PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO

WT-AF-PR-03
DE PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
06 de julio 2023

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN CAMBIOS REALIZADOS
Emisión con ocasión de separar las
17/03/202 01 actividades de almacén y compras, se
0 ajustan los criterios de selección y
evaluación.
Ajustes y actualización del procedimiento.
Se establece a partir de esta modificación
14/09/202 02
el período de evaluación de los
0
proveedores de criticidad
baja.
Ajuste y actualización del documento,
07/05/202 03 se incluyen formatos de SST que
1 se crearon.
Ajuste y actualización del documento,
12/05/202 04 teniendo en cuenta los aspectos de
3 gerencia financiera.
Se unifican instrumentos de selección,
06/07/202 05 evaluación y reevaluación.
3

Página 1 de
13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO
WT-AF-PR-03
DE PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
06 de julio 2023
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

PURCHASINGANALYST QMS MANAGER CFO

Página 2 de
13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO
WT-AF-PR-03
DE PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
06 de julio 2023

1. OBJETIVO

Asegurar a la organización mediante estas actividades una compra

oportuna, garantizando una relación con proveedores idóneos que
aseguren el impacto positivo en el servicio.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las actividades de compra que requiera

la compañía, y comprende las etapas de recepción/validación de la
solicitud de compra, selección, seguimiento del proveedor para la
compra, evaluación y reevaluación de proveedores.

3. DEFINICIONES

 COMPRA: Es la acción de adquirir un producto ofrecido por un

vendedor a cambio de un precio en dinero.
 PROVEEDOR: Persona o entidad que proporciona un producto o un
servicio.

 TECNICO CONTRATISTA: Persona natural que presta un servicio

requerido por la organización a cambio de un precio en dinero.
 SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Es el mecanismo por el cual se
define y se aprueba la relación contractual con un proveedor.
 DOCUMENTACIÓN: Son los requisitos solicitados por el área jurídica
y financiera para poder determinar la viabilidad de la relación
contractual con el proveedor.
 SOLICITUD DE COMPRA: Hace referencia al documento en el cual
se establece el requerimiento tanto de bienes y/o servicios por
parte del área solicitante.
 EVALUACIÓN: Método por el cual se determina el cumplimiento y
comportamiento del proveedor en el proceso de compra.
 REEVALUACIÓN: Método por el cual se vuelve a evaluar a el
proveedor o contratistas cuando este haya aplicado para validar la
calidad de este.
 PLAN DE ACCIÓN: Actividades propuestas para responder a las
necesidades del negocio de manera satisfactoria.

Página 3 de
13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

4. POLÍTICAS
A. Todas las adquisiciones realizadas serán respaldadas por una
orden de compra (a excepción de las compras con tarjeta de
crédito), todas las compras deberán ser aprobadas por la
dirección financiera (a excepción de las compras realizadas por
los accionistas de la compañía)
B. El analista de compras es la única persona que podrá emitir
órdenes de compra y/o realizar procesos de compra para la
compañía.
C. Toda solicitud de compra (Nueva) se debe solicitar mediante el
formato WT AF FT 01 -SOLICITUD DE COMPRA con la
aprobación del líder del área (La aprobación se podrá verificar
por correo electrónico o Jira).
D. Evitar la duplicación de pedidos.
E. Verificar el cumplimiento de entrega de las órdenes de compra
emitidas mensualmente.
F. Negociar descuentos, condiciones de pago y tiempos de entrega
con el proveedor.
G. Todas las compras y/o órdenes de compra deberán ser
aprobadas por la dirección financiera sin importar su valor,
recurrencia o forma de pago.
H. No se recibirán solicitudes de compra que no vengan
debidamente diligenciadas y con los aprobados del líder de
área (Correo electrónico o Jira)
I. Las cuentas de cobro radicadas inferiores al SMLV no se
exigirá con el pago de seguridad social de acuerdo con artículo
el 244 de la ley 1955 del 2019.

