Metodología 5S
Espacios de trabajos seguros y
sostenibles
Preparador por Ing. Francisco Villasmil
Ingeniero Metalúrgico | Líder en Mejora Continua | Consultor de Procesos | Experto en Lean Six Sigma
e ISO 9001 | Especialista en Normas ASME.
Octubre 2024
"Metodología para la Implementación de las 5S: Clave
para la Eficiencia Organizacional"
1. INTRODUCCIÓN
"Las 5S son las iniciales de cinco palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, y Shitsuke. Esta
metodología no solo promueve el orden y la limpieza en el entorno laboral, sino que también fomenta un
hábito constante de mejora que puede llevar a las organizaciones hacia una mayor eficiencia y
productividad."
SEIRI Seleccionar o clasificar
SEITON Organizar u Ordenar
SEISO Limpiar
SEIKETSU Bienestar personal, Estandarización
SHITSUKE Disciplina y/o hábito
El principio fundamental es que "cada elemento tiene su lugar", lo que permite eliminar lo que no es útil,
ganar espacio físico, acelerar el flujo de trabajo y facilitar la localización de elementos.
Podríamos definir las 5S como un estado ideal en el que:
• los materiales o elementos innecesarios se han eliminado,
• todo se encuentra ordenado e identificado,
• se han erradicado las fuentes de suciedad,
• las desviaciones o fallos son evidentes,
• y todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.
1.1. SIGNIFICADO DE LAS 5S
A continuación, se explican los significados de cada una de las 5S:
• SEIRI (Clasificación): Seleccionar y clasificar los elementos necesarios de los innecesarios.
• SEITON (Orden): Organizar y ordenar los elementos necesarios para un fácil acceso.
• SEISO (Limpieza): Limpiar y mantener el área de trabajo en óptimas condiciones.
• SEIKETSU (Estandarización): Generar un entorno de bienestar personal y estandarizar los
procesos para mantener las 5S.
• SHITSUKE (Disciplina): Fomentar la disciplina y el hábito de mantener el orden y la limpieza.
1.2. CARACTERÍSTICAS
Las características de la metodología 5S son:
• Aplicabilidad: Se puede implementar en todo tipo de organizaciones y en diferentes entornos
laborales, como oficinas, almacenes, talleres, laboratorios, etc.
• Participación del personal: Fomenta la participación activa del personal en los procesos de
mejora.
• Mantenimiento de condiciones: Busca mejorar y mantener el orden, la limpieza y una
organización adecuada, lo que propicia un ambiente de trabajo más seguro y agradable.
• Fundamento para la mejora continua: Puede considerarse como un paso previo a la
implementación de proyectos de mejora continua en la organización.
1.3. BENEFICIOS QUE PUEDE APORTAR
La implementación efectiva de las 5S puede mejorar la productividad al reducir:
• Actividades que no agregan valor.
• Desperdicios y productos defectuosos.
• Accidentes en el entorno laboral.
• Niveles de inventario innecesarios.
• Movimientos y traslados inútiles.
• Tiempo para localizar herramientas y materiales.
Al fomentar el orden y la limpieza, se obtiene un ambiente de trabajo mejorado, que incluye:
• Mayor espacio y bienestar para los empleados.
• Incremento en la seguridad de las instalaciones.
• Una mejor imagen ante los clientes, generando confianza.
• Promoción del trabajo en equipo.
• Aumento del compromiso y responsabilidad del personal.
CONCLUSIONES
La técnica de las 5S es más que una simple metodología; es una filosofía que impulsa a las organizaciones
a adoptar hábitos de limpieza y organización que benefician tanto a los empleados como a la
productividad general. Al integrar las 5S en la cultura de trabajo, se establece un camino claro hacia la
mejora continua y la eficiencia operativa.
2. IMPLEMENTACIÓN DE LA 1ª S: SEIRI (Selección y
Clasificación)
Descripción de la Primera S
La primera S, Seiri, se centra en la selección y clasificación de los elementos en el puesto de trabajo. Este
proceso implica identificar, clasificar, separar y eliminar todo lo que no es necesario, conservando
únicamente aquellos elementos esenciales para las actividades diarias. Para lograrlo, se debe mantener
los elementos necesarios cerca del espacio de trabajo, mientras que los innecesarios deben ser retirados o
eliminados.
