Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3 Pago Individual
Esta funcionalidad permite generar pagos de obligaciones a acreedores de forma individual
sin necesidad de recurrir a una nómina de carácter masivo.
Existen 2 tipos de tratamientos:
a) Cheques emitidos a través de impresión en formularios continuos, es decir, el sistema se
encarga del registro del documento de pago y al mismo tiempo imprime el cheque. En
este caso el sistema asignará la cuenta contable bancaria por medio de la vía de pago
utilizada.
b) Cheques emitidos manualmente a través de un talonario de cheques tradicional, es
decir, el emisor debe escribir en el documento los datos del beneficiario, fecha del
documento y monto. A este proceso le denomina “Pago Individual sin Impresión”. Una
vez emitido este documento deberá ser registrado en el sistema a través de
transacciones específicas para ello, donde se deberá identificar la cuenta contable
bancaria utilizada para el pago y vincular el cheque emitido al documento de pago.
Documentación Universidad de Concepción Página 6 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.1 Diagrama de Proceso
Documentación Universidad de Concepción Página 7 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.2 Detalle del Proceso
El proceso comienza con la contabilización de facturas emitidas del proveedor, a través del
monitor de compras DTO (de forma automática o mediante regularización), o contabilización
de documento por pagar registrados por el administrador de documentos contables quien
puede generar obligaciones de distinta naturaleza (Boletas honorarios, solicitud fondo por
rendir, viáticos ,etc) Ref. 02 Curso de Contabilizaciones por Pagar.
Una vez contabilizado los documentos, el responsable de generación de pago del organismo
puede visualizar los documentos pendientes y decidir si el documento será pagado por
Tesorería central que ejecutará el pago de acuerdo a la cuenta corriente asignada al
momento de contabilizar la obligación, o mediante un pago individual con emisión de cheque.
Para el primer caso planteado deberá verificar las fechas de vencimiento del documento, si
requiere adelantar un pago tendrá la opción de modificar la fecha para que el posterior pago
sea considerado en el calendario de Tesoreria central y ejecutado mediante nómina bancaria
que puede ser transferencia (T) o vale vista (V). De realizar el pago en forma centralizada, se
utiliza los bancos indicados en el pedido de compra o documento contable.
Hay que tener presente que lo importante para los Organismos es el proceso de compra en sí,
es decir, cuando se emite la orden de compra, se autoriza y recepciona el bien o servicio. El
proceso posterior de ingreso de factura y pago no afectará lo que el Organismo previamente
autorizó.
Para el segundo caso el encargado podra desbloquear las obligaciones y generar un pago
individual mediante cheque el cual puede ser impreso desde el sistema o utilizando un cheque
manual que luego debe ser vinculado al documento de pago.
Documentación Universidad de Concepción Página 8 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.3 Consultar Partidas de Acreedores
Actividad Visualizar documentos Acreedores
Transacciones FBL1H
SAP S4 HANA
En el reporte auxiliar de acreedores podrá consultar documentos contables asociados a un
acreedor de forma individual o masiva, y obtener un estado de cuentas analítico de las
contabilizaciones y saldos.
Esta actividad se inicia como sigue:
· Menú SAP: Finanzas --> Gestión financiera --> Acreedor --> Cuenta
· Acceso directo a la transacción: FBL1H
Al comenzar la operación desde el menú o bien directamente desde la transacción,
aparecerá la pantalla “Navegador de posición de acreedor”.
Documentación Universidad de Concepción Página 9 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
En la pantalla de entrada a la transacción de reporte se visualizan 3 segmentos con criterios a
completar al momento de ejecutar la consulta. A continuación se detallan los campos:
Nombre del Campo Significado
Restricciones generales
Sociedad
Código de la sociedad Financiera, para la Universidad de
Concepción corresponde a 1000
Proveedor
Clave que identifica de forma univoca al proveedor en el
sistema SAP.
Selección de partida individual
Status:
Se visualizan partidas que están abiertas o pendientes de
§ Partidas Abiertas
compensar para la fecha clave indicada.
