Repuestos para procedimiento CM-PE-318

Tabla de contenido

1. Objetivo
2. General
3. Responsabilidades
4. Procedimiento
5. Diagrama de flujo de trabajo de repuestos
6. Referencias
7. Archivos adjuntos

1. Propósito

Definir los pasos necesarios a seguir para el manejo de Repuestos y servir como base para un
procedimiento de Repuestos específico para un proyecto.
2. General

Este documento representa un resumen de acciones, responsabilidades y observaciones

relacionadas con el manejo de repuestos tanto para plantas base como para plantas renovadas y
tiene como objetivo servir como base para la preparación de un procedimiento específico del
proyecto cuando sea apropiado.

Los tipos de Repuestos manejados en este procedimiento se describen en la sección 4.1. Está
disponible un Programa de Repuestos para completar electrónicamente los formularios SPR (por
Proveedor).

2.1 Organización

Dependiendo del alcance y tamaño del proyecto, ciertos puestos en el equipo de repuestos
descritos en las siguientes secciones pueden combinarse o eliminarse.

Por ejemplo:

 En proyectos más pequeños, el ingeniero de repuestos desempeña las funciones de gerente

de repuestos y coordinador de repuestos;

 En proyectos medianos, el Coordinador de Repuestos desempeña el rol de Gerente de

Repuestos;

 En proyectos de gran tamaño, el Gerente de Repuestos será designado como el único punto
focal, responsable de dirigir el equipo de Repuestos y controlar todas las actividades de
Repuestos.

2.2 Abreviaturas utilizadas

 MEC, Codificación de Materiales y Equipos

 MMS, Sistema de Gestión de Mantenimiento

 SPC, Coordinador de Repuestos

 SPE, Ingeniero de repuestos

 SPM, Gerente de Repuestos

 SPP, Repuestos

 SPR, Lista de repuestos y registro de intercambiabilidad

3. Responsabilidades

3.1 Gerente de Repuestos (SPM)

El SPM será el único punto focal, responsable de coordinar y controlar todas las actividades de
repuestos.

 Completará el anexo 1, (Cuestionario) para definir el Alcance del Proyecto;

 se asegura de que los procedimientos específicos del proyecto para la adquisición de
repuestos y piezas de repuesto (consulte 6.1) describan en detalle el alcance de las
responsabilidades según lo acordado con el Cliente, es decir, criterios de selección de
repuestos, ciclo de aprobación, entregas de software y hardware, etc.;
 asigna un Coordinador de Repuestos (SPC);
 obtiene el Inventario local de Repuestos existentes (stock) y si está disponible la Codificación
de Materiales y Equipos del Cliente (MEC);
 Reporta mensualmente al Cliente el estado de los Repuestos y documentos relacionados y si
es necesario los costos de los Repuestos.

3.2 Coordinador de Repuestos (SPC)

Las funciones del Coordinador de Repuestos son las siguientes:

 Organizar el equipo de repuestos y especificar las cláusulas de requisitos de repuestos en la

requisición.

 Asegúrese de que cada Departamento involucrado tenga una copia de la lista Sí / No aprobada
y del Procedimiento de Repuestos. Asegúrese de que los requisitos de SPR estén bien
definidos y completos en la solicitud de cotización del equipo principal.

 Proporcionar al Departamento de Adquisiciones copias impresas o formularios SPR

electrónicos para que los completen los proveedores. (ver anexo 8)

 Presentar copia impresa del formulario SPR “Paquete completo” con carta o “Provisional
completo” con carta y remitirlo al Cliente para su aprobación. (consulte 3.3, punto 10)

 Realizar las gestiones necesarias.

 coordinar y dar seguimiento a los comentarios y preguntas del Cliente.

 Proporcionar y enviar respuestas/datos al Cliente mediante carta y/o remisión.

 enviar 2 copias de cada documento con el envío al Cliente y almacenar 1 copia en el archivo
del Proyecto, después de completar el formulario SPR con los documentos adjuntos.

 Preparar una “Solicitud de Compra” y entregarla al Departamento de Compras. Este

departamento colocará una orden de compra apropiada ante el vendedor/proveedor.

 organizar una transferencia electrónica de SPR_II a la herramienta de Gestión de Materiales

de la Empresa, una vez finalizadas todas las compras.
 Proporcionar un archivo que contenga los datos completos de SPR_II como entregable al
Cliente para su implementación en su Sistema de Mantenimiento de Materiales (MMS), en un
formato acordado según el Contrato.

 Mantener una administración totalmente actualizada del estado de todas las recomendaciones
de repuestos y listas SPR.

 enviar copias impresas al Cliente para su implementación manual en su Sistema de Gestión de

Materiales (MMS) en caso de cambios después de la finalización, como modificaciones a la
orden de compra.

