PLANIFICACIÓN
DEFINICIÓN TÉCNICA
La planificación es el primer paso que se debe realizar en el proceso administrativo. La
planificación consiste en definir las estrategias que ayuden a alcanzar los objetivos previamente
establecidos.
Fundamentalmente, la planificación es una herramienta utilizada en la administración para
establecer los objetivos y elegir los medios para alcanzarlos. Esto permite que se pueda seguir un
curso de acción concreto y definido. Con la planificación se puede determinar qué se va a hacer,
cómo se va a hacer, dónde y cuándo se hará y cuánto nos va a costar.
De manera similar, esta herramienta de la planificación nos permite decidir en el momento
presente, lo que haremos en el futuro. Primero se define el problema, luego se analiza el pasado y
se elabora el plan que tenemos que seguir.
Pasos de la planificación
Efectivamente, toda empresa u organización existe para alcanzar una meta concreta. Por ello la
misión debe justificar la razón de ser de la empresa en el momento actual. Mientras que la visión
indica lo que la empresa espera ser en el futuro.
1. Evaluar la situación actual
En primer lugar, la evaluación de la situación debe incluir un análisis de los factores más
importantes para la empresa. Estos factores pueden ser indicadores económicos, las tendencias
del mercado, la competencia y los recursos con los que cuenta la empresa.
Es decir, la planificación parte del entorno de la organización. Con ello se determina la finalidad
de la empresa y se definen los objetivos de corto, mediano y largo plazo que se esperan alcanzar.
Buscando sacar provecho a las oportunidades y evitando las amenazas del entorno.
2. Definición de metas y objetivos
En segundo lugar, las metas y objetivos definen lo más importante que una organización espera
alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Los objetivos deben estar claramente definidos, por
ello deben ser realistas, medibles y relevantes para la organización.
Claro que, los objetivos son los puntos comunes por los que todos los empleados de una empresa
deben trabajar. Convirtiéndose en puntos claves que guían las acciones y las actividades de las
personas.
3. Elaborar el plan de acción
En tercer lugar, si se quieren alcanzar los objetivos es necesario definir un plan de acción. El
plan de acción indica las actividades concretas que se tienen que realizar para cumplir con los
objetivos. También, estas acciones concretas pueden ser estrategias o tácticas que se tienen que
realizar para cumplir con los propósitos del plan.
4. Asignación de recursos
En cuarto lugar, los recursos que se necesitan para llevar a cabo el plan pueden ser humanos,
financieros, físicos y materiales. Estos recursos deben ser asignados de acuerdo con las acciones
o actividades plasmadas en la planificación.
Sin duda, estos recursos deberán estar organizados de manera eficiente en el proceso de
planificación. Así mismo, se debe mantener un proceso de control a lo largo de la ejecución del
plan.
5. Ejecutar el plan
En quinto lugar, la ejecución implica poner en marcha el plan de acción. Para ello es necesario
delegar autoridad, de igual modo asignar tareas y responsabilidades para alcanzar las metas del
plan. A lo largo de la ejecución del plan se puede dar retroalimentación cuando sea necesario.
6. Control
Finalmente, el control es necesario en el proceso de planificación para que se logre cumplir con
los objetivos. Por ello se debe dar un seguimiento de cómo se están llevando a cabo las
actividades y cómo se están alcanzando los objetivos.
Principios de la planificación
Los principios más importantes de la planificación son:
1. Precisión
Ante todo, al momento de realizar el proceso de planificación debe hacerse lo más claro y
preciso posible. Porque el plan tiene que orientar las acciones concretas que se van a realizar. Por
eso debe ser lo más concreto posible para que no resulte difuso o muy general. De esa forma se
podrá conseguir que los objetivos se cumplan con eficacia y efectividad.
Así mismo, la precisión evita que se dé la improvisación o la vaguedad en la ejecución. Para que
el plan funcione se debe basar en datos reales y en razonamientos precisos y exactos.
2. Flexibilidad
Naturalmente, las organizaciones siempre están cambiando, por eso es necesario que la
planificación sea flexible para que se adapte fácilmente a los cambios. Por lo tanto, debe poder
adaptase a las modificaciones que se pudieran presentar después de haber elaborado el plan.
En efecto, todo plan debe tener un margen de holgura ante situaciones imprevistas.
Encontrándose nuevas pautas de acción que permitan ajustarse a las nuevas situaciones.
3. Unidad
Es importante destacar que, aunque a cada departamento de la organización se le asigne una meta
determinada o un objetivo, todo el plan se orienta a la consecución de un objetivo común. Es
decir, aunque existan planes específicos para cada unidad, todos deben coordinarse a un plan
general.
Ciertamente, todos deben estar perfectamente integrados para lograr la adecuada coordinación de
las funciones, los recursos y las actividades. Solo de esta manera es posible alcanzar los
objetivos.
4. Factibilidad
Por otra parte, el plan no debe ser tan ambicioso que resulte imposible de lograr. Pero tampoco
tan optimista que pareciera que es muy sencillo de alcanzar. Lo recomendable es que el plan
pueda realizarse, adaptándose a las condiciones y necesidades de la organización.
Desde luego la planificación debe ser realista, por ello se debe elaborar de acuerdo con la
realidad, con la experiencia y con los recursos que cuenta la empresa.
Características de la planificación
Las características principales de la planificación son:
Es una herramienta que se utiliza para tomar decisiones importantes en una organización.
El proceso de planificación busca optimizar el logro de los objetivos.
Busca adaptar los objetivos de acuerdo con las necesidades de la empresa y a los recursos
que tiene disponibles.
Define acciones concretas que se implementan en el momento presente para alcanzar
metas a futuro.
La planificación es un proceso racional y deliberado.
Tipos de planeación
Entre los tipos de procesos de planificación encontramos:
1. Estratégica
En cualquier caso, la planificación estratégica es la que define las pautas de acción del plan
general de la organización. La realizan los altos directivos de una empresa. Involucra a toda la
empresa, generalmente se establecen y definen los objetivos de mediano y largo plazo.
2. Táctica
Por otro lado, la planificación táctica incluye los planes específicos para cada unidad o
departamento y se encuentran subordinados al plan estratégico. Son planes muy detallados ya
que guían el curso de acción de cada departamento. Por ello también se denomina planificación
funcional.
Habitualmente, incluye el plan detallado para cada área gerencial de la empresa y siempre está
subordinada al plan general de la empresa. También se vinculan con decisiones de corto plazo.
3. Operativa
Generalmente son planes de corto plazo, que guardan una estrecha relación con la planificación
táctica. Son acciones y actividades que se deben realizar en los niveles más bajos de la
organización empresarial.
De esta forma, la planificación operativa determina cómo se asignan los recursos para
implementar el plan. Es una planificación de corto plazo para cada área operativa. En ella se
establecen los pasos que se deben seguir y los tiempos en que se deben cumplir.
A manera de conclusión, se puede decir que el proceso de planificación es esencial para que una
empresa alcance un alto nivel de rendimiento. Pues por medio de la planificación se definen las
metas y los objetivos que se esperan alcanzar. Además, se pueden elegir los medios más
adecuados para lograrlo. Sin un plan no se pueden administrar de forma adecuada los recursos
humanos, financieros y materiales que posee una empresa.
