Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Caso práctico

Esta mañana tocaba reunión de departamentos y Alejandro y Luna han

asistido. Carmen, la directora, ha entregado un orden del día con dos puntos a tratar:
"Próximos Eventos" y "Relaciones en el extranjero".

Al verlo, Alejandro y Luna, se han mirado, pensando a la vez: "Qué bien, esto
no lo hemos visto hasta ahora. ¡Suena genial! ¡Cuánto vamos a aprender!".

En el primer punto, Carmen ha explicado todos los eventos que hay en los
próximos tres meses. Además de varias reuniones y comidas de trabajo, la empresa
va a participar en la "Feria de las Comunidades Autónomas", que se celebra todos
los años.

En el segundo punto, Carlos, el Secretario de Dirección, ha explicado en qué

punto se encuentran las relaciones con la empresa japonesa con la que se viene
negociando hace un tiempo. Ha dicho literalmente que "van viento en popa", y que
próximamente alguien deberá ir a visitarla.

Después de la reunión, como siempre, Alejandro y Luna intercambian

sensaciones. Están muy ilusionados porque Carmen les ha dicho que van a
participar activamente en todo lo expuesto en la reunión. Pero a la vez, también
están un poco asustados.

Desconocen cómo son los actos que se han comentado, ni qué se debe hacer en
ellos... y lo de la empresa japonesa...¡pero si ellos no tienen ni idea de Japón!

Después de unos minutos de agobio, deciden tranquilizarse y empiezan a hacer

memoria de lo visto en sus Ciclos Formativos. Recuerdan que una de las unidades que
ambos tenían era "Protocolo Empresarial. Actos Protocolarios: Tipos y
Organización".

Deciden revisar los apuntes, a ver si encuentran algunas claves que le puedan
echar una mano, ¡que falta les hace!

Página 1 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

1. El protocolo empresarial

Caso práctico

Luna tiene una cosa clara, es que independientemente de la cuestión de los

eventos, que tanto les agobia, en el Protocolo Empresarial existen algunas normas
básicas que siempre deben estar presentes, y que tanto ella como Alejandro tienen
claras.

Lo hablan ambos y están de acuerdo. Deciden hacer un listado donde tener

plasmados los valores y normas del Protocolo Empresarial, como documento base.

Piensan que les podrá servir de ayuda y esperan que por lo menos así, puedan
aclararse y empezar a mirar los apuntes teniendo afianzadas algunas cuestiones
esenciales.

A partir de ahí ya empezarán a ver otras cosas. Ellos saben que antes de poner el
tejado hay que empezar por los cimientos.

En la unidad de trabajo anterior, definíamos el concepto de protocolo de la

siguiente manera: conjunto de normas, usos y tradiciones que establecen
principios de comportamiento – precedencia, ordenación y actuación-, en
determinados actos o acciones.

Como ya sabes, existen diversos tipos de protocolos en función del ámbito en el

que se desarrollan y las actividades que abarcan. En esta ocasión nos centraremos en
el protocolo empresarial ¿Podrías decir qué actuaciones comprende el mismo?

Para refrescarte la memoria, te recordamos que el protocolo empresarial

comprende las actuaciones llevadas a cabo en el mundo empresarial y que tendrán
como uno de los máximos objetivos la consecución de una buena imagen para la
empresa.

En la actualidad, el mundo empresarial está repleto de productos y servicios, en

el que la clave del éxito está en diferenciarse de "la competencia", y para ello el
protocolo es una herramienta fundamental, ayudando a las empresas a aportar una
buena imagen en sus actos y apariciones externas.

Página 2 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Además, el protocolo debe aportar a la empresa 6 valores fundamentales, que

Carlos Fuente denomina La Teoría del 6, y que son:

 Imagen. El protocolo de empresa ayuda a difundir la imagen de la empresa

mediante actos y apariciones públicas.
 Proyección. El protocolo ayuda a la proyección social de la empresa ya que
contribuye a mejorar las relaciones con los públicos.
 Comunicación. El protocolo comunica los mensajes de la empresa de modo
eficaz.
 Procedimiento. El protocolo establece unas normas y unas técnicas de
organización, es decir, fija unos procedimientos de actuación que aportan calidad
a los actos y a las relaciones.
 Rentabilidad. El protocolo de empresa es una herramienta que consigue
incrementar los beneficios de la misma, optimizando el resultado de cada acto.
 Prestigio. El protocolo ayuda a conseguir una imagen favorable de la empresa
como consecuencia de una actuación excelente.

1.1 Normas de protocolo empresarial

Quizás piensas que las normas del Protocolo Empresarial son exclusivas de éste,
pero no, existen una serie de normas comunes dentro del mundo protocolario en
general y que por lo tanto deben ser aplicadas en el protocolo empresarial.
Digamos que son los pilares del protocolo.

 Normas morales. Aquellas relacionadas con el deber moral, con la solidaridad y el

buen trato para con los semejantes. Ejemplo: el deber de dirigirse de manera
educada a un invitado.
 Normas sociales. Aquellas que tienen que ver con lo puramente social o de
etiqueta. Ejemplo: la obligación de vestir chaqué en un cóctel.

Página 3 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

 Normas jurídicas. Aquellas con carácter jurídico, dictadas por la comunidad

internacional o el estado. Ejemplo: las recogidas en el Real Decreto 2099/1983,
de 4 de Agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias
en el Estado.

Además de estas normas generales, existen normas específicas dentro del

protocolo empresarial, aplicables a todas las empresas, más adelante las
conoceremos en mayor profundidad ahora simplemente las presentamos:

 Presentaciones.
 Saludos.
 Precedencias.
 Presidencias de actos.

1.1.1 El manual de protocolo

Os preguntaréis, ¿dónde quedan recogidas esas normas? ¿Existe algún

documento que aúne todas, tanto las generales como las específicas?

La respuesta es sí.

Para ello existe el Manual de Protocolo, específico para cada empresa, el cual
debe incluir:

 Normas de protocolo empresarial.

 Criterios a seguir para la organización de actos y atención a los invitados.
 Fórmulas que contribuyan a dotar de calidad las relaciones humanas tanto a
nivel interno de la empresa como fuera de la misma.

El manual debe ser sencillo y práctico, conocido por todas las personas que
forman parte de la empresa, que facilite el trabajo y aporte calidad al mismo.