3.3 Ingeniero de repuestos (SPE)

El SPM será el único punto focal, responsable de coordinar y controlar todas las actividades de
repuestos.

 Utilice la lista Sí / No acordada con las requisiciones en las que intervienen Repuestos.
 Obtenga SPR del departamento de Compras, importe este módulo de recopilación de datos de
proveedores sobre repuestos en SPR_I.
 Agilizar a los proveedores a través del departamento de adquisiciones para obtener datos
adicionales y/o dibujos si es necesario.
 Verifique las recomendaciones de repuestos de los proveedores y las listas SPR para verificar
su aceptabilidad técnica (verifique que: todos los repuestos recomendados estén enumerados
en las columnas apropiadas, asegúrese de que los repuestos de los proveedores, como
equipos auxiliares y accesorios, muestren los datos originales de los fabricantes y
subproveedores, tengan precios con el tiempo de entrega y estén completos con todos los
dibujos requeridos).
 transmitir las listas SPR internamente a los ingenieros de disciplina para sus recomendaciones
sobre el tipo y las cantidades de repuestos del primer año y repuestos de operación normal
propuestos de acuerdo con los estándares y comentarios de los clientes.
 Agilizar al Ingeniero de Disciplina para obtener su recomendación sobre repuestos y
cantidades específicas.
 Actualizar el formulario SPR con los comentarios del Cliente, asegurarse de que las
cotizaciones de los Proveedores con respecto a precios, tiempos de entrega, condiciones de
embalaje y envío estén en línea con la recomendación original y sigan siendo válidas. Prepare
una “Solicitud de Compra” y entréguela al SPM.
 Asegúrese de que estén presentes todos los documentos necesarios para cada pieza, como
certificados, informes de pruebas, informes de fabricación, manuales, etc.
 " completar los archivos con todos los originales listos para entregar al Cliente. " completar el
formulario SPR en estado "Preliminar" con información suficiente para la selección de
Repuestos con un largo plazo de entrega, cuando no están disponibles todos los datos SPR
 Asegúrese de que los números MEC existentes para piezas idénticas que ya se utilizan en la
planta estén identificados en los formularios SPR.
 verificar el formulario SPR y completar los datos, seleccionar nuevos números MEC si los
números MEC existentes no están disponibles y/o no son aplicables (de acuerdo con el
estándar MEC del Cliente, la última versión y garantizar la coherencia con el Registro de
inventario local, las Descripciones de compra y el sistema en línea del Cliente para la
administración de materiales).
 revisar numeración MEC, realizar análisis de Intercambiabilidad, recolectar archivos de
Repuestos consolidándolos en un solo archivo Maestro de Repuestos para analizar la cantidad
requerida.

3.4 Ingeniero de Disciplina

Los deberes del Ingeniero Discípulo son los siguientes:

 Implementar los requerimientos de repuestos generados por el SPC en las requisiciones

seleccionadas.
 Revisar las ofertas de pedidos principales y asegurarse de que los repuestos de capital,
almacén y puesta en servicio cotizados por el proveedor también se muestren en los
resúmenes de las ofertas.
 Revisar cada formulario SPR individual por orden de compra y revisar las cantidades indicadas
para los repuestos del primer año y del funcionamiento normal según el criterio de las
cantidades requeridas.

Nota: Estas cantidades no deben sumarse acumulativamente para determinar las cantidades
finales a comprar.

 Verifique que los paquetes SPR recibidos del proveedor estén completos, incluidos los dibujos.
Realizar los cálculos necesarios para determinar las cantidades de repuestos para la puesta en
servicio, primer año, operación normal y críticos según los estándares y procedimientos del
Cliente.
 Registro completo de auditoría de repuestos para indicar el estado del paquete de repuestos.
Se enviará una copia de este formulario al SPC. (ver anexo 7)
 evaluar el número final recomendado de Repuestos en la etapa de consolidación en el
Módulo_II.

Nota:

Esta cifra final se determina mediante:

a. el criterio del ingeniero de disciplina teniendo en cuenta el número total de elementos de equipo
seleccionados, según la lista Sí / No.

b. juicio del Departamento de Mantenimiento del Cliente.