Se visualizan partidas que están Compensadas a la fecha de
§ Partidas Compensadas
compensación y todas las partidas si no se coloca fecha.
Todas las partidas de acreedor contabilizadas a la fecha
§ Todas partidas
actual o a la fecha indicada en el campo fe. Contabilización
Clase:
§ Partidas Normales Se visualizan las partidas de documentos que no tienen status
de documento especial ni representa una operación en
cuenta de mayor especial.
§ Operaciones CME Partidas creadas con un indicador CME, como por ejemplo
los anticipos otorgados a acreedores, Fondos por rendir,
Fondos fijo.
§ Apuntes estadísticos Se visualizan partidas que solo son registradas como un
apunte estadístico y no tienen contabilización en finanzas.
§ Part. reg. preliminar Partidas registradas en un documento preliminar y que aún no
se ha contabilizado.
Otros campos que se puede utilizar para filtrar las partidas a
visualizar.
Condiciones Selección
Número de documento
Número del documento que se desea visualizar
Consideraciones:
ü Tener en cuentas las fechas previstas para cada selección.
ü No omitir incorporar la selección de Operaciones CME y apuntes estadisticos si se
requiere visualizar efectos de saldos.
Documentación Universidad de Concepción Página 10 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Una vez realizada los filtros y determinado lo que se requiere analizar se debe ejecutar la
consulta presionando
Nota: Al visualizar las partidas deberá verificar que todos los documentos registren el BANCO PROPIO y el ID DE CUENTA. Estos datos
provienen desde la operación de origen, por ejemplo, en el caso de facturas asociadas a pedidos de compra, es en este
documento donde se estableció a través de qué banco se pagará.
Se visualizan las partidas seleccionadas según el filtro de entrada. Se pueden totalizar y
subtotalizar las partidas obtenidas.
Con los diferentes iconos de función, se pueden realizar operaciones en pantalla como
totalizar, ordenar, filtrar, visualizar y modificar disposición de los campos, navegar entre
posiciones, comprimir y descomprimir, etc.
Al seleccionar el botón despliega nuevos campos que pueden ser ocultados presionando
Documentación Universidad de Concepción Página 11 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Con las funciones de creación/modificación y grabación de variantes, se pueden
personalizar vistas de la cuenta corriente del proveedor, agregando y/o quitando campos.
Al presionar se activa la siguiente pantalla:
Podrá eliminar o incluir nuevos campos utilizando los botones o arrastrando los campos
de una ventana a otra. Luego se debe presionar
Documentación Universidad de Concepción Página 12 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Completar el campo Layout con nombre representativo del tipo de reporte que se requiera
guardar y el campo Denominación como complemento del campo layout. Siempre debe
quedar activo el flag y luego podrá guardar .
Una vez grabando los cambios del informe pueden ser consultadas en cualquier momento y
gestionado con el botón o en el menú superior siguiendo la siguiente ruta: Opciones -->
Reglas de disposición --> Gestionar.
Documentación Universidad de Concepción Página 13 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.4 Modificar documento contable
Actividad Modificar Documento Contable
Transacciones
FB02
SAP S4 HANA
Esta opción permite modificar fechas de vencimiento en caso de que el documento por pagar
necesite adelantar su fecha pago para que sea considerado en el calendario de pago masiva
ejecutado por tesorería o debloquear documento para generar el pago inmediato con
cheque.
Esta actividad se inicia como sigue:
· Menú SAP: Finanzas --> Gestión financiera --> Libro mayor --> Documento
· Acceso directo a la transacción: FB02
Los datos que se pueden modificar son:
· Texto Cabecera
· Referencia
· Banco y Cuenta Corriente
· Condición de Pago
· Fecha base
· Bloqueo de Pago
· Vías de Pago
· Asignación
· Texto de Posición
Documentación Universidad de Concepción Página 14 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Para modificar una de las posiciones se da doble click sobre la línea y se modifica el campo
deseado.
Con el icono se graban las modificaciones realizadas.
