RRHH I

Bachillerato tecnológico

Patricia González
Recursos Humanos I
Primera Edición 2023
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ISBN:
Impreso en México
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Autor: Andrea Quintana Morales
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Arte en portada: Elio Teutli Cortés
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MÓDULO I

Elabora y gestiona la información

administrativa de la organización
ÍNDICE

Submódulo 1

Elabora documentación administrativa.....................................9

• El área de Recursos Humanoss................................................................................................................................16
○ Funciones del departamento de Recursos Humanos
○ Perfil del personal de Recursos Humanos
○ La ética en la administración de Recursos Humanos
• •¿Qué es un documento y su importancia en las organizaciones
○ Documentos que se utilizan en las organizaciones
▪ Cartas
▪ Oficios
▪ Avisos
▪ Informes
▪ Memorando
▪ Circulares
▪ Reglamento
▪ Formatos
▪ Manuales
▪ Correo electrónico
○ Documentos que se utilizan en el área de Recursos Humanos
▪ Descripción del puesto
▪ Perfil del puesto
▪ Vacantes
▪ Currículum vitae y solicitud de empleo
▪ Exámenes
▪ Contrato laboral
▪ Documentos personales
▪ Manual de inducción
▪ Cartas de despido
▪ Organigrama
▪ Registro de incidencias y nóminas
▪ Manuales de capacitación
 ○ Documentos de riesgo laboral
▪ Jurídico-laborales
▪ Manuales de higiene y seguridad
▪ Estudios de ambiente laboral
▪ Solicitudes y trámites de servicios
○ Elaboración de documentos
▪ Usos y normas del lenguaje
○ Control de la documentación

Submódulo 2

Gestiona documentación administrativa............. 59

• El proceso de resguardo de la documentación en la organización y su

importancia
○ Definición e importancia del archivo
○ Tipos de archivos de la empresa
○ Documentos que se deben archivar
○ Evolución histórica del concepto de resguardo y archivo
○ El futuro del almacenamiento y conservación de archivos.
○ Marco normativo
• Clasificación de la documentación para integrar expedientes
○ Clasificación de los documentos
○ Integración de expedientes
○ Préstamo de expedientes
• Proceso para guardar los expedientes en el mueble de archivo.
○ Función del mueble archivador
○ Tipos de muebles de archivo
○ Condiciones generales de un mueble de oficina
○ Elementos y herramientas para archivar
○ Consideraciones para el proceso de archivo físico
• Proceso para organizar la documentación conforme al sistema ordenador
○ Funciones del archivo electrónico
○ Tipos de sistemas y herramientas para archivar
○ Consideraciones acerca del archivo electrónico
○ El proceso de resguardo digital
• Depuración de archivos.
○ Concepto y fines
○ El proceso de depuración de archivos
 PRESENTACIÓN
Los Recursos Humanos son el departamento de una empresa encargado de gestionar el personal de
la compañía. Esto incluye actividades como la contratación, el desarrollo de carrera, la gestión de la
remuneración, la gestión de conflictos, la formación y el desarrollo, la evaluación del desempeño y la
gestión de la salida de empleados. El objetivo principal de los Recursos Humanos es asegurar que la
empresa tenga el personal adecuado y motivado para alcanzar sus objetivos y metas.

Un auxiliar de Recursos Humanos es un miembro del equipo que ayuda a llevar a cabo las tareas
diarias y administrativas de la gestión de personal. Sus responsabilidades pueden incluir: la gestión
de la do¬cumentación del empleado, la asistencia en el proceso de contratación, la organización
de la formación y el desarrollo, la ayuda en la gestión de la remuneración y la administración de las
prestaciones, entre otras. También puede ser responsable de mantener la comunicación con los em-
pleados y proporcio¬narles información y apoyo en cuestiones relacionadas con su permanencia en
la organización.

La carrera de Técnico en administración de Recursos Humanos se desarrolla como vertiente de la ca-

rrera de Administración y ofrece las competencias profesionales que permiten al estudiante elaborar
y gestionar documentación administrativa referente a Recursos Humanos, integrar al personal a la
organización, asistir en actividades de capacitación, desarrollo y evaluación del personal, así como
determinar las remuneraciones a los trabajadores.

Asimismo, podrá desarrollar competencias genéricas relacionadas principalmente con la participación

en los procesos de comunicación en distintos contextos, la integración efectiva a los equipos de trabajo
y la intervención consciente, desde su comunidad en particular, en el país y el mundo en general, todo
con apego al cuidado del medio ambiente.
COMPETENCIAS
Módulo I
Elabora y gestiona la información administrativa de la organización

Submódulo 1 - Elabora documentación administrativa

Submódulo 2 - Gestiona documentación administrativa

Módulo II
Integra el capital humano a la organización

Submódulo 1 - Realiza el proceso de admisión y empleo

Submódulo 2 - Contribuye a la integración y desarrollo del personal en la organización

Módulo III
Asiste en el control y evaluación del desempeño del capital humano
de la organización

Submódulo 1 - Asiste en las actividades de capacitación para el desarrollo del capital humano

Submódulo 2 - Evalúa el desempeño de la organización utilizando herramientas de calidad

Módulo IV
Controla los procesos y servicios de higiene y seguridad del capital
humano en la organización

Submódulo 1 - Supervisa el cumplimiento de las medidas de higiene y seguridad en la or-

ganización

Submódulo 2 - Supervisa el cumplimiento de tareas y procesos para evaluar la productividad

en la organización

Módulo V
Determina las remuneraciones al capital humano de la organiza-
ción

Submódulo 1 - Determina la nómina del personal de la organización tomando en cuenta la

normatividad laboral

Submódulo 2 – Determina remuneraciones del personal en situaciones extraordinarias

 SUBMÓDULO 1
Elabora la documentación
administrativa de la
organización
 Competencias profesionales
Resultado de aprendizaje
• Elabora y gestiona la información administrativa de la organización:
• Elabora documentación administrativa
• Gestiona documentación administrativa
Competencias / contenidos por desarrollar
Profesionales
• Identifica los elementos de la estructura de los diferentes documentos
utilizados en el departamento de Recursos Humanos.
• Participa en la elaboración de documentos administrativos del
departamento de Recursos Humanos.
• Controla la documentación con base en los manuales del departamento de
Recursos Humanos y de la organización.
• Redacta y requisita la documentación propia del departamento aplicando
las normas del lenguaje y comunicación.
Competencias relacionadas con el Marco Curricular Común
Disciplinares básicas sugeridas
• C1 Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos y conceptos explícitos e
implícitos en un texto, considerando el contexto en el que se generó y en el
que se recibe.
• C4 Produce textos con base en el uso normativo de la lengua, considerando
la intención y situación comunicativa.