3.5 Departamento de Adquisiciones (ver también Procedimiento 6.1)

El Gerente de Adquisiciones del Proyecto es responsable de asegurarse de que las ofertas de los
Proveedores de materiales y equipos a granel también contengan una lista detallada de repuestos
de puesta en servicio con precios. También es responsable de:

 la agilización de las recomendaciones de repuestos y SPR de los proveedores, después de la

adjudicación de la compra.
 informar al SPC los números de orden de compra de repuestos para cada proveedor; en caso
de que se deban preparar disquetes electrónicos SPR_I.
 recibir formularios SPR en blanco o disquetes E_SPR_I del SPC y enviarlos junto con el
pedido principal al proveedor;
 agilizar al Proveedor la entrega del formulario SPR completo, con repuestos recomendados en
las columnas correspondientes, precios, tiempos de entrega y dibujos relevantes.
4. Procedimiento
Definiciones de piezas de repuesto

Resurrección “Registro de Repuestos e Intercambiabilidad”, formulario

(ver también anexo). Este formulario está disponible
como una copia impresa proporcionada por la Compañía
o un archivo de datos electrónicos que debe ser
completado por el Proveedor con información completa
que define todos los repuestos del primer año y de
operación normal, incluyendo cantidad, costo y tiempo
de entrega.
Capital Piezas o conjuntos que se cotizan, evalúan y compran
(Seguros)Repuestos: junto con el equipo original debido a factores de costo,
requisitos de ingeniería, fabricación, pruebas y montaje,
problemas de entrega prolongada o son especificados por
el Cliente.
Generalmente conjuntos únicos, como conjuntos de rotor,
conjuntos de engranajes reductores, piezas forjadas
especiales, etc.
Repuestos de almacén: Conjuntos completos que se cotizan, evalúan y compran
junto con el equipo original.
Los conjuntos suelen ser idénticos a las unidades
instaladas (por ejemplo, un conjunto de bomba de
repuesto completo) pero se almacenan en el almacén del
cliente.
Repuestos de Piezas y conjuntos normalmente utilizados o consumidos
construcción: durante la instalación de equipos, limpieza, lavado e
inspección.
Generalmente limitado a juntas y otros dispositivos de
sellado, filtros, pantallas, etc. Estos repuestos se cotizan,
ordenan y envían con el equipo original. Los repuestos de
construcción no son parte integral del programa de
repuestos y no se registran en los formularios SPR.
Repuestos de puesta en Piezas y conjuntos que se requieren desde el momento de
servicio: la finalización mecánica hasta el punto en el que el
equipo está listo para la puesta en marcha (RFSU).
Los repuestos de puesta en servicio incluyen elementos
necesarios para pruebas, pruebas de vibración y
alineación en caliente. Las piezas incluidas serían
cojinetes y sellos para los principales equipos rotatorios.
Repuestos del primer año: Piezas necesarias para salvaguardar el funcionamiento de
los Equipos durante los periodos de rodaje y puesta en
 marcha (después del RFSU) y el primer año completo de
operación de la planta. Debe solicitarse con tiempo para
que llegue al lugar de trabajo antes de la puesta en
servicio.
Repuestos para Piezas necesarias para los 2 años de funcionamiento de la
funcionamiento normal: planta más allá del primer año de operación, incluidas las
piezas de desgaste lento y consumibles necesarias para el
mantenimiento diario del equipo.
4.2 Desglose detallado del procedimiento del proyecto

4.2.1 El alcance de las actividades de repuestos en el Proyecto incluye lo siguiente:

a. Compra de repuestos de capital (seguros) según se detalla en el Anexo 5 con la orden de

compra de equipo original.

b. Compra de repuestos de almacén según se detalla en el Anexo 5 con la orden de compra de

equipo original.

do. Compra de repuestos para construcción y puesta en servicio con órdenes de compra de
equipos originales según lo recomendado por los proveedores individuales.

d. Recopilación en formato electrónico u otro y posterior verificación de las recomendaciones de

repuestos de vendedores/proveedores para repuestos de puesta en servicio, primer año y
funcionamiento normal para equipos eléctricos, instrumentos, controles y mecánicos adquiridos por
la empresa.

[Link] y desarrollar una base de datos electrónica para resumir y analizar todas las
recomendaciones de repuestos del proyecto, con capacidad de edición de datos para todos los
datos de repuestos recibidos de los vendedores/proveedores.

F. Consolidación de archivos de base de datos SPR.

gramo. Coordinación de la numeración MEC de todos los repuestos del primer año y del
funcionamiento normal con el cliente.

yo. Análisis de intercambiabilidad de piezas de repuesto.

i. Recomendar cantidades al Cliente.

yo. Adquisición de repuestos para el primer año y gestión de compras de repuestos según las
recomendaciones finales.

a. Transmisión de documentación de repuestos al cliente.

4.2.2 Capital, almacén y construcción/puesta en servicio: Los repuestos adquiridos con el equipo
original se entregarán junto con el equipo, a menos que se apruebe lo contrario. Primer Año -
Operación Normal Los repuestos deberán ser embalados, marcados y enviados por separado del
equipo según lo establecido en la Orden de Compra.

