REGLAMENTO OPERATIVO

VERSIÓN 3

POLÍTICA DE GRATUIDAD EN LA MATRÍCULA DE LOS PROGRAMAS DE

PREGRADO DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR PÚBLICAS

JUNTA ADMINISTRADORA

NOVIEMBRE 2024

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 TABLA DE CONTENIDO

ARTÍCULO 1. OBJETO. ........................................................................................................................... 3

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.............................................................................................. 3
ARTÍCULO 3. INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR ........................................................... 3
ARTÍCULO 4. JUNTA ADMINISTRADORA DE LA POLÍTICA DE GRATUIDAD EN LA
MATRÍCULA. ............................................................................................................................................. 5
ARTÍCULO 5. FUNCIONES DE LA JUNTA ADMINISTRADORA. ...................................................... 5
ARTÍCULO 6. SESIONES DE LA JUNTA ADMINISTRADORA .......................................................... 6
ARTÍCULO 7. SECRETARÍA TÉCNICA. ................................................................................................ 6
ARTÍCULO 8. PROGRAMAS ACADÉMICOS ....................................................................................... 6
ARTÍCULO 9. DESCRIPCIÓN DEL BENEFICIO ................................................................................... 6
ARTÍCULO 10. DURACIÓN DEL BENEFICIO ....................................................................................... 7
ARTÍCULO 11. REQUISITOS DE ACCESO AL BENEFICIO DE LA GRATUIDAD EN LA
MATRÍCULA .............................................................................................................................................. 8
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA VALIDACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
DE ACCESO. ............................................................................................................................................. 9
ARTÍCULO 13. RENOVACIÓN DEL BENEFICIO. .............................................................................. 10
ARTÍCULO 14. CAMBIO DE IES Y/O DE PROGRAMA ..................................................................... 11
ARTÍCULO 15. CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL BENEFICIO .................................................. 11
ARTÍCULO 16. GIRO DE RECURSOS. ................................................................................................ 12
ARTÍCULO 17. REPORTE DE INFORMACIÓN EN EL SNIES .......................................................... 13
ARTÍCULO 18. RESPONSABILIDADES DE LOS BENEFICIARIOS ................................................ 13
ARTÍCULO 19. RESPONSABILIDADES DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
PÚBLICAS. .............................................................................................................................................. 14
ARTÍCULO 20. RESPONSABILIDADES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. ......... 15
ARTÍCULO 21. SITUACIONES NO PREVISTAS ................................................................................ 15

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Artículo 1. Objeto. El presente Reglamento Operativo tiene el propósito de establecer los
lineamientos para la implementación de la Política de Gratuidad en la Matrícula de los programas de
pregrado de las Instituciones de Educación Superior (IES) públicas del país, en el marco de la Ley
2307 de 2023 y el Decreto 2271 de 2023.

Parágrafo 1. El otorgamiento de apoyos de sostenimiento para los beneficiarios de la Política de

Gratuidad en la Matricula será reglamentado por el Comité establecido en el Decreto 2271 del 2023
de manera progresiva y de acuerdo con la disponibilidad presupuestal.

Parágrafo 2. Los(as) estudiantes que recibieron el beneficio de la Política de Gratuidad en la

Matrícula ya sea a través del Fondo Solidario para la Educación (FSE) o del componente de Equidad
del programa Generación E, se regirán de acuerdo con el presente reglamento.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. El presente Reglamento Operativo está dirigido al Ministerio de

Educación Nacional, al Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior-
ICETEX, las IES públicas y sus estudiantes de programas de pregrado.

Artículo 3. Instituciones de Educación Superior. Hacen parte de la Política de Gratuidad en la

Matrícula las Instituciones Técnicas Profesionales, Instituciones Tecnológicas, Instituciones
Universitarias o Escuelas Tecnológicas y Universidades públicas del país vinculadas o adscritas
presupuestalmente al sector de educación, las cuales se relacionan a continuación:

No INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

1 COLEGIO INTEGRADO NACIONAL ORIENTE DE CALDAS
2 COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA
3 COLEGIO MAYOR DEL CAUCA
4 CONSERVATORIO DEL TOLIMA
5 ESCUELA NACIONAL DEL DEPORTE
6 ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO
7 ESCUELA TECNOLÓGICA INSTITUTO TÉCNICO CENTRAL
8 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ANTONIO JOSÉ CAMACHO
9 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA BELLAS ARTES Y CIENCIAS DE BOLÍVAR
10 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO
11 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DIGITAL DE ANTIOQUIA
12 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE BARRANQUILLA
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE LAS CULTURAS Y LAS ARTES POPULARES -
13
IPC
14 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA MAYOR DE CARTAGENA
15 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO
16 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO DISTRITAL DE SANTA MARTA
17 INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PÚBLICA DE BELLO
18 INSTITUTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO
19 INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE BELLAS ARTES
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL - HUMBERTO
20
VELÁSQUEZ GARCÍA
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE SAN
21
ANDRÉS
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 No INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE SAN JUAN
22
DEL CESAR
23 INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN RURAL
24 INSTITUTO TÉCNICO AGRÍCOLA
25 INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO SIMÓN RODRIGUEZ
26 INSTITUTO TECNOLÓGICO DEL PUTUMAYO
27 INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO
28 INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL
29 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ
30 POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID
31 TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA
32 UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
33 UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER
34 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA INDÍGENA INTERCULTURAL
35 UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
36 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
37 UNIVERSIDAD DE CALDAS
38 UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
39 UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
40 UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
41 UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
42 UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
43 UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
44 UNIVERSIDAD DE NARIÑO
45 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
46 UNIVERSIDAD DE SUCRE
47 UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO
48 UNIVERSIDAD DEL CAUCA
49 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
50 UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO
51 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
52 UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
53 UNIVERSIDAD DEL VALLE
54 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
55 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER – CÚCUTA
56 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER – OCAÑA
57 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
58 UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL TRÓPICO AMERICANO
59 UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
60 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
61 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
62 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL
63 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA
64 UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR
65 UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
66 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
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 No INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
67 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCÓ - DIEGO LUIS CÓRDOBA

Artículo 4. Junta Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula. La Junta

Administradora es la máxima instancia de planeación, organización, seguimiento y control de la
Política de Gratuidad en la matrícula, la cual estará conformada así:

Por parte del Ministerio de Educación Nacional:

1. El/La Viceministro(a) de Educación Superior con voz y voto.

2. El/La Director(a) de Fomento de la Educación Superior con voz y voto.
3. El/La Subdirector(a) de Apoyo a la Gestión de las IES, con voz y sin voto.

Por parte de las instituciones de educación superior públicas:

1. Un(a) Rector(a) de las universidades públicas, con voz y voto.
2. Un(a) Rector(a) de las instituciones técnicas profesionales, instituciones tecnológicas,
instituciones universitarias o escuelas tecnológicas públicas, con voz y voto.
Por parte de los estudiantes de programas de pregrado de las instituciones de educación superior
públicas:

1. Un(a) estudiante beneficiario de la Política de Gratuidad en la Matrícula de un programa de

pregrado de las universidades públicas, con voz y voto.
2. Un(a) estudiante beneficiario de la Política de Gratuidad en la Matrícula de un programa de
pregrado de las instituciones técnicas profesionales, instituciones tecnológicas,
instituciones universitarias o escuelas tecnológicas públicas, con voz y voto.

La Junta Administradora podrá invitar a sus sesiones en calidad de invitados ocasionales, con voz
y sin voto, a las personas que consideren pertinentes para el desarrollo de sus funciones.

Parágrafo: De manera transitoria, el representante de los estudiantes en el Consejo Nacional de

Educación Superior - CESU tendrá voz y voto en la Junta Administradora de la Política de Gratuidad
en la matrícula, hasta tanto los(as) estudiantes de programas de pregrado de las instituciones de
educación superior públicas definan sus delegados(as).

Artículo 5. Funciones de la Junta Administradora. Para garantizar la adecuada implementación

de la Política de Gratuidad en la matrícula, serán funciones de la Junta Administradora las
siguientes:

1. Definir los lineamientos para la implementación de la Política de Gratuidad en la matrícula.

2. Aprobar el reglamento operativo de la Política de Gratuidad en la matrícula y las
modificaciones a que haya lugar.
3. Aprobar la proyección de recursos para cada periodo académico de las instituciones de
educación superior públicas.
4. Decidir sobre las solicitudes especiales que se le presenten a su consideración.
5. Velar por la gestión eficiente de los recursos y efectuar seguimiento a la implementación
de la Política de Gratuidad en la matrícula.
6. Promover las acciones que correspondan para la sostenibilidad financiera de la
implementación de la Política de Gratuidad en la matrícula.
7. Sugerir al Comité de Sostenimiento lineamientos para la adjudicación e implementación del
apoyo económico de sostenimiento de los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la
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 matrícula con mayor vulnerabilidad socioeconómica.
8. Las demás que se consideren pertinentes para la adecuada implementación de la Política
de Gratuidad en la matrícula.

Artículo 6. Sesiones de la Junta Administradora. La Junta Administradora se reunirá́

ordinariamente mínimo una (1) vez en cada semestre del año y extraordinariamente a solicitud de
cualquiera de sus miembros, cuando se requiera. Las sesiones podrán realizarse de manera
presencial, virtual o híbrida, y serán convocadas de manera escrita por parte de la Secretaria
Técnica, con una antelación no inferior a cinco (5) días en el caso de las sesiones ordinarias y dos
(2) días para las sesiones extraordinarias.

De cada sesión de la Junta Administradora se suscribirá́ un acta, en la cual consten los

participantes, los temas tratados y las decisiones que adopten.

Parágrafo. El quorum deliberatorio y decisorio se conformará por cuatro (4) de sus integrantes, que
participen con voz y voto.