Una característica primordial que debe tener este documento es la

flexibilidad, dicho de otra forma, debe poder adaptarse ante posibles cambios y
condiciones extraordinarias.

Encontrarás mucha más información sobre el manual de protocolo en otras

unidades. A continuación, vamos a conocer con más detalle las normas
específicas del protocolo empresarial enumeradas anteriormente.

Página 4 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

La flexibilidad es una característica primordial del Manual de Protocolo, es

decir, debe poder adaptarse ante posibles cambios y condiciones

1.1.2 Presentaciones

Imagínate que trabajas en una empresa y estás conversando con algún ejecutivo
que trabaja en la misma. En ese momento aparece otra persona. Si dichas personas
no se conocen y tú sí conoces a las dos, debes presentarlas, pero, ¿cómo lo haces?

Seguramente pensarás que no debe haber muchas diferencias entre las

presentaciones y saludos que se realizan en la vida social, de las que se
pueden dar en una empresa. Pero lo cierto es que si que son diferentes, y a
continuación lo comprobarás.

La diferencia principal en las presentaciones viene marcada por la jerarquía,

es decir, por el orden en el que se presenta a las personas.

Dentro del mundo empresarial la jerarquía de las personas está

marcada por el cargo que ocupan dentro de la empresa. Sin embargo, en el
contexto social, se tienen en cuenta cuestiones de edad y sexo de las personas.

De esta manera, existen algunos aspectos básicos, que deberás conocer a

la hora de hacer presentaciones:

 La persona que ocupa un cargo menor será presentada a la que tiene un

cargo mayor.
 Si tuvieran la misma categoría, se presentará primero a la persona que
muestre interés por conversar.
 Si alguna de las personas es un alto cargo de la empresa, no diremos su
nombre, únicamente el cargo que ocupa.
 Siempre hay que ponerse en pie a la hora de hacer presentaciones,
exceptuando a las personas de elevada edad o con dificultades de
movilidad física.
 Si se presenta a una sola persona ante un grupo, se dirá el nombre de la
persona, y a continuación a la vez que van estrechando las manos cada
miembro del grupo dirá su nombre.

Página 5 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

1.1.3 Saludos

Respecto a los saludos también hay diferencias. Es evidente que no es lo mismo

por ejemplo, darse la mano, que dar un fuerte abrazo, ni se dan en el mismo contexto,
ni a las mismas personas,
¿no?

El saludo es una manera de demostrar amabilidad a la vez que es una

forma de cortesía, que debemos tener en cuenta siempre.

En el mundo empresarial, el gesto para saludar más extendido es el apretón

de manos, realizándolo de manera firme a la vez que cordial, sin que resulte
demasiado largo y mirando directamente a los ojos de la persona que se saluda. Se
utiliza tanto en mujeres como hombres, a excepción de los niños.

Otra opción es el beso en la mejilla, poco utilizado, el cual se suele utilizar

cuando existe un grado de confianza entre las personas que saludan.

De cualquiera de las maneras, al igual que en las presentaciones, debemos

ponernos en pie a la hora de saludar, con la excepción de personas de edad avanzada,
personas con dificultades de movilidad física o cuando alguien llega a un restaurante
donde se encuentran varias personas comiendo. En este caso se procurará que el
saludo interrumpa lo menos posible la comida, así que haremos leve gesto con la
cabeza o la mano.

Bueno, conociendo estas cuestiones ya estás preparado para hacer

presentaciones y saludar a quién haga falta, así que ahora... ¡A ponerlo en práctica!

En el mundo empresarial, el gesto para saludar más extendido es el apretón

de manos, realizándolo de manera firme a la vez que cordial, sin que resulte
demasiado largo y mirando directamente a los ojos de la persona que se saluda.

1.1.4 Precedencias

¿Qué crees significa precedencia? Pues es el orden o el lugar que deben ocupar
unas personas con respecto a otras cuando se asiste a la celebración de un acto.

A la hora de fijar esa posición, hay que tener en cuenta que podemos
encontrarnos ante actos diferentes, como son actos en los que el personal que
participa formen parte de la misma empresa o actos en los que participen personas de
empresas diferentes.

Página 6 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Debemos partir de la premisa de que no en todas las empresas se hará de la

misma manera, pero generalmente se podrá hacer de la siguiente forma:

Lo primero que tendremos en cuenta será la propia estructura de la

empresa, que debe estar reflejada en los estatutos, organigramas, manuales de
protocolo, etc., donde aparezcan los puestos o niveles que ocupan cada una de las
personas que forman la entidad. Algunas veces, en los mismos, se describen las
precedencias que tendrá el personal.

Si no apareciera, lo haremos por importancia del cargo que ocupe cada

persona.

En el caso de ordenar a personas con el mismo cargo, deberemos tomar como

criterio general la antigüedad del cargo que ocupan, y si también hubiera
coincidencias, lo haríamos por orden alfabético. Como antes hemos comentado, se nos
puede dar el caso de tener que ordenar a personas de diferentes empresas. En ese
caso deberemos utilizar una precedencia mixta, en la que alternemos los puestos y
personas.

Existen ciertas reglas también a la hora de colocar a las personas unas al

lado de otras en un acto, como son:

 Si son dos personas, la que tiene el cargo menor se colocará a la derecha de

la de cargo mayor.
 Si son tres personas o más, la de mayor cargo se colocará en el centro, la que le
sigue en el cargo lo hará a su derecha, la siguiente a su izquierda y así
sucesivamente.

Cómo habrás comprobado, no existe la llave mágica de las precedencias. Sin

embargo, te pueden ser de utilidad algunos consejos:

 Cada empresa es un mundo. Aplica siempre las reglas generales, pero

ten en cuenta que las precedencias pueden ser de una manera u otra
según la entidad, así que sobre todo esfuérzate en conocer bien el
mecanismo interior de la empresa.
 Es una cuestión lógica. Normalmente las precedencias responden a la
lógica, como en el caso de ordenar por importancia del cargo, o por
antigüedad de ocupación del cargo.
 La experiencia es la madre de la ciencia. Como en casi todo en la
vida, según aumente tu experiencia a la hora de establecer las
precedencias, tendrás más herramientas y criterios para valorar una
ordenación u otra.

Página 7 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

1.1.5 Presidencia de actos

La presidencia representa el lugar más destacado en la celebración de un acto y

la puede ocupar una o más personas.