4.2.3 Los repuestos siempre tendrán el mismo destino que el equipo original a menos que se
acuerde lo contrario. Todos los repuestos de capital, almacén, primer año y operación normal serán
recibidos por la Compañía, luego serán transferidos y entregados a los almacenes de materiales
del Cliente para ser organizados.
4.2.4 Las recomendaciones de repuestos para órdenes de compra generales (es decir, motores) se
obtendrán del Proveedor de órdenes generales y no del Proveedor de equipos.

4.3 Adquisición y administración electrónica de datos 4.

3.1 En caso de que los repuestos sean parte del Sistema de gestión de mantenimiento (MMS) del
Cliente, se requiere la transferencia electrónica de los detalles de los repuestos.

El equipo del Proyecto creará una base de datos electrónica con información de repuestos que se
recopilará a partir de los datos enviados por cada proveedor.

4.3.2 Al momento de la compra, se entregará al Vendedor/Proveedor un disquete que contiene un

software de adquisición de datos que consiste en un programa de entrada compilado y archivos
relacionados. El software tendrá pantallas de ingreso de datos para cada registro de repuesto y la
capacidad de imprimir la información para cada etiqueta y como resumen para cada orden de
compra de equipo seleccionado. El formato de la impresión no será idéntico al formulario SPR
incluido en el Manual SPR.

4.3.3 El Coordinador de repuestos de la empresa (SPC) examinará los datos electrónicos para
verificar que estén completos y, posteriormente, el Ingeniero de disciplina los verificará con los
planos pertinentes del proveedor para verificar su exactitud.

El SPC realizará correcciones y cambios a los archivos electrónicos.

4.3.4 Los archivos de bases de datos individuales se fusionarán en un archivo consolidado para
la codificación MEC de las piezas de repuesto que no aparecen en el análisis de intercambiabilidad
de la lista MEC y la preparación adicional de las órdenes de compra.

4.3.5 Los archivos de datos electrónicos que incluyen información sobre las piezas de repuesto
del primer año y de funcionamiento normal se proporcionarán al Cliente al finalizar el Proyecto.

El programa de Repuestos consta de 2 Módulos especificados en el Anexo 4 de este

procedimiento.

4.4 Secuencia del flujo de trabajo

El flujo de trabajo de las actividades de repuestos y las responsabilidades del grupo de trabajo del
proyecto se describen en el Anexo 3.0 "Diagrama de flujo de trabajo de repuestos".

Tenga en cuenta que los números de sección que se enumeran a continuación están vinculados a
la secuencia de acciones como se indica en el “Diagrama de flujo de trabajo”.

4.4.1 Complete el “Cuestionario de alcance del proyecto de repuestos” (consulte el Anexo 1.0)

Revisar este Procedimiento Estándar para su aplicación en el Proyecto y cuando sea apropiado
ajustar el Procedimiento para adaptarlo a los requisitos del Proyecto.

Asegúrese de que este Procedimiento describa en detalle el alcance de las responsabilidades

acordadas con el Cliente, es decir, criterios de selección de repuestos, ciclo de aprobación,
entregas de software y hardware, etc.

4.4.2 Prepare una lista de Sí/No. (ver anexo 2.0)

Antes de realizar cualquier orden de compra, se prepara una lista de Sí / No y se envía al Cliente
para su aprobación.

4.4.3 Después de recibir el acuerdo del Cliente, la Lista Sí / No sirve como guía para la selección
de requisiciones para las cuales se requieren Repuestos.

4.4.4 Asegúrese de que cada departamento involucrado tenga una copia de la Lista Sí / No
aprobada y del Procedimiento de Repuestos.

Asegúrese de que los requisitos de SPR estén bien definidos y completos en la “Solicitud de
cotización” para el equipo principal.

4.4.5 Las consultas sobre materiales y equipos a granel que puedan tener repuestos asociados se
emiten con un disquete del Programa de repuestos junto con su Manual de programa o,
alternativamente, un formulario SPR en blanco. Las piezas de repuesto de capital (seguros),
almacén, construcción, puesta en servicio y operación normal se enumeran en la lista de
materiales para su inclusión en el precio. Los requisitos de presentación de SPR se indican en las
hojas de Documentos proporcionados por el proveedor.
4.4.6 Las ofertas de equipos principales se reciben de los proveedores, se evalúan, se seleccionan
y se resumen por el ingeniero de disciplina. Los repuestos de capital, de almacén y de puesta en
servicio cotizados por el proveedor también se muestran en los resúmenes de las ofertas. Los
resúmenes de las ofertas técnicas se envían al Cliente para su aprobación.