El objetivo principal es optimizar el espacio y mejorar la eficiencia al tener solo lo que se necesita al
alcance.
Método de Implementación de la 1ª S
A continuación, se presentan los pasos para implementar Seiri eficazmente en tu lugar de trabajo:
1. Determine los criterios de selección de elementos innecesarios:
Definir categorías específicas para clasificar los elementos del entorno laboral es esencial para
implementar de manera efectiva las 5S, especialmente en la fase de Seiri (Clasificación). Tener categorías
bien definidas no solo facilita el orden, sino que también optimiza la eficiencia y la seguridad. Aquí hay
algunos pasos y consideraciones para ayudarte a establecer estas categorías:
Pasos para Definir Categorías Específicas
1. Identificar los Elementos a Clasificar
o Haz un inventario de todos los elementos presentes en el área de trabajo, que puede incluir herramientas, equipos, documentos,
suministros y mobiliario.
2. Determinar las Necesidades del Trabajo
o Considera qué elementos son esenciales para el trabajo diario y cuáles son menos necesarios. Esto se puede hacer analizando
tareas y procesos específicos.
3. Clasificación por Funcionalidad
o Agrupa los elementos según su función. Por ejemplo:
Herramientas: Manuales, eléctricas, de medición.
Equipos: Maquinarias, computadoras, impresoras.
Suministros: Materias primas, productos de limpieza, materiales de oficina.
4. Clasificación por Frecuencia de Uso
o Divide los elementos en categorías según su uso:
Uso diario: Elementos que se utilizan a diario y deben estar fácilmente accesibles.
Uso semanal/mensual: Elementos que se utilizan con menor frecuencia y pueden guardarse en áreas menos
accesibles.
Raros o en desuso: Elementos que no se han utilizado durante un período prolongado y pueden ser candidatos
para la eliminación o el reciclaje.
5. Clasificación por Estado o Condición
o Agrupa según el estado de los elementos:
En uso: Elementos que están en buena condición y se utilizan activamente.
Reparación: Elementos que requieren mantenimiento o reparación.
Obsoleto o fuera de servicio: Elementos que ya no son funcionales y deben ser desechados o reciclados.
6. Clasificación por Almacenamiento
o Define categorías basadas en dónde se alojan los elementos:
Áreas de trabajo: Elementos que se mantienen en el espacio de trabajo inmediato.
Almacenamiento: Herramientas y suministros en áreas de suministro o almacenamiento.
Archivado: Documentos y registros que deben conservarse, organizados por proyectos o tipos de archivo.
7. Incorporar Seguridad y Salud
o Asegúrate de incluir elementos relacionados con la seguridad:
Equipos de protección personal (EPP): Cascos, guantes, gafas.
Materiales peligrosos: Sustancias químicas o materiales que requieren un manejo especial.
8. Documentar y Comunicar las Categorías
o Una vez definidas las categorías, es importante documentarlas en un manual o guías visuales que expliquen cómo y dónde
organizar cada elemento.
o Utiliza pictogramas y etiquetas para facilitar la identificación y organización correcta de los elementos.
9. Revisar y Ajustar las Categorías Regularmente
o Establece un programa de revisión periódica para evaluar la efectividad de las categorías. Ajusta según las necesidades
cambiantes del entorno laboral.
Ejemplo de Clasificación por Categorías
Tabla
Categoría Ejemplo de Elementos
Herramientas Martillos, destornilladores, llaves inglesas
Equipos Computadoras, impresoras, proyectores
Suministros Papel, bolígrafos, materiales de limpieza
Documentación Manuales de procedimientos, informes
EPP Cascos, guantes, gafas de seguridad
Materiales peligrosos Productos químicos, solventes, sustancias tóxicas
Elementos obsoletos Equipamiento dañado, papeles sin valor
Ejercicio Práctico
Para ayudar en la implementación de la Primera S, realiza lo siguiente:
Ejercicio 1: Clasificación de Elementos en el Almacén
Elabora una lista o tabla clasificando los elementos en tu almacén como «útiles» o «no útiles» basándote
en los criterios establecidos. A continuación, se presenta un formato sugerido para esta tabla:
Tabla
Elemento Estado Categoría Decisión
Ejemplo: Motor de Elementos descompuestos
Dañado Reparar o desechar
máquina o dañados
Ejemplo: Estantería Elementos obsoletos o
Dañada Desechar
vieja caducos
Ejemplo: Nunca usado
Artículos no utilizados Desechar
Herramienta XYZ (últimos 6 días)
Ejemplo: Abrigo Objetos personales o de Guardar en casillero
-
personal adorno designado
Al finalizar el ejercicio, revisa la tabla y toma decisiones sobre cada elemento. Este proceso no solo ayuda
a implementar la Primera S, sino que también involucra a los empleados en la mejora continua del
entorno laboral.
