INGENIERIA Y PROYECTOS PROCEDIMIENTO No.
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NOMBRE Y APELLIDO FIRMA FECHA
REDACTOR Orlando A. Coiza C. 27/11/98
REVISOR Alexis Arévalo 19/01/99
SUPERVISOR DE
DEPARTAMENTO
GERENTE RESPECTIVO
REPRESENTANTE DE LA
GERENCIA
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CONTENIDO
Página
1.0. PROPÓSITO 3
2.0. ALCANCE/CAMPO DE APLICACIÓN 3
3.0. RESPONSABILIDADES 3
4.0. DEFINICIONES 4
5.0. PROCEDIMIENTO
5.1 GENERAL 7
5.2 MOMEN
TO DE REALIZACIÓN 7
5.3 PASOS A
SEGUIR PARA REALIZAR EL EJERCICIO
DEL P.D.R.I. 7
6.0. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 12
7.0. FORMA DE PRESENTACIÓN 13
8.0. REGISTROS 13
9.0 ANEXOS 13
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1.0 PROPÓSITO
El propósito del presente procedimiento, conjuntamente con los
documentos que en él se mencionan, es establecer la metodología para
realizar la Evaluación P.D.R.I. del Grado de Definición del Alcance de
Proyectos de PDVSA, la cual deberá ser ejecutada por equipos de
personal especializado de Organizaciones Ejecutoras de Proyectos de
Infraestructura (O.E.P.I.), seleccionados de acuerdo a la naturaleza de
los mismos y no relacionados directamente con el desarrollo y definición
del proyecto
2.0 ALCANCE / CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento es de aplicación obligatoria a todos los proyectos de
inversión realizados por la Industria Petrolera, a los cuales, de acuerdo a
lo enunciado en la Sección "Fase Definir" de las Guías de Gerencia para
Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC), se les debe efectuar una
Evaluación del Grado de Definición del Proyecto, es decir, una
Evaluación P.D.R.I., cuyo resultado debe ser incluido en el Documento de
Soporte de Decisión (DSD), indispensable para poder proseguir la
siguiente fase de “Implantación” de un proyecto. También es
recomendable la aplicación de este procedimiento a proyectos de gastos
operacionales.
Este Procedimiento se refiere a la cláusula No. 4.9 “Control del Proceso”
de la Norma Venezolana "COVENIN ISO 9001: 1995".
3.0 RESPONSABILIDADES
El Gerente de la Calidad de Ingeniería y Proyectos es responsable
de la implantación y actualización de este procedimiento.
El Gerente / Coordinador / Líder del Proyecto es el responsable de:
Garantizar la realización de la Evaluación P.D.R.I. del Grado de
Definición del Alcance del Proyecto.
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Velar por la aplicación correcta de este procedimiento en su
proyecto.
Conservar los registros de las revisiones y de las decisiones de la
evaluación.
Someter a aprobación del nivel de autoridad correspondiente, los
resultados de la Evaluación P.D.R.I., que pudieran incidir en el Plan
de Ejecución del Proyecto.
Implantar y hacer seguimiento a las recomendaciones de la
evaluación que fueron aprobadas.
Alimentar la base de datos (en elaboración) de “Lecciones
Aprendidas”, con recomendaciones de la evaluación P.D.R.I. que
considere relevantes y beneficiosas para optimizar la Gestión de
I&P.
El Gerente de la Organización Ejecutora de Proyectos de
Infraestructura (OEPI) es responsable de asignar al Líder de la
Evaluación P.D.R.I. y aprobar el Informe Final de la evaluación.
EL Líder de la Evaluación P.D.R.I. es responsable de:
Seleccionar el personal que integrará el equipo evaluador.
Dirigir el ejercicio de la evaluación, asegurándose de utilizar y
aplicar los conceptos y directrices indicados en este procedimiento.
Elaborar los registros de la evaluación.
Coordinar, revisar y aprobar las proposiciones y recomendaciones
acordadas durante la evaluación.
Elaborar el Informe Final de la Evaluación P.D.R.I.
4.0 DEFINICIONES
4.1. Evaluación P.D.R.I. o Evaluación del Grado de Definición del
Alcance de los Proyectos
El P.D.R.I. (Project Definition Rating Index) es una Guía elaborada
por el Instituto de la Industria de la Construcción de los Estados
Unidos (Construction Industry Institute, C.I.I) que fue adoptada por
PDVSA para realizar ejercicios de evaluación del “Grado de
Definición del Alcance de Proyectos Industriales” en su fase de
Definición, y con la cual se puede identificar y describir con
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precisión cada elemento crítico en el paquete de Definición del
Alcance de un Proyecto, permitiendo al Equipo del Proyecto
predecir los factores y riesgos que pueden impactar al mismo.