(Durante las reuniones de aclaración de ofertas, se informa a los proveedores sobre los requisitos y
definiciones de repuestos del proyecto y también se les recuerda que incluyan en su oferta los
costos de recopilación, verificación y suministro de la información detallada de repuestos requerida
por el cliente).

4.4.7 En los casos en que no se celebren reuniones de aclaración de la oferta, se entregará junto
con la orden de compra al licitante ganador un disquete o, alternativamente, un formulario SPR en
blanco y un manual del programa.

4.4.8 Cuando se reciba la aprobación del Cliente del resumen técnico de la oferta, se preparará y
emitirá una orden de compra para el Equipo Principal (consulte la sección 6.1).

Todos los repuestos de capital, almacén y puesta en servicio se detallan en la lista de materiales
para su recepción en campo.

4.4.9 El Departamento de Adquisiciones comienza a llamar por teléfono o fax a cada Proveedor
para la presentación del SPR y mantiene un registro de tramitación para cada OC aplicable (ver
Anexo 6).

El proveedor envía el paquete SPR (incluida la impresión de los datos de las piezas de repuesto
por etiqueta y resumidos por orden de compra del equipo principal, firmados y fechados, los planos
de la sección SPR con la identificación de las piezas y la carta de validez de los precios) a VPC.
VPC registra ese paquete SPR y transmite el paquete al Coordinador de repuestos (SPC).

4.4.10SPC verifica que el paquete SPR esté completo (inclusión de todos los números de etiqueta
y elementos de datos) con los documentos pertinentes.

SPC toma las medidas necesarias con el Departamento de Compras para obtener datos faltantes o
incorrectos del Proveedor.
4.4.11 SPE entrega el SPR al ingeniero de disciplina correspondiente junto con la "Lista de
verificación de auditoría de SPR".

El ingeniero de disciplina revisa el SPR para verificar que sea correcto y que las cantidades sean
las adecuadas, anotando los números de modelo del equipo, los números de etiqueta y los
materiales de construcción correctos, y que las cantidades recomendadas por el proveedor sean
razonables. El ingeniero de disciplina completa y firma la lista de verificación de auditoría de SPR
(ver Anexo 7) y devuelve el paquete a SPE.

Se requiere especial atención a las descripciones genéricas y los números de pieza.

4.4.12 SPE revisa e incorpora los comentarios del ingeniero de disciplina y envía una copia de la
"Lista de verificación de auditoría de SPR" y la transmisión del VP a VPC para verificar que los
requisitos de documentación de los proveedores para repuestos estén completos. Es posible que
se requieran más contactos con los proveedores para resolver cuestiones pendientes.

Todos los cambios se incorporan a los archivos de datos de repuestos y se imprime una copia del
registro SPR para fines de conservación.

4.4.13 El SPC confirma los números MEC asignados por el Cliente y proporciona números MEC si
el Cliente los descuida.

Según sea necesario durante el proyecto, el SPC mantiene el estado del número total de SPR
requeridos vs. el número de SPR enviados/completados para su consolidación en el Informe
mensual de estado de repuestos del proyecto (ver sección 4.6).

4.4.14 Cuando los datos de SPR están completos para un pedido determinado, el SPC inicia la
consolidación de datos de repuestos, por pedido de orden de compra, la codificación MEC de los
repuestos (que no aparecen en la lista MEC), el análisis de intercambiabilidad y la preparación para
la compra. Los siguientes documentos deberán estar disponibles:

 Carta de envío que identifica el número de orden de compra, la descripción del equipo y el
número de artículo de la etiqueta que cubre el SPR.

 Disquete debidamente etiquetado (formato DOS de 3,5") con archivos de datos según la
convención de nombres de archivos establecida.
 Impresión en papel de los archivos SPR contenidos en el disquete.
 Dibujos de secciones transversales aplicables con identificación de piezas o dibujos de piezas
despiezadas (documentos que fueron presentados por el Proveedor con el envío del SPR).
Estos documentos pueden usarse durante el análisis de intercambiabilidad y se entregarán al
Cliente al finalizar el Proyecto.

4.4.15 Todos los archivos dBase se recopilan y consolidan en un archivo de base de datos
maestro de repuestos en la Empresa.

Los números MEC de las piezas de repuesto que no aparecen en la lista MEC serán
asignados por la empresa.
4.4.16 La Compañía realizará un análisis de intercambiabilidad para lograr cantidades
reducidas de repuestos. Las cantidades finales de piezas se agregarán al archivo Master
dBase para los repuestos del primer año.

Se pueden preparar opcionalmente SPR especiales para componentes comerciales estándar

cuando se pueden lograr ahorros de costos comprando dichas piezas al fabricante original.

