•

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. •
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co E NIDO

PRÓLOGO : IX
Al profesor , IX
Al estudiante IX

CAPÍTULO 1
IMPORTANCIA Y MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS 1
¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escritas? 1
Permanencia 1
· Constancia 1
Medio de prueba legal 2
Medio de facilitación del intercambio comercial 2
Proceso administrativo de la oficina 2
Manejo de documentos y archivo 3
Terminología específica 3
Ciclo de vida de un documento comercial 4
Creación o recibo 4
Archivo y protección 5
Utilización 5
Transferencia 5
Eliminación 5
Importancia del proceso de archivar 6
El archivero o archivista .. .. 6
El orden y el ordenador : 7
Instructivo 7
Conceptos básicos para archivar 8
Actividad extraescolar 8
Investigación 8
Instrumento para evaluación 9
Cuestionario 9
Estudio de casos 9

CAPÍTULO 2
EQUIPO Y MATERIALES l l
Archivadores de correspondencia 1 1
Capacidad de las gavetas 15
Títulos para las gavetas de un archivador 15
Gabinetes especiales para archivo 17
Guías 18
Títulos o encabezamientos de las guías 20
Carpetas para archivo 20

•
Preparación de títulos para expedientes 24
PC/Gavetas : 25
Encabezamientos compatibles 25
¿Cómo organizar esta estructura en la computadora? 26
Tarjeteros y función de las tarjetas 28
Cédulas de catalogación 28
Tipos de tarjeteros 29
Tarjeteros verticales • 29
Tarjeteros visibles 30
Mecanografiado de tarjetas 31
Recomendación 31
Maestro. facilitador o instructor: 31
Instrumento de evaluación 32
Cuestionario (primera opción) 32
~uestionario (segunda opción) 32
Estudio de casos 32

CAPITULO 3
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES 35
Definición de correspondencia 35
Organización de la correspondencia 35
Recepción de la correspondencia 36
Pasos en el procedimiento de archivo r 38
Inspección 38
Clasificación 38
Codificación 39
Distribución : 40
.Archivo 41
Conformación de expedientes 42
Actividad extraescolar 42
Instrumento de evaluación 42
Cuestionario 42
Estudio de casos 43

CAPITULO 4
REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA : 45
Reglas para clasificar nombres de individuos 46
Referencias para nombres de individuos 49
Ejercicio de práctica 50
Reglas para clasificar nombres de empresa. instituciones, compañías o sociedades 51
Reglas generales 5t
Referencias necesarias en casos no mencionados 55
Ejercicios de práctica 57
Reglas para clasificación de instituciones gubernamentales. bancos. escuelas y otros 58
Instituciones gubernamentales 58
Reglas generales 59
Instituciones bancarias 60
Nombres de escuelas. colegios y universidades 61
Nombre de asuntos 61
Ejercicios de práctica 62
Trabajo en equipo 63
Instrumento de evaluación 63
Cuestionario 63

VI

•
Estudio de casos 63
Para análisis y reflexión 63

CAPÍTULO 5
SISTEMA ALFABÉTICO 65
Organización 65
Guías principales 65
Guías secundarias o auxiliares 66 •
Guías especiales auxiliares 66
Expedientes individuales 67
Expediente misceláneo 68
Procedimiento para archivar 68
Instrumento de evaluación 69
Cuestionario 69
Estudio de casos : 70

CAPITULO 6
SISTEMA NUMÉRICO 71
Organización 71
Nchivo alfabético misceláneo 73
Catálogo auxiliar o índice de tarjetas 74
Actividad extraescolar 76
Instrumento de evaluación 76
Cuestionario 76
Práctica para comprobar efectividad 76

CAPÍTULO 7
SISTEMA POR ASUNTOS 79
Cuándo se utiliza el sistema por asuntos 79
Diferencias en los sistemas por asuntos 80
Por asuntos combinado 80
Alfabético por asuntos 80
Por asuntos numérico 83
El catálogo 86
Pasos para archivar la correspondencia en el sistema por asuntos 87
Actividad extraescolar 88
Instrumento de evaluación 88
Cuestionario .' 88
Estudio de casos 89

CAPITULO 8
SISTEMA GEOGRÁFICO 91
Organización del sistema geográfico . . . . .. . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . .. . . . 91
Nreglo de los documentos dentro de expedientes 93
Proceso de archivo en el sistema geográfico 93
Índice de tarjetas en el sistema geográfico 93
Instrumento de evaluación 94
Cuestionario 94
Estudio de casos 94

CAPITULO 9
SISTEMA CRONOLÓGICO 97
Instrumento de evaluación 99
Cuestionario 99
Estudio de casos 99

VII

•
CAPITULO 10
CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA 1o1
Sistema de cargo 1o 1
Solicitud de documentos 1 02
Registro de salida del documento 102
Instrumento de evaluación 1o7
Cuestionario 1 o7
Práctica ·' 1 08

CAPITULO 11
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS 1 09
Niveles de archivo 1 1o
Archivo activo 1 1o
Archivo semi activo 1 12
Archivo inactivo o archivo 'muerto" 1 12
Transferencia y eliminación de documentos l l3
Equipos y materiales de transferencia 1 14
Transferencia perpetua 1 15
Preparación para efectuar la transferencia 1 15
Métodos de eliminación....................................................... .. .. . . 1 J 6
Microfotografla o microfilmación 1 17
Instrumento de evaluación 1 18
Cuestionario 1 J8
Estudio de casos J 18

NOTA ADICIONAL 1 19
Estudio de casos 1 J9
Información 1 J9
Proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2O
Crítica 120
Bibliografía J 20

GLOSARIO 12 1

PRÁCTICA DESPRENDIBLE 125

VIII •

•
AL PROFESOR
El libro lleva este título porque su contenido se refiere estrictamente a todo lo relacio-
nado con el difícil arte de archivar.
Los conceptos y sistemas más usuales se exponen en forma sencilla y ejemplificada,
de acuerdo con el avance tecnológico, dentro del amplio campo de los negocios.
Todo ejecutivo, ya sea empresario o funcionario, sabe que su negocio, departa-
mento u oficina en la que colabora, jamás funcionaría adecuadamente si su asistente
ejecutiva, secretaria particular o colaboradora desconoce lo que es la archivonomía.
En la mayoría de las instituciones educativas donde se forman jóvenes que en el
futuro van a desempeñarse en el ámbito empresarial, ya sea administrativa, comercial
o mercantilmente, no le dan la importacia debida a esta materia porque se le considera
tediosa y aburrida. En este texto se ha procurado reunir todos los conocimientos bási-
cos e indispensables sobre esta importante y trascendental materia, con la idea de que
los educandos logren los siguientes propósitos:

• Conocer el valor que tiene la comunicación escrita.

• Concientizar que el uso de la computadora no eliminará a la archivonomía.
• Conocer lo elemental con respecto a mobiliario y equipo para archivar.
• Desarrollar destreza en la alfabetización de nombres.
• Desarrollar la habilidad necesaria para manejar los diferentes sistemas de archivo.
• Despertar la iniciativa para saber qué sistema es el más adecuado, de acuerdo
con el giro del negocio, o los documentos que se manejan en la oficina.

Al final de cada capítulo se incluye un cuestionario para confirmar el aprendizaje,

además de dos o tres estudios de casos para que el alumno tenga la posibilidad de
analizar y reflexionar antes de tomar una decisión sobre lo que deberá hacer.

AL ESTUDIANTE
Este libro se ha escrito pensando en ti. Considero que será de gran ayuda para las
funciones que desempeñarás -o que tal vez ya desempeñas- en el puesto asistente-
ejecutivo-secretarial.
El ámbito secretaria} ha evolucionado enormemente, por lo que es indispensable

IX

•
conocer las técnicas modernas y procedimientos empleados en el proceso de archivar.
Así pues, el archivo es uno de los elementos más importantes en la organización de tu
oficina.
El archivo es la historia de nuestro quehacer. Por su importancia, se podría com-
parar con nuestra columna vertebral, porque:

• Es el apoyo de nuestra estructura.

• Está oculto a los ojos de los demás. •
• Sólo lo notamos cuando no funciona adecuadamente.

Es el sostén de nuestra estabilidad y salud. Los demás no pueden observarlo y

calificarlo, pero funciona como motor de todas las actividades.
¿Qué pasaría si un día al llegar a la oficina encontraras que ha desaparecido? No
podrías manejar ningún asunto, pues carecerías de información, documentos y ante-
cedentes. Tu puesto sufriría de amnesia.
"El éxito está en tus manos". ¡Adelante! ¡Inténtalo!

LA AUTORA

'

•
 ,
RTANCIA Y METODOS PARA
EJO DE DOCUMENTOS
....-~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~---.,

La comunicación escrita aporta seriedad y formalidad en toda transacción comercial.

Puede ser interna o externa. En toda empresa, sea grande o pequeña, se crean, reci-
ben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo. ·············
'•'•'•'•'•'•'

Esto último es el objetivo de la archivonomía, que es la disciplina que enseña el

'·'·'·'·'·'·'
'·'·'·'·'·'·'
······•······
.............
'•'•'•'•'•'•'
:;:~%:·:·:··::
arte de archivar. '•'•'• X
•.;.• . ..

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CONSERVAR

DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS?
El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquiera de
sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empre-
sariales necesitan fijarse en términos que sólo puede aportar la comunicación escrita, la
cual tiene dos grandes propiedades:

• permanencia• y
•
• constancia,
a las que cabe agregar las de ser:
• medio de prueba legal y
• medio de facilitación del intercambio comercial.

Permanencia
Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia
conlleva duración. El complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez
vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga la existen-
cia de un documento escrito.

Constancia
La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comu­
nicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se
pactó sigue en pie; un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y
plazo de envío. Es la constancia de las diferentes partes que intervienen en la relación
mercantil o comercial.

•
 Medio de prueba legal
'
Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva pro-
piedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimo-
nio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.

Medio de facilitación del intercambio comercial

•
Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en
toda transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo
moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso. Sin el manejo
adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo
(físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora, cualquier negocio
dejaría de funcionar con efectividad.

Circular
Memorando Oferta y demanda
Convocatoria Pagos y cobros
Interna_ Acta de junta Correspondencia
(minuta) bancaria
Informes Seguros y transporte
Otros Otros

Instancia
Oficios
Circulares
Certificados
Otros
Externa_
Felicitaciones
Escritos de carácter Invitaciones
social. _ Saludos
Cartas a la prensa
Telegramas
Otros

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA

Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisición)
existe como parte de la operación administrativa de un negocio.

2 CAPÍTULO 1. IMPORTANCIA Y MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

•
 Por ejemplo, un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte
de las operaciones del departamento de personal, una tarjeta para marcar la entrada y
salida de un empleado es parte de la operación del área de pagos. La mayoría de las
operaciones administrativas funcionan separadamente, sobre todo en el ámbito de
las grandes empresas; así, encontramos que un negocio cuenta con un departamento
de ventas o de relaciones públicas; un departamento de compras; un departamento de
finanzas al que pertenecen: contabilidad, nóminas y pagos; un almacén; un departa- +

mento de personal; un departamento de mercadotecnia; un departamento de produc-

. ' etcetera.
cion, '

Cada uno de estos departamentos o áreas recibe, procesa, transmite, registra y

crea documentos que facilitan el trabajo.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y
la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente como el
archivo (que significa custodiar, guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no sólo
el archivo, sino también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final
de éstos. El manejo y control de documentos, así como el sistema adecuado para su archi-
vo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está
consciente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento,
protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.
Antes de continuar con el proceso administrativo de una oficina en la que se en-
cuentran todo tipo de documentos (los que no pueden dejarse por ahí amontonarse ...
guardarse en un cajón ... meterlos en la última gaveta para mañana en fin, tantas
acciones incorrectas que realizamos con éstos, solamente porque ¡no nos gusta archivar
diario!), veamos la terminología que se debe utilizar, específicamente, en esta ciencia.

TERMINOLOG(A ESPECiFICA

.
Archivonomía: Ciencia en la que se aprende el arte de
archivar.
Archivar: Sistema para organizar y guardar los
documentos en forma ordenada y eficiente
en un archivador.
Sistema: Conjunto de normas establecidas para el
funcionamiento adecuado de algo.
Archivador: Mueble o caja que reune tas características
adecuadas para la protección de los
documentos.
Fichero de informática o información que
se almacena fuera del ordenador en disco o
en casete.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO 3

•
 Archivero o archivista: Persona que tiene a su cargo un archivo.
Archivo: Sitio donde se custodian o guardan
documentos.
· Gaveta: Nombre que recibe cada uno de los cajones
que conforman un archivador.
Marbete: Letrero central que sirve para identificar lo
que contiene cada gaveta. •
Guía con ojete: Indicadores que contiene una gaveta con
las letras det alfabeto. títulos geográficos o
numéricos.
Bloques sequídores: Sirven para sostener y comprimir los
expedientes dentro de la gaveta.
Guía principal: Indicador de primera a séptima posición. de
acuerdo con el ancho de la gaveta.
Sirve de base para la ordenación de los
expedientes.
Guía secundaria: Auxiliar de una guía principal. Sirve para
facilitar la localización de los expedientes.
Guía especial auxiliar: Se utiliza después de una guía principal
para subdividir esa sección.
Guía fuera: Guía con cejilla central o lateral que se
utiliza para indicar que un expediente fue
prestado.
Expediente individual : Carpeta o fólder que reúne de tres
documentos en adelante de una misma
persona. empresa o asunto.
Expediente misceláneo: Carpeta o fólder que contiene documentos
de diferentes corresponsales juno o dos).

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

El ejecutivo moderno no sólo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos
que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también
cuál es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qué
medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean
transferidos o eliminados.
El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:

l. Creación o recibo.
2. Archivo y protección.
3. Utilización.
4. Transferencia.
5. Eliminación.

Creación o recibo
El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, orga-
nización o empresa es impresionante. Pensemos en una tienda como El Puerto de

4 CAPÍTULO l. IMPORTANCIA Y MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

•
 - '

Liverpool o El Palacio de Hierro, que crean cientos de documentos al día: cartas,

avisos de publicidad, estados de cuenta, órdenes de compras, cheques, facturas, reci-
bos, pólizas, y así sucesivamente. La misma tienda también recibe diariamente: solici-
tudes de crédito, listas de precios, catálogos, remesas, facturas y otros documentos.
La mayor parte de estos documentos se conservan con base en sistemas de archivo, de
tal manera que puedan ser consultados en el momento en que se necesite.
•
Archivo y protección
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias
para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil. Cualquier documento
que se retenga debe ser guardado adecuadamente para poder localizarlo con rapidez
cuando se necesite, por lo que se recomienda:

• Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o informa-

ción que se guarde.
• Usar sistemas cruzados, es decir, combinar el cronológico con el alfabético, el
geográfico con el numérico, etcétera.
• Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación.
• Si se usan broches BACO colocarlos en la parte superior de la hoja y no del lado
derecho.
• Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad.

Utilización
Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Sólo aquellos
que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guar-
darlos.
Para saber qué documentos serán utilizados posteriormente y cuáles no, se necesi-
ta conocer muy bien el giro de la empresa, las leyes sobre conservación de documen-
tos y poseer una buena dosis de sentido común.

Transferencia
A medida que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores
activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y corres-
pondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivadores activos. Por esta
razón los documentos de poco empleo se extraen periódicamente y se colocan en las
gavetas para documentos inactivos o se transfieren al archivo muerto, mediante el
proceso de traslado de documentos.
Los archivadores de documentación transferida son de cartón y se colocan en
anaqueles ubicados en sitios menos accesibles como, por ejemplo, sótanos de depósi-
tos especiales.

Eliminación
La última etapa en el ciclo de manejo de documentos es su eliminación. Es evidente
que todos los documentos que dejan de ser útiles deben destruirse, de acuerdo con la
administración de cada empresa, según el giro al que pertenezca y regidos por las
normas determinadas por la ley.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL 5

•
 •

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

Gran parte del éxito de muchas empresas se debe a que pudieron tomar fácil y rápida-
mente decisiones comerciales vitales, porque localizaron y utilizaron con efectividad
la información con la que contaban.
Imaginemos que un ejecutivo está hablando por teléfono y súbitamente necesita
'
información acerca de una propuesta de contrato enviada por fax hace unos días. El
recuerda que la propuesta era de, aproximadamente, un millón de pesos, pero el fax ha
sido archivado; por lo tanto, pide a su asistente ejecutiva que busque la carta con la
cotización mientras continúa la conversación telefónica. ¿Qué sucedería si no se en-
contrara la carta a tiempo para utilizarla durante dicha conversación? ¿Por falta de una
carta se perdió una venta?
Las organizaciones, instituciones y empresas necesitan guardar documentos para
'
consultarlos en el futuro. Estos se relacionan con aspectos importantes de los productos
que venden, datos estadísticos, información acerca de sus empleados y clientes, datos
relacionados con los proveedores, informes presentados ante el Comité Ejecutivo, los
planes de acción y las estrategias de la empresa, etc. Los datos, debido al actual avance
tecnológico, están disponibles en Ja PC personal del ejecutivo o de la asistente ejecutiva
de acuerdo con los programas, procesadores de texto y los aspectos informáticos adop-
tados por la empresa, pero el documento debe estar archivado en un lugar seguro y
accesible.
Guardar documentos para evitar que se pierdan es una parte vital del procedi-
miento de archivar. En algunos casos los documentos pueder exigir protección espe-
cial contra incendio; en otros, contra fenómenos naturales o situaciones y condiciones
del clima: inundaciones, terremotos, frío, etcétera.
Los documentos conservados deben ser protegidos contra riesgos de extravío,
para evitar pérdidas económicas y de tiempo a la empresa. Los materiales que deben
ser guardados en los archivos provienen de dos fuentes:

l. Aquéllos que se originan fuera de la empresa (documentos externos), y que

generalmente son recibidos en original.
2. Los que se originan dentro de la empresa (documentos internos), los cuales
serán copias al carbón, o fotocopias de originales o fax.

El archivero o archivista
Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el empleado
que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está especialmente inte-
resado en conocer los sistemas de archivo que le permitirán localizarlos con rapidez y
utilizarlos.
Con frecuencia se es responsable del mantenimiento de los archivos personales
del jefe. En una empresa pequeña es probable que se pueda establecer un sistema de
archivo o reorganizar el existente.
Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo.
A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más complicadas
y exigentes. A menudo, en estos casos, los documentos se conservan centralizados
debido a que esto elimina la necesidad de duplicar documentos para mantenerlos en
archivos separados. Los departamentos que necesiten documentos para consultarlos
pueden obtenerlos de manera más fácil en estos archivos centrales. En nuestro país los
archivos centrales de las secretarías de Estado reciben el nombre de Oficialía de Partes.

6 CAPÍTULO 1. IMPORTANCIA Y MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

•
 El orden y el ordenador

O rdenar documentos
... R otular expedientes
D esechar papeles obsoletos
E ncontrar lo que buscamos
¡N unca reproches se recibirán! •

Si se trata de cumplir con estas acciones es probable que cuando empieces a des-
empeñar tu función de asistente ejecutiva, secretaria ejecutiva, auxiliar administrativo
o cualquier otra, siempre recibirás felicitaciones por el orden que muestren las gavetas
del archivador y la forma en que se ordenen los documentos y los expedientes.
En una oficina, son muchas las personas que tienen acceso a los archivadores,
sobre todo en ausencia de la asistente ejecutiva, por lo que es importante elaborar un
instructivo que todo el personal de esa oficina conocerá para lograr el propósito que
siempre se tiene: localizar con rapidez un documento.

Instructivo
l. Describir fisicamente el lugar y el número de gavetas que ocupa y lo que hay
en cada una de ellas.
2. Explicar el sistema de clasificación: alfabético, numérico, geográfico,
cronológico o por asuntos este último no es muy recomendable, a menos
que se establezca una tabla de clasificación-. Recuerda que a mayor clasifi-
cación, mayor agilidad.
3. Realizar una clasificación previa, en tu escritorio, para dividir los expedientes
por gavetas. .
4. Definir qué tipo de carpeta usarás para guardar los documentos y cómo colo-
carás los broches -si se necesitan-.
5. Elegir folders de diferentes colores, facilitará la clasificación en las gavetas.
La división puede ser por asuntos, por ejemplo:

ventas •
- naranJa
compras - rosa
contratos - azul
personal - verde

Si no se tienen folders de diferentes colores, se pueden señalar con un marca-

dor en la cejilla.
6. Archivar siempre a la misma hora, de preferencia temprano, antes de que
llegue el ejecutivo o de que haya demasiado trabajo.
7. Utilizar los folders vacíos o las guías deterioradas con el título en la cejilla de
"fuera" para señalar que se ha sacado un expediente.
8. Depurarel archivador cuando menos una vez al año.
9. Hacer una guía de todos los expedientes que se tienen. Puede hacerse en una
libreta o en tarjetas, describiendo en qué gaveta se encuentran.
10. Reflexionaren que si un expediente no se localiza en menos de tres minutos
es que el sistema implantado no funciona.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR 7

•
 Una vez elaborado el instructivo se deberá poner a disposición de los demás para
que puedan manejarlo fácilmente. ,

CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR

Cuando se busca un nombre y un número en el directorio telefónico, se está seleccio-
nando información de un libro organizado.
Los nombres se encuentran en orden alfabético, y el conocimiento del alfabeto
nos ayuda a encontrar el nombre deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con
la secuencia de las letras del abecedario, se está utilizando el sistema alfabético.
En una compañía de seguros, donde los documentos se solicitan por el número de
póliza, el sistema numérico es el que se utiliza.
El título es el símbolo que se utiliza para la rotulación de las guías del sistema
elegido, y puede ser una letra, un número o un nombre. Además, es este nombre o
número el que aparece en un documento con el fin de identificarlo y poder hacer la
clasificación adecuada para ser archivado. Por ejemplo, si se decide que una carta se
' ' '
guarde en la carpeta o expediente de RAMIREZ, LOPEZ Y CIA., el nombre de la
empresa que aparece en el logotipo o membrete es el título de identificación.
En el sistema alfabético, los títulos son nombres de personas y empresas ordena-
dos de acuerdo con la primera letra del nombre principal del cliente, proveedor, distri-
buidor o asunto y las letras del alfabeto; en el sistema geográfico, la base principal
para su ordenación será la geografía o el lugar donde se originaron o enviaron, como
son: nombres de colonias, calles, ciudades, países. En el sistema numérico los docu-
mentos se ordenan según su referencia numérica.
En el sistema por asuntos, la primera pauta que deberá tenerse en cuenta en esta
clasificación será el asunto o los nombres de categorías, acciones u objetos, y en el
sistema cronológico los títulos están basados en la fecha que tiene cada documento.
Es importante que no se nos olvide que en la gaveta debe haber una buena señali­
zación. Para esto se pueden utilizar:

• Colores diferentes en la cejilla de identificación.

• Expedientes de diferentes colores.
• Guías o separadores de colores.

ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR

Investigación
-
Se sugiere que el alumno realice la visita a un negocio, empresa o compañía para:

• Informarse sobre el número de departamentos que tiene.

• Saber el nombre de cada uno de ellos.
• Conocer cuál es su propósito.
• Informarse sobre el tipo de documentos que reciben.
• Qué documentos son los que generan.

8 CAPÍTULO 1. IMPORTANCIA Y MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

•
 '

INSTRUMENTO PARA EVALUACIÓN

Cuestionario
l. ¿Cuáles son las dos grandes propiedades de la comunicación escrita?
2. ¿Por qué se considera que la comunicación escrita puede ser un medio de prueba •
legal?
3. ¿Cuáles son los dos tipos de comunicación escrita que se consideran en el ámbito
empresarial?
4. ¿Cuáles son las acciones que se llevan a cabo en el manejo de documentos, ade-
más del archivo?
5. Escribe la definición de la palabra sistema.
6. Escribe la definición de guía principal.
7. ¿Cuáles son las cinco etapas en el ciclo de vida de un documento comercial?
8. ¿Cuáles son las dos fuentes de origen del material que debe ser archivado?
9. ¿Por qué es importante que se realice un instructivo para la localización efectiva
y rápida de los documentos?
.... 10. Define el término título .

ESTUDIO DE CASOS
La descripción de esta técnica, que forma parte de las dinámicas de grupo en educa-
ción, se localiza al final del libro en "Notas adicionales".

l. Juan Rodríguez es propietario de una estación de gasolina. El ' le dice a su

amigo Tomás Martínez que no necesita implantar un sistema para guardar sus
documentos, porque su negocio es muy pequeño. Tomás afirma que Juan de-
bería establecer un sistema de archivo bien planificado.
¿Por qué tiene Tomás esta seguridad? ¿Qué beneficios tendrá Juan? ¿Cuáles
serán los documentos que tendrá que archivar? Mencionen tres títulos que pueden
encontrarse en el archivador de esta estación de gasolina.
2. Irene Jurado, archivista en una gran compañía de seguros, le dice a una compa-
ñera de trabajo que conservar los documentos es más importante en una em-
presa grande que en una pequeña.
¿Quién está en lo cierto? ¿Por qué? ¿Qué sistema creen que esté establecido?
3. Patricia Rojas quiere trabajar en la empresa de bienes raíces de su tío. Ella
afirma que no va a tomar un curso de archivonomía porque le será fácil llevar
el control de los documentos, aunque no tenga estudios administrativos, ni
secretariales.
¿Están ustedes de acuerdo con ella? ¿Creen que pueda lograr el propósito
de todo sistema de archivo? ¿Por qué?

ESTUDIO DE CASOS 9

•
 ~EQ~~O
Y MATERIAI,ES

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Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispen- :;: ~,«:
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sable conocer el equipo y familiarizarse con el material específico que se utiliza :¡ ¡ ¡1·
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(archivadores, gavetas, guías, carpetas, expedientes), así como la herramienta más '•'·'·
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La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales
utilizados.
Para tener efectividad, el sistema debe:

l. Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse
de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos
• •
innecesanos,
2. Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores
deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de
incendio.
3. Conservar espacio. Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no
ocupen más espacio del absolutamente necesario.

ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA
Hoy, la mayor parte de los archivadores son de metal, especialmente de acero. Las
gavetas deben tener deslizadores telescópicos para proporcionar sostén a éstas cuando
estén totalmente extendidas. Los deslizadores también se mueven sobre cojinetes o
rodillos de nylon, de tal manera que se puedan abrir y cerrar fácilmente con una mano.
El armazón interno del archivador debe estar firmemente reforzado (véase figura 2.1 ).
Las gavetas de los archivadores no siempre están completamente llenas, de mane-
ra que los documentos deben estar firmes dentro de ellas para que se sostengan verti-
calmente por medio de los bloques de seguimiento, como generalmente se denomi-
nan, y que se utilizan para sostener y comprimir los documentos.
Para que las guías no sean sacadas accidentalmente, la mayoría de las gavetas
tienen varillas guía que se introducen a través de un agujero en el fondo, con una

11

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Bloque de seguimiento

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Deslizadores telescópicos

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• Varilla guía
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Estructura reforzada

Figura 2. 1. Descripción de Ja estructura interna de un archivador y partes de sus gavetas.

12 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
proyección rígida y horizontal, pero que permite que las guías se puedan mover hacia
adelante o hacia atrás a lo largo de la varilla (véase figura 2.2):
Si los documentos están demasiado apretados en las gavetas del archivador, se
arrugarán y tomarán mal aspecto. A causa de esto los empleados tendrán dificultad
para extraer los expedientes y colocar documentos dentro de ellos (véase figura 2.3).

Ejemplo de cómo las guías se pueden mover

fácilmente sólo con la ayuda de un lápiz.

Figura 2.2. Guías con ojete donde se introduce la

varilla guía.

Figura 2.3. Gaveta de archivador

con exceso de expedientes.

ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA 13

•
 Además del archivador tradicional de tipo gaveta (véase figura 2.4), el archiva-
dor de correspondencia de cuatro gavetas es el' más popular (véase figura 2.5) .

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Figura 2.4. Archivador con tres gavetas.

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Figura 2.5. Archivador con cuatro gavetas, el más usual.

Hace muchos años, los documentos se guardaban apilándose unos sobre otros en
forma de "libro". Algunas veces eran colocados sobre un clavo conocido como espigón.
No es de extrañar que fuera difícil encontrar el papel que se necesitaba. Cuando los
papeles se guardaban horizontalmente, los documentos se arrugaban y a menudo eran
ilegibles. Así surgió el archivo vertical, que consiste en la colocación de los papeles
sobre un extremo y dentro de una carpeta sostenida por guías. Además de mantener los
documentos en mejores condiciones, este archivador permite un manejo más fácil y
rápido de cada documento y ocupa menos espacio.