Documentación Universidad de Concepción Página 15 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.5 Visualizar remesas de cheques
Actividad Visualizar remesas de cheques
Transacciones FCHI
SAP S4 HANA
Los cheques que emite una empresa son formularios prenumerados suministrados por un banco
y normalmente están contenidos en remesas. Las remesas deben ingresarse al sistema con el
rango de números que corresponde a los cheques autorizados por el Banco disponibles para
imprimir. Las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en
el pago.
Como pre requisito antes de realizar un pago se recomienda verificar el estado de las remesas
de cheques creados en el sistema, esto permite comparar el registro sistémico con los
documentos físicos a cargo del responsable de generar el pago.
Esta actividad se inicia como sigue:
· Acceso directo a la transacción: FCHI
Al comenzar la operación desde la transacción, aparecerá la pantalla “Intervalos de números
de cheque”.
Completar con datos bancarios y presionar ENTER.
Documentación Universidad de Concepción Página 16 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Presionar para visualizar remesas asignadas a la cuenta corriente y último número de
cheque impreso. El usuario tendrá acceso solo a visualizar las remesas, el proceso de creación
de remesas sistémica será de forma centralizada por el área de Tesorería como Servicios
Compartidos. El responsable de generar los pagos deberá enviar una solicitud de creación
cuando lo requiera utilizando el medio de comunicación oficial establecido por la
Corporación.
Documentación Universidad de Concepción Página 17 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Nombre del Campo Significado
Número de remesa Número o clave que identificará a una remesa.
Info Breve Descripción que identifica a la remesa
De numero cheque Número correspondiente al primer cheque de la remesa
A Número de cheque Número correspondiente al último cheque de la remesa
Remesa siguiente Permite establecer cuál es la siguiente remesa cuando se
termina la actual.
N° Actual Último número de cheque asignado
N° secuencial Este tilde se utiliza cuando el número de los cheques es
asignado externamente y no se lleva un control de
correlatividad.
Fecha de compra Fecha de adquisición de la remesa.
Una vez revisado el último número de cheque contabilizado en el sistema y comparado con el
documento físico, se puede proceder al proceso de pago.
Esta acción de visualización / actualización de los números de remesa de cheques es cada
vez que se disponibilice por parte del Banco un nuevo set de cheques, por lo cual no es una
actividad periódica sino que es a demanda.
Documentación Universidad de Concepción Página 18 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.6 Pago individual con impresión de cheques
Actividad Contabilizar pago con impresión
Transacciones F-58
SAP S4 HANA
Esta funcionalidad permite generar pagos con cheques de documentos que no se vayan a
realizar a través del programa de pagos automáticos (esto será centralizado en el área de
Tesorería).
Para realizar esta operación se deberá informar el banco desde el que queremos realizar el
pago, deberá especificar la vía de pago para cheques, y posteriormente se podrá actuar
especificando el importe del cheque.
Una vez validados los datos del pago, se deben seleccionar las partidas abiertas del acreedor
a compensar y contabilizar el documento de pago. Posteriormente el sistema imprimirá el
formulario para el medio de pago correspondiente, que en este caso es “cheques”.
Esta actividad se inicia como sigue:
· Menú SAP: Finanzas --> Gestión financiera --> Acreedores --> Contabilización --> Salida
de Pagos --> Contab.+ impr.form
· Acceso directo a la transacción: F-58
Para esta transacción se pueden dar tres escenarios, las cuales se nombran a continuación:
1) Pago estándar: Permite generar pagos de una o varias partidas por el monto total de
cada documento, las obligaciones que pueden ser pagadas por esta funcionalidad son
facturas, boletas de honorarios, solicitudes de fondos a rendir, anticipos a proveedores,
solicitudes de préstamos a empleados y otros tipos de obligaciones por pagar.
2) Pago parcial: Corresponde a un pago que se contabiliza en una cuenta sin que
compense la partida abierta. Por tal motivo no será utilizada esta funcionalidad
3) Pago Partida por el resto: Una partida por el resto es el resultado de la realización de un
pago por un importe menor del importe pendiente real. Se compensa la partida abierta
original y el sistema contabiliza una nueva partida abierta. Esta nueva partida abierta
representa el mismo importe que la partida abierta original menos el importe pagado.
