Fecha:
14de octubre
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
del 2024
Regional Guaviare
Versión.5.0
Coordinación en
Taller de utilización de Trello
Procesos
Logísticos
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MARCOS AURELIO GRASS DAVILA
Aprendiz Tecnólogo en Coordinación de Procesos Logísticos
Ficha 3070375
DANIEL BONILLA
Instructor de las Tics del SENA CDATTG
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL TURÍSTICO Y TECNOLÓGICO DEL GUAVIARE
(CDATTG)
SAN JOSÉ DEL GUAVIARE
2024
INTRODUCCION
1.QUE ES TRELLO
_Trello es una de las aplicaciones web de gestión de proyectos mas utilizadas tanto a nivel
profesional como personal.
_Con Trello se puede trabajr en equipo a travez de tableros,en los cuales cada uno de los
miembros puede colaborar en tiempo real.
_Cuando algún miembro del equipo lleva a cabo un cambio en el proyecto,este se ve
reflejado inmediatamente en el tablero,para ser visto inmediatamente por lo restantes
miembros del equipo.
¿ Como funciona Trello?
_Trello es un tablero que esta distribuido por columnas—que se llaman listas—en cada
lista se compone por tarjetas— tareas o instancias.Cada tarejta representa la unidad
básica de una lista.
Ilustración 1,Trello
TRELLO
Hacer que un equipo funcione con una aplicación nueva no es tarea fácil,pero te mostrare como
como incorporar miembros al equipo de trello de forma rápida y sencilla.
Facilita una gestión de tareas básica, simple e intuitiva, y proporciona todas las posibilidades para
que la experiencia del usuario a este fin sea así. Pero no es una herramienta que sirve para
cualquier tipo de proyecto.
Aspectos básico del tablero de trello en 4 pasos:
Los tableros de trello solamente disponen de 4 componentes claves,pero cuenta con posibilidades
infinitas
1. Tableros
Un tablero representa un proyecto o un lugar en el que mantener el seguimiento de la
información.
Poco importa si esta preparado el lanzamiento de un nuevo sitio web o planeando unas
vacanciones.
Los tableros de trello son la herramienta pèrfecta para organizar sus tareas y colaborar con
sus colegas,familiares o amigos.
2. Listas
Las listas mantienen las tarjetas organizadas en su diversas falta de procesos
Puede utilizarse para crear un flujo de trabajo en el que las tarjetas se muevan de una
lista a otra,desde el inicio hasta el final o simplemente actuar como una herramienta en la
que mantener el seguimiento ideas e información.
Puede añadir una cantidad ilimitada de listas a un tablero y se puede ordoenar del modo
que deseen
Una configuración básica (pero efectiva) de una lista en un tablero podría sencillamente
reponder al patro <<Por Hacer >>,<<en Proceso>> y <<hecho>> y apartir de hay ,van
progresando hasta llegar a la lista <<hecho>>
Pero recuerde, Trello se puede personalizar para satisfacer a la perfeccion las necesidades
Concretas de flujo de trabajo ,asi que puede titular sus lista como mas le guste.
Tanto si se trata de kanbam básico,un canal de ventas,un calendario marketing o una gestión de un
proyecto,lo que mas importa es establecer un flujo de trabajo adaptado al modo en que trabaja mi
equipo.
3. Las Tarjetas
Las tarejtas son las unidades fundamentales de un tablero y se utilizan para representar
tareas e ideas.Una tarjeta puede ser algo que debe hacerse,como la redacción de una
publicación para un blog,o algo que deba recordarse,como las políticas de vacaciones de
una empresa.
Haz clic en << Añadir una Tarjeta >> en la parte inferior de una lista para crear una tarjeta
nueva y asígnele un nombre como <<Recoger la ropa de la tintoreria >> o <<Escribir una
entreda de blog>>.
Las Tarjetas pueden personalizarse para contener una amplia variedad de información útil
haciendo clic en ellas.
Arrastre y suelte tarjetas en las listas para mostrar el progreso
No existe limite alguno en el numero de tarjetas que pueda añadir a un tablero.
Características de Trello
Revisar las características de Trello no podría ser más fácil. En comparación con muchos
otros gestores de tareas, no incluye miles de funciones, opciones de personalización y pestañas
escondidas. Las posibilidades para la gestión de proyecto, son muy limitadas, pero a cambio la
interfaz es muy sencilla y clara.