Artículo 7. Secretaría Técnica. La Secretaria Técnica, será́ ejercida por la Subdirección de Apoyo
a la Gestión de las IES, quien tendrán las siguientes responsabilidades:

1. Convocar a sesión de la Junta Administradora por lo menos una vez en cada semestre del
año, así como las demás sesiones que los miembros de la Junta Administradora consideren
necesarias.
2. Establecer el orden del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias, previa
coordinación con la Junta Administradora y estructurar la metodología a seguir en dichas
reuniones.
3. Elaborar las actas de las sesiones de la Junta Administradora y asegurar su adecuada
organización y archivo.
4. Hacer seguimiento a las decisiones que tome la Junta Administradora.
5. Las demás que defina la Junta Administradora en el Reglamento Operativo.

Artículo 8. Programas académicos. La Política de Gratuidad en la Matrícula se implementará

exclusivamente para programas de pregrado, ofertados en cualquier modalidad por las IES públicas, los
cuales pueden ser de formación técnica profesional, tecnológica o profesional universitaria,
incluyendo la formación por ciclos propedéuticos.

Artículo 9. Descripción del beneficio. El beneficio que se otorga en el marco de la Política de

Gratuidad en la Matrícula consiste en el pago del valor de la matrícula ordinaria neta de los
estudiantes de programas de pregrado de las IES públicas, con cargo a los recursos que el Gobierno
Nacional destine, durante los periodos a cubrir en los términos del presente reglamento.

Parágrafo 1. La matrícula ordinaria neta corresponde al valor inicialmente liquidado por las
instituciones de educación superior públicas por concepto de matrícula, menos la aplicación de los
descuentos o apoyos a los que el estudiante tenga derecho tales como: votaciones por sufragio
electoral, becas, apoyos de las entidades territoriales y de las mismas instituciones de educación
superior públicas u otras fuentes o conceptos. Este valor no incluye el pago de derechos pecuniarios
por cursos intersemestrales, derechos de grado, cobros complementarios, extraordinarios,
extemporáneos, administrativos, ni ningún otro derecho pecuniario o concepto que no esté
explícitamente contemplado en el presente reglamento.

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Parágrafo 2. Para los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula que al mismo tiempo
lo sean de los fondos cuyo constituyente sea el Gobierno Nacional que financian el pago de la
matrícula mediante créditos condonables (fondos para las comunidades indígenas, las comunidades
negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, el pueblo Rrom, la población víctima, la población
con discapacidad y la población de veteranos, Ser Pilo Paga y Generación E componente de
Excelencia, entre otros), el valor de la matrícula ordinaria neta se cubrirá por la Política de Gratuidad
en la Matrícula. En todo caso, continuarán accediendo a los demás beneficios contemplados para
cada fondo en sus reglamentos o manuales.

Parágrafo 3. Cuando los(las) beneficiarios(as) hagan parte del componente de Excelencia del
programa Generación E y su modalidad de giro de matrícula es subsidio, recibirán este apoyo desde
el Fondo Generación E - Excelencia.

Artículo 10. Duración del beneficio. La duración del beneficio corresponde al número de periodos
académicos a cubrir por parte de la Política de Gratuidad en la Matrícula.

Para determinar la duración del beneficio la IES reportará en el Sistema Nacional de Información de la
Educación Superior – SNIES la información de créditos académicos, con la cual el Ministerio de Educación
Nacional calculará el número de periodos que le faltan para concluir el programa académico de acuerdo
con el registro calificado, atendiendo la siguiente metodología:

(A): Total de créditos del programa de formación

(B): Total de créditos aprobados por el estudiante al periodo académico anterior
(C): Promedio de créditos que se matriculan por cada periodo académico según el plan de estudios.

Para determinar el promedio de créditos a matricular, se podrá tomar como referencia la totalidad de
créditos académicos del programa según el registro calificado y dividirlo por el número total de periodos
que debe cursar el estudiante según el plan de estudios. Si la operación aritmética arroja un número con
decimales deberá aproximarse al número entero mayor más cercano.

Una vez la IES reporte en el SNIES la información anterior, el Ministerio de Educación Nacional calculará
el número de periodos a financiar a través de la siguiente fórmula matemática:

Número de periodos a financiar = (A-B) / C

Si el resultado es un número con decimales se redondeará al entero mayor.

Si el resultado es igual a cero porque el estudiante ya cursó la totalidad de créditos académicos el beneficio
no se le asignará.

La duración del beneficio se entenderá como el número de periodos a financiar que resulta de la formula
anterior y su cálculo se realizará por una única vez en el periodo académico en el cual se asigna el beneficio
a cada estudiante.