14 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
CAPACIDAD DE LAS GAVETAS
El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspon-
dencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera.
La capacidad máxima es de 5 000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas
•
necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea más eficiente es preferible
no colocar más de 4 000 documentos en cada gaveta, porque si quedan demasiado
apretados es difícil asir los expedientes y extraerlos.

TÍTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR

Con el fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe
estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta­rótu­
lo llamado marbete, destinado para este fin. El título del marbete indica las limitacio-
nes alfabéticas de los documentos guardados allí. Supongamos que la gaveta contiene
correspondencia que se inicia con el título: Delgado, y termina con el título: Fuentes.
El título puede ser:

l. Título simple: solo la letra D está indicando el inicio de la correspondencia

que contiene esa gaveta (véase figura 2.6).
2. Título doble: las letras D-F indican el inicio y terminación de la correspon-
dencia de esa gaveta (véase figura 2.7).

Figura 2.6. Marbete de gaveta

con título simple.

Figura 2.7. Marbete de gaveta con

título doble .

. La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de

estantería abierta (véanse figuras 2.8, 2.9 y 2.1 O).

nTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR 15

•
 Figura 2.8. Archivadores abiertos de pared a
pared con guías laterales.

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Figura 2.9. Archivador abierto
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Figura 2. 1 O. Archivador abierto, muestra el espacio correcto
para el manejo de las carpetas.

16 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO
Hay un archivador para guardar casi todos los documentos de tamaño normal (véase
figura 2.11 y 2.12) .

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Figura 2. 11. Archivador para disquetes.

Mapoteca en tubos

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.
'
•

- ---
Mapoteca horizontal

-- ~--·-·

--
1 " -

Figura 2.12.
Diferentes tipos de
gavetas especiales .
•

Se consiguen archivadores para cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas,

cintas magnéticas, planos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares.
Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. Sin embargo, el
marcar un número clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese
número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla (véase figura 2.13).

......
r,.. •
"- .... Figura 2.13. Tablero de
un archivador electrónico
1
,. en el que se teclea el
/ ,.r
número clave de un
expediente que es
empujado hacia adelante,
. como se ve .

GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO 17

•
 Hay también archivadores para guardar cintas (véase figura 2.14).
También existen archivadores para cintas magnéticas, Cada cinta está rotulada en
su empaque para su clasificación (véase figura 2.15).

Figura 2.14. Archivador para cintas. Archivo de cintas Figura 2. 1 5 .. Otro archivador
' .
maqnetrcas para cintas magnéticas.

GUÍAS
. .
Las guías son de cartón o fibra, lo suficientemente rígidas como para sostener docu-
mentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son
la clave para que en una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta
porque sirven para dos fines: ·

l. Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la

localización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como
postes de señales para agilizar la búsqueda.
2. Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y pro-
porcionan mayor visibilidad.

El número de guías, la posición de la pestaña y su tamaño dependen del sistema

que se utilice.
Las guías se fabrican con las pestañas del borde superior en cortes diversos en
varias posiciones, de tal manera que puedan ser adaptadas a cualquier sistema.
Las pestañas pueden ser tan simples como una extensión de la guía con un enca-
bezamiento impreso o con un espacio en blanco para un título. Algunas pestañas de
este tipo están reforzadas con plástico transparente.
Se pueden ,comprar pestañas para colocarlas sobre las guías en cualquier posición
que se desee. Estas se pueden utilizar para reemplazar las rotas o para encabezamien-
tos adicionales (véase figuras 2.16).
Las guías son un poco más grandes que las carpetas y se describen por el ancho de
la pestaña. De un quinto significa que la pestaña se extiende a lo largo de una quinta
partedel borde superior de la guía. De un tercio significa que ocupa una tercera parte,
y así sucesivamente.
Cuando una pestaña ocupa la primera parte del borde izquierdo, al estar la persona
frente a la gaveta del archivador, se dice que está en primera posición; a la tercera o
cuarta pestaña, a partir de la izquierda, se le llama posición central; a la quinta pes-

18 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
 I J·L

I G-1 '
I 0-F ' -
1
A-C '

-
A

Pestañas de la primera a la cuarta Guía alfabética para estantería abierta

posicrones. con pestaña metálica

Guía con pestaña lateral para archivero abierto Guía con pestaña metálica

Figura 2.16. Diferentes tipos de pestañas.

taña se le dice quinta posición, y así hasta completar la séptima posición, que es lo
usual en el archivador de tres o cuatro gavetas.
Las guías están en posición escalonada cuando sus pestañas se leen de izquierda
a derecha (véase figura 2.17).

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HIJOS S.A,
1
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Guías escalonadas en corte de un quinto Guía en corte de un tercio, posición

con encabezamientos sencillos central

VéleZ Esther

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Guías escalonadas en corte de un

Primera posición, corte de un quinto tercio, con encabezamientos dobles

Figura 2. 1 7. Guías de diferentes posiciones con encabezamientos sencillos y dobles

GUÍAS 19

•
 TÍTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUÍAS
Se les llaman así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las
guías. Algunas pestañas de guías tienen los encabezamientos impresos directamente
sobre ellas. Otras, como ya se mencionó, son de tipo soporte, de metal o de plástico,
dentro de las que se pueden introducir pequeñas tiras de cartulina sobre las que se impri-
me el título o encabezamiento.
Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los de los marbetes
de las gavetas; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez. Los
simples indican dónde comienza cada sección. Los documentos que se van a archivar
después de un encabezamiento simple son los que comienzan con el título indicado en
la guía hasta el encabezamiento de la siguiente, pero sin incluirlo. El empleo de enca­
bezamientos simples en las guías permite unafácil expansión de los sistemas de ar­
chivo, debido a que las guías secundarias o adicionales pueden ser introducidas donde
se necesite una subdivisión.
La ventaja de los encabezamientos dobles es que muestran la extensión total de la
sección que ocupa la guía (véase figura 2.18).

a) Encabezamiento simple b) Encabezamiento doble

Figura 2.18. Tipos de encabezamiento.

CARPETAS PARA ARCHIVO

'
Estas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspon-
dencia activa.
Para documentos voluminosos o pesados, se deberán utilizar carpetas de fibra o
de cartón con expansión de tela en el fondo.

20 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
 Algunas carpetas están acanaladas a lo largo del fondo de la hoja delantera con el
fín de que puedan ensancharse a medida que aumenta el número de documentos; para
ello, deberá hacerse un nuevo pliegue a lo largo de una de las canales, cada vez que sea
necesario. Esto, aplanará el fondo y permitirá que todos los documentos permanezcan
verticales sobre los bordes. Pero de acuerdo con la siguiente ilustración se observa que
hay una forma correcta y otra incorrecta de colocar los documentos dentro de carpetas
o folders de este tipo, que son los más usuales en nuestro país (véase figura 2.19).

Correcto

25 hojas 100 hojas Más de 100 hojas

(primera abertura rota) (máxima capacidad) (se requiere nueva carpeta)

Incorrecto

Figura 2.19. Conformación de carpetas o folders con documentos colocados en forma

correcta e incorrecta.

Hay otros tipos de carpetas que están diseñadas para necesidades especiales, como:

• Bolsas para archivo, que se utilizan para materiales voluminosos (véase fi-
gura 2.20).
' • Para registros médicos y registros de personal, se emplean con más frecuencia las
carpetas que tienen separadores dentro de ellas (véase figura 2.21 ).
• Para archivadores de estantería abierta, las cejillas de las carpetas están al costado,
como en las guías, en vez de en la parte superior (véase figura 2.22).
• Las carpetas colgantes se sostienen por sus bordes superiores por medio de un
armazón metálico dentro de la gaveta; las carpetas no descansan sobre el fondo
de la gaveta. Estas carpetas facilitan el almacenamiento y extracción de los do-
cumentos (véase figura 2.23).

Las carpetas para archivo, cuando contienen correspondencia, se llaman expe-

dientes y, como ya se mencionó, se guardan dentro de las gavetas de los archivadores.

CARPETAS PARA ARCHIVO 21

•
 '

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Figura 2.20. Bolsas de archivo 1

para materiales voluminosos
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Figura 2.21. Carpetas con separadores

para registros médicos

'

Figura 2.22. Otro tipo de archivo. Figura 2.23. Archivo con carpetas
colgantes índice alfabético.
1
22 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
 Como la mayoría de las carpetas están hechas de cartulina, se doblan de tal modo
r que todo el borde superior (pestaña o cejilla corrida) o parte de él~ se extiende en la parte
trasera por encima de la parte delantera. Esta cejilla o pestaña que se proyecta del borde
, trasero de la carpeta (véase figura 2.24) proporciona sitio para el título o encabezamien-
to del expediente de acuerdo con el contenido de éste.

•
Completo Medio Un tercio
Figura 2.24. Proyección de diferentes cejillas o pestañas del borde trasero de la carpeta.

En la actualidad se utiliza equipo de procesamiento de datos de alta velocidad para

imprimir los encabezamientos sobre cintas adhesivas para archivo (véase figura 2.25).
El encabezamiento se adhiere a la pestaña o cejilla de la carpeta (véase figura 2.26) .

Figura 2.25. Tiras de impresión

continua con cintas adhesivas
para encabezamientos .
•

.. ... -·-------------

Figura 2.26. Cintas adhesivas ya impresas,

colocadas en cejilla de carpetas.

CARPETAS PARA ARCIDVO 23

•
 PREPARACIÓN DE TÍTULOS PARA EXPEDIENTES
Las cintas de papel engomado para los títulos de los expedientes, conocidas como
membretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos continuos.
Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulación de
expedientes:

l. Se empieza a mecanografiar el encabezamiento en el tercer espacio del borde

izquierdo del membrete.
El título debe empezar en el mismo lugar en todos los expedientes y el
membrete debe ser colocado en el mismo lugar en cada pestaña o cejilla. De
esta manera todas las primeras palabras de las cejillas quedarán en línea recta
cuando se coloquen dentro de la gaveta del archivador. Esto facilita la lectura
(mayor visibilidad), permite encontrar sin dificultad los nombres (localiza­
ción) y mejora la apariencia dentro de la gaveta (véase figura 2.27).
2. Las palabras del título deben escribirse a máquina y en el orden de la clasifica-
ción de acuerdo con el sistema adoptado.
3. En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del título se escribe con
mayúscula compacta.
4. Si el título es doble, es decir, si tiene más de una línea, se prefiere el estilo
bloque.

Correa, Luis

Contreras, Ma.

Cervantes. Mario

Castellanos. José

Casillas. Gerardo

Cardoso. Ana

Figura 2.27. Alineación de encabezamiento en las carpetas.

24 CAPÍTULO 2. EQIBPO Y MATERIALES

•
 Artelec, S.A. Encabezamiento
~---+---\-· alfabético
..........~~~~~~~~~~~~,..,.,
Eléctrica, S.A. ¡era.)
Encabezamiento
Iepic. Nay. geográfico

11-345-001 .--------+ Encabezamiento

' .
nurnenco
'--
Sistemas contables

Encabezamiento por asuntos

\ Figura 2.27 b. Encabezamientos.

Todo el título con mayúsculas fijas o sostenidas.

GONZÁLEZ SANCHEZ. ANfBAL

Todo el título con letra inicial mayúscula.

/
Librería Panamericana

Si el título incluye más de un renglón, la segunda línea debe sangrarse cuatro espacios,
para distinguirla de la línea superior.
Universidad Carlos Federspiel
& Co. S.A.

Figura 2.27 c. Formas diferentes de escribir los títulos o encabezamientos para las carpetas.
'

PC/GAVETAS

Encabezamientos compatibles
La introducción de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el control
de la información que, tradicionalmente, se hacía solo a través de expedientes archi-
vados dentro de gavetas.
Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de docu­
mentos tanto en gavetas como en los programas de la computadora; con ello, se
optimizará el uso del espacio y del tiempo. Por ello, es indispensable crear un sistema
de archivo compatible entre ambos sistemas (el de gavetas y el de archivos en la
computadora). ¿Qué significa esto? Un archivo compatible es aquél en el que los
documentos dentro de la computadora y los de las gavetas guardan el mismo orden
entre sí. Por esto debes conocer el concepto: archivo electrónico, que es la informa­
ción que se deposita en un banco de datos de una computadora . o en la memoria de un

PCIGAVETAS 25

•
 procesador de tnformacián', En un sistema automatizado pueden utilizarse medios
internos o externos para archivar, localizar y controlar la información.
Los medios internos se refieren al empleo de la memoria interna de la computadora
o del procesador de palabras para depositar y guardar información. La memoria es la
capacidad del sistema para retener datos y formar una base de datos.
La memoria interna se utiliza por lo general para retener temporalmente informa-
ción o datos. Cuando se desea la retención permanente, los datos se transfieren a
medios externos, como los disquetes. A la información que se guarda en la memoria
de la computadora se le asigna un nombre al captarse la información. Cuando este
índice de archivos se trae a la pantalla, estos nombres o títulos permiten, al que busca,
determinar dónde está archivada la información. Para lograrlo, es necesario conocer el
modo de "etiquetar" documentos en la computadora, para hacerlo de la misma forma
en la gaveta.

Deberán corresponder:
•
DIRECTORIOS DE LA GUIAS DE LAS GAVETAS
COMPUTADORA

NOMBRES DE LOS ENCABEZAMIENTOS

DOCUMENTOS DE LOS EXPEDIENTES

Algunos usuarios de la computadora ignoran la capacidad de los programas para

elaborar directorios y subdirectorios. El directorio será nuestra primera división en la
clasificación.

¿Cómo organizar esta estructura en la computadora?

El primer paso será que tú, como usuario, decidas cómo organizar la información. El
segundo paso consistirá en crear esa estructura en la computadora. Para ello, se po-
drán utilizar el sistema operativo DOS, Windows o cualquier otro programa utilitario.
El sistema operativo DOS puede ser muy apropiado para crear esta estructura, al
hacer uso de los comandos de cómo crear, borrar y entrar a los directorios.
Lo más importante es que entiendas y establezcas esa relación de expediente­
directorio, porque en cualquier aplicación que trabajes, siempre encontrarás una op-
ción que te permita crear nuevos directorios o borrar los no deseados.
A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre
lógico, para ser almacenados. Tal vez hemos tenido la experiencia de ver en una
computadora archivos cuyos nombres son: carta, Alicia, Juan2. Estos nombres no
son apropiados, porque no hacen referencia al contenido o naturaleza del documento.
Si a los archivos se les asigna nombres lógicos y apropiados, será más fácil y rápida su
localización.
Ejemplo:
En la guía de la gaveta PROVEEDORES
En la computadora PROV

'Castro y otros. Administración de documentos. Recurso de información. Glenview, Illinois: Scott,

Foresman and Company, 1989, página 655.

26 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
 Dependiendo del programa y el sistema operativo se pueden armar directorios con
nombres que pueden ir de dos a ocho letras.

Forma de archivar en la
computadora:

C: WP/PROV/KODAK/PRS

En la gaveta del archivador

•
r

/
KODAK Presupuestos \
/ PROVEEDORES
,

Hay varios sistemas en los que podemos darle a la computadora un nuevo nombre
y esa "abrirá" un directorio bajo éste. .
Con la guía de PROVEEDORES, podremos abrir varios expedientes con los
nombres de las diferentes compañías con las que trabajamos. Los documentos que
recibimos de nuestros clientes o proveedores deberán ser archivados en las gavetas.
Los que salen de nuestra oficina podrán archivarse en disquetes.
Se insiste: para hacer que coincidan nuestros archivos deberemos dar a nuestros
documentos en computadora el mismo nombre y el mismo orden que los que están en
las gavetas y viceversa.
El archivo dentro de la memoria de la computadora o del procesador de palabras tiene
una capacidad limitada, por lo que se usa primordialmente para guardar información tem-
poralmente. Para archivo a largo plazo la información se debe transferir de la memoria
interna de la computadora, a un medio de archivo externo.
La memoria permanente de la computadora ­disco duro­ sólo debe ser utilizada
para mantener almacenados todos los archivos de los diferentes programas.
Los archivos generados por el usuario deben guardarse en discos flexibles (3.5"
high density diskettes, su nombre en inglés; disquetes 3.5" alta densidad, su nombre
en español).
Para localizar la información es necesario realizar la impresión de la estructura de
los archivos, una vez definida y creada de acuerdo con las necesidades propias de la
oficina. Esto cobra significado si mantenemos el principio de que los archivos en
cualquier oficina deben ser claros y accesibles, además de poder ser consultados por
otros usuarios, en caso necesario. ·
Como se mencionó anteriormente, si requieres almacenar los archivos en forma
permanente, se hace uso de los disquetes. Si en un mismo disco se almacena informa-
ción variada, se deben crear directorios, al igual que como se hace en el disco duro.
Los disquetes se guardan dentro de disqueteras y, por lo tanto, se localizan en forma
manual: por esta razón, deben rotularse correctamente, para indicar su contenido, al
igual que se rotula una carpeta para archivar. Asimismo, el equipo en que se guardan
•
debe rotularse como se rotula el marbete de la gaveta del archivador. La información se
podrá localizar rápidamente si se cumple con estas normas.

PC/GAVETAS 27

•
 TARJETEROS Y FUNCIÓN DE LAS TARJETAS
Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son creadas, almacenadas y
utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos.

Ejemplos de tarjeteros de registro. •

a) Los archivos de directorios.
b) Registros de inventario.
-
c) Cuentas de clientes.

Los tarjeteros se utilizan como índice o catálogos auxiliares para los sistemas de
archivo de correspondencia y también como registros independientes.
A un conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se le llama tarjetero
y tiene varias ventajas, como son:
...
l. La información puede ser intercalada fácilmente al preparar una nueva tarjeta.
2. Se puede suprimir rápidamente información al destruir una tarjeta obsoleta.
3. Se puede ordenar la información como sigue: bajo el sistema alfabético, geo-
gráfico, numérico o por asuntos.
4. Varias personas pueden consultar simultáneamente un grupo de tarjetas.
5. Todas estas tarjetas pueden ser colocadas en determinadas máquinas de ofici-
na para procesarlas, poner información, ser distribuidas, etcétera.

Para el uso de tarjetas debemos tener presente lo siguiente:

a) La tarjeta se va a guardar como registro permanente.

b) El registro va a ser consultado.
c) La tarjeta va a tener una cubierta transparente para su protección.
d) La tarjeta se utiliza para conformar un catálogo auxiliar.
e) La tarjeta puede también ser utilizada para clasificar artículos por su color.

Una tarjeta que va a ser guardada, que va a ser consultada con frecuencia, que no
va a tener protector, deberá ser gruesa y de muy buena calidad.
Las tarjetas que proporcionan referencias se denominan tarjetas índice, como por
ejemplo, el archivo de direcciones de una asistente ejecutiva.
Las tarjetas en las cuales se está registrando información continuamente se lla-
man tarjetas de asiento; por ejemplo, las tarjetas para registro de inventario.

CÉDULAS DE CATALOGACIÓN
Como lo analizaremos posteriormente, todos los sistemas indirectos requieren de ín-
dices o catálogos para su uso eficiente, por lo que es importante saber que la cataloga­
ción es la parte de la archivonomía que tiene por objeto fijar reglas y señalar el proce-
dimiento para la integración y manejo de los catálogos.
Los catálogos son los medios de localización de los expedientes en esta clase de
sistemas; es la enumeración de nombres de personas físicas y morales, la descripción

28 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas
numéricamente o alfabéticamente.
Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cédulas de ca­
talogación y a los datos que se anotan, asientos en cédulas (véase figura 2.28).
Contienen:

•Fórmula clasificadora.
• Encabezamiento.
• Síntesis o extracto.
• Fecha de inicio del asunto.

encabezamiento fórmula clasificadora

PÉREZ MOLINA Edgar 345. 05

Expediente personal

05-1991

fecha de inicio de asunto Síntesis

Figura 2.28. Cédula de catalogación para ordenación numérica.

Ejemplo para ordenarse alfabéticamente:

p

PÉREZ MOLINA Edgar

Expediente personal

05-1991

Figura 2.29. Cédula de catalogación para ordenación alfabética.

TIPOS DE TARJETEROS
Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se
sostienen verticalmente en las gavetas, como la correspondencia; en los segundos la
información que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas.
Cualquiera de los dos tipos pueden ser ordenados bajo los mismos lineamientos que
los sistemas.

Tarjeteros verticales
Cada tarjeta es un registro individual que contiene información. Están organizadas en
gavetas o en archivadores abiertos con pestañas guías para agilizar la búsqueda.

TIPOS DE TARJETEROS 29

•
 El tamaño de la tarjeta dependerá de la cantidad de información que se va a colo-
car en ella.
Para agilizar la localización de las tarjetas en los tarjeteros verticales debe colo-
carse una guía cada 25 tarjetas; en algunos además de las guías, cada tarjeta tiene su
propia pestaña, la cual está numerada para facilitar la rapidez en la localización (véase
figura 2.30).
Cuando las tarjetas se preparan para guardarlas, el título debe ser escrito a máqui-
na en la segunda línea desde el borde superior. El resto de la información clave deberá
estar tan cerca del título como sea posible, de tal manera que la tarjeta pueda leerse sin
necesidad de sacarla.

Tarjeteros verticales con guías alfabéticas.

Figura 2.30. Ejemplos de tarjeteros verticales

Tarjeteros visibles
Todos estos tipos tienen una característica importante: la información se encuentra en
el nivel sobresaliente y se puede ver sin necesidad de tocar la tarjeta cuando está
archivada. Los archivos visibles se utilizan cuando es esencial que la información sea
localizada de inmediato.
En este tipo de tarjeteros no se utilizan guías, debido a que cada tarjeta actúa
•
como su propia• guia.

30 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
 Hay gran variedad de tarjeteros visibles, como:

a) Soportes verticales.
b) Tubos abiertos.
e) Ruedas giratorias.
d) Libros visibles de hojas sueltas.
•
Los soportes verticales se utilizan para consultar rápidamente números de códi-
gos, nombres y números telefónicos. Los tubos abiertos son excelentes para registros
en que se abonan pagos por computadora. Las ruedas giratorias proporcionan refe-
rencia rápida para información de créditos, y los libros visibles de hojas sueltas debi-
do a que son portátiles, proporcionan una referencia rápida a vendedores y agentes
viajeros (véanse figuras 2.31 y 2.32).

r
•
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Figura 2.32. Libros
--- --- -- ---- visibles de hojas

--- --- sueltas .. portátil.

Figura 2.31 . --- ---- -- --- Proporciona

referencia rápida a
Tarjeteros visibles de •
- - . ..
"
-. .
•
-- vendedores y
soportes verticales. agentes viajeros.

MECANOGRAFIADO DE TARJETAS
Se debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo. Así, la
información queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia
uniforme y profesional.
Para mecanografiar los nombres en las tarjetas se debe recordar:

En los nombres de personas debe hacerse la transposición correcta, como lo estu-

diaremos en el capítulo 4, es decir, iniciar con el apellido paterno. Por ejemplo: el
nombre de Juan M. Ortiz Zepeda se escribe: Ortiz Zepeda, Juan. También puede
escribirse todo con mayúscula compacta: ORTIZ ZEPEDA, JUAN.

RECOMENDACIÓN

Maestro, facilitador o instructor

Como este capítulo es más extenso que el anterior, es probable que se considere que
contiene demasiada información para reunirla en una sola evaluación, por lo que se
sugiere que el capítulo se maneje en dos o tres partes, de acuerdo con el programa y la
dinámica propia del grupo.

RECOMENDACIÓN 31

•
 También es muy importante que se les pueda mostrar físicamente a los alumnos
el equipo y materiales específicos a los que se hace referencia. Tal vez esto pueda
hacerse con el apoyo de algún negocio o comercio donde vendan este equipo o, quizá,
en la propia oficina de la escuela.
Además, es necesario que lo anterior se realice con grupos de ocho alumnos,
como máximo, para que su aprendizaje sea efectivo.
•

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario (primera opción)

l. ¿Cuáles son las tres características para que un sistema de archivo tenga efec-
tividad?
2. Describe los rótulos para gavetas de archiveros.
3. ¿Cuáles son los objetivos de las guías dentro de las gavetas?
4. Define lo que significa en archivonomía el término "pestaña".

Cuestionario (segunda opción)

l. Describe la ventaja de los encabezamientos dobles sobre los simples.
2. ¿Qué nombre se le da a cada carpeta cuando ya contiene documentos?
3. ¿Por qué no se debe llenar en demasía un expediente?
4. ¿Cuál es el nombre técnico de la cinta engomada y rotulada que se les pone a las
carpetas?
5. ¿Cuáles son los tres beneficios que se obtienen con una rotulación adecuada de los
expedientes?
6. ¿Qué beneficios representa para una oficina la creación de un sistema de archivo
compatible?
7. ¿Qué nombre se le da al conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas?
8. ¿Cómo se les denomina a las tarjetas que proporcionan referencias?

ESTUDIO DE CASOS1
l. Julio Martínez,jefe de taller de la Compañía Pardo, Herramientas y Troqueles,
coloca documentos en archivo de espigón. Otras personas que deben utilizar
esos documentos se quejan de que son difíciles de consultar y muchas veces se
destruye la información. Julio dice que es necesario manejar los documentos
en esta forma para evitar que el viento los haga volar.
¿Qué sugieren ustedes que se haga?¿ Qué equipo es conveniente para con-
trolar esta situación?
2. El señor Romero Cárdenas es propietario de una pequeña ferretería que vende
artículos a crédito y al contado. No tiene archivador, pero mantiene todos los
documentos en los cajones de su escritorio. Tampoco utiliza carpetas sino que
asegura los documentos con sujetapapeles ("clipes").
'Véase la sección "Nota adicional".

32 CAPÍTULO 2. EQUIPO Y MATERIALES

•
 ¿Cómo organizarían la correspondencia si entrara alguno de ustedes a tra-
bajar a esta compañía? ¿Qué razones le darían al señor-Cárdenas para conven-
cerlo de las ventajas de un archivo organizado? ¿Podrían aprovechar los mis-
mos cajones del escritorio del señor Cárdenas?
3. Veinte alumnos reciben 2 000 tarjetas con nombres de estudiantes para colo-
carlas en orden alfabético.
¿Cómo las organizarían ustedes para que el trabajo se realizara en un tiempo
mínimo? •

ESTUDIO DE CASOS 33

•
 EJO DE lA
CO SPONDENCIA
,
YCONFO CION
DE EXPEDIENTES
>.
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•, ········
............
...... •,•,•,•

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. ~ m~~ru
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De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organización de la ~@. {~;¡;~
··:-:-::·······
correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le ~~:~:~~~1~m~
da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codifi-
car, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.
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La correspondencia escrita es la piedra angular de la comunicación en los nego-

cios. La cantidad de correspondencia enviada y recibida varía de acuerdo con el
tamaño de la empresa y la clase de sus negocios.
Sin embargo, en todas las empresas es importante que la correspondencia, y otro docu-
mentos, se manejen de tal manera que puedan ser consultados rápidamente.

DEFINICIÓN DE CORRESPONDENCIA
'
Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna.
Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.
Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías ex-
ternas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o
fotocopia del original.
Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella corres-
pondencia entre departamentos de la misma empresa.

ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
¿En qué forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utiliza-
dos dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico está interesado
principalmente en la información sobre sus pacientes; por lo tanto, los títulos serán los
nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados juntos.

35

•
 Sin embargo, un agente de compras, estará interesado primordialmente en los
artículos que compra. Es probable que emplee un sistema por asunto. Los títulos
serán los nombres de los productos y todos los documentos que pertenezcan a un
artículo serán conservados juntos.

RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de co-
rreo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los depar-
tamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se
entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y
lo leen, excepto aquellos sobres marcados con "confidencial" o "personal".
Además, en lo que se refiere a la correspondencia, las asistentes o secretarias
deben:

• Sellarla y registrarla.
• Leerla y verificar que sea para la oficina.
• Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender su jefe.
• Contestar y mecanografiar la que nosotros atendemos.
• Sintetizar la información de la otra.
<Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen.
• Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
• Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firma.
• Separar y repartir las copias; o sacarlas.
•Colocar la copia eri "pendientes", para su seguimiento.
• Elaborar un acuse de recibo, si es necesario.
• Archivar la copia.

Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben

ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar a
quién se le debe entregar la correspondencia.
Quien quiera que sea la persona que abra el correo, .debe revisar en primer lugar
que haya dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe ésta, el sobre con
la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre
el correo debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida. Una razón
importante para registrar éstas es proporcionar un control interno de la corresponden­
cia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan máquinas automatizadas
para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeñas se utiliza el sello
fechador manual.
Después de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de
la fecha, procede a:

l. Registrarla
2. Colocarla en su bandeja de entrada.
3. Transferirla a su jefe, para que éste la lea, y pueda dictar una respuesta.
4. Archivar el documento, una vez cumplidos los pasos anteriores; para ello lo
marca y autoriza su archivo. Esta anotación se conoce como iniciales de auto-
rización para archivar un documento, y va en la esquina superior izquierda
(véase figura 3.1).

