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Manual de Gestión de Compras
1. Introducción
El propósito de este manual es establecer directrices claras para el proceso de gestión de compras, garantizando eficiencia,
transparencia, y cumplimiento con los objetivos organizacionales. Este manual cubre desde la identificación de necesidades hasta la
evaluación de proveedores y adquisición de bienes o servicios.
2. Objetivo General
Asegurar que el proceso de compras se realice de manera estratégica, maximizando el valor por los recursos invertidos y cumpliendo
con los estándares de calidad y plazos establecidos.
3. Alcance
Este manual aplica a todos los departamentos y colaboradores involucrados en el proceso de compras de bienes, servicios y materiales
necesarios para la operación de la empresa.
4. Políticas de Compras
1. Transparencia: Todo proceso de compra debe ser claro y auditable.
2. Competitividad: Las compras deben basarse en comparativas de precios y condiciones.
3. Cumplimiento Legal: Respetar las normativas locales e internacionales aplicables.
4. Sostenibilidad: Priorizar opciones que minimicen impactos ambientales y sociales.
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5. Responsabilidades
1. Departamento de Compras:
Coordinar todo el proceso de adquisición.
Mantener relaciones con proveedores.
Garantizar que las compras cumplan con los lineamientos establecidos.
2. Usuarios Solicitantes:
Identificar necesidades y justificar las requisiciones.
Asegurar que los bienes adquiridos sean utilizados de manera adecuada.
3. Proveedores:
Cumplir con los acuerdos establecidos.
Proveer productos y servicios en calidad, cantidad y tiempo acordados.
6. Procedimiento de Gestión de Compras
6.1. Identificación de Necesidades
1. Elaborar una solicitud de compra con los siguientes datos:
Descripción del bien o servicio.
Cantidad requerida.
Justificación de la necesidad.
2. Revisar y aprobar la solicitud según niveles de autorización.
6.2. Búsqueda y Selección de Proveedores
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1. Solicitar cotizaciones a al menos tres proveedores.
2. Evaluar las ofertas considerando:
Precio.
Plazo de entrega.
Garantías ofrecidas.
Experiencia previa.
6.3. Negociación y Orden de Compra
1. Negociar términos favorables (descuentos, plazos de pago, etc.).
2. Emitir una Orden de Compra (OC) con la siguiente información:
Detalle de bienes o servicios.
Cantidades y precios acordados.
Condiciones de pago y entrega.
6.4. Recepción y Verificación de Bienes/Servicios
1. Verificar que los bienes entregados cumplan con las especificaciones de la OC.
2. Registrar la recepción en el sistema de inventarios o compras.
3. Reportar inconformidades al proveedor.
6.5. Evaluación de Proveedores
1. Evaluar el desempeño de los proveedores periódicamente según:
Calidad de productos.
Cumplimiento de tiempos de entrega.
Capacidad de respuesta a problemas.
2. Mantener un registro actualizado de proveedores aprobados.
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7. Indicadores de Gestión
1. Tiempo promedio de entrega: Días entre la emisión de la OC y la recepción de bienes.
2. Índice de satisfacción del usuario interno: Encuestas para evaluar el cumplimiento de las necesidades.
3. Tasa de devoluciones/reclamaciones: Porcentaje de productos no conformes.
8. Control de Documentos
1. Mantener registros organizados y accesibles de:
Solicitudes de compra.
Órdenes de compra.
Facturas.
Evaluaciones de proveedores.
2. Implementar un sistema digital para la gestión documental si es posible.
9. Revisión y Actualización del Manual
Este manual debe revisarse anualmente o cuando ocurran cambios en los procesos o políticas.
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