Parágrafo 1. Con el fin de promover la permanencia y graduación, la Política de Gratuidad en la

Matricula cubrirá por rezago académico u otras figuras asociadas a la finalización del plan de estudios
del programa, hasta un (1) periodo académico adicional para formación técnica y tecnológica y hasta
dos (2) periodos académicos adicionales para formación profesional a los establecidos mediante la
metodología descrita anteriormente. Los periodos de rezago solo se asignarán a estudiantes que se
les haya asignado el beneficio.
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Los periodos adicionales también se habilitarán a partir del 2024 para los(las) estudiantes que han
sido beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula en alguno de los semestres de las
vigencias 2022 o 2023 mediante el componente de Equidad del programa Generación E y del Fondo
Solidario para la Educación. En ningún caso aplicará retroactivamente para las vigencias 2022 y
2023.

Parágrafo 2. Los(as) beneficiarios(as) de programas técnicos o tecnológicos que hayan culminado

la duración del beneficio, podrán acceder hasta por dos veces más a la Política de Gratuidad en la
Matrícula solamente para cursar un (1) programa de pregrado de un nivel de formación diferente al
financiado inicialmente, caso en el cual deberá cumplir con la totalidad de los requisitos de acceso y
condiciones vigentes en el reglamento operativo.

Parágrafo 3. Los periodos académicos cuyo valor de matrícula es igual a cero no se contarán como
un periodo financiado.

Artículo 11. Requisitos de acceso al beneficio de la gratuidad en la matrícula. Para ser

beneficiario(a) de la Política de Gratuidad en la Matrícula los estudiantes deberán cumplir con los
siguientes requisitos:

1. Estar matriculado(a) en un programa académico de pregrado (técnico profesional, tecnológico o

universitario), en alguna de las Instituciones de Educación Superior públicas relacionadas en el
presente reglamento y registrado en el SNIES.
2. No tener título profesional universitario.
3. Demostrar la pertenencia a alguno de los siguientes grupos:

a. Estrato socioeconómico 1, 2, 3 o sin estrato.

b. Población indígena.
c. Población Rrom.
d. Comunidades negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras.
e. Población víctima del conflicto.
f. Población con discapacidad.
g. Comunidades campesinas.
h. Población privada de la libertad.
i. Grupos A, B o C del Sisbén IV, en cualquiera de sus subgrupos.

Parágrafo 1. La pertenencia a los grupos poblacionales establecidos en el numeral 3 de este artículo

se validará por las Instituciones de Educación Superior públicas así:

• El estrato socioeconómico de acuerdo con el recibo de servicio público del núcleo familiar
del estudiante.
• Las poblaciones indígenas, Rrom, comunidades negras, afrocolombianas, raizales y
palenqueras, mediante certificado expedido por el Ministerio del Interior.
• La población en condición de discapacidad mediante certificado expedido por el Ministerio
de Salud.
• Las comunidades campesinas mediante la presentación del diploma de bachiller otorgado
por una institución educativa ubicada en una zona rural del país clasificado por el Directorio
Único Educativo -DUE.
• La población privada de la libertad, mediante la certificación expedida por el Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario – INPEC.

Parágrafo 2: el Ministerio de Educación Nacional validará la pertenencia al SISBÉN y a la población

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víctima del conflicto directamente con los registros administrativos dispuestos para tal fin por parte
del Departamento Nacional de Planeación y el Registro Único de Víctimas de la Unidad para la
Atención y Reparación Integral de las Víctimas -UARIV, respectivamente.

Artículo 12. Procedimiento para validación de cumplimiento de requisitos de acceso. La

validación del cumplimiento de requisitos de acceso se realizará a los(as) estudiantes que no son
beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula con base en el reporte de información que
realicen las IES en las diferentes plantillas del SNIES dispuestas para tal fin.

Una vez la IES cargue la plantilla de caracterización en el SNIES, el Ministerio de Educación Nacional
cruzará la información con los registros administrativos correspondientes a la Registraduría Nacional
del Estado Civil, base de datos de la Política de Gratuidad, plantilla de graduados del SNIES, censo
indígena del Ministerio del Interior, Registro Único de Victimas -RUV, SISBEN IV, SNIES y las demás
fuentes que resulten necesarias.

Producto de lo anterior, el Ministerio de Educación Nacional publicará semanalmente en el SNIES el

resultado de las validaciones indicando los siguientes aspectos:

1. Listado de estudiantes que cumplen las condiciones establecidas en los numerales 2 y 3 del
artículo 11 “Requisitos de acceso al beneficio de la gratuidad en la matrícula”, conforme la
información reportada por la IES y los cruces con los registros administrativos disponibles,
indicando el grupo poblacional correspondiente.

2. Listado de estudiantes que inicialmente no cumplen las condiciones establecidas en los

numerales 2 y 3 del artículo 11 “Requisitos de acceso al beneficio de la gratuidad en la
matrícula”.

Para el proceso de matrícula financiera la IES pública podrá eximir del pago del valor de la matrícula
ordinaria neta a los(as) estudiantes relacionados en el listado del numeral 1, así como a los
estudiantes relacionados en el numeral 2 y que presenten ante la IES el documento que acredite la
pertenencia a alguno de los grupos poblacionales establecidos en el numeral 3 del artículo 11.

