Microsoft Excel
Clase 1
INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es una hoja de cálculo que
forma parte de la familia de Microsoft Office.
Pero que es una hoja de cálculo?. Es un
programa capaz de trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva a diferencia de Word donde trabajamos procesando
textos.
Excel trabaja con libros, cada uno de ellos esta formado por un
conjunto de columnas y filas (65536 filas y 256 columnas)
donde las primeras estan identificadas con números y las
ultimas con letras. La interseccion de una columna con una fila
genera una celda identificada por el nombre de la columna seguido del numero de fila.
En cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Excel es una
herramienta muy útil, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar
las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros
COMO MOVERSE MOVIMIENTO TECLADO
EN EXCEL? Celda Abajo FLECHA ABAJO
Tan solo una pequeña Celda Arriba FLECHA ARRIBA
parte de la hoja es Celda Derecha FLECHA DERECHA
visible en la ventana de documento Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
en un momento dado. Nuestra Pantalla Abajo AVPAG
hoja, la mayoría de las veces, Pantalla Arriba REPAG
ocupará mayor número de celdas
Celda A1 CTRL. + INICIO
que las visibles en el área de la
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
pantalla y es necesario moverse
por el documento rápidamente. Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA
IZQUIERDA o INICIO
MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL
LIBRO Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Dentro de nuestro libro de trabajo
existen varias hojas de cálculo. Por
defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. Estas hojas pueden
moverse, duplicarse, cambiar su nombre, eliminarse o simplemente sirven para desplazarse
de una hoja a otra.
DEFINICIONES IMPORTANTES
CELDA ACTIVA: es la celda donde el cursor esta posicionado, y esta
preparada para trabajar con ésta. Al rededor de esta celda podemos observar
un reborde renegido.
RANGO: es un conjunto de celdas, en donde Excel trata a ese conjunto como una unidad, y
lo define nombrando solo la primera última celda del conjunto. Los rangos son vitales en la
Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a partir de
rangos.
Ejemplo: A B C D
En este ejemplo observamos un conjunto de celdas formado por las 1
siguientes celdas: A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4. Es un total de 8 (ocho) 2
celdas. 3
Si este conjunto lo ponemos como rango será (A1: B4) (primera y ultima 4
celda del conjunto).
El segundo rango marcado será: (C1:D2)
FORMAS QUE TOMA EL PUNTERO DEL MOUSE:
1
Si observamos el puntero del mouse en Excel toma tres formas diferentes:
Cruz Blanca:
Cuando estamos en la planilla el mouse generalmente presenta esta forma. Sirve para
“Seleccionar” celdas.
Cruz Negra:
Tomara esta forma solo cuando llevemos el mouse a la esquina de abajo a la derecha de la
celda Sirve para “copiar”el contenido de una celda a otras.
Flecha :
Tomara esta forma solo cuando llevemos el mouse sobre las líneas que bordean una celda.
Sirve para “Mover” datos de una celda a otra.
EMPEZANDO A TRABAJAR:
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Teclear los datos.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:
3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
ENTER: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón con el tilde verde de la barra de fórmulas, al
hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación (X de color rojo) de la barra de fórmulas.
Así no se introducen los datos y la celda seguirá vacía.
Recuerda!!!
En Excel podemos trabajar usando dos tipos de operaciones:
FORMULAS: Son aquellas creadas por los operadores (usuarios). Ej. =2+2
FUNCIONES: Son aquellas que vienen implementadas en el programa, existen varios
tipos de funciones tales como las matemáticas, trigonométricas, lógicas, financieras,
estadísticas, etc. de las cuales veremos solo las más utilizadas.
Tanto las Fórmulas como las Funciones, para poder ejecutarlas, deben comenzar siempre
con el signo igual (=).
TIPOS DE DATOS:
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son:
VALORES CONSTANTES: es decir, un dato que se introduce
directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS: es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo
como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula aparece en la barra de
fórmulas y recuerda que debe empezar siempre con el signo =.
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Ejemplos
Valores Constantes Fórmulas
Hola =A1+B1
21.150 =Suma(A1:A3)/4
25/10/1972 =B5*10%
DATOS CONSTANTES:
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número,
una fecha u hora, o un texto.
NÚMEROS: Para introducir números puede incluir los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % € $.
FECHA U HORA: Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la
forma en que deseas que aparezca. Ejemplos: 1/12/99, 1-12-99, 2:30 PM, 14:30,
1/12/99 14:30
TEXTO: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el
texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Ejemplos
Número Fecha u Hora Texto
$ 2.568,50 Octubre-2006 La práctica es muy
importante
FUNCIONES:
Una función es una fórmula especial implementada de antemano en el Excel y
que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis “una forma expresa de
escritura” y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.
Ahora te mostraremos varios puntos a tener en cuenta para evitar cometer errores:
1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes, durante o después de cada paréntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 (es decir suma el rango
de celdas que comprende desde A1 hasta B3.
De hecho una de las funciones mas usadas es la de la suma cuya sintaxis es la
siguiente:
=SUMA(rango). RECUERDA QUE EL RANGO ES EL CONJUNTO DE CELDAS.
También puedes usar la función de Autosuma a través del icono
Ejemplos
Funciones
Fecha y Hora Matemáticas Estadísticas Texto Lógica
=HOY() =SUMA(B2:B5) =MODA(B2:B5) =EXTRAE(A2;1;2) =Si(A2>5;10%*A2;5%*A2)
DAR FORMATO A LA INFORMACIÓN
La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede
cambiar si se cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas
celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numéricos y
valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los
dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se
establecen por separado según sean de aplicación sobre números, texto o ambas cosas.
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A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato en la opción Celdas o a
través de la barra de Formato.
Barra de formato
La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de esta barra.
Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los datos, o bien
cuando ya se han escrito seleccionando lo que se quiera variar con el ratón.
El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le quiera dar. La negrita,
cursiva y subrayado ayuda a resaltar datos significativos.
También se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones de
la barra en forma de párrafo se puede alinear el texto o los números, a la
izquierda, en el centro y a la derecha.
Este botón sirve para convertir varias celdas en una sola de modo que sea la cabecera
de distintas columnas, es decir se pueden combinar las celdas.
El botón con monedas, sirve para añadir el símbolo monetario que esté
definido.
El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno, el ordenador
multiplicará por cien el dato que se le introduzca.
Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para añadir o
quitar decimales.
El primer botón que es un recuadro sirve para añadir bordes a las
celdas, pinchando sobre este botón se despliega un menú donde
aparecen diferentes ventanitas con las diferentes formas de aplicar los bordes.
Con el “tachito” de pintura se puede seleccionar el color del relleno de la celda, y aplicarlo
a la zona en la que selecciones. Y con la letra se selecciona el color de la letra de la celda, y
se aplica. En ambos casos hay que pulsar la flecha de la derecha para que se despliegue la
paleta de colores.
Ejemplos
Planilla original Planilla con Fuente tipo Planilla con títulos con
Ómnibus, tamaño 12. Títulos sombreado negro y fuentes
centrados y números con de color blanco. Nombres
formato de moneda sin con sombreado gris y negrita.
decimales Números con formato
moneda con dos decimales