5. PROCEDIMIENTO COMPRAS

5.1 RECEPCIÓN/VALIDACIÓN SOLICITUD DE COMPRA

El analista de compras debe recibir del solicitante el formato WT AF FT

01 - SOLICITUD DE COMPRA debidamente diligenciado con la
información pertinente para poder realizar la compra oportunamente
(referencias, unidades, especificaciones técnicas del producto a
solicitar) al igual que su respectiva

Página 4 de 13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

autorización por parte del líder de área, sin el formato y autorización no

se dará inicio al proceso de cotización y compra. Se realizará el
seguimiento a la gestión a partir de la aprobación del líder de cada área

5.2 BÚSQUEDA DE PROVEEDORES

El responsable de compras debe realizar la búsqueda de proveedores ya

seleccionados por la compañía, en caso de que los productos o servicios
requeridos no sean ofertados por los proveedores ya inscritos, se
procederá a realizar la búsqueda y selección de un nuevo proveedor.

Se debe contar con tres (3) cotizaciones de los productos y/o servicios
solicitados de acuerdo con la criticidad del producto o servicio, las
cotizaciones deberán ser presentadas a la dirección financiera con el fin
de elegir la idónea para la prestación del servicio.

Para compras que estén contempladas con criticidad baja, la cantidad

de cotizaciones requeridas para su aprobación dependerá del monto de
esta según la siguiente tabla.

VALOR No. DE COTIZACIONES

Menos de 1 1
SMMLV
Entre 1 y 4 2
SMMLV
Más de 4 SMMLV 3

En caso de no contar con el número de cotizaciones requeridas, la

dirección financiera procederá con la respectiva autorización de compra,
teniendo en cuenta la justificación/motivo por el cual solamente se
presenta esta excepción, ya sea por fabricante (único), tiempo
(disponibilidad) de entrega de mercancía.

Para los proveedores que sean catalogados como estratégicos y que sus
cotizaciones superen los 2 SMMLV, no será necesario la presentación de
cotizaciones adicionales de otros proveedores, bastara con el visto
bueno de la dirección financiera para efectuar la compra.

Página 5 de 13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

5.3 GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA

Validada la información del proveedor, del producto y la autorización de
compra, el analista de compras procederá a generar la orden de compra
en Myprocess, posteriormente solicitará a la dirección financiera la
liberación de la OC en el sistema, el analista de compras enviará la
orden de compra por correo electrónico a la dirección financiera
solicitando la aprobación y liberación de esta en Myprocess; el analista
de compras deberá tener una carpeta en el computador destinada para
almacenar las evidencias de este proceso.

5.4 ENVÍO Y CONFIRMACIÓN DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR

Desde el área de compras se procede con el envío de la orden de

compra al proveedor por e-mail, de acuerdo con los datos
suministrados, con el fin de confirmar la compra según la solicitud y
autorización respectiva. En este mail se confirma detalles de la compra.

5.5 SEGUIMIENTO A LAS COMPRAS

Posterior al envío de la orden de compra, el analista de compras

realizará seguimiento a la misma y le dará solución a los posibles
inconvenientes que se puedan presentar. El analista de compras deberá
notificar por medio de correo electrónico o jira que se realizó la entrega
de lo solicitado.

5.6 TIEMPOS DE RESPUESTA

El tiempo de respuesta frente a una solicitud se contará a partir de que

esta no sea devuelta por el analista de compras y aprobada por el líder
de área. Se manejarán los siguientes tiempos:

Tiempo de
Tipo de compra Observación
respuesta
Unidades Solo si el
7 días
compra proveedor
hábiles
nacional cuenta con
Tecnología 7 días stock, de lo
hábiles contrario
Papelería 7 días sujeto a
Página 6 de 13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

hábiles disponibilida
Cafetería y 7 días d.
Aseo hábiles
Unidades
10 semanas Sujeto a
compra
nacionalización.
internacional
Dotación - 5 días
Bonos hábiles
Dotación - 2 semanas
Ropa

6. TIPO Y GRADO DE CONTROL A PROVEEDORES

Control a proveedores y contratistas:

 Todos los proveedores y contratistas deben contar con selección de

proveedores a excepción de las grandes superficies. Ejemplo:
Sodimac, Falabella, Grupo éxito, Avianca, etc.
 Todos los proveedores y contratistas nuevos se les debe aplicar
selección de proveedores a excepción de las grandes superficies.
Ejemplo: Sodimac, Falabella, Grupo éxito, Avianca, etc.
 Todos los proveedores y contratistas (Los que apliquen) deberán
contar con documentación vigentes correspondientes a SST, está
información, necesidad o requerimiento serán notificados por el
líder de SST para el desarrollo de la actividad. Ejemplo: Servicios
generales, trabajos de alturas, trabajos eléctricos, servicios
técnicos etc...

