GESTIÓN SECRETARIAL I
CARRERA: SECRETARIADO EJECUTIVO
NIVEL: TÉCNICO BÁSICO
PARTICIPANTES: MARIBEL MARTINEZ
AVENDAÑO
KATLYNG G. VISCARRA
LINAREZ
LIZ SCARLETT VISCARRA
LINAREZ
JIMENA CALLE CACHI
MARY LUCY CONDORI
QUISPE
JOSE LUIS VISCARRA
LUNA
DOCENTE: LIC. PATRICIA F. CALVO
ARANIBAR
2024
PERFIL SECRETARIAL
Los secretarios y secretarias prestan apoyo administrativo a los directivos y otros
profesionales. Sus responsabilidades incluyen usar el ordenador para redactar
cartas, informes y otros documentos, atender llamadas telefónicas, organizar
reuniones, llevar la agenda de su jefe y atender a las visitas.
Capacidad de adaptarse a los cambios. Habilidades comunicativas y escucha
activa. Capacidad de crear, innovar e implementar. Criterio propio para actuar
oportunamente y distinguir prioridades.
QUÉ ES EL SECRETARIADO
El secretariado es la carrera para formarse como secretario. Secretariado es un
término que puede utilizarse como sinónimo de secretaría, en el sentido del
destino, cargo u oficina de secretario.
El profesional en secretariado ejecutivo o asistente administrativo es una de las
profesiones más importantes actualmente, pues la desarrolla el personal
capacitado para realizar tareas administrativas, que organicen y apoyen las
funciones ejecutivas de la empresa.
CUALIDADES DEL PERFIL SECRETARIAL
Poseer grandes dotes de organización para planificar y priorizar su volumen de
trabajo. Ser capaz de actuar por su cuenta. Trabajar con un enfoque eficaz,
preciso y metódico, ya que hay que prestar mucha atención a los detalles. Ser
amable por teléfono y tener actitud amable y servicial con las visitas. Tener tacto y
discreción. ser capaz de pensar con rapidez y mantener la calma bajo presión.
Respetar la confidencialidad, ya que tal vez maneje información personal,
confidencial o sensible.
Antecedentes:
Primera secretaria del mundo:
Tiempo en el que Liliam Sholes, una de las hijas de Remington, se dedicó a
promocionar el nuevo invento, convirtiéndose el 23 de junio de 1873, como la
primera secretaria que registra la historia.
Creación del secretariado:
La carrera de Secretariado inicio en la década de los 90 con el nombre de
Diplomado en Técnicas Secretariales con Énfasis en Administración en Oficinas e
inglés.
PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL:
En sentido general, se necesita que los secretarios posean una solidez actitudinal:
la empatía, comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las
tareas son cualidades importantes, asumir diferentes responsabilidades y
funciones, así como contar con la facilidad para coordinarla.
Autonomía: Reconoce la dignidad humana para favorecer el ejercicio de la
libertad de acción.
Ética: Acción moral que orienta el quehacer de los miembros del despacho, en
estricto apego a principios morales, expresados en la obtención plena de su
compromiso con la institución y la sociedad.
Lealtad: Concebida como la fidelidad con la institución y evidenciada mediante
una actitud positiva de pertenecer a estas instancias.
Responsabilidad: Cumplir con los deberes, obligaciones y responsabilidades
asignadas para el logro de los objetivos institucionales, aportando lo mejor de sí
mismo.
Servicio: Desempeñar las funciones y actividades que les corresponden con
calidad, eficacia y eficiencia para satisfacer las necesidades y expectativas de la
institución.
Solidaridad: Ser solidario se manifiesta en dar algo: tiempo, esfuerzo, trabajo en
favor de otros sin esperar nada a cambio.
Transparencia: Actuar con claridad y óptima utilización de todos los recursos,
manejando la información en forma ágil, completa y veraz, generando confianza
en la realización de su trabajo.
DIGNIDAD
La dignidad es la creencia de que todas las personas, sin importar su edad o
habilidades, de dónde vienen o qué apariencia tienen, poseen el mismo valor
como seres humanos. La dignidad es el “por qué” tu importas y el “por qué”
debemos tratarnos unos a otros de manera positiva, compasiva y respetuosa.
La secretaria debe abstenerse de cualquier comportamiento que presuponga
descrito y desempeñar el ejercicio de su profesión con honra y dignidad.
El trabajo digno o decente también incluye el respeto y restricto a los derechos
colectivos de los trabajadores, tales como la libertad de asociación, autonomía, el
derecho de huelga y contratación colectiva. Se tutela la igualdad sustantiva o
hecho de trabajadores y trabajadoras frente al patrón
INTEGRIDAD:
La integridad es la práctica de ser una persona honesta, respetuosa, adherirse a
nuestros valores y tomar sistemáticamente decisiones positivas, incluso cuando
nadie esté mirando. Mientras que la honestidad se refiere al acto de ser veraz, la
integridad es el acto de actuar de acuerdo a los principios.
El concepto de la integridad pública también ha sido definido en términos más
amplios como" la alineación consistente y la adhesión de los valores, principios y
normas éticos compartidos para mantener y priorizar el interés público sobre los
intereses privados en el sector público".