4.4.17 Se preparan e imprimen copias impresas de los SPR maestros “Listos para comprar”
para la aprobación del Cliente.

4.4.18 Los SPR maestros se transmiten al Cliente para su aprobación y confirmación de la

cantidad de repuestos para el primer año y para la operación normal.

4.4.19 Los comentarios del Cliente se resuelven y se

incorporan en los SPR maestros.

4.4.20 Se emiten recomendaciones finales para los repuestos para el primer año y para la
operación normal al Cliente. 4.4.21 Las órdenes de compra para los repuestos para el primer
año se emiten en función de los SPR maestros y utilizando los números de código de grupo ....
y ..... La entrega de los Repuestos del Primer Año deberá realizarse 3 meses antes de la
puesta en servicio del equipo al que pertenecen los Repuestos.

Los proveedores deben embalar las piezas de repuesto por separado e identificarlas con la
orden de compra y el número MEC.

Se transmiten copias de las órdenes de compra al campo para que se utilicen en las
actividades de recepción de campo.

4.4.22 El SPC realiza un seguimiento, informa y agiliza el progreso de la compra de repuestos

del primer año.

4.4.23 Los errores, cambios, adiciones, correcciones y cantidades compradas que surgen de
las actividades de compra se incorporan a los archivos maestros de repuestos.

Confirmar que las cantidades solicitadas anticipadamente cumplen con las recomendaciones
finales.

4.4.24 Las actividades de repuestos de la empresa se completan una vez que todas las
órdenes de compra de repuestos del primer año se han enviado y recibido en el campo y todos
los datos se han transmitido al Cliente de acuerdo con la Especificación del Proyecto.

4.4.25 Durante todo el Proyecto, la Compañía recibirá en el campo los repuestos de capital y
de almacén y los entregará al Cliente para su almacenamiento una vez que las instalaciones
de almacenamiento permanente del Cliente estén disponibles.

Posteriormente se organizará el traslado y entrega del material a los almacenes del Cliente.

4.4.26 Construcción y puesta en servicio Los repuestos enviados con el equipo serán
recibidos, almacenados y utilizados por la construcción según sea necesario para las
actividades de montaje y puesta en servicio.
 4.4.27 Las piezas de repuesto del primer año se recibirán y se cotejarán con las copias de las
órdenes de compra de piezas de repuesto del primer año emitidas por la empresa.

Posteriormente se organizará el traslado y entrega del material a los almacenes del Cliente.

4.4.28 El sitio de la empresa proporcionará una factura por la entrega de piezas de repuesto de
puesta en servicio no utilizadas al Cliente.

Codificación MEC de Repuestos de Puesta en Marcha, que serán entregados al Cliente, a ser
realizada por personal del sitio de la Compañía.

La Empresa - SITIO no intentará rastrear ni realizar un inventario de las piezas de repuesto

para la puesta en servicio.

Las piezas de repuesto del primer año se pueden utilizar para actividades de puesta en
servicio solo cuando se acuerde con el Cliente.

Las piezas de repuesto retiradas del stock de Repuestos del Primer Año serán reordenadas y
compradas por la oficina central.

4.4.29 Las actividades de repuestos del proyecto se completan cuando todas las piezas se han
entregado al cliente.

4.5 SPR especiales 4.

5.1 Se pueden producir SPR especiales para cojinetes u otros componentes cuando se
pueden lograr ahorros de costos al comprar dichas piezas al fabricante original.

4.5.2 Las recomendaciones de repuestos para órdenes de compra generales (es decir,
motores) se obtendrán del proveedor de pedidos generales y no del proveedor del equipo.

Los archivos incluyen una lista de todas las piezas de repuesto necesarias para el
funcionamiento normal.

4.6 Informes mensuales de

progresoLa empresa publicará internamente una vez al mes un informe de progreso que
incluya el estado de las actividades relacionadas con las piezas de repuesto en el proyecto.

Como mínimo, el informe deberá contener la siguiente información:

 Número total de órdenes de compra que requieren datos de repuestos.

 Número total de SPR recibidos de vendedores/proveedores.
 Número total de SPR verificados y completados.
 Número total de SPR codificados MEC.
 Datos de costos generales de repuestos.