3. IMPLEMENTACIÓN DE LA 2ª S: SEITON
(Organizar u Ordenar)
Descripción de la Segunda S
La segunda S de la metodología 5S, Seiton, enfatiza la importancia de tener "un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar". Tras eliminar los elementos innecesarios en el área de trabajo, el siguiente paso es
organizar los elementos necesarios de manera que sean fácilmente accesibles y estén claramente
identificados. Esto facilita la localización rápida de materiales, herramientas, equipos, instrumentos y
documentos, mejorando no solo la eficiencia operativa, sino también la imagen del área ante clientes y
visitantes.
Método de Implementación de la 2ª S
Para implementar Seiton de manera efectiva, puedes seguir estos pasos:
a) Ordene el área
Rediseña y reorganiza el espacio donde se encuentran o estarán los elementos necesarios. Esto incluye:
• Redistribuir el mobiliario, equipos, estantes y materiales.
• Adquirir o modificar el mobiliario si es necesario para facilitar un almacenamiento organizado.
b) Determine el lugar para cada elemento
Define la ubicación de cada elemento considerando factores como:
• Frecuencia de uso: Los elementos más utilizados deberían estar al alcance del trabajador y a una altura que facilite su uso, mientras que los
de uso poco frecuente pueden estar más alejados.
• Criterios de ubicación: Usa los siguientes criterios para organizar los elementos según su frecuencia de acceso:
o A cada momento: Junto al trabajador.
o Varias veces al día: Cerca del trabajador.
o Varias veces a la semana: En el área de trabajo.
o Algunas veces al mes: En áreas comunes.
o Algunas veces al año: En archivo o bodega.
o Posiblemente no se use: En archivo muerto.
Para asegurar la correcta colocación, marca el sitio seleccionado con números o letras.
c) Establezca criterios de ordenamiento
Define un sistema de ordenamiento que se adapte a tus necesidades, tales como:
• Orden numérico, alfabético o alfanumérico.
• Frecuencia de uso: diario, semanal, mensual, etc.
• Riesgo de seguridad: riesgo de accidente o daño a la salud.
d) Identifique los elementos
Asigna nombres descriptivos a cada elemento y a sus ubicaciones. Los criterios a considerar incluyen:
• Dibujar contornos de los elementos en sus espacios designados.
• Utilizar marcas en el suelo para definir pasillos y espacios específicos.
• Colocar letreros visibles que indiquen:
o Indicadores de ubicación.
o Cantidad de materiales.
o Nombre de áreas de trabajo.
o Localización de stocks.
o Puntos de limpieza y seguridad.
Beneficios de la Implementación de la 2ª S
La implementación efectiva de Seiton traerá múltiples beneficios, tales como:
• Facilidad de localización: Los productos y herramientas se encontrarán fácilmente.
• Ahorro de tiempo y movimientos: La organización minimiza desplazamientos innecesarios.
• Detección de faltantes: Facilita identificar cuando falta un material.
• Mejor apariencia: Un espacio organizado genera una mejor impresión a clientes y visitantes.
4. IMPLEMENTACIÓN DE LA 3ª S: SEISO (Limpiar)
Descripción de la Tercera S
La tercera S, Seiso, se centra en la limpieza del entorno de trabajo. Esto implica no solo mantener el
mobiliario, herramientas, máquinas y espacios limpios, sino también que cada empleado se responsabilice
de su área y equipo, asegurando que todo esté en buenas condiciones. La limpieza no es solo
superficial; Seiso también conlleva revisar los elementos durante la tarea de limpieza para identificar
cualquier problema o defecto potencial.