4.2. Indice P.D.R.I. o Indice del Grado de Definición del Alcance
de un Proyecto
Es el índice que determina el grado de definición de un proyecto. El
Apéndice “B” de la Guía “P.D.R.I. de C.I.I. (Construction Industry
Institute)” y el Anexo 1 de este procedimiento, presentan el formato
“Project Score Sheet” que contiene todos los elementos convenidos
por el C.I.I. que pudiera contener un proyecto industrial. Si al
calificarse y totalizarse todos estos elementos, cuya máxima
puntuación es de 1.000 puntos, se obtiene un puntaje menor o igual
a 200, es decir, el 20 % ó menos de los puntos posibles, se puede
asumir que el proyecto “está suficientemente bien definido” y se
puede proseguir a la fase siguiente de Implantar. En caso contrario,
la definición del proyecto debe ser revisada para mejorar aquellos
elementos débiles, y repetir el ejercicio a esos elementos, hasta
que la puntuación total baje a 200 ó menos puntos.
En aquellos proyectos en que no apliquen todos los elementos, es
decir, el puntaje del “Project Score Sheet” totaliza menos de 1.000,
se aplicará el criterio de que el Indice P.D.R.I debe ser siempre 20 %
ó menos, del puntaje aplicable al proyecto.
Cuando un proyecto no cumpla con el índice de definición
establecido arriba, pero por razones de estrategia operacional o
incentivos económicos debe continuar, el Gerente del Proyecto o de
la Organización Ejecutora del Proyecto de Infraestructura (O.E.P.I.)
deberá solicitar por escrito a los niveles superiores, exoneración del
cumplimiento del requisito del Documento de Soporte de Decisión
(DSD) exigido por las GGPIC, razonando el caso y explicando la
estrategia que desarrollará para mejorar sobre la marcha los
elementos débiles del proyecto y mitigar los riesgos.
4.3. Bases para las Decisiones del Proyecto (Basis of Project
Decision).
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Es la información que al ser evaluada permite determinar si los
“Objetivos del Negocio” de un proyecto están claros y completos.
Esta información se encuentra listada en el Apéndice "C", Sección I,
de la Guía “P.D.R.I. del C.I.I.”.
4.4. Definición del Proyecto (Front End Definition).
Es la Información Técnica de los elementos que definen un
proyecto, que al ser evaluada permite determinar si su “Alcance
Técnico” está bien definido. Esta información se encuentra listada
en el Apéndice "C", Sección II, de la Guía “P.D.R.I. del C.I.I.”.
4.5. Planificación / Programación de la Ejecución (Execution
Approach).
Son los elementos que al ser evaluados, permitirán determinar si
los requisitos del Cliente de la “Estrategia de Ejecución” de un
proyecto están claros y son factibles. Estos elementos se indican en
el Apéndice "C", Sección III, de la Guía “P.D.R.I del C.I.I.”.
4.6. Organización Ejecutora de Proyectos de Infraestructura
(O.E.P.I.)
Es la organización responsable de desarrollar un determinado
proyecto de infraestructura. Una O.E.P.I. puede solicitar la
realización de una Evaluación P.D.R.I. a personal de su misma
organización o de otra similar, siempre que éste sea
completamente independiente y ajeno al Equipo de Ejecución del
Proyecto, para preservar la objetividad e imparcialidad del ejercicio.
4.7. Cliente
Es la Función Dueña, O.E.P.I., Gerente, Coordinador, Líder de
Definición de Proyecto o Líder de Proyecto, responsable por la
ejecución de un proyecto, quién solicita la realización de una
Evaluación P.D.R.I. del proyecto que ejecuta.
4.8. Miembros del Equipo Evaluador.
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Es el personal, con amplia experiencia técnica y de planificación en
el desarrollo de proyectos multidisciplinarios, que es seleccionado
por la O.E.P.I. para realizar una Evaluación P.D.R.I.. Este personal
debe ser externo al Equipo del Proyecto.
5.0 PROCEDIMIENTO
5.1 GENERAL.
5.1.1. La Evaluación P.D.R.I es una de las “mejores prácticas” de
proyectos más actuales y efectivas, para determinar el Grado
de Definición del Alcance de los Proyectos.