Documentación Universidad de Concepción Página 19 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.6.1 Pago estándar
Al acceder a la transacción F-58, el sistema desplegará la siguiente pantalla:
Deberá completar los siguientes datos y dar click en
Nombre del Campo Descripción
Sociedad Sociedad pagadora la cual efectuará el pago
Vía de pago Vía de pago con la que se efectúa el pago de las partidas abiertas.
Banco Propio Banco a partir del cual se emitirán los pagos
ID de cuenta Identifica unívocamente una cuenta bancaria.
N° remesa cheque Pila de cheques para la impresión de cheques, al abrir el match code
se visualiza las remesas creadas sistémicamente y el último cheque
Documentación Universidad de Concepción Página 20 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
utilizado en el campo N° actual.
Impresora p.formu Impresora con la que se imprime el formulario previamente
configurada.
Después de registrar la información de la cuenta corriente y cheque con el que se emitirá el
pago, deberá completar la información del documento de pago, A continuación se visualiza
el documento contable de pago compuesto por 3 secciones: Cabecera del documento,
datos de contabilización bancaria y del receptor del pago:
Documentación Universidad de Concepción Página 21 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Nombre del Campo Descripción
Datos de Cabecera
§ Fecha del Corresponde a la fecha de creación del documento de pago.
documento Por defecto el sistema propone la fecha del día.
Corresponde a la fecha contable de creación del documento de
§ Fecha contable
pago. Por defecto el sistema propone la fecha del día.
§ Clase Clase de documento de pago, por defecto es KZ.
documento
Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el
§ Moneda
sistema.
§ Referencia Texto libre, se recomienda ingresar los números de documentos
a cancelar.
§ Txt.cab.doc Descripción del pago en la cabecera del documento. El texto
completado en el campo será traspasado al concepto de
pago en formulario de cheque cuando se imprima.
Datos de contabilización
bancaria
§ Importe Monto del pago
§ Fecha Valor Corresponde a la fecha registrada en la cuenta contable
banco.
§ Texto Texto explicativo para posición de documento. Este campo
tiene matchcode y se puede seleccionar un concepto
Documentación Universidad de Concepción Página 22 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Receptor del Pago
§ Proveedor Código interno del acreedor para el cual se van a liquidar
obligaciones. Al abrir el matchcode podrá buscar por el Rut del
proveedor.
§ PAs normales Indicador para la selección de partidas abiertas normales.
§ Indicador CME Indicador para la selección de partidas abiertas de cuentas de
mayor especial.
§ Otras Criterios adicionales para la selección de documentos. Por
delimitaciones ejemplo marcar , cuando sabemos que N°
documento se pagará.
Completados todos los campos necesarios, pulsar y se accede a la pantalla de las
posibles partidas a pagar.
En este punto aparecen activadas (de color azul) aquellas partidas que se compensarán en la
ejecución del pago. El sistema por defecto selecciona todas las partidas que se encuentran
con fecha vencida y/o que no superen a la fecha del documento de pago.
Documentación Universidad de Concepción Página 23 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Nombre del Campo Descripción
Importe Entrado El importe total que vamos a pagar. En el campo importe entrado nos
aparecerá el valor que hemos indicado en la pantalla anterior.
Asignados El importe propuesto por el sistema, considera todas las partidas que
se encuentran con DÍAS DE DEMORA del pago
Sin asignar Corresponde a la diferencia entre el Importe entrado y Asignados,
para grabar el documento deberán coincidir, de lo contrario el
apunte contable no estará cuadrado y no se podrá grabar.
Barra de Permite ordenar las partidas, activar y desactivar partidas
Herramientas
Documentación Universidad de Concepción Página 24 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
La transacción propone todos los documentos vencidos para pago, el sistema
automáticamente suma el total de documentos pendientes dando un total de 714.640, Para
no pagar todos los documentos contables del proveedor y seleccionar los que se requieren, se
debe hacer lo siguiente:
Dar click en icono marcar todo , para que se activen todas las partidas:
Se puede visualizar que todas las partidas quedaron en color azul. Ahora se debe marcar el
icono desactivar partidas
Documentación Universidad de Concepción Página 25 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Se puede visualizar que se desactivaron las partidas quedando en color negro y con un importe
Asignado en 0.