Gestión de tareas y proyectos
Trello ofrece funciones para programar y seguir tareas. Para ello, puede:
• Crear tareas
• Establecer fechas de inicio
• Especificar la fecha y la hora de vencimiento
• Asignar etiquetas
• Habilitar notificaciones de seguimiento
• Dejar descripción y comentarios
• Ver el historial de actividades
• Guardar la tarea como plantilla
• Copiar y archivar tareas
• Compartir tareas con otras personas
• Agregar ubicación y archivos adjuntos
• Asignar tareas a miembros de equipo
• Agregar campos personalizados a la tarea
Ventajas de Trello
Checklists
Una de las desventajas de Trello como un software de gestión de tareas es que una tarjeta que es
una tarea es la única unidad de trabajo posible. Es decir, si necesita una estructura de desglose de
trabajo con una división de plan en partes manejables, subtareas, no lo puede hacer en Trello.
Por otro lado, eso se compensa con los checklists que ofrece el software. Estos son como unidades
pequeñas o componentes de una tarea. Por ejemplo, la tarea principal puede ser: Desarrollo del
concepto de producto. Después puede dividirse en varios pasos: Ideación; Definición del producto;
Elaboración del prototipo; Diseño; Validación y pruebas.
La funcionalidad de checklist permite asignar una fecha de vencimiento y una persona responsable
a los elementos individuales de la lista. La persona asignada verá su parte de trabajo en la pantalla
de inicio de Trello. Igualmente, se puede ver los elementos del checklist asignados en la vista de
calendario para saber qué está por venir y si hay algún posible retraso.
Por último, puede sincronizar listas de verificación avanzadas con Butler. Por ejemplo, puede
asignar automáticamente un elemento a un miembro del equipo o establecer una fecha de
vencimiento para un elemento.
En los planes de pago puede incluir los checklists en las acciones automatizadas. Por ejemplo,
asignar automáticamente un elemento a un miembro del equipo o establecer la fecha de
vencimiento para un elemento. Puede aprovechar esta función solo si está suscrito a los planes de
pago Estándar, Premium o Teams.
Power-ups
La idea central de Trelllo es la simplicidad, por lo que emplea un mínimo de funciones de
administración de tareas para mantener la interfaz clara y ordenada. Sin embargo, también se
tiene en cuenta que los usuarios provienen de diferentes industrias y tienen diferentes
necesidades y preferencias. Entonces, para compensar la ausencia de funciones integradas, ofrece
potenciadores a los que llama ‘power-ups’. Son como los complementos de integración de
aplicaciones que agregan nuevas funciones.
Actualmente hay más de 250 power-ups, y se agregan nuevos cada mes. Algunos son gratuitos y
otros requerirán que pague la suscripción además de la suscripción a Trello. Además, puede crear
Power-Ups personalizados con la propia API de Trello.
Hay opciones muy interesantes. Por ejemplo, para su plan de lanzamiento de un producto hay una
categoría entera de power-Ups de ‘Producto y diseño’. Si necesita hacer un plan de negocio, le
puede parecer útil power-ups como ‘Personas’ para crear el perfil de buyer persona.
Aparte de eso, puede agregar power-ups y mejorar la funcionalidad para la gestión de proyectos en
general, gestión del plan de marketing digital, ventas, trabajo en equipo, gestión de recursos
humanos y desarrollo de software, etc.
Automatizaciones de flujo de trabajo
Trello tiene un bot de automatización incorporado llamado Butler que puede ahorrar tiempo al
realizar tareas repetitivas y mejorar la productividad. La lógica es la misma que en muchos
programas similares. Todo lo que hay que hacer es configurar disparadores basados en reglas que
provocan ciertas acciones.
Puede configurar reglas que, cuando se activan, una acción (activador) se seguirá por otra acción.
Un activador puede ser que cada vez que alguien del equipo mueva una tarjeta a la columna
Hecho, todas las subtareas de esa tarjeta se tachan automáticamente. O bien, si una tarjeta se
marca como urgente, se mueve automáticamente a la parte superior de la lista.
También existe la posibilidad de crear botones automáticos, de modo que al hacer clic en él, el
trabajo avance de una columna a la siguiente (como ejemplo). O bien, puede configurar comandos
de calendario para automatizar tareas recurrentes, como agregar una tarea para crear un informe
mensual cierto día de cada mes.
También es posible usar la fecha de vencimiento de una tarjeta como disparador. Por ejemplo,
configurar un comando que cuando se acerque la fecha de vencimiento de una tarjeta, pase a la
parte superior de la lista.
Por último, puede configurar automatizaciones para correos electrónicos. Un ejemplo
proporcionado por Trello es cuando crea un informe que puede programarse para enviarse a las
partes interesadas.
Desventajas de Trello
Trello es muy fácil de usar y tiene muchas funciones útiles, pero con todo eso tiene que tener en
cuenta sus limitaciones y desventajas.
