1.
PÓLIZA ELECTRÓNICA
Una póliza electrónica es un documento digital que contiene los términos y condiciones de
un contrato de seguro. Al igual que las pólizas tradicionales en papel, establece los
derechos, obligaciones, coberturas, exclusiones y demás detalles del acuerdo entre la
aseguradora y el asegurador. Sin embargo, en lugar de emitirse en formato físico, se genera
y se entrega en formato digital.
Características de una póliza electrónica:
Formato digital: Se entrega en PDF u otros formatos electrónicos accesibles.
Validez legal: Tiene la misma validez que una póliza en papel, siempre y cuando
cumpla con los requisitos legales y esté debidamente firmada electrónicamente.
Facilidad de acceso: Puede almacenarse en dispositivos electrónicos o en la nube, lo
que facilita su consulta en cualquier momento.
Sostenibilidad: Reducir el uso de papel, promoviendo prácticas más ecológicas.
Rapidez en la emisión: Permite una emisión y entrega más rápida al cliente.
Ventajas:
1. Comodidad: El asegurado puede recibirla por correo electrónico o descargarla desde
el portal de la aseguradora.
2. Seguridad: Generalmente incluye una firma electrónica avanzada que garantiza su
autenticidad e integridad.
3. Ahorro de tiempo y recursos: No es necesario recogerla esencialmente ni depender
de servicios de mensajería.
¿Dónde se usa?
Se utiliza ampliamente en el sector de seguros, especialmente en pólizas de automóviles,
vida, salud, hogar y otros. También es común en transacciones en línea o donde se prioriza
la agilidad y la digitalización.
Si tiene una póliza electrónica, asegúrese de guardarla en un lugar seguro y de que cumpla
con todos los requisitos legales para que sea válida en caso de un reclamo.
Características de la póliza electrónica en Guatemala:
Formato digital: Se emite como un archivo (generalmente PDF) con firma
electrónica o digital para garantizar su autenticidad.
Legislación aplicable: Está regulada por las disposiciones del Código de Comercio
y las normativas de la Superintendencia de Bancos de Guatemala (SIB), que
supervisa el sector asegurador.
Entrega: Las aseguradoras la envían al cliente por correo electrónico o la hacen
disponible a través de un portal en línea.
Equivalente legal: Tiene la misma validez que una póliza impresa, siempre que
cumpla con los requisitos legales, incluyendo el uso de firma electrónica avanzada,
conforme a la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas
Electrónicas.
Ventajas en el contexto guatemalteco:
1. Accesibilidad: Los asegurados pueden consultar y descargar la póliza desde
cualquier lugar con acceso a internet.
2. Reducción de costos y tiempos: Evita desplazamientos y tiempos de espera
asociados con la entrega física.
3. Sostenibilidad: Fomenta el cuidado del medio ambiente al reducir el uso de papel.
4. Seguridad: Las pólizas electrónicas en Guatemala suelen estar protegidas con
medidas tecnológicas para evitar alteraciones.
¿Cómo obtener una póliza electrónica en Guatemala?
a) Contrata un seguro con una compañía que ofrezca esta modalidad.
b) Proporciona tus datos personales y de contacto (como tu correo electrónico).
c) Recibirás la póliza en formato digital junto con las condiciones generales del
seguro.
d) Recomendaciones:
e) Verifica la autenticidad: Asegúrate de que la póliza tenga firma electrónica
certificada, respaldada por una entidad autorizada en Guatemala.
f) Guarda copias seguras: Respalda el archivo en tu correo electrónico o en la nube
para acceder a él fácilmente en caso de necesidad.
g) Consulta dudas: Si tienes alguna inquietud, puedes contactar a la Superintendencia
de Bancos o a la aseguradora directamente.
En Guatemala, el uso de pólizas electrónicas representa un avance hacia la modernización
del sector asegurador, facilitando tanto a los asegurados como a las empresas la gestión de
contratos de seguro.
2. FACTURA ELECTRÓNICA
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos
legales que una factura en papel, pero que se emite y almacena en formato electrónico. Es
utilizado en transacciones comerciales para registrar la venta de bienes o servicios y tiene
validez fiscal, siempre que cumpla con las normativas establecidas por las autoridades
tributarias.
Características principales de una factura electrónica:
1. Formato digital: Se emite y se entrega en formatos como PDF o XML.
2. Validez legal: Está autorizada y regulada por la autoridad fiscal del país (en
Guatemala, la Superintendencia de Administración Tributaria - SAT ).
3. Certificación: Generalmente debe ser validada por un proveedor autorizado o un
sistema de certificación reconocido por la autoridad tributaria.
4. Incluye datos específicos:
Datos del emisor (nombre, NIT, dirección).
Datos del receptor (nombre, NIT, dirección, si aplica).
Descripción de los bienes o servicios.
Montos desglosados (subtotal, impuestos, total).
Número único de factura.