36 CAPÍTULO 3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

•
 Se abre la correspondencia
NACIONAL Dt 11'1 [Link], S.A.
Madero 89
Col Callro
02367 México,D.F.

10d<juli•d<· l996

[Link](e
Torre.)' Cia. S.A. de C.V. NACIONALDE lllANZAS, S.A.
Rd'cnna 120
CoLCo:uo MOO..o89
01614 México. D.F. Col Ca:tro
02167 A.féxico. D.F.
Lcnctifiqué, ~icno obetalle [Link]• rq>[Link]'~lciaíf
poct d. aivio de U\O de-.. 1.écrlicoe [Link] revieera t)ptobJeu» 1 O de julio de l 996.
cnlo• q,)tntw de h~mullcl'cifua:l d. edificio ([Link] eeu-
P~•.~ ~ (l:Wfi.C) ~retiti61u [Link] clcAir~l rcpre- Sr. Mwic [Link]
-at~ T<naiy Cia., S.A. de C.V.
La [Link]ón [Link]:u a eae prcclena ya se acordó cm }le{..,,,. 120
la Gerencia. quien requiere la prcacnación del prelll)lie'10 Col Cono
reapco.i•·o. 01614 México. D.F.
lll(.laowc U\Uc deio:tacdi(M>[Link] en que «ttaré ccn
11U prC801Cia Lendiqut, [Link] obllta't.e wetU81ff rcpctidt»inlilillcncia•
¡>Ynl el envío de mo de 8U8 lécnico• que: reo;ilsra dproblona

' .
Al r, ·~
. Loi.;bd.
en loe ~a-aoa de ttercomI1icaciá[Link] el edificio (l.)t ocu-
pmMle,halta cele di.a no eerecibió b vi•U [Link].gá.\ repre-
t<rllOOU •
La reeohrión irmeciata a e8t..t'prob1cmaya se ~«dó t«l Se pone la fecha
JcÜ,[Link] la Gerencia, qijcn rcqWett la prtflCrUtiM. del pRl!q)ueito
teí(lcdiVO.
de recepción
RocioF. El()ei"[Link]~ de Smicdilto 1-fed:ta en <[Link] ccttm-é ten
•uvrcecncia.

Rociof.

ENTRADA

La coloca en la charola para ser

archivada
......
-swr3 Le coloca sus inicia les
de autorización para
NAC!Ofü\~~~[Link],S.A.3/1
archivo
Col Ccrtro
02361 México.D.f.
Se lleva a la charola de entrada
IO<iejulio do 1996.
Sr. Mario [Link]
Tcn<0y Cíe., S.A. <le C.V.
Ráomw 120
cer Ca:uo
01614 Mlxic., D.F.
Le notifi(f.lé. que uo obit.111.e flUCf((M rq>cti<,1-il\lAllUl1ciaa
l)Ql'& el tt\VÍO deU\0 (le Q f..tQ)j_co¡ <1Jt ft\Í.ar'l'Ielpreblema
en [Link] de itc:[Link] en el edificio [Link] eco-
p8Jl10t.,batUI ~ dl3M ilte:Ctcibió la vi•ú dcali:~ repre-
•alltUe.
La [Link]<'nDncclá.a a cae problema ya ec: a.c«dó cm
Je (h.~·a1ci.-, [Link] h;pr~ÓI\ del pr~uetto
retpecli\'O.
&pero me avuJc de sunediac b fedla 01 C(\le calla'écm
$'1.1pre¡o1cia.

Al

c¡OÍnLeú>d
1 Ma:[Link]
ENTRADA SALIDA
Rocio P.

El destinatario atiende la correspondencia

Figura 3.1. Procesos de seguimiento de la correspondencia recibida.

RECEPCIÓN DELA CORRESPONDENCIA 37

•
 Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las
iniciales de autorización para ser archivadas. ·
La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de
la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta
rotulada "para archivar". Si los archivos los manejan especialistas, ella pone la co-
rrespondencia en su charola de archivo rotulada "salida".
Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importan-
tes, se descartan después de que han sido leídas y contestadas.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco eta-
pas diferentes:

l. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Distribución.
S. Archivo.

Inspección
Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las
iniciales de autorización. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autori-
zación, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido.

Clasificación
La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de do-
cumentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente
diferenciados según su tipología fundamental.
La clasificación de documentos es uno de los trabajos más importantes en una ofi-
cina, y exige el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa.
Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasifica­
ción, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase
genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una
clasificación; ésta puede hacerse con base en los siguientes criterios:

a) Por el nombre del membrete (correspondencia recibida).

b) Por el nombre de la persona o compañía a quien la carta está dirigida (copias de
correspondencia enviada).
e) Por el nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).
d) Por el nombre del documento que ha sido clasificado.
e) Por el asunto del que trata o se refiere el documento.
f) Por la fecha en que el documento se ha recibido, enviado o redactado.
g) Por el número asignado a los documentos clasificados.

A cada uno de los criterios indicados corresponde un tipo especial de ordenación.

Los más comunes son los siguientes:

38 CAPÍTULO 3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

•
 •Numérico. • Geográfico.
• Alfabético. • Por asuntos.
• Cronológico.

En el grado de exactitud de una clasificación pueden influir los siguientes

factores:
•
a) El volumen de documentos que se posee y los criterios de búsqueda que nor-
malmente se aplican.
b) El ritmo medio de incremento de la documentación.
e) La frecuencia con que se utiliza el archivo.

La correspondencia debe clasificarse bajo el encabezamiento más probable (véa-

se figura 3 .2). Cuando un documento puede solicitarse de varias formas, se deberá
hacer una referencia cruzada, que veremos en el capítulo 4.

ooo11a

,
JO ROAN .M
Puiet:U, 24 [Link]:[Link] l996. \=-UND\C.\ÓN 506
.............
0..:.-i.i•[Link]'U
NA.C.\ONF\L
[Link]. S.A. d. C V
tt.f'orwt 12IO
Co&. c-tro 11 de Diciembre de 199
01614 Mixiw, D.F.

$.lior Mil•• -o coo supetición Je informO qye SACO•

6o "' e.t• .. &• •• recibi •I ,;ro i-.c..M »o. • ha sido cliente~ [Link] banco durtntc. k>I
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Mi_.. Z..W••y M-'zib" de z.c..[Link], ll'ue~ poi" 1nna diñruta en d territorio dd esttdo y w
SllS [Link] ([Link] ctuia<• mil *i.::iei. ,_,.)
i.,...ie dt MMllllb'U (llduru )ün,, S67 y l30 •
Hriedad, '°ª coostlntcmmtc reiundu por qvM:oel
t•• 270.i-ltl>y11 •OtNbr•. r!Hpldi-na. htn lenido o ticnM coa ella relacioncl c:omerct.b.
Lamento no poder proporcttlinarle cifras [Link]
.,..~I>. Al. • rcJ..ctoaMlu • nuescra.s operaciones con esta f"ttm.a
por prohibirlo Ducttrol estatuto.,

A¡p.
C.P. ·~
a.-ta • [Link]&d J. R.

C.P. Agustín Peimben

Figura 3.2. Clasificación de la correspondencia para archivo.

Codificación
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspon-
dencia recibe el nombre de codificar (véase figura 3.3). Existen tres métodos comu-
nes de codificar la correspondencia.

a) El nombre seleccionado para clasificar se subraya, de preferencia con lápiz

.
rOJO.
b) Si el encabezamiento bajo el cuál deba archivarse la correspondencia no se
menciona en el cuerpo del mensaje, o no aparece en parte alguna del documen-
to, se debe escribir en la esquina superior derecha.
e) Si es necesario hacer una referencia cruzada de la correspondencia, el encabe-
zamiento seleccionado se debe subrayar o escribir y, además, se debe colocar
una X al final de la línea para indicar que es una referencia.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO 39

•
 .....

Figura 3.3. Carta con

codificación en el destinatario
y en la esquina superior derecha.
)~~;:::··

Distri bue ión

En el procedimiento general para archivar encontramos que la cuarta operación es
distribuir. Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el •
grupo de una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación
preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores, que se fabrican en distin-
tos tamaños, modelos y materiales y sus usos son diversos; como por ejemplo: para
organizar tarjetas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios, etcétera. Observa
los ejemplos que aparecen en la figura 3.4.

Figura 3.4. Diferentes tipos de clasificadores de documentos.

40 CAPÍTULO 3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

•
Archivo
El último paso en el procedimiento de archivo es la colocación de los documentos en
los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.
A continuación indicamos, paso a paso, las instrucciónes para guardar documen-
tos en un expediente, así como el expediente mismo (véase figura 3.5).
•
l. Abrir la gaveta del archivador rotulada con el encabezamiento adecuado (a).
2. Utilizar los encabezamientos de las guías para localizar y encontrar el expe-
diente que lleva el título bajo el cual debe ser guardada la correspondencia (b).
3. Sacar el expediente y dejarlo descansar sobre el borde de la gaveta cerca del
sitio de donde se extrajo (e).
4. Asegurarse de que se ha extraido el expediente buscado. Comparar el encabe-
zamiento del documento con el del expediente (d).

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a b e

d e

Figura 3.5. Procedimiento para colocar documentos

f en los expedientes y archivarlos en las gavetas.

PASOS EN EL PROCEDIMIEN,TO DE ARCHIVO 41

•
 5. Colocar el documento cuidadosamente en el expediente con el título hacia la
izquierda cuando se esté frente al archivador, de tal manera que el lado izquier-
do del documento descanse sobre el fondo del expediente. Recordar que un
expediente demasiado lleno provoca que el contenido resbale hacia arriba (e).
6. Colocar el expediente en su sitio, de tal manera que descanse sobre el fondo de
la gaveta con sus dos lados en posición vertical y con su encabezamiento ple-
namente visible (f). ·

CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES
También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los docu-
mentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos ·
generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y
ordenados: ¡i...

• En cada expediente no deben guardarse más de 100 documentos.

• El material siempre debe mantenerse ordenado y bien colocado dentro de los
expedientes para evitar que los bordes se deterioren.
• No se debe utilizar sujetapapeles ("clipes"), ganchos o alfileres para sujetar
los documentos.
• Al retirar un expediente de la gaveta se debe asir por la parte media y no por la
cejilla.
• Los documentos rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes
de guardarlos en el expediente.
• Si los documentos son de un tamaño menor al usual, se deben pegar en un papel
tamaño carta, cuidando de que no quede oculto ningún contenido del documento.

ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR
• Solicitar a cinco familiares o conocidos que trabajen en oficinas, que te propor-
cionen una copia de alguna carta que no sea confidencial o personal.
• Llevarlas al salón de clase, reunirse con dos o tres compañeros para que puedan
practicar los tres primeros pasos del procedimientos de archivo:
Inspección, clasificación (determine por lo menos tres pasos diferentes),
codificación.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. Menciona la diferencia que existe entre correspondencia enviada, recibida e interna.
2. Enumera cinco ejemplos de correspondencia que podrían ser eliminados en vez
de archivarlos.
3. ¿Por qué es importante saber cuándo fue recibida la correspondencia?
4. ¿Cuál es el objetivo de las iniciales de autorización para archivar?

42 CAPÍTULO 3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

•
 5. Menciona los pasos para el archivo de la correspondencia.
6. ¿Qué factores pueden influir en la exactitud de una clasificación?
7. ¿Qué significa codificar?
8. ¿En qué consiste el cuarto paso del procedimiento de archivo, denominado distri-
bución?
9. ¿Cuándo se debe hacer y marcar una referencia cruzada en un documento?
10. Menciona dos conceptos importantes para la conformación de un expediente. •

ESTUDIO DE CASOS1
\

l. Elena Llamas trabaja en el Departamento de archivo, el cual tiene sus gabine-

tes a lo largo de una pared de 16 metros. El gabinete que contiene la A está a la
izquierda y el de la Za la derecha. Su escritorio está cerca del archivador de la
A. Debido a que solamente tiene cuatro cartas para archivar, ella decide no
distribuirlas. Las cartas están en este orden: una de Juan Zimarrón está enci-
ma, la siguiente es Pedro Adams, luego viene una de Zenith Cajas y Compa-
ñía, y la última, del fondo, es de Alianza Camionera, S. A.
Si ella hubiera distribuido estos documentos, ¿cuál hubiera sido la orde-
nación?, ¿aproximadamente cuántas caminadas se hubieran eliminado?
2. Enrique Abeláez decide eliminar la codificación y prosigue directamente de la
'
clasificación a la distribución. El cree que esto le ahorra tiempo al archivar.
¿Están ustedes de acuerdo? ¿Por qué, sí? ¿Por qué, no?

'Véase la sección "Nota adicional".

ESTUDIO DE CASOS 43

•
 '

,
LAS, DE CLASIFICACION
ETICA
:;.,

En archivonomía,para cumplir con la finalidadde localizar con rapidez expedientes .·.1111111111

' y documentos, es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento : :••::••
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'•' '•'•'•'•'•'•'•

Los documentos se identifican por sus Títulos. Este capítulo presenta las reglas para
determinar los títulos correctos con que se rotularán las carpetas que posteriormente
se llamarán expedientes y cómo rotular algunas de las guías secundarias o auxiliares,
para archivar alfabéticamente los documentos.
Las reglas para clasificar utilizan dos términos con los que nos debemos familia-
rizar: alfabetizar y unidad. .
Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus
letras. Ejemplo:
•
• López.
•Pardo.
•Vega.

Colocados en secuencia alfabética, también están: Pardo, Pérez y Prieto, sólo que
en estos nombres estamos fijándonos en la secuencia de la segunda letra.
Los apellidos Roca, Rojas y Romero están ordenados en secuencia alfabética co-
rrecta, y aunque la segunda letra de todos es igual, ahora debemos fijar nuestra aten-
ción en la tercera letra.
Es importante poder ordenar las diferentes palabras de un título por medio de
unidades.
Unidad se denomina cada palabra que forma parte de un título: inicial, abrevia-
tura, letra separada.
El nombre Ricardo T. Suárez contiene tres unidades:
(1) Ricardo (2) T. (3) Suárez.
Para hacer más comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes
grupos:

l. Nombres de personas.
2. Nombres de compañías, instituciones, sociedades.
3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

45

•
 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE INDIVIDUOS
l. Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada
nombre, letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la
primera unidad es idéntica a la otra. Las terceras unidades se consideran solamente
cuando tanto las primeras como las segundas son idénticas, y así sucesivamente.
2. El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

Nombre de pila Apellidos

Luis Alberto Domínguez C.
Luz del Carmen González Medellín
Alma Delia Pérez Soto
María Rosa Rojas E.

Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los

apellidos y luego los nombres de pila, separándolos con una coma; a esto se le
llama transposición.
Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo:
Aparte del apellido o apellidos principales, las demás unidades pueden estar repre-
sentadas por una abreviatura o una inicial.
Nombre Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4
' '
L. M. Angulo Angulo, L. M.
José C. Cedeño Suárez Cedeño Suárez, José c.
Rocío Garay D. Garay D., Rocío

Leticia Ma. Angulo ( Angulo, Leticia Ma.

~-
Esther Ma. Baca ( Baca, Esther Ma.
~-
Pedro Cadena Ortiz ( Cadena Ortiz, Pedro
~-
Sonia Haydee Díaz M. ( Dfaz M., Sonia Haydee
~-
3. Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila.

José L. Martínez Adame ( Martínez Adame, José L.

Luis A. Corona R. ( Corona R., Luis A.

Rocío V Jiménez Zea ( Jiménez Zea, Rocío V

4. Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servirá de

base para ordenar.

Guadalupe Ma. Corona D. (Corona D., Guadalupe Ma. ~--

Hilda Corona Díaz (Corona Dfaz, Hilda ~---

Manuela Corona Ramos ( Corona Ramos, Manuela ~---

46 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

•
 5. Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de los, de las, etc., se
principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparez-
can en mayúsculas.

Ma. del Carmen de la Peña

(Peña. Ma. del Carmen de la ~-- •

Angeles de los Monteros R.

(Monteros R., Angeles de los ~--

Luis del Río Cárdenas

f Río Cárdenas. Luis del ~--

Andrés de la O Soto

( O Soto. Andrés de la ~--

Lourdes de la Vega Domínguez

(Vega Domínguez, Lourdes de la ~---

6. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre diferente nos
servirá de clave para ordenar.

Pedro A. Cedeño ( Cedeño, Pedro A.

Pedro J. Cedeño ( Cedeño, Pedro J.

Pedro Cedeño Rojas ( Cedeño Rojas, Pedro

6a. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que co-
mienza con la misma letra de esa inicial.
Unidades
Nombres Primera Segunda Tercera
M. E. Cedeño Cedeño, M. E.
M. Eisa Cedeño Cedeño. M. Eisa
María E. Cedeño Cedeño. María E.
María Eugenia Cedeño Cedeño, Maria Eugenia

6b. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual.
Unidades
Nombres Primera Segunda Tercera
José Amad Amad, José
'
Angel Amado
r
Amado, Angel
Raúl F Amador Amador: Raúl F
Julia R. Franco Franco. Julia R.
Julián N. Franco Franco. Julián N.
Juliana Z. Franco Franco, Juliana Z.

REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE INDIVIDUOS 47

•
•

7. Si el nombre propio tiene, además, la abreviatura de su profesión, grado militar o

eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), se escribe esta abreviatura des-
pués de la inversión correcta y entre paréntesis, ejemplos:

Lic. Manuel Romero Gómez (Romero Gómez, Manuel (Lic.) ~---

Gral. Manuel Avila (arnacho ( Avila Camacho, Manuel ¡Gral.) ~---

•

lng. Pedro Moreno Arias (Moreno Arias, Pedro (lng.) ~--

Roberto Gómez, Hijo ( Gómez, Roberto (Hijo) ~--
Roberto Gómez, Padre ( Górnez. Roberto (Padre)
~--
8. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der,
Fitz, D', Da, O', se hace la inversión a partir de dicho vocablo. Ejemplos:

Albert Fitz Maurice Kelly ( Fitz Maurice Kelly, Albert ~---

Joseph R. D'Amil ( D'Amil, Joseph R. ~---

Jorge O'Neill del Cid ( O'Neill del Cid, Jorge ~---

9. En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda está compues-
to por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de
lapa/abra viuda (Vda.), y por último el apellido del esposo.
Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de sol­
tera, porque éste es el que legalmente se reconoce. Sólo en caso de que el apellido
de soltera esté indicado con una letra, se tomará en cuenta el apellido del esposo.

Lourdes de Silva viuda de Domínguez

Silva viuda de Domínguez, Lourdes de

Aurora Carrillo de De los Monteros

(carrillo de De los Monteros, Aurora ~--

Zuly Pérez Vda. de Corona

(Pérez Vda. de Corona, Zuly ~-

Esther Ma. A. de Solís

fsolís, Esther Ma. A. de

~--
Esperanza V de Treviño

(Treviño, Esperanza V de
~--
Oiga Ma. Vda. de Zazueta

(zazueta, Oiga Ma. Vda. de

~--
48 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

•
 10. Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces
la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territo-
rio o país; calle o avenida y número de casa o edificio. Los números se consideran
en estricto orden numérico consecutivo. Ejemplos:

Pedro Ríos Aívarez ( Ríos Alvarez, Pedro (Morelia]

Calle Olivares 23
Morelia, Mich.

'
Pedro R1os Al' varez (Ríos Alvarez, Pedro (Pátzcuaro) ~---
Medellín 43
Pátzcuaro, Mich.

Pedro Ríos Alvarez

Oasis 489
( Ríos Alvarez, Pedro (Zamora) ~
--
Zamora, Mich.

REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS

Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera dis-
tinta a como están archivados. Para facilitar la localización de los mismos se reco-
mienda establecer referencias, esto es, ordenar el nombre de la persona de manera
diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.
Esta referencia se hace en tarjeta y formará parte de un índice o catálogo auxiliar.
l. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cuál podría ser
solicitado el documento.
2. Escribir la palabra "Véase" en la siguiente línea.
3. Al lado, escribir el nombre bajo el cuál están archivados los documentos.
4. Marcar una X en el extremo superior derecho.
Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos, tí-
tulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse con un
nombre de pila.
Ejemplo: Monseñor Alfredo Muñoz
Sor Consuelo Vega
Se archiva Referencia

( Muñoz, Alfredo ¡Monseñor!\__ _ Monseñor Muñoz X

Véase:

Muñoz, Alfredo (Monseñor)

( Vega, Consuelo (Sor)

~- Sor Consuelo

Véase:
X

Vega, Consuelo (Sor]

REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS 49

•
 Ejemplos: Ana Quintero de Olmedo
Ma. Guadalupe Esquive! de Acosta
Se archiva Referencia

( Quintero de Olmedo, An~-- Olmedo, Ana Quintero de X

•
Véase:

Quintero de Olmedo, Ana

(Esquive! de Acosta, Ma. Guadalupe ~---

Acosta, Ma. Guadalupe Esquive! de X

Véase:

Esquive! de Acosta, Ma. Guadalupe

Ejemplos: José Luis Antonio Medina

Dora María Felipe de Solís
Se archiva Referencia

(Antonio Medina, José Luí~-- Medina, José Luis Antonio X

Véase:

Antonio Medina, José Luís

(Felipe de Solís, Dora Mar~-- Solís, Dora María Felipe de X

Véase:

Felipe de Solís, Dora María

EJERCICIO DE PRÁCTICA
Aplicando las reglas aprendidas para la inversión o transposición de nombres, escribe
correctamente en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los títulos, coloca el número que aparece
antes de cada nombre en la esquina superior derecha y ordena las tarjetas
alfabéticamente.

50 CAPiTULO 4. REGLAS DE CLASIFfCACIÓN ALFABÉTICA

•
 ,

•
l. Carlos González Sánchez 29. Antonieta L. de Castro
2. lng. José L. Flores P. 30. Victoria Liceaga O.
3. Ana Ma. Torres E.· 31. Victoriano Liceaga M.
4. M. J. Linares 32. Gisela
,
San Miguel L.
5. José Pérez O. 33. Angeles de la Mora Esteban
6. Estela Castellanos A. 34. Rufma Walter Z.'
7. B. Estela Castellanos M. 35. Nahúm de la Garza P.
8. B. E. Castellanos 36. Hortencia Mena de Ruiz
9. Dr. Ernesto A. Olivares . 37. Antonio Colín F. .
10. Arq. Ignacio Medellín P. Reforma 345
11. Tte. Arturo de la Torre Veracruz, Ver.
12. Lic. Arturo Venegas Z. 38. Antonio Colín F.
13. Reverendo Víctor Gauthier Oriente 234
14. Mayor
,
Edgar Wilson Veracruz, Ver.
1~. Angeles Felipe Macías 39. Antonio Colín F.
16. Lourdes Felipe Oceguera López Mateos 345
17. Ricardo Felipe Ascencio Veracruz, Ver.
18. Víctor Liceaga Z. 40. Rosario Matute de Quiroz
'
19. Angel' Toscano Hemández 41. Eisa Velarde Vda. de Roque
20. Adán Torres Hernández 42. Juana Ríos Vda. de Díaz
21. Ulises Torrescano H. 43. Juan Bello, padre
22. Esteban de la fuente O. 44. Antonieta L. de Castro
23. Arturo de Choudens 45. Javier Rafael de la Rosa
24. J11an Bello, Hijo 46. Manuel T. Ríos
25. Sor Ma. Eugenia Oguendo 47. John Miller, Junior
26. Rvdo. Jaime Rivera Ponce 48. Aurora M. de Casas
27. Roberto D' Acosta 49. Juan Escutia Zea
28. EsperF de la O Garza 50. Zulma Garrido Zea

REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS,

INSTITUCIONES, COMPAÑÍAS O SOCIEDADES

Reglas generales
l. Cuando en el título aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ningu-
na alteración ni trasposición.

REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES, COMPAÑÍAS O SOCIEDADES 51

•
 '
Soilex de México, S.A.

Laboratorios Técnicos Industriales, S.A.

Electricidad, S.A.

Agrupación Tropical, S.A.

Abrasivos Especiales, S.A.

Abarrotes, S.A.

A·Z
2. Cuando el título es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y apelli-
do), se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación.
Debe hacerse tarjeta de referencia.
Ejemplos:
María B. Martínez, S. A.
Filemón Martínez Acabados

Se archiva Referencia

( Martínez, María B., S. A. ~--- María B. Martínez, S. A. X

Véase:

Martrnez, María B., S. A.

( Martínez. Filemón Acabado~--- Filernón Martínez Acabados X

Véase:

Martínez, Filemón Acabados

3. Si en el título aparecen las conjunciones y o e o el símbolo&; o bien, preposiciones

como: de, sobre, por, contra, o bien artículos como: las, el, la, etc., permanece
igual, no sufre ninguna trasposición.
Ejemplos:

(Almacén de Ropa ( Maico de México, S. A. ~~-

52 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

•
 (Casa de los Ancianos (Audífonos para Sordos

( Gómez y Iaqte. S. A. ( Ramson & Hijos

4. Si aparece un artículo al inicio del título (the en inglés y el, la, los, las en español),
o también la expresión compañía o su abreviatura (Cía. en español, Co. en inglés),
•
se coloca al final del nombre entre paréntesis.
Ejemplos:

La Suiza ( Suiza (La) ~--

La Corona, S. A. ( Corona. S. A. (La) ~--

The Start White ( Start White (The) ~--

Cía. Nacional de Fianzas ( Nacional de Fianzas (Cía.~--

5. Cuando en el título aparece una palabra genérica como: zapatería, farmacia, restorán,
restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición, siem-
pre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el núme-
ro de expedientes excede de los cinco, la palabra genérica se escribe al final del
nombre. En este caso se recomienda establecer una guía secundaria con el título de
la palabra genérica para localizar con mayor rapidez la documentación. También
se recomienda en éstos casos hacer una tarjeta de referencia.
Ejemplo:

Zapatería La Ribera
Zapatería Señorial Troya
Zapatería Troya
· Zapatería El Encanto Super Barata (La)
Zapatería La Super Barata Señorial

Rivera (La)

Encanto (El)
ZAPATERIAS

Se archiva Referencia

(Ribera (La) Zapatería La Ribera X

Véase: Zapaterías

Ribera (La)

REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES, COMPAflÍAS O SOCIEDADES 53

•
 6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o
extranjero que no sea inglés se escribe tal corno aparece y así se archiva.
Ejemplos:

La Petite France (La Petite France

11 Faro Italiano. S. A. ( La Picola Casa

La Picola Casa ( 11 Faro Italiano

7. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apóstrofo (s' o 's, posesi-
vo en inglés) permanece tal corno está la razón social.
Ejemplos:

( Boy·s Club

( Byers' Baker

( Byers Rug Cleaners

8. Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera

la dirección para decidir el orden alfabético, en la forma siguiente:
Ejemplos:
BITAL. S. A. BITAL. S. A.
Av. Juárez 1 1 6 Romero Rubio 65
Col. Centro Col. Solares
03456 México. D.F. 23456 Guadalajara. Jal.

Se archiva

BITAL, S. A.
(Banco Internacional. S. A.)
México, D. F.

BITAL. S. A.
Guadalajara, Jal.

9. Cuando una firma o institución utiliza siglas, éstas se consideran palabras escritas
completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escri-
bir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. Se deben hacer tarjetas
de referencia.
Se archiva:

CE PAL
(Comisión Económica para la América Latina)

Referencia:

Comisión Económica para la América Latina X

Véase:
Cepal

54 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

•
1 O. Cuando en el nombre de una firma o razón social aparecen dos o más letras, cada una
se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer tarjeta de referencia.

Ejemplos:

Radiodifusora XEW
Almacenes S. y R., S. A.

Se archivan:

( XEW, Radiodifusora ~--- ( S. y R., S. A., Almacenes ~--

Referencias:

Radiodifusora XEW X Almacenes S. y R., S. A. X

•
Véase: Véase:

XEW, Radiodifusora S. y R., S. A., Almacenes

REFERENCIAS NECESARIAS
EN CASOS NO MENCIONADOS
l. Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante, la que distin-
gue a ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no aparece al inicio
del nombre. ·

Se archiva: Referencia:

(Farmacia Góngora Góngora, Farmacia X

Véase:

Farmacia Góngora

(Encuadernaciones Tijuana~-- Tuuana, Encuadernaciones X

Véase:

Encuadernaciones Tíjuana

2. Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se establece

una referencia con el nombre anterior.