Genéricas sugeridas
• 5.1 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva,
comprendiendo cómo cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un
objetivo.
• 5.2 Ordena información de acuerdo con categorías, jerarquías y relaciones.

10
 Presentación del Submódulo

Poner en contexto las funciones y tareas de la administración de Recursos Humanos permite intervenir
en las operaciones que se realizan en las empresas para ayudar en su gestión y desempeño; es a través
de la comunicación escrita como se plasman muchas de las actividades e información necesaria para ello.

En este submódulo, y de acuerdo con el campo de formación de la administración en Recursos Humanos,

se presentan de forma teórica y práctica los conocimientos necesarios respecto a la documentación
del área para que, como profesionista, ejerzas las tareas del departamento con eficacia y eficiencia
en el marco de la ética.

Conocerás qué es un documento del área y su importancia en los negocios, cuáles son los que se uti-
lizan de manera general en cualquier administración y, en particular, los que se utilizan en el área de
Recursos Humanos; además de los elementos que los componen en su estructura general.

Finalmente, con estos conocimientos serás capaz de responder las actividades que se proponen y
elaborar los documentos solicitados para integrarlos en un proyecto final, tomando en cuenta los
componentes y normas de lenguaje que se consideran necesarios para una comunicación eficiente.

Proceso de elaboración de documentos

de Recursos Humanos

Identificar y reconocer Redactar, elaborar y Lograr los objetivos

los elementos de los controlar la informacion del área siendo eficaz y
documentos utilizados de los documentos eficiente

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 Responde las siguientes preguntas para conocer la información previa que tienes
acerca del tema.
Evaluación
Diagnóstica 1. ¿Cuáles son las funciones del departamento de Recursos Humanos?

Evaluación
Diagnóstica 2. ¿Cuáles son las cualidades que debe tener alguien que trabaja en el área
de Recursos Humanos?

3. ¿Cómo debe ser la comunicación dentro de una empresa?

4. Menciona algunos de los documentos usados en el departamento de

Recursos Humanos de las empresas:

5. ¿Qué elementos contiene una carta?

6. ¿Cómo ha ayudado la tecnología al trabajo del área de Recursos

Humanos?

12
 SUBMÓDULO 1

El área de Recursos Humanos Los Recursos Humanos

no sólo representan un
factor de producción,
Históricamente, los derechos de los trabajadores han estado evolucionan- son un activo primordial
do de forma permanente, aunque existen diferencias en los derechos de para el cumplimiento de
los que gozan los empleados de acuerdo con el país donde ejercen o la objetivos de una empresa.
empresa donde laboran. A partir del siglo XX, se desarrollaron esfuerzos
para considerar a los trabajadores (obreros, técnicos, oficinistas, directi-
vos, jefes, supervisores, etc.) como capital clave para las organizaciones, Recurso digital
a medida que la legislación, la política y las leyes laborales fueron inclu- Escanea el siguiente
yendo beneficios para ellos como pagos y horarios justos, seguridad y código para ver el video
salubridad, formaron parte de los recursos de las empresas mejor cono- “Recursos Humanos:
cidos como Recursos Humanos. Hoy todos los trabajadores, sin importar ¿para qué existe RRHH?”,
su nivel jerárquico, funciones o puesto, gracias a sus talentos, habilidades de Ana María Godínez.
y experiencia, son esenciales para el funcionamiento de las empresas.

Dada su complejidad, primero como personas y después como grupos

sociales que se insertan en la economía de las empresas, ameritaban un
departamento administrativo conocido comúnmente como el área de
Recursos Humanos o Personal, encargada de planear, organizar, dirigir
y controlar las funciones de reclutamiento y selección, contratación,
capacitación, generar nóminas, asegurar el clima laboral y la seguridad,
entre otras funciones, a los trabajadores.

Glosario

Departamento. Cada una de las partes en que se divide una organización, territorio, edificio,
jurisdicción, etc.

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 Funciones del departamento de Recursos Humanos
Es claro que la atención del departamento de Recursos Humanos está en las personas, por lo cual
sus funciones son variadas y, dependiendo de las actividades que desempeñen, se pueden agrupar
en las siguientes:

1. Función de empleo:
a. Descripción de los puestos de trabajo
b. Creación de los perfiles del personal para los puestos
c. Selección del personal
d. Contratación del personal
e. Inducción del personal
f. Tramites de despidos
2. Función de retribución:
a. Control de incidencias para pagos de nóminas
b. Estudios de niveles salariales
3. Función de desarrollo de personal:
a. Capacitación y promoción
b. Controles disciplinarios
c. Estudio de ausentismos
d. Función de riesgos laborales:
4. Resolución de problemas jurídicos laborales
a. Negociación de convenios
b. Prevención de accidentes y control de riesgos: salud e higiene industrial
c. Igualdad, equidad e inclusión
5. Función de servicios:
a. Estudios de ambiente y clima laboral
b. Beneficios sociales alternos: guarderías, becas, gastos médicos, servicios de transporte,
clubes y actividades deportivas

Perfil del personal de Recursos Humanos

Se distinguen tres tipos de habilidades necesarias para la gestión en las organizaciones, que se pueden
aplicar al administrador de Recursos Humanos:

Glosario

Administración. Disciplina que tiene por objetivo el estudio de las organizaciones: su

planificación, organización, dirección y control de los Recursos Humanos, financieros,
tecnológicos y materiales para el logro de sus objetivos.

1. Capacidades conceptuales y de decisión. Se refieren a la facilidad para analizar las situacio-

nes y lograr elaborar cursos de acción para resolver problemas a través las herramientas de
análisis y procesamiento de información.

14
14
 SUBMÓDULO 1

2. Capacidades técnicas. Son los conocimientos específicos para desarrollar las tareas de un
puesto determinado (saber operar una máquina, un software, contabilidad, etc.), las cuales
se obtienen de los cursos y la práctica.
3. Capacidades interpersonales. La facilidad para desempeñarse en grupos multidisciplinarios,
para relacionarse con otros individuos, trabajar en equipo, coordinar equipos de trabajo y
cierto liderazgo (Chiavenato, 2019).
4. Confiablidad y confidencialidad. Pues dentro del conjunto de las capacidades técnicas, las
capacidades personales y respecto a la información que se maneja dentro del área, debe ser
capaz de tener la confidencialidad responsable.
5. Habilidades comunicativas. Ser asertivo, tener las cualidades para poder transmitir mensajes
de la mejor manera (en cuanto a gramática, lingüística etc.)

