimientos
El Manual de Procedimiento se refiere a un instrumento administrativo, el cual le
da apoyo a los muchos quehaceres que se deben hacer cotidianamente en las
distintas áreas dentro de cualquier unidad administrativa, es por ello que se
considera de gran importancia aportar este manual que se construye a partir de mi
experiencia en esta área y tomando en cuenta los Lineamientos de Control
Escolar de los planteles.
Los Manuales de Procedimientos señalan metódicamente las acciones y
operaciones de manera cronológica que se deben seguir para poder llevar a cabo
las funciones o actividades generales para que la organización pueda funcionar
bien. También permiten que se haga un seguimiento secuencial de actividades
anteriores, programándolas en un orden lógico y en el tiempo indicado. Son un
documento administrativo que contiene información relacionada con el conjunto de
actividades que deben realizarse para desarrollar las operaciones de modo
oportuno y eficiente. Detalla las operaciones o actividades que se deben ejecutar
de manera secuencial e interrelacionada para dar cumplimiento a una función que
contribuya a la generación de bienes o servicios.
Un Manual de Procedimientos, es un instrumento indispensable para guiar y
conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, con la finalidad
optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el
alumno, con relación a los servicios que se le proporcionan. (Franklin, 2019)
Objetivos
Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona el
Departamento de Control Escolar hacia esquemas innovadores que lleven a la
formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo.
Contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y
desarrollo de las diferentes actividades de Control Escolar. (Franklin, 2019)
Componentes de un manual de procedimientos
El contenido de los Manuales de Procedimientos es diferente en cada
organización; y varía según el ámbito de aplicación y alcance. En la mayoría de
casos, se consideran los siguientes puntos:
Presentación.
Objetivo general.
Objetivos específicos.
Identificación e interacción de procesos.
Relación de procesos y procedimientos.
Procesos y procedimientos.
Validación.
Capítulo I Contexto organizacional
1.1 Descripción del contexto de la escuela.
Este trabajo será realizado en la escuela primaria estatal de turno matutino
Antonio Salazar Páez con clave 30EPR3956D, institución educativa que cuenta
con una plantilla de 11 docentes, ubicada en el fraccionamiento Lomas de Rio
Medio 4, en la calle Río caudal s/n.
La escuela se fundó el 12 de noviembre del 2011. En un inicio la escuela
funcionaba con maestros particulares (pagados por los padres de familia), pero en
ese tiempo la escuela ya contaba con clave administrativa, durante los últimos
años ha sido cuidada por parte de la, es una escuela mediana, cuenta con 13
aulas, una biblioteca, una bodega, sanitarios y la dirección. El personal que labora
en la escuela está conformado por 11 maestros de grupo, 2 maestros de
educación física, 3 personas de apoyo, una secretaria y el director. El número de
alumnos en total son 245, cada grupo cuenta con un aproximado de 18 a 26
alumnos por grupo.
La constancia y compromiso de la comunidad escolar con la tarea docente ha
logrado que la Institución tenga una proyección importante, reflejándose esta en la
especial demanda que se presenta al inicio de cada ciclo escolar.
La escuela Antonio Salazar Páez tiene como:
1.1.1 Misión
Ofrecer un servicio educativo que asegure a los alumnos una educación
suficiente y de calidad que contribuya como factor estratégico de justicia social,
que los forme como sujetos competentes en donde se favorezca el desarrollo de
sus habilidades para acceder a mejores condiciones de vida, aprendan a vivir en
forma solidaria y democrática y sean capaces de transformar su entorno.
1.1.2 Visión
Consolidar a la educación primaria como eje fundamental de la educación
básica hasta alcanzar niveles de excelencia, conjuntando con responsabilidad los
esfuerzos de autoridades y sociedad para brindar un servicio eficiente y eficaz que
satisfaga plenamente las necesidades y expectativas de los educandos, logrando
su desarrollo armónico e integral.
1.1.3 Objetivos
Adquieran y desarrollen las habilidades intelectuales que les permitan
aprender permanentemente y con independencia, así como actuar con
eficacia e iniciativa en las cuestiones prácticas de la vida cotidiana.
Adquieran los conocimientos fundamentales para comprender los
fenómenos naturales, en particular los que se relacionan con la
preservación de la salud, con la protección del ambiente y el uso racional
de los recursos naturales, así como aquellos que proporcionan una visión
organizada de la historia y la geografía de México.
Se formen éticamente mediante el conocimiento de sus derechos, deberes
y la práctica de valores en su vida personal, en sus relaciones con los
demás.
Desarrollen actitudes propicias para el aprecio y disfrute de las artes, así
como del ejercicio físico y deportivo
1.2 Descripción del puesto de trabajo:
El Departamento de servicios escolares tiene como principal función, la atención
personalizada a los docentes y padres de familia de la escuela primaria Antonio
Salazar Páez.
Verificar y hace valer los reglamentos, las políticas y normas generales
académicas y administrativas de la institución.
Establecer los procedimientos necesarios para el eficiente funcionamiento
de las actividades y operatividad de los servicios escolares que se brindan.
Mantener una comunicación efectiva con los docentes y colaboradores de
las demás áreas, con el fin de mejorar su función.
Emitir de manera anual el “Calendario Escolar” que índica las actividades
generales del ciclo escolar a cursar.