Nombre anterior: . Almacenes Nacionales

Nombre actual: Almacenes El Nuevo Estilo

REFERENCIAS NECESARIAS EN CASOS NO MENCIONADOS 55

•
 Se archiva: Referencia

(Almacenes El Nuevo Estil~-- Almacenes Nacionales X

Véase:

Almacenes El Nuevo Estilo

3. Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, síndico o
apoderado.

Nombre: Agencia Asociada, S. A.

Representante de: Materiales Mundiales, S. A.

Se archiva:

Agencia Asociada. S. A
(Materiales Mundiales, S. A.)

Referencia:

Materiales Mundiales, S. A. X

Véase:

Agencia Asociada. S. A.

Nombre: Viajes Tres Mares, S. A. de C. V.

Representante de: Agencias Marítimas, S. A.

Se archiva:

Viajes Tres Mares, S. A. de C. V

(Agencias Marítimas, S. A.)

Referencias:

Agencias Marítimas, S. A. X

Véase:

Viajes Tres Mares, S. A de C. V

4. Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, éstos se ordenan y

archivan como si los números estuviesen escritos con letra, y el número completo
se considera como una unidad.

Se archiva:

8th. Avenue Store 8th. Avenue Store

(Eight)

56 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASCFICACIÓN ALFABÉTICA

•
 Refresquerla 300 Refresquería 300
[trescientos¡

•
EJERCICIOS DE PRÁCTICA
A. Coloca en orden alfabético los nombres que aparecen en cada grupo:
l. Jaime Plata, S. A.
Pedro Plata y Cía.
Plastic Center, Co.
2. Dr. Jaime Samuel Rilley
The Rilley Fundation
Joseph Rilley James
3. Centro Comercial La Estrella
Centro Procesador Hilles
Sra. Patricia Estrada de Lago
4. McCann Erickson Corp.
Harold McGraw
John McGrath Reagan
5. Zapatería Santo Domingo
Sra. Gloria San Antonio de Vázquez
Farmacia San Antonio
6. Arq. Rodolfo Prado
Prof. M. A. Prado
Padre Domingo Prado
7. Brasil Exportadora, S. A.
Natalia Brasil}
Néstor Brasilia
8. Víctor Gutiérrez y Cía.
Gutiérrez y Arzuaga
G. A. Vélez
9. La Casa del Tornillo
La Casa del Plástico
Laura Lafontaine
10. Ernesto Ochoa Marín
Imprenta Ochoa y Marín
Cafetería Ochoa
B. Alfabetiza adecuadamente los nombres siguientes; marca una X .en aquellos que
necesitan referencia y posteriormente elabóralas. No olvides que esto lo debes
realizar en tarjetas con 3 x 5 pulgadas y con la transposición adecuada y cuando se
necesite. Cuando finalicen los ejercicios o parte de ellos, puedes mezclar las tar-
jetas y realizar ejercicios de localización entre compañeros.

McGraw-Hill Interamericana Editores, S. A. de C. V.

Arquitectos Constructores Albernez
Centro de Desarrollo Personal y Empresarial, S. A. de C. V.
Agencia de Viajes Bejos Internacional, S. A.

EJERCICIOS DE PRÁCTICA 57

•
 Viajes Mundo Méx., S. A. de C. V.
Creaciones y Desarrollo de Imagen, S. A.·
Consorcio Industrial y Comercial, S. A.
Distribuidora Integral de Computación, S. A. de C. V.
Centro Visual Educativo, S. A. de C. V.
Grupo Suxel Protectolada, S. A. de C. V.
Grupo TEA •
Industriales de Iztacalco, A. C.
PC Club de México, S. A.
Kraft General Foods & Co.
Servicios Integrales Rivera Abraira, S. A.
Distribuidora Alpura, S. A. de C. V.
Raconli, S. A. de C. V.
Compu-Servi México, S. A.
Juan Badillo y Cía.
El Faisán Dorado
Comerciantes Importadores Dávila
Sra. L. Albarracín
El Salón Laura Arenas
Aseguradora Mercantil, S. A.
Barrientos, S. A. representante de Cía. Importadora Barrios
Librería Dávila, S. A.
Rodolfo Barrientos, S. A. de C. V.
Jaramillo & Co.
Fernández y García, S. A.
'
Almacenes Anfora, S. A.
R. T. de Lima
Los De Lima, Co.
Empresa A CH
Arturo N. Fernández e Hijos
Bar Los Cuatro Marinos
Farmacia Unida, 5ª Avenida 960, Cali, Colombia
Farmacia Unida, 5ª Avenida 340, Cali, Colombia
UNESCO
Farmacia Unida, 5ª Avenida 2300, Cali, Colombia
Almacén AGD
Sala de Belleza Elena
Bar 5ª Avenida
Textiles La Imperial (representante de La Casa de las Telas)
Secundaria Técnica 345
CECATI 58

REGLAS PARA CLASIFICACIÓN DE INSTITUCIONES

GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS

Instituciones gubernamentales
El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos nom-
bres de algunas secretarías de estado y de dependencias importantes en la organiza-

58 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASfFICACIÓN ALFABÉTICA

•
 ción nacional y gubernamental; para saber cómo realizar la trasposición de nombres,
con base en las reglas básicas para clasificación.
Enseguida se listan algunas dependencias del gobierno federal:

• Presidencia de la República
• Departamento del Distrito Federal
•Procuraduría Federal del Consumidor •
•Procuraduría General de Justicia del Distrito Federal
• Procuraduría General de la República
• Procuraduría de la Defensa Agraria
• Secretaria de Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural
• Secretaria de Comercio y Fomento Industrial
• Secretaría de Comunicaciones y Transportes
• Secretaría de Desarrollo Social
• Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo
• Secretaría del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca
• Secretaría de Turismo
• Secretaría del Trabajo y Previsión Social
• Secretaría de Gobernación
• Secretaría de Educación Pública
• Secretaría de Marina
• Secretaría de Hacienda y Crédito Público
• Secretaría de Relaciones Exteriores
•Secretaria de Salud
•Secretaria de la Defensa Nacional
• Secretaría de la Reforma Agraria

Reglas generales
l. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar
la palabra más importante. Se recomienda hacer tarjetas de referencia.
Ejemplo: Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Se archiva:

Hacienda y Crédito Publico. Secretaría de

Referencia:

Secretaría de Hacienda y Crédito Público X

Véase:

Hacienda y Crédito Publico, Sría. de

2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los títulos se pueden encontrar

términos como:

Ministro de Dirección de
Sección de Subdirección de
Comisión de Director de
Junta de

• REGLAS PARA CLASIFICACIÓN DE INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS 59

•
 También frases en otro idioma, como:
Bureau of Service of
Board of Section of
Commission of
En estos casos las expresiones mencionadas deben escribirse al final y entre
, .
paréntesis.
Ejemplo: Gobernador del Estado de Jalisco
Se archiva:

(Jalisco, Estado de (Gobernador del) \__

Referencia:

Gobernador del Estado de Jalisco X

Véase:

Jalisco, Estado de (Gobernador del)

Instituciones bancarias
l. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen, de acuerdo con las
reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcio-
nan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades.
Ejemplos: Banco Nacional de México, S. A.
Sucursal Toluca
Insurgentes Sur 2756
12347 Toluca, Edo. de México
Se archiva:

Nacional de México. S. A. (Banco)

Toluca, Sucursal

2. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razón social, es necesario hacer

una tarjeta de referencia.

Se archiva: Referencia:

( CitiBank, S. A. Banco CitiBank, S. A. X

Véase:

CitiBank, S. A.

3. Cuando en la gaveta hay un número considerable de expedientes con títulos de

bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el
nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad, de la provincia o
país, según sea el caso. Puede ponerse también una guía secundaria que se rotule
con la expresión Bancos y colocar los expedientes por orden alfabético.

60 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

•
Nombres de escuelas, colegios y universidades
l. El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se· archiva como aparece,
siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda hacer
tarjeta de referencia si el nombre principal no aparece al inicio.
Se archivan:

(Universidad Tecnológica de México •

(Colegio Williams para Señoritas

(Escuela Nacional de Maestros

Referencias:

Tecnológica de México, Universidad X

Véase:

Universidad Tecnológica de México

Williams para Señoritas, Colegio X

Véase:

Colegio Williams para Señoritas

Nacional de Maestros, Escuela X

Véase.

Escuela Nacional de Maestros

Nombre de asuntos
1. En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en
éstos, debido a la importancia del mismo, o porque da una idea muy clara de lo
tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe con-
servarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo, citatorios,
renuncias, compras, etc.). Se recomienda establecer una referenciabajo el nombre
de la empresa o individuo.
Ejemplos:
Carmen López Figueroa, estenógrafa, solicita empleo.
Material de Construcción, se adquiere en Constructora Mexicana, S. A.

Se archivan:

Solicitud de empleo
Estenógrafa
López Figueroa, Carmen

REGLAS PARA CLASIFICACIÓN DE INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS 61

•
 Material de Construcción
Constructora Mexicana, S. A.

Referencias:

López Figueroa, Carmen • X

Véase:

Solicitud de empleo

Estenógrafa

. '

Constructora Mexicana. S. A. X

Véase:

Material de Construcción

EJERCICIOS DE PRÁCTICA
Escribe en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los nombres haciendo las inversiones necesarias,
según cada caso, marca con una X el nombre que necesite referencia. Ordena
alfabéticamente las tarjetas.

• Ministro de Canadá
• Departamento de Finanzas
• Banco Industrial de Bogotá
• Banco Industrial, Sucursal Quito
• Banco Industrial, Sucursal Caracas
• Inverlat, S. A., Sucursal Culiacán
• Inverlat, S. A., Sucursal Chihuahua
• Junta Local de Arquitectos
• Secretaría de Turismo
• Comunicaciones de Prensa
•Universidad Tecnológica de México, S. A.
• Universidad Autónoma de México
• Universidad de Las Américas, S. A. de C. V.
• Colegio Tepeyac, A. C.
• Colegio San Vicente, A. C.
•Asociación de Padres de Familia, A. C.
• Hotel Camino Real, S. A.
• Hotel Presidente Chapultepec, S. A.
• Hotel María Isabel Sheraton
• Ma. Emestina González, solicitud de empleo, arquitecta.
• Mario de la Peña, almacenista, renuncia.

62 CAPÍTULO 4. REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

•
 • Duraplex, S. A. de C. V., domos de plástico
• Papelera Nacional, S. A., artículos de papelería
• XENA Radio Ópera
• Canal 13, Televisión Nacional

TRABAJO EN EQUIPO
Reúnete con dos o tres compañeros.

• Concentra todas las tarjetas que has utilizado para aplicar las reglas de clasifica-
ción, que supuestamente debes colocar en tu gaveta.
• Reúne todas las tarjetas de referencia que realizaste.
• Compra o elabora un juego de guías alfabéticas y, además, utiliza las guías que
están al final del libro en la sección de práctica.
• Ordena alfabéticamente las tarjetas que irían en la gaveta, y el otro juego utilíza-
lo para ordenar las tarjetas de referencia.
• Tu maestro conducirá la práctica de localización.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. ¿Cuáles son los dos términos con los que debes familiarizarte en las reglas de
clasificación?
2. ¿Cómo se divide el nombre de una persona?
3. ¿Por qué es necesario conocer, respetar y aplicar las reglas de clasificación en una
empresa u oficina?
4. Explica por qué es neceseria la tarjeta de referencia.
5. Cuando encontramos que tenemos expedientes de varios bancos o empresas que
inician su razón social con una palabra genérica, ¿qué se recomienda implantar en
esa gaveta?

ESTUDIO DE CASOS1

Para análisis y reflexión

l. Ana Corrales trabaja en el departamento de archivo de una compañía que se
especializa en suministros para hoteles. Recientemente le dijo a su superior
que en su trabajo había demasiados nombres en los cuales la primera palabra
del título era HOTEL. Su supervisor sugirió que Ana utilizara alguna otra uni-
dad en los nombres.

1
Véase la sección "Nota adicional".

ESTUDIO DE CASOS 63

•
 ¿Qué piensan acerca de la sugerencia del supervisor? ¿Qué es lo que ella
debe hacer?
2. Fernando Garza, un empleado nuevo en el departamento de ventas de una
compañía especializada en la publicación de libros de texto, le dijo a su com-
pañero de trabajo que él creía que la práctica de realizar dos tarjetas para los
archivos de los clientes, una para el nombre de una escuela y la otra para el
director, ocasionaba un doble trabajo. Su compañero no estaba de .acuerdo.
¿Qué piensan al respecto? Ejemplifiquen con tarjetas.

64 CAPITULO 4. REGLAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

•
 , •

SIS MA ALFABETICO

La ordenación alfabética de los docwnentos y expedientes es la base del sistema

alfabético, que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el
hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio
de la computadora, es fundamental para la localización rápida de los documentos.
Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para
archivar correctamente.

El archivo alfabético es popular por tres razones principales:

•
l. Está basado en un secuencia con la cual todos estamos familiarizados, el
alfabeto.
2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y loca-
lizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.
3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier
número de divisiones.

ORGANIZACIÓN
• Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en
la misma forma (véase figura 5 .1) y la mayor parte tiene estos elementos comunes:

• Guías principales.
• Guías secundarias o auxiliares.
• Guía especial auxiliar.
• Expedientes individuales.
• Expediente misceláneo.

GUIAS PRINCIPALES
Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías
se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar
dividido solamente de acuerdo con el abecedario. La guía principal "A" indica que

65

•
 Expediente misceláneo A·M Ayala. Martha
Arenas R. Rita
Alfaro P. Carlos
Guía especial Alfaro O. Estela
· Expedientes
individuales
auxiliar .C:============:::_--1 AL~RO
Adams C., Yolanda
Guía Adame e Hijos
secundaria
Ad
Acosta R., Mónica
Abadía, J. A
Guía
principal A

A-M
19_
Figura 5. 1. Gaveta de un archivador del sistema alfabético.

todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres

empiezan con "A".
Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o
también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.
Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras ella;
cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado
sostén de los expedientes.

GUÍAS SECUNDARIAS O AUXILIARES

,
Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta de archivo y facilitar
la localización de los documentos. Si como guía principal tenemos la "A" y encontra-
mos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son "AD", se rotula una guía de
posición diferente con esas letras y con esto se crea una subdivisión.

GUÍAS ESPECIALES AUXILIARES

En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan des-
pués de una guía secundaria para subdividir esa sección y destacar nombres importan-
tes, según el giro o por empleo muy frecuente o ambas cosas. Por ejemplo, si en la

66 CAPÍTULO 5. SISTEMA ALFABÉTICO

•
 gaveta se ha incluido la guía auxiliar AD --<lebido a que se tienen varios expedientes
cuya primera unidad de título es Adame, Adams, Adler, Adoum, Adrogué- y poste-
riormente en la práctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable rotular una
guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta sección expedien-
tes con el apellido mencionado, como: Alfaro González, Manuel; Alfaro O., Estela;
Alfaro P., Carlos, etcétera.
•

EXPEDIENTES INDIVIDUALES
Por lo general no se preparan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco
documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están
ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expe-
diente individual están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de
tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar (véase figura 5.2)

Cuando se han acumulado cinco o más

documentos para un corresponsal en
una carpeta miscelánea, se prepara una
carpeta individual.

Figura 5.2. Expedientes individuales.

EXPEDIBNTES INDIVIDUALES 67

•
 EXPEDIENTE MISCELÁNEO
La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con
base en las necesidades propias de la oficina:

l. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente

misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección y
se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un ex-
pediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabéticamente,
fijándonos en la segunda o tercera letra; si hay más de un documento del mis-
mo corresponsal deberán ordenarse cronológicamente, como en los expedien-
tes individuales; el documento más reciente deberá quedar al frente (véase
figura 5.3).

- "' .
el) (".J
ro

z-
4) .
·.:­ e
iQ UJ
. .,..E.
,...'-'"'
~

3"'
::>

"'
4)

~
1

Figura 5.3. La correspondencia de las carpetas misceláneas se ordena alfabéticamente. Dos

o más documentos de un solo corresponsal se ordenan por la fecha, quedando al frente el
documento más reciente .
•

2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un

encabezamiento doble que indique de qué letra a qué letra están ahí documen-
tos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P (véase figura 5.1).

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organi-
zan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados
dentro de sus expedientes rápida y eficientemente.
Seguir los siguientes pasos:
l. Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se

68 CAPÍTULO 5. SISTEMA ALFABÉTICO

•
 '

Figura 5.4. La bandeja de

archivo permite trabajar
más fácilmente.

abre ésta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (véase figura 5.4),
ésta se fija al costado y se colocan los documentos en ella.
2. Localización de la guía. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante.
3. Localización del expediente individual. Las cejillas de los expedientes indi-
viduales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente.
Si hay expediente individual para el documento se coloca en ésta.
4. Localización del expediente misceláneo. Si no existe un expediente indivi-
dual para el documento, se corren hacia adelante los expedientes individuales,
dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedien-
tes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en el orden ade-
cuado. No deben utilizarse sujetadores metálicos en los documentos porque
son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adya-
centes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de
localización.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. ¿Cuáles son las razones por las que el archivo alfabético sea popular?
2. ¿Qué es una guía principal y dónde se coloca?
3. ¿Cuándo se utilizará una guía especial?
4. ¿Dónde están colocados los expedientes individuales en los archivos alfabéticos?
5. ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes individuales?
6. ¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en una gaveta de archivo?
7. ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes misceláneos?
8. Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas
alfabéticas.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN 69

•
 '
ESTUDIO DE CASOS1
l. Rafael Parra, único empleado de una pequeña empresa, decide no utilizar ex-
pedientes misceláneos en el archivo. Tan pronto como llega el primer docu-
mento, de cualquier corresponsal o tema, él prepara un expediente individual.
¿Creen que este procedimiento es beneficioso para localizar los documen-
tos? ¿Están de acuerdo con lo que él decide? ¿Qué es lo que ustedes harían?
2. Juana Cárdenas trabaja para una pequeña firma comercial. Ella cree que sería
una gran idea dejar que por lo menos diez documentos de un solo corresponsal
se acumulen en el expediente misceláneo antes de preparar uno individual.
¿Creen que esto facilitaría la localización de los documentos? ¿Por qué?
3. Ana Villavicencio trabaja en una oficina donde los documentos, son de diver-
sos tamaños y muchas veces más pequeños que las cartas. Ultimamente se han
perdido documentos, y ella atribuye esto a la diferencia en tamaño.
¿Están de acuerdo con lo que ella piensa? ¿Qué solución le darían?
4. Un expediente individual de Ferretería Anáhuac, S. A. contiene documentos
que se remontan a seis meses atrás. Aproximadamente la mitad del contenido
son cartas y la otra mitad catálogos y otros documentos de publicidad.
¿Creen que sea tiempo de preparar un segundo expediente? ¿Cómo divi-
dirían los documentos que van a colocar en cada expediente? ¿Qué informa-
ción escribirían en los títulos?

'Véase la sección "Nota adicional".

70 CAPÍTULO 5. SISTEMA ALFABÉTICO

•
 '

, •

SIS NUMERICO

La ordenación numérica es la base del sistema que estudiaremos en este capítulo. Esta
ordenación se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a
la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tienen cheques, pólizas y facturas. El
sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el
archivo alfabético misceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad.

El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de

código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del
mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en una factura. Los siste-
mas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catálogo
auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.
Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le con-
ceden ventajas, como las siguientes:

l. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez

que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite.
3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias nece-
sarias y localizar con rapidez un documento, ya que ésta es la finalidad de un
buen sistema de archivo.

El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia

para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los corres-
ponsales o asuntos que se manejan en una empresa.

ORGANIZACIÓN
Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético
misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas (véase figura 6.1 ).

Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas:

a) En posición escalonada de izquierda hacia derecha.

b) En las posiciones 1 a y 2ª, y todos los membretes de los expedientes en la
tercera o cuarta posición (véase la figura 6.2).

71

•
 •

Expedientes,
individuales~

519
'
1 ./
5 18-2 '
5 1 8-1 \
1 , , 517
1
• "
/ 516 \
1
515 ,/ -,

/ 514 \.
1
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7 c;12 \. . 1/

f ,, 51 1 "
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Guías prlncipates •
, 1 510 r
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\. V

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/

/ so 1
502 '\
1/

'
,

/ 500 / 500 "\. 1/

, ,

Marbe te de una gaveta CLIENTES FORÁNEOS

de are hivo numérico
princip al
500·999
ENERO FEBRERO MARZO
.

Figura 6. 1. Gaveta que muestra parcialmente los expedientes de un archivo

numérico principal.

e) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones

hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha.

Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y ,

la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabeza-

miento con un número auxiliar. Por ejemplo, si el expediente 506 se subdivide, se
convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se
rotulará 506-1, y así se conserva el orden cronológico (véase figura 6.3).

72 CAPÍTULO 6. SISTEMA NUMÉRICO

•
 910
900
890
880
870
860 •
850
840
830
820
810
800 -o
o
in
:.-· . . ·.. ' ' ;.;.;.. •'• ·.;.;.
·'•'

,. 800 91 O
¡¡¡. • m¡m

~¡~:::::::::::::::::::::;;;;;:;:::::::::::::::::::::::;:;;;~::;~-;·; ::¡¡~

Figura 6.2. Gaveta completa de un archivo

numérico principal.

Figura 6.3. Forma de subdividir un

expediente numérico para que los
documentos conserven el orden cronológico.

ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELÁNEO

'
Este contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo
es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expe-
dientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo con-
tiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden
alfabético (véase figura 6.4). Además, cada documento que se coloca dentro de un expe-
diente de este archivo, debe codificarse con una "M" en el extremo superior derecho.
Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna
número y se guardan en el archivo numérico principal.

ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELÁNEO 73

•
 '

\O ~ .g t.d

•
H

G
F
E

D
e
B
A

:::···.·.·.•.•.-·~.·~.·.;.;.;.;.;.;.;.;.·.;.;.;.·.;.;.;.··r

111.::.:.:.:.:.::~,~.;.;.;.;.;.;.;.;.;.•1

~::;::::::;:;:;:;:;'.;!;:;:;:;:.: ,.,. .:. .D

Figura 6.4. Archivo alfabético
misceláneo del sistema numérico.

CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS

Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como su nombre lo indica,
solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una
"M" si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soli-
citen el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo; no
olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número,
en esa tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia la "M" por el numérico.
El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la corres-
pondencia siempre se solicita por nombre y no por número (véase figuras 6.5 y 6.6).

Electric Supplies. Co. 946

Manuel Olivares del Conde
Gerente General
Av. Revolución 21 4
08945 México. D. F.
Solicita mercancía en comisión.

Figura 6.5. Catálogo auxiliar índice de tarjetas.

74 CAPÍTULO 6. SlSTEMA NUMÉRICO

•
•
•
,
JO ROAN 1

...,_.,M,, .....
0.,0...C:o!Hf .. <) 0t i"mpno
1011.°"'N, SA ... C. v.
11.fíorm• 1~U
C.l.C•lllN
•l,l-1 M,;_.;;. ... O.i:

l!ft ... ~• .-. lkt J,·. 111 on·ibi c1 ,w.. -.- ..1.. N11. J..JJ,....,o.o • "º'11• Je
llilol, SA. 1 ••.... oJ. o hu ••tt• ~bo'""• y M....... Mb•I • [Link]<IO..,
l'w .. P"' $11) Hot'JJO (Ci-• ..,.;,,.., •il 11... [Link] ,.,..,,)-...;no ..
-•lto• (,,,,.... "''""'º· Sll1 t
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llO olt 1.,.h.. 17 d• ,,.a10 y 11 .W •"'""""·
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•
•
•
ToldeL

•
Archivo alfabético misceláneo
•

•
3
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...e ..."
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,
Indice de tarjetas 5
6
Jordán

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"' "' "' o
~
~ ~

~
~ ~
'
o
. Jordán f.2.5
u
...
e
"...,o
~

Un documento recibido de un corresponsal ( 1) es codificado "M" y almacenado en el

archivo alfabético misceláneo (2). Tan pronto como se acumulen cinco documentos de
este corresponsal (3), se consulta el índice de tarjetas (4). Se le asigna a este corresponsal
el siguiente número libre (5), y se cambia la anotación en la tarjeta de "M" a "125". Los
documentos son recodificados entonces como "125" y transferidos a una carpeta numérica
(6) que se guarda en el archivo numérico principal.

Figura 6.6. Proceso de codificación y archivo de documentos en un sistema numérico.

• CATÁLOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS 75

•

•
 ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR -
Reúnete con dos o más compañeros y visiten una dependencia gubernamental y dos
privadas. Investiguen:

• Qué sistema de archivo tienen implantado. •

• Quién lo maneja.
• Si tienen un archivo central.
• Con qué frecuencia depuran el archivo.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. ¿Por qué a este sistema se le llama numérico?
2. ¿Qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo?
3. ¿Hay expedientes misceláneos en el archivo numérico principal? ¿Por qué?
4. ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales?
S. ¿Cuándo se le asigna un número a un corresponsal?
6. ¿Cómo se pueden colocar u organizar las guías y los expedientes en el archivo
numérico principal?
7. ¿Cuál es el objetivo del archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico?
8. ¿Por qué se necesita un catálogo auxiliar en el sistema numérico?
9. ¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del índice de un sistema numérico?
10. ¿Con qué base se ordenan las tarjetas del catálogo auxiliar?

PRÁCTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD

l. Imagina que estás trabajando en una compañía en donde se usa un sistema numé-
rico, y que el número que debe asignársele al siguiente corresponsal será el 1100.
Con los nombres que se te proporcionan a continuación, elabora los expedientes
correspondientes, asigna el número necesario, abre las tarjetas del catálogo auxi-
liar que necesites y ordénalas en forma correcta. Puedes inventar y agregar los
datos que te hagan falta.

\\\) •Emilio Fernández Osuna, cartas con fechas: mayo 14, junio 16 y 24; julio 30 y
agosto 12. \\ '''
" Interlingua de México, S. A., cartas con fechas: julio 2, 25 y 30; agosto 2 y
septiembre 8.
--- •Altos Hornos de México, S. A.
--.. •Artículos Plasti-Mex, S. A.
• Medina y Cía., cartas mayo 30; julio 4, 6, 9, 22.

- • Acevedo Muebles, S. A.
• Baco Papelera de México, S. A., sucursal Tepic, Nay.
• Ing. Arturo Magallanes Z.
-
76 CAPÍTULO 6. SISTEMA NUMÉRICO

•
• Dr. Ignacio de la Mora Sáenz
•Lic. Eduardo Ferre y García, cartas enero 9 y febrero 23.
• Secretaría de Turismo
• Bancomer, S. A., sucursal Colima, cartas enero 7, 25; marzo 1°, 4, 28.
• Bancomer, S. A., sucursal Orizaba, cartas febrero 8 y 27; abril 12 y 29;junio 8 y 30.
• Turavia Viajes, S. A. de C. V.
• Aerolíneas Argentinas, S. A., sucursal México, cartas mayo 8 y 17; julio 7, 16 y 19.
•
• Usher de México, S. A.
•Publicaciones Nacionales, S. A.
•Periódico Excélsior, S. A. de C. V.
• Sra. Olga Muciño de Silva, proveedora de pinturas.
• Lic. Arturo Aguirre Flores, cartas: mayo 29 y junio 14.

PRÁCTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD 77

•
 •

SIS MA POR ASUNTOS

:;.,
'•'•'•
········
'•'•'•'•'•
'•'•'•'•'•'•
'•'•'•'•'•'•'
'•'•'•'•'•'•'
A diferencia de los sistemas que se han estudiado anteriormente, en el que veremos en '•'•'•'•'•'•'
:;:;;;:a;:;:
:;:::::~:~:
:~::;:~:::::
este capítulo, la clasificación de documentos se basa en el asunto o tema tratado. Este '•';:::-,:-;;:
~.•;<.•.:::
~:;:~~·:..:
......... :....
sistema es uno de los más versátiles porque la ordenación puede hacerse de la siguiente .:::::;:;:;
;:¡.:.;::~:
~·
-:...... . :
manera: por asuntos combinados; en forma alfabética por asuntos con lineamientos ::::~.;.~

enciclopédicos o de diccionario; por asuntos numérico simple o por asuntos numérico ~~~i
::::::~
.,.....
z.;

decimal. En este sistema con frecuencia se establece la referencia cruzada porque hay ij'¡~'
·'· -:1~~
~::: .
correspondencia que trata dos o más asuntos en un mismo documento. Además, este ·~·· "'.'í.
sistema es utilizado en las bibliotecas. En nuestro país la SEP tiene establecido el *1i~t
·:<:·.;.·.-.·
;.;·;:;~;.;.:
i?-xf<:::
Sistema Decimal Universal Modificado, se llama modificado porque se maneja con r.:rv.·!'
~:·~-¡::
...';'.-.¡;>~::}.
:-....:::::
tres dígitos y con colores. : :::.:-..-«=
::::::
........ ..
::::::~m¡''°-!
. ::::~:::
........
.........'X::?.
...... '' •• ' ••.•••••• ,•,. ,•,. ,. ,•, ,•, <<::~%''•'•'•'•'•'•'•'•'•'••'•'•'•'•'• ······•···•···•·•·•·•·• •'•'•'• ·····.' ,., •'• ······· ............•....••••.... ' ....••• ' •••••••• ,,,.-••••. ···;.¿; ""'"""'""''•('"""'
.. ,,,,,.,
·~""·' .. m;,,.,...,,,
·""· """" '"""
'""".
""·.
""""'""'" '""'" ·""·. ,.,,,,
.. '"""
·""·.
··""· •• '"""
·""'·
•• ~~~~

El sistema por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y
no por nombres de personas, compañías o lugares.
Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes o con guías y
tarjetas cuando se trate de catálogo auxiliar, lo mismo que los archivos de correspon-
dencia.
Los encabezamientos de un sistema por asuntos en una mueblería podrían ser:
• Muebles de alcoba.
• Muebles de comedor.
• Muebles de sala.
•Tapetes.
-Lámparas.

