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Inventario Documental del AHAAC

El documento establece un formato para el inventario de documentos en los Archivos de Gestión, Intermedio e Histórico del Archivo Histórico Arquidiócesano de Caracas. Incluye categorías como unidad administrativa, identificación del registro, nivel de archivo, finalidad, y detalles sobre el tipo de soporte y frecuencia de consulta. Además, se requiere información sobre la persona que elabora el inventario y su responsable.

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Inventario Documental del AHAAC

El documento establece un formato para el inventario de documentos en los Archivos de Gestión, Intermedio e Histórico del Archivo Histórico Arquidiócesano de Caracas. Incluye categorías como unidad administrativa, identificación del registro, nivel de archivo, finalidad, y detalles sobre el tipo de soporte y frecuencia de consulta. Además, se requiere información sobre la persona que elabora el inventario y su responsable.

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Formato del inventario documental, para archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico.

Objetivo:

Este formato tiene como objeto establecer, por medio de categorías archivisticas, el inventario de los documentos
que se encuentran en los diferentes archivos: gestión, inermedio e históricos del Archivo Histórico Arquidiócesano
de Caracas.

Hoja de Inventario de los documentos existentes en el AHAAC.

Categorías:

Unidad administrativa: Se trata de colocar el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual
depende el documento (sea este dependiente del Archivo de gestión, Archivo intermedio, Archivo Histórico.

Identificación del Registro.

Nivel de Archivo: Nombre del Archivo que resguarda la documentación.

Finalidad: Especificar El objeto del inventario. Ya sea que se trate del registro del uuniverso documental o un
inventario específico.

Número de Hoja: Debe enumerarse cada hoja donde se registre la información, la misma tiene qué ser
consecutiva.

Fecha de Elaboración: Se registrará la fecha (día, mes, año) en que se está llevando el inventario.

Cuadro de Registro:

Número de Orden: Registrar de forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los niveles descritos
en el inventario.

Código: Esta casilla debe rellenar, luego de hacer el inventario, todo esto con el propósito de identificar aquellos
documentos que no forman parte de ningún nivel del cuadro de clasificación documental, para luego asignarles su
nivel correspondiente.

Nombre de Clases, Subclases, divisiones o documento: Debe colocarse el nombre asignado al conjunto de
unidades documentales de estuctura y contenidos homogéneos que se originan de la actividad una misma
institución o de un individuo.

Fechas extremas: Registro de la fecha de inicio y finalización de cada unidad descrita, con respecto al año tiene
que colocarse sus cuatro digitos, ejem. 2010-2020.

Tipo de Soporte: Se debe colocar en qué material se encuentra asentada la información está en papel (P); si se
trata de microfilm (M); Audio Visual (AV); Archivo Sonoro (AS); Archivos Multimedia, CD, DVD (AMCD, AMDVD),
Digitales (D) Es importante destacar que se debe anotar la cantidad total de.cada Tipo de soporte identificado.

Número de copias: Cantidad de.copias.que tenga.un mismo.documento.

Lo
Frecuencia de Consulta: Indicar la regularidad en que los documentos son registrados. Si es diaria (D); Semanal (S);
Mensual (M); Esporádica (E); No se Consulta (NC) . Debe de apoyarse en los registros de control sobre préstamos y
consulta de.la dependencia.que se requiera.

Datos de quien está elaborando el inventario:

Elaborado por: Nombre y Apellidos

Cargo: Posición jerárquica ocupada

Firma: De quien realiza el inventario

Responsable del Inventario: Nombre de quien este encargado del inventario.

Hoja de Inventario de los documentos existentes en el AHAAC.Nivel de Archivo:

Finalidad:

Lo
Número de Hoja:
Fecha de Elaboración:

Cuadro de Registro

Nro de Orden: Código: Nombre de Clases, Fechas extremas: Tipo de Soporte: Nro de copias: Frecuencia de
Subclases, divisiones o
Consulta:
documento:

Lo

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