4.7 Documento, Seguimiento de materiales

Luego de la emisión de la orden de compra, se relacionará el estado del equipo y el material
desde la emisión de la orden de compra hasta la fabricación, el envío y la recepción adecuada
de los bienes en el lugar de trabajo.
5. Diagrama de flujo de trabajo de repuestos

Consulte el Anexo 3, Diagrama de flujo de trabajo de repuestos

6. Referencias

Número de documento Título Nivel

Procedimiento para Adquisición de Repuestos 3
(LATER)
7. Archivos adjuntos

1. Cuestionario de alcance del proyecto de repuestos.

2. Lista de Sí / No.
3. Diagrama de flujo de trabajo de repuestos.
4. Especificación Funcional del Programa de Repuestos.
5. Repuestos de Capital y Almacén.
6. Expedición de Documentos de Repuestos.
7. Registro de auditoría de repuestos.
8. Instrucciones para que el vendedor/proveedor complete el SPR.
 Diagrama de flujo de trabajo de repuestos Fase 1

(ver copia impresa como ejemplo de este anexo de 2 páginas)

Especificación funcional del Programa de Repuestos:

MÓDULO 1:

Adquisición de detalles de repuestos mediante el suministro a los proveedores de un disquete

con un programa compilado.

Los proveedores devolverán el archivo de exportación de piezas de repuesto en un disquete

junto con una o más impresiones fechadas y firmadas.

Confirmación de los detalles de las piezas de repuesto recibidas para sus órdenes de compra
de equipos principales contra los planos y datos del proveedor junto con la lista MEC de la
siguiente manera:

1. Cargue en la base de datos maestra los archivos electrónicos que se encuentran en el

disquete completo recibido del proveedor que reflejan las piezas de repuesto requeridas para
los números de etiqueta solicitados con la orden de compra del equipo e imprima el contenido
del disquete.

En caso de que los Datos sean una actualización de los Datos ya existentes en la Base de
Datos, preprocese los Datos para confirmar que sean correctos antes de cargarlos y que los
elementos que están etiquetados para eliminación realmente se eliminarán.

2. Revise la información cargada en la base de datos maestra del Centro de operaciones

comparándola con los planos del proveedor para confirmar que la información sea completa y
correcta.

Confirme los números MEC proporcionados por el proveedor con la lista MEC. Los números
MEC que no están en la Lista MEC pero son completados por el Proveedor serán eliminados y
dejados en blanco.

También complete la codificación MEC para piezas de repuesto descuidadas por los
proveedores.

3. Obtener la información faltante por teléfono o fax y actualizar manualmente la base de datos
o, alternativamente, obtener un disquete actualizado del proveedor.

4. Una vez que se haya confirmado que los datos son correctos y completos para todas las
etiquetas cubiertas por la orden de compra de equipo, marque el archivo como completo.

Posteriormente, descargue el Archivo para la fusión de los Datos en la Base de Datos Maestra.

MÓDULO 2:

5. Imprima una lista de repuestos únicos que no tienen un número MEC durante el
procesamiento de la orden de compra e ingrese los números MEC básicos, hasta 6 dígitos,
según una estructura acordada.

Ordene las piezas de repuesto por grupo MEC e imprima el informe.

Revise el informe para detectar números duplicados y elimínelos de la base de datos.

Vuelva a ordenar las piezas de repuesto por grupo MEC y complete los números MEC con los
otros cuatro (4) dígitos.

Ingrese los números MEC contra las piezas de repuesto únicas y distribuya los detalles MEC a
los registros de piezas de repuesto relevantes en la base de datos maestra.
Cuando se hayan ingresado piezas de repuesto adicionales en el archivo maestro, dichas
piezas de repuesto se verificarán con la lista de números MEC establecidos y, cuando
corresponda, el número MEC se asignará automáticamente a esa pieza.

6. Imprima un informe de repuestos por grupo MEC que enumera cada repuesto único con
todos los detalles junto con la recomendación acumulada del proveedor.

Establecer la recomendación final requerida. El informe debe indicar la cantidad de repuestos

que se comprarán por categoría, como repuestos del primer año, repuestos de operación
normal, etc.

Durante la fase de consolidación de repuestos, la recomendación final se revisa

periódicamente.

7. En el Informe de Repuestos completo por número MEC, debe ser posible definir la Fuente
de Suministro para extraer listados por categoría de Repuestos y su Etiqueta asociada, de
acuerdo con la estrategia de Compras acordada.

Estos extractos se utilizarán como anexos a las requisiciones de repuestos/órdenes de

compra.

8. Preparar la Base de Datos del Almacén que será una copia del Archivo Maestro con campos
extras para el Control del Almacén como la recepción de Repuestos en el Almacén y lo que se
emite al Campo.

Debe ser posible en el momento de la rotación de la planta extraer el inventario de repuestos

que queda por categoría para formar la base de la factura al cliente por los repuestos girados.