CUÁNDO SE UTILIZA EL SISTEMA POR ASUNTOS

l. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.
En una compañía que vende dulces al por mayor, los documentos pueden or-
ganizarse según las clases de productos de confitería (véase figura 7 .1 ).
2. Cuando es probable que los documentos sean solicitados por el asunto a que se
refieren.
Suponiendo que se tratara de una empresa dedicada a la construcción, se le
pediría a la asistente ejecutiva o secretaria, por ejemplo: Cotizaciones de pro­
veedores que en la extensa rama de la construcción podrían ser: acabados en
madera, pinturas para exterior, pinturas para interiores, barnices, etc. El contra-

79
 •
GLASEADOS
CHOCOLATES DE FANTAS[A
CONFITES SUELTOS
BARRAS DE DULCE
•

Figura 7. 1 . Títulos o encabezamientos de expedientes de una

gaveta con ordenación por asuntos o materias. /
to de cada empresa cambia o se sujeta al criterio de la persona que maneja el
archivo. Estos podrían ser: •

( PROVEEDORES - COTIZACIONES - ACABADOS ~---

( CONTRATOS ~---

3. Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o

actividad se necesiten a un mismo tiempo. · .
Por ejemplo, el jefe de ventas de una empresa fabricante de embarcaciones desea
tener toda la información disponible acerca de un nuevo modelo de bote de vela, el
J-2000, antes de planear una campaña de ventas para este modelo. Si la información
está totalmente dispersa, archivada bajo los nombres de los proveedores de partes,
diseñadores y subcontratistas, el empleado tendrá que buscar en toda la gaveta de
archivo. Sin embargo, con un sistema por asuntos sólo tendrá que buscar bajo:

( BOTES DE VELA - MODELO J-2000

Tomar el expediente e iniciar su trabajo.

-
DIFERENCIAS EN LOS SISTEMAS POR ASUNTOS

Por asuntos combinado

Un sistema por asuntos combinado contiene encabezamientos por materias y encabe-
zamientos de nombres de individuos o compañías.
Esta modalidad en el sistema se utiliza cuando hay, relativamente, poco material
para ser organizado por asuntos; de manera que estos encabezamientos combinados
también deberán respetar el orden alfabético (véase figura 7.2).

Alfabético por asuntos

•
Los sistemas alfabéticos por asuntos se pueden ordenar en dos formas: enciclopédico
y de diccionario.
J

80 CAPÍTULO 7. SISTEMA POR ASUNTOS

•
 FUMIGACIÓN AÉREA
FORMAS COMERCIALES

F
COMPRAS
CERECERO Y CIA.
CASAS J., MA. LUISA
e
AERONAVES DE MÉXICO
ACEROS NACIONALES

A-Z
-,

Figura 7 :2. Títulos en expedientes. ordenados bajo el sistema por asuntos combinado.
Pueden mezclarse nombres de personas. asuntos y materias.

El ordenamiento de enciclopedia tiene títulos importantes ordenados alfabéticamente,

los cuales a su vez tienen divisiones y subdivisiones ordenadas en la misma sécuencia.
Para que este sistema funcione adecuadamente es necesario crear una lista alfabética
o índice de tarjetas de todos los encabezamientos, que se conoce con el nombre de
tabla de clasificación o índice relativo, que incluye todos los títulos, divisiones y
subdivisiones y tiene el mismo objetivo que el índice de un libro (véase figura 7.3).

PROVEEDORA DE VÍVERES
TABLA DE CLASIFICACIÓN O ÍNDICE RELATIVO
GALLETAS Primer título
Dulces Primera división de galletas
Saltinas Segunda división de galletas
PANES Segundo título
Molde Primera división de panes
Blanco Primera subdivisión de panes de molde
Centeno Segunda subdivisión de panes de molde
Trigo Tercera subdivisión de panes de molde
Rollos Segunda división,.de panes
Rollos dulces Primera subdivisión de panes de rollos
Rollos integrales Segunda subdivisión de panes de rollos

Figura 7.3. Organización de una tabla de clasificación del sistema por asuntos.

-
DIFERENCIAS EN LOS SISTEMAS POR ASUNTOS 81

•
 Rollos integrales

.-1---------,.-------.L----'..:.;Rol los dulces

Rollos
Trigo
Centeno
Blanco •

Molde
PANES
Sal tinas

Dulces
GALLETAS

Figura 7 .4. Organización de un archivo por

asuntos con ordenamiento enciclopédico.

Un sistema por asuntos con ordenamiento de tipo diccionario no tiene división de

temas. Debido a que los temas están ordenados en secuencia alfabética como las pala-
bras en un diccionario, no es necesario tener un índice relativo. Este tipo de archivo
alfabético por asuntos se utiliza en negocios pequeños y en otras situaciones en las
cuales no es deseable la división por temas. Un ejemplo del sistema es la lista de clases
de negocios en la sección amarilla de un directorio telefónico (véase figura 7.5.).

Guías de división F·
alfabética por asunto.
Formatos
Filmación
F
E
Carpetas de Exclusivos

división alfabé1t1i~c~ª----.J~~=E~!;~~c~~~==:=:=:=:==:=:=:=::=51
por asunto. - D
Descuentos

Datos
Carpetas individuales o
en orden alfabético e
por asunto. Correos
Carpetas
e
B
Bandas
B
A
A Alfabeto

Figura 7.5. Gaveta con guías y expedientes organizados bajo

el sistema por asuntos. con ordenación estilo diccionario.
'

82 CAPÍTULO 7. SISTEMA POR ASUNTOS

.

•
Por asuntos numérico
Este sistema tiene la ventaja del archivo numérico. La codificación es mucho más
sencilla porque sólo se anota un número y no un encabezamiento largo por tema en el
expediente del documento. Los archivos son más fáciles de ampliar porque se pueden
colocar nuevos temas al final de éstos en vez de introducirlos en la mitad, debido a que
todos los temas tienen un número de código y no es necesario ordenarlos alfabéticamente. •
Los sistemas numéricos por asuntos son: numérico simple y numérico decimal.
El sistema numérico simple por asuntos generalmente tiene encabezamientos de
tres dígitos. Los títulos principales son centenas y se asignan primero. Las divisiones
de cada título reciben números que son centenas y decenas. Finalmente, las
subdivisiones de cada división reciben centenas, decenas y unidad (véase figura 7.6.).
Los números asignados y los encabezamientos se colocan en las guías y en los
expedientes solamente los números.

Tercera posición, 900 VEGETALES

GUÍA AUXILIAR para las 800 POSTRES
subdivisiones de cada división.
700 PANES 554 QUESO HOLANDtS
553 QUESO FUNDIDO
552 QUESO CREMA
551 QUESO AZUL
550 QUESO
Segunda posición/ 540 MANTEQUILLA
GUÍA SECUNDARIA 530 LECHE DESCREMADA
para la división
de cada título. 520 LECHE ENTERA
51 1
51 O CREMA
. .
500 LECHE Y. DERIVADOS
404
Primera posición.
400 FRUTAS 305
GUÍA PRINCIPAL
encabezamiento 300 ESPECIAS
principal. · 209
~~:=:==::=~======:::;::========---~2=ºª:__..J
200 DULCES
104

Expediente
individual

Figura 7 .6. Gaveta con expedientes y guías con ordenación

bajo el sistema numérico simple por asuntos.

DIFERENCIAS EN LOS SISTEMAS POR ASUNTOS 83

•
 . .
Se debería preparar una tarjeta para cada título, división y subdivisión; éstas se
ordenan alfabéticamente para así proporcionar una referencia para los números de
código asignados. La tarjeta que muestra la figura 7.7 se archivará después de la "Q"
del catálogo auxiliar.

QUESO HOLANDtS 554 •

Figura 7. 7. Forma de rotular una tarjeta del catálogo auxiliar del sistema numérico simple
por asuntos.

El sistema numérico decimal por asuntos permite más subdivisiones que el nu-
mérico simple. Hasta la primera subdivisión los números de código son los mismos.
Después de la primera subdivisión se añade un dígito a la derecha del punto decimal
(véase figura 7 .8).

5 1 2 Crema agria
511.2 Liviana
5 1 1 . 1 Fresca
5 1 1 Crema fresca
51 O CREMA
500 LECHE Y DERIVADOS

Figura 7.8. Sistema numérico decimal por asuntos.

Las bibliotecas suelen adoptar, además de la clasificación alfabética por títulos y

por autores, la clasificación por asuntos. Es conveniente aplicar, en ellas, la clasifica-
ción decimal universal.
Este sistema, ideado en 1870 por Melvin Dewey, se basa en la clasificación deci-
mal junto con una clasificación ideológica. Por esto es muy preciso y muy completo,
pero al mismo tiempo tiene mucha complejidad, por lo que se hace necesario que las
personas que lo utilicen sean especialistas.

•
CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL
J
[División general y 100 primeras divisiones)

División general
O. Generalidades. Obras generales 5. Ciencias puras
·1 . Filosofía 6. Ciencias aplicadas
2. Teología, Religión 7. Bellas Artes, Artes aplicadas
3. Ciencias Sociales, Derecho 8. Literatura
4. Filología, Lingüística 9. Historia

84 CAPÍTULO 7. SISTEMA POR ASUNTOS

•
 O. Generalidades 5. Ciencias Naturales
00. Prolegómenos 51 . Matemáticas ·
O1 .Bibliografía 52. Astronomía. Geodesia. Navegación
02. Biblioteconomra 53. Física. Mecánica racional
03. Enciclopedias generales 54. Química. Crista lograffa. Mineralogía
04. Ensayos en colecciones generales 55. Geología. Geofísica. Mete"orología
05. Revistas y periódicos generales 56. Paleontología
06. Sociedades. Academias y colectividades 57. Biología. Antropología
generales 58. Botánica
07. Periódicos. Periodismo 59. Zoología
08. Colecciones. Poligrafía
09. Manuscritos. Libros. Obras raras y notables. 6. Ciencias aplicadas •
61 . Medicina. Fisiología
1. Filosofía 62. Ingeniería
11. Metafrsica general 63. Agricultura. Agronomía
1 2. Metafísica especial 64. Economla doméstica
\.
13. Espíritu y cuerpo 65. Comercio. Transporte. Organización
1 4. Sistemas filosóficos 66. Industrias químicas
1 5. Psicología 67. Tecnología mecánica
16. Lógica ..
68. Profesiones y oficios
69. Construcción
2. Teología. Religión
21. Teología natural 7. Bellas Artes. Artes aplicadas
22. Biblia. Evangelio. Sagradas Escrituras 71. Urbanismo. Arquitectura de jardines
23. Teología dogmática 7 2. Arquitectura
•
24. Prácticas religiosas. Devociones 7 3. Escultura. Numismática
25. Obras pastorales 7 4. Dibujo. Decoración
26. La iglesia 75. Pintura
27. "Historia de la iglesia 76. Grabados
28. Iglesia y sectas cristianas 7 7. Fotografía
29. Religiones diversas 78. Música
79. Juegos. Deportes. Diversiones
3. Ciencias Sociales,Derecho
31. Estadistica 8. Literatura
3 2. Política 81 . Literatura en general
33. Economía Política 82. Literatura inglesa
34. Derecho 83. Literatura alemana
35. Administración Pública. Gobernación. 84. Literatura francesa
36. Asistencia Social. Seguros 85. Literatura italiana
3 7. Enseñanza. Educación 86. Literatura española
38. Comercio. Transporte. Comunicaciones 87. Literatura clásica
39. Etnografía. Trajes. Costumbres. Folklore 88. Literatura escandinava y eslava
89. Otras literaturas
4. Filología. Lingüística ·
41 . Filología en general 9. Historia
42. Filología inglesa 91. Geografía. Viajes
43. Filología alemana 92. Biografía
44. Filología francesa 93. Historia
45. Filología italiana 94. Historia de Europa
46. Filología española y portuguesa 95. Historia de Asia
4 7. Filología clásica 96. Historia de Africa
48. Filología escandinava y eslava 97. Historia de América del Norte
49. Filología de lenguas diversas 98. Historia de América del Sur
99. Historia de Oceanía

DIFERENCIAS EN LOS SISTEMAS POR ASUNTOS 85

•
 La Secretaría de Educación Pública en nuestro país tiene establecido el Sistema
Decimal Universal Modificado; es modificado porque se manejan tres dígitos y con
colores determinados para cada tema, lo que es de gran utilidad en la organización de
las diferentes colecciones. A continuación se presenta lo establecido en todas las bi-
bliotecas públicas de nuestro país.

COLOR NÚMERO TEMAS

Rojo 000 Obras qeneraíes de consulta

Verde oscuro 100 Filosofía - Psicología
Amarillo 200 Religión
Azul marino 300 Ciencias Sociales Estadísticas
Derecho - Pedagogía
Café 400 Lingüística
Idiomas extranjeros
Morado 500 Ciencias puras
Naranja 600 Ciencias aplicadas
Azul claro 700 Artes y recreación
Rosa 800 Literatura
Verde claro 900 Historia - Geografía
Viajes

EL CATÁLOGO
Como sabemos, todos los catálogos auxiliares son tarjeteros que nos ayudan a locali-
zar los documentos o libros que buscamos. En una biblioteca a cada libro se le hacen
tres tarjetas:
• Una que comienza con el autor.
• Otra que empieza por el título.
• Y la tercera que empieza indicando el tema o materias principales que trata el
libro. ·
Estas tarjetas se ordenan alfabéticamente respetando todas las reglas que ya has
aprendido.
Los datos que debe contener cada tarjeta son: el número de' clasificación del libro
y su autor, el color, el título, el editor, el país donde se imprimió y el año de impresión.
Ejemplo de tarjeta por autor:

900
D
Verde
claro Escobedo Barreño, Luis
Exploraciones del Amazonas
Madrid: Aguilar, 1960

86 CAPÍTULO 7. SISTEMA POR ASUNTOS

•
 Ejemplo de tarjeta de título:

900 Exploraciones del Amazonas

1 1
Verde
claro Escobedo Barreño, Luis
•
Exploraciones del Amazonas
Madrid: Aguilar, 1960

Ejemplo de tarjeta por materia:

900 AMAZONAS, RfO

1 DESCUBRIMIENTO Y EXPLORACIÓN
Verde
claro
Escobedo Barreño, Luis
Exploraciones del Amazonas
Madrid: Aguilar, 1960

PASOS PARA ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA

EN EL SISTEMA POR ASUNTOS
l. Inspección. La correspondencia se inspecciona para cerciorarse de que hay
autorización para archivarla.
2. Clasificación y codificación. En este sistema es casi indispensable leer el con-
tenido de la correspondencia para clasificarla subrayando el asunto principal
y, de acuerdo con la Tabla de clasificación, se debe codificar el documento
anotándole en la parte superior derecha el nombre del asunto o número de
acuerdo con la organización adoptada.
3. Distribución. Se separan en grupos de acuerdo con el título principal; luego,
estos grupos se siguen clasificando con base en las divisiones y subdivisiones
del título principal.
4. Archivo. Los documentos ya codificados, separados y seleccionados se guar-
dan en su correspondiente expediente por orden cronológico.

Este sistema por asuntos incluye también la disposición para poder reali-
zar referencias cruzadas, cuando en una carta o documento se trata más de un
tema. Cruzar una referencia es colocar una hoja en uno o dos expedientes, con
los datos necesarios para saber bajo qué título se encuentra archivado y poderlo
localizar.
Se puede seguir este proceso: a) el documento original en el expediente co-
rrespondiente al tema principal; b) cada una de las copias en el expediente corres-
pondiente de acuerdo con el tema y con la codificación realizada; c) hacer la refe-
rencia cruzada en la hoja correspondiente y colocarla en el expediente donde está
el documento original.

PASOS PARA ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA EN EL SISTEMA POR ASUNTOS 87

•
 Referencia cruzada

Nombre: Torres y Cía., S. A.

Asunto: Calefacción para edificios

Fecha: 9 de mayo de 19 __ •

VÉASE EN: 2 1 O PRESUPUESTOS

Copia de documento

Expediente í \
________ _/ PRESUPUESTOS \,____ _

Guía:

21 O PRESUPUESTOS

Documento original

Expediente:
CALEFACCIÓN

Guía

1 90 CALEFACCIÓN

ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR
Visita, solo o acompañado, una biblioteca. Con tu credencial de estudiante, identifíca-
te e investiguen:
• Qué sistema está implantando.
• Qué nombre tiene.
• Cómo están ordenados los libros.
• Cómo está clasificado el catálogo de localización.
,
•¿Cada obra cuenta con tres tarjetas?

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. ¿Qué clasificación se utiliza en el sistema por asuntos?
2. ¿Cuándo se sugiere utilizar el sistema por asuntos? ·
3. Cuando se utiliza la modalidad de combinado por asuntos, ¿cuál seria el encabe-
zamiento empleado?

88 CAPÍTULO 7. SISTEMA POR ASUNTOS

•
 4. ¿Cuál es la diferencia entre el arreglo enciclopédico y el tipo diccionario en el
sistema por asuntos?
5. ¿Cuál es el objetivo de una tabla de clasificación o índice relativo?
6. ¿Cuáles son algunas ventajas del sistema por asuntos numérico?
7. ¿Para qué sirve la referencia cruzada en un sistema por asuntos?
8. ¿Cómo se codifican los documentos en el sistema por asuntos?
9. ¿Por qué en el procedimiento de archivo del sistema por asuntos es tan importante •
la clasificación y la codificación?
10. ¿Quién fue el autor de la Clasificación Decimal Universal?

ESTUDIO DE CASOS1
l. La Cía. Proveedora de Repuestos para Autos, S. A. de C. V., tiene una cadena
de almacenes. Utilizan un sistema por asuntos en el cual los registros de pro-
veedores se archivan de acuerdo con los artículos que fabrican. El departa-
mento de compras se queja de que tiene dificultades para localizar los docu-
mentos cuando se conoce el nombre de la compañía pero no el del producto.
¿Qué le sugieren para superar esta deficiencia?¿ Cómo se deberían codifi-
car los documentos?
2. Los diversos productos manufacturados por Artículos Eléctricos, S. A. inclu-
yen muchas partes con nombres semejantes pero tamaños y formas diferentes.
¿Qué método de identificación y qué tipo de sistema por asuntos le reco-
mendarían?
3. La Cía. Nacional de Gas, S. A. renueva constantemente su plantilla de emplea-
dos. Los nuevos tienen dificultades para utilizar el archivo por asuntos.
¿Qué puede hacer el supervisor del archivo para mejorar la situación?

'Véase la sección "Nota adicional".

ESTUDIO DE CASOS 89

•
 '

, •

SIS AGEOG ICO

La base de ordenación de este sistema es la división geográfica. Se pueden organizar

los documentos usando el sistema geográfico simple o el sistema geográfico
alfabético; como es indirecto, requiere de un catálogo auxiliar y, en casos especiales,
se tendrá que manejar la referencia cruzada; por esto, es indispensable seguir los
cinco pasos del proceso de archivo.

El sistema geográfico es un ordenamiento alfabético de los documentos de acuerdo

con la división geográfica (país, estado, ciudad, pueblo, etc.). Esto quiere decir que
nos vamos a basar en el lugar de procedencia o de destino, según el caso.
Por ejemplo, si la Librería Porrúa Hermanos maneja correspondencia de diferen-
tes estados de la República por tener distintas sucursales, lo más lógico es que instauren
un sistema geográfico.

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA GEOGRÁFICO

Los archivos en el sistema geográfico pueden organizarse de dos maneras:

• Por el sistema geográfico simple.

• Por el sistema geográfico alfabético.

La utilización de cualquiera de los dos es recomendable en los siguientes casos:

l. Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias,

distribuidores, concesionarios, etcétera.
2. En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3. En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etcétera.
4. En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de trans-
porte, etcétera.

Entre los factores que determinan la forma en que se va a establecer el archivo:

l. El tipo de negocio.
2. La forma en que se van a utilizar los documentos.
3. Las áreas geográficas en las cuales tiene negocios la compañía.

91

•
 En el sistema geográfico simple se utilizan guías principales con los encabeza­
mientos de nombres de estados o países; guías secundarias con encabezamientos de
nombres de ciudades, pueblos, entidades, colonias o calles.
Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

• Un archivo principal.
• Un catálogo auxiliar o índice de tarjetas. •

En el sistema geográfico alfabético se utilizan guias principales con las letras del
alfabeto y guías secundarias con los nombres de ciudades, respetando el ordenamien-
to que tiene el abecedario.
En cualquiera de estos sistemas existen expedientes misceláneos, simpre y cuan-
do el número de documentos no amerite el empleo de un expediente individual.
En cualquier gaveta de un archivador se recomienda utilizar la guía que se colocará
en el preciso lugar de donde se sacó un expediente para recordarnos el lugar de donde se
tomó. En el capítulo 1 O se explica con más detalle la utilidad de esta guía. ·
También es indispensable utilizar el catálogo auxiliar para la localización rápida y
adecuada de la documentación que se requiere.
,
GUIA AUXILIAR para indicar FUERA
que un expediente está FUERA.
A-Z

Expedientes misceláneos Paiaritos

después de cada estado Coatzacoalcos
Banderillas
Guía secundaria con Alvarado
encabezamiento de ciudades VERACRUZ

Guía principal, lleva el

encabezamiento del nombre
-~==============--1 A-Z
Nacozari
del estado Atarnos
SONORA
A-Z
BITAL, S.A.
Iguala
Chilpancingo
Expediente GUERRERO ,'<:====T'~­::f°A""­ca pu leo
A· Z ":::::::====::::::i
individual
SAN ROMAN GONZALEZ, Fausto

Saltillo
Monclova
COAHUILA Frontera

COAHUILA·VERACRUZ
199-
Figura 8. 1. Gaveta con guías principales, secundarias. expedientes individuales y
misceláneos del sistema geográfico simple.

92 CAPÍTULO 8. SISTEMA GEOGRÁFICO

•
 ARREGLO DE LOS DOCUMENTOS
DENTRO DE EXPEDIENTES
Dentro de los expedientes individuales de un archivo geográfico, los documentos se
ordenan cronológicamente, y se coloca encima el documento que tenga la fecha más
reciente. En los expedientes misceláneos para ciudad o pueblo, los documentos se •
ordenan alfabéticamente, iniciando con los nombres de los corresponsales y luego
cronológicamente para cada corresponsal.
En los expedientes misceláneos para estados, los documentos se ordenan primero
alfabéticamente por el nombre de la ciudad, luego alfabéticamente por el nombre del co-
rresponsal y, por último, de manera cronológica para cada corresponsal.

PROCESO DE ARCHIVO EN EL SISTEMA GEOGRÁFICO

l. Inspección. La correspondencia se inspecciona para cerciorarse de que está apro-
bada para archivarla.
2. Clasificación. Se determina el nombre y la localidad bajo los cuales se archivará la
correspondencia.
3. Codificación. Se subraya el nombre y se encierra en un círculo la localidad de
donde proviene. También se deben clasificar las referencias cruzadas, si las hay,
anotando una X.
4. Distribución. La correspondencia se distribuye primero de acuerdo con las princi-
pales divisiones geográficas. Luego, estos grupos se distribuyen en subdivisiones
geográficas.
5. Archivo. Se utilizan las guías principales de la localidad, ciudad o país, para ubicar
la carpeta correspondiente. Posteriormente, se busca el orden alfabético del expe-
diente respectivo con el nombre codificado. Si éste no existe, se archiva en el
expediente misceláneo.

ÍNDICE DE TARJETAS EN EL SISTEMA GEOGRÁFICO

En este sistema la referencia para la localización se hace en tarjetas en las que se debe
anotar:

El nombre del corresponsal.

El nombre de la ciudad.
,
La expresión: VEASE:
El nombre del estado.
Ejemplo:
La siguiente tarjeta se deberá ubicar después de la guía alfabética "S" del catálogo
auxiliar .

•
ÍNDICE DE TARJETAS EN EL SISTEMA GEOGRÁFICO · 93

•
 s
San Román González, Fausto

Saltillo. Coah.

Bosques Rurales 54
.
VÉASE:

COAl-lUILA

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. ¿Bajo cuál ordenamiento se establece un sistema geográfico?
2. De acuerdo con la guía principal que se determina, ¿cuáles son las dos formas de
establecer un sistema geográfico?
3. ¿Con qué fin se utiliza el índice de tarjetas en el sistema geográfico?
4. ¿Cuándo se utiliza la guía FUERA dentro de una gaveta de archivo?
5. ¿Cuáles son los tipos de expedientes misceláneos de un archivo geográfico?
6. ¿Qué se hace cuando un expediente misceláneo por ciudad se congestiona?
7. ¿Cómo se ordena la correspondencia dentro de un expediente individual?
8. ¿Qué puede determinar la forma en que una empresa organice su archivo geográfico?
9. Describe el procedimiento de archivo en el sistema goegráfico.

ESTUDIO DE CASOS1
/
l. La Cía. Representaciones de Hoteles, S. A., utiliza el sistema de archivo alfabético.
Un análisis de las actividades de la empresa revela que el manejo de los docu-
mentos podría agilizarse si se utilizara un archivo geográfico. Se calcula que
aproximadamente el 75% de los documentos serán solicitados por los nombres
de los corresponsales y el 25% restante por localización geográfica.
¿Cómo reorganizarían los archivos?
2. La editorial El Estudiante Universitario, S. A. tiene su sede en México, D. F. y
sus negocios los efectúa en los estados y ciudades que se mencionan en segui-
da. Organicen uno de los dos sistemas que aprendieron, con los encabeza-
mientos adecuados a las guías principales y a las guías y secundarias.

"Véase la sección "Nota adicional".

94 CAPÍTULO 8. SISTEMA GEOGRÁFICO

•
 Acámbaro, Oto. Iguala, Gro. ZACATECAS
Acapulco, Gro. Jalapa, Tab. YUCATÁN
Acatlán, Pue. Jerez de García Salinas, Zac.
Acatlipa, Mor. VERA CRUZ
Jojutla, Mor.
Acatzingo, Pue. Juchitán, Oax. TLAXCALA
•
Actopan, Hgo. León, Oto. TAMAULIPAS
Agua Dulce, Ver. Matamoros, Tamps. TABASCO
Agualeguas, N.L. Mérida, Yuc. SONORA
Aguascalientes, Ags. Monclova, Coah.
Ahualulco, Jal. Nacozari, Son. SAN LUIS POTOSÍ
•
Atamos, Son. Nuevo Laredo, Tamps. QUINTANA ROO
Alvarado, Ver. Ocotlán, Jal. PUEBLA
Apaseo, Oto. Ojo Caliente, Ags. OAXACA
Apizaco, Tlax. Pajaritos, Ver.
MORELOS
Ario de Rosales, Mich. Perote, Ver. •
Banderillas, Ver. Progreso, Yuc. MICHOACAN
Benito Juárez, B.C. Puerto Escondido, Oax. JALISCO
Cabo San Lucas, B.C.S. Reynosa, Tamps. HIDALGO
Cárdenas, S.L.P. Saltillo, Coah. GUERRERO
· Cd. Delicias, Chih. San Ignacio, B.C.S.
Cd. Mante, Tamps. GUANAfüATO
San Luis Potosí, S.L.P.
Coatzacoalcos, Ver. Santa Rosalía, B.C.S. DURANGO
Chilpancingo, Gro. Sayula, Jal. CHIHUAHUA
Cholula, Pue. Tecomán, Col. COLIMA
Ensenada, B.C. Tepeaca, Pue. COAHUILA
Fortín, Ver. Tierra Colorada, Gro.
Frontera, Coah. Uruapan, Mich. BAJA CALIFORNIA SUR
Gómez Palacio, Dgo. Yurécuaro, Mich. BAJA CALIFORNIA
Guasave, Sin. AGUASCALIENTES

'

ESTUDIO DE CASOS 95

•
 , •

SIS CRONOLOGICO

En este sistema, como su nombre lo indica, la base de ordenación es la fecha del docu-
mento. Hay empresas que lo usan exclusivamente para la correspondencia enviada. Se
organiza con guías principales para los meses, y guías secundarias para los días; ade-
más, se establece un archivo principal cronológico y un catálogo auxiliar alfabético.