En el nivel práctico, la combinación de estas habilidades es esencial en las

organizaciones para el desarrollo de las tareas administrativas, su desarro- Las habilidades técnicas
llo en el nivel educativo, a futuro, significará una ventaja competitiva en el que adquieras en la etapa
ámbito laboral y en el desempeño de las tareas en una estructura organi- educativa formarán
zacional. Otras de las habilidades que son importantes de mencionar son: parte de las ventajas
competitivas en el
el conocimiento de la documentación que se gestiona en una empresa, sus
ambiente laboral..
elementos esenciales, la elaboración y la capacidad para organizarla de la
manera adecuada para agilizar su ubicación en pro de lograr los objetivos
del área con la mayor eficiencia posible.

Glosario
Gestión. Conjunto de operaciones se realizan para dirigir y administrar un negocio o empresa.

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 La ética en la administración de Recursos Humanos
De acuerdo con la RAE (2022), la Ética es el conjunto de normas morales que rigen la conducta de
la persona en cualquier ámbito de la vida. Por lo tanto, es parte importante en tu formación como
profesionista, pues los programas educativos modernos buscan lograr una enseñanza integral al con-
siderar los valores, ser reflexivos y críticos ante situaciones que se pueden presentar en el ejercicio
de una profesión.

Un administrador de Recursos Humanos con valores estará más capacitado para cuidar la imagen
corporativa y para promover y fortalecer los valores de la organización, esto se reflejará en la cultu-
ra empresarial pues dirigirá los esfuerzos al bienestar común (trabajadores, empresarios, sociedad,
gobierno y ambiente), hacia la obtención de resultados con calidad y la satisfacción de necesidades.
La ética se fundamenta en la responsabilidad y la fidelidad en las tareas de cada uno de sus miembros
y debe procurar el bienestar integral de los mismos. Algunos de los valores que como individuo per-
teneciente al área de Recursos Humanos que debes procurar son:

• Respeto: brindar protección y respeto a los empleados, clientes, medio ambiente y a las
normas sociales en general.
• Equidad y justicia: se refiere a la creación, descripción de las actividades, la inclusión y sa-
larios justos de acuerdo con los niveles proporcionales al esfuerzo y trabajo que se realiza.
• Calidad: realizar las tareas con la calidad mínima requerida por y para la organización
• Responsabilidad y confianza: cuando se trabaja con información, el personal es responsable
de resguardarla y no divulgarla.
• Confidencialidad: se relaciona con el punto anterior debido al manejo de información. Por
ejemplo, la información personal de cada miembro de la empresa, la discreción y secrecía
deberán ser parte de las actitudes del perfil del personal de Recursos Humanos.
• Honestidad y transparencia: en las relaciones entre clientes, provee-
Para cinéfilos dores, empleados, inversionistas y organizaciones externas.
En la película En busca
de la felicidad (2006) se En muchas organizaciones se incluye y firma un código de ética, el cual es
abordan valores como la un documento que describe los compromisos con la empresa, que procura
solidaridad, el respeto y la mantener un comportamiento profesional y humano saludable, es la base
empatía. de la cultura organizacional y plasma los valores, normas y principios.

Qué es un documento y su importancia en las

organizaciones

Según la Real academia de la Lengua española (RAE), Un documento es un “escrito en que constan
datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”. De acuerdo con lo
anterior podemos concluir que un documento es un escrito material o virtual que plasma o registra
y comunica información.

16
16
 SUBMÓDULO 1

En las organizaciones los procesos documentales generan información para la toma de decisiones.
En el nuevo contexto tecnológico los documentos se caracterizan por materializarse a través de las
computadoras y los mensajes pueden ser emitidos de manera virtual, por ello también su emisión,
divulgación y conservación deben tratarse bajo éstos mismos procesos técnicos.

La importancia de los documentos está implícita en sus efectos pues quedan supeditados por su
existencia y la validez de la información que lo contiene.

La documentación administrativa consiste en instrumentos oficiales, económicos y sociales, que

condicionan el funcionamiento de las organizaciones. El auxiliar administrativo es quien se necesita
para poner en orden la documentación y el papeleo, sus funciones son la creación, orden y archivo de
la información. Finalmente, los documentos garantizan, en cierta medida, seguridad y transparencia
de la gestión administrativa, también constituyen archivos sujetos a disposiciones legales.

En el área de Recursos Humanos los documentos también deben mantenerse actualizados y en orden
para agilizar los procesos administrativos, la información debe estar en resguardo para su consulta,
para la toma de decisiones, simplificar trámites y conservar las memorias de la organización.

Las empresas establecen sistemas de comunicación para la información que crean o captan de
maneras interna y externa, la procesan, transmiten o resguardan para conseguir metas y objetivos.

En la actualidad, la mayor parte de la información de las empresas se guarda en documentos electró-

nicos, lo cual permite reducir la cantidad de papel en el trabajo, pero implica diseñar un sistema de
gestión que soporte las necesidades de la empresa y, a la vez, sea capaz de proveerlos y protegerlos.
Finalmente, la tecnología es una herramienta que debe aprovecharse para agilizar los procesos. Todos
los documentos creados desde una aplicación electrónica contienen información para facilitar las
transacciones o compartir su contenido. Algunos requisitos de este tipo de documentos son:

• Deben ser accesibles y estar disponibles, pero con la seguridad que corresponda. Tienen la
principal característica de que podemos acceder a ellos de diferentes formas, desde cualquier
dispositivo y en cualquier lugar, aun de manera remota.

• Cuanto más fácil sea su gestión es mejor, su búsqueda debe ser igual de fácil aun si solo se
tiene una palabra clave. También deben ser recuperables y tener una visualización rápida.

• Ser manejables y compatibles, que sirvan de base para otros documentos. Puede integrar-
se con otras herramientas como el correo electrónico y hasta se pueden usar las firmas
electrónicas, pueden automatizarse para agilizar las tareas repetitivas, como las plantillas
prediseñadas, o formularios; además de guardar automáticamente los datos esenciales.