Una vez se concluya el proceso anterior se deberá realizar lo siguiente:

1. La IES pública cargará la plantilla de caracterización durante el mes siguiente al cierre de la matrícula
financiera.
2. El Ministerio de Educación Nacional validará la información reportada por la institución de educación
superior pública en la plantilla de caracterización y le informará a cada institución el resultado de
los procesos de validación de requisitos de acceso a la Política de Gratuidad en la Matrícula.
3. El Ministerio de Educación Nacional y la institución de educación superior pública conciliarán el reporte
de validación de requisitos de los estudiantes y suscribirán el acta de cierre correspondiente, en la que
quedará constancia de los estudiantes que cumplen y no cumplen los requisitos de acceso a la
Política de Gratuidad en la Matricula.

Parágrafo 1. Si la institución de educación superior pública supera el tope de recursos asignados

para financiar la gratuidad en la matrícula, la IES priorizará la asignación del beneficio atendiendo
los procesos de matrícula que defina en el marco de su autonomía y de acuerdo con el siguiente
orden: i) Estudiantes antiguos y ii) Estudiantes nuevos.

Parágrafo 2. La asignación del beneficio establecido en este artículo no será retroactiva, por lo tanto,
el beneficio aplica a partir del periodo de adjudicación.
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Parágrafo 3. En el caso que un(a) estudiante cumpla los requisitos de acceso a la Política de
Gratuidad en la Matrícula y esté matriculado(a) en más de un programa académico, el beneficio se
asignará para el programa académico que tenga el mayor valor de matrícula ordinaria neta a pagar.

Si el(la) estudiante quiere cambiar el beneficio a otro programa académico deberá presentar la
solicitud mediante carta dirigida a la institución de educación superior y al Ministerio de Educación
Nacional; cambio que aplicará en el siguiente periodo académico.

En caso de que se exima del valor de matrícula por más de un programa, el estudiante deberá pagar
el valor de matrícula del programa no asumido por la Política de Gratuidad en la Matrícula. En caso
de que no lo pague, se le descontarán de los periodos a financiar del programa académico cubierto
por la Política de Gratuidad en la Matrícula y se reconocerá el valor de matrícula ordinaria neta a
la(s) institución(es) respectiva(s) en el acta de cierre del periodo conciliado.

Parágrafo 4. Si producto del cruce con la Registraduría Nacional del Estado Civil se identifica el
fallecimiento de un estudiante, el beneficio por defecto será suspendido hasta tanto la IES allegue al
Ministerio de Educación el acta de defunción, en donde se podrá constatar la fecha del deceso. Si la
fecha del deceso es igual o posterior a la fecha de inicio de clases reportada en la certificación inicial,
el beneficio se asignará de lo contrario se mantendrá la exclusión por fallecimiento.

Artículo 13. Renovación del beneficio. Para renovar el beneficio de la Política de Gratuidad en la
Matrícula los estudiantes deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Estar matriculado(a) en un programa académico de pregrado (técnico profesional, tecnológico o

universitario), en alguna de las Instituciones de Educación Superior públicas relacionadas en el
presente reglamento y registrado en el SNIES.
2. No tener título profesional universitario.
3. No contar con alguna de las causales de terminación del beneficio establecidas en el presente
reglamento.

La renovación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matricula se realizará mediante el

siguiente procedimiento:

1. La institución de educación superior pública cargará la plantilla de caracterización durante el mes

siguiente al cierre de la matrícula financiera.
2. El Ministerio de Educación Nacional validará la información reportada por la institución de educación
superior pública en la plantilla de caracterización y le informará a cada institución el resultado de la
renovación del beneficio.
3. El Ministerio de Educación Nacional y la institución de educación superior pública conciliarán el reporte
de validación de requisitos de los estudiantes y suscribirán el acta de cierre correspondiente, en la que
quedará constancia de los estudiantes que cumplen y no cumplen los requisitos de renovación de la
Política de Gratuidad en la Matricula.

Parágrafo 1. La renovación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula no tendrá en

cuenta las veces que el estudiante aplace su proceso de matrícula, siempre que conserve la
condición de estudiante conforme a los reglamentos internos de la institución de educación superior
respectiva. En cualquier caso, la duración del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula
corresponderá a la establecida en al artículo 10 del presente reglamento operativo.

Parágrafo 2: Las Instituciones de Educación Superior (ES) públicas en el marco de las disposiciones
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legales y sus procedimientos internos son responsables de evaluar la continuidad del estudiante en
el programa académico respectivo. En este sentido, si un beneficiario pierde su calidad de
estudiante, perderá automáticamente el beneficio de la Política de Gratuidad en la matrícula en la
IES pública.

Parágrafo 3. En caso de que, el beneficiario esté matriculado(a) en más de un programa académico,

el beneficio se renovará en el programa al que se le asignó inicialmente.