Este sistema, como su nombre lo indica, se basa en la fecha del documento, a diferen-
cia de los sistemas que ya estudiamos que se fundamentan en el orden alfabético o
' .
numenco.
Muchas oficinas acostumbran emplear un sistema de archivo cronológico, sólo
con la correspondencia enviada, independientemente del sistema de archivo que ma-
nejen. En este caso la asistente ejecutiva hace una copia de toda la correspondencia
que elabora, para su archivo cronológico.
Este sistema se mantiene en el ordendel tiempo de acuerdo con el año, mes y día.
Tomando en cuenta la magnitud de la empresa, el movimiento de corresponden-
cia, etc., para manejar adecuadamente este sistema se deben utilizar:

• Guías centrales, rotuladas con los meses del año.

• Guías escalonadas con los días del mes.
•Rotulación del marbete, de acuerdo con la necesidad (véase figura 9.1).

Por lo anterior, determinamos que se va a establecer:

l. Un archivo principal cronológico.

2. Catálogo auxiliar alfabético (véase figura 9.2).

Este sistema se considera indirecto, porque se debe llevar un catálogo de tarjetas

auxiliares, las que se ordenan alfabéticamente para poder localizar con rapidez la do-
cumentación requerida, porque casi siempre es solicitada por el nombre del corres-
ponsal y no por la fecha.
Si le enviamos correspondencia al señor Eduardo de los Ríos Muñoz el día 16 de
julio de 1996, se debe redactar la tarjeta en la forma que se indica en la figura 9.3. Y se
colocará después de la guía "R" del catálogo auxiliar.

97

•
 Ríos Muñoz. Eduardo de los

Véase: JULIO 16

1996

•
Fi!]ura 9.3. Tarjeta rotulada para el
catálogo auxiliar del sistema
cronológico.

Figura 9.2. Catálogo auxiliar

1 1996 1 para el sistema cronológico. f?;:_-1.J\d..."1

e g
Figura 9.1. Gaveta con ordenación del sistema
cronológico. Guías centrales: títulos de meses. Guías
escalonadas: días del mes. Marbete con título del año.

Este sistema por medio de tarjetero se utiliza también para ayudar al ejecutivo a
planear sus actividades diarias como citas, conferencias, compromisos, etc.; es práctica-
mente imposible recordar todo lo que debe hacerse en un día determinado de trabajo. Un
calendario de escritorio es una forma de archivo cronológico, porque está ordenado de
acuerdo con los días del mes.
En el marbete de cada gaveta la rotulación debe llevar un orden determinado, siem-
pre de acuerdo con el sistema de archivo establecido en la oficina (véase figura 9.4).
'
CORRESPONDENCIA..----+- 1. Descripción
•
GENERAL 2. Indice
3. Año
4. Unidad o departamento
A-M

19_

Departamento de ventas

Figura 9.4. Marbete de la gaveta de un archivador. rotulada con el orden establecido.

En las figuras 9.5 y 9.6 se presentan ejemplos de marbetes para gavetas de otros
sistemas.

98 CAPÍTULO 9. SISTEMA CRONOLÓGICO

•
 CORRESPONDENCIA

COAHUILA- VERACRUZ

19_
•
Departamento Administrativo

Figura 9.5. Título marbete del sistema geográfico.

COMPRAS EN GENERAL

A-Z

1 er. Semestre 1 9 -

Departamento de Compras

Figura 9.6. Título marbete del sistema por asuntos.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. ¿Por qué a este sistema se le llama cronológico?
2. ¿Qué rotulación lleva un expediente misceláneo en este sistema?
3. ¿Cómo se deben ordenar los documentos dentro del expediente misceláneo?
4. ¿Por qué a este sistema se le llama indirecto?
5. ¿Por qué es importante que una asistente ejecutiva utilice en este sistema un catá-
logo auxiliar?

ESTUDIO DE CASOS1
l. En una oficina de seguros, el movimiento de documentos era intenso por el
número de pólizas que diariamente expedían a todos los clientes. La secretaria
llevaba el sistema alfabético, pero la mayor parte de las veces su jefe le pre-
guntaba cuántas pólizas estaban por vencerse, a fin de avisar con oportunidad
a los clientes.
Este sistema resultaba muy problemático porque se tenía que revisar en
todas las gavetas del archivador.

1 Véase sección "Nota adicional".

ESTUDIO DE CASO 99

•
 a) ¿Qué le sugeriría? .
b) ¿Cómo podría realizar su trabajo con más eficiencia y proporcionar la
información que su jefe requiere?
e) ¿Qué expedientes conviene abrir, misceláneos o individuales?
d) ¿Cómo debe rotular el marbete de las gavetas del archivador?

1 00 CAPÍTULO 9. SISTEMA CRONOLÓGICO

•
 TROL DELA
, •

NICACION ESCRITA
:;.,
······
~¡;¡;¡:;:;.,

~!
~é~~i~: ~~~:~~f;!n;:~~~~o:7 ~~~
::::::::::;:::

J:
::·:;:::::::;:
1
0~~~~1e~e~::e~~~i~:~~~~!~r: ~~s;;~:r :.i'.'.:,1.',!f.!.i,l.J,!

cargo de documentos, así como el formulario especial de requisición de documentos .

archivados. Con esto, se sabrá quién tiene el expediente, cuándo se le prestó y cuán- ¡fü)¡;;~¡
¡:;~:;:;:;:;

do lo debe devolver. Además existen otras herramientas para este control, como las
guías de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el comprobante de ruta y la tarjeta
de sustitución del archivo de seguimiento para documentos prestados.

,;-~¡:~~J: ¡q~.• ~~~:··::::-:~::~::;:¡:::::::::::::t.:;:::~~:~::::::::::::::::::~::::::::::::::;:~:=:~::::::::::::::::::::::

=-~~:~:~:f:Z?~» »~°Mmf?.3f:*~~¡:¡:¡:¡:¡:¡:¡:¡:¡::z.;:::::::::::::::::::;:¡:¡;;:::::~::::::::;:::::;:;:::::~;:;:;:;:;:;:::;:¡:

Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos después de que

han sido creados o recibidos.
Los principios de control y retención suponen que ningún documento que se ar-
chiva debe ser olvidado, que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio, y que
si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse.
El control de los documentos empieza aun antes de que sean archivados (el sello
fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben
guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben.
Uno de los principales problemas en el control es evitar la pérdida de documentos
prestados de los archivos. Un buen sistema de cargo de documentos es la mejor solu-
ción. Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro de las gavetas.

SISTEMA DE CARGO
Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el préstamo de un
documento, de no ser así podría ser necesario invertir varias horas para encontrar uno
que se prestó pero que no fue debidamente registrado.
El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia:

l. Atiende las solicitudes de documentos archivados.

2. Anota los documentos que salen.
3. Efectúa el seguimiento de los documentos prestados.

Con el creciente empleo de máquinas copiadoras, las oficinas están utilizando

cada vez más la técnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de

101

•
 prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia, se
envía y se archiva nuevamente el original.

SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Es conveniente que todas las solicitudes se hagan por escrito en un formulario espe-
cial de requisición de documentos archivados (véase figura 10.1). Los formularios
deben proporcionar la siguiente información:

l. Nombre o asunto del documento.

2. Fecha del mismo.
3. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en préstamo.
4. Fecha en que se prestó.
5. Fecha en que se debe hacer el seguimiento.

La requisición debe ser firmada por la persona que solicita el documento. (La
firma proporciona una prueba definitiva de quién lo tiene.)

Nombre bajo el cual está Nombre Fecha de devolución

clasificado el documento
Yf!Mt,­t!.l"ad 2. !?[Link] .9/-/{)
Referencia Fecha del documento

Concepto del documento Ytdataá t:k ~ 5/3{)

Tomado por Fecha de préstamo

Nombre del solicitante :?ic. ~ttvo~aif,-e .9/3

Firma Departamento

Iniciales o rúbrica del !)/'. !)/'. . go(!.l"jrmd

solicitante

Figura 1O.1 . Formulario especial de requisición de documentos archivados.

REGISTRO DE SALIDA DEL DOCUMENTO

Cuando el expediente es extraído de los archivos se puede colocar en el lugar de éste
una guía de salida. Cuando se saca un solo documento del expediente, se debe colocar
una tarjeta de sustitución exactamente donde estaba el documento (véase figura 10.2).
Estos formularios que registran la salida indican quién tiene el documento y la fecha
en que salió de los archivos.
Los formularios para registrar documentos prestados sirven para:

l. Mostrar que los documentos se están utilizando y no han sido mal archivados
o perdidos.

102 CAPÍTULO 10. CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

•
 2. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurarse de que
sean devueltos.
3. Actuar como marcadores para facilitar su devolución al sitio exacto.

Fecha de entrega del documento .9/­/()

------
<¡¡{YÚ,l"e.P'(Zd s: Law­o 5/y()
•

Nombre o tema Fecha

Firma del solicitante

•

Nombre del departamento Fecha de salida

Figura 10.2. Tarjeta de sustitución.

Las guías de salida tienen en su pestaña la expresión "fuera" y están hechas del
cartón o material como las guías para archivar. Se pueden conseguir de otro tipo, como:

l. Una guía con un bolsillo en la parte delantera para comprobante de requisición

(véase figura 10.3).

Fecha entrega

.9/­/()

Nombre

2. 9loda 5/.ff ()
~ntrerad

Solicitante

.:Zc. sirttVoJ4wre
Fecha

.9/.Y

o
Figura 10.3. Guía de salida con bolsillo para comprobante
de requisición de documento prestado.

REGISTRO DE SALIDA DEL DOCUMENTO 10.3

•
 2. Una guía acumulativa que tiene un formulario para colocar el nombre del indi-
viduo que solicitó el expediente (véase-figuras 10.4 y 10.5).

FUERA

Nombre o tema Fecha Solicitante Fecha Fecha

Docto. salida entrega

• ~nt,,-~aj 2:. 9itJja .5/.JtJ st1. ~at.1­;­e .9/.J .9/­/{J

o
Figura 10.4. Guía de salida acumulativa donde se escribe el nombre de la persona que
solicitó el expediente.

F
u
E
R
A

--- -

Figura 10.5. Guía 'fuera" para archivadores abiertos.

104 CAPÍTULO 10. CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

•

•
 :=>?'~~~
:?.:~:.{;$,~
··:.::?..:.:.
:;.;.;.;::·:::
•,•,•,•,•,•,,
'·'•'•'•'•'•'•
•,•,•,•,•,•,•,
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•,•,•,•,•,•,•,
::::::::::::::
•,•,•,•,•,·:.
········:·:·:·
'•'•'•'•'·'•'•

Figura 10.6. Las tarjetas de 'Fuera" son bien visibles cuando se usan para
indicar que se ha tomado prestada una carpeta de archivo.

Otro tipo de guía de salida "fuera" que se emplea para archivo de tarjetas perfora-
das es la tarjetaanunciadora octagonal (véase figura 10.7). Estas tarjetas se deslizan
fácilmente en los archivos y permanecen con un borde expuesto, indicando que se ha
sacado una tarjeta.

Figura 1O.7. Tarjetas octagonales en varios colores.

En empresas grandes, algunas veces se solicitan los documentos y luego se en-

vían por tumos a varias personas o departamentos. Se perdería mucho tiempo si estos
papeles fueran devueltos al departamento de archivo después de que cada persona
hubiera terminado con ellos. Para esto se anexa al documento un formulario que enu-
mera, en orden, todos los individuos que desean consultarlo. A medida que el docu-
mento pasa de un individuo a otro, cada uno coloca sus iniciales en el formulario. Con
el formulario de salida se conserva una copia de este comprobante de ruta para que se
pueda localizar el documento si se necesita (véase figura 10.8).
Cuando los documentos son devueltos a los archivos se saca la tarjeta de sustitu-
ción y se anula la anotación de salida, como la de la figura 10.9 del archivo de segui-
miento para préstamo de documentos. (Véase figura 10.10).

REGISTRO DE SALIDA DEL DOCUMENTO 105

•
 Nombre Dirección . Asunto
.w~C)j Yacateca.1,, ~v>t~n
Al'acitma&.1,, y .91. :Zac.
Fecha del documento Fecha del préstamo Fecha de devolución
5/g/ ¿"(J/g/ /()/g

Ruta (coloque los números 1. 2. 3. para indicar ruta)

,Contabilidad 2. Producción -
Publicidad
- Bodega -
Ventas Administración
- -
Compras ..L Devolución a
Personal - Archivo 2.
COPIA

Figura 10.8. Comprobante de ruta de un documento prestado.

Nombre Fecha de dev. Tarjeta de sustitución. Se archiva

detrás de guía noviembre 10.

Asunto Fecha del documento

Prestado a Fecha de préstamo

5l7at'.1 Lén&~ 1"1"/2

Firma Depto.
5l7. L. Jlf¿nac&i
Figura 1O.9. Tarjeta de sustitución del archivo de seguimiento
para préstamo de documentos.
28
23 24
19
17
Guías mensuales. 12
La correspondienteal mes en 7

curso va siempre al frente. noviembre

1 1996 1

Figura 1O.1 O. Archivo de seguimiento con

guías diarias para préstamos de documentos.

106 CAPÍTULO 10. CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

•
 Aun con un buen sistema para cargar documentos, éstos ocasionalmente se pier-
den. Si una búsqueda organizada de papeles no tiene éxito (véase figura 10.11), la
información original debe ser escrita de memoria o de otras fuentes sobre una hoja de
papel de color y guardada en el lugar del documento perdido. Este procedimiento
asegurará que nadie perderá su tiempo buscando el documento extraviado. Un siste-
ma de cargar correspondencia funciona adecuadamente sólo cuando todos siguen el
procedimiento adoptado. •

3 __ -1/--W--!.JiL
Verifique en las bandejas

2
•
Observe en las carpetas
anteriores y posteriores
El documento puede
estar mal colocado
en la carpeta

Busque en los espacios

• entre carpetas

Figura 1o.11 . Búsqueda de un documento extraviado.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. Describe el significado de control de la comunicación escrita.
2. ¿Cuáles son las tres tareas que se ejecutan en un buen sistema de cargo?
• 3. Describe el formulario de requisición de documentos archivados .
4. ¿Cuándo se utiliza la tarjeta de sustitución?
5. ¿Con qué fin se le debe anexar una copia del comprobante de ruta a un formulario
de salida?

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN 107

•
 PRÁCTICA '

l. Imagina que en la oficina donde trabajas Contabilidad te solicita, en préstamo

por una semana, el expediente de la empresa Mosaicos Santa Julia, S. A. de C.
V. Realiza el formulario de requisición de documentos. Inventa los datos
faltantes. •
2. En una sección de la gaveta del archivador están los siguientes expedientes:

1
/ CORONA Z., Cristina

/ CORONA Z., Carlota

J / CORONA R., Carlos \
/ CARLA Y ASOCIADOS, S.A. \ 1/

, / e J

l 1 1 1 1//
Te han solicitado la última comunicación de Carlota Corona Z., y no está en su
expediente.
¿Qué proceso debe seguir para localizarlo?

108 CAPÍTULO l 0. CONTROL [Link] COMUNICACIÓN EsCRITA

•
 . . . . , , IL@ nn
,
SIFICACION •

DE S ARCHIVOS

Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera óptima. Por ello, es necesa-
rio saber qué documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo,
semiactivo e inactivo. En instituciones grandes, como los bancos, es aconsejable la
microfilmación o la microfotografía para eliminar grandes volúmenes de correspon-
dencia. Otro proceso importante en archivonomía es la transferencia de documentos al
archivo perpetuo y la eliminación de algunos, con base en las normas establecidas
sobre retención de documentos.

Después de tomar la decisión sobre el sistema que se establecerá en nuestra oficina

para cumplir con los propósitos que se persiguen en la archivonomía, será importante
determinar cómo se utilizarán las gavetas de los archivadores con los que se cuentan.
Será conveniente hacerse las siguientes preguntas:

l. ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos?

2. ¿Qué fin cumple?
3. ¿Por qué debe ser conservado?

•¿Necesidades operativas?
• ¿Exigencias legales?
• ¿Necesidades financieras o fiscales?
• ¿Exigencias históricas?

En el caso de que los documentos no sean necesarios por al menos una de las
necesidades indicadas, pueden ser eliminados. No es conveniente la conservación de
documentos por razones mal definidas, como:
• Posibles eventualidades, o
• Nunca se sabe lo que puede ocurrir.
4. ¿Con qué frecuencia se consulta?
5. ¿Qué ocurriría en el caso de no disponer de ellos?
6. ¿Podría obtenerse la misma información de otra forma?
7. ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?

Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el área de

origen del mismo o el área que recibe el original, pero no quien tiene una copia.

109

•
 NIVELES DE ARCHIVO
Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado
debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los
documentos que lo componen.
Queda por ver cuáles y cuántos deben ser estos niveles.
La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solu-
ción mínima que prevé la distribución del archivo en dos sectores bien diferenciados:

l. Un sector llamado activo, que comprende todos los documentos cuya frecuen-
cia de consulta es, por término medio, bastante alta. Este primer sector del
archivo es a nivel del puesto de trabajo, en el que se conservan los documentos
y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que, requieren el inicio o la
continuación de actuaciones particulares y urgentes. Este es el archivo activo.
2. El segundo sector está vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene
todos los documentos que los archivos descargan en él, apenas han terminado
todas las operaciones que éstos exigen. Su denominación es la de archivo
semiactivo y recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operati-
vo para pasar a tener uno puramente documental.
La fisonomía de este importante servicio de la empresa es así más funcio-
nal, viniendo a satisfacer una de las necesidades más importantes en la empre-
sa moderna: una oportuna disponibilidad de información.
3. Un sector más es el llamado "inactivo", el cual se caracteriza por una frecuen-
cia de consulta medianamente baja. En él se conservan todos los documentos
que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento
de proceder a su destrucción. También se le conoce como archivo "muerto".

Archivo activo
La mayoría de los documentos que afluyen a un archivo proceden del correo. La
entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las
secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de. distribuirlas entre las sec-
ciones interesadas, como ya lo vimos en el capítulo 3, según las normas recibidas
de la Dirección.
A fin de ganar tiempo será conveniente que los encargados de este trabajo efec-
túen una clasificación previa de la correspondencia, para lo cual se separan las cartas
que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un interés pura-
mente informativo y documental.
Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas:

l. De gestión.
2. De información.
3. De documentación.
4. Personal y confidencial.

En las figuras 11.1 y 11.2 se ilustra lo que liemos comentado sobre la organiza-
ción de sectores y los documentos del archivo activo.

110 CAPÍTULO 11. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

•
 Entrada de documentos

Archivo activo

1 a gaveta Cartas pendientes de contestación

Cartas contestadas que forman parte de una gestión en trámite

Cartas contestadas. Fuentes de información
•

Archivo semiactivo

2ª gaveta Facturas
Documentos contables
Documentos fiscales
Contratos
Correspondencia contestada. Clientes permanentes
Documentos del Depto. de Personal. Documentos bancarios

Archivo inactivo

3ª gaveta Documentos fiscales

Manuales de funciones

Archivo histórico

Transferencia
~ Archivo perpetuo
~ Libro de destrucciones
~ Destrucción documentos

Figura 11. 1. Organización de los sectores dentro de un archivador de tres gavetas

Documentosdel sector activo

E:?1
Cartas de pedido
)>-Se clasifican por asuntos

E:?1
""'--Se dasiñcan por orden
»> cronológico
Cartas de información
Correspondencia ~ ""'--Se clasifican por orden
~ ~ alfabético
de entrada Cartas de documentación

E:?1
Cartas personales y )>-Se clasifican por asuntos
confidenciales

Figura 11.2. Documentos que contiene la primera gaveta de un

archivador con el sector activo.

NIVELES DE ARCHIVO 111

•
 Archivo semiactivo
'

Al archivo semiactivo se le ha asignado el papel de archivo a nivel de los puestos de

dirección (administrativa, comercial, etc.). En cada empresa puede haber tantos archi-
vos de este tipo como direcciones existan.
De cada uno de estos archivos responde, en W1 sentido amplio, la dirección de que
depende, y en W1 sentido estricto, la persona encargada del archivo semiactivo .
•
Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservación y el
manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes:
J. Cuidar de la perfecta conservación de los documentos.
2. Procurar que los ficheros o catálogos auxiliares estén actualizados.
3. Despachar con mayor rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento
de todas las formalidades requeridas.
4. Aligerar el archivo mediante el envío al nivel inactivo de los documentos que
han perdido actualidad.
5. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo
semiactivo y los eventuales peticionarios.
El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de
los cuales exige una clasificación distinta. Dado que este sector del archivador suele
contener W1 volumen notable de documentos, es importante respetar los criterios de
ordenación que se han estudiado en cada uno de los sistemas básicos que existen en la
archivonomía (véase figura 11.3). ·

Documentos del sector semiactivo

Una copia se clasifica por orden numérico

Facturas )::>- de ventas )::>-La segunda copia se clasifica por orden
cronológico
...o"'e Facturas )::>- de compra )::>-Se clasifican por orden numérico o
(1) alfabético
E Documentos contables )::>- Se clasifican por asuntos
:J
~ Documentos fiscales )::>- Se clasifican por asuntos
"O
Contratos )::>- Pueden ser por asuntos o cronológico
(1)
"O Correspondencia )::>-Se clasifica por orden alfabético o por
"'oa. Documentos del
asuntos
,
¡: Departamento de Personal )::>-Se clasifica por orden alfabetice
Documentos bancarios )::>-Se clasifican por orden cronológico

Figura 11.3. Documentos que contiene el sector semiactivo en la segunda gaveta de un

archivador.

Archivo inactivo o archivo "muerto"

El archivo inactivo representa el penúltimo eslabón de la cadena constituida por los
diversos niveles de conservación de documentos, por lo que debe demostrar la efica-
cia de todo el sistema.

112 CAPÍTULO 11. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

•
 El archivo inactivo se nutre de:

l. El archivo activo que le envía directamente aquellos documentos que no esti-

ma sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo.
2. El archivo semiactivo, que le envía la mayor parte de la documentación, según
las normas en vigor dentro de cada empresa.
El archivo inactivo funcionará del siguiente modo: •
a) En la fecha señalada, el responsable del archivo semiactivo extraerá de las
carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen ya utilidad
inmediata. El ahorro de espacio que· así se consigue permitirá conservar por
más largo plazo la documentación más importante.
b) Los envíos de documentación al archivo inactivo se regularán de tal modo que no
se originenobstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en este servicio.
e) Para facilitar la rápida extracción de los documentos que ya no ofrecen más
interés que el puramente histórico, es aconsejable marcarlos antes con señales,
caballetes, símbolos convencionales y otros medios considerados idóneos.
Estas reglas permiten al responsable seguir día a día la marcha del archivo
semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar la
depuración.
El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su microfil-
mación, para lo que se requiere maquinaria especial, como la filmadora de microfichas
(véase figura 11.4) y la unidad lectora (véase figura 11.5).

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:2 ,... ··--
"'O> <'O
o 't:I
..., o Figura 11.4. Digitalizador y microfilmador
.f :.:: simultáneo de documentos.

TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifi-
can, de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera:

l. Documentos vitales. Incluyen documentos legales de incorporación, escritu-

ras, contratos importantes, planos de la propiedad, informes para los accionis-
tas, actas de las reuniones de la Junta Directiva y pólizas de seguro. Estos
documentos nunca deben ser destruidos porque son esenciales para la existen-
cia misma de la empresa y son irremplazables.

TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 113

•
 2. Documentos importantes. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de
ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasla-
dados al nivel inactivo por un periodo determinado y después se pueden trans-
ferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservan
en buenas condiciones.
3. Documentos útiles. Incluyen correspondencia general, memoranda y estados
de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un año despuésde la fecha
en que fueron recibidos.
4. Documentos no esenciales. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acu-
ses de recibo. Los documentos de esta categoría nunca se deben archivar con
, .
otros mas importantes.
Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesario decidir la
cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención (véase figura 11.6).
Los factores que influyen sobre esta decisión son: las leyes existentes al respecto,
la naturaleza del negocio, el tipo de documentos que se manejan y la información que
se deriva de ellos.

· Seis a siete años: Informes de accidentes y reclamaciones (casos fallados)

- Cuentas por pagar
- Libros de cuentas por cobrar y balances de prueba
- Cheques cancelados
- Certificados de acciones y bonos cancelados y opciones expiradas
- Facturas a clientes
- Nóminas y resúmenes de pagos a empleados incluyendo pago a
pensionados
- Registros de ventas
- Libros auxiliares de libros general y balances
· Dos a tres años: Solicitud de empleo
- Póliza de seguro que ha expirado
- Informes de auditoría interna
- Recibos de caja menor
- Documentos de registro de bonos de ahorro de empleados

· Un año o menos: Conciliación bancaria

- Recibos duplicados de depósitos
- Requisiciones .
- Libretas de taquigrafía
- Tarjetas de tabulación

Figura 11 .6. Retención de documentos.

EQUIPOS Y MATERIALES DE TRANSFERENCIA

Para realizar una transferencia adecuada de los documentos se requieren: a) tarjeteros
que indican el contenido de los archivos de transferencia y la fecha de destrucción de
los documentos; b) accesorios para archivo de transferencia, tales como rótulos,

114 CAPÍTULO 11. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

•
separadores de gavetas y e) unidades de estantería abierta que encajan unas en otras
para el almacenamiento de tarjetas perforadas.
Cuando los documentos se transfieren, las guías [Link] se dejan en los archi­
vos activos y las carpetas misceláneas antiguas se colocan en frente de las carpetas indi­
viduales en los archivos de transferencia para que sirvan como guías. Los archivos de
transferencia normalmente no tienen guías con extensiones de varilla.
•

TRANSFERENCIA PERPETUA

En este plan, los documentos se transfieren de los archivos inactivos a los de transferencia
perpetua o archivo muerto cuando se ha completado un trabajo o un caso.

PREPARACIÓN PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA

En algunas empresas la decisión sobre la conservación y eliminación de un documen-
to se toma en el momento en que el ejecutivo decide que el documento está listo para
ser archivado por primera vez. Así, en vez de anotar solamente las iniciales en la
esquina superior izquierda para autorizar el archivo, indica cuánto tiempo debe ser
guardado en el archivo activo. .
Autorizar documentos para ser archivados de acuerdo con este sistema no sólo
coloca la decisión en la persona más calificada sino también agiliza la operación mis-
ma de transferencia.
El trabajo de transferencia será más fácil si se llevan a cabo las siguientes activi-
dades (véase figura 11.7):

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1

1. Preparar una lista 2. Preparar los 3. Preparar las cajas de 4. Descartar los
de los .nombres que nuevos rótulos. transferencia. papeles de los
,
requenran nuevas archivos muertos
carpetas. que no se
requieran,
. . , previa
autonzacron por
escrito.

Figura 11. 7. Actividades que deben llevarse a cabo para realizar la transferencia de documentos.

PREPARACIÓN PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA 115

•
 l. Preparar nuevas carpetas para los archivos activos.
2. Asegurarse de que las cajas de transferencia estén disponibles.
3. Pegar los rótulos que muestren claramente el contenido, las fechas y la ubica-
ción necesaria para su localización (véase figura 11.8).
4. Sacar de los archivos de transferencia antiguos los documentos que ya no será
necesario guardar y proceder a eliminarlos. No se debe destruir ningún docu-
mento sin autorización, la cual de preferencia debe ser escrita.

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Figura 11.8. Archivo de
transferencia en cartón.

MÉTODOS DE ELIMINACIÓN
Algunos documentos se destruyen introduciéndolos en una máquina especialmente
diseñada para este fin, la cual los corta en tiras delgadas (véase figuras 11.9 y 11. l O).
Otros métodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. La natu-
raleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarán generalmente la forma
en que deben eliminarse.

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Figura 11 . 1 O .
Destructora
..,, personal para uso
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LL.. a. en cada escritorio.
• 4¡7-'
•• 1 1 1 b'
Figura 11 . 9. Destructora de

tr..,.,_,,,._ documentos de alta capacidad

para destrucción centralizada
de archivos.