Aunque la limpieza general de las instalaciones recae en la responsabilidad de la empresa, cada persona
debe encargarse de mantener limpio su puesto de trabajo. El esfuerzo colectivo, más el cumplimiento de
las labores de limpieza del departamento correspondiente, contribuirá a un ambiente laboral agradable y
seguro.
Método de Implementación de la 3ª S
Los procedimientos recomendados para implementar Seiso pueden dividirse en tres pasos clave:
a) Campaña de limpieza
• Realiza una limpieza exhaustiva de todos los espacios: pisos, ventanas, herramientas, equipos, maquinaria, y muebles.
• Durante esta actividad, elimina cualquier elemento innecesario y limpia áreas como pasillos, armarios y almacenes.
• Identifica problemas reales o potenciales: Revisa la funcionalidad de los elementos mientras los limpias. Atiende de inmediato cualquier
derrame, goteo o fallo que se detecte.
b) Determinar las causas de suciedad
Durante la limpieza, observa si la suciedad es normal (como polvo acumulado) o anormal (derramamientos, residuos inesperados, etc.). Para ello, plantea
preguntas clave para identificar las causas:
• ¿Esta suciedad es algo que no debería pasar?
• ¿Fue un descuido de alguien?
• ¿Ha ocurrido un derrame?
• ¿Qué causó la suciedad y cómo llegó hasta ahí?
• ¿El personal tiene tiempo para atender estos problemas?
• ¿Se puede prevenir esta suciedad?
• ¿Puede ocasionar accidentes en el trabajo?
c) Establecer un programa de limpieza
Con base en el análisis de las causas de la suciedad, desarrolla un plan de acción con opciones de solución junto a las partes involucradas. Algunas
acciones que podrían implementarse son:
• Cambiar hábitos inadecuados del personal.
• Modificar equipos o muebles para facilitar su mantenimiento.
• Establecer un programa de mantenimiento preventivo regular.
Beneficios de la Implementación de la 3ª S
La incorporación efectiva de Seiso puede generar múltiples beneficios, entre los que se incluyen:
• Aumento de la vida útil del equipo y las instalaciones.
• Reducción en la probabilidad de contraer enfermedades.
• Disminución de accidentes laborales.
• Mejor apariencia del entorno de trabajo.
• Contribución a la ecología al evitar daños mayores al medio ambiente.
Actividad 2: Plan de Acción de Limpieza
Elabora un plan de acción de limpieza para tu área de trabajo, siguiendo este formato:
Ejemplo de Plan de Acción de Limpieza
Tabla
Herramientas/Recursos
Actividad Responsable Frecuencia Notas
Necesarios
Asegurar que se
Limpieza
[Nombre del Paños, limpiadores, eliminen
profunda de Semanal
empleado] aspiradora objetos
escritorios
innecesarios
Revisión y Incluir
[Nombre del Herramientas de
limpieza de Mensual verificación de
empleado] limpieza específicas
equipos fallas
Inspección de Reportar
[Nombre del
áreas Quincenal Listas de verificación condiciones
responsable]
comunes anormales
Crear un Distribuir a
Para Calendario, software de
calendario de Administrador todo el
actualización gestión
limpieza personal
Herramientas/Recursos
Actividad Responsable Frecuencia Notas
Necesarios
Incluye una
Capacitación
[Nombre del breve charla
sobre limpieza Bimestral Material educativo
formador] sobre hábitos
y orden
de limpieza
Este plan debe ser adaptado a las particularidades de tu área de trabajo. Asegúrate de registrar los avances y ajustar las actividades según sea necesario.
5. IMPLEMENTACIÓN DE LA 4ª S: SEIKETSU
(Bienestar Personal y Estandarización)
Descripción de la Cuarta S
Seiketsu tiene dos significados fundamentales: por un lado, se enfoca en procurar el bienestar personal de
los trabajadores; por otro, busca conservar los logros alcanzados en las tres primeras S (Seiri, Seiton y
Seiso).
Bienestar Personal
El bienestar personal implica mantener no solo un nivel de limpieza físico a través del uso de ropa de
trabajo adecuada y elementos de protección personal, sino también una mentalidad que promueva un
entorno de trabajo saludable y limpio. Esto abarca:
Limpieza física: Uso de vestimenta apropiada, respeto de los protocolos de higiene personal y uso de
equipos de protección.