Seguro que lo primero que se te pasa por la cabeza es que ese puesto lo ocupará
el/la presidente/a de la empresa, pero ahora veremos como no siempre es así.

Vamos a ver algunas características del espacio físico que ocupa la

presidencia:

La presidencia de un acto se sitúa en un mesa, a excepción de los actos que

se realicen al aire libre, como pueden ser actos militares.

La mesa puede estar a la misma altura que el resto de los invitados o por encima
de estos y suele ser de un tamaño mayor, con el fin de diferenciarse de las demás.

La mesa de la presidencia debe estar tapada por delante. Si la misma no cuenta

con una estructura que lo permita, deberemos colocar una tela en la parte delantera
de la mesa, y así evitar que las piernas de los miembros de la mesa presidencial
queden a la vista de todas las personas.

Las sillas que ocupe la presidencia deberán destacar superando el tamaño de las
demás o con un respaldo mayor.

Una vez visto el lugar físico, vamos a diferenciar dos tipos de presidencia:

 Unipersonales: Las que están ocupadas por una sola persona. Para este
caso, el número de personas que ocupan la mesa debe ser impar para que
exista un centro, ocupado por la presidencia.
 Bipersonales o colectivas: Las que son compartidas por dos o más
personas. Esta situación se da cuando existe una cesión de la presidencia,
es decir, cuando el/la anfitrión/a del acto, por ejemplo, el presidente de una
empresa, le cede la presidencia a una personalidad destacada, cargo oficial
o autoridad que asiste al acto.

En este caso, quien cede deberá colocarse a la izquierda de quien presida.

La presidencia representa el lugar más destacado en la celebración de un acto

y la puede ocupar una o más personas.

Página 8 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

1.2 Justificación del protocolo empresarial

Siguiendo con lo visto en el punto 1 y conocidas las normas del protocolo

empresarial, seguramente te rondará por la cabeza la siguiente pregunta: ¿por qué y
para qué el protocolo en las empresas?

La respuesta ya la hemos apuntado antes, y es sencilla de entender.

Actualmente vivimos en mundo empresarial totalmente competitivo, tanto a

nivel nacional e internacional, donde las empresas tienen que diferenciarse unas
de otras si quieren destacar y lograr sus objetivos, ante la exigencia de la
sociedad y los competidores, de mejorar los resultados.

Para ayudar en este cometido, existen mecanismos, técnicas y profesionales,

que conforman el protocolo empresarial.

La protocolización de la empresa sirve para aumentar los beneficios, principal

objetivo de la mayoría de entidades privadas.

Contribuye a mejorar la imagen de la empresa, carta de presentación de la

misma en el mundo empresarial y en la sociedad en general.

Es la mejor herramienta para que el mensaje que la empresa quiere hacer llegar
a su destinatario, lo haga sin que existan desviaciones en la recepción del mismo, es
decir, sin que transmita algo diferente de lo que se quiere decir.

Cumple básicamente las siguientes funciones:

 Ofrece una buena imagen de la empresa y del personal que de ella forma
parte.
 Organiza actos de la empresa, a nivel interno y externo.
 Estudia e investiga las costumbres empresariales, culturales y
protocolarias de otras zonas y países con los que tenga o pueda tener
relación la empresa.

Página 9 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

2. Técnicas de imagen personal en el protocolo empresarial

Caso práctico

Mientras almuerzan, Luna y Alejandro hacen balance del tiempo que llevan de
prácticas. Los dos coinciden en lo contentos que están y en todo lo que están
aprendiendo. Comentan las cosas que creen que han cambiado y mejorado en la
empresa desde que ellos llegaron, y que en algunas de esas mejoras ellos han tenido
algo que ver.

Luna por ejemplo, nota muchos cambios en cuanto a la imagen personal.

Después de que hicieran una exposición de por qué ésta es tan importante en las
empresas, la gente se preocupa más por su vestimenta. Alejandro, aunque está de
acuerdo en parte, piensa que todavía deben mejorar algunas cosas, ya que la imagen
personal debe ser algo más que la manera de vestir.

Al final los dos están de acuerdo, y sobre todo piensan que el personal de la
empresa debería mejorar algunas cosas de cara a todos los eventos que hay previstos.
Quizás deban volver a comentarlo.

Seguro que eres consciente de que como en la vida misma, la imagen personal
es una carta de presentación para las empresas y no siempre la imagen que
pretendemos transmitir es la que captan aquellos que nos ven. Los responsables de
transmitir la imagen que la empresa quiere dar, son las personas que forman parte de
ella. Son ellas las que marcan un estilo e identidad propia y esa debe ser una apuesta
en la empresa.

Cuando se habla de imagen personal, no hablamos solamente del exterior. Se

hace referencia a algo más que una cuestión del cuerpo o de la estética. Es un
concepto que abarca también la presencia, los movimientos al caminar, al sentarse,
las maneras de hablar, la educación, etc. Esos aspectos los podemos englobar en el
físico, la indumentaria y el lenguaje corporal. En definitiva todo lo que conforma
cómo es y cómo actúa una persona tanto en el exterior como en el interior.

La imagen personal se transmite en el primer contacto, por lo que es muy

importante cuidarla, ya que como hemos dicho antes, es nuestra carta de
presentación y por tanto, también la de nuestra empresa.

La imagen personal funciona normalmente como "la pescadilla que se

muerde la cola".
¿Qué queremos decir con ésto? Cuando una persona se preocupa por su imagen
personal y cuida de ella, se siente más segura de sí misma, y no solo hablamos de
seguridad personal, sino también en el aspecto laboral. Esa seguridad que
mencionamos, dará beneficios a la empresa, lo que repercutirá en las personas que
están en ella y por lo tanto en su preocupación por la imagen personal.

Página 10 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Con respecto a cómo vestir en las empresas, existen algunas nociones

generales tanto para hombres como para mujeres.

En el caso de los hombres, lo correcto es llevar traje, de pantalón y

chaqueta, con colores que no sean llamativos. No siempre es necesario llevar traje,
pero lo que no debemos es usar prendas demasiado informales.

Las mujeres cuentan con más variedad a la hora de vestir, así que es
correcto acudir tanto con traje, ya sea de falda o pantalón, como con vestido.