Limitaciones de visualización
Una de las ventajas y puntos fuertes de Trello son sus tableros de tipo Kanban. Es verdad que
funcionan muy bien, no generan ninguna confusión a la hora de usarlos y son muy claros. Al mismo
tiempo, en cuanto a otras opciones de visualización, es muy limitado. Sobre todo en comparación
con otras herramientas similares.
Y si algunas opciones de vista no son muy importantes, otras son esenciales para la gestión de
proyectos. Este es el caso del diagrama de Gantt. Es una herramienta visual sólida y esencial para
planificar y programar los proyectos en un cronograma de actividades. Permite tener una visión
holística del proyecto entre todos sus participantes, ayuda a los gerentes a hacer seguimiento y
control de los entregables de un proyecto y de los posibles riesgos y mejora la productividad en
general.
Las integraciones con otras apps que ofrece Trello aparte de ser de pago principalmente, no son ni
tan cómodas como una vista integrada en la app, ni tan operacionales como una herramienta
especializada. Por ejemplo, puede encontrarse con el hecho de que cada vez que abre un
complemento de visualización, hay que volver a configurar todo de nuevo.
Explore las opciones de Trello para diagrama de Gantt.
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Limitaciones para informes y analítica
Una de las desventajas de Trello es que no ofrece funciones para crear informes de proyecto y
analizar el rendimiento en el proyecto. De ahí, con la funcionalidad de la app lo máximo que
pueden ver los gerentes de proyecto es el trabajo que hay por hacer, a quien está asignado si
trabajan en equipo y cuál es el estado actual.
Limitaciones para proyectos complejos
Como bien sabrá la gestión de proyectos y tareas puede ser muy diferente. Algunos equipos
necesitan un programa para organizar sus actividades diarias, mantenerse al tanto entre sí,
supervisar el estado de estas tareas, y poco más. Otros equipos requieren una funcionalidad
completa para una gestión avanzada de ciclo de vida de un proyecto completo. Para poder
gestionar tiempo, recursos, controlar los costos del proyecto, riesgos, etc.
Entre las desventajas de Trello está que allí encontrará lo básico, pero nada de lo mencionado
anteriormente. No es posible gestionar el presupuesto de proyecto, monitorear los riesgos del
proyecto, usar las herramientas de gestión de proyectos como la ruta crítica o línea base, hacer
el roadmap de proyecto, registrar el tiempo invertido en tareas y hacer muchas otras cosas que
requiere una gestión sólida.
Si que es cierto que Trello ofrece algunas herramientas a través de power-ups. Pero hay que tener
en cuenta cuatro puntos. Primero, que eso no es lo mismo que una solución de gestión de
proyectos con las funciones integradas y coherentes una con otra. Segundo, que por muchas de
ellas tendrá que pagar aparte. Hay que calcular bien el coste final cuando suma todos estos
complementos. Tercero, que para usar estos complementos tiene que iniciar la sesión en cada uno
de ellos por separado. Si son varios, puede volverse pesado. Y por último sumando todos estos
puntos, se pierde el valor principal de la herramienta que es la simplicidad y la usabilidad.
Limitaciones para llevar a cabo múltiples proyectos
Muchos usuarios denotan entre las desventajas de Trello que no conviene usar el software si
realiza la gestión de múltiples proyectos. Esto se debe a que no hay un espacio para ver en un
instante la situación actual de los proyectos de parte del gerente. El empleado asignado tampoco
tiene un espacio para ver todas las tareas que están asignadas a él o ella. Si el objetivo principal de
Trello es mejorar la productividad y rendimiento, cuando hay varios proyectos, la herramienta ya
no cumplirá con este objetivo.
Otra cosa relacionada con este aspecto que se menciona por los usuarios es la dificultad de
búsqueda de tareas en la herramienta. No es un problema si tiene pocas tareas. Pero si tiene
muchas o lleva años usando Trello, puede ser muy difícil encontrar una tarea entre todas las
tarjetas.
CONCLUSIONES
Trello es una opción muy buena como software para pymes o fines personales si se trata de una
gestión simple y básica. Si suele trabajar con tareas sencillas que constituyen un proceso lineal, o
simplemente trabaja con tareas sueltas que quiere anotar. En este sentido el plan gratis de Trello
con las funciones básicas puede cubrir sus necesidades.
Sin embargo, si sus necesidades son más complejas y lo que busca es un software de gestión de
proyectos más robusto con funciones avanzadas para poder gestionar el equipo, los recursos y los
costes, planificar y anticipar riesgos, generar informes y seguir el rendimiento, es mejor
considerar aplicaciones parecidas a Trello pero con mejor funcionalidad.