Limpieza mental: Fomentar un ambiente laboral que reduzca preocupaciones, distracciones y conflictos
que puedan afectar la concentración y el rendimiento.
El bienestar personal es crítico para el éxito de la metodología 5S. Si los trabajadores no se sienten bien
física y mentalmente, será complicado lograr una mejora real en el entorno laboral. Por lo tanto, tanto la
organización como los empleados deben tomar la iniciativa para crear condiciones más favorables en el
trabajo.
Estandarización
Esta dimensión de Seiketsu se relaciona con la necesidad de conservar los logros adquiridos en las etapas
anteriores. La estandarización implica:
• Creación de hábitos: Establecer rutinas que aseguren la práctica continua de las tres primeras S.
• Sistemas y procedimientos: Diseñar métodos que faciliten la correcta ejecución de Seiri, Seiton y
Seiso, con el respaldo y compromiso de la alta dirección.
• Planeación anual: Incluir la frecuencia y el responsable de las actividades de las 5S en los
programas de planeación anual.
La estandarización busca crear un enfoque consistente en la realización de tareas, garantizando que todos
los empleados comprendan y sigan los procedimientos establecidos.
Método de Implementación de Seiketsu
Para mantener las condiciones resultantes de las tres primeras S, se recomienda seguir estos pasos:
a) Asignación de responsabilidades
Asignar responsabilidades de manera clara y efectiva es fundamental para implementar las 5S y asegurar que cada empleado sepa qué se espera de él. A
continuación, te presento un paso a paso para crear un plan detallado y un cuadro o matriz para la asignación de responsabilidades referente a la
organización y limpieza en el entorno laboral.
1. Definir Tareas Específicas
Primero, identifica todas las tareas necesarias para mantener las 5S. Estas tareas pueden incluir, pero no se limitan a:
• Clasificación de herramientas y materiales.
• Organización de documentos.
• Limpieza de áreas de trabajo.
• Inspección de equipos de protección personal.
• Revisión y reabastecimiento de suministros.
• Eliminación de desechos y reciclaje.
2. Asignar Responsabilidades
Para cada tarea, determina quién será responsable. Este proceso involucra considerar las habilidades y roles actuales de los empleados. Puedes asignar
responsabilidades de la siguiente manera:
• Tareas individuales: Asigna a una persona responsable de cada tarea.
• Tareas en equipo: Forma grupos de trabajo para tareas que requieran esfuerzo colaborativo.
3. Crear una Matriz de Responsabilidades
A continuación, crea un cuadro/matriz que detalle las tareas, quién es responsable, cuándo se debe realizar cada tarea y cómo se llevará a cabo. A
continuación, se presenta un formato sugerido:
Tarea Responsable Frecuencia Cómo se realiza
Clasificación de Revisar y organizar
Juan Pérez Semanal
herramientas herramientas en el área.
Organización de Archivar documentos en
María López Diaria
documentos carpetas designadas.
Limpieza de área de Barrer, limpiar superficies y
Carlos García Diaria
trabajo organizar.
Revisar el estado de los
Inspección de EPP Ana Torres Mensual
equipos de protección.
Revisión y Comprobar niveles de
Laura
reabastecimiento de Semanal suministros y solicitar más si
Fernández
suministros es necesario.
Eliminación de desechos Equipo de Segregar desechos y llevar a
Diaria
y reciclaje limpieza áreas de reciclaje.
4. Comunicación de Responsabilidades
Una vez que tengas la matriz lista, es clave comunicar claramente las responsabilidades a todos los empleados:
• Reuniones: Organiza una reunión para presentar el plan y responder a preguntas.
• Documentación: Proporciona una copia impresa o digital de la matriz a cada empleado.
• Panel de Control: Considera tener un panel en el área de trabajo donde se muestre la matriz y el estado actual de las tareas.
5. Capacitación y Conciencia
Asegúrate de que todos los empleados reciban la capacitación necesaria para entender cómo realizar sus tareas específicas y la importancia de su papel
en el mantenimiento de las 5S. Puedes:
• Realizar talleres donde se explique cada tarea y se demuestre cómo hacerlo.
• Establecer un programa de mentoría donde empleados más experimentados guíen a los nuevos en sus responsabilidades.