3. Actos empresariales protocolarios

Caso práctico

Alejandro y Luna ya cuentan con la planificación exacta de todos los actos que
se presentan de ahora en adelante, y cuáles son las tareas que ellos van a llevar a
cabo. En algunos casos van a tener que organizar algunas de las reuniones previstas,
al igual que deberán gestionar algún viaje y alguna comida, pero... ¿Cómo?

Tienen muchas dudas, por ejemplo, ¿qué es una video-conferencia?, ¿a qué se

refiere exactamente con comida de empresa?, ¿a un almuerzo o una cena?...

Y como estas, muchas otras dudas. Deciden no ponerse nerviosos e ir a hablar

con Carlos, que siempre les dice que cuenten con él si tienen alguna duda.

Después de escuchar sus preocupaciones, Carlos decide que lo primero que

deben saber son los tipos de actos que se pueden dar en una empresa, así
que se pone manos a la obra. Alejandro y Luna, toman papel y bolígrafo y se
disponen a escuchar.

Página 11 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Estarás deseando empezar a conocer más en profundidad cuales son los actos
que pueden organizar las empresas.

Los actos empresariales, son imprescindibles en el mundo empresarial y

suponen una inversión importante en muchos casos. Por ello, no es conveniente
improvisar ni precipitarse en la preparación y organización de los mismos. En este
punto es donde toma protagonismo el protocolo.

El protocolo se ha convertido en un método de organización de actos y una

herramienta muy útil dentro de las empresas.

Los actos empresariales protocolarios son referentes de una empresa. De

ellos depende en gran parte la imagen que se tenga de ésta.

Los actos pueden beneficiar a la empresa de diversas formas.

 Generando beneficios.
 Afianzando clientes.
 Captando nuevos clientes.
 Diferenciándose de las empresas de la competencia.

3.1 Tipos de actos protocolarios

Es necesario distinguir los diferentes actos que puede realizar una empresa. Para
ello podemos clasificar los tipos de actos en tres grandes grupos:

 Actos propios.
 Actos ajenos.
 Actos conjuntos.

 Actos propios: estos son los que lleva a cabo la propia empresa, como única
organizadora. En estos casos la responsabilidad de la gestión del acto recae
únicamente sobre la empresa, que será la que tome todas las decisiones y asuma
todas las responsabilidades.

Página 12 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Podemos hacer una diferenciación a su vez dentro de los actos propios, entre actos
internos y actos externos.

Los actos internos, son aquellos que están organizados para el propio personal de la
empresa que lo organiza, pero sin ningún tipo de proyección externa. Estos actos
suelen tener la mayoría de las veces un carácter informativo, bien de cuestiones
referentes a la empresa o a cualquier otro tema.

Los actos externos, sin embargo, son organizados por la empresa y cuentan con la
asistencia de personas ajenas a la misma como invitadas.

 Actos ajenos: son aquellos actos a los que asisten algunas personas de la
empresa, pero que están organizados por entidades públicas o privadas
externas.

Podemos diferenciar dentro de los actos ajenos, entre actos con participación
directa de la empresa y actos sin participación directa.

En los actos con participación directa la empresa tiene una presencia importante,
como por ejemplo, en los que la empresa sea la patrocinadora.

En los actos sin participación directa, la presencia de la empresa no es más

importante que la de cualquier otro invitado.

 Actos conjuntos: aquellos que se organizan y convocan entre varias empresas,

las normas de protocolo deben ser compartidas y consensuadas por todas la
entidades, para evitar posibles "choques" a la hora de establecer las
precedencias o la colocación de símbolos oficiales, por ejemplo.

[Link]

Comprobarás que las visitas a la empresa, son algo de lo más habitual y

común dentro de los actos empresariales, pero no por ello hay que quitarles
importancia en el momento de planificarlas y organizarlas. No podemos olvidar que en
todos los actos que organicemos está en juego la imagen de la empresa.

De esta manera en cualquier visita debemos establecer unos procedimientos

básicos de funcionamiento, que conozca todo el personal y que transmitan una
imagen global y unida de la empresa.

Dentro de cada empresa se acordarán unas u otras acciones a seguir ante las
visitas, pero en cualquier caso, no deberemos perder de vista nunca tres
cuestiones esenciales:

Página 13 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

 Las visitas deben ser esperadas, es decir, en ningún caso una visita
concertada debe suponer una sorpresa, incluso cuando el grado de
importancia de la visita sea bastante alto y pueda sorprender a su llegada.
 Nunca haremos esperar la confirmación de una visita que está
concertada de antemano. Debemos ser lo más ágiles posibles a la hora de
confirmar.
 Las visitas deben siempre acompañarse y despedirse, y en ambos
casos debe hacerlo la misma persona.

Existen multitud de visitas, dependiendo de la empresa, el contexto, el

motivo y las personas que la realicen, pero de forma general podemos diferenciar
cuatro tipos:

 Visitas institucionales: son las realizadas por altos cargos institucionales o

personalidades de gran relevancia para la empresa, que estén invitados
para participar en algún acto que se vaya a realizar, o simplemente para
conocer la entidad. No se consideran de trabajo como tal.

Serán recibidas por el presidente o por un alto representante de la empresa.

 Visitas a la presidencia y /o directivos : son aquellas que recibe el

presidente o altos directivos de la empresa, según quienes realicen la
visita y el motivo de la misma.
 Visitas al personal: son recibidas directamente por el personal de
recepción, que indicará al visitante como llegar hasta la persona que
quiere visitar.
 Visitas a la sede de la empresa: son visitas del público en general a la
entidad, para asistir a cualquier acto que organice la empresa.

3.1.2 Viajes

Seguramente cuando decides visitar cualquier lugar, de vacaciones por ejemplo,

sueles organizar con antelación el viaje. Dónde te quedarás, qué monumentos ver,
dónde comer...

Pues de la misma manera debemos hacerlo ante un viaje de empresa.

Hoy en día los viajes de empresa son muy comunes dentro del mundo
empresarial. De esta manera se puede conocer y trabajar con otras entidades, otros
lugares, otras personas... y como todo viaje, necesita una organización previa, para
evitar los contratiempos y sorpresas de última hora.

Página 14 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

La organización y planificación de los viajes deber ser lo más detallada posible, y

el protocolo juega un papel principal, de esta manera le sacaremos el máximo partido
para la empresa.

Vamos a ver algunas cuestiones necesarias para organizar viajes.