5.1.2. El objetivo de la Evaluación P.D.R.I. es identificar con
precisión cada elemento crítico en el paquete de Definición
del Alcance de un Proyecto, permitiendo al Equipo del
Proyecto y al Equipo de la Evaluación, predecir los factores y
riesgos que pueden impactar al mismo.
5.2. MOMENTO DE REALIZACIÓN
La Evaluación PDRI puede realizarse si se desea, en cualquier
momento de la fase de Definición de un proyecto, para monitorear
la evolución del avance del grado de definición del mismo. Sin
embargo, es de obligatoria realización al momento de la finalización
de la fase de Definición del proceso de Ejecución de Proyectos,
según se establece en las GGPIC´s, como requisito indispensable
para pasar a la siguiente fase de Implantación.
5.3. PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR EL EJERCICIO DEL P.D.R.I.
Pas Personal Acciones / Responsabilidades
o Responsable
No.
1 Cliente Solicita a una Organización Ejecutora de
Proyectos de Infraestructura (O.E.P.I.) la
realización de la Evaluación P.D.R.I. de un
proyecto que está ejecutando.
2 O.E.P.I. Recibe la solicitud del servicio formulada
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por el Cliente, por cualquier medio (correo
electrónico, carta, fax u otro).
Pas Personal Acciones / Responsabilidades
o Responsable
No.
3 O.E.P.I. Revisa la solicitud, evalúa su capacidad
de ejecución y disponibilidad de los
recursos involucrados.
4 Informa al Cliente, confirmando la
prestación del servicio y solicita la
Ingeniería Básica del proyecto.
5 Designa y suministra al Líder de la
Evaluación la Ingeniería Básica.
6 Líder de la Evaluación. Revisa los recaudos de la solicitud. Si no
están completos, solicita al cliente la
información faltante y continúa el paso N°
7.
Si los recaudos están completos, continúa
en el paso N° 8.
7 Cliente Recopila la información faltante y la envía
al Líder de la Evaluación.
8 Líder de la Evaluación Identifica y obtiene la asignación de los
Miembros del Equipo Evaluador,
seleccionados acorde con la naturaleza
del proyecto.
9 Agrupa los recaudos suministrados por el
Cliente, de acuerdo a las Secciones I, II y
III, páginas 35 y 36 del Apéndice "C" de la
Guía “P.D.R.I. del C.I.I.”.
10 Elabora el Plan detallado de la ejecución
del ejercicio y estructura el índice que
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contendrá el Informe de la Evaluación.
Pas Personal Acciones / Responsabilidades
o Responsable
No.
11 Líder de la Evaluación Convoca al Equipo Evaluador a la Sesión
de Trabajo para realizar la evaluación.
Organiza el equipo en grupos, según las
especialidades de sus miembros, para
evaluar las tres secciones indicadas en el
Apéndice “C”, Descripción de los
Elementos de la Guía P.D.R.I. del C.I.I.
Sección I Bases para las Decisiones del
Proyecto (Basis of Project De-
cision).
Definición del Proyecto (Front
Sección II – End Loading).
Planificación/Programación de
Sección III – la Ejecución (Execution
Approach).
12 Miembros del Equipo Revisan la información suministrada por el
Evaluador. Líder de la Evaluación.
13 Continúan la evaluación de acuerdo a lo
siguiente:
13.1 Clasifican la información acorde con
las Secciones, Categorías y Elementos
indicados en el Apéndice “B”, “Project
Score Sheet” de la Guía P.D.R.I. del
C.I.I. o el Anexo 1 de este
procedimiento.
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13.2 Evalúan el contenido de cada
elemento, basándose en las
descripciones incluidas en el Apéndice
“C” de la Guía del P.D.R.I. “Element
Descriptions”.
Pas Personal Acciones / Responsabilidades
o Responsable
No.
Miembros del Equipo 13.3 De ser necesario, solicitan al Gerente
Evaluador del Proyecto, a través del Líder de la
Evaluación, presentaciones
aclaratorias globales, o por
especialidades del proyecto.
13.4 Determinan y asignan la calificación
a cada elemento según los Niveles
de Definición o Grado de
Completación, los cuales tendrán un
nivel único de definición y por lo
tanto una única calificación, de
acuerdo a lo siguiente:
Nivel – Grado de completación
0 = No aplica.
1 = Definición completa.
2 = Deficiencias menores.
3 = Algunas deficiencias.