 Todos los proveedores y contratistas deberán contar con la

evaluación de proveedores de acuerdo con la criticidad del
producto o servicio prestado, a excepción de las grandes
superficies. Ejemplo: Sodimac, Falabella, Grupo éxito, Avianca, etc.

 Todos los proveedores y contratistas deberán contar con el estudio

de seguridad realizado por el área jurídica antes de iniciar
relaciones comerciales, a excepción de las grandes superficies.
Ejemplo: Sodimac, Falabella, Grupo éxito, Avianca, etc.

7. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

7.1 SOLICITUD COTIZACIÓN / PROPUESTAS

Las cotizaciones solicitadas por el analista de compras deben contener

como mínimo los siguientes datos:
Página 7 de 13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

 Datos de ubicación y contacto del proveedor.

 Datos del producto/servicio.
 Forma de pago.
 Periodo de validez de la propuesta o cotización.
 Tiempo de entrega.

7.2 CONSOLIDAR INFORMACIÓN

Cuando ya se tiene elegido el proveedor, se debe diligenciar el formato

WT AF FT 03 – SELECCIÓN DE PROVEEDORES, recordando que el
proveedor elegido debe ir aprobado por la dirección financiera, la
aprobación de la dirección financiera también se registrará en el
formato de selección.

7.3 SOLICITAR, RECIBIR Y VERIFICAR DOCUMENTACIÓN

El analista de compras debe solicitar al proveedor seleccionado la siguiente

documentación:

Persona Natural:
 Rut.
 Cédula de ciudadanía.
 Certificación o referencia bancaría.
 WT AF FT 22 Creación de proveedores.
 Formulario autorización tratamiento de datos.

Persona Jurídica:
 Cámara y comercio (No mayor a 30 días).
 Cédula de ciudadanía del Representante Legal.
 Rut.
 Certificación o referencia bancaria.
 WT AF FT 22 Creación de proveedores.
 Formulario autorización tratamiento de datos.

La documentación adicional relacionada específicamente con el área de SST

Página 8 de 13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

se debe solicitar según corresponda a la actividad económica del proveedor,

ejemplo: servicios generales, servicios eléctricos, etc.…, la documentación
requerida será informada por SST al momento de la ejecución de la actividad.

Una vez recibida la documentación se remitirá vía correo electrónico al

área jurídica para su respectiva revisión y aprobación en materia de
seguridad, posterior al estudio de seguridad la dirección financiera dará
el último aprobado para establecer vínculos comerciales con el
proveedor.

8. TÉCNICO CONTRATISTA

El área de Support Technical deberá presentar la solicitud de un nuevo

técnico contratista enviando el correo electrónico con la documentación
completa al analista de compras, el analista de compras será el
encargado de recibir la documentación enviada por el coordinador para
establecer los vínculos con las áreas involucradas. El analista de
compras será garantizador del oportuno seguimiento en cada paso del
proceso y al finalizar este, enviar para aprobación a la dirección
financiera con las tarifas de servicios, se deberá divulgar el contrato a
las partes interesadas.

9. CREAR PROVEEDOR

El analista de compras debe crear al proveedor en el sistema contable

Myprocess
e ingresarlo en la base de datos WT AF BD 02 – PROVEEDORES, (No se
tendrá en cuenta proveedores grandes superficies, ejemplo: grupo éxito,
Avianca, Alkosto, etc…

9.1 EVALUACIÓN PROVEEDORES

Página 9 de 13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

A todos los proveedores existentes, se les debe practicar según su nivel

de criticidad la respectiva evaluación: Criticidad Alta - evaluados 1 vez
al año y Criticidad Baja evaluados cada 3 años, las variables de
evaluación serán las siguientes:

 Cumplimiento entrega del producto y/o servicio.

