1.

La evaluación inicial

Debe realizarse solamente una vez y es el cimiento de todo el sistema. Es un diagnóstico en el que
deben incluirse al menos 8 elementos:

Normatividad y estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General
de Riesgos Laborales para empleadores

Descripción de los peligros identificados hasta el momento

Identificación de amenazas y evaluación de vulnerabilidad frente a ellas

Evaluación de la eficacia de las medidas de control aplicadas hasta el momento

Verificación de cumplimiento del programa anual de capacitación

Históricos de enfermedad y accidentalidad, estadísticas y descripción sociodemográfica del

personal

Evaluación de los indicadores de SG-SST formulados hasta el momento

Para mayor información consulte nuestro artículo Evaluación inicial del SG-SST.

Paso 2. Riesgos y peligros

El paso 2 comprende la identificación de los peligros y la valoración, evaluación y gestión de los

riesgos. Se debe realizar anualmente, cuando ocurra un accidente mortal o u evento catastrófico,
o cuando haya cambio de procesos, de equipos o instalaciones.

La organización debe adoptar una metodología para realizar este proceso. En la “Guía técnica de
implementación del SG-SST para MIPYMES”, del Ministerio de Trabajo, se propone una
metodología, con su respectivo formato, para organizaciones que no tengan actividades de alto
riesgo. También se hace un listado de las diferentes metodologías que pueden utilizarse (GTC 45,
OiRA, DELPHI, etc.).

En esta fase se deben diseñar las medidas de prevención y control para enfrentar, mitigar y/o
minimizar cada uno de los peligros y riesgos detectados.

Consulte nuestro resumen sobre la GTC-45, guía para identificación de los peligros y amplíe la
información sobre la matriz de riesgos y los peligros prioritarios.
Paso 3. Política y objetivos

La política de SG-SST debe plantearse por escrito y se revisa cada año. Es necesario que incluya la
fecha y la firma del representante legal de la organización. Contiene los siguientes puntos:

Nombre y actividad de la empresa

Alcance (referencia a todos los centros de trabajo y todos los trabajadores, contratistas y
subcontratistas)

Lineamientos frente a los peligros y al tamaño de la empresa

Compromiso de la empresa frente al SG-SST

Cómo se articula con las demás políticas de gestión

Documentación

La política debe ser difundida en todos los niveles de la organización.

Los objetivos, por su parte, deben ser claros, medibles, cuantificables y contener metas
específicas. Es muy importante que resulten coherentes con el plan de trabajo anual y con todos
los demás componentes del sistema, incluyendo la normatividad vigente. También es necesario
que estén documentados y que sean comunicados a toda la organización. Se revisan anualmente.

Consulte nuestra guía para elaborar la política de SST y algunos ejemplos de política de seguridad y
salud en el trabajo.

Paso 4. Plan de trabajo anual

El plan de trabajo anual es la herramienta que permite aplicar el SG-SST, durante el lapso de un
año. Es, básicamente, la carta de navegación de todo el sistema. Debe incluir al menos: metas,
responsables, recursos (técnicos, financieros y de personal) y cronograma. Se exige que vaya
firmado por el responsable del SG-SST dentro de la organización y por el empleador.
Amplíe la información sobre este entregable en nuestro artículo: el plan de trabajo anua del SG-
SST es único para cada empresa.

Paso 5. Programa de capacitación

Incluye el curso de inducción y reinducción y los diferentes cursos o capacitaciones sobre

seguridad y salud en el trabajo, con base en los peligros identificados y los riesgos valorados y
evaluados.

Para elaborar el plan de capacitación deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

Identificación de las necesidades de capacitación, entrenamiento y/o actualización

Temas básicos requeridos por: brigada, COPASST o vigía, alta dirección y trabajadores

Objetivo

Alcance

Contenido

Personas a capacitar

El propósito final es el de definir cuál es la formación que debe impartir la empresa para garantizar
que los funcionarios ejecuten su labor de una manera segura para ellos mismos y para todo el
sistema. Obviamente, es necesario determinar los recursos que se requieren para cumplir con las
exigencias de capacitación.

Si aun no lo ha hecho, el responsable del SG-SST debe iniciar con la capacitación virtual en el SG-
SST.