Fecha de emisión.
Factura Electrónica en Línea (FEL) en Guatemala:
En Guatemala, la Factura Electrónica en Línea (FEL) es el sistema implementado por el
SAT para la emisión y control de facturas electrónicas. Este sistema es obligatorio para los
contribuyentes que el SAT haya autorizado o designado.
Elementos clave del sistema FEL:
Certificador autorizado: Los documentos deben pasar por un certificador electrónico
autorizado por el SAT para validar su autenticidad.
Formato XML: Los datos de la factura se transmiten en este formato para ser
procesados y almacenados.
Código único: Cada factura tiene un Código Único de Certificación (CUC) que
garantiza su validez.
Ventajas de la factura electrónica:
1. Eficiencia: Reducir tiempos y costos relacionados con la impresión, distribución y
almacenamiento.
2. Seguridad: Disminuye el riesgo de fraude fiscal, ya que las facturas son certificadas
y registradas.
3. Accesibilidad: Tanto emisores como receptores pueden acceder a sus facturas de
manera rápida y desde cualquier lugar.
4. Sostenibilidad: Contribuye al cuidado del medio ambiente al reducir el uso de papel.
Cómo emitir una factura electrónica (FEL) en Guatemala:
1. Registro: Inscríbete en el sistema FEL a través del portal del SAT.
2. Elegir un certificador autorizado: Contratar a un proveedor autorizado para validar
tus facturas.
3. Emitir facturas: Utilizar el sistema de emisión que ofrece tu certificador para
generar y enviar facturas a tus clientes.
Recomendaciones:
Cumple con las normativas: Verifica que tus facturas electrónicas cumplan con
todos los requisitos legales de la SAT.
Almacena copias: Respalda tus facturas electrónicas en un lugar seguro.
Consulta dudas: Si tienes preguntas sobre la emisión o validación, comunícate
directamente con la SAT o con tu certificador autorizado.
3. FIRMA ELECTRÓNICA
La firma electrónica es una herramienta digital que utiliza mecanismos de autenticación
para sustituir a la firma autógrafa, es decir, aquella manuscrita en papel. De hecho, es la
forma más simple de autenticar un documento, ya que se vale de medios informáticos para
completar una solicitud de consentimiento.
Características principales de la firma electrónica:
1. Identificación: Permite verificar la identidad del firmante.
2. Autenticidad: Confirma que el documento ha sido firmado por la persona indicada.
3. Integridad: Garantizar que el contenido del documento no ha sido alterado después
de la firma.
4. No repudio: Proporciona evidencia de que la persona escribió el documento,
evitando que pueda negar haberlo hecho.
Tipos de firma electrónica:
1. Firma electrónica simple:
Es cualquier método electrónico que permite identificar a una persona. Por ejemplo:
Marcar una casilla en un formulario en línea.
Firmar con el dedo en un dispositivo táctil.
Usar un código PIN o una contraseña.
Características: Es básico y no puede ofrecer un alto nivel de seguridad.
2. Firma electrónica avanzada:
Está vinculado de manera única al firmante.
Utiliza métodos como certificados digitales emitidos por una autoridad
certificadora.
Garantiza la integridad del documento y confirma que no ha sido alterado desde que
fue firmado.
Ejemplo: Certificados respaldados por una entidad reconocida, como las emitidas bajo la
Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas en Guatemala.
INTRODUCCIÓN
En la era digital, la adopción de herramientas como la política electrónica, la factura
electrónica y la firma electrónica ha revolucionado la manera en que las empresas y las
personas interactúan en términos legales, comerciales y administrativos. Estas innovaciones
no solo agilizan los procesos, sino que también incrementan la transparencia, reducen
costos y mejoran la sostenibilidad al minimizar el uso de papel. Además, permiten que las
transacciones sean más seguras y accesibles, adaptándose a las necesidades del mundo
moderno.
OBJETIVOS
Promover la digitalización de procesos administrativos y comerciales mediante la
adopción de herramientas como la política electrónica, factura electrónica y firma
electrónica, optimizando tiempos y costos.
Garantizar la seguridad y validez legal de los documentos electrónicos, asegurando
su integridad y autenticidad mediante estándares tecnológicos avanzados.
Fomentar prácticas sostenibles y responsables que reduzcan el uso de papel,
contribuyendo a la protección del medio ambiente y al desarrollo de economías más
verdes.
CONCLUSIÓN
La implementación de la póliza electrónica, factura electrónica y firma electrónica
representa un avance significativo hacia la modernización de los sistemas tradicionales,
proporcionando agilidad, accesibilidad y reducción de costos tanto para empresas como
para usuarios.
Estas herramientas digitales, respaldadas por normativas específicas, no solo mejoran la
eficiencia de los procesos, sino que también ofrecen mayor confianza al garantizar la
autenticidad, integridad y validez legal de los documentos y transacciones realizadas en
línea.