Para activar los documentos por pagar simplemente se requiere hacer doble click sobre la
partida correspondiente que queremos saldar y automáticamente pasarán al campo
Asignados.
Por ejemplo, se seleccionan 4 partidas, quedando en azul y se completa el campo asignados
con la sumatoria de todas las seleccionadas.
Ahora que el monto sin asignar corresponde a 0 y no existe diferencia entre lo ingresado en la
primera ventana y en la selección de partidas, por lo cual ya se puede proceder a generar el
documento de pago KZ.
Documentación Universidad de Concepción Página 26 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Se debe visualizar el asiento contable completo que se genera antes de grabar, para ello
deberá seguir la siguiente ruta del menú superior:
· Documento --> Simular
El asiento generado muestra la cuenta de banco utilizada y la rebaja del acreedor, para este
caso se activa una cuenta contable automática del sistema, la cual calcula el importe por
diferencia de cambio (moneda paralela USD)
Al momento de presionar se graba el documento de pago, arrojando el siguiente mensaje:
Documentación Universidad de Concepción Página 27 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Podrá revisar el cheque emitido desde la misma ventana ingresando al menú superior en la
ruta:
· Sistema --> Órdenes SPOOL propias
Documentación Universidad de Concepción Página 28 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Las órdenes de spool propias corresponde a un documento para el que se ha seleccionado
una función de impresión. Sin embargo, aún no ha salido por una impresora u otro dispositivo.
Los datos de salida del documento se almacenan temporalmente hasta que se crea una
petición de salida, es decir, hasta que se envía a un dispositivo de salida en particular.
Antes de imprimir se puede visualizar que el comprobante de egreso fue generado de forma
correcta presionando en el icono
Documentación Universidad de Concepción Página 29 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Nota: La actual imagen es referencial, el formato cambiara a la siguiente estructura:
Documentación Universidad de Concepción Página 30 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Para volver al menú de impresión presionar , luego podrá seleccionar el documento que
requiera imprimir sin modificaciones presionando .
3.6.1.1 Pago Solicitudes de anticipo
Actividad Pagos de solicitudes de Anticipo a Acreedor
Transacciones SAP F-58
S4 HANA
Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son líneas dentro de un
documento SAP que no poseen contrapartidas. Las solicitudes son operaciones de cuenta de
mayor especial que se identifican con el indicador CME F. Una solicitud de anticipo de
proveedor puede corresponder al pago de un fondo por rendir que se está otorgando, a su
vez puede corresponder a un anticipo a proveedor o a un préstamo a empleado.
Para visualizar las partidas de la cuenta del acreedor que corresponden a solicitudes de
anticipo se debe realizar a través de las transacciones FBL1H, utlizando la Clase APUNTE
ESTADISTICO.
Documentación Universidad de Concepción Página 31 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Para identificar los apuntes estadisticos generados para ser pagados se utilizará el CME F. Una
vez que el documento se pague cambiará su status al CME de destino que tiene configurada
una cuenta contable de destino.
El método para generar el pago será el mismo empleado en el punto anterior (3.6.1 Pago
estándar), el único cambio que se requiere para ejecutar el pago es completar en el campo
”Indicador CME” asignar la letra F (CME utilizado para los apuntes estadísticos).
Documentación Universidad de Concepción Página 32 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
El resto del procedimiento no se indicará ya que corresponde a la misma operacion de la
funcionalidad anterior.
Al finalizar el procedimiento de pago el documento generado se visualizará de la siguiente
forma:
Documentación Universidad de Concepción Página 33 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Al momento de consultar las cuentas contables asociadas al documento se visualizará el
efecto del cambio de CME y cuenta contable derivada presionando
Documentación Universidad de Concepción Página 34 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.6.2 Pago partida por el resto
Utilización
Una partida por el resto es el resultado de la realización de un pago por un importe menor del
importe pendiente real. Se compensa la partida abierta original y el sistema contabiliza una
nueva partida abierta. Esta nueva partida abierta representa el mismo importe que la partida
abierta original menos el importe pagado.
