República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales “Ezequiel Zamora”
Elorza-Estado-Apure
INFORMÁTICA
Profesor: Néstor Pérez Integrantes:
Lugo Geire
Nieves Milagro
Tovar Emilce
Elorza, Junio de 2024
Plantilla de Excel Control de Stocks
La plantilla de Excel Control de Stocks te permite registrar las entradas y salidas
diarias de los productos que tienes en cartera, arrojando un reporte que detalla cuánto de
stock te queda de cada producto.
Características de la planilla
Permite ingresar por única vez los productos por código.
Posee una hoja de movimientos para detallar las compras y ventas así como
existencia inicial.
Arroja un reporte de saldo de stock día abierto por producto, fecha, movimiento y
cantidad.
Control de Stock
El control de stock es un proceso que busca tener visibilidad de cuántos productos
(o insumos) hay disponibles cada vez que se compra y se vende (o utiliza) al momento que
estoy consultando.
El fin principal es evitar que haya desabastecimiento de productos o insumos y que
esto genere impacto en ventas. Por esta razón el control de stock se considera una tarea
fundamental en cualquier tipo de negocio; sea grande o pequeño.
Adicionalmente, saber los saldos de stock y los movimientos ayuda a detectar si han
existido hurtos, maniobras fraudulentas o mal manejo de los productos de tal manera que
podamos tomar cartas en el asunto y corregir estos desvíos involuntarios.
¿Por qué es importante tener un inventario?
Tener un sistema de inventario es fundamental para llevar el orden y control del
stock. Si no tienes idea de cuál es tu inventario, no sabrás con qué productos cuentas ni si
tienes sobrantes o faltantes.
Tener un mal sistema de inventario podrá causar:
Que compres más productos que luego no podrás vender (y eso afectará la
economía de la empresa, porque ese dinero no lo recuperarás).
Que no tengas los suficientes productos que están en demanda (lo que causará que
tus clientes se vayan con tus competidores).
Nadie quiere estar en una situación así o ser el responsable de estos problemas.
Tener un inventario bien controlado ayuda a vigilar el flujo de dinero y la rentabilidad para
asegurar la optimización.
Pasos para crear un inventario
1. Haz un plan para desarrollar un sistema de inventario.
Primero debes planificar antes de ejecutar cualquier acción; considera el tipo de
operación que maneja tu negocio, la mercancía, el nivel de tus movimientos, etc. Con base
en esto puedes crear un plan para realizar el inventario en el que determines quiénes serán
los responsables de ejecutarlo, los tiempos y la metodología a utilizar.
2. Determina el espacio y la forma de hacer el inventario.
Considera cuál será el espacio donde realizarás tu conteo, verificación y almacenaje
de los artículos, además de la forma en que llevarás a cabo tu inventario conforme a la
metodología que hayas seleccionado.
3. Desarrolla un sistema que facilite la identificación y conteo de productos.
El sistema de inventario que desarrolles debe facilitarte la tarea de contar los
productos; por eso trata de que sea simple y entendible, además de que todos los
involucrados lo conozcan para que se alineen en un mismo objetivo. Es recomendable
elaborar un manual de instrucciones documentado de cómo hacer el inventario, para que en
caso de que una persona nueva se sume a esta tarea, lo realice conforme a los lineamientos.
4. Piensa en las herramientas que usarás para la gestión y respaldo de tu inventario.
Es importante que tengas a mano las herramientas que te ayudarán a gestionar el
inventario, las que te servirán para registrar los movimientos posteriores y aquellas que te
permitirán tener un respaldo.
5. Realiza un conteo y verificación de tu stock actual.
Es necesario que hagas un primer conteo y registro del stock actual de tus
mercancías, ya que será la base para realizar los demás movimientos. Además, así podrás
verificar las condiciones de tu mercancía.
6. Aprovecha para hacer una limpia de productos.
Vinculado al punto anterior, haz una limpieza de los productos que ya no formarán
parte de tu stock inicial porque están deteriorados, caducados o porque no hay forma de
registrarlos. Esta parte es crucial para que lleves un orden en tu inventario desde el
principio.
7. Comienza a registrar los movimientos.
Luego, debes llevar el registro de los movimientos, es decir, de las entradas y
salidas. Esto es la esencia de un inventario y tu sistema debe permitir que estos registros se
hagan de forma ágil. Las entradas serán todos los artículos que se sumen a tu stock inicial
y, por lo tanto, representan el número de artículos o piezas que tengas; mientras que las
salidas son lo contrario, corresponden a la mercancía que dejó de estar en el almacén
porque se ha vendido.
8. Revisa tu inventario periódicamente.
Aunque utilices un software para tu inventario, es necesario que verifiques con
cierta periodicidad las cifras, el stock y los movimientos con la finalidad de que todo esté
en orden. Puedes hacer inventarios periódicos dependiendo de tu operación; por ejemplo,
semanales, mensuales, bimestrales, semestrales o anuales.
9. Programa los próximos conteos.
Para cumplir con lo anterior, es importante que programes los conteos de
verificación, con base en los periodos que establezcas y anunciarlos a tu equipo.
10. Evalúa y optimiza tu sistema de inventario
Como todo sistema, nada te será útil si no hay forma de medir su eficiencia. Evalúa
tus inventarios, qué te arrojan, si cuadran las cifras o qué ajustes necesitas. Así sabrás cómo
mejorar las áreas relacionadas con el inventario, como el personal de almacén, ventas,
servicios, etc.
Cómo hacer un inventario en Excel.
1. Crea tu documento con hojas para el inventario, las entradas y las salidas.
2. Asegúrate de que tus tablas tengan el formato adecuado.
3. Agrega tus productos.
4. Rellena la información adicional.
5. Utiliza algunas fórmulas para que tu tabla se llene automáticamente.
6. Admira tu tabla de gestión de inventario.
Ejemplo de inventario en Excel de una ferretería.
Aquí encontramos el caso de una ferretería donde se usan las mismas columnas generales.
La cuestión es que este inventario se rige por el método PEPS, en el que las primeras
mercancías que entran al almacén son las primeras en salir. Se usa para materiales que son
perecederos o tienden a deteriorarse con el tiempo y el clima, como los metales.
La clave es ir ordenando las fechas desde la más antigua
hasta la más reciente. En este caso empieza con la del 2 de febrero, que es la más antigua.
Para trasladar los valores de la tabla inicial se usa la función BUSCARV (valor buscado,
matriz a buscar, número de columna, coincidencia 0).
Aplica también BUSCARV (valor buscado, matriz a
buscar, número de columna, coincidencia 0) para encontrar el Costo por unidad, solo que el
número de columna cambia a 4.
Finalmente, para conocer el Total se multiplica el Artículo
vendido x Costo por unidad.