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 Como ejemplo de documentos electrónicos encontramos:

De registro de personal
Documentos legales Contratos
Son documentos de los electrónicos
Como los acuerdos empleados digitalizados
de confidencialidad, a través de la tecnología, Un contrato digital se
contratos, se puede garantizar que formula en línea, en
antecedentes y los datos sean privados al lugar de en persona o
registros médicos. incluir claves y contraseñas por teléfono.
para su visualización.

Beneficios de tener documentos digitales:

• Reducción de costos de papelería y materias primas; no hay necesidad de una infraestructura

física para almacenarlos.
• Mayor eficiencia y organización, pues se almacenan en una base de datos de fácil consulta.
• Mejor experiencia en el uso, pues su acceso es más fácil y se pueden recuperar.
• Reducción de errores humanos, pues algunos documentos suelen estar automatizados.

En México muchos de los documentos deben estar bajo un sistema normativo y legal, el artículo 89 del
Código de Comercio establece que los datos y contenidos en un medio electrónico, previa aceptación
de las partes, tiene validez jurídica exactamente igual a los documentos físicos.

Documentos que se utilizan en las organizaciones

En términos generales los documentos que se utilizan en una organización
Recurso digital son:
Escanea el siguiente
código y conocerás Cartas
para qué sirve la NOM-
151, qué relación tiene Son medios de comunicación de asuntos generales, donde se plantean
con la conservación situaciones de acuerdo con el contenido. La carta comercial es la más
de mensajes de datos, común, su contenido está relacionado con las operaciones del negocio,
la digitalización de
representan mensajes escritos con el fin de comunicar agradecimientos,
documentos y la prueba
compras, cobros, reclamaciones, invitaciones, etc. La presentación debe
electrónica.
ser clara, con la ortografía irreprochable. Los elementos que contienen son:

• Membrete o logo de la empresa: es aquello que se ubica en el sector

superior de una página, mencionando el título o el nombre de un individuo,
una empresa, etc.
• Lugar y fecha: debe incluir el día, mes, año y el lugar de creación (ex-
pedición del documento):
○ México, a 28 de enero de 2023
○ Baja California, a 27 de enero de 2022

18
18
 SUBMÓDULO 1

• El asunto: expresa en forma resumida de qué trata la carta, generalmente se escribe a una
o dos líneas entre la fecha y el saludo.
• Saludo: Es una muestra de cortesía y siempre inicia con mayúsculas. Estas palabras suelen
utilizarse en singular o plural; así como en el femenino o masculino, según corresponda.
algunas palabras para iniciar pueden ser:
○ Apreciado(a),
○ Señor(a),
○ Distinguido(a),
○ Estimado(a), etc.
• Cuerpo: es el contenido principal, el mensaje que se redacta con una introducción, desarrollo
y conclusión. Algunas de las palabras que se pueden utilizar para iniciar la carta son:
○ De conformidad con…,
○ Nos es grato comunicarle que…,
○ En respuesta a su solicitud de…,
○ La presente tiene como objeto comunicarle que…, etc.
Posteriormente se inicia el mensaje estructurando la información en párrafos utilizando los
puntos y aparte correspondientes.
• El cierre: contiene la firma, anexos y despedida. Se puede concluir con las palabras:
○ Atentamente,
○ Reciba nuestros saludos,
○ Sin más por el momento,
○ Cordialmente,
○ Saludos cordiales,
○ En espera de su conformidad, etc.
• La firma: es un requisito para autentificar la carta, y se hace, de preferencia, en puño y letra.
• Posdata, notas y anexos: cuando se ha olvidado de decir algo en el cuerpo de la carta se
puede agregar una nota o una posdata debajo de la firma, en el caso de la primera comienza
con la abreviatura P.D. antes del mensaje adicional:
○ P.D. No olvide la documentación necesaria para el trámite.

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 León, Guanajuato, a 02 de enero de 2023

Asunto: Cambio de domicilio

Sr. Jorge González Rojas

Gerente de atención a clientes
Empresa

Estimado Sr. González,

Por este medio le informo que la empresa Tecnología para el siglo XXI, de la cual
soy representante legal, ha trasladado sus operaciones a la ciudad de Salamanca.
La nueva dirección es: Calle Hidalgo, no. 16, colonia Independencia.

Le pido que, de ahora en adelante, seamos atendidos por su sede en dicha loca-
lidad para seguir contando con sus excelentes servicios.

Saludos cordiales,

René Ballesteros
Representante legal
Tecnología para el siglo XXI

Nota: he notificado ya al gerente de sus oficinas en Salamanca

Oficios
Estos documentos tienen la función de expresar alguna resolución, dictamen, acuerdos, disposiciones,
informes u órdenes, contiene:

• Lugar y fecha de expedición

• El título de que se trata de un oficio, y en dado caso, las claves para identificarlos
• Números consecutivos si se trata de varias copias
• Destinatario
• Asunto y resumen
• Cuerpo
• Despedida

Ciudad de México, a 02 de enero de 2023

Oficio 1/2023
A todo el personal:

Se informa a todo el personal que a partir de la fecha del presente oficio y hasta
nuevo aviso, el horario laboral de los días sábado será de las 8:00 hasta las 14:00
horas.

20
20
 SUBMÓDULO 1

Les pedimos tomar las precauciones necesarias para no llegar con retraso a sus
puestos de trabajo.

Para cualquier comentario relacionado con esta disposición, favor de pasar al

área de Recursos Humanos.

Gerencia de Recursos Humanos

Tecnología para el siglo XXI

Avisos
Se utilizan para comunicar mensajes breves que incluye fecha de redacción, destinatarios, el mensaje,
lugar, fecha y hora de realización.

Ciudad de México, a 02 de enero de 2023

AVISO

A: Gerencia de operaciones

Se detecto una falla en el suministro de energía eléctrica en el ala norte de la

fábrica, el servicio será restaurado hasta las 3:00 pm

Gerencia de Recursos Humanos

Tecnología para el siglo XXI

Informes
Los informes pueden incluir elementos de persuasión para indicar sugerencias, recomendaciones o
conclusiones que indican posibles acciones.

Memorando
Es un escrito breve para comunicar alguna acción o instrucción, su redacción debe llevar el nombre
del destinatario, el remitente, lugar y fecha un mensaje breve y finalmente la firma del remitente.

21
 TEXLA MEMORANDO

Para: Reinaldo Rodríguez

De: Director

Asunto: Respuesta del estudio de mercado

Fecha: 16/09/2007

CC: Jefe de producción

Como refiere el asunto, le envío mis valoraciones. El estudio es concreto y creo

que fue realmente a nuestro público. Por tal motivo considero que debe ponerse
en contacto con los abastecedores y proceder a la firma del nuevo contrato.