Dicha funcionalidad se utiliza para generar pagos parciales de un documento, a modo de
mayor entendimiento se ejemplifica un pago parcial correspondiente al 25% del monto
adeudado, es decir, se abonan $50.000 de una deuda total de $200.000.
Se requiere pagar factura n°57 visualizada en la transacción FBL1H
Procedimiento
Al acceder a la transacción F-58, el sistema desplegará la siguiente pantalla:
Deberá completar los datos y dar click en
Documentación Universidad de Concepción Página 35 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Para seleccionar el documento específico que se requiere pagar se utilizará la funcionalidad
de Otras Delimitaciones --> Otros, con el fin acotar la búsqueda de documentos.
Luego debe presionar para pasar a la siguiente pantalla:
El sistema permite cambiar los criterios para filtrar la partida, para ello deberá presionar
el cual habilitará las siguientes opciones:
Documentación Universidad de Concepción Página 36 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Seleccionar el criterio que más acomode al usuario y presionar el flag para que cambie de
criterio y pueda ser completado con campo elegido.
Presionar
Documentación Universidad de Concepción Página 37 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
El sistema por defecto propone el monto total del documento, como se requiere generar un
pago parcial es necesario cambiar de pestaña a la partida por el resto
. Al cambiar de pestaña debe completar el campo partida rest.
haciendo doble click para que el sistema calcule automáticamente el monto que queda
pendiente:
Documentación Universidad de Concepción Página 38 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Simular para ver el documento a contabilizar
Como queda un saldo pendiente el sistema reporta el mensaje
Deberá ingresar a la posición marcada en azul haciendo doble click, la cual corresponde al
saldo restante que quedará por pagar. Debe completar el campo texto de forma obligatoria
haciendo alusión que corresponde a lo pendiente por pagar.
Documentación Universidad de Concepción Página 39 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Presionar para volver a la pantalla inicial y luego grabar
Documentación Universidad de Concepción Página 40 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Para la visualización del documento contable FI, generado por el pago se puede hacer desde
la misma transacción ingresando al menú superior y seguir la ruta Documento --> Visualizar
Se divisa el documento contabilizado a través de la ejecución del pago
Es posible revisar la utilización del pago, es decir que se visualicen todos los documentos
asociados al pago: el documento del banco y la obligación pagada. Para ello ir al menú
superior seleccionar Entorno --> Utilización del pago
Documentación Universidad de Concepción Página 41 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Resultado
Al contabilizar el documento de estas características, el sistema introduce el número de
documento, el ejercicio y el número de posición de la partida abierta original en el
campo Residual de la partida por el resto.
Para la partida por el resto, el sistema utiliza las condiciones de pago de la partida de factura
original o introduce las condiciones de pago predefinidas. La utilización de una u otra
condición de pago registrada en los datos maestros del acreedor.
Documentación Universidad de Concepción Página 42 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.7 Pago sin impresión
Actividad Contabilizar Salida de pago
Transacciones F-53
SAP S4 HANA
Este proceso tiene la finalidad de generar pagos de facturas de acreedores con cheque
talonario manual y también con transferencia manual, es decir aquellos pagos individuales que
no pasan por Nómina Masiva de pagos.
El documento contabiliza la cuenta bancaria y la cuenta de acreedor. El sistema compensa
los abonos y las facturas pendientes.
Mediante esta funcionalidad se efectúa el registro contable del pago, compensando la
partida abierta pagada y anotando la correspondiente salida de dinero del banco y la
generación del correspondiente medio de pago, cheques manuales, vale vista o cargos
bancarios en cartola.
Esta actividad se inicia como sigue:
· Menú SAP: Finanzas --> Gestión financiera --> Acreedores --> Salida de Pagos -->
Contabilizar
· Acceso directo a la transacción: F-53
Para esta transacción se pueden dar tres escenarios, los cuales se nombran a continuación:
1) Pago estándar
2) Pago parcial
3) Pago Partida por el resto.