Artículo 14. Cambio de IES y/o de programa. Los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la
Matrícula podrán cambiar de IES y/o programa académico atendiendo a las disposiciones que en
dicha materia contemplen las IES a que hace referencia el presente reglamento operativo, sin que
esto afecte la continuidad del beneficio. Para que el cambio de programa o de IES se efectúe, la IES
a la cual cambió o desea cambiar deberá reportarlo como matriculado en el SNIES. Cada cambio
que realice el estudiante acumulará los periodos ya financiados. En este sentido, a los periodos
académicos a financiar, una vez el estudiante realice el cambio, se le descontará los periodos
académicos ya financiados.

Parágrafo. El cambio de programa de pregrado se podrá realizar a un nivel de formación diferente

al financiado inicialmente, de acuerdo con las siguientes situaciones:

a) Si el cambio se realiza a un programa con mayor número de periodos académicos, se

habilitarán los periodos adicionales de acuerdo con los establecidos en el registro calificado
del nuevo programa.
b) Si el cambio se realiza a un programa con menor número de periodos académicos, se
disminuirán los periodos aprobados inicialmente en función del registro calificado del nuevo
programa.

Artículo 15. Causales de terminación del beneficio. Las siguientes son las causales de
terminación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula:

a) Por cumplimiento de la duración del beneficio según el presente reglamento.

b) Cuando el beneficiario(a) haya accedido a la Política de Gratuidad en la Matrícula con
información no veraz, o con documentos adulterados.
c) Cuando pierda la condición de estudiante de acuerdo con los reglamentos internos de las IES,
la cual deberá informarlo al Ministerio de Educación Nacional a través de la plantilla de
caracterización.
d) Obtener un título de profesional universitario.
e) Por fallecimiento del estudiante.

Parágrafo 1: Los(as) beneficiarios que incurran en las causales b y c podrán retomar el beneficio
una vez sea reportado(a) como matriculado(a) en una IES pública por el número de periodos
disponibles a financiar por la Política de Gratuidad en la Matrícula.

Parágrafo 2. Los(as) estudiantes que hayan perdido su calidad de beneficiarios de la Política de

Gratuidad en la Matrícula desde el componente de Equidad del programa Generación E o del Fondo
Solidario para la Educación durante las vigencias 2022 y 2023 por superar el número de
aplazamientos permitidos o por haber desistido voluntariamente, podrán continuar con el beneficio
por el número de periodos disponibles a financiar por la Política de Gratuidad en la Matrícula. En
ningún caso será retroactivo.

Parágrafo 3. El Ministerio de Educación Nacional verificará con las bases de datos de la

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Registraduría Nacional del Estado Civil el total de beneficiarios de la Política de Gratuidad en la
Matrícula con para determinar las personas fallecidas y de esta manera terminar el beneficio.

Artículo 16. Giro de recursos. Para el giro de los recursos las IES públicas, se adelantará el
siguiente procedimiento para cada periodo académico:

El Ministerio de Educación Nacional informará a cada IES pública el tope máximo de recursos para
el siguiente periodo, para lo cual se tendrá en cuenta el número de beneficiarios(as) antiguos que se
encuentran habilitados para renovar el beneficio, el número de estudiantes nuevos (cupos
adicionales) a cubrir y el incremento esperado en el valor de matrícula neta.

1. Una vez sea informado a cada IES pública el valor total de recursos asignados para el siguiente
periodo, el representante legal o su delegado allegará al Ministerio de Educación Nacional, por el
medio que este disponga, una certificación que contendrá la siguiente información:

a. La relación de programas ofertados o abiertos para el respectivo periodo académico.

b. Las fechas del calendario académico para cada proceso (admisión,matrícula, inicio de
clases, etc.).
c. El compromiso explícito de cargar la información de los estudiantes en las plantillas del SNIES
a más tardar un mes después del cierre del proceso de matrícula.
d. El requerimiento del 80% del recurso para implementar la Política de Gratuidad en la
Matrícula.
e. Número y tipo de cuenta bancaria en la que recibirá el desembolso de los recursos. Para el
efecto deberá anexar el certificado expedido por la correspondiente entidad financiera.

2. Previa validación de la certificación y la generación del correspondiente Concepto Técnico desde

la Subdirección de Apoyo a la Gestión de las IES, el Ministerio de Educación Nacional solicitará
a la Junta Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula la aprobación de giros. Una
vez los mismos sean aprobados por dichas instancias se tramitará el desembolso del 80% de
los recursos asignados por esta fuente a cada IES pública durante el primer mes del periodo
académico.

3. Cada IES pública recibirá un segundo desembolso correspondiente al monto restante de los
recursos requeridos para el respectivo periodo académico, previa aprobación de la Junta
Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula y el cumplimiento de las siguientes
actividades:

a. La validación por parte del Ministerio de Educación Nacional de la información reportada en

el SNIES por la IES pública, conforme a lo establecido en el presente Reglamento.
b. La conciliación entre la IES pública y el MEN referente a los beneficiarios(as), valores
proyectados y ejecutados para el respectivo periodo académico en el marco de la política de
gratuidad en general.