Recibir, registrar, digitalizar, organizar, conservar y mantener seguros los
documentos que integran el expediente escolar de los alumnos; hasta el
momento de su entrega a los mismos.
Recibir, verificar y conservar el registro de los resultados de las
evaluaciones finales de los alumnos al término de cada trimestre y en cada
ciclo escolar; así como verificar que se encuentren disponibles las
calificaciones en el sistema de la SEV ([Link]).
Elaborar las boletas de calificaciones y/o historiales académicos.
Autorizar la inscripción y reinscripción de los alumnos de acuerdo a lo
establecido en el “Reglamento Académico”.
Autorizar y dar trámite a los cambios y bajas de alumnos de acuerdo a lo
previsto en Reglamento Académico.
Brindar en todo momento una atención eficiente y amable dentro de todos
los servicios que se proporcionan.
Capítulo II
La escuela, es el lugar donde se estandarizan diversas pautas de
comportamiento; es allí donde los individuos internalizan los valores que los
identifican y donde se ejercitan destrezas indispensables para el desempeño de
actividades especializadas, como pueden ser la práctica de un oficio, la conducta
cívica y la conducta ética; es decir, tareas que solo tienen sentido fuera del ámbito.
(CISOLOGIA, 2023)
En la escuela primaria Antonio Salazar Paéz, se localizan diferentes
problemáticas entre las que destaca, que los docentes, así como los trabajadores
administrativos laboran en forma dispersa y con poca comunicación; donde poco
se reconoce el grado de complejidad entre lo académico y lo administrativo, por lo
que el punto de partida con base a mi experiencia profesional es estudiar,
comprender e influir en ese entorno con procedimientos de modernización, como
puede ser el diseño de un Manual de Procedimientos.
Un Manual de Procedimientos tiene el propósito de enfrentar problemas y
circunstancias que exigen la coordinación de dos ámbitos de trabajo, siendo
importante por ello, lograr un medio o procedimiento organizado que satisfaga
todo tipo de necesidades de información.
Se trata de un conjunto de pasos que integran recursos tecnológicos
administrativos y socioeducativos. El esfuerzo de unidad mantiene a la
organización y por supuesto también a la función administrativa que incluye
planeación, organización y recursos que tenderán a simplificar respuestas, con
una idea de mejora permanente.
El Manual de Procedimientos constituye un esfuerzo para apoyar las funciones
básicas: la académica y la administrativa. Esta información en algunos casos se
sistematizará por medios electrónicos, ya que, al momento es deficiente y de lo
que se trata es mejorarla, llenando el vacío que se tiene para guiar y orientar a los
interesados, que por momentos requieren de una atención personalizada con
respuestas inmediatas; todo ello involucra al Departamento de Servicios
Escolares.
Considerando que la efectividad de la organización se logra trabajando en
conjunto o en otras palabras en equipo, en la actualidad, no existe para ello una
adecuada coordinación en esta institución que permita integrar políticas, objetivos
y recursos materiales o logísticos que tomen en cuenta el hecho administrativo,
logrando favorecer el buen funcionamiento de esta institución.
En el trabajo cotidiano que se realiza en el Departamento de Servicios
Escolares, se observa poca claridad en la organización de la oficina, comparado
con la concepción que se tiene de un departamento, pues a simple vista se
aprecia un limitado número de recursos humanos, realizando diversas actividades
que engloban las funciones esenciales que la Secretaría de Educación de
Veracruz asigna a los departamentos de Servicios Escolares en general. Ante esta
limitación, se reconoce un anhelo para utilizar armónica y eficazmente todos los
recursos humanos que posee este departamento y para ello, recordamos que el
concepto “organizar” da curso a diferentes medios de acción para responder al
objetivo de mejora continua en el servicio, por lo que a continuación se describirá
cada una de las funciones precisando sus actividades, responsabilidades
asignadas y las problemáticas que registran cada una de ellas.
Las funciones esenciales que asigna la SEV al Departamento de Control
Escolar de la escuela primaria Antonio Salazar Páez, provoca la realización de
diversas tareas en los mismos tiempos, lo que genera en algunas situaciones un
descontrol o errores, ya que muchas veces no terminan a conciencia una actividad
y pasan a resolver otra sin concretar eficientemente la tarea anterior.
Si bien, hay normas comunes que la SEV tiene para este departamento, los
procedimientos administrativos no están coordinados en forma eficiente.
a) El organigrama que en este momento tiene registrado la institución no
reconoce con claridad, las tareas que se llevan a cabo en cada puesto.
b) El personal que trabaja en esta institución, si bien es técnicamente
competente, no tiene conocimiento de los procesos administrativos que se
efectúan actualmente.
c) Muchas tareas que se están desempeñando en el Departamento, necesitan
plasmarse en impresos que puedan ser consultados.
Es también indispensable indicar cada función que se lleva a cabo en el
Departamento de Servicios Escolares y como atenderla, es el caso de
solicitar la misma información, explicación o instrucción en la Dirección o la
Secretaría Académica, lo que reduciría de antemano errores en la comunicación y
se evitaría la duplicidad de funciones.
Hace falta también, implementar vías y formas de intercomunicación entre el
área y departamentos, reconociendo que se hace y como se llevará a cabo, lo que
permitirá mejorar el nivel de la organización para evitar inconsistencias en los
procesos de trabajo.