La integridad del sector público o integridad pública se refiere al uso de poderes y
recursos confiados al sector público de forma efectiva, honesta y para fines
públicos.
CÓDIGO DEONTOLÓGICO SECRETARIAL
¿QUÉ SIGNIFICA EL CÓDIGO DEONTOLÓGICO?
El código deontológico es un documento que recoge un conjunto más o menos
amplio de criterios, normas y valores que formulan y asumen quienes llevan a
cabo una actividad profesional.
CÓDIGO DEONTOLÓGICO SECRETARIAL:
Es el comportamiento y profesionalismo que debe tener una secretaria, que como
bien dice el nombre y te enseñan siempre en esta carrera, la palabra viene de
secreto, ósea que una secretaria su ética profesional debe ser: ver, oír, callar.
Toda secretaria de Alta Dirección, o toda profesional de Asistencia a la Dirección,
está sometida y regida por un código deontológico. Dicho código es una muestra
más del grado de profesionalidad que se exigen en este trabajo, dado que es el
único cargo en el Organigrama de la Administración de una empresa que dispone
de una deontologia profesional definida.
CÓDIGO DEONTOLOGICO DE LA SECRETARIA
Dignidad: Abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción en el
ejercicio de su profesión.
Relaciones con sus compañeros: Abstenerse de cualquier
competencia desleal con sus compañeros. Discreción en la entrega
de información. Colaboración para lograr los objetivos.
Integridad: Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
Secreto Profesional: Principio de confidencialidad en los hechos que conozca por
razones de su cargo.
Relaciones con la empresa: Disposición y cooperación: prohibición de aceptar
compensaciones económicas ajenas a su remuneración.
CUIDADO DEL ASPECTO PERSONAL:
Toda secretaria debe cuidar su postura corporal, debe caminar con el rostro
erguido, pasos firmes y seguros y el vientre un tanto encogido. Aunque parezca
gracioso, la secretaria debe caminar como si estuviese en una pasarela.
Las secretarias deben cuidar su higiene personal, tener su ropa limpia, su pelo y
sus uñas. Deben tener un aspecto de seriedad y responsabilidad. Cuidarse de no
utilizar faldas muy cortas, escotes pronunciados o accesorios y maquillaje muy
llamativo.
¿Como debe ser el aspecto personal de la secretaria?
Debe caminar con el rostro erguido, paso en firme y seguro y el vientre un tanto
encogido. aunque parezca gracioso, la secretaria debe caminar como si estuviese
en una pasarela. también debe cuidar su forma de sentarse y de ponerse en pie,
su forma de hablar, debe utilizar tonos correctos para la oficina.
IMAGEN PERSONAL
La imagen personal de una secretaria es tan importante como los conocimientos
que ésta debe poseer. Si usted posee un sin fin de conocimientos y no lo aparenta
o los demuestra, no valen de nada. Cuando hablamos del cuidado personal de
una secretaria no significa que ésta deba andar al último "way" de la moda, si no,
que toda secretaria debe tener armonía y cuidado en su vestuario, maquillaje,
peinado, calzado y accesorios.
El oficio de secretaria conlleva a que ésta esté en contacto con lodo tipo de
personas, tiene que salir de la oficina a realizar algunas diligencias, y debe
representar a su jefe en diversas situaciones, por ello y porque representa a la
empresa donde trabaja debe la secretaria tener sumo cuidado en su apariencia.
Cuando hablamos de apariencia personal no nos referimos al físico, sino también
aspectos como los modales, cortes a, posturas, entre otros.
Empezaremos analizando la apariencia personal que debe tener la secretaria por
esta parte:
A. Los Modales:
Los modales son las acciones externas que caracterizan a cada persona y están
conformadas por las actitudes corporales que determinan el comportamiento
humano y que son aplicables a la apariencia personal a través de la forma de
conducirse, de hablar y de vestir. En cualquier nivel de trabajo que la secretaria
se encuentre debe educar sus maneras, cuidar su tono de voz y aprender a pedir
las cosas.
La vestimenta de una secretaria debe ser formal y elegante. Esto incluye el uso de
trajes de dos piezas, blusas o camisas, faldas o pantalones de vestir. Los colores
neutros como el negro, gris, azul marino o blanco son siempre una opción segura.
Evita el uso de prendas demasiado ajustadas o reveladoras
¿Cuál es el peinado de una secretaria?
El peinado de la secretaria debe ser también sencillo, nada de pajones ni pelo
envuelto locamente. Debe lucir un pelo bien tratado. La secretaria puede llevar un
pelo suelto, una cola de caballo, o un recogido y sino tiene el cabello limpio puede
hacerse un recogido delicado sin mostrar las puntas.
El maquillaje de una secretaria debe ser algo funcional, en este caso se puede
resaltar es la mirada, con sombras en tonos suaves, cejas muy definidas, con el fin
de destacar los atributos de nuestras facciones y combinarlas con nuestra
personalidad.