4= Deficiencias Mayores.
5 = Definición Incompleta o Pobre.
En algunos casos, los elementos se
calificarán con “Si” o “No”, por lo
cual tendrá dos niveles de definición:
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1 = Si = Definición completa.
2 =No = Definición Incompleta o Pobre.
Para mayor comprensión de esta
actividad los miembros del Equipo
Evaluador pueden consultar lo descrito en
el Capítulo No. 3, Pág. 9, “Scoring a
Project” de la Guía del P.D.R.I. del C.I.I.
Pas Personal Acciones / Responsabilidades
o Responsable
No.
Miembros del Equipo 13.5 Una vez calificados los elementos
Evaluador (documentos), proceden a totalizar la
puntuación por cada categoría y en
general.
Analizan los resultados obtenidos en la
14
totalización de cada categoría y en
general y los interpretan basándose en lo
expuesto en el numeral 4.2 de este
procedimiento (Indice P.D.R.I. o Indice del
Grado de Definición del Alcance de un
Proyecto) y en el Capítulo 4 “Score
Analysis, What does a P.D.R.I score mean”
de la Guía P.D.R.I. del C.I.I.
15 Consolidan y emiten el Informe de la
Evaluación, el cual deberá indicar el
Indice P.D.R.I. atribuido al proyecto en
una escala de 0 a 1.000 puntos , o en
porcentaje, de acuerdo a lo expuesto en
el numeral 4.2 de este procedimiento.
Además, deberá contener como mínimo,
recomendaciones sobre los elementos
débiles y críticos que pudieran impactar
al proyecto en relación a Presupuesto,
Tiempo de Ejecución, Capacidad de
Diseño, Utilización de la Planta u otros.
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16 Líder de la Evaluación Envía el Informe a la O.E.P.I. que le asignó
la actividad.
17 O.E.P.I. Revisa el Informe de la Evaluación
P.D.R.I.. Si está de acuerdo, continua con
el paso N° 20. Si emite comentarios,
procede a remitirlos al Líder de la
Evaluación.
Pas Personal Acciones / Responsabilidades
o Responsable
No.
18 Líder de la Evalúan los comentarios recibidos de la
Evaluación / Miembros O.E.P.I., incorporando las modificaciones
del Equipo Evaluador y/o correcciones correspondientes.
19 Líder de la Evaluación Envía el Informe Final a la O.E.P.I.
20 O.E.P.I. Envía el Informe Final de la Evaluación
P.D.R.I. al Cliente.
6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1. Referencias del Sistema de Calidad
Procedimiento N° IP-DD-G-XX-P. Visualización de Proyectos (En
elaboración).
Procedimiento N° IP-DD-G-XX-P. Conceptualización de Proyectos
(En elaboración).
Procedimiento N° IP-CP-E-01-P. Elaboración de Estimados de
Costos Clase IV y V.
Procedimiento N° IP- CP-E-02-P. Elaboración de Estimados de
Costos Clase II y III.
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Procedimiento No. IP-DD-G-02-P. Procedimiento de Ingeniería de
Valor. (En elaboración).
6.2. Referencias de Grado de Definición del Alcance de
Proyectos.
Project Definition Rating Index, Construction Industry Institute
C.I.I., July 1996.
6.3. Referencias de Mejores Prácticas de Proyectos
Guía de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC),
PDVSA Servicios, 1998.
7.0 FORMA DE PRESENTACION.
La forma como se presentarán los documentos será de acuerdo a los
formatos establecidos en los procedimientos de “Control de Documentos
Técnicos Generados en los Proyectos de la G.I.P.A.” N° IP-IG-G-09-P, así
como lo establecido en el Plan Maestro de Ejecución del Proyecto en
particular y los formatos establecidos en la Guía “P.D.R.I. del C.I.I.” de
Evaluación del Grado de Definición del Alcance de los Proyectos.
8.0 REGISTROS
Minutas de reunión, Emails, cartas, faxes, etc., relacionados con la
Evaluación P.D.R.I. del Grado de Definición del Alcance de los
Proyectos.
Plan de Actividades.
Informe Final de la evaluación.
Hojas de Medición de Proyectos, “Project Score Sheets” del Apéndice
“B” de la Guía P.D.R.I.
Plan Maestro de Ejecución del Proyecto.
9.0 ANEXOS
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Anexo: 1 Hoja de Medición de Proyectos, “Project Score Sheet” del
Apéndice “B", de la Guía P.D.R.I.