116 CAPÍTULO 11. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

•
 MICROFOTOGRAFÍA O MICROFILMACIÓN
Durante el sitio de París, en 1871, un fabricante de curiosidades fotográficas desarro-
lló un plan para desbloquear el aislamiento de la capital francesa.
Prudent René Dagrón propuso que las cartas importantes fuesen reducidas
fotográficamente y enviadas por medio de palomas desde Tours a París. Hasta 3 000 pala- '
bras podían reducirse y acomodarse en un negativo de 35 x 65 mm y 18 negativos se
ajustaban dentro de un pequeño cilindro que se ataba a la pata de una paloma.
Nuevamente, a causa de una necesidad, en 1925, George L. Me Carthy, empleado
de un banco en la ciudad de Nueva York, en virtud de una ola de cheques fraudulentos
recibidos en ese banco, desarrolló el sistema de fotografiar los cheques, así como las
listas de las sumadoras, ofreciendo a los bancos un registro permanente de las opera-
ciones con cheques.
Posteriormente, en 1924, el norteamericano Ray M. Hasset inventó la cámara
microfilmadora automática que lanzó al mercado en 1928.
Hoy es difícil encontrar una institución bancaria que no utilice el microfilm para
sus operaciones financieras.
Esta técnica también la utilizan muchas oficinas para almacenamiento de docu-
mentos de transferencia. Así, los documentos originales de tamaño y peso considera-
bles pueden ser destruidos y la película se archiva en una pequeñísima fracción del
espacio que se hubiera requerido para guardar los documentos originales.
Cuando se necesitan los documentos, éstos pueden verse en una máquina que los
proyecta en un tamaño aproximado al original (véase figura 11.11 ).

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Figura 11. 11. Máquina lectora de microfichas,

La microfilmación se recomienda cuando:

a) Los documentos son muy valiosos e irremplazables. La película debe guardar-

se en un sitio seguro lejos del documento original.
b) Cuando los documentos deben ser retenidos más de 12 años.

• MICROFOTOGRAFÍA O MICROFILMACIÓN 117

•
 La microfilmación tiene las siguientes ventajas:
'
l. Se ahorra el 98% de espacio del archivo corriente. Esta es la mayor ventaja de
la microfotografía.
2. Se disminuye el costo de los gabinetes y equipo de archivo.
3. Los documentos pueden permanecer en el área principal de la oficina y no se
tienen que mandar a cuartos de almacenamiento poco adecuados.
4. Cualquier documento en un rollo de película está en una secuencia permanente
y no se puede perder.
5. Gran cantidad de valiosos documentos microfotografiados pueden ser guarda-
dos en empaques relativamente pequeños y resistentes al fuego.
6. Los documentos microfotografiados son más duraderos y por lo general son
aceptados como evidencia legal en los tribunales.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Cuestionario
l. Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que organiza un archi-
vo para determinar en qué gaveta debe ubicar la correspondencia. .
2. ¿Cuáles son los documentos que se sugiere sean ordenados en el sector llamado
"activo"?
3. ¿Qué documentos se descargan en el sector "semiactivo"?
4. En el nivel "inactivo", ¿qué documentos se conservan?
5. ¿Qué se aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para cuando se
realice la transferencia perpetua?
6. ¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo con su valor?
7. ¿Qué actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la transferencia?
8. ¿Qué es la microfilmación y cuál es su mayor ventaja?
9. ¿Cómo se lee una microfotografía?

ESTUDIO DE CASOS1
l. Debido a que el señor Barrios y su secretaria son las únicas personas que traba-
jan en una pequeña agencia de viajes, él ha decidido que la transferencia de
documentos es tiempo perdido. Se propone conservar en los mismos archivos
todos los documentos actuales y antiguos.
¿Esto es aconsejable? ¿Qué sugerirían al señor Barrios?
¿qué planteamiento le presentarían para realizar una transferencia o eli-
minación de documentos?

1Véase sección "Nota adicional".

118 CAPÍTULO 11. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

•
 •

ADICIONAL
ESTUDIO DE CASOS
'
Esta es una técnica que forma parte de las dinámicas de grupo en educación. Con ella,
se podrán analizar situaciones concretas de las que el alumno no debe prescindir,
porque pone al grupo en contacto con hechos reales que se analizan, se discuten y que
motivan la reflexión de los participantes; además el estudio de casos ayuda al inter-
cambio de ideas y opiniones sobre diversos puntos de vista.

Información
Descripción. El grupo analiza un caso con todos los detalles para extraer luego
conclusiones y soluciones al problema. El caso es un hecho real, seleccionado
por el guía, maestro, instructor o por el grupo y presentado de tal modo que
sugiere el análisis profundo e intercambio de ideas. No sólo es el hecho en sí,
sino más bien la explicación amplia y detallada del mismo e integrada en el
contexto peculiar. Al final se presentan varias soluciones según la manera de
enfocar la vida de cada uno de los miembros del grupo.

Integrantes: Miembros de equipos.

Tiempo: Depende de las circunstancias y de la complejidad del caso. Se recomienda

que no exceda de una hora.

Lugar: Salón de clase o un sitio tranquilo donde se pueda reflexionar, lejos de ruidos.
'
Planteamiento: El conductor o maestro selecciona el caso. Este debe estar bien expli-
cado. Si es posible, el caso debe ser presentado por escrito al grupo, junto con un
cuestionario que facilite el análisis.

Desarrollo: El maestro explica al grupo el objetivo y el mecanismo de la técnica que

se va a desarrollar. Luego expone el caso y reparte las copias preparadas para tal
fin. El grupo estudia el caso, lo analiza y da sus puntos de vista. Entonces surge el
intercambio de ideas y opiniones desde diversos puntos de vista, de manera libre y
sin tensiones. El maestro evitará dar su opinión para dejar que el grupo piense por
sí mismo. Sin embargo, lo podrá hacer si esto sirve como medio para levantar el
grado de interés. Terminada la discusión, el profesor efectúa la recapitulación fi-
nal, da soluciones propuestas y destaca los aspectos originales. El grupo reflexio-
na sobre las mejores soluciones para el caso estudiado, las cuales pueden ser ex-
puestas por un participante y comandadas por todos.

119

•
 Proceso
El análisis de casos sigue este proceso:

• Investigación del hecho.

• Definición del problema.
• Análisis del problema.
•Solución. •

Crítica
El análisis de casos tiene sus ventajas y desventajas.

Ventajas. Pone al alumno en contacto con la vida, le enseña a analizar situaciones y

hechos, desarrolla su razonamiento y lo ejercita en situaciones ejemplificativas de
los problemas de cada día.
Desventajas. Se presentan soluciones diversas para el mismo problema. Los indeci-
sos quedan en la ambigüedad.

Bibliografía
• Andueza, María, Dinámica de grupos en educación, ANUIES, México, 1980.
• Chehaybar, Edith, Kuri, Técnicas para el aprendizaje grupal, UNAM, México,
1989. .

120 . NOTA ADICIONAL

•
 •

GL o
Abreviatura Representación de una palabra por medio de una o varias de sus letras.
En clasificación, una abreviatura se tiene en cuenta como si estuviera escrita la
palabra completa.
Alfabetizar Ordenar en secuencia de acuerdo con las letras del alfabeto.
Almacenar Colocar documentos en un archivo o gabinete.
Análisis de formas Estudia la necesidad de un formulario, la información estadística
que debe contener, en qué orden y el diseño.
Archivadores Muebles para guardar documentos: gabinetes, estantes abiertos, cajas
o cualquier otro tipo de mueble para este fin.
Archivar Procedimiento por el cual se clasifican, ordenan y almacenan los documentos
de tal manera que puedan ser localizados fácilmente cuando se necesiten.
Archivo activo Gabinete de archivo reservado para documentos que se utilizan con
frecuencia.
Archivo alfabético Cualquier sistema en el cual los encabezamientos son nombres de
personas, empresas o letras del alfabeto.
Archivo de estantería abierta Método de archivo en el cual se utilizan estantes en
vez de gabinetes con gavetas para guardar los documentos.
Archivo de formas Archivo utilizado para el almacenamiento de formularios en el
banco o ya diligenciados.
Archivo de nombres Tarjetero que contiene información para identificar ciertos
nombres.
Archivo departamentalizado Archivo en el cual los documentos de un departamen-
to se guardan separados de los otros. ·
Archivo geográfico Arreglo alfabético por localidad geográfica.
Archivo lateral Gabinete en el cual los documentos se almacenan perpendicularmen-
te al sitio por donde se abre el archivador.
Archivo numérico Archivo de correspondencia o tarjetas por orden numérico.
Archivo o caja de transferencia Empaque que sirve para guardar documentos. Este
empaque está hecho generalmente de cartón o materiales metálicos y sirve para
guardar documentos de transferencia.
Archivo por asuntos Arreglo alfabético de documentos por nombres de temas o
cosas.
Archivo vertical Almacenamiento de documentos sobre su borde.
Archivo visible Almacenamiento de tarjetas en equipo especialmente diseñado para
que la información que queda cerca de los bordes se pueda leer fácilmente.
Arreglo alfabético Lista de nombres o temas en secuencia de acuerdo con el alfabeto.
El procedimiento se denomina alfabetizar.
Arreglo de tipo diccionario Organización de un archivo por asuntos con títulos que
no tienen divisiones o subdivisiones.

121

•
 Arreglo enciclopédico Organización de un archivo por asuntos con títulos principa-
les, divisiones y subdivisiones.
Arreglo índice Orden en el cual se consideran las unidades de un nombre para el
archivo.
Canaletas Dobleces a lo largo de la parte delantera de una carpeta que permiten su
.'
expansion.
Carpeta Recipiente de cartulina o de fibra que sirve para guardar la correspondencia
en los archivadores.
Carpeta de salida Carpeta que se emplea para guardar la correspondencia mientras la
carpeta original está fuera.
Carpeta de seguimiento Carpeta con fechas a lo largo del borde superior para mar-
carlas claramente como señal indicadora de que se debe tomar una decisión acerca
de los documentos contenidos en ella.
Carpeta individual Carpeta que contiene solamente correspondencia de un indi-
viduo. .
Carpeta miscelánea Carpeta que contiene documentos de corresponsales o asuntos
que no son lo bastante activos como para necesitar carpeta individual.
Charolas Dispositivos que se colocan sobre los escritorios para la correspondencia de
entrada y salida.
Clasificación Arreglo en grupos de acuerdo con un plan determinado.
Codificación Procedimiento de marcar la correspondencia con el encabezamiento
bajo el cual debe ser archivada.
Comprobante de requisición Formulario utilizado para solicitar documentos de los
archivos.
Correspondencia Cualquier comunicación escrita que no ha sido diseñada para ser
colocada en una tarjeta o en un formulario.
Corte Tamaño de la pestaña en la parte posterior de la carpeta, generalmente expresa-
da en una fracción. Por ejemplo, el corte de un medio significa que la pestaña se
extiende hasta la mitad de la parte posterior de la carpeta.
Cronológico En secuencia de acuerdo con la fecha. Cuando los documentos se archivar
cronológicamente, el documento que tiene la fecha más reciente· se coloca al frente.
Directo Sistema de archivo que permite la localización de documentos sin tener que
consultar un índice.
Disposición, eliminación Destrucción o eliminación de documentos cuando ya no se
necesitan. ·
Distribución Arreglo de documentos en orden después de que han sido clasificados y
codificados para facilitar su almacenamiento.
'
División política Area creada por la ley, por ejemplo, un municipio, una ciudad, un
condado, un estado, una nación, etcétera.
Documentos Toda información que guarda una empresa en forma de corresponden-
cia, tarjetas, cintas o microfotografías.
Eléctrico Se refiere al funcionamiento de archivadores automáticos y a las máquinas
procesadoras de datos por medio de corriente eléctrica y un mínimo de partes mo-
vibles.
Eliminación Destrucción de documentos que ya no se necesitan.
Empleado de archivo Empleado cuyo trabajo especializado es inspeccionar, clasifi-
car, codificar, distribuir y almacenar documentos y sacarlos de los archivos cuando
los solicitan.
Encabezamiento Nombre, letra o número bajo el cual se archivan los documentos.
Entrada Información que se coloca dentro de un sistema comercial.

122 GLOSARIO

•
 Equipo Gabinetes, muebles y dispositivos misceláneos que se utilizan para manejar
y almacenar los documentos.
Formulario para volver a cargar Comprobante que se utiliza para cargar documen-
tos cuando se pasan de una persona a otra sin devolverlos a los archivos.
Gabinetes Muebles con una o más gavetas para almacenar documentos archivados.
Gráfica de flujo Diagrama de una operación en el papel que señala el seguimiento de
la operación desde su comienzo hasta su terminación, de tal manera que todos los •
pasos puedan ser fácilmente visualizados y evaluados.
Guía Hoja de cartón fuerte con una pestaña y encabezamiento que se emplea para
guiar el ojo hacia la sección deseada en una gaveta de archivo. Una guía también
sirve como soporte para los expedientes en la gaveta y puede ser con diferentes
• •
posiciones.
Guía de salida Guía empleada para indicar que una carpeta ha sido sacada de los
archivos.
Guía primaria Guía principal para una sección de documentos archivados.
Guía secundaria Guía que subdivide la sección de un archivo controlado por una
guía primaria o principal.
Inactivo Documentos que no están sujetos a utilización frecuente. Se guardan en la
,
última gaveta, de arriba hacia abajo, de un archivador.
Indice relativo Lista alfabética de todos los títulos y subtítulos de un archivo por
asuntos.
Indirecto Sistema de archivo que generalmente requiere consultar un índice antes de
poder encontrar los documentos.
Iniciales de autorización Anotación que indica que un documento ha recibido la
atención necesaria y está listo para ser archivado.
Inspección Revisión de la correspondencia para buscar la marca de liberación antes
de clasificarla.
Manejo de documentos Planeación, organización y control de la creación, protec-
ción, utilización, almacenamiento y eliminación de documentos.
Método para cargas Procedimiento utilizado para responder por documentos que
han sido sacados del archivo.
Microfotografía Fotografía de documentos para reducirlos considerablemente de
tamaño a fin de que puedan ser almacenados en películas, tarjetas o rollos.
Nombre compuesto Nombre de un individuo u organización que consta de dos pala-
bras o letras conectadas por un guión. Un apellido con guión se considera como
una sola unidad para clasificación, mientras que las palabras del nombre de una
compañía unidas por un guión se consideran como unidades separadas.
Nombre de pila Nombre bautismal o primer nombre del individuo.
Nombre legal 1) El nombre completo de una persona. 2) El nombre completo de una
mujer soltera. 3) El primero y segundo nombres de una mujer casada combinados
con el del esposo, o el primer nombre, el apellido de soltera y el apellido del espo-
so. En algunos países se utiliza la partícula "de" para unirlos. Ejemplo: Beatriz
Daza de Cárdenas.
Numérico decimal Sistema por asuntos utilizado ampliamente en bibliotecas, en el
cual los títulos, divisiones, subdivisiones, etc., se identifican por números como
300., 310. 311.1.
•
Periodo de archivo Cantidad de tiempo durante el cual permanecen los documentos
en el archivo activo.
•
Periodo de retención Cantidad de tiempo que se guardan los documentos antes de
sacarlos .
•

GLOSARIO 123

•
 Pestaña Parte que se proyecta del cuerpo de una guía o carpeta y sobre la cual apare-
ce el encabezamiento.
Posición Localización, contando de izquierda a derecha, de la pestaña de una guía o
carpeta.
Prefijo de apellido Parte de un apellido
, que precede al cuerpo de éste. Por ejemplo:
De, del, Du, La, Le, Mac, etc. Estos se clasifican como parte del apellido.
Preposición y conjunción Palabras utilizadas como nexos. Las preposiciones y con-
junciones como ''y", "para", "en", "de", del idioma español y "and", "&", "for"
"in", "of", en inglés, no se tienen en cuenta al clasificar.
Referencia Dirigir la atención de un individuo hacia una fuente de información.
Referencia cruzada Anotación en un archivo o en un índice que señala que el docu-
mento buscado está almacenado en otra parte, o archivar el duplicado del docu-
mento original en otro sitio donde pueda ser buscado.
Registro Lista de corresponsales y de los números que se les han asignado a un
archivo de correspondencia numérica.
Rótulo Papel engomado que se fija a una pestaña de una guía o carpeta y sobre el
cual aparece el encabezamiento.
Seguidores Soportes movibles que sirven para ensanchar o acortar el espacio útil de
una gaveta de archivo.
Seguimiento Sistema de revisión de los documentos prestados para su devolución al
archivo.
Sello fechador Anotación hecha sobre la correspondencia con un reloj fechador o
con un sello especial que indica la fecha y a menudo la hora de su recibo.
Sigla Palabra que se construye con las iniciales o partes de otras palabras. Por ejem-
plo: ONU, Organización de las Naciones Unidas.
Sistema de archivo Arreglo de equipo y suministros que permiten el almacenamien-
to de documentos de acuerdo con un plan definido.
Supervisor Persona responsable del funcionamiento y mantenimiento de los archi-
vos en un sistema de archivo.
Tarjeta de archivo Cartulina de dimensión pequeña que se emplea en archivos ver-
ticales y visibles.
Tarjeta de registro de datos Tarjeta sobre la cual se escribe información como parte
de las operaciones diarias de una empresa.
Tarjeta de sustitución Tarjeta que se utiliza para remplazar documentos sacados de
una carpeta de archivo. Esta tarjeta indica el nombre de la persona a quien se le
prestaron los documentos.
Tarjeta índice de registro Tarjeta que se utiliza principalmente como referencia
para otra información. Por ejemplo, una tarjeta para archivo de direcciones.
Título Palabra que indica rango, oficio o privilegio. Un título se considera como
unidad de clasificación solamente cuando precede a un solo nombre. Por ejemplo:
Reina Isabel.
Transferencia Extracción de documentos de los archivos activos para pasarlos a los
semiactivos y de éstos a los inactivos.
Transferencia de un periodo Plan en el cual los archivos activos contienen espacio
para los documentos del periodo de archivo actual y del anterior. En el momento
de transferencia, solamente se sacan los documentos antiguos.
Transferencia periódica La extracción de documentos a intervalos previamente de-
terminados para pasarlos a los archivos inactivos a los de transferencia.
Transferencia perpetua Transferencia de documentos de los archivos actuales inac-
tivos a los llamados archivos muertos en donde permanecen hasta antes de ser
eliminados. ·

124 GLOSARIO

•
 '

•
p ICA DESPRENDIBLE

Está diseñada para que la correspondencia que aquí se presenta pueda utilizarse en los
sistemas que se estudiaron.
Como se observa, en cada hoja aparecen cuatro cartas, unas tienen la leyenda
COPIA esfumado y así se debe considerar.
Nuestra empresa se llama: Torres y Cía., S.A. de C.V.

En las páginas posteriores a las cartas encontrarás:

l. El molde que simula tu cajón archivador, en una cara le puedes dibujar el marbete
correspondiente o ponerlo con una etiqueta que rotularán de acuerdo con el siste-
ma que estén practicando y deberás recortar otro igual para tu catálogo auxiliar.
2. Ejemplo para que recortes en cartulina o cartoncillo los 46 expedientes que vas a
necesitar.
3. Los ejemplos de guías para expedientes de tu cajón archivador, en 1 ª y 2ª posición.
El título de estas guías cambiará según el sistema, se necesitarán un mínimo de 30.
4. Ejemplos de las guías alfabéticas para el catálogo auxiliar, aquí hay cuatro, tú
deberás completar las letras del alfabeto.
5. Ejemplos de tarjetas para catálogo auxiliar o de referencia, prepara unas 25; proba-
blemente ocupes más.
6. Las referencias cruzadas que utilizarás, es probable que requieras más de las ocho
.
que aqui' se proporcionan.

125

•
 1
1
1
1
1 Torres y Cía., S.A. de C.V.
.
ZALDlVAR Y GARCIA
.
Reforma 120 Contadores 'y Auditores
1 Col. Centro Reforma 15-206
01614 Mé•.ico, D.F. 01628 México, D.F.
1
1 México, D.F. 21 de julio de 19_.
1 22 de julio de 19_.
Hoftinan Electric Co., Sr. Ángel Miranda
1 37 St. No. 345-A Departamento de Personal •
Nueva York 2, N. Y. Torres y Cía., S.A. de C.V.
1 U.S.A. Reforma 120
1 Col. Centro
Eocontrará anexo un ejemplar de nuestro presupuesto de ven­ 01614 México, l).F.
1 taS para el año próximo, detallando las diferentes lineas de artículos
que trabajamos.
1 Podrt usted ver las posibilidades de ventas para los equipos Señor Miranda:
que esa empresa fabrica, que son los d(lS tipos de artículos sobre los
1 cuales le he solicitado un contrato exclusivo de venta en comisión. Tengo el agrado de presentarle al C. P. Carlos Gómee, quien
1 En principio, esta empresa puede servirle como comisionista. está autorizado para convenir con usted, en los términos que sea
pero como podrá ver en el presupuesto, no es posible aceptar el volu­ necesario, los detalles relativos a la reorganización del sistema con·
1 men de ventas obligatorio que usted propone. No hay un mercado lo table de la empresa.
bastante amplio para una cuota fija de este tipo. Espero que se llegue a un acuerdo satisfactorio pata ambos e
1 iniciar desde luego las labores respectivas.
Quedo en espera de su opinión sobre este asunto.
1
Atentamente.
1 Atentamente.

1 C.P. luan García

Agustín Oropeza
1 Gerente

Martha R. Lourdes Z.

ADOLFO CUETO FERNÁNDEZ ORVALAD, S.A.

Abogado Rivera 126 Oto.
1 Palma Norte 18 Pantidán, lal.
Col. [Link]
1 04578 México, D.F. 11 de julio de 19_.
1
22 de julio de 19_. Torres y C[a., S.A. de C. V.
1 Reforma 120
Agustín Oropeza Col Centro
1 Gerente 01614 México, o.n
1 Torres y Cia., S.A. de C.V.
Reforma 120 Señores:
1 Col. Centro
01614 México, D.F. Adjunto encontrarán cheque No. 6545609 a cargo de Bital por
1 $1 600.00 (Mil seiscientos pesos). como anticipo en los términos de
Señor Oropeza: nuestro último pedido.
1
Esperamos recibir en breve la primera remesa de nuestra
1 Acompaña esta carta, mi cuenta de gastosy honorarios releti- orden.
va a la demanda por daños y perjuicios contra Ferrocarriles Nacio­
1 nales de México. Acaba de pronunciarse sentencia definitiva a nues-
tro favor. Gracias.
1 Espero que esta cuenta sea lo bastante explícita, pero estoy a sus
órdenes para cualquier aclaración. Mis honorarios se ajustan a nuestro
1
cooveuio general. Manuel Calderón R.
1
Atentamente.
1
1 Lic. Adolfo Cueto Femández
1
1 M. Contreras Tere C.
Anexo; 1 lncl. cheque No. 6545609
1
1

127

•
 1
1
1

1
Torres y Cía., S.A. de C. V. Dr. Vértiz 612
1 Reforma 120 Col. De los Doctores
Col. Centro 06789 México, D.F.
1 01614 México, D. F.
1 Tel: 546 98 09

1 20 de julio de 19_.
3 de mayo de 19_.
1
CIRCULAR GENERAL
1
Torres y Cía., S. A. de C. V,
1 Departamento de Recursos Humanos
Se notifica a todos los empleados que a partir del 25 de julio Reforma 120
1 quedan suspendidos los turnos de Guardias Extraordinarias estable- Col. Centro
cidas para los sábados. 01614 México, D. F.
1

1 Señores:
Atentamente
1 He leido en la edición de hoy, en el periódico El Universal. un
anuncio donde solicitan los servicios de un sastre cortador.
1 Agustin Oropeza Deseo conocer todo lo relacionado con este puesto.
Gerente Tengo más de 1 O añ'ls de experiencia en el giro, he trabajado
1
en Puerto Rico y en Venezuela. Puedo mostrarles cartas de reco-
1 mendación de los lugares donde he trabajado.
Les agradeceré me concedan una entrevista. Por favor confir-
1 marla vis telefónica.

1 Gracias.
1
1 José Gérnez Godoy
Martha R.

Torres y Cía., S.A. de C. V. Guadarrama 1043

Sucursal Oriente Colima, Col.
Periférico Oriente 234 19 de marzo de 19_.
Morelia, Mich.
1
Dr. Rafael Ángel Ugarte
1 4 de febrero de 19_. Torres y Cía., S.A. de C.V.
1 Reforma 120
Sr. Marcos Pichardo Col. Centro
1 Bolívar 22 01614 México, D.F.
Pátzcuaro, Mich.
1
Recibimos su solicitud de empleo. Estimado Rafael:
1
Actualmente tenemos abiertas dos plazas: Agente Aduanal y
1 Agente Viajero. Con todo gusto doy respuesta a tu carta donde me pides refe-
Por favor, envíenos el certificado de sus estudios superiores o rencias personales acerca de la señorita Aurora Machado Frias, ex
1 [Link] copia de su título. secretaria de nuestro colega. Dr. Raúl Román y más tarde Jefe de
He tomado debida oota de que usted tiene experiencia como mi oficina.
1 Agenre de Cambios y además habla y escribe correctamenle el idio- Se trata de una excelente secretaria eo inglés-español, con larga
1 ma inglés. experiencia. Además, su oonducta y moral soo intachables. Durante el
Espero hablar con usted en un futuro próximo. tiempo que laboró con nosotros, siempre asistió puntualmente y sus
1 relacioees fueron muy cordiales con todos los empleados.
Atentamente. La señorita Machado renunció al empleo porque sus padres se
1 trasladaron, precisamente, a esa ciudad.
1 Si deseas más información escríbeme.
Miguel Gorbea Valdés
1 Presidente
Afectuosamente.
1
1 Azucena L. Víctor Manuel González
e.e. Torres y Cía., S.A. de C.V.
1 Depro. de Recursos Humanos
1
1

129

•
 Dr. Vértiz 612 Torres y Cia., S.A. de C. V.
Col. De los Doctores Reforma 120
06789 México, D.F. Col Centro
01614 México, D.F.
Tel: 546 98 09
9 de mayo de 19_

3 de mayo de 19_. José Oómcz Godoy

Dr. Vértiz 612
Torres y Cía .. S.A. de C. V. Col. De los Doctores •
Departamento de Recursos Humanos 06789 México, D.F.
Reforma 120
Col. Centro
01614 México, D.F. Señor Gómez:

Señores: Recibimos su comunicación del 3 de mayo. en la que solicita,

de acuerdo con nuestro ariwicio en la prensa, la posición de sastre
He leído en la edición de hoy, en el periódico E-1 Universal, un cortador.
anuncio donde solicitan los servicios de un sastre cortador. Estamos satisfechoscon los informes que nos proporciona so·
Deseo conocer todo lo relacionado con este puesto. bre usted. Con gusto lo recibiré para entrevista, el lunes 22, a las
Tengo más de l O años de experiencia en el giro, he trabajado once horas. Por favor, no olvide traer las canas de recomendación
en Puerto Rico y en Venezuela. Puedo mostrarles cartas de reco- . . ',
que menciona en su comumcecion,
mendacióa de los lugares donde he trabajado.
Les agradeceré me concedan una entrevista. Por favor confir- Lo espero.
maria via telefónica.

Guillermo Gooz.ález Reyes.

Gracias. Gerente de Recursos Humanos

José Gómez Godoy

Hilda R.

INTERCOM DE MAZATLÁN, S.A. Torres y cu, S.A. de C. V.

Blvrd. Costera 345 Reforma 120
Mazadán. Sin. Col. Centro
01614 México, D.F.

Mazatlán, Sin.• 22 de mayo do 19_. 25 de mayo de 19_

cesar Figueroa
Jefe de Crédito y Cobranzas
Torres y Cía., S.A. de C. V. Sr. José Oómez Godoy
1 Reforma 120 Dr. Vértiz 612
Col. Centro Col. De los Doctores
1 06789 México, D.F.
01614 México, D.F.
1
1 Señor figueroa: Señor Gémee:

1 Le comunico que lo espero en nuestras oficinas en 20 días hábi-

Encontrará usted anexo el giro No. E-1245 por $4 000.00 para
que por favor sea abonado a nuestra cuenta, como [Link] de nuestro les, a partir de la fecha de esta comunicación para que realice su exs-
1
último pedido No. 345 men psicométrico y de acuerdo con el resultado, pueda firmar el 0011·
1 Espero el envío de la factura original. trato correspondiente, por un periodo provisional de 90 días.
Espero su puntual asistencia, así como los documentos perso-
1 Atentamente .. nales que le indiqué en nuestra pasada entrevista.