Lo primero que debemos hacer, es conocer el objetivo del viaje. No es lo

mismo ir a conocer una sucursal nueva abierta en otra ciudad, que trasladarse para
una reunión en la que tratar la fusión de dos entidades bancarias. Evidentemente, los
objetivos de cada una serán distintos.

A partir de ahí, fijaremos la fecha del viaje y las personas que van a ir, para
así comprar los billetes de transporte y reservar el alojamiento. Todo ello con bastante
antelación. También tendremos en cuenta los transportes en el lugar de destino, por
ejemplo, si fuera necesario un taxi para trasladar a las personas hasta el alojamiento o
el lugar de reunión.

Si quienes realizan el viaje lo hacen con invitación previa, la organización de los

preparativos la hará la entidad que invita.

A partir de aquí, se concretará el programa de trabajo a realizar,

estableciendo cronológicamente las reuniones y visitas que se requieran y los horarios
de los actos que se vayan a realizar.

Si el viaje se hiciera fuera de la Unión Europea, hay que tener en cuenta la

documentación que se requiere en el lugar de destino. ¿Es necesario el
pasaporte en vigor? ¿Se necesita visado de estancia?, etc.

También debemos tener en cuenta, si el lugar al que se viaja cuenta con los
medios y recursos técnicos que se necesitan, hablamos de telefonía, ordenadores,
impresoras, etc. Si algunas de las cosas que se necesitan no existieran, desde la
organización se debería buscar la forma de facilitarlas.

Se facilitará a las personas que viajan información detallada del lugar de destino.
Deberá incluir planos y mapas, lugares de interés que visitar, lugares de ocio,
teléfonos de emergencia, centros sanitarios, bancos y cajas de ahorro, embajadas y
consulados y datos de las personas de contacto en el destino.

Del mismo modo, las personas que viajan deberán informarse de las tradiciones y
aspectos culturales del lugar de destino, para evitar así posibles malos entendidos.

3.1.3 Ferias y exposiciones

Página 15 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

No creas que cuando hablamos de ferias y exposiciones en el mundo

empresarial, nos estamos refiriendo a las fiestas del pueblo o a las exposiciones de
arte de un museo.

Nos referimos a unos espacios físicos donde se produce la oferta y la

demanda, donde se exponen y promocionan productos.

Suponen medios privilegiados de presentación de productos y servicios

ante un gran numero de clientes, usuarios, competidores y medios de comunicación
en un periodo de tiempo y espacio reducido.

Permiten potenciar y desarrollar la actividad comercial de las empresas, a través de la

adquisición de conocimientos y la realización de contactos personales. Además
proporcionan un entorno privilegiado para la venta personalizada y ofrecen la
posibilidad de ver y comprar una amplia gama de productos en poco tiempo.

Básicamente, los objetivos que se marcan las empresas al participar en una feria
comercial o exposición son:

 Generar ventas.
 Contactar con profesionales y personal cualificado del sector.
 Introducir y promocionar nuevos productos y servicios.
 Conocer y probar nuevos productos y servicios.
 Potenciar la imagen corporativa de la empresa.
 Reforzar las relaciones con los que ya son clientes.
 Penetrar en mercados exteriores, si se diera.
 Potenciar las relaciones públicas ante los medios de comunicación.

Existen diferentes ferias y exposiciones.

Hay ferias y exposiciones abiertas a todo el público, en las que el objetivo

principal es la información y promoción, pero también se dan ferias a las que asisten
únicamente profesionales del sector que corresponda.

Por otro lado, en algunas ferias se venden y se entregan los productos al

comprador "in situ", son lo que se llaman ferias de mercancías. Pero lo más común es
que sean ferias de muestras, en las que no está permitido la venta y entrega de los
productos hasta que no haya finalizado el evento.

La organización de una feria no es tarea fácil. Se deben tener en cuenta muchos

factores, logísticos, técnicos y humanos.

Las ferias y exposiciones suponen medios privilegiados de presentación

de productos y servicios ante un gran numero de clientes, usuarios, competidores y
medios de comunicación en un periodo de tiempo y espacio reducido.

Página 16 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

3.1.4 Comidas de empresa

Las comidas de empresa suelen ser bastante comunes.

Así, de primeras, podría parecernos que el hecho de comer con alguien no tiene
mucha ciencia, sin embargo, a la hora de organizar comidas de negocios debemos
tener algunas pautas en cuenta. No debemos olvidar que la mayoría son reuniones, y
que representan un momento importante en el que estrechar lazos personales, con el
objetivo de mejorar relaciones laborales.

Cuando hablamos de comidas de empresa, no nos referimos exclusivamente a

almuerzos, sino también a desayunos y cenas. Según el objetivo de la reunión
que vayamos a mantener durante la comida, se elegirá una u otra.

Lo primero que tenemos que tener en cuenta al organizar alguna comida, es el

lugar donde se va a celebrar. Éste lo elegiremos en base a diferentes aspectos, el
aforo que se necesite, el sitio en el que esté ubicado, etc. Pero sobre todo, tendremos
en cuenta el tipo de comida que se ofrezca.

Debemos tener mucho cuidado con esta cuestión. En el caso de conocer los gustos
de los comensales, podremos elegir un sitio que sepamos va a ser de su agrado. Si en
cambio no conocemos los gustos de las personas invitadas, es preferible no arriesgar
e ir sobre seguro, reservando un lugar que sirva comida que pueda gustarle a todo el
mundo.

Las invitaciones a la comida deben entregarse lo antes posible. De esta manera

sabremos el número exacto de comensales, con el tiempo suficiente para organizar
bien las precedencias de los invitados. Es aconsejable enviar junto a la invitación, un
plano de la ubicación del sitio elegido.

No debemos olvidar que el pago de la comida estará a cargo de quien invita, y es

recomendable no pagar durante la comida, sino hacerlo directamente desde la
empresa, acordándolo previamente con el restaurante.

Antes, hemos hecho referencia a las distintas comidas de empresa que se

pueden dar, y que dependerá de los objetivos que se persigan. Vamos a verlo más
detalladamente.

 Desayunos. Son reuniones cortas, que se utilizan para organizar el día de

trabajo, ver cuestiones previas a una reunión o tomar decisiones inmediatas.
Tienen un carácter más de trabajo que social.
 Almuerzos. Son las comidas de empresa más comunes. Se pueden organizar por
motivos diferentes. Suelen tener bastante importancia. Al igual que los
desayunos, su carácter es mayoritariamente de trabajo.
 Cenas. Al contrario que en las anteriores, las cenas suelen tener un carácter más
social, en las que agasajar a los invitados es el objetivo principal.