Vestimenta formal
La vestimenta de una secretaria debe ser formal y elegante. Esto incluye el uso de
trajes de dos piezas, blusas o camisas, faldas o pantalones de vestir. Los colores
neutros como el negro, gris, azul marino o blanco son siempre una opción segura.
Evita el uso de prendas demasiado ajustadas o reveladoras.
EL VESTUARIO
La vestimenta de una secretaria debe ser formal y elegante. Esto incluye el uso de
trajes de dos piezas, blusas o camisas, faldas o pantalones de vestir. Los colores
neutros como el negro, gris, azul marino o blanco son siempre una opción segura.
Evita el uso de prendas demasiado ajustadas o reveladoras.
MODALES:
Los modales en el área de secretaria
Los modales son las acciones externas que caracterizan a cada persona y están
conformadas por las actitudes corporales que determinan el comportamiento
humano y que son aplicables a la apariencia personal a través de la forma de
conducirse, de hablar y de vestir. En cualquier nivel de trabajo que la secretaria se
encuentre debe educar sus maneras, cuidar su tono de voz y aprender a pedir las
cosas.
Los buenos modales no solo describen la forma de ser de la secretaria, sino
también describen la imagen que la empresa proyecta hacia fuera.
Modales de una secretaria características
1) Eficiente, discreta y respetuosa.
2) Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
3) Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a
tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas
interpretaciones.
4) Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo
de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o
conversaciones en las que esté presente.
Modales en el Lugar de trabajo:
1) El escritorio y el área a su alrededor debe lucir impecablemente
limpio y ordenado en todo momento.
2) Se debe tener en el escritorio exclusivamente el material de trabajo y
solo adornos permitidos y entregados por la empresa.
3) En el escritorio no es permitido comer, fumar, maquillarse, masticar
chicle, ni hablar de escritorio a escritorio.
Modales en el uso del teléfono o celular
1) El teléfono es un medio de comunicación rápido y práctico que hay
que saber manejar. Hay que hablar claro y pausadamente.
2) La voz debe adquirir una tonalidad agradable y acogedora.
3) Nunca pregunte quien llama para luego decir que la persona no se
encuentra.
Si la llamada va a ser larga pregunte a la otra persona si dispone del tiempo.
Quien hizo la llamada es la que debe despedirse no la persona a quien se llamo.
Modales en una reunión • Hay que saber escuchar
• Poner tención.
• Saber hablar.
• Preguntar
• Tener respeto.
• Tener Educación.
ACTITUDES DE UNA SECRETARIA:
En general, todas las personas, pienso, debemos plasmar en nuestra vida
actitudes y aptitudes positivas, todas encaminadas a lograr el éxito a diario y a
futuro.
En especial una profesional de Secretariado, debe perfilar actitudes, referidas a
nuestras acciones, con orden, la puntualidad, la limpieza y Aptitudes como la
empatía, el don de Servicio, la predisposición para aprender y trabajar en equipo.
Otras palabras que se me vienen a la mente son la Ética, la Responsabilidad, la
Honradez, la Seguridad. Sin lugar a duda, es una de las profesiones que más
destrezas y habilidades requiere, no sólo técnicas sino también en el trato con las
personas, pero como nadie puede dar lo que no tiene, debemos cultivar estos
valores primero en nosotras, si queremos generar confianza, debemos tener
confianza en nosotras mismas, pues seremos el reflejo de todo aquello que
alberguemos en nuestro interior.
Algunos ejemplos:
• Llegar siempre a la oficina 15 minutos antes que el jefe.
• No entrometerse en la vida privada del jefe.
• No deje para mañana algo que puede realizar hoy.
• Trabajar rápido, pero con mucho cuidado, siempre pensando en el
tiempo y en el material de la oficina.
• Contestar el teléfono.
• La buena educación, cortesía, simpatía y buenos modales son
imprescindibles.
• Adaptabilidad al desempeño de distintas tareas y momentos.
• Capacidad de trabajo.
• Responsabilidad en el desempeño de sus funciones.
• Dotes de organización.
• Dotes comunicativas: expresarse con fluidez, tener tacto, empatía…
• Discreción.
• Buena imagen y decoro profesional.
• Afán de superación.
• Iniciativa propia.
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Capacidad de adaptación a los cambios técnicos o tecnológicos.
• Polivalencia.
• Tener iniciativa.
• Ser proactivo.
• Capacidad de negociación.
• Saber trabajar en equipo.
Aptitudes que debe tener una secretaria
• Capacidad de comunicación: Contacto continuo con clientes
internos, externos o terceros ya sea vía email, teléfono o de manera
presencial. Redacción de cartas y documentos, etc…
• Capacidad de organización: Control de documentación e
información, gestión del tiempo…
• Capacidad de trabajo en equipo: Coordinación con sus
compañeros para desarrollar determinadas tareas, compartir
responsabilidades y objetivos.
• Dinamismo: Desarrollo de diferentes actividades al mismo tiempo,
para lo cual necesita adaptarse rápidamente a los cambios, así como,
iniciativa para enfrentar situaciones difíciles.
• Capacidad de razonamiento: Resolución de problemas cotidianos
basándose en el razonamiento lógico, extrayendo conclusiones y
aprendiendo de la experiencia.