6. Revisión y Ajustes
Implementa un sistema de seguimiento para garantizar que las tareas se realizan adecuadamente y a tiempo:
• Revisiones periódicas: Programa revisiones mensuales para evaluar el cumplimiento y el desempeño.
• Ajustes: Si es necesario, ajusta las responsabilidades o la frecuencia de las tareas basándote en la retroalimentación y las observaciones.
7. Reconocimiento y Feedback
Finalmente, es importante dar reconocimiento a aquellos que cumplen con sus responsabilidades y realizar reuniones regulares para obtener
retroalimentación. Esto fomenta la responsabilidad y la mejora continua.
b) Mejorar e implementar el Manual de limpieza
• Desarrollar un Manual que establezca procedimientos específicos para la limpieza y organización que todos los trabajadores deben seguir.
• Actualizar este Manual de forma regular para incluir nuevas prácticas o herramientas.
c) Integrar acciones en la rutina laboral
• Incorporar las actividades de clasificación, orden y limpieza en la rutina diaria de todos los trabajadores.
• Realizar capacitaciones periódicas para recordar la importancia de estas prácticas y asegurar que se conviertan en hábitos sostenibles.
6. IMPLEMENTACIÓN DE LA 5ª S: SHITSUKE
(Disciplina)
Descripción de la Quinta S
La quinta S, Shitsuke, representa la etapa más desafiante en el proceso de implementación de las 5S. Se
enfoca en establecer y mantener hábitos de orden y limpieza, además de modificar aquellos
comportamientos que podrían revertir los logros obtenidos en las etapas anteriores (Seiri, Seiton, Seiso y
Seiketsu). En esta fase, es crucial enfrentar la resistencia natural al cambio.
La Importancia de la Disciplina
La disciplina implica cumplir consistentemente con las normas y estándares de trabajo establecidos. Es el
compromiso de mantener un nuevo orden en el lugar de trabajo, inculcando prácticas que garanticen la
sostenibilidad de las mejoras logradas.
Indicadores de Indisciplina
La indisciplina en el trabajo se manifiesta de diversas maneras, tales como:
• Impuntualidad en la llegada a la oficina o a reuniones.
• Desorden en áreas de trabajo y almacenamiento.
• Incumplimiento de normas de seguridad e higiene.
• Retrasos en la asistencia a reuniones programadas.
• Distracciones personales que afectan la productividad.
• Cambios frecuentes en los programas o planes establecidos.
• Elementos de trabajo fuera de su lugar.
• Condiciones de suciedad en los espacios laborales.
Consecuencias de la Indisciplina
La falta de disciplina puede tener efectos negativos significativos, incluyendo:
• Fracasos en las iniciativas por falta de adherencia a las normas.
• Impacto en el trabajo en equipo, generando desconfianza y frustración entre los compañeros.
• Pérdida de fiabilidad personal y profesional.
• Incumplimiento de compromisos acordados.
• Pérdida de tiempo al buscar herramientas o materiales mal colocados.
• La falta de disciplina resulta en un obstáculo para el éxito de las 5S.
La Disciplina en el Trabajo
La disciplina se define como el apego a un conjunto de leyes y reglas que regulan la vida en una comunidad u organización. Incluye el orden y el control
personal, lo que se logra a través de entrenamiento mental, físico y moral. La disciplina es fundamental para alcanzar el éxito, ya que las oportunidades
fortuitas son efímeras; por el contrario, la práctica constante conduce al cambio de hábitos y a resultados duraderos.
Implementación de Shitsuke
Para lograr la disciplina en el entorno laboral, considera las siguientes estrategias:
1. Establecer normas claras: Comunica de manera efectiva las expectativas de comportamiento y organización. Asegúrate de que todos los
empleados comprendan los estándares que deben seguir.
2. Entrenamiento y desarrollo: Proporciona formación continua sobre las 5S y sobre la importancia de adherirse a las prácticas establecidas.
Esto puede incluir talleres, sesiones de capacitación y recordatorios periódicos.
3. Fomentar la autoevaluación: Anima a los empleados a revisar y evaluar su propio desempeño respecto a las 5S. Esto fomenta la
responsabilidad personal.
4. Reconocer y recompensar: Implementa un sistema de reconocimientos para aquellos que muestren disciplina en la aplicación de las 5S. Las
recompensas pueden ser formales o informales, y ayudan a motivar a otros a seguir el mismo camino.