Página 17 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

3.1.5 Reuniones de empresa

Verás que las reuniones forman parte "del pan de cada día" en las empresas, y su
organización debe seguir unas pautas.

Lo primero que se debe hacer, es convocar a todas las personas que vayan a
participar. En esta convocatoria deben aparecer la fecha, hora y lugar donde se
realizará, el motivo de la reunión y el orden del día que se va a seguir.

Las reuniones pueden realizarse en diferentes lugares. Si el número de asistentes lo

permite, se puede celebrar en un despacho de la empresa, siempre y cuando el
espacio y mobiliario del mismo lo posibiliten. En todo caso, si fuera necesario, las
empresas suelen contar con salas específicas destinadas a diferentes tipos de
reuniones.

Las reuniones, pueden darse en la empresa en la que trabajamos o en una empresa

externa, pero en cualquier caso, quien se encarga del protocolo debe cuidar la posible
alimentación durante las reuniones, la documentación que debemos preparar,
decoración de la sala, etc., en definitiva de todos los detalles que acompañan a una
reunión.

En el caso de que asistamos a una reunión, debemos tener en cuenta los

siguientes aspectos importantes:

 Saber escuchar, poniendo todo nuestro interés en las participaciones de los

demás.
 Saber hablar, de la manera más clara y concisa posible, sin interrumpir
el resto de intervenciones.
 Saber discutir y negociar. Es importante no alterarse y saber dar
argumentos sin exaltarse, siempre de buenas maneras y sin faltar el
respeto en ningún momento.
 No debemos ausentarnos antes de que termine la reunión sin una causa
de fuerza mayor.

3.1.6 Vídeo-conferencias

Página 18 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Hoy en día, gracias al avance de las nuevas tecnologías, es posible que dos
personas que se encuentran a miles de kilómetros de distancia, mantengan una
reunión a la vez y viéndose las caras. ¿Cómo? Pues a través de las video-
conferencias, cada vez más habituales en el mundo empresarial.

Quizás piensas, que al ser reuniones virtuales no es necesario el protocolo, pero como
en cualquier tipo de reunión, existen normas. Debemos prestar atención a los
siguientes aspectos:

 El lugar de la reunión debe cumplir las características necesarias de

iluminación y acústica, para ver y escuchar a los asistentes
correctamente.
 Debemos comprobar que las cuestiones técnicas que hacen posible la
reunión, como telefonía e informática, funcionan perfectamente.
 En el caso de existir documentación que deban manejar los asistentes, se
enviará con antelación a la reunión.
 Los movimientos no deben ser bruscos, y se debe permanecer en el mismo
lugar para no descuadrarse de la cámara.

3.1.7 Regalos

Te preguntarás por qué existe este apartado dentro de los actos protocolarios. Lo
cierto es que el regalo no es un acto como tal, pero es de gran importancia en las
relaciones empresariales y por lo tanto en los negocios. Según a quién, cuándo y por
qué regalemos, cumplirá uno u otro objetivo.

A priori, puede parecer algo sencillo, sin mucha ciencia, sin embargo tiene su
complejidad. La razón es que al obsequiar y hacer regalos nos adentramos en un
terreno personal, el de los gustos, y como se suele decir, "cada persona es un mundo"
y "para gustos, colores".

Página 19 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Por ello, debemos prestar atención a la elección del regalo, el cual debe ir acorde
con las circunstancias que lo motivan y con la persona que lo recibe, para no suscitar
malas interpretaciones.

Antes de elegir un regalo debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

 Quién es el destinatario, si es una sola persona o es un grupo,

el cargo que tiene...
 Quién hace el regalo, una persona en concreto, la empresa en general..
 Motivo del regalo. Cumpleaños, incentivo de la empresa...
 Coste del regalo. Cuánto dinero se puede gastar.

Una vez que demos respuesta a estas cuestiones, existen algunas

recomendaciones a la hora de hacer la elección del regalo:

 Los regalos no deben ser demasiado personales.

 Preferiblemente deben ser útiles o prácticos.
 No es apropiado regalar un producto similar a lo que fabrica o
comercializa la empresa que regala o bien a la que se regala, si ese fuera
el caso.
 Se debe cuidar la presentación del regalo. La envoltura debe ser adecuada.
 Los regalos deben ir acompañados por una tarjeta de visita. No deben ser
anónimos.

Hay una multitud de razones por la que se puede regalar en una empresa,
pero normalmente responde a los siguientes motivos:

 Dar la enhorabuena por algún acontecimiento personal.

 Felicitar por algún logro laboral.
 Fiestas y celebraciones. Navidad, cumpleaños, etc.
 Dar publicidad y promocionar nuevos productos.

3.1.8 Atención telefónica

Al igual que los regalos de empresa, la atención telefónica no se considera un

acto como tal, pero tiene un papel muy importante en el protocolo empresarial.

Además de la imagen personal, la atención telefónica es muchas veces la

carta de presentación de las empresas, por lo que no se debe descuidar.

Página 20 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

A continuación, vamos a ver algunas pautas básicas en la atención telefónica,

tanto a la hora de recibir llamadas como de efectuarlas.

A la hora de recibir llamadas:

 La respuesta debe ser rápida. No debemos hacer esperar a quién llama.

Tampoco al canalizar la llamada a otra persona.
 Tanto al comienzo como durante la conversación y al finalizar ésta,
debemos ser educados, amables y directos, sin parecer cortantes.
 A todos los interlocutores se les trata de usted, hasta que nos indiquen que
podemos tutearles, si se diera el caso.
 Si nos dejan algún recado para dárselo alguien, es importante tomar nota
del mismo.
 No se debe perder la paciencia ni los modales ante situaciones
tensas y desagradables. Es preferible pasar la llamada a algún
compañero o jefe.

A la hora de realizar llamadas:

 Para preguntar por alguien, se hace de manera educada y llamando a las

personas con el Don/ña o Señor/a antes del nombre y apellido.
 Es importante identificarse al llamar, presentándose por el nombre y la
empresa a la que pertenece.
 El mensaje que queremos dar debe ser claro y debemos comunicarlo con
la mayor concisión y sencillez posible, procurando no alargarnos
demasiado en la conversación.
 Se debe tener en cuenta la hora a la que se realizan las llamadas, ni
demasiado temprano ni muy tarde.