Sin otro particular,

Luz Díaz Cuesta

Circulares
Son escritos que se emplean para comunicar un mismo asunto a varias personas que les competen la
información que se desea transmitir. La redacción es sencilla y debe adecuarse al modelo de una carta.

Reglamentos
Son normas o disposiciones propias de la organización para subordinar e indicar orden.

Formatos
Las empresas suelen tener formatos impresos o digitales en un sistema interno con características
similares listos para vaciar la información en ellos, tal es el caso de las nóminas o recibos de pago.

Manuales
Son documentos en los que se plasman normas, políticas, procesos y procedimientos para llevar a
cabo las tareas. Pueden contener:

• Organigrama de la empresa y del departamento

• Calendarios de operaciones
• Como se lleva a cabo el proceso de selección
• Los reportes de altas y bajas
• Incidencias de personal y conciliación de nóminas
• Contratos de personal
• La manera en que se llevan los expedientes del personal

22
22
 SUBMÓDULO 1

• Aplicación de estímulos y prestaciones

• Crear y coordinar los manuales de Recursos Humanos.
• Como coordinar los cursos de inducción y capacitación
• Evaluaciones de desempeño
• Programas de protección civil y seguridad industrial
• Emitir reportes para impuestos
• Autorización de permisos de personal etc.

Algunos pasos para elaborar un manual son:

• Establecer los objetivos del manual

• Identificar que políticas se van a comunicar
• Describir los procesos y su alcance
• Determinar las responsabilidades, quién se ocupará de qué cosa.
• Estructurar la información

De manera particular puede incluir la forma de hacer los documentos y gestionarlos. Por ejemplo:

Clave y nombre del Principales Principales

Descripción
proceso insumos/entradas productos/ salidas

Elaborar los contratos Tener los documentos Contrato físico y digital.

de acuerdo con requisitados para
Elaborar contratos Expediente y su registro
la plantilla de los la creación de su
al personal según el en la base de datos
trabajadores que expediente personal.
puesto electrónica.
prestan su servicio.
Contrato impreso para
sus firmas.

Registrar y dar de alta al Solicitud de aviso de Alta del personal en el

personal en el sistema. movimiento del área sistema
correspondiente.
Contempla: publicar
y dar a conocer la Requisitos para la
convocatoria del creación del expediente.
personal, fecha, horario.
Recibir a los solicitantes
Hacer a entrevista de
trabajo y exámenes
Proceso de selección
correspondientes.
Elegir al mejor de
acuerdo con su perfil.
Integrar su expediente.
Capturar en el sistema.
Archivar la solicitud.
Armar su expediente.

23
 Así se podría encontrar en un manual del área de Recursos Humanos un mapa del proceso de selección
de personal considerando la integración de la documentación pertinente:

Inicio
Aviso Crear la Coordinar las
de vacante convocatoria entrevistas

Aviso Creación de
de integración expediente Elección

Registro en Guardar los archivos

sistema del personal elegido

Correo electrónico
Al ser un servicio virtual en red, permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente, mediante
sistemas de comunicación electrónica, por estos medios, se pueden enviar mensajes de texto y otros
documentos de forma digital. Al escribir un correo electrónico se debe considerar:

• ¿Cuál es el motivo del mensaje?

• ¿Quiénes son los destinatarios?
• ¿Qué respuesta se desea obtener?
• Es un mensaje que requiere de un título que resuma de que se trata la información y permi-
te al receptor decidir si abre de inmediato el mensaje

24
24
 SUBMÓDULO 1

Algunas observaciones respecto a las respuestas de los correos electrónicos, y dado que son los
principales medios de comunicación hoy día son:

• Solo hay que responder cuando se solicite respuesta. Si se ha pedido algún documento que
se está trabajando no será necesario responder el mensaje hasta incluir dicho documento.
• Para responder a un correo solo se debe enviar la respuesta a quien solicita la información
no a todos los nombres de la lista del correo si fue enviado a varios destinatarios. En muchos
casos, solo algunos necesitaran conocer la respuesta. Para evitar saturar el buzón de correo
de los demás.
• Para localizar el mensaje se puede conservar el título del men-
saje original, esto cuando se ha ido respondiendo varias veces el Toma como regla de
mensaje. acción la siguiente:
• No olvidar adjuntar los documentos antes de enviar el correo oprime la tecla Enviar
solo cuando estés seguro
electrónico.
de que el contenido del
• La mayoría de los programas incluyen el mensaje original, pero
correo es correcto y está
si no es importante se puede acortar la respuesta solo con el completo.
mensaje de vuelta. Aunque también no se debe dar por hecho
que los destinatarios se acuerden del primer mensaje.

Documentos que se utilizan en el área de Recursos Humanos

El área de Recursos Humanos tiene documentos que le son propios y exclusivos, sus características
son las siguientes:

Descripción del puesto

Consiste en plantear las tareas y responsabilidades que se deben llevar a cabo en un determinado
puesto de manera escrita. Este documento se realiza antes del proceso de reclutamiento ya que se
debe contar con la información sobre las tareas que se realizarán para que la persona que desempeñe
el cargo tenga una idea de las actividades a realizar y lo que se espera de él. La información que se
debe incluir en la descripción del puesto es:

• Título del puesto

• En qué área se desempeñará
• El nivel jerárquico (a quién reporta y quienes le reportan)
• Entidades con las cuales se relaciona el puesto (gobierno, bancos, proveedores, etc.)
• Áreas claves de responsabilidad
• Objetivos y resultados esperados
• Margen de sueldo y beneficios a los que se accede en ese puesto

Logo de la empresa

Descripción del puesto

Puesto:
Reporta a:
Fecha de elaboración:

25
 1. Descripción del puesto

2. Departamento / área

3. Puestos que le reportan

4. Objetivos del puesto

5. Responsabilidades del puesto

6. Actividades del puesto

7. Relación con entidades externas

Perfil del puesto

Son los requisitos, habilidades y experiencias necesarias y exigidas a un individuo para desempeñar un
puesto. Una vez que se ha definido el puesto, es necesario ocuparlo con la persona adecuada y para
ello se crea el perfil del candidato considerando:

• Nivel de estudios
• Formación técnica
• Cursos, idiomas, certificados, etc.
• Actitudes y rasgos de personalidad necesarios para la realización de las tareas

Logo de la empresa

Perfil del candidato

Puesto:
Reporta a:
Fecha de elaboración:

1. Escolaridad

2. Conocimientos técnicos

26
26
 SUBMÓDULO 1

3. Experiencia laboral

4. Cursos, idiomas, talleres, etc.

5. Competencias personales

6. Competencias profesionales

Actividad de aprendizaje 1

En el siguiente espacio elabora el perfil de puesto de un supervisor del área de producción

de una maquiladora de ropa para dama.