1 Atentamente.
1 Luis Cordero Luna
Subgererne
1 Guillermo González Reyes
Gerente de Recursos Humanos
1
1
LCUrj
1 Hilda R.

131

•
1

1
1
1 León, Gto., 30 de mayo de 19_. TAl\tBORREL Y MANZO
Agente1 A~uaoale.s
1 RfoAncho34
1 Sr. Agustín Oropeza Matamoros, Tamps.
Gerente
1 Torres y Cia., S.A. de C. V. Matamoros, Tamps., 4 de junio de 19_.
Refonna 120
1 01614 México, D.F. Manuel Álvarez García
Gerente de Ventas
1
Torres y Cía .. S.A. de C.V. •
1 Señor Oropeza: Refonna 120
Col. Centro
1 Por razones de salud me veo obligado a renunciar al cargo de 01614 México, D. F.
Secretario del Consejo Administrativo que he venido desempeñan ..
1 do desde- hace cinco años. Estimado señor Álvarez García:
Esra dimisión me causa honda pena porque siempre he enco» ..
1
trado en usted y en los miembros del Consejo el más sincero y cor- El 22 de mayo le envié nuestra cuenta de gastos por el manejo
1 dial trato. de la factura No. S61 de Baer Mitchell & Sons, Co., por valor de
Gracias por todas las atenciones que siempre me han brindado; $ 4 567.00 dólares a su cargo.
1 sin duda lo extrañaré. Supongo que es el recargo de trabajo lo que le ha impedido.
que con Ja puntualidad acostumbrada. se haga la remesa correspon-
1 diente. Le agradeceré que dé a ésta la característica de un simple
1 Respetuosamente. recordatorio motivado por la urgencia de cerrar el ejercicio actual el
1 S de junio.
1 Puede ser que ésta se cruce en el camino con la situación
Juan Quiñones Rodriguez del Rey de fondos. Si es el caso, le agradezco dé por anulada esta noti fi-
1 cación.
Atentamente.
1
1
Raúl Manzo A.

Rosa S. RM/sl

Torres y Cía., S.A. de C. V. CARLOS PRIETO ARZUÁ

Sucursal Poniente Zaragoza 234 Pte.
Manuel A. Cbávez 15 Col. Las Ánimas
Aguascalientes, Ags. 23452 Puebla, Pue.

Aguascalientes. Ags., 22 de junio de 19_.

Agustín Oropeza Puebla, Pue., 23 de junie de 19_.

Gerente General
Torres y Cia., S.A. de C. V.
Reforma 120
Reforma 120
Col. Centro
01614 México, D.F. Col. Centro
01614 México, D.F.
Señor Oropeza: Tel: 91 22 23 S6 00

En respuesta a su solicitud, le comunico brevemente el segui- Señores:

miento sobre las actividades que se es tan realizando en esta sucursal:
Departamento de Ventas. Durante este mes las operaciones Tengo registrado, bajo patente 18567 de la Oficina de la Pro-
han mejorado sensiblemente; con respecto al anterior se observa un piedad Industrial, un aparato para Publicidad Automática, que fa-
aumento de 30% en la primera quincena. brico en pequeña escala.
Departamento de Publicidad. Continúa trabajando en los pro· Deseo asociarme con una empresa seria y responsable para
yecros C· 125 )' C· 135, de acuerdo con las órdenes recibidas de us- explotar en forma verdaderamente comercial este aparato. que
ted. La prensa de Guadalajara está avisada de las fechas en que está dando excelentes resultados en las empresas que lo han ad·
deberá publicarlos. quirido.
Departamento de Crédito y Cobranzas. Sigue con el plan de He pensado que por tratarse de un aparato muy complejo, esa
establecer las condiciones de ventas a plazos, recabar la informa- firma que está ampliamente reconocida en la República Mexicana,
ción sobre los solicitantes e instituir la politice de cobros. podria interesarse en este negocio.
Les agradezco me den la oportunidad de demostrarles mi
'
Atentamente. Invento.

Pablo Marín Ramos Carlos Prieto Arz.úa

Gerente de Sucursal
PMR/sd

133

•
 Torres y Cia., S. A. de C. V. NACIONAL DE FIANZAS, S.A.
Reforma 120 Madero89
Col. Centro Col. Centro
01614 México, D. F. 02367 México, D.F.

1dejuliode19_.
IOdejuliode 19_.
C.P. Luis Leyva
Director Sr. Mario Alatriste
Colegio Vallarta, A.C. Torres y Cia., S.A. de C.V. •
López Cotilla 317 Reforma 120
Fracc. Bugambilias Col. Centro
23489 Guadalajara, Jal. 01614 México, D.F.

Señor director: Le notifiqué, que no obstante nuestras repetidas insistencias

para el envio de uno de sus técnicos que revisara el problema en los
Obra en mi poder la solicitud de empleo del Sr. Gonzalo Scptién aparatos de interccmunicacién en el edificio que ocupamos, hasta
Domínguez, en la que menciona haber cursado en esa inslirución la este día no se recibió la visita de ningún representante.
carrera de secretario adnúnistrativo. Informó en la entrevista que La resolución inmediata a este problema ya se acordó con
no contaba con el Certificado original por haber cambiado su resi· la Gerencia, quien requiere la presentación del presupuesto res-
dencia a esta ciudad. pectivo.
Le agradezco, de ser posible, proporcionarme la constancia de Espero me avise de inmediato ta fecha en que contaré con su
sus estudios, es el único documento que nos falta para integral' so presencia.
expediente y poderlo contratar.
Atentamente.
Atentamente.

Joaquín Loubet
Guillermo González Reyes Jefe de Mantenimiento
Gerente de Recursos Humanos

Hilda R. Rocío f.

México, D.F., 10 de julio de 19_. ORVALAD, S.A.

Rivera 126 Ote.
Pantitlán, Jal.
1 Sr. Guillermo González Reyes
Gerente de Recursos Humanos
1 Torres y Cia., S.A. de C.V. 11 de julio de 19_.
Reforma 120
1
Col. Centro
1 01614 México, D.F. Torres y Cía., S.A. de C.V.
Departamento de Ventas
1 Estimado señor Gon.zález Reyes: Reforma 120
Col. Cerero
1 Desde mi ingreso a esta empresa, el 1 O de diciembre de 1986, 01614 México, O.F.
be procurado, en la medida de mis posibilidades, servir con efecti-
1
vidad a los intereses de esta ccmpañia. Señores:
1 Por razones personales, tendré la pena de dejar de prestar mis
servicios a partir del día 20, lo que comunico a usted para que tome Adjunto encontrarán cheque No. 6545609 a cargo de Bita) por
1 las providencias necesarias. $1 600.00 (Mil seiscientos pesos), como anticipo en los términos de
Aprovecho la oportunidad para expresarle que mi renuncia es nuestro último pedido.
1 por convenir así a mis intereses; además de que hasta esta fecha Esperamos recibir en breve Ja primera remesa de nuestra
1 tanto mis salario, horas extraordinarias y vacaciones han sido liqui- orden,
dadas a mi entera conformidad,
1
Gracias.
1 Atentamente.
1 Manuel Calderón R.
1 Carlos Rodríguez del Real
Encargado de Almacén
1
1 Tere C.
lncl. Cheque No. 6545609
1
1

135

•
 INOUSTRIAS INTERCOM, S. A. ARMANDO VEGA
Calz. Madero 1005 Nte. Perito Fiscal
Frece. El Cerro de la Silla Donceles 10-508
34670 Monterrey, N.1.,. Col. Centro
O 1756 México, D. F.
Monterrey, N.L., 14 de julio de 19_.
18dcjuliodc 19_.
Ángel Miranda
Gerente de Compras
Torres y Cía., S.A. de C.V. C.P. Federico Madariaga •
Refonna 120 Gerente de Finanzas
Col. Centro Torres y ca, S.A. de C. V.
01614 México, 0.F. Reforma 120
Col. Centro
Señor Miranda: 01614 México, D.F.

Se ha hecho el cotejo necesario en nuestras cuentas, y en­ Contador Madariaga;

centramos que efectivamente, su saldo con nosotros asciende a
$13 500.00 (Trece mil quinientos pesos 00/100). Le recuerdo que según las pre ..-eecicnes y los pagos provisio­
La diferencia reclamada por usted se debió a que, por un la­ nales que se han realizado del Impuesto sobre la Renta, el próximo
mentable error de nuestra parte, no se tomó en cuenta el giro banca­ día 30 es el plazo máximo señalado para realizar el segundo pago
rio Núm. 345 por $4 500.00 que fue depositado el día en que se de anticipos de este año.
realizaba el corte,
Disculpe el error que· ya ha sido corregido en el control de
pagos. Atentamente.

Atentamente.
Armando Vega C.

C.P. Jorge Pliego S.

Jefe de Contabilidad

JP/sr G. García

MOTUL HERMANOS, S. A. COLEGIO VALLARTA

Intercomunicaciones del Sur Lépez Cotilla 317
Cristóbal Colón 1 O Fracc. Bugambilias
Chctumal, Q. R. 23489 Guadalajua, Jal.

Guadalajara, Jal., 20 de julio de 19 _

Cherumal, Q.R., 19 dejuliode 19_.
Sr. Guillermo González Reyes
Gerente de Recursos Humanos
Mario Alatriste Torres y Cía., S.A. de C.V.
Departamento de Refacciones Reforma 120
Torres y Cía .. S.A. de C.V. Col. Centro
Refonna 120 01416 México, D. F.
Col. Centro
01614 México. O.F. Señor González Reyes

En respuesta a su solicitud .. le informo que en nuestros archi ..

Agradezco enviarme por mcasajeria DHL a Ja dirección ano· vos hay constancias que acreditan que el Sr. Gonzalo Septiéo
tada arriba 10 juegos de resistencias para el modelo 34·1·89, en las Dominguez. cursó en esta escuela, del año 1976 y hasta 1980, los
condiciones acostumbradas. tres años de la carrera de secretario administrativo.
Al mismo tiempo quiero resaltar que su aprovechamiento fue
muy satisfactorio y su comportamiento intachable.
Espero que estos informes, así como una copia del certificado
Gracias. que se anexa, ayuden a 'resolver favorablemente la solicitud de cm·
pleo presentada por el Sr. Septién Domínguez,

J enaro Motu!
Atentamente.

C. P. Luis Leyva
Director
P Ruiz

137

•
 Torres y Cía., S.A. de C.V. LA ELÉCTRICA QUINTANA
Refonna 120 Av. Juárez 8-A
Col. Centro Qucrétaro, Qro.
01614 México, D.F.

20 de julio de 19_.
Querétero, Qro., 21 de julio de 19_.
Manuel Álvarcz García
Gerente de Ventas
CIRCULAR GENERAL
Torres y Cia., S.A. de C. V.
Reforma 120
Col. Centro
Se notifica a todos Jos empleados que a partir del 25 de julio
01614 México, D.F.
quedan suspendidos los turnos de Guardias Extraordinarias estable-
cidas para los sábados.
Envíenos por favor, en las condiciones acostumbradas, a la
dirección que se menciona en el membrete:
Atentamente.
20 cables para extensión de intercomunicador clave 34/09 en
color negro.
[Link] el pronto embarque de este pedido.
Agustín Oropeza
Gerente

Rafael Arreola Martlnez

Agente vendedor

Marcha R. RAWsg

Torres y Cía., S.A. de C. V. NACIONAL DE FIANZAS, S.A.

Reforma 120 Madero 89
Col. Centro Col. Centro
01614 México, D.F. 02367 México, D.F.

México, D.F. 21 de julio de 19_. 22 de julio de 19_.

Hoffman Electric Co., Guillermo Gcnzáíez Reyes

37 Se. No. 345-A Gerente de Recursos Humanos
Nueva York 2. N. Y. Torres y Cia., S.A. de C. V.
U.S.A. Reforma 120
Col. Centro
Encontrará anexo un ejemplar de nuestro presupuesto de ven· 01614 Méx.íco D.F.
tas para el año próximo, detallando las diferentes lineas de artículos
que trabajamos. Señor González:
Podrá usted ver las posibilidades de ventas para los equipos
que esa empresa fabrica, que son los dos tipos de artículos sobre El señor Carlos Rodríguez del Real ha solicitado en esta co111-
los cuales le he solicitado un contrato exclusivo de venta en co- pa.ñia una fianza por $5 000.00 para cubrir sus responsabilidades
misión como cajero, y ha manifestado que trabajó con ustedes desde el 10
En principio, esta empresa puede servirle como comisionista, de diciembre de 1986 y hasta el 1 O de ju lío de e sic año. Señaló esa
pero como podrá ver en el presupuesto, no es posible aceptar el empresa como quien puede proporcionamos referencias amplias.
volumen de ventas obligatorio que usted propone. No hay un mcr- Le agradeceré informarme todos los antecedentes de esta per-
cado lo bastante amplio para una cuota fija de este tipo. sona sobre honestidad, cumplimiento, conducta y capacidad. en la
Quedo en espera de su opinión sobre este asunto. inteligencia de que estos datos serán estrictamente confidenciales.
Le doy las gracias anticipadas por su infonnación.
Atentamente.

Lic. Manuel Abascal

Agustín Oropeea
Gerente
Departamento de Contratación

Martha R. MNson

139

•
 Guanajuato, Gto., 22 de julio de 19_. Internacional de Publicidad
HaVTe 198-205
Sr. Manuel Álvarez García 02234 México, D.F.
Gerente de Ventas
22 de julio de 19_.
Torres y Cia., S.A. de C. V.
Reforma 120 Agustín Oropeza
Col. Centro Gerente General
01614 México, D.F. Torres y en. S.A.
Refom1a20
Señor Álvarez García: Col. Centro •
01614 México, D.F.
Tuve una entrevista con el administrador del Hotel Santa Ce-
cilia, quien se mostré muy interesado en la adquisición de un Siste- Señor Oropeza:
ma Integral de Comunicación lnterdepartamental FJREMEX, pa-
gando el SO% al contado y et saldo en tres letras con vencimiento Confirmo a usted los ténninos de nuestra última conversa-
mensual. ción telefónica, sobre los siguientes puntos:
Este hotel es el mejor, y según he observado tiene un intenso l. Se renueva, por el plazo de uo año, la exclosiva de manejo
movimiento de huéspedes. En la sucursal de BANCRECER de esta de su cuenta de publicidad, en esta agencia.
ciudad me han proporcionado informes sobre el dinamismo y la 2. Internacional de Publicidad trabajará sus anuncios con un
capacidad del administrador que ha hecho prosperar los negocios aumento de 6% sobre la cuota señalada en nuestro conve-
de esta empresa en forma notable. rúo anterior (20%).
Dado que el plazo que solicita excede los términos usuales, 3. Las campañas de prensa serán realizadas, principalmente,
agradezco a usted indicarme las instrucciones conducentes por fax. sobre las bases de las series empleadas en la publicidad de
1 Me hospedo en el hotel de costumbre. 1995 con las adaptaciones necesarias.
Lo anterior, sintetiza los términos de la conversación men-
1
Atentamente. cionada.
1 Atentamente.

1 Manuel Luna Díaz

Agente. Ing. Luis Lépez Ortiz
1 Gerente General
1 Luisa R.
M. Luna
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1 AZTLÁN, S. A. LÓPEZ Y OSORIO
CÍA ASEGURADORA Arquitectos
1 5 de mayo77 Arquimides 86
Col. Las Democracias Col. Polanco
()6734 México. D.F. 03456 México, D.F.

22 de julio de 19_. 22 de julio de 19_.

Agustín Oropeza
Gerente General Torres y Cía., S.A. de C.V.
Torres y Cia., S.A. de C.V. Reforma 120
Reforma 120 Col. Centro
Col. Centro 01614 México, D.F.
01614 México, D.F.
Presentamos a ustedes nuestro presupuesto por rcacon
Señor Oropeza: dicionamientc de los pisos de sus oficinas generales:
Comunico a usted que el H. Consejo de Administración de
Instalación de 330.25 m' de piso
esta sociedad, en sesión de esta fecha, acordó designar Gerente y
Subgerentc de Operación, respectivamente, a los señores Juan Car- base cemento y recubierto con
linóleum dd 1/16 sobre fieltro $43 250.00
los Silva Sotre y Benjamín Barríos Hidalgo, a quienes se les ha
otorgado el poder general más amplio de administración.
Le agradezco tomar nota de tos nombramientos mencionados, Se sobreentiende que al aceptar este presupuesto se entregará Wl anti
cipo por el 50%y el soldo al término de 11 obra.
así como de las firmas autorizadas que aparecen al pie de ésta; para
todos los fines comerciales a que baya lugar.

Atentamente.
Atentamente.

Arq. Carlos Osorio

Lic. Adolfo Cuete Fernández

Juan Carlos Silva Sotre Benjamín Barrios Hidalgo

Gerente de Operación Subgerente de Operación

M. Contreras Margarita C.

141

•
• 1
• l
• 1
1
• ADOLFO CUETO FERNÁNDEZ ZALDÍVAR Y GARCÍA
1 Abogado Contadores y Auditores
Palma Norte 18 Reforma 15·206
• 1 Col. Centro 01628 México, D.F.
04578 México, D.F.
•
1
22dejulit>de 19_ .
• 1 22 de julio de 19_ .
Sr. Guillermo González Reyes
1 Agustin Oropeza
Gerente
Gerente de Recursos 1 lumanos
Torres y Cie., S.A. de C. V. •
• 1 Torres y Cia., S.A. de C.V. Reforma 120
Reforma 120 Col. Centro
1 C ol. Ce otro 01614 México, O.f.
1 01614 México U.r
• Señor González:
1 Señor Orvpcz.a;
Tengo el agrado de presentarle al C. P. Carlos Górne,,.., quien
1 Acompaña esta carta, mi cuenta de gastos y honorarios relati- está autorizado para convenir con usted, en los térnnnos que sea
va a la demanda por daños y perjuicios contra Ferrocarriles Nacio- necesario. los detalles relativos a la reorganización del sistema con-
1 nales de México. Acaba de pronunciarse sentencia definitiva a nues- table de la empresa.
1 tro favor. Espero que se llegue a un acuerdo satisfactono para ambos e
Espero que esta cuenta sea Jo bastante explicita, pero estoy a iniciar desde luego las labores respectivas.
• 1 sus órdenes para cualquier aclaración .
Mis honorarios se ajustan a nuestro convenio general.
1 Atentamente.
Atentamente.
1
1 C. P. Juan García
Lic. Adolfo Cuete Fernández
1
M. Contrerss
1 Anexo: l
Lourdes Z.
1

1
1
1
1
1
1
1

1
• 1
1
1
Torres y Cía., S.A. de C. V. [Link], S.A.
1 Reforma 120 Angostura. Sin.
Col. Centro
1 O 1614 México, u. F. Angostura, Sin., 28 de julio de 19_.
1 México D.F., 22 de julio de 19_. Sr. Manuel Á1varez García
1 Gerente de Ventas
Ton-es)' Cía., S.A. de C. V.
1 Boutique Zaltzintzin Refonna 120
• Orduña 46 Ote . Col. Centro
1 Jalapa, Ver. 01614 México. D.F.

• 1 Envié por fax el día IS, la cotización No. 267·8, en atención a De acuerdo con su petición le informó que BACO, S.A., ha
1 su solicitud de precios sobre un Sistema de Intercomunicación sido cliente de este banco durante los últimos cinco años.
[Link]. El crédito)' solvencia de que esa firma disfruta en el territono
1 Les agradezco me informen si ésa satisface las necesjdades del estado y su seriedad, son constantemente reiteradas por quienes
que me expresaron y a la vez estoy a sus órdenes para cualquier han tenido o tienen con ella relaciones comerciales.
1 aclaración, Lamento 110 poder proporcionarle cifras exactas relaciona-
1 das a nuestras operaciones con esta firma por prohibirlo nuestros
estatutos.
1 Atentamente.
Atentamente.
1
José Dufour
1 Agente de Ventas Héctor Mó.yne..: Soto
1 Jefe de Crédito

1
1
1
Rosa L. Esther M.
1
1

143
•
•

•
 •

NACIONAL DE FIANZAS, S.A. Torres y Cía., S.A. de C. V.

Madero 89 Reforma 120
Col. Centro Col. Centro
02367 México, D.F. 01614 México, D.F.

30 de julio de 19_. México, D. F., 19 de septiembre de 19 _.

Colón y Córdoba, S.A.

Sr. Mario Alatristc Café "El Recreo"
Torres y Cía .. S.A. de C.V. Brasil 25 •
Reforma 120 Córdoba, Ver.
Col. Centro
01614 México, D.F. Señores:

Le informo que está en estudio el presupuesto que nos presea- No se ha recibido su habitual pago. El estado de su cuenta al
tó para la reparación y cambio de algunos elementos de nuestro 30 de agosto, indica un saldo a nuestro favor por Sl2 000.00.
sistema de intercomunicación. Esta demora me ha extrañado [Link] en vista de que con toda
Tan pronto como se tenga una resolución definitiva, me co- puntualidad hacen su liquidación el día primero de cada mes.
municaré con usted. Por favor, es necesario que me informen cl.lál es su problema,
y como se reconoce su solvencia, hay posibilidades de concederles
una prórroga para que efectúen su pago.

Espero sus noticias.

Gracias.

César Figueroa P.
Joaquín Loubet Jefe de Crédito y Cobranzas
Jefe de Mantenimiento

Rosario LL.

Torres y Cía., S.A. de C. V. Torres y Cía., S.A de C.V.

Reforma 120 Reforma 120
Col. Centro Col. Centro
01614 México, D.F. 01614 México, D.F.

México, D. F., 22 de septiembre de 19_.

México, D.F., 15 de octubre de 19_.
[Link]án "El Mangar", S. A.
S\u 76 Núm. 20-A Colón y Córdoba. S. A.
Col. Los Fuertes Café "El Recreo"
23455 Puebla, Pue. Brasil 25
Córdoba, Ver.
Señores:
Señores:
Estoy extrañado por ­su silencio. No he recibido respuesta a
nuestra comunicación del día 8 en la que les recuerdo que hay un Ustedes son uno de nuestros mejores clientes. ratón por la
saldo pendiente a ·nuestro favor de $4 800.00. Además de informar- cual les ofrecemos la alternativa de pagar S6 000.00 que es el 50%
les que existe la disposición de conceder una prórroga por 2S días de su adeudo, al recibir ésta y el resto el S de noviembre. Lo ante·
pata efectuar dicho pago. rior, con la finalidad de que ustedes conserven su crédito.
· Picoso que algún problema de importancia les ha impedido fi. Espero que acepten esta solución para beneficio de ambos.
niquitar su cuenta.
Espero su respuesta inmediata, vía telefónica o ÍM.
Atentamente.

Atentamente. César Figueroa P.

Jefe de Crédito y Cobranzas

César Fígueroa P.
Jefe de Crédito y Cobranzas

Rosario LI. Rosario LI.

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1
1 J. R. WlLSON Y CÍA .• S.A. Torres y ca., S.A. de C.V.
Comunicaciones Empresariales} ' Accesorios Refonna 120
1 16 Oriente No. 97 Col. Centro
1 Puebla, Pue, 01614 México, D.F.

1 Puebla, Pue., 24 de octubre de 19_. 12 de noviembre de 19_.

1 Ángel Miranda Sr. José Miguel Olivia

Departamento de compras Director del Colegio ..Vallarta
1 Torres y Cía., S.A. de C. V. Libertad 98
11

1 Reforma 120 Culiacán, Sin.

Col. Centro
1 01614 México, D.F. Señor director:
1 Señor Miranda: En relación con su c_arta del 29 de octubre, donde solicita un
1 crédito por SlO 000.00 por la compra del Equipo de lntercomuni-
En su cana del día 19 recibí el giro bancario No. 34356/90-B caci6n para el Ollcgio que usted dirige.
1 a cargo de Bital, S.A., y endosado a los señores Zabaleta y Me es grato manifestarle que se han aceptado sus referencias
Mendizábal de Zacatláu, Pue., por SI IS 200.00 (Ciento quince mil bancariasy se le concede el crédito.
1 doscientos pesos) importe de nuestras facturas Núms. 567 y 830 de Los pagos amortizables deberán hacerse en la forma estipula­
fechas 27 de julio y 18 de octubre, respectivamente. da en nuestro fonnulario.
1 No obstante, queda un saldo a nuestro favor por S7 S00.00 Espero su pedido para surtirlc de inmediato.
1 (Siete mil quinientos pesos) referente a la factura Nú1n. 614 del 15
de agosto. a la cual no hace referencia. Atentamente.
1 Le agradezco la aclaración que me pueda proporcionar aJ
respecto.
1 Manuel Álvarez García
Atentamente.
1 Gerente de Ventas

1
C. P. Agustín Peimbert
1 Gerente de Contabilidad
Taide L. Gertrudis P.
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1
1
1
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1
1
1
Torres y ca, S.A. de C. V. INVERLAT, S.A.
1 Reforma 120 GRUPO FINANCIERO
Col. Centro Av. Pedro•• 171
1 01614 México, D.F. Coatzacoalcos, Ver.
1
México, O. F., 12 do noviembre de 19_. Coatzacoalcos, Ver., 24 de noviembrede J 9_.
1
Colón y Córdoba, 's. A. Torres y Cia., S.A. de C. V.
1 Café "El Recreo" Reforma 120
Brasil 2S Col. Centro
1 Córdoba, Ver. 01614 México, D.F.
1 Señores: Señores:
1
Les be enviado tres cartas recordándoles el compromiso de El señor Juan Quiñones Rodriguez del Rey ha presentado una
1 pago que tienen con esta empresa por $12 000.00 por la venta e solicitud como aspirerue a la plaza de jefe de departamento de Cré-
instalación de un siste1'1,a de intercomunicación. dito en esta institución citando en Ja misma como referencia,el noru-
1 En nuestra cartera están considendos como uno de nuestros me- bre de ustedes.
1 jores clientes. No obstante, es mi deber informarles que, para mante­­ Les agradeceré se sirvan darnos su opinión sobre el Sr.
ner un crédito, es indispensable la liquidación de este adeudo. Quiñones Rodríguez del Rey en todos los aspectos: moral, condi­
1 Por favor respondan, porque tanto el silencio como el incum- ciones de trabajo) educecién, carácter, etc. Además del cargo o car·
plimiento les afec·tará en su negocio. gos que desempeñó en esa empresa y de ser posible, fas razones por
1 Espero la liquídaci6n total de este compromiso de pago. las que dejó su puesto.
1 Esta información será estrictamente confidencial.
Atentamente.
1 Atentamente.

1 César Figueroa P.
Jefe de Crédito y Cobranzas Mariano Sandoval
1 Gerente de Sucursal
1
Rosario LL MS/rlm
1
1

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1
1 J. Manuel Castro, Jr. Torres y Cía., S.A. de C.V.
Calle 10 Sur Núm. 345 Reforma 120
1
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Col. Los Bosques
23579 Linares, N.1.,.
Tel: 91 &2 67 &9 54
Col. Centro
01614 México, D.F.

• 1 México, D.F., 2 de diciembre. de 19_,

1 Linares, N.L .• 25 de noviembre de 19_. Colón y Córdoba, S.A.

• Café ''El Recreo"
1
Torres y Cía., S.A. de C. V. Brasil 25 •
1 Reforma 120 Córdoba, Ver.
Col. Centro
• 1 01614 México, D.F. Señores:

1 Señores: . Se han agoudo todos los medios para dalles a ustedes la oponu-
uidad de saldar su cuenta por $12 000.00 (Doce mil pesos 00/100)
1 Se van a cumplir tres meses y ya no es posible esperar más.
Solicito me envíen un catálogo general ilustrado correspon-
Si antes del día 23 no han liquidado la totalidad de su adeudo,
1 diente al próximo año.
los documentos pasarán al departamento legal para una solución
r Estoy interesado en promover la venta de sus productos en
por vía judicial. no sin antes recordarles que todos los gastos que
1 esto plaza, bajo el régimen a consignación.
genere esta gestión serán pagados por ustedes.
Después de conocer en detalles los sistemas que interesan a
1 varias compañías, me pondté en contacto con ustedes para hablar Espero que su pronta respuesta evite esta decisión,
sobre sus condiciones.
1 Atentamente.
1
1 César Figueroa P.
Jefe de Crédito y Cobranzas
Atentamente.
1

1 C.C. Bufete Jurídico Sáenz

Juan Carlos Castro Londres 160
1 Col. Nápoles
04356 México, D.F.
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Guías alfabéticas para catálogo auxiliar
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Guías alfabéticas para catálogo auxiliar
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1 Ejemplo de tarjetas para catálogo auxiliar o de referencia
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 Ejemplos de guías para expedientes
en 1 ra. y 2da. posición para gaveta.

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