9. Los formatos de los informes deben ser flexibles y, como mínimo, deben contener las
siguientes listas:

Repuestos por número de etiqueta

Repuestos por número MEC

Repuestos por categoría de Repuestos

Repuestos del grupo MEC

Expediente de documentos de repuestos

(ver copia impresa como ejemplo de este anexo de 1 página)

Repuestos - Registro
de auditoría (Ingeniería mecánica)

Número de orden : N.º SPR :

de compra
Tipo de equipo : SPR [Link]. :
Último suplemento : Fecha SPR :
n.º

0 Todos los equipos principales y auxiliares y los accesorios etiquetados se han identificado y
enumerado en el formulario SPR. Se han realizado recomendaciones de repuestos adecuados
para cubrir el primer año y el funcionamiento normal.

0 Todas las válvulas de seguridad y alivio proporcionadas por el proveedor están etiquetadas y
enumeradas en el formulario SPR con descripciones de compra completas.

Se han revisado 0 instrumentos, controles y componentes eléctricos proporcionados por el

proveedor.

Se han identificado y enumerado en el formulario SPR los dispositivos críticos y apagados, y

se han etiquetado donde es necesario.

0 Los artículos de "compra total", como sellos mecánicos, acoplamientos y cojinetes

antifricción, se han incluido en el formulario SPR, identificados como artículos de "compra total"
con descripciones de compra completas anotadas.

He completado mi revisión y he hecho recomendaciones de acuerdo con los procedimientos

del Proyecto,

0 salvo que se indique lo contrario 0 Sin excepción

(Nombre) (Firma) (Fecha)

Para lograr la identificación de etiquetas en equipos mecánicos empaquetados, puede ser
necesario revisar uno o más de los siguientes:

o Diagrama de flujo mecánico

o Diagrama de flujo auxiliar
o Ofertas de material de proveedores
o Hojas de datos de instrumentos del proveedor
o Listas de equipos manuales

Instrucciones para que el vendedor/proveedor complete el SPR

Las siguientes columnas del formulario SPR deberán ser completadas por el
vendedor/proveedor

Columna 1 Ingrese la misma etiqueta o número de registro para cada pieza de

equipo como se indica en la orden de compra.
Columna 2 Indique el modelo/tipo de identificación del fabricante del
equipo/instrumento solicitado.
Columna 3 Indique el número de serie del fabricante u otra referencia única del
equipo/instrumento solicitado.
Columna 4 Ingrese el número total de piezas de equipo y/o instrumento
idénticas según lo indicado en las columnas 1, 2 y 3.
Columna 5 Ingrese la cantidad de Repuestos instalados en cada Unidad de
Equipo/Instrumento.

Columna 7 Ingrese el número total de piezas de repuesto idénticas instaladas en

cada pieza del componente especificado.
En caso de unidades idénticas, multiplicar en la columna 5 por el
número de unidades que figura en la columna 4.
Columna 8 Número de secuencia de artículo de las piezas.
Columna 9 Describa todas las partes en idioma inglés. Si un artículo es
intercambiable entre 2 o más unidades, se incluirá solo una vez en
la misma hoja.
Columna 10 Indique el número de plano detallado en el que se definen las Piezas
de Repuesto. Los documentos a los que se hace referencia deberán
ser siempre adjuntados al formulario SPR por el
Fabricante/Proveedor.
Columna 11 Ingrese la posición de la pieza de repuesto y el número de
referencia en el dibujo citado en la columna 10.
Columna 12 Proporcione la especificación del material en términos de
estándares internacionales completos y convenciones aceptadas y
no referencias del fabricante. (incluya certificados de material si es
necesario).
Columna 13 Ingrese el número de identificación único del proveedor de artículos
de fabricantes externos, como rodamientos de bolas, sellos de
aceite, sellos mecánicos, juntas, acoplamientos, instrumentos,
piezas eléctricas, fusibles, relés, etc.
Columna 14 Ingrese la referencia única del fabricante u otra información que
identifique especialmente cada pieza en la organización del
fabricante.
Columna 15 Introduzca el nombre del fabricante real.
Columna 16 Especificar las cantidades recomendadas de repuestos para
salvaguardar el funcionamiento de los equipos durante el periodo de
rodaje y puesta en marcha en el primer año de operación.

Columna 18 Especificar las cantidades recomendadas de piezas de repuesto para

el funcionamiento normal que cubran los requisitos de
mantenimiento diario durante un período de dos años posteriores al
primer año de funcionamiento.

Columna 22 Especificar Precio por Unidad. de acuerdo a los Términos

establecidos en el Contrato.
Columna 23 Especifique los tiempos de entrega en semanas

Columna 28 Ingrese el nombre, la dirección y la persona de contacto del

proveedor.
Columna 29 La información no contemplada en las columnas anteriores deberá
ser completada aquí.

Columna 31 Ingrese la firma responsable del proveedor para la revisión del SPR.
(ver copia impresa como ejemplo de las páginas 2 y 3 de este anexo)