27
 Vacantes
Se entiende por vacante de trabajo todo aquel puesto laboral sin ocupar, por el que la empresa se
encuentra en un proceso de búsqueda de talento para que una persona delegue en ese cargo.

Mientras que el Perfil

Currículum vitae y solicitud de empleo
del puesto considera
las habilidades mínimas Muestran los datos de experiencia laboral y el grado de estudios, cono-
requeridas para una cimientos y habilidades generales de un candidato a un puesto. Así como
tarea, la Descripción del los datos para poder contactarlo para una entrevista posterior. La solici-
puesto se enfoca en las tud de empleo también es una carta de contacto que una persona envía
responsabilidades y a una empresa para postularse para un puesto, es una plantilla lista para
tareas del puesto. ser llenada con los grados de estudio, habilidades de un candidato, por lo
regular se utiliza para puestos de menor jerarquía.

Glosario

Jerarquía. Es un orden de elementos de acuerdo con su valor. Se trata de la gradación de

personas, animales u objetos según criterios de clase, tipología, categoría u otro tópico que
permita desarrollar un sistema de clasificación.

Para realizar un currículum lo más común es redactarlo en orden cronológico inverso, es decir, a partir
del empleo más reciente, o bien, si no la hay, iniciar con la escolaridad, además se elabora dependiendo
de la vacante a aplicar y la profesión.

• La experiencia laboral, nombre de la empresa, periodo laborado, breve descripción de las

funciones y los logros obtenidos.
• La escolaridad, talleres, cursos e idiomas.
• Habilidades y aptitudes.

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28
 SUBMÓDULO 1

Exámenes
Los hay de varios tipos, por jemeplo: de conocimientos técnicos, habilidades
y pruebas de actitudes y aptitudes (psicométricas). Se encargan de medir
Recurso digital
y dar resultados cuantitativos para determinar si el candidato se adapta a
la cultura de la empresa y es el más apto para un puesto. Escanea el siguiente
código para ver el video
Contrato laboral La importancia de tener
perfiles bien definidos.
Un contrato laboral es un acuerdo legal entre un empleador y un emplea-
do que establece las condiciones de trabajo, como el salario, las horas de
trabajo, los beneficios, las responsabilidades y las obligaciones de ambas
partes. El contrato laboral también puede incluir información sobre el
período de prueba, la duración del empleo (si es temporal o indefinido), las
vacaciones pagadas, el tiempo libre, el seguro de salud y otros beneficios.

Es por el cual una persona se obliga a prestar a otra un servicio personal

subordinado y mediante una retribución convenida. Es importante man-
tenerlo actualizado para los cambios, asensos o bajas que puedan existir.

Documentos personales
Generalmente se refiere a los documentos para identificar al personal, al ser oficiales se pueden
realizar los trámites necesarios para, por ejemplo, dar de alta en servicios de salubridad. Suelen ser
información básica como acta de nacimiento, CUPR, comprobantes de domicilio, fotografías, identi-
ficación oficial y constancias profesionales.

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 Recurso digital • La Clave Única de Registro de Población (CURP). Es un código de
Escanea el siguiente identidad que contiene 18 caracteres, 16 de ellos son la primera letra y
código, muestra cómo primer vocal interna del primer apellido, primera letra del segundo apelli-
se realiza un contrato de do, primer letra del primer nombre, año, mes y día de la fecha de nacimien-
trabajo. to; género, las dos letras del lugar de nacimiento de acuerdo al código de
la Entidad Federativa y es utilizado como documento oficial para los resi-
dentes mexicanos. Y se puede tramitar por internet.

La consulta de la CURP
es gratuita en la página
de internet https://www.
gob.mx/curp/.

Manual de inducción
Son guías mediante los cuales los nuevos empleados pueden conocer las reglas y políticas de la em-
presa. Los elementos que son necesarios para elaborar un manual son:

• Logo de la empresa
• Nombre de los responsables de ejecutar los programas de inducción
• Historia y descripción en general de la empresa (objetivos, misión, visión, cultura, reglamentos)
• Palabras de bienvenida

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30
 SUBMÓDULO 1

• En algunos casos se incluye un croquis de ubicación de las áreas

y servicios comunes de la empresa Para cinéfilos
• Descripción general del puesto y actividades. La película Jefa por
accidente (2018) nos
muestra la importancia
Cartas de despido de la investigación previa
de los candidatos para
Es un documento formal y oficial en el que el empleador comunica al tra- un puesto, dado que la
bajador el término de su contrato laboral, según la Ley Federal del Trabajo protagonista logra aplicar
en su artículo 47, todas las empresas deben entregar esta carta en menos toda su experiencia a las
de cinco días hábiles antes de efectuar el despido y es obligatoria. debe estrategias de venta que
contener: resultan ser exitosas,
pero genera un CV falso
• La fecha y lugar de despido pues no cuenta con
• Los datos de la empresa y del trabajador estudios.
• Detallar los motivos del despido y la indemnización monetaria
que proceda
• Estar firmada y sellada o membretada por la empresa.

Organigrama
Muestra la estructura formal interna de la empresa, los empleados, las áreas, los cargos y departa-
mentos, las jerarquías y responsabilidades, así como el lugar que los empleados ocupan en la empre-
sa. También refleja la manera en que debe llegar la comunicación por las líneas de autoridad. Tradi-
cionalmente se construyen en forma piramidal, en la cual las personas o áreas en la parte superior
tienen mayor autoridad que los de nivel inferior a lo cual se le denomina cadena de mando.

Insertar imagen organigrama y tapar las leyendas, me importa que sólo se vea el esquema.