Paso 6. Manejo de emergencias

En esta fase se debe elaborar un Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias. El
producto central es el Plan de emergencias. Para desarrollar este paso, se deben identificar las
amenazas que pueden dar lugar a una emergencia, los recursos disponibles para enfrentarla y el
grado de vulnerabilidad de la empresa frente a cada emergencia potencial.
El Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, implica entonces:

Valoración y evaluación de los riesgos y su alcance

Diseño de procedimientos para prevenir o mitigar el impacto de las emergencias

Asignación de recursos

Elaboración de planos, rutas de evacuación y otras herramientas para reducir la vulnerabilidad

Información, capacitación y entrenamiento para enfrentar emergencias

Planificación de simulacros (mínimo 1 al año)

Capacitación y dotación de la brigada de emergencias

Planificación de revisiones para equipos de emergencia y señalización

Articulación del plan con los actores del entorno de la organización

Amplíe la información en nuestro artículo: El plan de emergencias, una herramienta invaluable.

Paso 7. Reporte e investigación

Las empresas tienen la obligación de hace un reporte de todos los accidentes y enfermedades
laborales a las ARL, con copia al trabajador. El trámite debe hacerse máximo 2 días después de
haberse registrado el hecho. Si el accidente es grave o mortal, también debe reportarlo a la
Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo.

También se consagra la obligación de investigar todos los accidentes e incidentes de trabajo,

dentro de los 15 días siguientes a los hechos. En caso de accidente grave o mortal, la empresa
debe remitir la investigación a la ARL.

La investigación debe estar orientada por lo señalado en la Resolución 1401 de 2007 y tiene que
generar acciones de mejora. Se debe adoptar una metodología específica para determinar las
causas del evento.
Paso 8. Adquisición de bienes y contratación de servicios

Toda organización debe establecer unos requisitos específicos para contratar servicios y un
procedimiento concreto para adquirir bienes. Respecto a la contratación, básicamente deben
verificar que los contratantes estén afiliados al Sistema de Riesgos Laborales y cumplan con la
normatividad del SG-SST.

En cuanto a la adquisición de bienes, la empresa debe definir los requerimientos que deben
cumplir los bienes y/o servicios para que preserven la salud y la integridad de los trabajadores y de
las instalaciones.

La organización debe encargarse de difundir sus lineamientos en materia de SG-SST a todos los
interesados.

Tenga en cuenta algunos gastos como los exámenes médicos para los contratistas que lleven más
de un año con contrato en la empresa.

Paso 9. Medición y evaluación de la gestión

Las organizaciones están obligadas a diseñar indicadores de estructura, proceso y resultado, con
su respectiva ficha técnica. En su orden, miden el acceso de todo el personal a los recursos y
políticas del SG-SST, el grado de desarrollo e implementación del sistema y los cambios alcanzados
durante un periodo determinado.

Otra instancia para evaluar la gestión son las auditorías internas, que deben realizarse al menos
una vez al año. En la “Guía técnica de implementación del SG-SST para MIPYMES”, el Ministerio de
Trabajo incluye el “Formato de programa de auditoría interna del sistema de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo, propuesto por el ministerio de trabajo”.

Finalmente, dentro de la medición y evaluación de la gestión se debe incluir la revisión anual del
SG-SST por la alta dirección. En esta instancia la alta dirección debe examinar todos los aspectos
incluidos en el Artículo [Link].31 del Decreto 1072 de 2015. El proceso tiene que estar
documentado y ser difundido al COPASST o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y al
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Estos, a su vez,
tomarán las medidas correctivas del caso.
Paso 10. Acciones preventivas o correctivas

A partir de la información aportada por las inspecciones, investigaciones, auditorías, revisiones y

todas aquellas actividades que hagan seguimiento y evaluación al SG-SST, la organización debe
plantear medidas de prevención o corrección para el sistema. El resultado de este proceso es un
plan de acción.

En la “Guía técnica de implementación del SG-SST para MIPYMES”, el Ministerio de Trabajo incluye
el “Formato para el tratamiento de acciones preventivas y acciones correctivas”.

Implementar el SG-SST en 10 pasos

Este artículo brinda un resumen de los presentado en la guía del Ministerio de Trabajo. Si va a
implementar el SG-SST en su organización, le recomendamos realizar una lectura detallada de la
Guía.