Parágrafo 1. Concluida la conciliación de recursos se firmará un acta de cierre del periodo

académico entre el Ministerio de Educación Nacional y las IES dejando en claro la relación de
estudiantes beneficiarios(as) y el monto de recursos entregados por el Ministerio de Educación
Nacional. Se espera que esta acta quede en firme durante el mismo periodo académico, de tal
manera que la asignación y giro de recursos del siguiente periodo académico no se retrase.

Parágrafo 2. Si posterior a la firma del acta de cierre se presenta alguna novedad, esta deberá ser
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reportada por la IES pública al Ministerio de Educación Nacional mediante la plantilla de SNIES
definida para tal fin, quien procederá a darle el trámite correspondiente.

Parágrafo 3. Los incrementos en el valor de la matrícula de los programas de pregrado para cada
vigencia corresponderán al índice al que acuda la IES para determinar dicho aumento, conforme a
las disposiciones que internamente tuvieran aprobadas por decisiones formales de sus instancias
competentes y que hubieran sido reportadas a la Subdirección de Inspección y Vigilancia del
Ministerio de Educación Nacional, en los tiempos definidos para tal fin. El incremento en el valor de
la matrícula de cada IES pública se reconocerá por una única vez en cada vigencia fiscal.

Parágrafo 4. Si, conforme con las disposiciones de cada una de las IES públicas, un estudiante
beneficiario(a) de la Política de Gratuidad aplaza, reserva cupo o se retira en un lapso que implique
la devolución total de su matrícula neta, ese valor será informado por la IES pública al Ministerio de
Educación Nacional para que no sea girado a la Institución. En estos casos se considerará que el
estudiante no ha hecho uso efectivo de uno de los periodos que cubre la Política de Gratuidad en la
Matrícula.

Parágrafo 5. En el evento de que el o la estudiante haya pagado con recursos propios el valor de la
matrícula neta antes de la asignación del beneficio por parte del Ministerio de Educación Nacional,
el monto deberá ser reintegrado al beneficiario (a) en su totalidad por la IES de acuerdo con sus
procedimientos internos.

Parágrafo 6. Previa validación de la certificación y la generación del correspondiente Concepto

Técnico desde la Subdirección de Apoyo a la Gestión de las IES, el Ministerio de Educación Nacional
solicitará a la Junta Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula la aprobación de giros.
Una vez los mismos sean aprobados por dichas instancias se tramitará el desembolso
correspondiente al 80% de los recursos asignados por esta fuente a cada IES pública. Este primer
desembolso podrá fraccionarse de acuerdo con la disponibilidad presupuestal previo al inicio del
periodo académico o durante el mismo.

Artículo 17. Reporte de información en el SNIES. Conforme al avance de los calendarios

académicos, las IES deberán reportar las personas admitidas en la plantilla dispuesta para tal fin en
el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) del Ministerio de Educación
Nacional, y una vez el(la) estudiante formalice su proceso de matrícula, deberá reportarlo en las
plantillas de “Estudiante de primer curso”, en la plantilla de “Matriculados”, y en la plantilla
“Caracterizacion_politica_de_gratuidad_IES_publicas”. Cada Plantilla contará con su respectivo
manual del usuario disponible en el SNIES.

Lo anterior sin perjuicio de las demás fechas de reporte y actualización de información en el SNIES
definidas en las resoluciones del Ministerio de Educación Nacional.

Artículo 18. Responsabilidades de los beneficiarios. Los beneficiarios de la Política de

Gratuidad tendrán las siguientes responsabilidades:
a. Brindarle a la IES pública oportunamente toda la información veraz y documentación que esta
requiera para el acceso a la Política de Gratuidad de la Matrícula.
b. Conocer y cumplir los estatutos y el marco normativo vigente de la institución de educación
superior pública a la cual pertenece.
c. Conocer y cumplir los lineamientos de la Política de Gratuidad en la Matrícula establecidos en la
Ley 2307 del 2023, el Decreto Reglamentario 2271 de 2023 y su Reglamento Operativo.

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d. Acudir a la IES pública para las claridades que requiera sobre el acceso y resultados finales de
la implementación de la Política de Gratuidad en la Matricula, manteniendo un lenguaje
respetuoso y claro.
e. Asumir los costos de los derechos pecuniarios diferentes a derechos de matrícula, de acuerdo
con lo establecido en el artículo 122 de la Ley 30 de 1992 (derechosde inscripción, derechos de
realización de exámenes de habilitación, derechos de grado, entre otros).
f. Asistir a los espacios de acompañamiento integral y nivelación académica que brinde la IES
pública; así como a todos los espacios que promuevan su bienestar y permanencia en la
educación superior.
Artículo 19. Responsabilidades de las instituciones de educación superior públicas. Las
Instituciones de Educación Superior públicas tendrán las siguientes responsabilidades en relación
con la Política de Gratuidad en la Matrícula:

