Sistema Comercial de Facturación
Por:
Víctor Alfredo Moreno Pérez
Emiro Beltran
Sol Vanesa Brun
Cesar Carcamo
Presentado A:
Ing. Rafael Benedetti
Programa:
Ingeniería de Sistemas
Noveno Semestre
Universidad de Cartagena
Cread San Marcos
San Marcos, junio de 2014
Introducción
Toda empresa prestadora de Servicios públicos tiene la necesidad de agilizar y
optimizar su proceso de facturación mediante un software que le permita registrar sus
clientes (suscriptores), tener registrado de que se la factura por los diferentes conceptos,
deudas pendientes de los mismos, acuerdos de pagos realizados, pagos realizados por cada
cliente así como generar los reportes correspondientes para la contabilidad y otras
requerimientos fiscales o de control. La información suministrada por el software debe
permitir a la directiva de una empresa tomar los correctivos a que haya lugar o implementar
las políticas tendientes al mejoramiento de dicho negocio
Gracias a la base de datos con la que contara el sistema, el usuario podrá consultar
registros de clientes, su historial de pagos, así como otros datos importantes de tipo
informativo como: dirección, teléfonos, barrio, entre otros
En el equipo, nos hemos encargado de investigar otros sistemas de facturación ya
existentes en el mercado, esto para saber que módulos son los que ofrece un software de
este tipo así como para tener una idea global acerca de que servicios del mismo software
pueden ser mejorados.
Marco teórico.
Se buscaron distintos sistemas informáticos existentes en el marcado para realizar una
investigación encaminada al desempeño de los mismos con empresas similares que prestan
igual servicio, tratando de encontrar y explotar las ventajas de estas aplicaciones
informáticas pero de igual tratar de fortalecer aquellas áreas donde presentan falencias o
dificultades, logrando así el objetivo principal de nuestro software
Entre los software de facturación consulados tenemos:
Sistema Integrado de Facturación Comercial de Acueducto, Alcantarillado y Aseo
(Sifcaaa), valor alquiler del aplicativo: $650.000.oo mensual
Aquarys: Sistema Comercial de Facturacion (Agua, Alcantarillado y Aseo)
Valor alquiler del programa: $300.000.oo mensual
Planteamiento del problema.
El principal problema identificado en el caso particular de las empresas prestadoras de
servicios públicos es el proceso de facturación, cuando este se hace de manera mecánica o
manual, por lo tanto la información requerida no está de una manera rápida y oportuna
lo cual lo hace lento, enredoso y tedioso para los clientes y directivos de la empresa.
Se busca implementar una solución flexible y fácil de usar para que cualquier usuario,
empleado de la compañía, con un mínimo de conocimientos y capacitación sea capaz de
manipularlo. Las búsquedas se harán por medio de un código de facturación que será
otorgada al cliente a la hora de realizar su registro, en el caso de que éste no recuerde el
código, el sistema ofrece búsquedas por nombre de usuario.
Por lo relevante de la información se tiene planeado que el sistema maneje diferentes
niveles de acceso para los usuarios, habrá usuarios con permisos para realizar cambios en
datos de clientes, hacer cancelaciones de facturas entre otros movimientos importantes que
no cualquiera de los involucrados podrán realizar, también es importante recalcar que todos
estos cambios serán almacenados en un historial o bitácora de movimientos conteniendo la
fecha de realización de la operación, el tipo de modificación y la persona que la realizó.
Justificación.
El desarrollo de una aplicación estable y de fácil uso para el cliente, permite agilizar
procesos, brindar confiabilidad en la información, integridad de la misma, además, se
mantiene toda la información de los clientes de forma segura, accesible, integra y no
redundante gracias a la base de datos, garantizando de esta forma cumplir cualquier
demanda de tipo informativo que requiera un cliente en cualquier momento; en otro ámbito
esta misma información le permite a los directivos tomar cualquier decisión respecto al
funcionamiento de la empresa, basados en datos confiables y seguros.
La programación orientada a objetos será la metodología que mejor se amolda para el
planteamiento y desarrollo de este software, dado que nos permite realizar un análisis más
apropiado, la correcta abstracción de los procedimientos nos permitirá un mejor diseño de
clases y una adaptabilidad al cambio para futuras actualizaciones.
Objetivos
Objetivo General.
Desarrollar e implementar un sistema de facturación para empresas prestadoras de
servicios públicos que permita facilitar el desarrollo y servicio ofrecido a sus clientes
buscando una mejora y organización en el área administrativa.
Objetivos Particulares.
Agilizar los procesos de facturación y recaudo
Controlar y organizar la cartera por cobrar
manejar una base de datos real de los clientes existentes de la empresa
Realizar el ingreso de pagos diarios para al final del día tener un consolidado total
de los dineros recaudados
Alcance del proyecto
El producto a elaborar para las empresas prestadoras de servicios públicos, será un
sistema de facturación que facilite y agilice el desarrollo y desempeño de la empresa, para
así brindar un mejor (rápido y oportuno) servicio a sus clientes. El producto que se desea
implementar en esta empresa, dedicada principalmente a prestación del servicio de
acueducto, es un Software de Facturación Comercial, que permite facilitar el trabajo y así
mismo identificar los clientes de la empresa, y a partir de esto crear estrategias para captar
nuevos usuarios y rescatar las carteras vencidas.
Este sistema de facturación será un sistema independiente, pues la empresa actualmente
no cuenta con sistema de información alguno para el manejo de las labores que desempeña
Metodología seguir
La metodología se enfoca al desarrollo de actividades básicas para la construcción de un
sistema de facturación comercial, dividida en las etapas siguientes:
Fase de recopilación de información y análisis preliminar.
Definición de procesos.
Uso de recursos de Informática.
Optimización de procesos.
Interacción con los usuarios finales.
Depuración de procesos innecesarios.
Construcción del sistema a implementar.
Presentación de sistema ya realizado para la validación respectiva.
Mejoramiento del sistema.
Implementación
Capacitación de usuarios.
Soporte y mantenimiento.
Para la ejecución de cada actividad se utiliza diversas herramientas y técnicas propias del
diseño de sistemas informáticos.
Informes de Proceso y Desarrollo de la Propuesta
Primer informe
Análisis Preliminar.
Identificación del entorno de la empresa, recursos, operaciones,
Recopilación de información importante pare el desarrollo del sistema.
Detección de la problemática y sus posibles orígenes.
Análisis del Sistema.
Aplicación de herramientas y técnicas para la determinación de los requerimientos.
Análisis de decisiones estructurales.
Situación del sistema actual.
Diseño del sistema recomendado.
Control de usuarios.
Determinación de entradas efectivas.
Establecimiento de los archivos o bases de datos a utilizarse.
Determinación de las salidas dependiendo de las necesidades de los usuarios.
Diseño de procedimientos de control y respaldo.
Otros aspectos relativos.
Segundo Informe
Desarrollo del software.
Codificación y depuración del sistema.
Gestión de Bases de Datos.
Validación de resultados.
Documentación del sistema de información.
Elaboración de manuales para administradores y usuarios.
Manuales de procedimientos.
Documento de la investigación realizada.
Cronograma de Actividades
Mes Actividades
Primer Mes Definición de procesos
Uso de recursos de informática
Optimización de procesos
Segundo Mes Interacción con usuarios finales
Depuración de procesos innecesarios
Diseño del sistema
Tercer Mes Construcción y codificación del sistema a
implementar
Cuarto Mes Presentación del sistema.
Validación del sistema.
Corrección de errores.
Puesta en marcha.
Quinto Mes Capacitación de los usuarios.
Soporte y mantenimiento
Presentación del informe final