4. Organización de actos empresariales

Caso práctico

Se va acercando la "Feria de las Comunidades Autónomas" de la que tanto se

habla últimamente, y es que la empresa en la que están Alejandro y Luna, tiene una
gran responsabilidad. Además de representar a Andalucía, con los productos más
típicos de la gastronomía andaluza, resulta que son los encargados de organizar la
Feria al completo, ya que la celebración es en la misma ciudad donde está la sede
central de la empresa.

Página 21 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

¡Qué suerte y que responsabilidad! De entre todas las ciudades donde podría haber
sido, les ha tocado a ellos. Todos los empleados están muy contentos, pero saben que
a partir de ahora les viene más trabajo encima y hay que estar todos a una.

Carmen les ha comentado a Alejandro y a Luna, que se va a formar un equipo de

organización de la Feria y que ellos van a formar parte de él. Les cita para una primera
reunión en la que se empezará a trabajar la fase de Planificación del acto. Alejandro
no recuerda que fases seguían a la Planificación, así que decide preguntárselo a Luna.

- No te preocupes, Alejandro, me acuerdo perfectamente... - empieza a contarle

Luna.

Como ya hemos comentado, en una empresa existen multitud de actos

diferentes y cada uno de ellos requiere de una organización distinta.

En los apartados que veremos a continuación, vamos a mostrar los aspectos

comunes que tiene la organización de cualquier acto.

Existen cuatro fases que engloban todas las tareas a realizar:

 Planificación. Los objetivos que persigue el acto, los medios necesario

para ello, como llevarlo a cabo, etc.
 Producción y Organización. Se crean los grupos de trabajo, se
asignan responsabilidades, etc.
 Ejecución. Desarrollo del acto tal como lo hemos planificado y producido.
 Evaluación. Valoración a posteriori del acto, logros y deficiencias.

4.1 Planificación

Esta fase comienza con la elaboración del Proyecto que dará forma al acto.

Página 22 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Para ello en primer lugar fijaremos los objetivos del acto. ¿Qué se busca con este
acto? ¿A quién va dirigido? ¿Qué se pretende conseguir? Dando respuesta a estas
preguntas fijaremos los objetivos.

A partir de ahí, debemos pensar cuáles son aquellos medios técnicos, recursos
materiales y humanos que necesitamos para poder realizar el acto. El espacio
en el que se va a desarrollar, los medios informáticos, el personal necesario, etc.

Una vez fijados los objetivos y las necesidades, nos detendremos en las cuestiones
protocolarias: precedencias, presidencias, normas del acto, etc.

Finalmente, debe aparecer el presupuesto estimatorio que conllevará el acto,

desde la primera hasta la última fase.

El proyecto es un documento esencial, pero como en otros muchos aspectos del

protocolo empresarial, no debemos olvidar la importancia de la flexibilidad.

Durante la preparación de un acto pueden surgir problemas, inconvenientes y/o

cambios que nos obliguen a variar algunas de las cosas que teníamos planificadas.
Ello no debe agobiarnos ni hacer que nos vengamos abajo, por lo contrario, debemos
adaptarnos y seguir hacia adelante.

Es importante que tengamos en cuenta que estas cosas pueden pasar, y que en
ocasiones el control no está del todo en nuestras manos. Lo que sí que está en
nuestras manos es ser versátiles, es decir, tener capacidad de cambio y adaptación,
que nos permita sobrellevar la situación de la mejor manera posible. Dar solución a un
conflicto es en sí un aprendizaje.

Durante la preparación de un acto pueden surgir problemas, inconvenientes y/o

cambios que nos obliguen a variar algunas de las cosas que teníamos planificadas.
Ello no debe agobiarnos ni hacer que nos vengamos abajo, por lo contrario, debemos
adaptarnos y seguir hacia adelante

4.1.1 El programa. El cronograma

Una vez que los responsables de dar el visto bueno al proyecto lo aprueben, éste
mismo (con las modificaciones que haya que realizar), se convertirá en el programa
del acto, que supone la guía principal que establece todos los pasos a seguir durante
el mismo.

En el programa debe aparecer:

Página 23 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

 El cronograma.
 Uso de los espacios y colocación de los elementos materiales.
 Lista de invitados.
 Cuestiones protocolarias, como ordenación de invitados y
precedencias.
 Los modelos de invitaciones y cartelería a usar.
 Anexos con planos del lugar de la celebración, transportes y recorridos.

Nos vamos a detener en el cronograma, ya que es una pieza fundamental del

programa y lo primero que suele aparecer en él.

Básicamente consiste en el desglose de cada una de las partes o movimientos que

conforman el acto, especificando los horarios de cada una de ellos.

En el cronograma siempre deben aparecer la hora y el lugar en el que se desarrolla

cada movimiento, detallando en que consisten los mismos.

Debe ser preciso y exacto, y no debemos olvidar nada. Todo debe quedar reflejado,
desde la entrada de los invitados, hasta el último detalle que imaginemos.

4.2 Producción y organización

Esta fase es la previa al acto en sí, en resumidas cuentas, es el periodo en el

que se busca y consigue todo lo que se necesita para organizar el acto.

Lo primero que debemos hacer, es calendarizar el tiempo hasta la fecha del acto
y marcarnos plazos de las tareas que haya que realizar.

Una vez establecidos los calendarios, debemos buscar lo servicios que

necesitemos para organizar el acto, logística, iluminación y sonido, decoración,
proveedores, servicio de limpieza, etc. Unas cosas u otras dependerán del tipo y
tamaño del acto.

Es entonces, cuando se crea el equipo de organización del acto, se elaboran

una lista con todas las necesidades que existan, funciones que haya que llevar cabo, y
se asignan responsabilidades. Siempre debe existir una persona que coordine
este equipo y tenga conocimiento y control de la preparación del acto de una
manera más global. La persona que coordina, debe facilitar los mecanismos
adecuados para la comunicación constante y fluida de todas las personas del equipo.

Otra tarea importante en la fase de producción, es la gestión de los invitados.

Empezando por enviar las invitaciones e ir cerrando la lista de invitados todo lo
que se pueda, evitando dejar

Página 24 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

muchos cabos sueltos, aunque es inevitable que haya personas que queden por
confirmar hasta última hora.