 Soporte - Tiempo de respuesta y solución en servicio postventa.
 Cumplimiento especificaciones pactadas.
 Calidad del producto o servicio prestado y presentación de fichas
técnicas.
 Atención de servicio al cliente.
 Cumplimiento en acuerdos de facturación y pago.
 Soporta el conocimiento y habilidad para el desarrollo de las
actividades.
 Certificación de cumplimiento estándares mínimos aplicables al
usuario en SGSST dado por la ARL y vigente para el año (solo si
aplica).
 Pagos a seguridad social (aplica para contratistas).
 Cuenta con certificaciones vigentes requeridas para la prestación
del servicio o a asistido a las actualizaciones requeridas por WT
(solo si aplica).
 Se evidencia uso de elementos de protección personal (solo si
aplica).

Todo lo anterior de acuerdo con el formato WT AF FT 03 - SELECCIÓN,

EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

9.1.1 CRITICIDAD

La consideración de criticidad se dará según sea la intervención del

producto o servicio solicitado en la operación y/o rubro de la compañía.

Criticidad Alta: Tecnología e infraestructura (Equipos de cómputo,

servidores, licencias, plataformas de monitoreo), telecomunicaciones,
servicios de apoyo logístico, servicios técnicos, unidades de rastreo
satelital, periféricos y material para el desarrollo de los servicios
técnicos.

Criticidad Baja: Elementos de aseo y cafetería, publicidad, mobiliarios,

Página 10 de
13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

dotación, papelería, servicios generales, suministros de oficina, servicios

exámenes médicos, suministros de protección personal.

9.2 ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES

De acuerdo con los resultados obtenidos en las evaluaciones si el

proveedor obtuvo:

 Nivel Excelente: Se mantendrá como proveedor y se le

realizará una próxima evaluación en un tiempo determinado
según sea la criticidad producto y/o servicio ofertado.

 Nivel Regular: El proveedor entra en un periodo de prueba por

6 meses y deberá diligenciar los planes de acción de acuerdo
con el formato WT AF FT 03 - EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN
DE PROVEEDORES, posterior se realizará la reevaluación a los
6 meses.

 Nivel Deficiente Se descartará inmediatamente como

proveedor. Para el caso de los proveedores de telefonía celular
(operadores) y proveedores de unidades se omite ejecutar
planes de acción, debido a la naturaleza de sus productos y
servicios.

CONTROL PARA REALIZAR VIGENCIA DE

PUNTAJE NIVEL
SOBRE ELPROVEEDOR CALIFICACIÓN
1 año para
Mantener como proveedor. criticidad alta
25 - 40 EXCELENTE
Preferirlo para las compras y 3 años para
futuras. criticidad baja
Exigir plan de acción, entra a
24 - 9 REGULAR periodo 6 meses
de reevaluación.
Descartar como proveedor e
8-0 DEFICIENTE iniciar proceso de proveedor Inmediat
alterno. a

9.3 ENVIAR COMUNICADO AL PROVEEDOR

Página 11 de
13
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y MANEJO DE
WT-AF-PR-03
PROVEEDORES
Version:05
ADMIN & FINANCIAL
01 de agosto 2023

Se enviará por correo electrónico a los proveedores evaluados los

resultados que arrojaron indicando los criterios evaluados, únicamente
para el caso de técnicos contratistas se enviará los resultados al
coordinator support para su divulgación o ajustes de mejora, de acuerdo
con los resultados de cada proveedor se debe solicitar el plan de acción
para la mejora de los criterios de la evaluación, luego de ello se realiza
la reevaluación en un plazo no mayor a seis meses previa presentación
del plan de mejoramiento.

10. PRÉSTAMO DE UNIDADES POR CLIENTES Y PROVEEDORES

Cuando la operación requiera una unidad periférico o accesorio en

modo de
préstamo, el área comercial o proyectos canalizará por medio del
analista de compras mediante un correo electrónico la solicitud de estos
artículos, indicando la referencia y el tiempo estimado con el que se
pretende tener dicho préstamo. El solicitante será el responsable del
artículo y el analista de compras será quien vele por que el tiempo de
préstamo sea cumplido por parte de Widetech y su respectiva
devolución al cliente o proveedor.

11. FORMATOS

WT AF FT 01 solicitud de Compra
WT AF BD 02 proveedores
WT AF FT 03 selección de proveedores, evaluación y
reevaluación.
WT AF FT 22 creación de proveedores

12. DOCUMENTOS REFERENCIA

NTC-ISO 9000:2015; Fundamentos y vocabulario de SGC NTC-ISO

9001:2015; Requisitos de SGC.

Página 12 de
13