No será necesario ejemplificar ya que aplica de igual manera que la transacción F-58.
En la presenta imagen se visualiza la partida a pagar desde transacción FBL1H.
Documentación Universidad de Concepción Página 43 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Al ingresar a la transacción F-53 completar los siguientes parámetros de selección:
Documentación Universidad de Concepción Página 44 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Nombre del Campo Descripción
Datos de Cabecera
Fecha del documento Corresponde a la fecha de creación del documento de pago.
Fecha contab Corresponde a la fecha de contabilización de la creación del
documento de pago
Clase doc Clase de documento de pago, por defecto es KZ
Moneda Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el
sistema.
Referencia Texto libre, se recomienda ingresar los números de documentos a
cancelar.
Txt.cab.doc Este campo es a libre elección del usuario, aparecerá en la
cabecera del documento
Texto compens Texto que aparecerá en la posición del acreedor en el
documento de pago
Datos bancarios
Cuenta En este campo se indica la cuenta contable del egreso, para
visualizar hacer clic en matchcode para buscar.
Importe Monto del pago
Fecha Valor Fecha valor del apunte bancario
Texto Texto explicativo para posición de documento. Este campo tiene
matchcode y se puede seleccionar
Selección de partidas
abiertas
Cuenta Código interno del acreedor para el cual se van a liquidar
obligaciones
Clase de Cuenta K, corresponde a la Clase de cuenta del acreedor.
Pas normales Indicador para la selección de partidas abiertas normales.
Indicador CME Lista de los indicadores de cuenta de mayor especial.
Otra selección Criterios adicionales para la selección de documentos. Por
ejemplo marcar , cuando sabemos que N°
documento se pagará
Una vez indicados todos los datos necesarios dar click en , en este caso ya tenemos
conocimiento del documento FI a pagar.
Documentación Universidad de Concepción Página 45 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
pulsar y acceder a la pantalla que presenta las posibles partidas a pagar.
Documentación Universidad de Concepción Página 46 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Finalmente y antes de grabar el apunte es conveniente simular la operación. Para esto ingresar
por el menú superior: Documento --> Simular.
Vista documento
Se procede a contabilizar y el sistema entregará el siguiente mensaje:
Documentación Universidad de Concepción Página 47 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Para visualizar documento de pago ir a la ruta del menu superior Documento --> Visualizar
Como se utilizó la vía de pago cheque manual (pago mediante talonario), debe concluir la
operación vinculando el cheque correspondiente al documento de pago.
Documentación Universidad de Concepción Página 48 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
3.7.1 Asignar cheque a documento de pago
Actividad Crear información de cheques
Transacciones FCH5
SAP S4 HANA
Para asignar el número de cheque deberá iniciar la actividad como sigue:
· Menú SAP: Finanzas --> Gestión financiera --> Acreedores --> Entorno --> Información de
cheques --> Crear
· Acceso directo a la transacción: FCH5
Al ingresar a la transacción FCH5 desde el menú o bien directamente desde la transacción,
aparecerá la pantalla “Crear información de cheques”
Completar los campos descritos a continuación:
Nombre del Campo Significado
Corresponde al documento contable generado en el paso
N° documento de pago
anterior.
Equivalente a la sociedad FI en la que se registró el documento
Sociedad pagadora
contable de pago.
Ejercicio Año correspondiente al documento contable de pago.
Banco propio Banco pagador
ID de cuenta Cuenta corriente bancaria pagadora
Folio del cheque manual emitido. Debe digitar directamente el
N° de cheque
número del cheque a registrar.
Documentación Universidad de Concepción Página 49 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Una vez guardada la operacion se activa el mensaje:
Finalmente, al visualizar el documento contable a través de la transacción FB03 podrá revisar
los datos del cheque que ha sido vinculado a la operación de pago.
Documentación Universidad de Concepción Página 50 de 60
Proyecto MGF
Proceso Gestión de Pagos
Manual de Usuario
Documentación Universidad de Concepción Página 51 de 60
Proyecto MGF