1. Registrar oportunamente en el Sistema Nacional de Información de la Educación

Superior -SNIES-, toda la información y plantillas necesarias, teniendo en cuenta lo establecido
por el Ministerio de Educación Nacional.
2. Velar por la calidad y veracidad de la información cargada en el SNIES en función de la Política
de Gratuidad en la Matrícula.
3. Aplicar, de acuerdo con los recursos asignados por el Ministerio de Educación Nacional, el
pago del valor de matrícula neta de los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
4. Reintegrar al Ministerio de Educación Nacional los recursos a que haya lugar, de acuerdo con
el Reglamentos Operativo.
5. Designar un enlace que se encargue de interactuar con el Ministerio de Educación Nacional
para facilitar el cumplimiento oportuno y adecuado de las actividades derivadas de la
implementación y seguimiento de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
6. Implementar estrategias de acompañamiento a los beneficiarios de la Política de Gratuidad en
la Matrícula que promuevan su permanencia y graduación.
7. Suministrar al Ministerio de Educación Nacional la información requerida para el desarrollo y
seguimiento de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
8. Reportar al Ministerio de Educación Nacional las irregularidades que afecten la
implementación y seguimiento de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
9. Ejercer el cuidado y custodia de la documentación que resulte de la
implementación y desarrollo de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
10. Reportar al Ministerio de Educación Nacional la existencia de convenios
o acuerdos con entidades territoriales y otros actores que aporten
recursos para cubrir el monto de la matrícula de los beneficiarios de la Política de Gratuidad
en la Matrícula.
11. Divulgar los lineamientos generales y específicos oficiales de la Política de Gratuidad en la
Matrícula a la comunidad educativa.
12. Dar a conocer a sus estudiantes los resultados del proceso de validación de beneficiarios de
la Política de Gratuidad en la Matrícula efectuado por el Ministerio de Educación Nacional, por
los medios que estimen pertinentes.
13. Resolver las inquietudes y observaciones que tenga la comunidad educativa sobre la Política
de Gratuidad en la Matrícula.
14. Mantener los beneficios, descuentos y alivios en la matrícula
que sean financiados con recursos de la institución de educación superior o con otras fuentes,
cuando a ello haya lugar.
15. Guardar la confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales de los
beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula, de acuerdo con lo exigido por el marco
normativo vigente.
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Artículo 20. Responsabilidades del Ministerio de Educación Nacional. El Ministerio de
Educación Nacional tiene las siguientes responsabilidades respecto a la Política de Gratuidad en
la Matrícula:

1. Participar en la Junta Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula.

2. Definir, expedir y socializar los lineamientos para la implementación de la Política de Gratuidad
en la Matrícula.
3. Realizar la validación del cumplimiento de los requisitos de acceso y permanencia a la Política
de Gratuidad en la Matrícula.
4. Informar a cada institución de educación superior pública los recursos asignados para cada
periodo académico.
5. Acompañar técnicamente a las instituciones de educación superior públicas para la
implementación de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
6. Establecer los incrementos máximos del valor de la matrícula que serán financiados para cada
periodo académico con los recursos de la Política de Gratuidad en la Matrícula u otras
disposiciones pertinentes para la asignación de los recursos.
7. Gestionar con otras entidades del orden nacional o territorial el aporte complementario de
recursos para cofinanciar el valor de la matrícula o la entrega de otros apoyos para el
sostenimiento de los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la Matrícula.
8. Realizar el seguimiento a la implementación y funcionamiento de la Política de Gratuidad en la
Matrícula.
9. Fomentar la implementación de estrategias de acompañamiento a los beneficiarios de la
Política de Gratuidad en la Matrícula que promuevan su permanencia y graduación.
10. Presentar ante las Comisiones Sextas de la Cámara de Representantes y Senado de la
República un informe anual en el que se detallará el avance de las acciones emprendidas y el
progreso de la gratuidad de la matrícula de los programas de pregrado, al igual que de la
metodología utilizada para identificar los criterios de acceso.

Artículo 21. Situaciones no previstas. Teniendo en cuenta la competencia otorgada por el artículo
2.5.3.3.5.6 del Decreto 1075 de 2015, la Junta Administradora podrá definir lineamientos,
condiciones, resultados y consecuencias sobre las situaciones no previstas en el presente
reglamento, de conformidad con la ley 2307 de 2023 y en la Sección 5 del Capítulo 3, Título 3, Parte
5, Libro 2, del Decreto 1075 de 2015.

El presente Reglamento se expide en Bogotá D.C. a los 26 días del mes de noviembre de 2024.

_________________________________ _________________________________
Luis Álvaro Gallardo Eraso Ricardo Moreno Patiño
Director de Fomento de la Educación Superior Viceministro de Educación Superior

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Jaime de la Ossa Velásquez Oscar Orlando Porras Atencia
Rector Representante de las universidades Rector Representante de las instituciones
públicas técnicas profesionales, instituciones tecnológicas,
instituciones universitarias o escuelas
tecnológicas públicas

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Jesús Alberto Manzano Cañizares
Representante Estudiantil

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