Cuando se tenga más o menos claro el número de invitados, empezaremos a

pensar en la colocación y ordenación de éstos en los espacios.

En esta fase también hay que encargarse de los posibles regalos que se vayan a
dar. De igual modo se preparará toda la documentación que se vaya a entregar a los
asistentes.

En el caso de hacer comidas en el acto, se debe elegir el tipo de comida que será,
el servicio de catering que se va a encargar de ella, el menú, las bebidas, la
ordenación de comensales, etc.

También contactaremos con los medios de comunicación si fuera necesario,

concretando su papel en el acto.

Buscaremos los medios de transporte y alojamiento de invitados si se requiriera.

Una vez que la producción este lista y se haya organizado todo, es recomendable
hacer un ensayo del acto, para asegurarnos de que todo va a salir según lo
previsto, y solucionar posibles complicaciones de última hora.

Aunque se nos quedan cosas en el tintero, veréis, que tal y como decíamos al
principio del punto, en esta fase se trata de gestionar todo lo necesario para que
realizar el acto.

Cada acto es distinto y requiere de unos trámites diferentes, por eso, lo más
importante es empezar por tener muy claro todas las cuestiones que conlleva la
preparación, estableciendo muy bien las funciones que cada uno va llevar a cabo.

4.3 Ejecución

En este momento es cuando llega la hora de la verdad. ¡El momento más

esperado!

Si se ha hecho un buen trabajo previo en las fases de planificación, producción y

organización, no debe haber problemas.

Por ello es esencial ajustarnos lo máximo posible a lo establecido en el

programa del acto, evitando los cambios de última hora.

Página 25 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

Todas las personas deben estar situadas en sus posiciones, atentos a todo lo que
ocurre y cumpliendo con sus responsabilidades.

Si hubiera algún imprevisto, debemos dejar los nervios aparte, actuar con
tranquilidad e improvisar, atendiendo siempre a nuestros conocimientos previos y a la
lógica común. Siempre con cautela y prudencia.

Al fin y al cabo, lo importante es que los asistentes al acto salgan de él contentos y

satisfechos, que los objetivos marcados al inicio de la planificación se cumplan.

4.4 Evaluación

Una vez que ya ha pasado todo, llega el momento de evaluar los resultados e
identificar los aspectos positivos y negativos del funcionamiento del
acto. De esta manera, podemos aprender para mejorar en la organización de
futuros actos.

Una vez que saquemos las conclusiones, se harán llegar a todas las personas que
han organizado el acto, desde la primera hasta la última fase.

La primera evaluación que debemos hacer es justo al finalizar el acto, teniendo

muy reciente todo lo sucedido. Debemos recordar todo los que hemos ido observando
durante el acto y anotarlo para la reunión de valoración o entregárselo a quién se
encargue de hacerlo.

Después, pasado un tiempo desde la ejecución, el equipo de gestión del acto

debe reunirse y sacar conclusiones a partir de las diferentes valoraciones
emitidas.

Estas conclusiones se plasman en un documento o informe de evaluación, en

el que deben aparecer los objetivos de partida y el presupuesto. Se deben incluir
todas las facturas derivadas de los gastos económicos.

También se incluirá lo que haya aparecido en prensa y en los medios de

comunicación si así fuera.

Con este documento, sabremos cuáles son nuestros puntos fuertes y cuáles los más
débiles, los que debemos mejorar para próximos actos.

Página 26 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

5. Protocolo empresarial internacional

Caso práctico
Después de que la Feria fuera un éxito, llega el momento de preparar el viaje a
Japón, al que ya se sabe que irán Carmen, Carlos y Rafael.

Luna y Alejandro están algo molestos, ya que en el desayuno, Rafael ha estado

riéndose de la cultura japonesa, utilizando tópicos como los samuráis o las geishas.

Ni Alejandro ni Luna conocen mucho de Japón, más allá de las veces que
Alejandro ha comido en un restaurante japonés, o el cómic manga que le gusta leer a
Luna de vez en cuando. Pero al menos son respetuosos, no como Rafael. Comentan
que desde luego si fueran ellos los que viajaran, se preocuparían por conocer el país
antes de ir, más allá de los tópicos.

Deciden que van a hacerle una propuesta a Carmen. Quieren preparar un dossier
con toda la información que puedan conseguir sobre Japón, para que la tengan
quienes van a viajar, así por lo menos Rafael no dejará en mal lugar a la empresa.

Hoy día es normal establecer relaciones comerciales con empresas a nivel

internacional, o que una misma empresa trabaje en diferentes países. En este
caso las normas protocolarias y de organización de actos no serán las mismas en
todos sitios. Al igual que la comida o la música popular cambian de un cultura a otra,
con el protocolo empresarial pasa exactamente igual.

Si trabajas en una empresa con esas características debes conocer algunas

cuestiones. Es imprescindible preocuparse por saber todo lo posible sobre la
cultura, tradiciones, normas de educación y formas de actuar del país con el
que trabajamos, sobre todo si somos nosotros los que viajamos allí. Así,
tendremos las herramientas necesarias para desenvolvernos adecuadamente.

A continuación, señalamos algunas claves para relacionarse con otros países.

Cumpliéndolas, tienes gran parte del éxito asegurado. Éstas son:

 Recabar toda la información posible sobre el lugar de destino.

 Tener siempre una actitud abierta, respetuosa y tolerante.
 Conocer cuanto podamos del idioma. Al menos palabras básicas (hola,
gracias, por favor, perdón...)

Página 27 de 28
Actos protocolarios: tipos y organización Unidad 2

 No ser brusco en los gestos. La expresión no verbal cambia mucho de unos

lugares a otros.

Cuando decimos que debemos informarnos sobre el lugar al que vamos a

viajar, nos estamos refiriendo a aspectos como:

 Datos básicos generales: población, idioma, política, religión,

geografía, sitios y personas de interés, etc.
 Datos económicos. En general y en concreto en relación a aquello que
tiene que ver con la empresa.
 Normas de protocolo. Presentaciones, saludos, precedencias,
presidencias, regalos, etc.

No hay que perder de vista, que representamos a nuestra empresa en otro país,
por lo que debemos dejar su imagen en muy buena posición.

El respeto y la prudencia son valores básicos que no debemos olvidar,

teniéndolos siempre presentes, todas las relaciones laborales se forjarán
mejor

Página 28 de 28