31
 Los siguientes son conocidos como documentos de retribución:

Registros de incidencias y nóminas

Las incidencias representan las contingencias que ocurren en relación con
¿Sabías qué...? el trabajo del personal, que afecta sus tareas e influye en su remuneración
Algunas de las funciones y, por lo tanto, lleva a aplicar cambios en la nómina como vacaciones, renun-
del departamento de cias, ausentismos, etc. Pueden estar plasmados en formatos requisitados
Recursos Humanos se de forma manual o digital a través de un checador o software.
contratan con empresas
externas, así se satisfacen La nómina es un documento de la remuneración total a recibir de un traba-
necesidades específicas jador, incluye los registros de su salario, devengos, cotizaciones y deduc-
del área, como la ciones, bonificaciones e incidencias, además datos como el RFC, nombre
selección y reclutamiento y, en algunos casos, el tipo de contrato.
de personal, capacitación
e incluso el pago de su
Otro tipo de documentos son los llamados Documentos de desarrollo de
nómina.
personal, entre los que encontramos:

Manuales de capacitación
Es un documento que contiene las instrucciones sobre la historia, organización, políticas y, sobre todo,
de los procedimientos de alguna tarea para la mejor ejecución del trabajo del personal.

Algunos elementos que los conforman son:

• Portada
• Bienvenida
• Objetivos
• Instrucciones y material concerniente a la capacitación técnica
• Preguntas y evaluaciones

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32
 SUBMÓDULO 1

Documentos de riesgo laboral

Jurídicos-laborales
Para algunos fines, los contratos, comprobantes de pago de nóminas, vacaciones y aguinaldos, con-
troles de asistencias, etc. Son algunos de los documentos que en alguna controversia entre partes
involucradas pueden servir de antecedentes tanto para el empleado como para la empresa al conte-
ner los datos generales, acuerdos, incidencias y firmas.

Manuales de Higiene y seguridad

Contiene los conocimientos para localizar, evaluar, controlar y anticipar, algún accidente laboral.

Otra clasificación son los Documentos de servicios, entre los que contamos:

Estudios de ambiente laboral (encuestas, quejas y sugerencias).

Los resultados de los documentos y observaciones registradas sirven para poder medir la productividad
y el desempeño de los trabajadores. Actualmente las empresas complementan y evalúan información
del ambiente laboral, de las prestaciones, actividades de desempeño de sus jefes inmediatos y servicios
que brindan a los trabajadores a través de encuestas, las cuales pueden ser anónimas, para conocer
el grado de satisfacción, motivación y su compromiso para detectar qué condiciones laborales obs-
taculizan la productividad y el bienestar de sus trabajadores.

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 Glosario

Ambiente laboral. Es el medio ambiente humano y físico donde se desarrolla el trabajo, influye
en el a satisfacción y productividad de los empleados.

Solicitudes y trámites para servicios

Pueden ser de guarderías, becas, gastos médicos, servicios de transporte, clubes y actividades de-
portivas; los documentos que se han de utilizar son diversos oficios, plantillas y formatos para poder
tramitarlos y brindar a los trabajadores otro tipo de prestaciones de la organización.

MOMENTO STEAM

Realiza las siguientes actividades de investigación y razonamiento

1. Entre las diversas actividades del departamento de Recursos Humanos, ¿en qué
te gustaría trabajar? Razona la respuesta.

2. Cuando una empresa se ocupa de mantener la productividad y un clima labo-

ral positivo invierte en herramientas. Realiza una encuesta sobre el ambiente
laboral a personas que trabajan, pueden ser padres, tíos, hermanos, etc. Evalúa
el resultado y califica como es el clima laboral en la empresa, puedes considerar
factores como: las relaciones interpersonales, la comodidad de las instalaciones,
la situación económica de los trabajadores, etc. Comienza con preguntas sobre la
estructura de la organización, después la relación de los empleados con las tareas
que realizan y las oportunidades de crecimiento; posteriormente, su relación
con los superiores y compañeros de trabajo. Puedes guiarte por ejemplo por las
siguientes preguntas y crear otras:

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 SUBMÓDULO 1

• ¿Conoces los criterios de asensos en el trabajo?

• ¿Consideras que hay buena comunicación entre áreas?
• ¿Recomendarías la empresa a familiares y amigos para trabajar en ella?
• ¿El jefe genera confianza para que tomes tus propias decisiones?
• ¿Valoras las condiciones de trabajo?
• ¿Recibes reconocimiento a tu trabajo bien hecho?
• ¿El jefe genera respeto y confianza entre los compañeros de trabajo?

3. Con los resultados obtenidos, elabora un reporte con estadísticas y gráficas e

interprétalo.

Elaboración de documentos
Para la elaboración de los documentos lo esencial es su contenido y la claridad con la que se expo-
ne la información, la estructura de ellos dependerá de lo que se desea comunicar, esto involucra la
manera de realizar el formato, los nombres y otros datos técnicos del archivo. Para la elaboración de
documentos debemos considerar:

• El objetivo, el motivo de su creación

• El alcance. A quienes involucra o afecta.
• Tipo de documento. Es decir, el medio de soporte, por el cual se emitirá la información: disco
magnético, papel, óptico, electrónico, fotografía, muestra, etc. Los documentos pueden ser
procedimientos, programas, formatos, instructivos, etc.
• Quien revisará y aprobará la información
• Cómo se publicará y modificará
• La fecha de creación y caducidad de la información.

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 Usos y normas del lenguaje
En la práctica administrativa cualquier documento necesita transmitir la información aplicando la
estrategia comunicativa adecuada, antes de redactarlo se necesita considerar:

a) Claridad. Se deben redactar con sencillez y precisión para focalizarse en lo que es su propó-
sito y sin añadidos
b) Totalidad. No debe dar impresión de que se transmite un mensaje incompleto,
c) Coherencia. Implica que el texto esté organizado lógicamente y que sea posible interpretarlo.
d) Brevedad. Se busca brindar la máxima información con el mínimo de palabras.
e) Concisión. Se refiere a evitar el exceso verbal.
f) Corrección. Es uno de los pasos finales de la redacción, implica la revisión ortográfica, acen-
tuación, omisiones, puntuación, sintaxis y accidentes gramaticales, así como la revisión de
la concordancia entre las palabras y el propósito del texto.
g) Adecuar el texto en relación con el destinatario, a la finalidad y tipo de documento.
h) Seleccionar la información que necesita saber y hacerla entendible: usar un lenguaje apro-
piado para el receptor.

En el departamento de Recursos Humanos se debe tener en cuenta el tipo de comunicación

formal e informal puesto que en muchas ocasiones es más rápida la informal, sin embargo, si la
empresa desarrolla normas para la difusión de la información serán necesarios los documentos
que soporten dicha comunicación formal.