5. Incorporar la disciplina en la cultura empresarial: Haz que la disciplina sea parte del ADN de la organización. Esto requiere el compromiso
y el ejemplo de la alta dirección y líderes de equipo, quienes deben practicar y promover los principios de las 5S.
6. Revisiones regulares: Establece un programa de auditorías internas y revisiones periódicas para evaluar el estado de las 5S en la
organización. Utiliza los resultados para identificar áreas de mejora y reforzar el compromiso con la disciplina.
Ejemplos de Implementación de Shitsuke
1. Normas de Puntualidad
o Ejemplo: Implementar un sistema de control de asistencia que registre las llegadas a la oficina. Publicar los resultados mensuales
que muestren quiénes llegan a tiempo y quiénes no. Esto fomenta una cultura de puntualidad, ya que aquellos que cumplen con
los horarios son reconocidos en reuniones o a través de comunicados internos.
2. Mantenimiento del Espacio de Trabajo
o Ejemplo: Crear una lista de verificación diaria que los empleados deben completar. Esta lista incluiría tareas como limpiar el
escritorio, organizar archivos y asegurarse de que sus herramientas estén en su lugar. Al final de cada día, cada empleado debe
enviar la lista completada a su supervisor.
3. Capacitación Continua
o Ejemplo: Organizar sesiones trimestrales de recertificación sobre las 5S donde se repasan las prácticas de Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu y Shitsuke. Durante estas sesiones, se pueden compartir las mejores prácticas, además de proporcionar formación sobre
nuevas herramientas o técnicas para mejorar la eficiencia.
4. Programas de Reconocimiento
o Ejemplo: Implementar un "Empleado del Mes" que se elija no solo por su rendimiento laboral, sino también por su compromiso
con las 5S. Este reconocimiento puede incluir una mención especial en la reunión de personal, un certificado y un pequeño
premio, como una tarjeta de regalo.
5. Integración de la Disciplina en las Reuniones
o Ejemplo: Comenzar cada reunión recordando la importancia de las 5S y cómo se aplican a los proyectos en curso. Al final de la
reunión, verificar si todos los materiales y documentos usados están correctamente organizados y almacenados. Esto establece
un patrón de comportamiento donde la disciplina se convierte en parte de la cultura de trabajo.
6. Rondas de Inspección
o Ejemplo: Programar revisiones semanales donde los supervisores realicen inspecciones visuales de las áreas de trabajo para
asegurar el cumplimiento de las normas de las 5S. Las áreas que cumplan con los estándares recibirán un “Sello de Calidad” que
se mostrará en su área, lo que motiva a los equipos a mantener la disciplina.
7. Cultivar el Compromiso Individual
o Ejemplo: Promover un "Pacto de las 5S" donde cada empleado se compromete a seguir las normas establecidas y a recordar a
sus compañeros la importancia de mantener el orden. Este pacto podría ser documentado y firmado por todos los miembros del
equipo, creando un sentido de responsabilidad compartida.
8. Uso de Herramientas Visuales
o Ejemplo: Implementar señalizaciones visuales en áreas de trabajo que indiquen dónde deben estar colocados los materiales y
herramientas, así como recordatorios sobre las normas de seguridad. Estas señales actúan como constantes recordatorios de las
expectativas y fomentan el cumplimiento.
9. Establecer Consecuencias
o Ejemplo: Definir un sistema de consecuencias por incumplimiento de las normas de las 5S. Por ejemplo, si un empleado no
cumple con sus responsabilidades, podría requerírsele que asista a una sesión de capacitación adicional o realizar una
presentación sobre la importancia de las 5S ante su equipo.
10. Incluir a Nuevos Empleados
o Ejemplo: Incorporar una sección sobre las 5S en el programa de inducción para nuevos empleados. Esto les da una base sólida
desde el principio y establece la expectativa de que la disciplina es parte esencial de la cultura de la organización.
Conclusión
Lograr la quinta S, Shitsuke, es vital para el éxito sostenible de las 5S. La disciplina, entendida como un compromiso continuo con el orden y la limpieza, es
esencial para mantener un entorno de trabajo efectivo y productivo. Con la implementación correcta de las estrategias mencionadas, se pueden cultivar
hábitos que perduran y se convierten en parte de la cultura laboral.