Respecto a estos puntos, las habilidades lingüísticas son necesarias dentro del perfil de quien redac-
ta e interactúa con los textos. La habilidad para ajustar la comunicación al contexto, conocimientos
gramaticales, de la lengua y ortografía, y de estrategias para saber lo que se va a decir y cómo decirlo,
la gramática y la adecuación de párrafos, puntos y espacios, las sangrías, los conocimientos sobre la
tipografía, tamaño de la letra, tipo de letra, tal y como se propone en los manuales generales de la
documentación o bien evitar simplemente tipografías coloquiales.

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36
 SUBMÓDULO 1

Las relaciones empresariales están reguladas por un tono o lenguaje formal, respetuoso y correc-
to. Debido a la información que se maneja se deben evitar las expresiones coloquiales, vulgares y
discriminatorias. Tanto el emisor como el receptor deben ajustarse a las formas protocolarias de las
circunstancias específicas laborales, sin olvidar que grupos técnicos y profesionales tienen modos y
vocabularios especializados.

Actividad de aprendizaje 2

Reúnanse en equipos de cuatro personas y respondan lo siguiente:

1. A manera de investigación, reúnan documentos que reciban en su domicilio: recibos,

cartas, invitaciones, etc. Analicen e identifiquen su contenido, expongan ante el grupo
los hallazgos: redacción, ortografía, etc.

2. Realicen un ensayo sobre los documentos oficiales que se emite en las empresas públicas,
las diferencias que pueden existir contra la documentación de las empresas privadas,
analizando su redacción.

3. Al terminar el ensayo preséntalo al grupo y, con ayuda de los conocimientos de la ma-

teria de redacción, entre todos evalúen los errores en su redacción, la ortografía, el uso
del tono y lenguaje, etc.

Control de la documentación
Como ya hemos visto, dentro de las funciones del personal en el área de Recursos Humanos está
facilitar el flujo de la comunicación y optimizar el trabajo y se puede lograr a través de todos los re-
cursos documentales de la empresa. Con el fin de asegurar ésta disponibilidad de información en el
momento que se requiera, tener la documentación completa y precisa y evitar perder tiempo en su
localización se crea el control de documentos.

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 Los principales objetivos del control de documentos son:

Lograr compartir
la información de
manera efectiva
con otros
departamentos. Tener la
Preservar el
información en
historial de la
tiempo real y
organización
completa

De manera particular un sistema de control de documentos es necesario para:

• Tener controles de acceso a la información. Sólo las personas autorizadas pueden tener
acceso a la información en el momento adecuado. La exposición de los datos a personas ex-
ternas y extrañas a la organización puede dañar su reputación, perder la ventaja competitiva
y exponer la información personal de los integrantes.
• Cumplimento de requisitos. El control de documentos puede simplificar y cubrir la informa-
ción necesaria para la toma de decisiones, además puede cubrir requisitos legales como las
firmas electrónicas y contraseñas, para presentarse ante auditorias.
• Transparencia de la información. Por una parte, los documentos confidenciales deben permitir
el acceso a las partes autorizadas, pero también deben ser accesibles y tener transparencia
de la información: acceso para ver y compartir documentos.
• Algunas normas como las ISO y otras regulaciones, sobre todo en las organizaciones grandes,
dictan el uso de sistemas estandarizados para el manejo de la documentación.
• Colaboración. Algunos de los procesos de documentación son burocráticos, lentos y podrían
retrasar las decisiones de las demás áreas, por lo tanto, deben poder compartirse.
• Mejorar la gestión. Algunos controles son software que permiten acceso electrónico y la
eliminación de papel, pero se debe garantizar la conservación significativa para su almace-
namiento ante las amenazas de seguridad en los datos y contraseñas.
• Mantenerlos actualizados en un sistema de la mejor manera.

Algunos de los problemas que son resultado de una mala gestión y control de los documentos son:

• Falta de disponibilidad de la información

• Falta de orden en los documentos
• Falta de documentos o expedientes incompletos
• Necesidad de elaborar los documentos o realizar cambios por no haberse podido encontrar
o estar desactualizados
• Incumpliendo en las fechas de los procesos debido a la falta de información oportuna.

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38
 SUBMÓDULO 1

Los documentos que requieren control pueden ser:

• Manuales y procedimientos
• Instrucciones y especificaciones publicada por los proveedores y clientes
• Políticas y normas industriales
• Expedientes y archivos de personal de diferentes jerarquías.
• Resultados de salud y seguridad, etc.

Estos puntos pueden aplicarse en las grandes corporaciones, o bien, en las pequeñas empresas, pues
todos los datos deben organizarse, almacenarse y resguardarse. El hecho de depender tanto de la
información significa que se tiene que gestionar y controlar. En algunas empresas, sobre todo las que
llevan a cabo procesos de calidad, exigen que los procedimientos para el manejo de documentos se
lleven a cabo de manera controlada y documentada, las normas implican que deben estar plasmados
en los manuales. Los procedimientos de control de documentación se pueden plasmar en el Manual
de procedimientos del área de Recursos Humanos.

Los pasos en general para realizar el control de documentos se pueden resumir en:

La clasificación La organización Los controles La duración

Agrupar la Establcer un Poner límites Establecimiento

documentación método para y filtrar el de los
por criterios indexar y acceso a la períodos de
estandarizar la documentación almacenamiento
búsqueda de según la y valorar su
informacion responsabillidad eliminacion o
, así como la del personal a resguardo.
designación de su cargo
ubicación física

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 De manera específica, el procedimiento para el control de documentos es el siguiente:

1. Crear los documentos. El procedimiento de control de documentos se determina a partir de

la creación de los mismos, esto involucra su formato, contenido, datos y nombre.
2. Análisis y aprobación de documentos. Se debe especificar cómo se analizan, quién los aprue-
ba y cómo se dará el registro; las modificaciones y la garantía de que se lleven a cabo con
precisión. En casos especiales existe una hoja de control de documentos que incluye:
• Quién creó el documento
• Quién verifico los datos y cuándo
• Quién aprobó el documento y cuando
• El estado del documento (borrador, revisión, en espera de aprobación)
• El número de revisión del documento
• Autorización (copia controlada/registro de la impresión autorizada)

3. Revisión de documentos. Luego de la aprobación es posible que se modifiquen, el proceso

de control determinará cómo se revisarán los archivos y quién puede solicitar las revisiones
4. Publicación de documentos. También se debe presentar cómo y dónde se presentará un
documento, quiénes pueden acceder a él o los requisitos de seguridad.
5. Caducidad de documentos. Se debe especificar en el procedimiento de control de la informa-
ción, la caducidad de los documentos mediante una fecha o cuando el contenido se remplace.

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